Образец расчета среднесписочной численности работников. Отчёт о среднесписочной численности для вновь созданных организаций На какую дату среднесписочная численность за

Показатель «среднесписочная численность сотрудников за 2016 год» является одним из ключевых для компании. Так как оказывает влияние на право применения того или иного режима налогообложения, использование систем ТКС при сдаче отчетности, освобождение от налога на добавленную стоимость и т.д. В статье мы расскажем, как посчитать и отчитаться о численности работников.

Кто должен сдавать сведения о среднесписочной численности работников за 2016 год

Отчитываться о среднесписочной численности работников должны:

• организации, в том числе вновь созданные или реорганизованные, независимо от организационно-правовой формы собственности, используемой системы налогообложения, а также наличия сотрудников (письмо Минфина России от 04.02.2014 № 03-02-07/1/4390).
• индивидуальные предприниматели, если в течение отчетного периода хотя бы один сотрудник работал по трудовому договору (ст. 1 Федерального закона от 23.07.2013 № 248-ФЗ).

Нулевые декларации, если сотрудников не было, сдавать не нужно (п. 3 ст. 80 НК РФ).

Куда отчитываться о численности работников

Декларацию о среднесписочной численности сотрудников необходимо предоставить в ИФНС:

• по месту регистрации юридического лица;
• по месту регистрации индивидуального предпринимателя.

Работники обособленных подразделений включаются в налоговую декларацию головного офиса и предоставляются по месту его регистрации (письмо Минфина России от 14.02.2012 № 03-02-07/1-38).

Среднесписочная численность работников за 2016 год: как считать

В среднесписочной численности учитываются все, кто работает по трудовому договору. При этом характер работы, которую они выполняют, значения не имеет. Это может быть постоянная, временная или сезонная работа.

Перечни работников, которые не включаются в расчет численности, указаны в пунктах 79-80 Указаний (утв. приказом Росстата от 28.10.2013 № 428). Например, к ним относятся:

• внешние совместители;
• сотрудники, которые учатся в образовательных учреждениях и находятся в дополнительных отпусках без сохранения зарплаты;
• сотрудники, командированные за границу;
• сотрудники в декретном отпуске, отпуске по уходу за ребенком или в связи с усыновлением новорожденного ребенка;
• сотрудники, которые взяли отпуск за свой счет для поступления в вуз;
• сотрудники, которые подали заявление об увольнении и больше не вышли на работу, а также тех, кто прекратил работу без предупреждения - их не учитывают с первого дня невыхода на работу;
• внештатные работники, предприниматели, адвокаты, с которыми организация заключила гражданско-правовые договоры;
• граждане, с которыми заключен ученический договор;
• учредители без трудового договора.

Среднесписочная численность работников за 2016 год рассчитывается по формуле:

Среднесписочная численность работников за год = (Среднесписочная численность работников за январь + … + Среднесписочная численность работников за декабрь) : 12

Среднесписочная численность полностью занятых работников = (Среднесписочная численность полностью занятых работников на 1-е число месяца + … + Среднесписочная численность полностью занятых работников на последнее число месяца) : Количество календарных дней в месяце

Среднесписочная численность не полностью занятых работников = Количество часов, отработанных не полностью занятыми работниками за месяц: Обычная продолжительность рабочего дня в компании (в часах) х Количество рабочих дней в месяце

Когда и как надо отчитываться о численности работников

Сведения о среднесписочной численности работников за 2016 год надо представлять по форме, утвержденной приказом ФНС России от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@. Рекомендации по заполнению бланка изложены в письме ФНС России от 26.04.2007 № ЧД-6-25/353@. Образец заполнения представлен ниже.

Вновь созданные организации сдают сведения не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем регистрации или реорганизации. За первый год такие компании подают декларацию по среднесписочной численности работников дважды: после реорганизации или постановки на учет в ИФНС и по итогам года. На индивидуального предпринимателя такие требования не распространяются.

При ликвидации организации и ИП сведения о среднесписочной численности работников необходимо сдать не позднее официальной даты закрытия.

За непредставление в срок сведений о численности работников предусмотрен штраф в размере 200 рублей (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Сведения о среднесписочной численности работников за 2016 год нужно сдать в январе 2017 года. Форма отчетности утверждена приказом ФНС от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@. В статье - сведения о среднесписочной численности работников за 2016 год: сроки, бланк, образец.

