La préparation d'une carte avec des échantillons de signatures et une empreinte de sceau a lieu dans la grande majorité des cas lorsqu'une organisation ouvre un compte bancaire. La carte peut être remplie par n'importe quelle entreprise, quels que soient son statut organisationnel et juridique et sa forme de propriété.
DES DOSSIERS
A quoi sert la carte ?
Rôle de la carte est assez simple et compréhensible : il est créé pour que les employés de la banque aient une idée claire de ce à quoi devrait ressembler la signature originale du titulaire du compte courant ou de son représentant, ainsi que le sceau de l'entreprise.
Les banques sont des organisations qui travaillent avec les fonds financiers de leurs clients et il est très important qu’elles prennent toutes les précautions possibles lors de leur acceptation, de leur émission ou de leur transfert.
C'est pourquoi des exigences particulières sont imposées à la signature et au sceau : ils doivent correspondre exactement à ceux indiqués sur la carte avec des échantillons de signatures et d'empreintes de sceau, et être clairs et lisibles.
Dans le cas contraire, le spécialiste de l'établissement de crédit demandera au client de signer ou de tamponner à nouveau le formulaire, et si la signature ne correspond pas encore parfaitement à celle indiquée sur la carte, il pourra refuser de fournir le service demandé.
Est-il nécessaire de mettre un cachet ?
L'utilisation de sceaux et de cachets était auparavant une condition obligatoire pour le travail des personnes morales dans la Fédération de Russie. À l'aide de cachets, les entreprises et les organisations devaient approuver tous leurs principaux documents, y compris ceux soumis à diverses agences gouvernementales et institutions bancaires.
Quant aux entrepreneurs individuels, ils ont toujours eu le droit de choisir d'utiliser des sceaux et des cachets dans leur travail ou de les refuser. Si une décision était favorable, le sceau devait être enregistré dans un certain ordre.
À ce jour, les dispositions de la loi concernant les entrepreneurs individuels n'ont pas beaucoup changé.
Et depuis 2016, les personnes morales (c'est-à-dire les entreprises et les organisations ayant le statut de LLC, OJSC, CJSC) sont exemptées par la loi de l'obligation d'utiliser divers cachets et clichés dans leur travail.
En d’autres termes, l’obligation de les utiliser ne naît que dans les cas où cela est stipulé dans le règlement intérieur de l’entreprise.
Dois-je remplir une fiche pour chaque compte courant ouvert ?
Si un organisme ouvre plusieurs comptes courants dans un même établissement bancaire, il peut se limiter à remplir une seule carte (à condition que les mêmes personnes aient accès aux comptes). Si des comptes courants sont ouverts dans différentes banques, vous devrez bien entendu dans chaque cas remplir une carte distincte.
Qui remplit le document
Le document se compose de trois parties.
- Le premier est rempli par le directeur de l'organisme ou son représentant, spécifiquement autorisé par une procuration,
- le second est employé d'une étude notariale,
- le troisième est un spécialiste bancaire.
Forme unifiée ou libre
À ce jour, il n’existe pas de fiche d’échantillon unique et obligatoire.
Les banques, ainsi que d'autres organisations qui utilisent la carte dans leurs activités, peuvent utiliser des modèles développés au sein de l'institution ou utiliser formulaire n° 0401026. Le formulaire est pratique car il contient tous les points et paramètres nécessaires ; vous n'avez pas besoin de vous creuser la tête pour créer votre propre formulaire.
Cependant, si la banque le juge insuffisamment informatif (par exemple, elle exige des codes TIN, KPP, OKPO, OKVED, etc.), elle peut emprunter la voie de la création d'une carte de manière indépendante.
Règles de conception
La carte peut être remplie sur ordinateur (si la banque est prête à la fournir sous format électronique) ou à la main avec un stylo à bille bleu, violet ou noir (mais en aucun cas avec un crayon).
