Каждый работник предприятия имеет законное право на ежегодный отпуск. Во избежание остановки предприятия, в случае если все сотрудники одного профиля изъявят желание отдохнуть в одно время, составляют график отпусков . Это гарантирует работникам соблюдение их прав и в то же время защищает интересы руководства. До какой даты составлять график отпусков на 2018 год? Как его заполнить и утвердить? Расскажем и приведем образец, который вы сможете скачать.
Что такое график отпусков
График представляет собой расписание ежегодного оплачиваемого отдыха, проставленного с соблюдением очередности. Это гарантирует пребывание на рабочем месте необходимого количества сотрудников в то время, когда остальная их часть отдыхает.
В Интернете можно легко найти график отпусков с образцом заполнения на 2018 год. Но скачать и распечатать, после чего использовать у себя на предприятии, – этого мало. Данный документ составляют с определенной периодичностью и частотой, установленной Трудовым кодексом РФ. График отпусков - это документ, который контролирует трудовая инспекция и изредка – налоговики.
Ежегодный график отпусков: правила оформления и внесение изменений
При составлении расписания отдыха существуют определенные правила, которые следует соблюдать. Его утверждают единожды в год. И на его изменение есть определенные ограничения. Так, туда можно вносить только коррективы по срокам, если на то есть необходимость и документальное основание в форме приказа по организации, подписанного непосредственно руководителем. Таким образом, приказ должен быть согласован с администрацией предприятия и профсоюзной ячейкой (если есть).
В коллективном договоре или ином нормативном акте должно быть обязательно прописано максимальное количество одновременно отдыхающих людей из одного подразделения. Это делают во избежание простоев и для того, чтобы рабочий процесс не пострадал.
Не позднее декабря каждого года на предприятии проходит составление графика отпусков на следующий календарный период. В 2017 году утвердить данный документ нужно не позднее 17 декабря – ровно за две недели до предстоящего 2018 года. Такой распорядок прописан в Трудовом кодексе.
Опросные листы
Составляя график отпусков, образец которого представлен ниже, руководство компании должно учитывать пожелания работников. При этом обязательно берут во внимание особенности трудового процесса. Для этого можно составить опросный лист, в котором работники напишут, когда они хотят пойти в отпуск в 2018 году.
Запланировать ежегодные отпуска придется даже сотрудникам, которые собираются увольняться, уйти в декрет или в отпуск по уходу за ребенком.Если работники затрудняются выбрать период отпуска, то попросите их написать примерные даты. Нельзя оставлять в графике пустые строки. Позже работники смогут согласовать с руководством перенос дней отпуска. Поясните работникам, какие дни отпуска им нужно запланировать в опросном листе. .
Для чего составляют
График необходимо создавать на любом предприятии независимо от численности сотрудников. Трудовой кодекс гласит о том, что такой документ обязателен для работников и их руководителей, поскольку дает определенные гарантии и принуждает соблюдать закон. Более того, он отражает очередность отпусков, что предупреждает дальнейшие разногласия и споры. На случай несоблюдения ТК РФ в этом вопросе инспекторы по труду имеют право наложить штраф на руководство компании.
Обычно график составляет руководство фирмы вместе с отделом кадров.
Права отдельных категорий граждан
У большинства работников ежегодный основной отпуск длится 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Но некоторым сотрудникам, например инвалидам и несовершеннолетним, надо предоставлять больше дней. Так, отпуск несовершеннолетнего сотрудника составляет 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ), а работника-инвалида - 30 календарных дней в год (ст. 23 Федерального закона от 24.11.95 № 181-ФЗ).
Предупредите сотрудников, что они могут разбить отпуск на части. Но хотя бы одна часть отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).
Выясняя вопрос, как составить график отпусков, следует знать особенности закона, защищающего права определенных категорий граждан, которые могут получить отпуск в любое удобное для них время. К ним, в частности, относят:
- женщины, имеющих двое и более детей в возрасте до 12-ти лет. Эта категория работников имеет право требовать отпуск и в летнее время;
- супругов, чьи жены в отпуске по беременности и родам;
- совместители (вместе с отдыхом по основной работе);
- сотрудники возрастом до 18 лет;
- жены или мужья военнослужащих имеют право уйти в оплачиваемый отпуск вместе с супругом и др.
