Организационная структура издательства должна соответствовать характеру издательского процесса и обеспечивать выпуск продукции высокого качества.

На сегодняшний день ОАО «Издательство «Слово» является одним из крупнейших полиграфических предприятий региона, оказывающее широкий спектр полиграфических услуг своим клиентам не только на территории Саратовской области, но и далеко за ее пределами. Издательство оказывает услуги по изготовлению полиграфической продукции 1 любой сложности: газет, журналов, книг, брошюр в мягких переплетах, буклетов, плакатов, флексографических и офсетных этикеток и многого другого.

Так как советская классическая система организации полиграфического предприятия очень затратная, функции многих цехов объединены. Например, ремонтно-строительный и столярный цехи объединены в механическую службу.

Можно выделить три основные составляющие части издательства:

газетный цех, включающий участки допечатных, печатных и послепечатных процессов;

имущественный комплекс (вторым видом деятельности «Слово» является сдача складских и офисных помещений в аренду);

управленческие и вспомогательные отделы и службы: бухгалтерия, экономическая служба, отдел материально-технического снабжения, автотранспортный цех и т.д.

Данная структура отражена в организационно-структурной схеме управления, приведенной в Приложении 1.

Бухгалтерия и экономическая служба являются достаточно традиционными структурными подразделениями в издательстве, ведут учет денежных средств и материальных ценностей, расчеты по договорам с сотрудничающими с издательством организациями, а также с сотрудниками издательства, отслеживают себестоимость издательской продукции, процессы ценообразования и т.д.

До недавнего времени юридические службы (или юрисконсульт) имелись лишь в крупных издательствах и решали они зачастую лишь технические вопросы, связанные с договорными обязательствами издательства. Сегодня ситуация существенным образом изменилась. Связано это с возросшими юридическими требованиями к обеспечению издательской деятельности. Множество новых проблем появилось у издателей и в сфере арендных, налоговых, финансовых отношений. Более тщательного юридического подхода требуют взаимосвязи с партнерами по издательскому бизнесу. Отсюда необходимость наличия в структуре издательства юридической службы. В ОАО «Издательство «Слово» есть штатный юрисконсульт.

Организационная структура издательства гибкая, она меняется в зависимости от конкретной ситуации в самом издательстве и на потребительском рынке. В соответствии со сложившейся политикой управления организационная структура управления ежегодно пересматривается и утверждается приказом исполнительного директора. Особое внимание уделяется формированию грамотного, высококвалифицированного коллектива сотрудников, способного решать поставленные задачи.

В штатной численности ОАО «Издательство «Слово» произошли некоторые изменения, связанные с оптимизацией. С целью наведения порядка в администрировании и учете существовала необходимость в реформировании всей вертикали управления организацией, с 1998 года штат сотрудников сократился в 6 раз.

Особенностью организаций издательско-полиграфического профиля является наличие фрилансеров и совместителей. Всего на постоянной основе работает 63 сотрудника, а с учетом совместителей, работающих на договорной основе и регулярно размещающих свои материалы на гонорарной основе на производстве изданий задействовано 150-180 человек.

Основные принципы кадровой политики ОАО «Издательство «Слово»:

● Результативность;

● Командная работа;

● Взаимодействие;

● Доверие;

● Стремление быть лучшими;

● Креативность;

● Профессиональная гордость;

● Защита интересов предприятия.

Одной из важнейших задач кадровой политики компании является создание эффективной системы оплаты труда и мотивации, способствующей развитию заинтересованности сотрудников в качественном выполнении своих должностных обязанностей, в проявлении инициативы и творчества в работе. Одним из важнейших и эффективных методов стимулирования труда, а также влияния на результативность работы сотрудников является создание достойной системы оплаты труда.

Необходимость закрепления имеющихся и привлечения новых высококвалифицированных сотрудников напрямую связано с размерами должностных окладов, объемом и обоснованностью гонорарных выплат, размером премиального фонда, принципами премирования, общим размером фонда оплаты труда.

Целью системы мотивации персонала посредством награждения и поощрения является моральное и материальное стимулирование сотрудников, направленное на достижение высоких результатов труда, повышение статуса эффективных работников, формирование элементов корпоративной культуры компании и, как следствие, достижение ее стратегических целей.

Организационный план

Этот план определяет основные направления кадровой политики. Одним из них является формирование организационной структуры издательства. Форма организации частного издательства выбирается его учредителями, поскольку они, как правило, входят в состав руководства (директор, главный редактор). Структура издательства зависит от многих факторов: от его типа, объема выпускаемой продукции и характера изданий, от организации редакционно-издательского процесса, созданной системы маркетинга и т.д.

Существуют два типа издательств: универсальные и типизированные (специализированные). Универсальное издательство выпускает несколько видов продукции (книги, журналы, альбомы по искусству) и литературу различной тематики. Специализированное издательство выпускает один вид продукции (например, книги) и вид литературы (художественная).

Издательства первого типа (как правило, большие по размеру) имеют разветвленную организационную структуру, сложные и многообразные связи с книготорговыми организациями, рекламными службами и средствами массовой информации. Таковы, например, издательства «ЭКСМО», «ТЕРРА», «АСТ», «ИНФРА-М».

Издательства второго типа (чаще всего среднего и небольшого размера) ориентированы на профессионального читателя, на определенные возрастные группы или неоднородные целевые группы, которые определяются по потребностям, религиозным, национальным или культурным интересам. Организационная структура таких издательств строится по принципу производимого продукта, т.е. зависит от специфики книжного продукта. Примером таких издательств являются «Финансы и статистика», «Юристъ», «ЮНИТИ».

У малых предприятий, только начинающих свою коммерческую деятельность, организационная структура достаточно примитивна, но и в ней должны быть заложены основы для дальнейшего роста и дифференциации.