La signature doit uniquement être originale ; l’utilisation d’une signature en fac-similé (c’est-à-dire imprimée de quelque manière que ce soit) est strictement interdite. De plus, les taches, les inexactitudes et toute correction sont inacceptables.
Si une erreur a été commise lors du remplissage de la carte, le formulaire endommagé doit être détruit et un nouveau rempli.
Chaque banque fixe à sa discrétion le nombre de copies requises de la carte.
Une condition importante : soit un représentant de la banque, soit un notaire doit être présent lors de la signature.
Échantillon de remplissage : face avant
Sur la première page cartes:
- Dans le champ « Titulaire du compte », vous devez inscrire le nom complet de l'entreprise (avec un statut organisationnel et juridique déchiffré) ou le nom, prénom et patronyme de l'entrepreneur individuel ouvrant le compte courant auprès de la banque (ces données doivent être entièrement correspondent aux documents constitutifs de la société).
- Indiquez ensuite l'adresse (localisation de l'entreprise ou lieu de résidence de l'entrepreneur individuel), ainsi que le numéro de téléphone actuel pour le contact.
- Écrivez ensuite le nom de l'institution bancaire.
Il n'est pas nécessaire d'écrire quoi que ce soit sur le côté droit - le spécialiste bancaire mettra ici ses marques.
Échantillon de remplissage : verso
Sur la deuxième page cartes:
- Vous devez d'abord indiquer le nom abrégé de l'entreprise ou, encore une fois, le nom complet de l'entrepreneur individuel, ainsi que le numéro de compte bancaire.
- Ensuite, dans le tableau sélectionné, dans les lignes appropriées, les représentants de l'organisation apposent des signatures manuscrites en face de leurs noms complets, et à droite, si nécessaire, la durée de leurs pouvoirs est indiquée.
- Ci-dessous, vous devez mettre une empreinte de sceau (si l'entrepreneur individuel ou l'organisation l'utilise).
- Après cela, la date d'achèvement et la signature du client (c'est-à-dire l'entrepreneur individuel, le propriétaire de l'entreprise ou son représentant) sont inscrites.
- Ci-dessous se trouve un espace réservé à la résolution du notaire sur l'authenticité des signatures déposées (à compléter à la demande de la banque, par exemple, dans les cas où le formulaire n'a pas été rempli en présence d'un spécialiste bancaire).
Une carte bancaire avec des exemples de signatures fait partie des documents obligatoires exigés par la banque lors de l'ouverture d'un compte bancaire ou d'un compte de dépôt. La procédure et les conditions d'enregistrement et d'utilisation par les clients d'une carte de signature bancaire sont prescrites dans l'Instruction de la Banque centrale de Russie « Sur l'ouverture et la fermeture des comptes bancaires et des comptes de dépôt ».
Une carte bancaire avec des échantillons de signatures est délivrée pour les transactions avec des fonds placés sur les comptes des personnes morales et des entrepreneurs individuels. Une carte bancaire est remplie selon le modèle fourni par les Instructions de la Banque centrale de Russie. Lors de l'émission d'une carte de signature bancaire, vous devez respecter strictement les règles établies par la Banque Centrale pour remplir les champs de la carte bancaire. Un exemple de formulaire approuvé de carte bancaire avec des exemples de signatures est présenté sur notre site Internet dans la rubrique « Exemples de documents ». Également sur notre site Internet, vous pouvez télécharger une carte bancaire à remplir vous-même.
Une carte de signature bancaire peut être produite aussi bien par la banque que par les clients. Une condition indispensable est le strict respect de la carte bancaire avec le modèle de formulaire OKUD établi par l'annexe aux Instructions de la Banque Centrale.
Une carte bancaire avec des exemples de signatures peut être remplie à la main (à l'encre bleue, noire ou violette) ou à l'aide d'un ordinateur. Les signatures par fac-similé ne sont pas autorisées lors du remplissage d'une carte bancaire. La banque n'accepte pas les cartes de signature bancaire avec un emplacement ou un nombre de champs différent de celui indiqué dans l'échantillon. Un nombre arbitraire de lignes n'est autorisé sur une carte bancaire que dans les cas prévus par les Instructions de la Banque Centrale. Une carte bancaire avec des exemples de signatures peut contenir une traduction interlinéaire des champs dans d'autres langues.