Ежегодный график отпусков: ТК РФ и правила составления
График является локальным актом, в который вносят информацию об отпусках работников структурных подразделений. При этом любой отдел имеет собственный график, касающийся его сотрудников. Такая схема считается оптимальной для любого предприятия: руководство занимается составлением расписаний с учетом потребностей отдела в определенном количестве сотрудников.
Коррекцией графика обычно занимается отдел кадров. К тому же он обязан учесть интересы льготных категорий сотрудников. Затем выходит приказ о графике отпусков, с образцом которого нужно ознакомить начальников подразделений.
После проведения коррекции кадровики отправляют исправленные графики на обсуждение персоналу, чьи пожелания относительно отпуска были изначально не соблюдены и потому сроки передвинуты. Руководители отделов также рассматривают исправленный вариант, поскольку бывают ситуации, когда необходимо присутствие конкретных сотрудников на рабочих местах в определенное время года.
При переносе и корректировке отпуска одному сотруднику, зачастую, смещаются графики еще нескольких лиц. Поэтому необходимо согласование всех, кого коснулись изменения.
Учитывая все это, когда составляют график отпусков на следующий год, необходимо заранее предусмотреть возможность коррекции и отвести достаточно времени на этот вопрос, чтобы успеть утвердить график в срок.
После коррекции и утверждения нового графика его заново отправляют в отдел кадров, где оформляют сводное расписание на всю организацию. Эту работа проводят после того, как подписан приказ о составлении графика отпусков. См. “ “.
Особенности небольших фирм
В маленьких организациях практикуют предварительный опрос сотрудников, где они могут выразить пожелания относительно времени года своего отпуска. Но во избежание больших разногласий, инспекторы по труду дают рекомендации все же не довольствоваться словесным опросом, а фиксировать его документально с подписью каждого работника. Это будет подтверждением того, что он не возражает против предложенного времени отпуска. Предварительная форма графика отпусков на 2018 год доступна в Интернете, но такой заполненный документ в любом случае подлежит дальнейшему согласованию с руководителем. Далее мы также приведем пример заполненного графика на предстоящий год.
Важные моменты и требования закона
При составлении расписания недостаточно только пожеланий работников. Законодательство РФ обязывает учитывать следующие моменты.
Стаж работы
Отдельные категории сотрудников
Они имеют право уйти в оплачиваемый отпуск независимо от стажа. Под эту категорию подходят сотрудники до 18 лет, женщины перед или после отпуска по беременности, усыновители детей, которым не исполнилось 3-х месяцев. При составлении графика легко учесть несовершеннолетних и принятых на работу беременных женщин. Все остальные случаи предполагают необходимость согласования ситуации с администрацией, когда работник, стаж которого не достиг шестимесячного срока, желает уйти в отпуск. Как правильно составить график отпусков, подскажет Трудовой кодекс. В нем указано, что оплачиваемый отдых не дают работникам в качестве аванса, то есть до истечения 6-ти месяцев работы на предприятии.
Дополнительные ежегодные отпуска
Они положены некоторым категориям граждан, работа которых связана с вредным производством или опасными условиями труда. Такие виды отпуска тоже необходимо вносить в график отпусков, бланк которого приведен в этой статье. Стаж, позволяющий пользоваться таким отпуском, включает фактически отработанный период, поэтому возможность получения такого отдыха авансом невозможна
Два отпуска
Возможность получения двух отпусков есть у тех, кто был принят на работу в конце календарного года. К примеру, если сотрудник оформлен на работу в ноябре, то он имеет право уйти в отпуск в июне, но до окончания года взять еще один отпуск уже за следующий год. Подобную возможность необходимо предусмотреть, составляя график отпусков на бланке, скачать который можно в Интернете.
