En plus des frais de caisse enregistreuse en ligne elle-même, vous devez également payer l'installation, transférer les frais d'abonnement à l'OFD, etc. Consultez les publications pour voir quelles dépenses pour la caisse enregistreuse en ligne en comptabilité sont incluses dans le coût de la caisse enregistreuse et lesquelles ne le sont pas.
Radiez la nouvelle caisse enregistreuse en comptabilité sous forme de montant forfaitaire ou par amortissement. Additionnez le coût de la billetterie avec les dépenses supplémentaires. Comparez le résultat avec la limite de valeur des immobilisations de la politique comptable.
Dépenses de caisse en ligne : options comptables
Il s'agit généralement de 40 000 roubles. (article 5 du PBU 6/01). Si la valeur de la caisse enregistreuse est supérieure à la limite, tenez-en compte dans les immobilisations et calculez l'amortissement. Si l'appareil était moins cher, annulez immédiatement les coûts.
Exemple 1:
Comment prendre en compte l'achat d'une caisse enregistreuse coûteuse et les dépenses associées.
L'entreprise a acheté :
- caisse enregistreuse en ligne pour 35 400 roubles, TVA comprise - 5 400 roubles;
- scanner de codes-barres pour 2 950 RUB. sans TVA.
Le centre de service a installé et programmé la caisse enregistreuse pour 12 980 roubles. sans TVA. Dans le même temps, l'organisation a transféré les frais d'abonnement pour l'année à l'opérateur de données fiscales d'un montant de 3 000 roubles. sans TVA.
Le comptable n'inclura dans le coût initial que le prix de la caisse enregistreuse et les prestations de mise en place. Le scanner sera amorti immédiatement à la date de mise en service. Il n'est pas nécessaire de le combiner avec la caisse enregistreuse en un seul objet d'immobilisation. Ils ont des durées de vie différentes. L'entreprise a fixé une durée de cinq ans pour la caisse enregistreuse en ligne et de deux ans pour le scanner. Les frais d'abonnement à l'OFD seront facturés en versements égaux tout au long de l'année.
Le comptable a calculé le coût initial de la caisse enregistreuse, il s'est avéré être de 42 980 roubles. (35 400 – 5 400 +12 980). Le montant dépassant 40 000 roubles, la caisse enregistreuse sera enregistrée comme immobilisation. Et le comptable fera les écritures suivantes :
DÉBIT 08 CRÉDIT 60
30 000 roubles.
reçu une caisse enregistreuse; 35 400 – 5 400
DÉBIT 19 CRÉDIT 60
5400 roubles.
pris en compte la TVA sur le coût de la caisse enregistreuse ;
DÉBIT 68 CRÉDIT 19
5400 roubles.
La TVA est acceptée en déduction ;
DÉBIT 10 CRÉDIT 60
2950 roubles.
reçu un lecteur de codes-barres ;
DÉBIT 08 CRÉDIT 60 (76)
12 980 roubles
services d'installation de caisses enregistreuses;
DÉBIT 60 (76) CRÉDIT 51
3000 roubles.
les frais d'abonnement sont indiqués ;
DÉBIT 01 CRÉDIT 08
42 980 roubles
l'immobilisation a été prise en compte ; 30 000 + 12 980
DÉBIT 26 (44) CRÉDIT 10
2950 roubles.
mettre le scanner en service ;
DÉBIT 26 (44) CRÉDIT 60 (76)
250 roubles.
Ils facturaient les frais d'abonnement mensuels.
Pour montrer comment prendre en compte les coûts d'une caisse enregistreuse en ligne pour laquelle vous avez dépensé moins de 40 000 roubles, modifions les conditions de l'exemple.
Exemple 2 :
Comment prendre en compte l'achat d'une caisse enregistreuse et les dépenses connexes jusqu'à 40 000 roubles.
L'entreprise a acheté une caisse enregistreuse en ligne pour 30 000 roubles. sans TVA, et le centre de service l'a mis en place pour 5 000 roubles. sans TVA. Le coût initial dans ce cas sera de 35 000 roubles. (30 000 + 5 000). Par conséquent, l’entreprise radiera la caisse enregistreuse dès qu’elle commencera à l’utiliser.
Le comptable effectuera les écritures suivantes :
DÉBIT 10 CRÉDIT 60
30 000 roubles.
reçu une caisse enregistreuse en ligne ;
DÉBIT 26 (44) CRÉDIT 60 (76)
5000 roubles.
a amorti les frais de mise en place de la caisse enregistreuse ;
DÉBIT 26 (44) CRÉDIT 10
30 000 roubles.
La caisse enregistreuse a été mise en service.
Les entreprises qui ont le droit d'utiliser des méthodes comptables simplifiées peuvent prendre en compte uniquement le prix de la caisse enregistreuse elle-même dans le coût initial. Il n'est pas nécessaire d'inclure des frais supplémentaires (clause 8.1 du PBU 6/01).
Les principaux changements dans la discipline de trésorerie sont liés au passage aux caisses enregistreuses en ligne. En conséquence, il est devenu possible de ne pas utiliser certains documents de caisse.
Depuis le 1er juillet 2017, de nombreux hommes d'affaires utilisent des systèmes de caisse enregistreuses dotés d'une connexion Internet et concluent un contrat de maintenance avec un opérateur de données fiscales, qui transmettra par voie électronique les informations sur les paiements aux autorités fiscales. Ils ont également été rejoints par ceux dont l’utilisation des caisses enregistreuses a été reportée au 1er juillet 2019.