Конкуренция государственных и коммерческих издательств при выпуске одних и тех же видов литературы показывает, что более приспособлены к рыночным условиям небольшие структуры. Они более подвижны, гибки, быстрее реагируют на изменение конъюнктуры книжного рынка, легче переносят сезонные изменения в объеме реализации продукции, от которых зависит благополучие издательства. Непременным требованием рыночной структуры издательства является универсализм, который включает гибкость структуры, т.е. возможность ее быстрой и безболезненной перестройки, и многопрофильность подготовки сотрудников (наличие у одного специалиста знаний всех или нескольких сторон издательского процесса).

Что касается организационной структуры, то обычно издательство состоит из следующих основных отделов:

редакции;

производственный отдел;

отдел художественного оформления.

Таким образом, вся деятельность издательства, связанная с созданием произведений, редакционной обработкой и художественно-технической подготовкой к изданию, сосредоточена в этих трех отделах. Наряду с основными отделами в издательствах действует ряд обслуживающих отделов: бухгалтерия; отдел материального снабжения; отдел маркетинга и рекламы; отдел реализации; отдел транспортных перевозок; административно-хозяйственный отдел).

Единой организационной структуры, пригодной для всех издательств, не существует, поэтому выбор ее для конкретной фирмы является сложным процессом. Структура формируется руководством издательства и управленческим персоналом в соответствии с общим предназначением, целями, задачами фирмы. Одновременно устанавливается соотношение иерархий и подсистем управления, чтобы издательство функционировало и развивалось как единое целое.

Организация - сложный процесс, требующий от менеджеров учета всех факторов производства и управления. Особенно это касается работы с персоналом, поскольку от правильной расстановки кадров и умелого руководства ими во многом зависит успех бизнеса.

Основные положения кадровой политики

При разработке концепции управления любой организацией, в том числе и издательством, необходимо учитывать следующие факторы:

человеческий потенциал - совокупность таких качеств, как интеллектуальный уровень, образование, физическое и душевное здоровье, творческие способности, умение адаптироваться в коллективе;

мотивация - побуждение человека к сознательной и плодотворной деятельности, исходя из его потребностей и целей организации;

отбор, обучение, аттестация - поддержание общего качественного уровня персонала путем конкурсного отбора при приеме на работу, повышения квалификации, использования системы качественной и количественной оценки результатов труда;

планирование численности - определение затрат времени на выполнение каких-либо функций (нормирование), использование метода совмещения обязанностей, изучение конъюнктуры рынка с целью сохранения рационального штатного состава;

организация управления персоналом - изучение форм, методов и процедур, обеспечивающих результативную работу всего персонала.

Разработка кадровой политики издательства включает в себя комплекс взаимосвязанных видов деятельности:

подбор сотрудников (редакторов, менеджеров, верстальщиков, других специалистов и работников) в соответствии с выбранной стратегией;

подготовка и адаптация персонала;

анализ и оценка профессиональных качеств работников;

обеспечение рациональных условий труда, создание оптимальной социально-психологической атмосферы в коллективе;

планирование заработной платы, премий и других вознаграждений;

мероприятия по обеспечению профессионального и административного роста;

профилактика и ликвидация конфликтов в коллективе.

При подборе персонала менеджер должен четко знать требования, предъявляемые к специалисту в данной области, чтобы точно оценить способности кандидата и их соответствие целям издательства, учесть его профессионализм и личные качества, которые помогут ему вписаться в специфический коллектив: редакторский, художественный, производственный и любой другой отдел. Это очень сложная задача, для решения которой менеджер по персоналу должен знать основы социальной и личностной психологии, владеть методами кадровой политики, а также хорошо представлять творческую направленность издательства.

Чтобы избежать ошибок при найме персонала на работу, менеджеры используют следующие приемы:

собеседование - личное общение, в ходе которого претендент отвечает на ряд вопросов об опыте его предыдущей работы, получает интересующую его информацию, проверяется на коммуникабельность;

тестирование - оценка технических и трудовых навыков, а также психологических особенностей человека;

проверка на профессионализм - претендент получает творческое задание, которое он должен выполнить качественно и в срок, чтобы получить работу по специальности.

От правильного проведения кадровой политики в значительной степени зависит будущее организации, т.е. сохранение стабильности и получение прибыли. С этой целью руководство издательства и менеджеры должны четко решить, сколько работников, какой квалификации и на каких участках потребуется принять на работу, как оценивать профессионализм персонала в соответствии с организационной структурой, каковы издержки на его содержание и как они соотносятся с прибылью. Каждый сотрудник издательства должен иметь соответствующие должностные инструкции, четко регламентирующие его деятельность, т.е. знать свои права и обязанности.

Очень важной является такая процедура управления персоналом, как оценка профессиональной деятельности. Своевременная и адекватная оценка каждого работника способствует повышению его заинтересованности в творческом труде, в достижении поставленных целей, помогает достичь лучшего взаимопонимания между руководством издательства и подчиненными.

При положительных результатах руководство может использовать материальные или другие виды поощрения. Самая распространенная форма вознаграждения - повышение заработной платы, выплата премий. Кроме того, работник, регулярно получающий наилучшую оценку своего труда, может быть продвинут по служебной лестнице, т.е. назначен на более престижную и высокооплачиваемую должность.

Функции управления персоналом издательства в зависимости от влияния внешней среды (инфляционные процессы, активизация действий конкурентов и т.д.) и потребностей производства (сокращение или увеличение тиражей, выпуск новых серий книг) могут меняться в достаточно широком диапазоне. Соответственно, трансформируется организационная структура издательства, меняются численность и функциональные обязанности кадрового состава.

Команда управления

Команда управления является ключом к внедрению хорошей идеи в успешный бизнес. По исследованиям факторов банкротств мелких фирм в США 98% неудач объясняются скверным управлением, в том числе:

45% - некомпетентность менеджера;

9% - отсутствие опыта в производстве;

18% - недостаток управленческого опыта;

20% - узкий профессионализм;

3% - невыполнение взятых на себя обязательств;

2% - обман;

1% - стихийные бедствия, которые могли быть предугаданы.

И лишь 2% банкротств объясняются причинами, не зависящими от управления фирмой.