Очередность отпусков
Ее устанавливают согласно не только желаниям сотрудников, но, в первую очередь, учитывая интересы рабочих, имеющий право на первоочередной отпуск в любое время года. Подготавливая приказ об утверждении графика отпусков на 2018 год, необходимо составить список таких сотрудников, чтобы изначально учесть их требования
Сотрудники по совместительству
Они имеют право требовать отпуск в то время, которое утверждено на другой работе. Для этого им следует предоставить подтверждающий документ.
Сотрудники, не использовавшие отпуск за предыдущий год
Они имеют право выбрать любой удобный период для своего отпуска, а их пожелания отражают в графике в первую очередь
Работники, поступающие в вузы и их родители
Поступая в вуз (ссуз) или будучи родителем 9-ти или 11-тиклассника, работники могут выбирать время отпуска по своему усмотрению. Этот особо касается жителей Крайнего Севера, если их дети планируют поступление на учебы в другие регионы. Для сопровождения ребенка родитель может взять полный или частичный отпуск на время экзаменов.
Продолжительность отпуска
Стандартный отпуск в нашей стране имеет длительность 28 дней. Увеличен он может быть в случае наличия дополнительных отпусков. Кроме того, есть определенные профессии, работники которых имеют право на более длительный отпуск. Сюда входят педагоги, социальные работники, государственные и муниципальные служащие, судьи, работники прокуратуры, сотрудники полиции, таможенных органов, спасательные службы и др.
График отпусков: образец 2018
Зачастую, кадровики считают, что составлять графики отпусков достаточно в произвольной форме. Но это неверно, ведь этот документ относят к учетной документации. Поэтому для предприятий более уместна унифицированная форма Т-7 «График отпусков». Его следует составлять строго, соблюдая закон.
Правильно заполненный бланк важен и для финансовой составляющей предприятия, поскольку на основании этого документа будут производить выплаты отпускных.
Неудобства приносят случаи, когда необходимо разбить отдых на части. Принятый образец заполнения графика отпусков по форме Т-7 не предусматривает подобных действий, и каждый работодатель решает такую проблему индивидуально. Например, он может задействовать дополнительные строки или добавить специальную графу для подписи работника.
Утверждение графика
Заполненный график отпусков на 2018 год должен заверить своей подписью руководитель отела кадров. А при ее отсутствии – другой уполномоченный сотрудник, например, главный бухгалтер. После чего окончательно утверждает заполненный документ руководитель организации. С этого момента документ обязателен и для работодателя, и для его сотрудников. Поэтому их нужно ознакомить с графиком отпусков.
Совет
Ознакомьте сотрудников с графиком отпусков на 2018 год под подпись. Так вы обезопасите себя от того, что сотрудник откажется уходить в отпуск в установленный для него срок.Вы можете:
- попросить сотрудника расписаться напротив даты его предполагаемого отпуска в самой форме графика в поле «Примечание»;
- приложить к графику отпусков ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.
Многих интересует вопрос: необходимо ли отдельно делать образец приказа об утверждении графика отпусков?
Хранить график отпусков нужно год (п. 693 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
Внесение изменений
Работодатель не может предугадать на год вперед все возможные кадровые перемещения. Например, увольнение работников, перенос отпуска или отзыв из него. Поэтому внесение различных изменений в график отпусков неизбежно.
Для отражения изменений используются графы 7-10 унифицированной формы графика отпусков (форма Т-7):
- в графе 7 отражается фактическая дата ухода работника в отпуск;
- в графе 8 указывается документ, на основании которого была перенесена планируемая дата начала отпуска. Таким документом, к примеру, может служить заявление работника с просьбой о переносе отпуска, завизированное руководителем (ст. 124 ТК РФ);
- в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска. Например, если работник решил перенести свой отпуск на период, когда его жена будет находиться в отпуске по беременности и родам;
- в графе 10 отражаются различные примечания.
Кстати, график отпусков на 2018 год имеет смысл дополнить графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ.