Maintenir la discipline de trésorerie en 2019
La discipline de trésorerie en 2019 est un ensemble de règles pour travailler avec la caisse enregistreuse pour les organisations et les entrepreneurs individuels. Cela s'applique aux dépenses en espèces, au stockage de l'argent liquide et au travail avec les caisses enregistreuses.
Les organisations fixent elles-mêmes le montant d'argent autorisé à la fin de la journée de travail, le reste est remis à la banque.
Maintenir la discipline de trésorerie en 2019 pour les petites entreprises et les entrepreneurs individuels signifie qu'ils conservent autant d'argent liquide que nécessaire dans la caisse. Le montant est fixé dans l'ordre limite de trésorerie, sinon la limite de solde est de 0. La limite peut être dépassée les jours de paie, les week-ends et les jours fériés. La limite pour les paiements en espèces entre organisations ou entrepreneurs individuels est de 100 000 roubles, il n'y a aucune restriction pour les particuliers. Des corrections peuvent être apportées aux documents papier (sauf PKO et RKO), les documents électroniques sont signés avec des signatures électroniques, mais ils ne peuvent pas être corrigés.
Il est interdit aux organisations et aux entrepreneurs individuels de dépenser de l'argent (article 2 de la directive n° 3073-U de la Banque de Russie du 7 octobre 2013), des exceptions sont prévues pour :
- avantages sociaux;
- émettre de l'argent pour les personnes responsables ;
- paiement de biens, travaux, services ;
- revient aux clients.
Il n'est pas interdit de dépenser de l'argent provenant d'un compte bancaire à d'autres fins.
Un entrepreneur individuel peut dépenser les bénéfices en espèces pour ses besoins personnels.
Changements dans la discipline de trésorerie
La loi fédérale n° 290-FZ du 3 juillet 2016 a introduit de sérieuses modifications aux règles d'utilisation des caisses enregistreuses, dont la principale est la transition vers l'utilisation de caisses enregistreuses en ligne qui transmettent des informations sur les règlements en espèces et par des moyens électroniques. de paiement par l'intermédiaire d'un opérateur de données fiscales à l'administration fiscale par voie électronique. Les informations sont transmises au moment du règlement.
La discipline en matière de paiement en espèces avec les caisses en ligne évolue également. Selon le ministère des Finances, exprimé dans la lettre n° 03-01-15/37692 du 16 juin 2017, après la mise en place des caisses enregistreuses en ligne dans les organisations, l'utilisation du journal du caissier-opérateur (formulaire n° KM-4 ) et le certificat-rapport du caissier-opérateur (formulaire n° KM -6) est facultatif.
De plus, par la Directive de la Banque de Russie n° 4416-U du 19 juin 2017, des modifications ont été apportées à la procédure de réalisation des transactions en espèces : afin d'émettre de l'argent en compte, remboursement intégral de la dette sur le montant précédemment reçu n’est plus nécessaire. De plus, vous ne pouvez pas prendre de demande du responsable, mais formaliser la délivrance avec un document administratif - par exemple, un ordre du responsable.
Responsabilité des violations des règles de travail avec les systèmes de caisse enregistreuse
Les sanctions pour violation de la discipline de trésorerie en 2019 sont réglementées Code des infractions administratives. En cas de violation de la discipline monétaire en 2019, une amende est infligée en fonction de la gravité de la violation.
Pour les paiements en espèces et l'accumulation en caisse au-delà des montants établis ( Art. 15.1) amende pour les fonctionnaires - de 4 000 à 5 000 roubles, pour les personnes morales - de 40 000 à 50 000 roubles.
Pour non-respect des règles de travail avec les caisses enregistreuses ( Article 14.5):
- pour la non-utilisation des caisses enregistreuses, une amende pour les fonctionnaires est comprise entre 1/4 et 1/2 du montant du règlement, mais pas moins de 10 000 roubles ; pour les personnes morales et les entrepreneurs individuels - de 3/4 à un montant du règlement, mais pas moins de 30 000 roubles ;
- pour violation systématique de la loi - disqualification des fonctionnaires de 1 à 2 ans ; pour les personnes morales et les entrepreneurs individuels - suspension jusqu'à 90 jours ;
- pour l'utilisation de caisses enregistreuses ne répondant pas aux exigences et pour le défaut de fourniture d'informations et de documents à la demande des autorités fiscales - un avertissement ou une amende pour les fonctionnaires de 1 500 à 3 000 roubles ; pour les personnes morales et les entrepreneurs individuels - un avertissement ou une amende de 5 000 à 10 000 roubles ;
- en cas de défaut d'envoi d'un chèque papier ou électronique au client à sa demande - un avertissement ou une amende pour les fonctionnaires de 2 000 roubles. Pour les personnes morales et les entrepreneurs individuels - un avertissement ou une amende administrative de 10 000 roubles.
Le contrôle de la discipline de trésorerie par l'administration fiscale en 2019 s'effectue sans restrictions.
Le Service fédéral des impôts établit un plan de contrôle, mais le document est destiné à un usage interne uniquement. En règle générale, cela n’arrive pas plus d’une fois par an ou en cas de plainte.
Un audit sera également effectué si l'entreprise a déjà enfreint la discipline en matière de gestion des espèces ou si elle fonctionne à perte.