Инвесторы отдают предпочтение сформировавшейся команде руководителей, сочетающей технические, управленческие, коммерческие и деловые навыки. Обычно этот раздел бизнес-плана вызывает первостепенный интерес у потенциальных инвесторов и оказывает определяющее влияние на их решение об участии в проекте. Поэтому в данный раздел необходимо включить описание ключевого управленческого персонала и его основных функций, организационную структуру и состав Совета директоров.

Список ключевых управленческих должностей и лиц, предлагаемых на каждую из них, можно представить в виде таблицы, включающей образование, опыт, послужной список и достижения работника в выполнении сходных функций. Успехи должны определяться конкретно, например, полученная благодаря данному сотруднику высокая прибыль, увеличение объема продаж, хорошее управление, высокие производственные и технические показатели, способность к выполнению определенных функций и т.д. Здесь же указываются полученные работником поощрения, рост заработной платы, продвижение по службе и т.д.

Вероятность получения финансирования на начальном этапе мала, если команда руководителей, создающих проект, не готова удовольствоваться довольно скромным первоначальным жалованьем. Если основатели требуют для себя слишком высокого вознаграждения, это выглядит как их приоритетная цель, и потенциальный инвестор сделает вывод, что их амбиции слишком велики, чтобы вести вместе с ними серьезный бизнес. Поэтому необходимо указать жалованье каждого конкретного члена администрации и сравнить его с тем, которое он получал на предыдущем месте работы. Управление персоналом является камнем преткновения для многих фирм, вследствие чего в бизнес-плане желательно указать специалиста по системе управления, найму и подготовке кадров (менеджера по персоналу).

Кроме этого, следует отметить сильные и слабые стороны предлагаемой администрации и Совета директоров, обсудить порядок и время обучения управленцев, а также необходимость техническихи управленческих консультаций в первые три года осуществления проекта и стоимость каждой консультации.

Любому инвестиционному проекту, в том числе и в издательском бизнесе, необходима поддержка профессиональных услуг. Мощные, обладающие высокой репутацией и хорошо известные организации (юридические, бухгалтерские, рекламные, страховые, банковские, маркетинговые) могут обеспечить не только непосредственно прямую профессиональную поддержку, но и принести проекту кредит доверия. Кроме того, тщательно выбранные профессиональные организации помогают установить хорошие деловые связи, определить потенциальных инвесторов и помочь с получением финансирования.

Организационный план

Организационная структура издательства

Издательства первого типа (как правило, большие по размеру) имеют разветвленную организационную структуру, сложные и многообразные связи с книготорговыми организациями, рекламными службами и средствами массовой информации. Таковы, например, издательства <ЭКСМО>, <ТЕРРА>, <АСТ>, <ИНФРА-М>.

Издательства второго типа (чаще всего среднего и небольшого размера) ориентированы на профессионального читателя, на определенные возрастные группы или неоднородные целевые группы, которые определяются по потребностям, религиозным, национальным или культурным интересам. Организационная структура таких издательств строится по принципу производимого продукта, т.е. зависит от специфики книжного продукта. Примером таких издательств являются <Финансы и статистика>, <Юристъ>, <ЮНИТИ>.

Что касается организационной структуры, то обычно издательство состоит из следующих основных отделов:

· редакции;

· производственный отдел;

· отдел художественного оформления.

В наше время в стране существуют как крупные (частные или государственные) издательства, занимающиеся выпуском многотиражной продукцией, так и редакционно-издательские подразделения и отделы, находящиеся в подчинении какого-либо предприятия или учреждения. Естественно, что цели и функции ведения издательской деятельности у этих учреждений разные. Кроме того отличается кадровый состав, отвечающий за подготовку и выпуск издательской продукции.

Издательство - по законодательству РФ предприятие любой организационно-правовой формы и формы собственности, осуществляющее подготовку, производство и выпуск книжной и другой печатной продукции .

Другое определение издательства:

Издательство - это государственное, общественное, кооперативное или частное предприятие, обладающее правомна издательскую деятельность, осуществляющее подготовку и выпуск печатной продукции на принципах самостоятельной коммерческой деятельности и в соответствии с требованиями государственных стандартов .

В России функционируют издательства различных направлений и типа организации:

1. По выпускаемой продукции - книжные, книжно-журнальные, газетные, газетно-журнальные, издательства по выпуску изобразительной продукции, картографические, нотные и др.;

2. По отраслевой принадлежности - издательства общественных организаций, научных, профессиональных и других обществ, творческих союзов, министерств и ведомств;

3. По административно-территориальному признаку - центральные (общероссийские), региональные, областные;

4. По видам издаваемой литературы - универсальные и специализированные.

Размер издательства, численность и состав его сотрудников зависят от направления и масштаба деятельности, характера выпускаемой литературы, уровня коммерциализации и т.п. Средним издательством можно считать издательство, вы пускающее от 50 до 100 наименований различных книг, журналов, брошюр в год.

Имеется множество (сотни и даже тысячи) мелких издательских групп, выпускающих по 3-5 изданий в год и даже меньше, без определенного плана, как правило, лишь с коммерческими целями. Существуют и крупные издательские концерны, выпускающие сотни и тысячи самых различных книг, периодических изданий, изобразительной и другой продукции тысячными и миллионными тиражами. В дальнейшем мы будем говорить о среднем издательстве, наиболее распространенном в стране и отвечающем всем требованиям профессиональной деятельности. Приводимая ниже структура - примерная, типичная, она может иметь в жизни разные варианты сочетаний целого и частей. В соответствии со спецификой продукции в издательстве наличествуют две профессиональные ветви - редакторская и производственная .

Редакционно-издательский отдел занимается подготовкой к выходу в свет изданий, выпускаемых учреждением (библиотекой, учебным учреждением и др.). Отдел формирует планы изданий, координирует сроки их подготовки и сдачи. Рукописи материалов, подготовленных подразделениями учреждений, проходят множество редакционных процессов: утверждение на издательском совете, литературную правку, научное редактирование, стилистическую и грамматическую корректуру, набор, макетирование, вычитку текстов, техническое оформление и т. д. Подготовленные рукописи сдаются в типографию или издаются и тиражируются на множительной технике библиотеки.

