Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.
Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).
Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведена графа 4 - четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).
В форме №Т-13 (в графах 4, 6) верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя - для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.
Затраты рабочего времени учитываются в Табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в Табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.
Форма №Т-13 "Табель учета рабочего времени" применяется при автоматизированной обработке учетных данных. При составлении табеля по форме №Т-13:
- при записи учетных данных для начисления заработной платы только по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, общим для всех работников, включенных в Табель, заполняются реквизиты "код вида оплаты", "корреспондирующий счет" над таблицей с графами с 7 - 9 и графа 9 без заполнения граф 7 и 8;
- при записи учетных данных для начисления заработной платы по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы 7 - 9.
Дополнительный блок с идентичными номерами граф предусмотрен для заполнения данных по видам оплаты, если их количество превышает четыре.
Бланки табеля по форме №Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть изготовлены с применением средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся: структурное подразделение, фамилия, имя, отчество, должность (специальность, профессия), табельный номер и т.п. - то есть данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации организации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки учетных данных.
Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы №Т-12 , применяются и при заполнении табеля по форме №Т-13.
Бланк табеля учёта рабочего времени по форме Т-12 и Т-13
Табель учёта рабочего времени – кадровый документ, который отражает присутствие / отсутствие сотрудников на своих рабочих местах. Если работник не вышел на работу, указывается причина неявки. Кроме того, в табель вносятся сведения об общем количестве отработанных дней и часов за месяц.
Для этих целей используется бланк по форме Т-12 или Т-13. Последний будет рассмотрен в качестве образца.
Мнение эксперта
Мария Богданова
Стаж более 6 лет Специализация: договорное право, трудовое право, право социального обеспечения, право интеллектуальной собственности, гражданский процесс, защита прав несовершеннолетних, юридическая психология
Обязанность работодателя по ведению учёта времени даже была закреплена на законодательном уровне – в статье 91 Трудового кодекса РФ «Понятие рабочего времени». В 2019 году так же, как и прежде, можно будет пойти 2 путями: составить документ самостоятельно на основе имеющихся образцов или воспользоваться унифицированной формой, которая была утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1. Для бюджетных государственных (муниципальных) учреждений существует своя форма табеля, утвержденная приказом Минфина России от 30.03.2015 №52н.
В 2019 году календарный срок хранения табелей рабочего времени не изменится, он составит 5 лет для обычных компаний и фирм и целых 75 лет для производств, расположенных на крайнем севере или потенциально несущих повышенную опасность (тяжёлые, вредные и другие предприятия).
Закрывать табель досрочно за несколько дней до окончания расчётного месяца не рекомендуется. Хотя так бывает нередко. Например, табель подписывают 27 числа и всем работникам проставляют рабочие дни с 27 по 30 (31) число. В результате, если сотрудник заболеет, возьмет отпуск за свой счёт и т. п., то может оказаться, что ему выплатили «лишнюю» заработную плату. В таком случае её придётся удерживать из начислений следующего месяца как неотработанный аванс, выданный работнику в счёт заработной платы (ч. 2 ст. 137 ТК РФ).
Заполнение формы Т-13
Табель можно заполнять 2 способами:
Отмечать все явки и неявки на работу каждый день (рассмотрен ниже)
Отмечать только неявки, опоздания и прочие «нарушения» распорядка рабочего дня
Вверху бланка указываем наименование организации или ИП, номер документа и дату его составления.
Графа «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.
Графа «Отчётный период». Указываем период времени, за который составляется документ (обычно месяц).
Графа 2 и 3. ФИО, должность и табельный номер сотрудника.
Графа 4. Отмечаются все явки и неявки. Каждому календарному дню соответствует отдельная ячейка, состоящая из двух клеток. В верхней клетке указывается буквенный код, а в нижней – количество часов, отработанных за этот день, либо эту клетку можно оставлять пустой при условии, что учёт рабочего времени ведётся в днях.