Les organisations (IE) déterminent de manière indépendante des mesures pour assurer la sécurité des espèces lors des transactions en espèces, du stockage, du transport, ainsi que la procédure et le calendrier des contrôles internes des espèces (article 7 de la directive de la Banque de Russie n° 3210-U du 11 mars. , 2014). La procédure à suivre pour effectuer des transactions en espèces en général dans la Fédération de Russie est établie par la Banque centrale de Russie.
Il est important que les organisations et les entrepreneurs individuels suivent la procédure à suivre pour effectuer des transactions en espèces. Après tout, la violation de cette ordonnance entraînera une amende importante (partie 1 de l'article 15.1 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie) :
- pour une organisation - à partir de 40 000 roubles. jusqu'à 50 000 roubles;
- pour ses fonctionnaires et entrepreneurs individuels - à partir de 4 000 roubles. jusqu'à 5 mille roubles
La procédure à suivre pour effectuer des transactions en espèces en 2019 : limite de trésorerie
L'organisation doit avoir une limite de trésorerie.
La limite de trésorerie est le montant d'argent autorisé qui peut rester dans la caisse enregistreuse de l'organisation à la fin de la journée de travail. Le dépassement des montants limites doit être déposé auprès de la banque.
L'organisation détermine cette limite de manière indépendante en fonction de la nature de ses activités, ainsi qu'en tenant compte du volume des entrées et sorties de trésorerie.
Les formules de calcul de la limite de trésorerie peuvent être trouvées dans les nôtres.
Il est important de noter que les organisations liées aux petites entreprises (PME), ainsi que les entrepreneurs individuels, ont le droit de ne pas fixer de limite de caisse et de stocker autant d'argent liquide que nécessaire dans la caisse enregistreuse (article 2 de la directive).
Vous pouvez vérifier si votre entreprise appartient au SMP sur le site Internet du Service fédéral des impôts.
Opérations en espèces en 2019 : limite de trésorerie pour les divisions distinctes
Dans les succursales distinctes (OP) qui déposent des espèces en banque, une limite de liquidités doit également être établie. De plus, l'organisation mère, si elle dispose d'un PO, est tenue de fixer sa propre limite en tenant compte des limites de ces PO (article 2 de la Directive).
Le document qui fixe la limite de trésorerie pour un PO particulier doit être transféré par l'organisation mère à cette division.
Réaliser des opérations en espèces en 2019 : dépassement de la limite de trésorerie
Les montants dépassant la limite établie doivent être déposés auprès de la banque.
Certes, un excédent est autorisé les jours de paiement des salaires/autres paiements, y compris le jour de réception d'espèces de la banque à ces fins, ainsi que les week-ends/jours fériés (si l'entreprise effectue des transactions en espèces ces jours-là). Dans ce cas, l’entreprise et ses responsables ne s’exposeront à aucune sanction.
Opérations en espèces : limite de paiement en espèces
En plus de la limite en espèces, il existe également une limite sur les paiements en espèces entre organisations/entrepreneurs individuels. Cette limite est de 100 000 roubles. dans le cadre d'un seul contrat (). C'est, par exemple, si une organisation achète des marchandises d'une valeur de 150 000 roubles à une autre entité juridique dans le cadre d'un seul contrat. et envisage d'effectuer des paiements échelonnés, le montant de tous les paiements en espèces ne doit pas dépasser un total de 100 000 roubles, le montant restant doit être transféré au vendeur par virement bancaire.
Les organisations/entrepreneurs individuels peuvent échanger des espèces avec des physiciens (réception/émission) sans aucune restriction (article 6 de la directive de la Banque de Russie n° 3073-U du 7 octobre 2013).
Règles de trésorerie
Bien entendu, la documentation de chaque transaction en espèces revêt également une importance considérable. Après tout, une transaction non enregistrée peut conduire au fait que l'argent « sur papier » ne coïncidera pas avec son montant réel. Et cela, encore une fois, est passible d'une amende.
Règles pour effectuer des transactions en espèces : qui effectue des transactions en espèces
Les transactions en espèces doivent être effectuées par un caissier ou un autre employé nommé par le chef de l'organisation/entrepreneur individuel.
Le caissier doit prendre connaissance de ses fonctions contre signature (article 4 de la Directive).
Si une organisation/un entrepreneur individuel dispose de plusieurs caissiers, l'un d'entre eux doit se voir confier les fonctions de caissier principal.
D'ailleurs, le dirigeant/entrepreneur individuel peut prendre en charge lui-même la gestion des transactions en espèces.
Documentation des transactions en espèces
Les documents de caisse (PKO, RKO) sont établis par le chef comptable ou une autre personne dont les responsabilités, sur ordre du gérant/entrepreneur individuel, incluent l'exécution de ces documents. En outre, les documents de caisse peuvent être établis par un responsable de l'entreprise ou une personne physique avec laquelle des contrats ont été conclus pour la fourniture de services comptables (clause 4.3 des Instructions).
Les entrepreneurs individuels, quel que soit le régime fiscal appliqué, ne peuvent pas établir de documents de caisse, mais à condition qu'ils tiennent des registres des revenus et dépenses/indicateurs physiques (clause 4.1 de la directive, clause 2 de la lettre du Service fédéral des impôts de Russie du 09/07/2014 N ED-4-2 /13338).
Transactions en espèces : qui signe les documents
Parallèlement, lors de l'enregistrement des documents de caisse sur papier, le caissier reçoit un sceau ou un cachet (par exemple, un sceau avec le nom de l'entreprise, son numéro d'identification fiscale et la mention « Reçu »). En apposant un sceau/cachet sur les documents de caisse, le caissier confirme la transaction en espèces.