Pour effectuer les opérations bancaires, le nombre requis de copies de la carte de signature bancaire est réalisé. Toutes les copies d'une carte bancaire sont certifiées conformes par la signature du chef comptable de la banque, ou par la signature d'un autre employé de la banque habilité à émettre une carte bancaire. Dans les cas prévus par le règlement de la banque, il est permis d'utiliser des copies d'une carte bancaire avec des échantillons de signatures sous forme électronique, obtenues par numérisation. Le cas échéant, une telle copie doit être reproduite sur papier selon la forme établie par les Instructions de la Banque Centrale. Au lieu de copies, le client peut télécharger une carte bancaire et émettre un nombre suffisant de copies supplémentaires de la carte. L'authenticité des signatures sur chaque carte bancaire doit être certifiée de la manière établie par les Instructions de la Banque Centrale.
Si tous les comptes bancaires du client sont gérés par un seul employé de banque et que la liste des fonctionnaires dont les signatures authentiques sont certifiées sur la carte bancaire est la même, la banque n'a pas le droit d'exiger du client qu'il délivre une carte de signature bancaire distincte pour chaque compte.
Le droit de première signature sur une carte bancaire d'un entrepreneur individuel appartient à un entrepreneur individuel ou à une personne physique agissant sur la base d'une procuration d'un entrepreneur individuel. Lors de la certification de l'authenticité d'une signature sur une carte bancaire, la présence personnelle d'un entrepreneur individuel ou de son représentant muni d'une procuration valide certifiée par un notaire est requise.
Le droit de première signature sur une carte bancaire avec des échantillons de signatures d'une personne morale appartient à l'organe exécutif unique (gérant), ainsi qu'aux autres personnes autorisées investies du droit de première signature sur la base d'un arrêté ou d'une procuration délivrée par une personne morale dans les formes prévues par la loi. Dans les cas prévus par les Instructions de la Banque centrale, le droit de première signature sur une carte de signature bancaire peut également appartenir aux salariés d'une division distincte d'une personne morale.
Le droit de première signature ne peut être accordé aux fonctionnaires qui disposent d'un droit de seconde signature sur une carte bancaire avec des échantillons de signatures.
Le droit de première signature sur une carte bancaire peut être transféré au gérant - un entrepreneur individuel ou une société de gestion.
Le droit de la deuxième signature sur une carte bancaire avec des échantillons de signatures appartient au chef comptable d'une personne morale ou à d'autres personnes effectuant la comptabilité, sur ordre du gérant. En cas de comptabilité par des tiers, le droit de la deuxième signature sur la carte de signature bancaire est accordé à ces personnes.
L'organe exécutif unique, le chef comptable d'une personne morale et un entrepreneur individuel ne peuvent être indiqués sur la carte de signature bancaire, sous réserve de certification de l'authenticité des signatures sur la carte bancaire des autres personnes habilitées à la première et à la deuxième signature.
Une même personne ne peut pas disposer simultanément du droit de première et de deuxième signature sur une carte bancaire. L'octroi du droit de première ou de deuxième signature à plusieurs fonctionnaires d'une personne morale en même temps est autorisé par l'Instruction de la Banque centrale.
Si l'organe exécutif unique (chef) d'une personne morale exerce les fonctions de chef comptable, la carte bancaire avec des exemples de signatures indique les personnes qui n'ont que le droit de première signature.
Le sceau d'une personne morale sur une carte de signature bancaire doit correspondre strictement au sceau détenu par la personne morale.
L'authenticité des signatures sur une carte bancaire est certifiée par un notaire. La certification de l'authenticité de toutes les signatures sur une carte bancaire doit être effectuée par un seul notaire. Sinon, la banque n'acceptera pas la carte.