Отдел оказывает услуги по редакторскому и издательскому делу. В основном в отделе осуществляется работа над монографиями, методическими и библиографическими пособиями, сборниками материалов конференций, сводными каталогами, информационными бюллетенями и другими изданиями.

Основные направления деятельности отдела:

1. Редакторская обработка учебной, научной, справочной и художественной литературы.

2. Художественное и техническое оформление редактируемых изданий.

3. Изготовление оригинал-макетов книжно-журнальной и другой полиграфической продукции.

4. Набор рукописей на компьютере.

Работа и в издательстве, и в редакционно-издательском отделе не возможна без подготовленных, квалифицированных специалистов. В работе приводятся должностные инструкции для понимания технологии работы в издательстве.

Должностные обязанности работников. Директор издательства руководит всей редакционно-издательской и производственной деятельностью подразделения. Организует работу издательства и всех его подразделений, осуществляет контроль над содержанием издаваемой литературы, качеством их художественного и технического оформления издательской продукции. Анализирует состояние книжного рынка с целью обеспечения конкурентоспособности выпускаемой продукции и повышения ее рентабельности.

Редакторскую ветвь возглавляет Главный редактор, которому подчиняются редакции, специализирующиеся на выпуске какого-либо вида литературы. Например: редакция художественной литературы, редакция общественно-политической литературы, редакция научно-популярной литературы, редакция научной литературы, редакция журнала .

Главный редактор возглавляет разработку проектов перспективных и годовых тематических планов издания литературы с учетом конъюнктуры книжного рынка и планов редакционно-подготовительных работ. Осуществляет контроль над приемом рукописей, их предварительной оценкой в издательстве, рецензированием, соблюдением установленных сроков представления рукописей, графиками их движения на всех этапах издательского процесса, сроков сдачи их в набор, обработки корректурных оттисков и выпуска литературы в свет. Контролирует содержание изданий и качество их полиграфического исполнения. Осуществляет контрольное чтение рукописей, подготовленных к сдаче в производство, организует обсуждение качества отредактированного материала .

Редакция главная производственная единица в издательстве, состоящая из группы творческих сотрудников, как правило, филологов, занимающихся редактированием, подготовкой к полиграфическому воспроизведению и руководством другими процессами по выпуску издательской продукции.

Состав редакции, как правило: заведующий редакцией, старший редактор, 3-5 редакторов, младший редактор.

Заведующий редакцией руководит редакционно-издательской и производственной деятельностью своего подразделения. Организует редактирование и выпуск литературы, осуществляет контроль над содержанием изданий и качеством их художественного и технического оформления.

Редактор рассматривает поступающие рукописи, дает им предварительную оценку с целью определения возможности и условий их издания, необходимости авторской доработки, внешнего рецензирования и научного редактирования, участвует в подготовке издательских договоров с авторами и трудовых соглашений с внешними рецензентами.

В процессе редактирования проверяет выполнение авторами замечаний рецензентов и требований, предъявляемых к рукописям по их доработке, комплектность представленного материала, соответствие названий разделов рукописи их содержанию. Участвует в решении вопросов, связанных с художественным, техническим оформлением редактируемых изданий.

Младший редактор ведет делопроизводство в редакционном отделе (редакции), регистрирует принятые рукописи и сроки выполнения работ авторами, внешними редакторами и другими лицами, участвующими в издании. Проверяет цитаты и цифровые данные по первоисточникам, полноту библиографического описания и наличия в тексте ссылок на первоисточники, транскрипцию имен, терминов, наименований, правильность написания и унификацию символов, единиц измерения, соблюдение единообразия обозначений в иллюстрациях, тексте.

Другая важнейшая ветвь издательства - производственная. Возглавляет ее заместитель директора издательства по производству. Ему подчиняется производственный отдел, включающий корректорскую группу, группу художественного и технического редактирования, группу снабжения и сбыта, группу выпуска.

Корректор. Осуществляет вычитку рукописей после редактирования и чтение корректурных оттисков с целью обеспечения стандартизации различных элементов текста, устранения орфографических, пунктуационных и иных ошибок, а также исправления недостатков смыслового и стилистического характера (при согласовании с редактором). При чтении рукописей проверяет их комплектность (наличие титульного листа, введения, иллюстраций, справочного аппарата и т.п.), порядковую нумерацию разделов в оглавлении (содержании) соответствие их названий с заголовками в тексте обеспечивает правильность написания и унификацию терминов, символов, единиц измерения, условных сокращений, единообразие обозначений в иллюстрациях и тексте.

Технический редактор. Участвует в разработке проектов художественного и технического оформления изданий, осуществляет техническое редактирование с целью обеспечения качественного полиграфического исполнения издания. Производит разметку оригинала издания, указывает технику набора, порядок расположения иллюстраций и элементов оформления изданий. Подготавливает макеты художественного и технического оформления сложных изданий. Совместно с художественным редактором подготавливает к печати обложку (переплет). Проверяет и заполняет выходные данные издания. Просматривает сигнальные экземпляры, проверяет качество печати, брошюровочно-переплетных и отделочных работ .

Научный редактор. Осуществляет научное редактирование наиболее сложных работ определенного тематического направления с целью обеспечения высокого научного и литературного уровня изданий. В процессе научного редактирования проверяет, насколько отражены в работах, подготавливаемых к изданию, новейшие достижения науки, техники и передового производственного опыта, а также учтены авторами замечания рецензентов и требования, предъявляемые к рукописям по их доработке .

Художественный редактор участвует в разработке проектов художественного и технического оформления изданий, осуществляет художественное редактирование и иллюстрирование изданий с целью обеспечения их качественного полиграфического исполнения. Проверяет сигнальные экземпляры и принимает меры по выполнению требований полиграфического исполнения изданий при изготовлении тиража.