Все кодовые обозначения (буквенные и цифровые) указаны в бланке по форме Т-12, наиболее употребляемы следующие коды:
Я – полностью отработанный рабочий день
В – выходной или праздничный день
К – служебная командировка
Б – временная нетрудоспособность (больничный)
ОТ – основной оплачиваемый отпуск
Графа 5. В верхней клетке указывается количество отработанных дней за каждую половину месяца. В нижней – количество отработанных часов за тот же период.
Графа 6. Указываются данные за весь месяц: верхняя клетка – количество отработанных дней, нижняя клетка – количество отработанных часов.
Графа 7-9. Указываются сведения для расчёта зарплаты. Если для всех сотрудников использовался один вид оплаты труда, тогда в шапке таблицы находим две графы: «Код вида оплаты» и «Корреспондирующий счёт» - и заполняем их соответствующими данными.
При этом нижние графы 7 и 8 остаются пустыми. Заполняется только 9 графа. А если использовалось несколько видов оплаты труда, тогда заполняем графы 7,8,9, а графы в шапке таблицы не трогаем.
Графа 7 (при необходимости). Код вида оплаты . Полный список кодов можно . В образце же используются: 2000 – оплата трудовых обязанностей (зарплата) и 2012 – отпускные выплаты
Графа 8. Указывается корреспондирующий счёт согласно плану счетов бухучёта.
Графа 9. Количество отработанных за месяц дней и часов, соответствующих данному виду оплаты.
Графа 10, 11, 12, 13. Указываются данные о причинах неявок и опозданий сотрудников (код и количество дней, часов отсутствия сотрудника на рабочем месте).
- Картинка 1 (нажмите для увеличения) -
Рассмотрим в статье, что представляет собой табель рабочего времени, какие формы используются. Правила заполнения табеля, пример заполнения. Выявим основные трудности при заполнении табеля, которые могут привести к ошибкам при расчете заработной платы.
Табель учета рабочего времени – это документ, который отражает количество часов, отработанных каждым сотрудником и количество неявок за месяц по каждому сотруднику организации. На его основании производится расчет и .
Все организации обязаны вести табель учета рабочего времени.
Для учета рабочего времени существуют две унифицированный формы Т-12 и Т-13, утвержденные Госкомстатом России.
Форму Т-12 применяется не только для учета рабочего времени, но и для расчета оплаты труда. Поэтому, в небольших фирмах, когда бухгалтер ведет еще и кадровую часть, используют данную форму Т-12.
Когда необходима информация только о количестве отработанных часов и неявок, то используют либо первую часть формы Т-12 либо форму Т-13.
Для учета рабочего времени можно применять любую форму.
Правила заполнения табеля учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени ежедневно заполняет кадровик, если на предприятии отсутствует отдел кадров, тогда табель ведет сотрудник бухгалтерии.
При заполнении табеля не забываем указывать наименование организации и структурного подразделения.
Обязательно должны быть заполнены «Номер документа» и «Дата составления»
В ячейке «Отчетный период» проставляем начало и конец месяца, за который ведется табель.
– порядковый номер;
– фамилию, инициалы, должность (специальность или профессию);
– табельный номер;
– отметки о явках и неявках на работу по числам месяца
В верхней строке таблицы ставится буквенный или цифровой код рабочего времени по каждому дню месяца (явка, командировка, и т. п.). В нижней записывается количество часов по ним. Например, если сотрудник 3 июля 2014 год отработал полностью смену, то в табеле за июль в ячейке с числом 3 напротив фамилии сотрудника проставляется код “Я” и 8 рабочих часов. Если в этот день сотрудник заболел, то необходимо поставить “Б”, а так как рабочих часов у него не было, нижняя ячейка не заполняется или проставляется 0.
– промежуточные и итоговые результаты;
– при наличии неявок проставляются отметки о неявках по причинам.
В конце табеля обязательно проверяем, чтобы была подпись лица, ответственного за заполнение табеля рабочего времени, а также подпись руководителя структурного подразделения и работника кадровой службы.