Si le gestionnaire lui-même est impliqué dans la réalisation de transactions en espèces et la préparation des documents de trésorerie, lui seul doit alors signer les documents de trésorerie.
Acceptation d'espèces
Comme nous l'avons noté ci-dessus, les espèces sont acceptées à la caisse selon PKO.
A réception d'un ordre de caisse, le caissier vérifie (article 5.1 des Instructions) :
- présence de la signature du chef comptable ou du comptable (en cas d'absence, la signature du gérant) et vérifie cette signature avec l'échantillon disponible ;
- conformité du montant en espèces indiqué en chiffres avec le montant indiqué en lettres ;
- disponibilité des pièces justificatives nommées dans le PKO.
Le caissier accepte les espèces par feuille, pièce par pièce. Dans ce cas, la personne qui dépose de l'argent dans la caisse enregistreuse doit avoir la possibilité d'observer les actions du caissier.
Après avoir compté l'argent, le caissier vérifie le montant du PKO avec le montant réellement reçu et, si les montants correspondent, le caissier signe le PKO, appose un sceau/cachet sur le reçu du PKO et remet ce reçu à la personne qui déposé l'argent.
Lors de paiements à l'aide d'une caisse enregistreuse ou d'un système de caisse enregistreuse, un ordre de réception de fonds peut être émis pour le montant total des espèces reçues à la fin de la transaction en espèces. Un tel PQR est rempli sur la base du ruban de contrôle de caisse, des talons de formulaires de déclaration stricte (SSR), équivalents à un ticket de caisse, etc.
La circulation ultérieure du PKO au sein de l'organisation et son stockage dépendent des règles établies par le chef de l'entreprise. Les PKO doivent être conservés pendant 5 ans (article 362 de la liste, approuvée par arrêté du ministère de la Culture de Russie du 25 août 2010 N 558).
Retrait d'espèces
Lorsque vous retirez de l'argent de la caisse enregistreuse, vous devez enregistrer une caisse enregistreuse. Après l'avoir reçu, le caissier vérifie (clause 6.1 Instructions) :
- présence de la signature du chef comptable/comptable (en cas d'absence, la signature du gérant) et sa conformité avec l'échantillon ;
- conformité des montants indiqués en chiffres avec les montants indiqués en lettres.
Lors de l'émission d'espèces, le caissier doit vérifier la disponibilité des justificatifs répertoriés dans la caisse.
Avant d'émettre de l'argent, le caissier doit identifier le destinataire à l'aide d'un passeport (autre document d'identification). L'émission d'espèces à une personne non spécifiée dans le RKO est interdite.
Après avoir préparé le montant requis, le caissier remet la caisse enregistreuse au destinataire pour signature. Le caissier doit ensuite compter le montant préparé de manière à ce que le destinataire puisse observer ce processus. L'émission d'espèces s'effectue par feuille, pièce par pièce du montant indiqué en caisse. Après avoir émis l'argent, le caissier signe la caisse enregistreuse.
Tout comme les PKO, les RKO sont conservés 5 ans selon les règles établies par le chef de l'organisation.
Retrait d'espèces pour le paiement du salaire
Le paiement des salaires est effectué selon les relevés de paie (formulaire n° T-49, approuvé par la résolution du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie du 01/05/2004 N 1) / relevés de paie (formulaire n° T-53, approuvé par la résolution du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie du 05/01/2004 N 1) avec l'établissement d'un règlement unique en espèces (pour le montant effectivement payé) le dernier jour de paiement du salaire ou plus tôt si tous les employés ont reçu leur salaire avant la date limite. De plus, dans un tel RKO, vous n'avez pas besoin d'indiquer votre nom complet. destinataire, ou les détails d’une pièce d’identité.
Le délai d'émission du salaire en espèces est déterminé par le gestionnaire et doit être indiqué dans le relevé. Mais attention, ce délai ne peut excéder 5 jours ouvrés, y compris le jour de la réception de l'argent de la banque (article 6.5 des Instructions).
L'employé doit signer la déclaration.
Si le dernier jour de paiement du salaire l'un des salariés ne l'a pas reçu, alors le caissier appose un sceau (cachet) à côté de son nom et de ses initiales dans la feuille de paie/feuille de paie ou fait l'inscription « déposé ». Puis le caissier :
- calcule le montant effectivement remis aux salariés et le montant à déposer ;
- enregistre ces montants dans les lignes appropriées du relevé ;
- rapproche ces montants avec le montant total indiqué au relevé;
- appose sa signature et remet le relevé pour signature au chef comptable/comptable (en son absence, au gérant).
S'il s'agit d'une sorte de paiement unique (par exemple, le paiement d'un salaire à un employé démissionnaire), il ne sert à rien de remplir une déclaration - vous pouvez émettre l'argent immédiatement par règlement en espèces de la manière habituelle.
Remise d'espèces à un comptable
Dans ce cas, le RKO est établi sur la base d'un document rédigé sous forme libre ou d'un document administratif de l'organisation/entrepreneur individuel (article 6.3 de la Directive). Cette demande doit contenir des informations sur le montant de l'argent, la période pour laquelle l'argent est émis, la signature du gestionnaire et la date.
Le fait que le comptable ait une dette sur les montants précédemment reçus en compte n'est pas un obstacle au prochain déblocage des fonds en sa faveur.