Выпускающий редактор участвует в подготовке проектов договоров с полиграфическими предприятиями на выполнение полиграфических и оформительских работ, графиков редакционных и производственных процессов изданий, осуществляет оперативный контроль над своевременностью выполнения принятых полиграфическими предприятиями заказов издательства. Принимает от полиграфических предприятий корректурные оттиски, сигнальные экземпляры изданий, проверяет соответствие их качества требованиям технической издательской спецификации и условиям заключенных договоров .

Разумеется, структура издательства может быть иной, численность сотрудников -- меньше, но функционально наличие такой системы профессиональных взаимоотношений необходимо, и связано оно с технологией самого издательского процесса (см. табл. 1).

Таблица 1 - Сравнительная характеристика должностного состава издательства и редакционно-издательского отдела

Издательство	Редакционно-издательский отдел	Функции работника

Директор издательства		Контроль над деятельностью издательства
Директор типографии		Руководство редакционно-издательской и производственной деятельностью
редактор	редактор	Отвечает за составление плана выпуска литературы, формирование издательского портфеля, профессиональный уровень всех элементов технологического процесса
редактор	редактор	Регистрирует принятые рукописи и сроки выполнения работ авторами, внешними редакторами и другими лицами, участвующими в издании
Заведующий редакцией	Руководитель подразделением	Организует редактирование и выпуск литературы, осуществляет контроль над содержанием изданий и качеством их художественного и технического оформления. Анализирует состояние спроса на выпускаемую литературу,
Редактор	Редактор	Рассматривает поступающие рукописи, дает им предварительную оценку с целью определения возможности и условий их издания,
Технический редактор	Технический редактор	Участвует в разработке проектов художественного и технического оформления изданий, осуществляет техническое редактирование с целью обеспечения качественного полиграфического исполнения издания.
Выпускающий редактор	Выпускающий редактор	Участвует в подготовке проектов договоров с полиграфическими предприятиями на выполнение полиграфических и оформительских работ, графиков редакционных и производственных процессов изданий, осуществляет оперативный контроль над своевременностью выполнения принятых полиграфическими предприятиями заказов издательства
Художественный редактор	Художественный редактор	Участвует в разработке проектов художественного и технического оформления изданий, осуществляет художественное редактирование и иллюстрирование изданий
Корректор	Корректор	Осуществляет вычитку рукописей после редактирования и чтение корректурных оттисков с целью обеспечения стандартизации различных элементов текста, устранения орфографических, пунктуационных и иных ошибок, а также исправления недостатков смыслового и стилистического характера
	редактор	Редактирование наиболее сложных работ определенного тематического направления с целью обеспечения высокого научного и литературного уровня изданий. Консультация редакторов своего тематического направления о новейших отечественных и зарубежных достижениях науки и техники в соответствующей области знаний.

Редакционно-издательское подразделение по кадровому составу отличается от издательства в первую очередь тем, что в нем отсутствуют некоторые должности специалистов. Подразделения являются только частью определенной организации, поэтому предприятие само определяет кадровый состав отдела в зависимости от его предназначения. Будет ли это научно-методический отдел, который нуждается в научном и техническом редакторе, или отдел будет отвечать за выпуск рекламной продукции, который требует работы художественного редактора.

Для большинства редакционно-издательских подразделений библиотек, иметь в штате редакционную коллегию не представляется возможным и нужным, поэтому работники подразделения выполняют функции различных должностных лиц.

Министерство образования Российской Федерации

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ УПРАВЛЕНИЯ

Институт Инноватики и логистики

Кафедра Стратегический менеджмент

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ

по дисциплине: «Информационные технологии управления»

на тему: «Проектирование информационной технологии компании (на примере Издательского дома «Справиздат»)»

Москва 2008

Введение

1. Организационно-экономические особенности деятельности Издательского дома «Справиздат»

1.1 Общая характеристика

1.2 Организационная структура

1.3 Направления совершенствования процесса управления Издательским домом «Справиздат» с точки зрения внедрения новой или совершенствования действующей информационной технологии

2. Задание на проектирование

2.1 Цель разработки проекта

2.3 Перечень проектных мероприятий

3. Проектная часть

3.1.3 Структура системы

3.2.1 Формирование перечня функций проектируемого объекта с декомпозицией по операциям и исполнителям

3.2.2 Построение оперограмм рационализируемых бизнес-процессов проектируемого объекта

3.2.3. Определение трудоемкости выполнения отдельных видов работ

Заключение

Введение

Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию. Тема внедрения информационных технологий является очень актуальной на сегодняшний день, так как хорошее информационное обеспечение это не только залог успешного развития фирмы, но и порой - средство выживания в условиях жесткой конкуренции.

Информационные технологии управления – это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

В данной курсовой работе я рассмотрела недостатки в управлении Издательского дома «Справиздат» и предложила вариант устранения этих недостатков при помощи внедрения информационной системы WinPeak: издательство.

1. Организационно-экономические особенности деятельности

Издательского дома «Справиздат»

1.1 Общая характеристика

Издательский дом "Справиздат" является признанным лидером на справочном рынке Москвы и Московской области. За относительно короткий промежуток времени компания прошла путь от выпуска первого районного справочника "Марьино 2000" до создания масштабного Интернет-проекта "Справиздат.ру".

Целью данной компании является выпуск изданий, помогающих фирмам эффективно рекламировать товары и услуги своим непосредственным клиентам, а читателям получать необходимую и достоверную информацию обо всех организациях, расположенных рядом с домом или местом работы.

В данный момент помимо серии "Районы Москвы" и "Города России", издается ежегодный бизнес-каталог "Индустрия" и справочный вестник "Справиздат", который выходит один раз в два месяца.

Успех проектов "Справиздат" объясняется, прежде всего, абсолютной достоверностью информации, собранной из первоисточников. Специальная группа интервьюеров планомерно обходит все дома района и получает данные об организациях. Операторы колл-центра дважды подтверждают актуальность представленной информации, прежде чем она попадет в открытое пользование.