Срок сдачи

Сведения о численности - это самый ранний отчет, который организации и индивидуальные предприниматели (в том числе на УСН), сдают в налоговую инспекцию по итогам 2016 года, - не позднее 20 января 2017 года .

Срочная новость для бухгалтерии по отчетности: . Читайте в журнале

Это требование пункта 3 статьи 80 Налогового кодекса РФ. Причем организации представляют отчет как при наличии у них наемных работников, так и при их отсутствии, что подтверждают представители Минфина России в письме от 04.02.2014 № 03-02-07/1/4390. А вот индивидуальные предприниматели подают сведения о среднесписочной численности, только если привлекали персонал в прошедшем году (ст. 1 Федерального закона от 23.07.2013 № 248‑ФЗ).

То есть ИП без работников отчет о средней численности не сдает .

Как считать

Среднесписочная численность определяется на основании ежедневного учета списочной численности работников. Источником информации о ней обычно служат формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Списочная численность за каждый день должна соответствовать табелю учета рабочего времени (формы и ), на основании которого определяется, кто пришел и не пришел на работу. Показатель уточняется по приказам о приеме на работу (), переводе работников на другую работу (), предоставлении отпуска (), расторжении трудового договора (). Сведения можно почерпнуть из личной карточки (), расчетно-платежной ведомости () и других документов по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. А так же вы можете ознакомиться с темой расчет лимита кассы образец.

Вычислить среднесписочную численность работников можно, следуя Указаниям, утвержденным (далее - ). Чтобы определить среднесписочную численность за год, используйте формулу:

В случаях, когда фирма вела деятельность неполный год (например, была зарегистрирована летом), данный показатель нужно рассчитывать аналогично. То есть все равно сумму среднесписочной численности за все месяцы нужно разделить на 12 ().

В свою очередь, чтобы вычислить среднесписочную численность за месяц, применяют формулу:

Среднесписочную численность сотрудников, занятых полный день, считают так:

Итак, среднесписочную численность работников рассчитывают на основании списочной численности. При этом в списочную численность включают всех, кто трудится по трудовому договору и выполняет постоянную, временную или сезонную работу.

Полный список лиц, включаемых в списочную численность, указан в Указаний. В том числе надо учитывать тех, кто болеет, находится в командировке, заключил трудовой договор и работает на дому (надомники) или принят на работу с испытательным сроком.

Какие работники учитываются

В списочной численности учитываются все работники, с которыми заключен трудовой договор и выполняющие постоянную, временную или сезонную работу, за исключением внешних совместителей.

В списочной численности учитываются и отсутствующие на работе (командированные, заболевшие, направленные на обучение с отрывом от работы, находящиеся в отпуске, совершившие прогул и др.).

Категории тех, кто в списочную численность не включаются: внешние совместители, лица, выполняющие работу по гражданско-правовым договорам, подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу без предупреждения, адвокаты.

При расчете среднесписочной численности не учитываются:

женщины, находящиеся в отпуске по беременности и родам;

лица, находящиеся в отпуске в связи с усыновлением новорожденного ребенка из родильного дома, а также в допотпуске по уходу за ребенком;

обучающиеся и поступающие в образовательные учреждения работники, находящиеся в допотпуске без сохранения зарплаты.

Кто не учитывается

Чтобы определить среднесписочную численность работников, отработавших неполный рабочий день, нужно выяснить общее количество человеко-дней, отработанных этими работниками. Показатель для каждого работника рассчитывают так:

Полученное количество человеко-дней, отработанных сотрудником, нужно умножить на число отработанных дней в месяце.

Нормативная продолжительность рабочего дня зависит от принятого количества рабочих часов в неделю. Это следует из пункта 81.3 Указаний. Для удобства мы привели показатели в табл. 2 ниже. К примеру, при пятидневной рабочей неделе общей продолжительностью 40 часов, человеко-часы нужно делить на 8.

Продолжительность рабочего дня в часах

После того как определено количество человеко-дней, можно посчитать среднесписочную численность работников, занятых неполный день:

Как отчитаться

Сведения подают по форме, которая утверждена приказом ФНС России от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@. Рекомендации, как ее заполнять, даны в письме ФНС России от 26.04.2007 № ЧД-6-25/353@. Сама форма состоит из одного листа. Вверху указывают ИНН организации или индивидуального предпринимателя и КПП организации. Строка «Представляется в ____» предназначена для наименования и кода инспекции. Ниже следует привести полное название организации в соответствии с учредительными документами либо ФИО предпринимателя.