Réception d'espèces du PO et émission d'espèces à une unité distincte
Lorsque l'organisation mère reçoit de l'argent de son OP, un ordre de caisse entrant est également émis, et lorsqu'il est émis, un ordre de caisse sortant est émis. De plus, chaque organisation détermine indépendamment la procédure d'émission d'espèces à son OP (article 6.4 des Instructions).
Réalisation d'opérations en espèces : émission d'espèces par procuration
L'argent destiné à un bénéficiaire peut être remis à une autre personne par procuration (par exemple, recevoir un salaire pour un proche malade). Dans ce cas, le caissier doit vérifier (clause 6.1 Consignes) :
- correspondance du nom complet du destinataire indiqué dans le RKO avec le nom complet du mandant indiqué dans la procuration ;
- conformité du nom complet de la personne autorisée indiquée dans le RKO et de la procuration avec les données du document d'identification présenté.
Dans le bulletin de paie/décompte de paie, avant la signature de la personne à qui l'argent est remis, une inscription « par procuration » est faite.
La procuration est jointe au règlement en espèces/au bulletin de versement/à la paie.
Si de l'argent est émis en vertu d'une procuration émise pour plusieurs paiements ou pour recevoir de l'argent de différentes personnes morales/entrepreneurs individuels, une copie d'une telle procuration est établie. Cette copie est certifiée conforme de la manière établie par l'organisation/l'entrepreneur individuel et est jointe au RKO.
Dans le cas où le bénéficiaire a droit à plusieurs paiements d'une même personne morale/entrepreneur individuel, la procuration originale est conservée par le caissier ; à chaque paiement, une copie de la procuration est jointe au règlement en espèces/à la paie/ feuille de paie, et avec le dernier versement, l'original.
Livre de comptabilité des espèces acceptées et émises
Si une entreprise ou un entrepreneur individuel dispose de plusieurs caisses enregistreuses, alors les transactions impliquant le transfert d'espèces au cours de la journée de travail entre le caissier principal et les caissiers sont enregistrées par le caissier principal dans le livre de comptabilité des fonds reçus et émis par le caissier (formulaire n° KO-5, approuvé par la résolution du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie du 18.08.1998 N 88).
Livre de caisse
Le PO envoie une copie du livret de caisse à l'organisation mère. La procédure de saisine est fixée par l'organisme lui-même, en tenant compte du délai d'établissement des états comptables/financiers.
Méthode d'enregistrement des documents et livres de caisse
Ils peuvent être établis sur papier ou par voie électronique (article 4.7 des Instructions).
Les documents papier sont rédigés à la main ou à l'aide de moyens techniques, comme un ordinateur, et signés avec des signatures manuscrites.
Des corrections peuvent être apportées aux documents établis sur papier (sauf PKO et RKO). Les personnes ayant effectué des corrections doivent indiquer la date de cette correction, ainsi que leur nom, leurs initiales et leur signe.
Les documents émis par voie électronique doivent être protégés contre tout accès non autorisé, toute déformation et toute perte d'informations.
Les documents électroniques sont signés avec des signatures électroniques.
Il est interdit d'apporter des corrections aux documents émis par voie électronique.
Comment la procédure de réalisation des transactions en espèces a-t-elle évolué en 2017 ? Pourquoi des modifications ont-elles été apportées au règlement n° 3210-U relatif à la procédure à suivre pour effectuer des transactions en espèces ? Est-il vrai que de nouvelles règles de discipline en matière de trésorerie entreront en vigueur le 19 août 2017 ? Comment tenir un livre de caisse à partir de la date indiquée ? Les règles d'enregistrement des documents de caisse ont-elles changé ? Voyons cela.
Informations introductives
L'acte juridique réglementaire qui réglemente la gestion de trésorerie est la directive de la Banque de Russie n° 3210-U du 11 mars 2014 « Sur la procédure à suivre pour effectuer des transactions en espèces par les personnes morales et la procédure simplifiée pour effectuer des transactions en espèces par les entrepreneurs individuels et les petites entreprises ». Ce document a été modifié par la Directive de la Banque centrale de Russie du 19 juin 2017 n° 4416-U. Les modifications entreront en vigueur 10 jours après la publication (le document a été publié le 8 août). Par conséquent, la procédure à suivre pour effectuer les transactions en espèces change à compter du 19 août 2017.
Pourquoi ces changements étaient-ils nécessaires ?
Mais pourquoi a-t-il été nécessaire d'adapter la réglementation sur la procédure à suivre pour effectuer des transactions en espèces ? Nous pouvons trouver la réponse principale dans la note explicative des projets d’amendements commentés :
Ce qui découle de la note explicative
Le développement du projet est dû à l'introduction à partir du 1er juillet 2017 d'équipements de caisse enregistreuse en ligne (caisses enregistreuses en ligne), qui assurent le stockage des données fiscales dans les campagnes fiscales. Cm. " ".
Les projets d'amendements clarifient la procédure d'émission du mandat de caisse entrant 0310001 et prévoient également l'émission du mandat de caisse sortant 0310002 pour le montant total des espèces acceptées et émises lorsque les personnes morales et les entrepreneurs individuels utilisent des équipements de caisse enregistreuse.
Ainsi, la réception et la dépense des fonds seront vérifiées à l'aide des données transmises en ligne au Service fédéral des impôts.
La procédure de traitement des documents de caisse sous forme électronique est également clarifiée et certaines dispositions de la directive n° 3210-U sont mises à jour. Laissez-nous vous parler plus en détail des ajustements les plus significatifs de la discipline de trésorerie à partir du 19 août 2017.