Un employé de banque habilité à effectuer ces actions peut également certifier l'authenticité de la signature sur une carte bancaire.
Une carte bancaire avec des exemples de signatures est valable :
- jusqu'à la résiliation du contrat avec la banque ;
- avant la clôture du compte bancaire ;
- avant de remplacer l'ancienne carte de signature bancaire par une nouvelle carte.
Une nouvelle carte bancaire avec des exemples de signatures est délivrée dans les cas suivants :
- changement de nom, prénom et/ou patronyme de la personne ayant droit à la première ou à la deuxième signature ;
- changement de nom ou changement de forme organisationnelle et juridique d'une personne morale ;
- cessation anticipée ou suspension des pouvoirs des organes de direction d'une personne morale ;
- perte ou remplacement d'un sceau ;
- remplacement d'au moins une signature sur une carte bancaire ;
- ajout d'une nouvelle signature sur la carte bancaire.
Une carte avec des échantillons de signatures et d'empreintes de sceau (KOP en abrégé) revêt une importance fondamentale dans le secteur bancaire moderne pour identifier une personne et utiliser un compte bancaire personnel. Il faut répondre à ce qu'est ce document en 2017, déterminer les exigences importantes pour sa préparation, et à la fin de l'article le lecteur pourra télécharger un formulaire de carte imprimable.
La COP joue un rôle majeur dans le secteur bancaire, il est nécessaire que les particuliers interviennent sur les comptes bancaires : ouverture, gestion, clôture. L'importance de la carte est si grande que le Trésor et la Banque centrale de Russie ont approuvé les instructions et arrêtés pertinents (par exemple, la procédure 24n), que les banques appliquent dans leurs activités en 2017 ; ces actes contiennent des informations détaillées sur la forme du COP, les règles pour le remplir et d'autres aspects du remplissage.
Le formulaire de ce document peut être téléchargé en fin d'article ou rempli directement à la banque. Un employé d'une institution financière peut également saisir les informations nécessaires.
Attention! Une seule chose est importante : que le document soit conforme à la forme établie par la législation russe.
Un document correctement rédigé est considéré comme valable jusqu'à ce que la personne clôture son compte ou décide de le modifier. Cette dernière est possible dans les cas suivants :
- lors de la modification des documents statutaires du client, par exemple lors de la modification de la forme d'une personne morale ou simplement du nom ;
- remplacement du sceau (par exemple, en raison de sa perte) ;
- suppression ou ajout d'une ou plusieurs signatures, etc.
Des informations détaillées sur les règles de tenue des comptes personnels, leurs types, etc. sont précisées dans la Procédure 24n.
Points importants pour rédiger correctement une carte
Important! Si le COP est rédigé à la main, les champs du formulaire doivent être remplis à l'aide d'un stylo à encre noire ou bleue ; l'encre violette est également autorisée. Si cela est effectué sur un ordinateur, vous devez utiliser une police noire de taille appropriée.
La signature est apposée par le client lui-même, c'est une condition obligatoire. Lors de la gestion d'un compte personnel d'une personne morale, il existe plusieurs niveaux de signatures. Par exemple, le gérant et son représentant officiel ont le droit de première signature, le comptable, sur ordre du gérant, a le droit de seconde signature. Des options sont également possibles lorsque les fondateurs d'une personne (organisation) ont le droit de signer, ou lorsqu'il n'y a aucun droit à une seconde signature (par exemple, si le client est un entrepreneur individuel et que toutes les fonctions de travail sont concentrées sur lui).
Selon les règles, la signature doit être authentique, pour cela elle est placée en présence d'un tiers qui certifiera sa validité. Son rôle peut être joué par un notaire ou une personne mandatée par la banque : par exemple, l'un des salariés. Dans ce cas, il indique son nom complet, sa fonction, la date d'établissement de la CoP et appose sa signature sous le sceau bancaire.
Quelle est la procédure pour remplir la carte ?