Среднесписочную численность указывают в целых единицах. Дробное число округляют по общему правилу: цифры после запятой от 5 и более округляют до целого числа в большую сторону, а цифры 1-4 отбрасывают. Форму подписывает руководитель компании, индивидуальный предприниматель или представитель, ставится печать и дата. При этом ФИО руководителя или представителя указывают полностью.

Срок подачи сведений о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год, как мы упомянули в начале статьи, - не позднее 20 января текущего года. То есть крайний срок подачи сведений по сотрудникам за 2016 год - 20 января 2017 года. Таковы требования пункта 3 статьи 80 НК РФ.

Обратите внимание: если фирма подаст сведения о среднесписочной численности с опозданием, налоговая инспекция может наложить одновременно два штрафа. На организацию - в размере 200 руб. и на ее руководителя - в размере от 300 до 500 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ, п. 1 ст. 15.6 КоАП РФ, письмо Минфина России от 07.06.2011 № 03-02-07/1-179).

Предприниматель же, опоздавший сдать сведения по работникам, заплатит 200 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Пример заполнения

Среднесписочную численность за 2015 год нужно подать по форме, утвержденной приказом от 29 марта 2007 г. № ММ-3-25/174.

Среднесписочная численность, бланк 2016

Среднесписочную численность работников за 2015 год рассчитайте на 1 января 2016 года. Эту дату и укажите сведениях о среднесписочной. При этом лиц, работающих по гражданско-правовым договорам, в не включайте (письмо ФНС России от 24 февраля 2011 г. № КЕ-4-3/2964).

Вычислить среднесписочную численность работников можно, следуя Указаниям, утвержденным приказом Росстата от 28.10.2013 № 428 (далее — Указания). Чтобы определить среднесписочную численность за год, используйте формулу:

В случаях, когда фирма вела деятельность неполный год (например, была зарегистрирована летом), данный показатель нужно рассчитывать аналогично. То есть все равно сумму среднесписочной численности за все месяцы нужно разделить на 12 (п. 81.10 Указаний).

На заметку! За неподачу сведений компанию могут оштрафовать на 200 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ). Штраф для должностного лица — от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

Если у фирмы есть входят обособленные подразделения - определять среднесписочную численность работников нужно в целом по организации (письмо от 29 декабря 2006 г. № 03-02-07/1-364).

Среднесписочная численность за 2015 год. Образец

Кому нужно подать сведения о среднесписочной численности в течение года

Вновь созданные (реорганизованные) компании должны подать сведения о среднесписочной численности не позднее 20-го числа месяца, следующего за месяцем создания (реорганизации) (абз. 3 п. 3 ст. 80 НК РФ, письмо ФНС России от 28 апреля 2010 г. № ШС-17-3/0103).

А вот впервые зарегистрированные ИП от такой обязанности освобождены. Они подают сведения о среднесписочной численности исключительно по итогам года (письмо Минфина России от 19 июля 2013 г. № 03-02-08/28369).

До 20 января всем организациям и ИП необходимо сдать еще один небольшой отчет в налоговую инспекцию. Это сведения о среднесписочной численности работников. Не надо его сдавать только предпринимателям, у которых нет сотрудников. Остальным вменяется в обязанность отчитаться о количестве работающего персонала.

С прошлого года, кстати, этот небольшой отчет еще и может повлиять на попадание в реестр субъектов малого предпринимательства , который с августа 2016 года ведет ФНС. Как в свое время комментировали специалисты налоговой службы, в реестр не попадают организации и ИП, которые не сдают те или иные отчеты. А если у налоговой нет сведений о количестве ваших сотрудников, то и в реестр вас могут не включить, так как в него, в том числе, включаются определенные субъекты хозяйственной деятельности с предельной численностью до 100 человек – для малых предприятий, до 15 – для микропредприятий, до 250 – для средних компаний, а данных о численности у ИФНС нет. Поэтому сведения о среднесписочной численности работников надо сдать обязательно.

Форма сведений о среднесписочной численности

Форма этого отчета утверждена приказом ФНС от 29.03.2007 №ММ-3-25/174, и с тех пор в нее изменений не вносилось. Формат для электронных сведений утвержден чуть позже, приказом ФНС от 10.07.2007 №ММ-3-13/421.

В отчете указывается среднесписочная численность на 1 января года, следующего за отчетным, в текущей ситуации на 1 января 2017 года. Форма сама по себе проста и не вызывает сложностей при заполнении. Бланк сведений о среднесписочной численности скачать можно ниже.