L'argent peut être émis sur un compte sans demande
Les personnes responsables sont des employés à qui une organisation ou un entrepreneur individuel donne de l'argent pour effectuer des missions officielles et qui sont tenus de soumettre un rapport sur leur utilisation.
Pour recevoir un acompte, l'employé doit rédiger une demande sous quelque forme que ce soit, dans laquelle il doit enregistrer le montant requis et indiquer dans quel but il sera dépensé. Cela découle du paragraphe 6.3 des instructions de la Banque de Russie du 11 mars. 2014 n° 3210-U. Une application familière pour retirer de l'argent d'une caisse enregistreuse peut ressembler, par exemple, à ceci :
Grâce aux changements commentés, à compter du 19 août 2017, les organisations ou les entrepreneurs individuels auront le droit d'émettre de l'argent sur un acompte sur la base d'un document administratif interne. La Banque centrale n'a fourni ni son nom ni sa forme. Ainsi, une organisation ou un entrepreneur individuel pourra émettre un arrêté, une instruction ou tout autre document administratif relatif à l'émission de fonds. La forme du document administratif est arbitraire. Cependant, il doit contenir des relevés du montant des espèces et de la période pour laquelle les espèces sont émises, la signature du gestionnaire et la date. Ceci est requis par la clause 6.3 des instructions de la Banque de Russie du 11 mars. 2014 n° 3210-U (nouvelle édition).
Donnons un exemple possible d'ordre d'une organisation d'émettre de l'argent contre un rapport, que le directeur (ou une autre personne autorisée) pourrait émettre en juillet 2017.
Veuillez noter qu'après le 19 août 2017, il sera possible de travailler comme avant et d'émettre des rapports sur la base des candidatures des employés. La Banque centrale laisse cette option acceptable. Auparavant, comme nous l'avons déjà dit, la déclaration était obligatoire et la seule option possible.
A compter du 19 août 2017, dès réception d'une demande d'un salarié ou d'un document administratif (par exemple, un arrêté) de déblocage d'argent pour reporting, le comptable sera tenu de créer un bon de commande de dépenses (0310002). Un ordre de caisse de dépenses est émis à chaque fois que de l'argent est sorti de la caisse enregistreuse. Rédigez-le selon le formulaire n° KO-2 en un seul exemplaire (clause 4.1 des instructions de la Banque de Russie n° 3210-U du 11 mars 2014). Voici un exemple d'ordre de dépenses et de trésorerie établi en juillet 2017, où l'ordre émis par le directeur, et non un relevé, est enregistré comme base d'émission des fonds.
Vous pouvez utiliser cet exemple d'ordre d'encaissement KO-2 comme exemple. Sur la base de la caisse enregistreuse générée, le caissier est obligé de remettre des fonds à l'employé.
Lire aussi Nouvelle procédure pour remplir le livret d'achat et de vente à partir du 01/04/2018 : Hors Taxe
Vous pouvez émettre de l'argent sur un compte si vous avez une dette
Beaucoup de gens savent qu'il est impossible de remettre des montants comptables de la caisse enregistreuse à un employé qui n'a pas encore rendu compte de l'argent précédemment reçu. La violation de cette restriction peut entraîner une amende pouvant aller jusqu'à 50 000 roubles (article 15.1 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie). Rappelons que cette règle ne s'applique pas aux cas où de l'argent est transféré sur une carte.
Cependant, depuis le 19 août 2017, la situation est en train de changer. À partir de cette date, les organisations et les entrepreneurs individuels pourront à tout moment délivrer à un salarié un nouveau montant à déclarer. Même si le montant précédemment émis n'a pas été restitué à temps. Cet amendement a été inclus dans la clause 6.3 des instructions de la Banque de Russie du 11.03. 2014 n° 3210-U.
Personne n'a annulé la période de retour
La période pendant laquelle des espèces peuvent être émises en compte n'est pas limitée par la loi. Si le délai de restitution des sommes comptables est fixé par le gestionnaire, au plus tard trois jours ouvrables après sa fin, l'employé doit déclarer l'argent reçu (clause 6.3 de la directive de la Banque de Russie n° 3210-U du mars 11, 2014). Ce délai n'a pas été annulé. Cependant, désormais, même si l'employé n'a pas restitué les sommes comptables dans le délai prescrit, il a le droit de recevoir une nouvelle somme d'argent comptable.
Rappelons que si un salarié ne restitue pas à temps le montant de l'avance non dépensée, l'argent peut être retenu sur le salaire. À ces fins, un ordre de recouvrement est émis - au plus tard un mois à compter du jour de l'expiration du délai fixé pour le rapport. Cependant, il est possible de récupérer des sommes auprès d'un salarié s'il ne conteste pas le fondement et le montant des retenues. Il est donc nécessaire d’obtenir le consentement écrit de l’employé aux retenues. Dans le cas contraire, il ne sera possible de recouvrer la dette que par l'intermédiaire du tribunal (articles 137 et 248 du Code du travail de la Fédération de Russie).
Le récépissé du PKO peut être envoyé par email
Un ordre d'encaissement est rempli lorsque l'argent est reçu à la caisse. Il est établi en un seul exemplaire selon le formulaire n° KO-1 (clause 4.1 des instructions de la Banque de Russie n° 3210-U du 11 mars 2014). Le bon de commande d'encaissement se compose de deux parties :
- l'ordre de réception de fonds lui-même ;
- la partie détachable est un reçu (délivré à la personne qui a déposé l'argent).