Для организаций реклама в справочнике - это эффективный способ предложить товары и услуги своим непосредственным клиентам. Ведь человек чаще всего выбирает фирму по географическому признаку: то, что ближе к дому и работе. А значит, реклама в справочнике обладает предельно точной областью воздействия.

Партнерами компании "Справиздат" являются как представители малого и среднего бизнеса, так и крупные фирмы, такие как Сбербанк России, Росгосстрах, Ресо-Гарантия, Ингосстрах, Автомир, Инком, Миэль, Союз, Центр-Ювелир, Макдональдс и многие другие.

1.2 Организационная структура

Структуру Издательского дома «Справиздат» можно представить следующим образом:

1.3 Направления совершенствования процесса управления

Издательским домом «Справиздат» с точки зрения внедрения

новой или совершенствования действующей информационной

технологии

· Усовершенствование системы распространения печатной продукции (связано с постоянно увеличившейся клиентской базой компании)

· Разрешение трудностей, связанных со сбором, хранением и анализом больших массивов информации о подписчиках

· Повышение эффективности работы отдела подписки и распространения изданий, количество клиентов которого превышает 200.000;

· Улучшение качества обслуживания клиентов и обработки собираемой информации за счет перехода на автоматизированную работу с большими объёмами данных о подписчиках и целевой аудитории;

· Минимизация возможности возникновения ошибок в процессе работы с информацией, связанных с «человеческим фактором»;

· Организация более качественного контроля за выполнением функций соответствующих служб и подразделений.

2. Задание на проектирование

2.1 Цель разработки проекта

Целью разработки данного проекта является разработка новой информационной технологии объекта на базе рационализации действующих бизнес-процессов, внедрения современных технических и программных средств и коммуникационных систем.

2.2 Основание для разработки проекта

Основанием для разработки проекта являются выявленные в ходе анализа недостатки объекта с точки зрения рациональности информационных технологий. В издательстве «Справиздат» такими недостатками являются:

· Неэффективная работа отдела подписки, связанная со слишком большим количеством клиентов.

· Неэффективная работа отдела распространения продукции (связано с постоянно увеличивающейся клиентской базой компании).

· Возникновение проблем со сбором, хранением и анализом информации о подписчиках и целевой аудитории.

· Множественные ошибки в процессе работы с информацией, связанные с «человеческим фактором».

· Некачественный контроль за выполнением функций соответствующих служб и подразделений.

2.3. Перечень проектных мероприятий

Недостатки действующей информационной технологии	Проектные предложения	Организационно-распорядительная документация

Неэффективная и медленная работа с заказчиками, связанная с их большим количеством
Неэффективная работа отдела распространения продукции (связано с постоянно увеличивающейся клиентской базой)	Внедрение новой ИТ WinPeak:Издательство	Трудоемкость выполнения отдельных процедур
Отсутствие современных технических средств в объекте	Обоснование и выбор технических средств	Перечень технических средств
Отсутствие системы обмена информацией в объекте	Разработка конфигурации и типа ЛВС, маршрута обмена данными в ЛВС, организации управления ЛВС	Структура ЛВС Схема движения информационных потоков в ЛВС Структура организации управления ЛВС

2.4 Краткое экономическое обоснование проектных материалов

Предполагаемые затраты на внедрение проектных мероприятий составят:

· На программные средства - 40 тыс. руб.

· Лицензия – 5000 руб.

· Обучение -

8 чел * 10850 = 86800руб.

· Оборудование ЛВС - 50000руб.

Основными источниками окупаемости проекта являются:

· Увеличение объема продаж в связи с усовершенствованием отдела распространения

· Увеличение количества подписчиков за счет автоматизации процессов подписки, решением проблем, связанных с огромным количеством контактов, заказов, платежей

3. Проектная часть

3.1 Описание системы WinPeak:Издательство

3.1.1 Общая информация о системе

WinPeak:Издательство – это информационная система для автоматизации процессов подписки и распространения, управления взаимоотношениями в издательствах, разработанная на базе универсальной программной платформы WinPeak CRM. Она включает в себя автоматизацию маркетинговых воздействий, управление клиентской базой, управление контактами, заказами, платежами, рекламациями клиентов. Система предназначена для автоматизации работы типографий, издательских домов, распространителей печатной прессы, рекламных агентств.

Внедрение системы WinPeak:Издательство обеспечивает снижение затрат на взаимодействие с клиентами, повышение качества их обслуживания, повышает эффективность работы персонала.

Внедрение системы позволяет:

Руководителям:

· Получать информацию для оперативного планирования и контроля.

· Принимать управленческие решения в рамках своих функций

· Оптимизировать процессы управления

Специалистам ИТ:

· Видоизменять данную систему обеспечения максимальной отдачи от использования с помощью пакета WinPeak SDK.

Сотрудникам:

· Сосредоточиться на основных производственных функциях.

· Повысить эффективность работы за счет полной автоматизации выполняемых задач.

Основные процессы, подлежащие автоматизации:

Работа с базой данных клиентов:

· Автоматизация ведения контактов, адресов, реквизитов, истории взаимоотношений, специализации фирм-клиентов.

· Соответствие справочника адресов всероссийским общепринятым базам данных

· Управление платежами и движением денежных средств.

Работа с базой распространяемой продукции:

· Формирование лотов и серий лотов продукции издательств.

· Ведение плана выхода изданий.

· Учет артикулов на складе.

Автоматизация следующих аспектов работы с заказами:

· Прием и обработка различных типов заказов на продукцию издательств

· Гибкая система работы с адресами доставки (на юр. лицо. физическое лицо, контакт и т.д.)

Взаимодействие сотрудников:

· Обеспечение полной прозрачности и согласованности работы служб маркетинга, продаж и сервисного обслуживания клиентов с возможностью полного контроля эффективности их работы.

· Удаленная работа пользователей.