Сложность этот отчета лишь в том, чтобы правильно рассчитать среднесписочную численность сотрудников.

Расчет среднесписочной численности

Чтобы правильно произвести все расчеты, необходимо обратиться к указаниям, утвержденным приказом Росстата от 26.10.2015 №498. Неважно, за какой период вам надо узнать численность, согласно статуказаниям, расчет среднесписочной численности ведется на основе данных о наличии работников за каждый месяц.

Сначала определяем, сколько сотрудников полностью заняты в организации (ИП) на каждый календарный день месяца. Здесь считаются все сотрудники с обычным трудовым договором на полную занятость, включая тех, кто на больничном, в отпуске или не вышел на работу по другим каким-то причинам (командировка, к примеру). В соответствии с п. 78 указаний Росстата, численность сотрудников в праздничные нерабочие и выходные дни равна числу работников на предшествующий рабочий день.

После расчета работников, отработавших на предприятии полностью, приступаем к подсчету тех, кто работает неполное рабочее время . Их считают по часам.

Пример расчета среднесписочной численности

В организации 2 сотрудника, рабочий день которых равен 4 часам. Нормальная продолжительность рабочего времени – 8 часов. Расчет среднесписочной численности неполностью занятых сотрудников в декабре 2016 года будет равен:

(4 + 4) х 22 / (8 х 22) = 1, где 4 – это количество отработанных дней одним сотрудником, 22 – количество рабочих дней в декабре, 8 – нормальная продолжительность рабочего дня в организации.

После раздельного расчета среднесписочной численности полностью отработавших сотрудников, и тех, кто работал лишь часть дня, получившееся количество надо сложить, чтобы выяснить ту самую среднесписочную численность всех сотрудников фирмы. При необходимости, получившееся число округляем по обычному правилу – менее 0,5 отбрасывается, более 0,5 – увеличивается до полной единицы.

Также считается среднесписочная численность сотрудников за год: получившиеся значения за каждый месяц необходимо сложить и разделить на 12.

Тех, кто работал только по ГПХ, в расчет включать не надо.

Сведения о среднесписочной численности работников (СЧР) - это один из первых отчётов только что созданного ООО. Бланк отчётности выглядит простым, тем не менее, сдача СЧР вызывает массу вопросов, на которые мы дадим ответы в этой статье.

Кто должен сдавать сведения о количестве работающих

Если судить по названию, сдавать сведения о среднесписочной численности работников должны только работодатели. Но Министерство финансов считает, что отчитываться должны все компании, в том числе недавно организованные, в штате которых ещё нет сотрудников . Из письма Минфина РФ от 4 февраля 2014 г. № 03-02-07/1/4390: «…не предусмотрено освобождение организаций, не имеющих работников, от представления в налоговые органы в установленный срок сведений о среднесписочной численности работников».

Перечислим, кто обязан сдавать отчёт о среднесписочной численности:

• только что зарегистрированные юридические лица, независимо от наличия персонала;
• индивидуальные предприниматели-работодатели;
• организации, заключившие ;
• организации, которые не имеют сотрудников в штате.

Таким образом, не сдавать эти сведения вправе только ИП без работников, все остальные бизнесмены обязаны отчитаться.

Кого включать в численность для отчёта

Расчёт среднесписочной численности в 2018 году производится согласно Указаниям, утвержденным приказом Росстата от 22.11.2017 № 772. В Указаниях перечислены категории работающих, которых включают в численность для отчёта, и тех, которые в расчёте не учитываются.

Много споров возникает по поводу внесения в СЧР информации об единственном учредителе, который и не получает зарплату. Надо ли учитывать его в количестве работающих, ведь он выполняет административные функции по руководству ООО? Нет, не надо, по этому вопросу есть четкий ответ в пункте 78 (ж) Указаний.

Среднесписочная численность рассчитывается только в отношении персонала, принятого по трудовому договору. В этом главное отличие этого показателя от отчётов в фонды, где учитывают ещё и работников, оформленных по договору гражданско-правового характера. При этом срок работы по трудовому договору значения не имеет, в сведения СЧР вносят всех, кто выполняет постоянную, временную или сезонную работу. Отдельно учитывают тех, кто оформлен на полную ставку и тех, кто отрабатывает неполный рабочий день.

В общем случае среднесписочная численность определяется путем сложения количества работников списочного состава за каждый месяц отчётного года и деления полученной суммы на 12. Итоговый результат указывают в целых единицах, т.к. он означает количество работающих человек в штате.