Caisse enregistreuse en ligne - comment suivre l'argent lors de son utilisation ? Découvrez ce qui a changé dans cette comptabilité et dans la documentation des transactions comptables dans notre article.
Nous vous proposons nos vidéos sur la façon d'effectuer un remboursement lors du paiement en ligne :
L'essence du processus de mise en œuvre des caisses enregistreuses en ligne
A partir du 01/07/2017, des caisses enregistreuses d'un nouveau type - les caisses enregistreuses en ligne, caractérisées par :
- un degré de sécurité plus élevé pour les données de vente générées sur eux ;
- la possibilité de transmettre ces données en temps réel au Service fédéral des impôts.
Parallèlement, un certain nombre de changements ont été introduits :
- à la liste des personnes obligées d'utiliser le CCP ;
- procédure d'enregistrement et d'utilisation des caisses enregistreuses ;
- registre des mentions obligatoires des documents générés par la caisse.
Découvrez comment le changement dans la liste des personnes obligées d'utiliser les caisses enregistreuses a affecté les étapes de mise en œuvre des appareils en ligne utilisés.
Cependant, malgré un éventail assez large de changements dans le travail avec les systèmes de caisse enregistreuse, l'essence de ces changements se résume au fait que des caisses enregistreuses d'un niveau techniquement plus élevé ont commencé à être utilisées pour les paiements en espèces. Et c'est précisément cette circonstance qui a provoqué la plupart des changements dans la procédure de collaboration avec eux. Ces changements n'ont pas affecté les règles de comptabilisation des revenus perçus via les systèmes de caisse, malgré un certain nombre d'innovations dans la documentation de certaines transactions en espèces. Par conséquent, la question de savoir comment conserver les enregistrements dans les caisses enregistreuses en ligne n'a qu'une seule réponse : dans le même ordre qu'auparavant. Il n’y a aucune innovation là-dedans.
Modifications dans le traitement des documents à la caisse
Une nouvelle approche des documents établis lors de l'utilisation des caisses enregistreuses s'est dessinée avec la parution du texte actualisé de l'art. 1, dont le paragraphe 1 stipule désormais que lors de l'utilisation d'un équipement de caisse enregistreuse, il faut être guidé par :
- La loi n° 54-FZ elle-même ;
- règlements adoptés conformément à celui-ci.
C'est-à-dire que cela a automatiquement supprimé la nécessité de préparer des documents auparavant considérés comme obligatoires, dont les formes unifiées ont été approuvées par le décret du Comité national des statistiques du 25 décembre 1998 n° 132 :
- Actes:
- sur le transfert des relevés des compteurs de trésorerie à zéro (formulaire KM-1) ;
- sur la prise de relevés de compteur lors du transfert de la caisse enregistreuse pour réparation (formulaire KM-2) ;
- sur le retour d'argent aux clients (formulaire KM-3);
- lors du contrôle des espèces à la caisse (formulaire KM-9).
- caissier-opérateur (formulaire KM-4), lettre du ministère des Finances de la Russie du 16 juin 2017 n° 03-01-15/37692 ;
- enregistrement des relevés de compteurs (formulaire KM-5);
- enregistrement des appels de spécialistes techniques (formulaire KM-8).
- certificat-rapport du caissier-opérateur (formulaire KM-6);
- informations sur les relevés de compteurs et les revenus (formulaire KM-7).
Parallèlement, de nouveaux documents liés aux paiements en espèces effectués à l'aide des caisses enregistreuses en ligne ont été approuvés par la loi n° 54-FZ (clause 4 de l'article 4.1) :
- rapport d'ouverture de quart de travail ;
- reçu de caisse de correction ;
- rapport sur la clôture de la campagne budgétaire ;
- confirmation de l'opérateur.
D'autres documents ont changé leur forme et leurs exigences en matière de détails. Avec l'utilisation du principal document de caisse (chèque ou BSO), il est devenu possible non seulement de traiter les reçus d'achats, mais également des opérations telles que (clause 1, article 4.7 de la loi n° 54-FZ) :
- remboursement à l'acheteur ;
- émettre des fonds au client ;
- recevoir des fonds du client.
Cependant, les modifications apportées aux documents établis à l'aide des caisses enregistreuses n'ont en rien affecté les règles de tenue de la documentation de la caisse d'exploitation, approuvées par la directive n° 3210-U de la Banque de Russie du 11 mars 2014. Par conséquent, il est toujours tenu d'émettre des ordres de caisse pour les recettes et les dépenses (clause 4.1) et de tenir un livre de caisse (clause 4.6). En ce qui concerne les recettes en espèces, il sera obligatoire de les enregistrer quotidiennement selon un ordre de réception, établi sur la base d'un rapport de clôture d'équipe généré sur la caisse enregistreuse en ligne, qui est un analogue du rapport z créé à la caisse. inscrivez-vous auprès de l’EKLZ.
Comptabilisation des encaissements
Les revenus acceptés dans la caisse enregistreuse en ligne sont reflétés dans la caisse enregistreuse d’exploitation du contribuable. Cette procédure est enregistrée par des affichages :
- dans le commerce de détail qui ne prévoit pas d'analyse client :
Dt 50 Kt 90,1 ;
- pour les paiements en espèces avec des clients personnes morales ou entrepreneurs individuels, pour lesquels la comptabilité analytique est importante :
Dt 50 Kt 62 et Dt 62 Kt 90,1.