Основные коды для заполнения табеля учета рабочего времени
| Вид рабочего времени | Буквенный код | Цифровой код |
| Рабочий день | Я | 01 |
| Служебная командировка | К | 06 |
| Ежегодный основной оплачиваемый отпуск | ОТ | 09 |
| Р | 14 | |
| Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет | ОЖ | 15 |
| Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя | ДО | 16 |
| Временная нетрудоспособность с назначением пособия согласно законодательству | Б | 19 |
| В | 26 | |
| Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) | НН | 30 |
Нестандартные ситуации при заполнении табеля
1. Работник заболел во время отпуска.
После отпуска работник вышел на работу и предоставил больничный лист на период заболевания. В табеле вместо отпуска (ОТ) проставляется код временной нетрудоспособности (Б) с первого дня болезни, а сам отпуск продляется на период заболевания.
Бывают случаи, когда сотрудник продолжает болеть и после окончания отпуска, предупредив работодателя. Так как слова работника не являются основанием заполнения табеля учета рабочего времени, поэтому после отпуска ставим неявки по невыясненным причинам (НН). После предоставления работником больничного – исправляем период на код Б.
2. У работника в период отпуска были праздничные дни.
Работник, например, с 1 по 29 июня 2014 года был в отпуске. В табеле учета рабочего времени основной период отпуска проставляем код ОТ, при этом 12 июня отмечаем кодом В (нерабочий праздничный день), так как данный день не входит в период оплачиваемого отпуска.
Основным документом, в котором фиксируются данные о фактически отработанном времени каждым сотрудником за один месяц, дни его неявки на работу, является табель учета рабочего времени.
На основании данной бумаги бухгалтерия начисляет заработную плату (заполняется или ). Также табель используется для составления отчетов в налоговую инспекцию, систематизации данных о рабочем процессе.
Табель учета рабочего времени форма Т-13 используется предприятиями, в которых учет ведется автоматически.
В качестве примера мы заполнили табель Т-13, скачать заполненный образец можно по ссылке в конце статьи.
Для государственных учреждений предусмотрена отдельная форма табеля 0504421, бланк и образец которой можно скачать .
Порядок заполнения табеля учета рабочего времени форма Т-13
Бланк заполняется ежедневно в течении всего месяца. В последний день отчетного периода подбивается итог по каждому сотруднику и определяется количество отработанных часов. Составляется он в одном экземпляре в каждом структурном подразделении и в конце месяца передается в бухгалтерию.
Допускает отмечать только отклонения от нормального полностью отработанного дня.
В верхней части табеля прописываются общие данные предприятия: название, отчетный период, код окпо, номер документа, название структурного подразделения.
Заполнение первого раздела
В его столбцах и графах указываются следующие данные:
- порядковый номер сотрудника (первый столбик);
- ФИО работника и его табельный номер (2 и 3 столбцы);
- количество отработанных часов за каждый день отчетного периода (4 и 6 столбцы);
- промежуточные результаты за первую и вторую половину месяца указывают в 5 и 7 графе;
- в 8-13 столбцах фиксируют суммарное количество отработанных часов, включая работу в выходные и праздничные дни, сверхурочные часы;
- количество неявок на рабочее место с указанием причины (специальные коды) заполняют в столбцах 14-16;
- количество выходных дней в отчетном месяце прописывают в 17 графе.
Заполнение второго раздела – расчеты с персоналом
Данная часть таблицы табеля учета рабочего времени находится на третьей странице. Заполняется она в бухгалтерии. В этой части табеля указывается вид оплаты и коррсчет согласно действующему плану счетов.
Заполненный табель учета рабочего времени подписывается сотрудником, который ответственный за его составление, руководителем данного отдела или бригады, представителем кадровой службы или директором предприятия.
Бланки табеля Т-13 могут быть изготовлены с применение компьютерной техники. В документе можно изначально указать часть информации. Например, общие данные предприятия, числа месяца, ФИО сотрудников подразделения их табельные номера, должности. Это намного упростит процесс составления документа и позволит избежать ошибок и неточностей.
Скачать образец документа
Табель учета рабочего времени форма Т-13 бланк —
Табель учета рабочего времени образец заполнения Т-13 — .