· Разделение функционала по уровню доступа пользователей

· Генерация отчетов и статистики о деятельности сотрудников и всей компании за определенный период по различным параметрам.

В результате внедрения многофункциональной системы WinPeak:Издательство компания получает следующие возможности:

· Настраиваемость системы под конкретные бизнес-процессы и открытость для сторонних разработчиков. Администрирование системы

· Интеграция с 1С:Предприятие и Outlook. Импорт/экспорт информации в иные программы (Excel и т.д.)

· Формирование планов выхода изданий.

· Автоматизация работы с заказами наложенным платежом и с одновременной оплатой, а также с заказами с выставлением счета и последующей оплатой.

· Поддержка наличного и безналичного типов платежей.

· Изменение содержимого заказов (переоформление) в любой момент времени с контролем текущего исполнения. Возможность блокировки и разблокирования любого количества позиций заказов в области маркетинга:

· Более быстрый выход на рынок с новыми предложениями.

· Изменение (расширение или повышение качества) целевой аудитории в соответствии с бизнес - стратегиями за счет проведения целенаправленного маркетинга.

· Проведение эффективных целевых маркетинговых кампаний с полным контролем всех параметров (аудитории, бюджета, рекламных материалов и т.д.), а также их эффективности (ROI – маркетинг).

· Управление ценами, составление и изменение прайс-листов и маркетинговых программ (различных правил предоставления скидок).

в области продаж:

· Стандартизация основных процессов в области взаимодействия с клиентами. Единая методология ведения продаж.

· Целостное представление о клиентах холдинга. Наличие всей необходимой информации для оперативного взаимодействия (история контактов, данные о текущих и прошлых сделках, история платежей).

· Закрепление клиентов за менеджерами по продажам.

· Хранение/редактирование информации о контактах в единую базу данных с фиксированием обсуждаемых вопросов и результатов контактов.

3.1.2 Основные преимущества системы

К основным преимуществам технологии WinPeak:издательство можно отнести:

Широкие функциональные возможности - в систему внесены максимальное количество функций, обеспечивающих информационную поддержку и облегчающих взаимодействие с клиентами

Гибкость и настраиваемость - система позволяет на этапе внедрения настроить ее до точного соответствия вашим требованиям, изменить состав информации и правила работы с ней, добавить любые нововведения.

Быстрое внедрение - за счет донастройки на основе готовой конфигурации, быстрого обучения на основе унифицированного интерфейса и подробных инструкций, удобной системы установки и обновления продукта, не требующей специальных знаний.

Современные технологии и разумная стоимость - система позволяет работать операторам в локальной сети и через Интернет, под различными операционными системами Windows 2000/XP, с различными типами СУБД - для крупных компаний Oracle, MS SQL для небольших и локальная версия на 1 рабочее место.

3.1.3 Структура системы

Система состоит из двух частей - серверная (Коммуникационный центр) и клиентская (собственно Универсальное рабочее место).

Коммуникационный центр устанавливается на сервере (для небольших компаний Коммуникационный центр может устанавливаться на локальном рабочем месте) и обеспечивает прием информации от внешних источников, таких как факс, телефон, электронная почта, и распределение ее между операторами системы. Правила распределения настраиваются и могут учитывать такие параметры как: организационная структура компании, свободные от контактов в текущий момент сотрудники, время суток и т.д. Количество и тип источников информации могут быть дополнены по желанию заказчика (например, информация о производственных процессах из систем заказчика). Передача информации в внешний мир - отправка электронной почты, факсов, SMS-сообщений, набор номера для исходящего звонка также осуществляется коммуникационным центром.

Универсальное рабочее место устанавливается у каждого пользователя системы и обеспечивает авторизацию пользователя, получение сообщений коммуникационного центра, доступ к просмотру и изменению информации. В зависимости от прав пользователя ему будет доступен тот или иной набор информации. Для каждого отдела (или пользователя) возможно составить свой набор информации, который будет виден только ему, или наоборот, всем остальным пользователям.

Вся информация сгруппирована по типам и отображается в виде дерева. К таким группам относятся, например: Незавершенные действия (включает в себя все текущие действия по типам), Завершенные действия (архив), Список контактов, Список напоминаний, Список клиентов и т.д. Если возникает событие, требующее внимания оператора, такое как звонок, факс или электронная почта, будет показано привлекающее внимание окно, где можно подтвердить прием события - тогда звонок переведется на ваш локальный телефон, а факс и электронная почта покажет экран просмотра, и появится экран создания действия, или отказаться от него, тогда событие уйдет следующему свободному пользователю.

WinPeak CRM обеспечивает несколько уровней настройки ситемы:

· Уровень пользователя

· Уровень администратора

· Уровень аналитика

· Уровень программиста

На пользовательском уровне система предоставляет возможность выбора элементов меню, видов и сортировки списков объектов, показа объектов информации, фильтров и средств поиска - всего что может сделать работу пользователя удобнее.

На уровне настройки администратором обеспечивается возможность регистрации пользователей системы, определения их прав (ролей), настройки правил перераспределения контактов и другие функции для обеспечения работоспособности и информационной безопасности системы.

На уровне настройки аналитиком система предоставляет возможность настройки объектов системы с точки зрения бизнес-объектов и бизнес-процессов компании. Предполагается что лицо, осуществляющее такую настройку не является программистом такие функции, как формирование представления карточки клиента можно сделать с помощью пользовательского интерфейса, без написания программного кода.

На уровне настройки программистом обеспечивается возможность реинжиниринга либо создания новых структур данных, элементов интерфейса, логики работы программы. Программист получает описание структур данных, коды стандартной версии программы, средства визуальной разработки и библиотеку компонентов.