Si les paiements sont effectués à l'aide d'une carte plastifiée (c'est-à-dire sans espèces), alors le compte 57 est impliqué dans les transactions :
Dt 57 Kt 90,1 ou Dt 57 Kt 62.
En savoir plus sur l'utilisation du compte 57 dans le matériel « Comptabilisation débit 57 crédit 57 (nuances) » .
Comptabilisation des remboursements à l'acheteur des marchandises
La réflexion dans la comptabilisation d'un remboursement des marchandises retournées par l'acheteur dépend du moment où cet événement s'est produit :
- dans la même période fiscale que la vente (et peu importe que le jour de la vente coïncide avec le jour de la restitution) - dans ce cas, des contre-passations sont utilisées ;
- différentes périodes fiscales - ici le rendement pendant la période de sa mise en œuvre devra se refléter dans les produits et charges hors exploitation.
Séparément de la réception des revenus, l'opération de retour sera indiquée même si le jour du retour coïncide avec le jour de la vente, puisque la loi n° 54-FZ (clauses 1 et 4 de l'article 4.1, clause 3 de l'article 4.3, clause 1 de l'article 4.7) nécessite un enregistrement, un stockage et un transfert séparés au Service fédéral des impôts de chaque document généré par la caisse.
Les opérations comptables utilisant les écritures d'extourne ressembleront à ceci :
- marchandises reçues de l'acheteur :
Dt 41 Kt 76 (62) ;
- remboursement effectué :
Dt 76 (62) Kt 50 (51) ;
- chiffre d'affaires ajusté :
Inversion Dt 76 (62) Kt 90,1 ;
- Des corrections ont été apportées pour amortir le coût des marchandises vendues :
Inversion Dt 90,2 Kt 76 (62).
Si la comptabilité de détail est tenue aux prix de vente, alors au retour il y aura une écriture pour restituer le montant de la marge commerciale :
Dt 90,2 Kt 42.
Si les périodes fiscales de vente et de retour ne coïncident pas, alors dans les 3 dernières transactions, au lieu des sous-comptes 90, le compte 91 avec des numéros de sous-compte similaires sera utilisé.
En ce qui concerne l'ajustement du montant de la TVA sur les ventes (si le vendeur travaille avec cette taxe), il convient de tenir compte du fait qu'ici, conformément aux exigences du Code des impôts de la Fédération de Russie (clause 5 de l'article 171), il faudra déduire le montant de la taxe correspondant au montant du remboursement. Dans ce cas, le carnet d'achat doit contenir les détails soit d'une facture de régularisation, soit d'un ordre de dépenses formalisant l'émission d'argent à l'acheteur (lettre du ministère des Finances de la Russie du 19 mars 2013 n° 03-07- 15/8473).
Puisque pour la bonne mise en œuvre de la déduction (en indiquant les détails du document donnant droit à celle-ci), le montant de la TVA doit être reflété sur le compte 19, l'écriture logique pour refléter le montant destiné à la déduction serait :
Inversion Dt 90,3 Kt 19.
Elle remplacera essentiellement 2 écritures : pour régulariser la TVA sur les revenus (extourne Dt 90,3 Kt 68) et pour calculer le même montant d'impôt à déduire (extourne Dt 19 Kt 68 ou Dt 68 Kt 19).
La déduction du montant reflété sur le compte 19 à la date de sa constitution s'effectuera par l'écriture habituelle pour celui-ci :
Dt 68 Kt 19.
En savoir plus sur la création d'un carnet d'achat dans l'article. « Quelles sont les règles de base pour remplir et tenir un carnet d'achat ? .
Comptabilisation des autres règlements avec le client
Les autres paiements en espèces avec le client à la caisse peuvent inclure :
- paiements pour les marchandises acceptées contre commission ;
- paiement des matières recyclables achetées à la population ;
- délivrance de gains ;
- règlements dans le cadre d'un contrat d'agence.
Il s'agit d'opérations de dépenses documentées par comptabilisation :
Dt 76 (60) Kt 50 (51).
Les options de numéro de compte sur la partie débit de cette entrée dépendront de ce qui est écrit dans les politiques comptables concernant la comptabilisation d'un paiement particulier. Et dans la partie crédit pour la situation de transfert d'argent vers une carte en plastique, un compte de 51 apparaîtra.
Ainsi, lors du retour des fonds émis au client, une annulation aura lieu, à laquelle le compte 57 participera lors des paiements via une carte plastifiée :
Dt 50 (57) Kt 76 (60).
Découvrez les nuances de l'enregistrement des transactions dans le cadre d'un contrat d'agence dans le document «Caractéristiques d'un contrat d'agence en comptabilité» .
Résultats
La transition vers l'utilisation de caisses enregistreuses en ligne représente essentiellement le remplacement des systèmes de caisse enregistreuses précédemment utilisés par une technologie de plus haut niveau, qui permet de mieux protéger les données des caisses enregistreuses contre les modifications et d'augmenter le degré de contrôle de l'administration fiscale sur celles-ci. C'est à ce genre de changements que sont associés les principaux aspects de la mise à jour de la procédure d'utilisation de CCP. Malgré le fait que leur conséquence ait été la suppression de l'obligation d'utiliser certains documents préalablement établis lors de l'utilisation des caisses enregistreuses, ces changements n'ont pas affecté la procédure de répercussion comptable des opérations liées à l'acceptation et à l'émission d'espèces via les caisses enregistreuses. Par conséquent, la comptabilisation des mouvements de fonds transitant par la caisse enregistreuse s'effectue de la même manière.