Табель учета рабочего времени – служит основанием для расчета зарплаты сотрудникам. Данный документ содержит сведения о наличии сотрудников на своих рабочих местах или же об их отсутствии с указанием причины. Для заполнения можно воспользоваться унифицированной формой Т-13 или же формой Т-12. В рамках этой статьи мы подробно рассмотрим особенности заполнения табеля формы Т-13, приведем образец заполнения табеля учета рабочего времени на примере формы Т-13. Кроме того, вы можете скачать бланки обеих форм ниже.
Табель учета рабочего времени представляет собой таблицу, в которой для каждого сотрудника предприятия учитывается явки и неявки на работу. Выводится общее количество отработанных дней и часов за месяц. Помимо этого, указываются кодовые обозначения причин неявок на работу.
Табель учета рабочего времени форма Т-13 – образец заполнения
Прежде всего, стоит отметить, что заполнение бланка может выполняться двумя способами:
- отмечаются все явки, неявки на работу ежедневно;
- отмечаются только невыходы на работу, опоздания и прочие отклонения от нормального рабочего дня.
В нашем образце табеля использован первый метод учета рабочего времени.
Прежде всего, нужно внести данные о выходах сотрудников на работу в течение месяца в табель учета рабочего времени. Бланк Т-13 для этого имеет таблицу, в которой для каждого сотрудника заполняется отдельная строка.
В графе 2 и 3 ставится ФИО, должность работника, его табельный номер.
В графе 4 отмечаются явки и неявки на работу. Для каждого календарного дня месяца – отдельная клетка, сверху указывается кодовое обозначение, ниже количество часов отработанных за этот день. Возможен вариант, когда нижняя клетка не заполняется, при этом учет рабочего времени ведется в днях.
Кодовые обозначения можно найти на титульном листе табеля форма Т-12.
В представленном ниже образце заполнения формы Т-13 для учета рабочего времени были использованы следующие буквенные коды:
- Я – день отработан полностью;
- В – выходной день;
- К – нахождение работника в командировке;
- Б – на больничном;
- ОТ – в отпуске.
По окончании месяца следует посчитать количество отработанных дней и часов в первой и второй половине месяца, для этого табель имеет графы 5, 6. В пятой – в верхней клетке отражается количество отработанных дней за первую и вторую половину месяца, в нижней клетке – количество отработанных часов за каждую половину месяца. В шестой – указывается количество отработанных дней (верхняя клетка) и часов (нижняя клетка) за весь месяц. На рисунке ниже показан пример заполнения 1-6 колонку табеля учета рабочего времени.
Пример заполнения 1-6 колонку табеля учета рабочего времени (форма Т-13)
Графы 7-9 бланка Т-13 содержат сведения, которые пригодятся для .
Для каждого вида оплаты труда существует отдельное кодовое обозначение, например:
- 2000 – это кодовое обозначения оплаты труда и командировочных;
- 2012 – код табеля учета рабочего времени для оплаты отпускных;
- 2300 – код при оплате больничного листа и пр.
Наш пример заполнения табеля учета использования рабочего времени содержит указанные выше три кода.
Если для всех работников использован только один вид оплаты труда, то следует заполнить следующие данные:
- код вида оплаты – вверху граф 7-9, единый для всех работников;
- корреспондирующий счет – счет, на который относятся затраты по данному виду оплаты труда;
- 7, 8 графы остаются пустыми;
- 9 – количество отработанных за месяц дней (часов) для каждого работника.
Если же используются несколько видов оплаты труда, то заполнять нужно все три графы: 7, 8, 9.
В седьмой ставится код оплаты труда, в восьмой – счет для отнесения затрат по данному виду оплаты, в девятой – количество дней или часов, соответствующих данному виду оплаты. Эти данные заполняются для каждого работника, указанного в табеле рабочего времени.
Остальные графы таблицы содержат сведения о причинах неявок, опозданий работников.
Здесь также имеются свои кодовые обозначения причин неявок, например:
- К – командировка;
- Б – больничный;
- ОТ – отпуск и пр.
Рядом с указанием кода причины ставится количество часов или дней отсутствия работника по этой причине. Заполнение табеля учета рабочего времени обычно возлагается на руководителей отделов или подразделений либо же на работников кадровой службы.
Заполнение табеля учета рабочего времени по форме Т-13 (колонки 7-13)
Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