3.2 Разработка функциональной модели объекта

3.2.1 Формирование перечня функций проектируемого объекта с

декомпозицией по операциям и исполнителям

Таблица 1. Состав функций компании «Справиздат» по операциям и исполнителям

Виды функций по положениям и другим нормативным материалам	Фактически выполняемые функции	Состав процедур (операций) по функциям	Основные документы	Исполнители

Взаимодействие с клиентами	Управление контактами. Обработка запросов на подписку	1) Поддержание отношений со старыми клиентами; поиск новых; работа с базой данных	Должностная инструкция; база данных с информацией о клиентах	Менеджер телефонных продаж
2) Прием заявлений на подписку, их распределение, обработка	Должностная инструкция; копия заявления; договор о соглашении сторон на сотрудничество	Специалист по работе с клиентами
Обеспечение продаж продукции	Полный обзор информации о клиенте. Управление заказами. Отслеживание конкурентов. Регулирование процесса продажи. Управление маркетингом. Реклама	1) Преставление контактной, деловой информации, истории взаимоотношений, особенностей клиента и тд.	База данных с информацией о клиенте	Старший менеджер по работе с клиентами
2) Формирование продаж на основании заказов, управление выполнением	Статистика заказов за предыдущий период	Менеджер по продажам
3) Сегментация клиентов, телефонные опросы, маркетинговые кампании, e-mail рассылки,	Должностная инструкция, база данных с информацией о клиентах	Менеджер по работе с клиентами
4) Анализ маркетинговой кампании	Статистики заказов за предыдущие периоды; официальные сведения о ценах, инфляции	Руководитель маркетингового отдела
	Должностная инструкция; договор о соглашении сторон на сотрудничество

3.2.2 Построение оперограмм рационализируемых бизнес-

процессов проектируемого объекта

Таблица 2. Оперограмма процесса выполнения процедуры «обеспечение продаж нового продукта»

Перечень операций

Подразделения и исполнители

Трудоемкость,

Периодичность выполнения процедуры (раз в месяц)

Использование технических средств

Отдел продаж

Организационный отдел

До внедрения технологии

После внедрения технологии

Начальник отдела продаж

Подотдел управления процессом продажи

Подотдел управления заказами

Руководитель организационного отдела

Подотдел разработки новых продуктов

Подотдел маркетинга

ПК, Интернет

Подготовка и проведение маркетинговых опросов

ПК, Интернет

Анализ маркетинговой кампании

Разработка продукта, соответствующего требованиям рынка

Создание планов продаж для менеджеров по продажам

Обработка обращений подписчиков

Ведение учета продаж и сделок с клиентами

Анализ маркетинговой кампании с учетом продаж

Анализ операционной деятельности компании

Анализ продаж и конкурентоспособности компании

ПК, Интернет

На основе данной оперограммы можно сделать следующие выводы:

1) Наиболее трудоемкими операциями являются рассылка рекламы и ведение учета продаж и сделок с клиентами

2) Дублирование операций: маркетинговый отдел вынужден дублировать операцию анализа кампании

Данный процесс упростится, если внедрить в компанию информационную систему Winpeak:издательство на базе программной платформы WinPeak CRM, с помощью которой затраты времени на рекламу и учет продаж значительно сокращаются; исключается дублирование операций.

3.2.3 Определение трудоемкости выполнения отдельных видов

работ

Таблица 3. Затраты времени по проектируемой технологии

Таблица 4. Трудоёмкость и периодичность выполнения отдельных процедур

Процедура	Трудоёмкость		Периодичность, раз в день
	До внедрения проекта	После внедрения проекта

Ввод наименования товара
Формирование запроса
Определение запрашиваемой цены
Определение подходящего варианта
Распечатка и подписание договора
Определение последующих сроков оплаты
Автоматическое сохранение клиента в базе данных

3.3 Экономическое обоснование проектных мероприятий

Таблица 5. Экономическое обоснование проектных мероприятий

Направления совершенствования работы объекта	Расходы, руб			Итого, расходы, руб.	Ожидаемые результаты, руб
Направления совершенствования работы объекта	Технические средства	Прогр. средства	Обслуж. персонал (год. ФЗП)	Итого, расходы, руб.	Ожидаемые результаты, руб
Снижение затрат времени на обработку заказов и работу с клиентами в целом	Pentium-II, 300 МГц, 64 Мб RAM, HDD 6,4 Гб	WinPeak: Издательство	5 менеджеров,		Увеличение скорости среднесуточного оборота за счёт привлечения новых клиентов на 10 % в день, что сост. 3000. ежедневно
					3000*360=1080000
Улучшение качества и скорости оформления работы типографического и полиграфического отделов	HP LaserJet 1100	Microsoft Office 2000	2 служащих,		Повышение престижа фирмы
					Повышение престижа фирмы
Улучшение условий работы специалистов	Мониторы Sony, 15”, TCO-99				Снижение утомляемости и, как следствие, повышение производительности труда

Возможность срочного переоформления заказов по просьбе клиента		WinPeak: Издательство (стоимость уже учтена)	1 операционист, 10000 руб		Цена услуги: 150 руб Кол-во операций: 15 в день
			15015360=810000

Через 9 месяцев и 10 дней средства вложенные в данный проект окупятся

Заключение

В данном курсовом проекте я проанализировала возможность усовершенствования управления работой Издательского дома «Справиздат» при помощи внедрения новой технологии WinPeak:издательство на базе программной платформы WinPeak CRM.

Внедрённое решение повысит эффективность управления всем комплексом взаимоотношений с клиентами и позволит автоматизировать многие рутинные операции, связанные с обработкой данных о клиентах. Система способна легко справляться с текущим объемом обращений клиентов, а также имеет большой запас прочности на будущее за счёт гибкости и масштабируемости программной платформы WinPeak CRM.

Кроме базовых задач, связанных с управлением непосредственно процессами подписки и распространения, у сотрудников издательства появляется возможность сэкономить время на выполнение таких типовых действий, как дозвон до клиента, поиск контактной информации, формирование документов, групповые операции - рассылка адресных посланий по электронной почте, по факсу.

Таким образом, в данном курсовом проекте, мною было наглядно доказано, что эта система отвечает всем требования издательства и позволяет устранить максимально возможное количество недостатков и сложностей в управлении компанией.