Срок сдачи СЧР в 2018 году

Срок сдачи сведений о среднесписочной численности установлен статьей 80 НК РФ. Согласно ей сдать эту форму надо не позднее 20 января текущего года за предыдущий календарный год. Но срок сдачи отчёта о среднесписочной численности новых организаций (юридических лиц, которые только что созданы или реорганизованы) - не позже 20-го числа месяца , следующего за тем, в котором организация была зарегистрирована или реорганизована.

Например, создание ООО произошло 10 января 2018 года, следовательно, сдать сведения о среднесписочной численности вновь созданной организации надо не позднее 20 февраля 2018 года. Далее компания отчитывается в общем порядке, т.е. за 2018 год отчёт о количестве работающих сдать нужно до 20 января 2019 года включительно.

Если срок сдачи нарушен, ООО будет оштрафовано по статье 126 НК РФ на сумму 200 рублей. Кроме того, возможно административное наказание должностного лица (главбуха или директора) на сумму от 300 до 500 рублей по статье 15.6 КоАП РФ.

Важно: сведения о среднесписочной численности работников новой организации хоть и сдаются в ИФНС, но не являются налоговой декларацией, поэтому налоговики не вправе заблокировать расчётный счет ООО из-за опоздания со сроками сдачи.

Бланк отчёта

Отчёт СЧР сдают по на бланке, утвержденном приказом ФНС России от 29.03.2007 № ММ-3-25/174@. Рекомендации по заполнению формы приводятся в письме ФНС России от 26.04.2007 № ЧД 6-25/353@.

Отчёт о среднесписочной численности для вновь созданных организаций состоит из одного листа и имеет достаточно простой вид.

В верхних строках формы (поля для заполнения выделены цветом) указывают ИНН и КПП юридического лица. Наименование ИФНС вписывается полностью с указанием номера и кода налогового органа. Наименование общества приводится полное, например, не «ООО «Альфа», а «Общество с ограниченной ответственностью «Альфа».

Единственный значимый показатель отчёта СЧР - это среднесписочная численность, подсчитанная в соответствии с Указаниями № 772. Если сведения сдаются за прошедший календарный год, то в полях даты указывают 1-ое января текущего года. Сведения подписывает руководитель юридического лица, но это может сделать и доверенное лицо. При сдаче отчёта по доверенности надо вписать реквизиты этого документа и приложить копию.

Отчёт о среднесписочной численности для вновь созданных организаций отличается от обычного ежегодного отчёта только датой. Обратите внимание на сноску, отмеченную знаком (*), - количество персонала указывается не на 1-ое января текущего года, а на 1-ое число месяца, следующего за месяцем, в котором ООО было зарегистрировано. Например, если компания зарегистрирована 10 января 2018 года, то численность штата указывается по состоянию на 1 февраля 2018 года.

Приводим образец заполнения отчёта о средней численности работников вновь созданного ООО, в котором трудовой договор заключен только с генеральным директором.

Способы подачи

Количество работающих по трудовому договору имеет значение не только при расчёте налогов, но и при выборе способа подачи отчёта СЧР: бумажный или электронный. Обычно сведения о среднесписочной численности вновь созданной организации подают в бумажном виде, т.к. количество работающих, нанятых в первый же месяц, редко превышает 100 человек.

Правило статьи 80 (3) НК РФ гласит, что подавать налоговые декларации и расчёты в бумажном виде вправе только налогоплательщики, имеющие не более 100 человек. Если подходить буквально, то эта статья не должна распространяться на отчёт о среднесписочной численности, т.к. он не является налоговым. Однако налоговики настаивают на том, чтобы при количестве работающих выше 100 человек информация об их количестве тоже сдавалась в электронном формате.

На самом деле это требование особых трудностей не вызывает, учитывая, что с 2015 года плательщики страховых взносов обязаны сдавать отчётность по страховым взносам в электронной форме, уже начиная с 25 человек. То есть, если количество работников на вашем предприятии превысило 25 человек, всё равно придется оформлять электронную цифровую подпись, которой можно подписывать все отчёты.

Отчёт о количестве работающих подается в налоговую инспекцию по месту постановки на учёт: по прописке индивидуального предпринимателя или юридическому адресу ООО. Если документ оформлен на бумажном носителе, то сдать отчёт можно лично в ИФНС или по почте с описью вложения.