- Le client remplit la ligne « Titulaire du compte » s'il est une personne physique, son nom complet, sa date de naissance, son type d'activité, s'il s'agit d'une personne morale - le nom de l'organisation conformément aux documents constitutifs.
- Dans la ligne « Localisation (lieu de résidence) » légal. la personne indique l'adresse de l'organisation, physique. personne - l'adresse de son entreprise ou son domicile.
- Fournissez un numéro de téléphone de contact (éventuellement plusieurs).
- Ensuite, dans la ligne « Banque », le nom de la banque est inscrit ; les « Marques bancaires » et « Autres marques » ne sont pas renseignées par le client.
- Au verso du formulaire, le nom, les coordonnées du client et le numéro de compte bancaire (pour la banque) sont indiqués.
- A la fin, le client appose sa signature, la date de remplissage de la carte et un échantillon de l'empreinte du sceau (le cas échéant).
Vous pouvez télécharger ci-dessous le formulaire COP valable en 2017.
L'un des principaux documents requis par les organisations pour ouvrir et maintenir un compte bancaire est une carte avec des exemples de signatures et des empreintes de sceau. Le formulaire de la carte a été approuvé par l'instruction n° 28-I de la Banque de Russie du 14 septembre 2006 et s'est vu attribuer le code OKUD 0401026.
Le formulaire de carte peut être réalisé (établi et imprimé) indépendamment aussi bien par la banque que par le client. Mais il doit strictement respecter le formulaire approuvé. Il est uniquement permis de modifier le nombre de lignes dans les champs « Titulaire du compte », « Nom, prénom, patronyme » et « Échantillon de signature » en fonction du nombre de personnes ayant le droit de première et deuxième signature.
Il peut également y avoir n'importe quel nombre de lignes dans le champ « Numéro de compte bancaire ». Mais cela est autorisé si un seul employé opérationnel de la banque gère plusieurs comptes clients et à condition que la liste des personnes autorisées à signer coïncide.
Une carte bancaire est remplie, généralement à l'aide d'un outil informatique en caractères noirs, ou à la main à l'aide d'un stylo à bille à encre noire, bleue ou violette.
Des exemples de signatures sur la carte doivent être réalisés par les personnes responsables elles-mêmes. L'utilisation d'une signature en fac-similé n'est pas autorisée.
Le nombre de cartes soumises à la banque varie. Certaines banques demandent une copie et réalisent elles-mêmes le nombre de copies requis. D'autres exigent que le client fournisse le nombre requis de cartes originales.
Le droit de première signature peut appartenir au chef de l'organisation ou à une autre personne autorisée, conformément à l'acte administratif (procuration) du chef.
Le droit de deuxième signature peut être accordé au chef comptable ou à une autre (tiers) personne autorisée à tenir des registres comptables dans l'organisation, sur la base d'un acte administratif du chef de la personne morale.
Des situations sont également possibles lorsque plusieurs employés d'une organisation peuvent se voir accorder simultanément le droit de première et de deuxième signature. Le chef et le chef comptable de l'organisation ne figurent pas nécessairement sur la liste de ces personnes, par exemple, les fondateurs de l'organisation peuvent se réserver ce droit.
La carte ne peut indiquer que les personnes qui ont le droit de première signature (par exemple, si le chef de l'organisation tient lui-même la comptabilité). Dans ce cas, dans le champ « Deuxième signature », vous devez indiquer que le droit de la deuxième signature n'appartient à personne.
Les signatures sont déposées en présence d'une personne qui certifiera leur authenticité. Il peut s'agir d'un notaire (il devra présenter le même ensemble de documents que pour) ou d'une personne autorisée de la banque. L'employé de banque certifiant les signatures du client indique intégralement sa qualité, son nom et ses initiales, le nom et les initiales de la ou des personnes dont les signatures sont faites en sa présence, indique la date (en chiffres) et appose une signature manuscrite avec le sceau (cachet ) de la banque rattachée, précisée à ces fins par un acte administratif de la banque.