Внесение дополнений
Случается, что уже после утверждения графика отпусков на очередной год на работу принимаются новые работника. В подобной ситуации Трудовой кодекс не обязывает работодателя вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков. Т.е. вновь устроенным работникам отпуск может быть предоставлен только на основании их заявления. Однако никто и не запрещает дополнить утвержденный график отпусков сведениями об отпусках новых сотрудников. Это можно сделать, утвердив дополнительный график отпусков, содержащий информацию о планируемой дате начала отпуска только новых сотрудников.
Ответственность
Отсутствие графика отпусков грозит работодателю штрафом (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
- от 30000 руб. до 50000 руб. для самой организации, от 1000 руб. до 5000 руб. – для должностных лиц (например, директора или кадровика);
- от 1000 руб. до 5000 руб. для ИП-работодателей.
* коллективный договор
* положение об оплате труда
* документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных
* должностные инструкции, кем разрабатываются их форма и содержание
* порядок изменения должностной инструкции
* варианты должностных инструкций
* этапы разработки положений о структурных подразделениях, согласование и подписание
* планы работы отдела кадров, движение персонала и его анализ
Трудовым кодексом Российской Федерации предусмотрены четыре вида отпусков:
ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск;
отпуск без сохранения заработной платы (содержания);
отпуск по беременности, родам и уходу за ребенком
Составление графика отпусков
В соответствии со статьями 114 и 115 ТК РФ все сотрудники, работающие в организации по трудовому договору, имеют право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней . Иногда к основному отпуску присоединяется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, он предоставляется за особый характер труда, за работу во вредных и опасных условиях, в районах Крайнего Севера и местностях, приравненных к ним, а также в других случаях, предусмотренных федеральными законами (ст. 116ТКРФ).Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков.
График отпусков - это локальный нормативный акт, утверждаемый руководителем предприятия с учетом мнения представительного органа работников, если таковой имеется. График отпусков должен быть в организации обязательно, поскольку он прямо упомянут в статье 123 ТК РФ. Кроме того, даже если штат сотрудников невелик, работодателю намного удобнее планировать отпуска заранее, чтобы в будущем избежать ненужных конфликтов по поводу времени ухода в отпуск.
Оформление графика отпусков как документа происходит не в произвольной форме, а на унифицированном типовом бланке формы № Т-7 - шаблоне графика отпусков. Убирать из него графы и строчки не допускается, но его можно при необходимости дополнять. В графике указывается время предоставления очередного ежегодного отпуска каждому сотруднику организации. При его составлении учитывается специфика организации, нормы трудового законодательства и пожелания сотрудников.
График отпусков (форма № Т-7) подписывают руководитель кадровой службы и руководители структурных подразделений. Этот документ утверждается подписью руководителя (проставляется непосредственно на документе) по согласованию с представительным органом работников. Специальный приказ об утверждении графика отпусков руководителем не издается.
График отпусков утверждается не позднее двух недель до начала того календарного года, в котором планируется предоставление отпусков.
Например, график на 2010 год должен быть утвержден не позднее 16- 17 декабря 2009 года.
Составленный не позднее, чем за две недели до наступления нового года, график отпусков будет заполняться в течение всего следующего года. В частности, в него будут вноситься сведения о фактически использованных отпусках, а также информация о переносе отпусков.
График отпусков необходимо составлять и в том случае, если на предприятии принят коллективный отпуск .
О времени начала отпуска сотрудников следует предупреждать не позднее, чем за две недели (ст. 123 ТК РФ) до его начала.
Установленная норма об извещении начала отпуска, не совсем удобна для обеих сторон, поскольку работник находится в неведении в течение всего года относительно возможности получить отпуск в желаемые сроки. Лишь за две недели до наступления отпуска работник практически ставится перед фактом скорого получения отпуска.
Трудовой кодекс не предусматривает обязанности знакомить всех сотрудников с графиком отпусков под расписку, однако лучше это все-таки сделать. В то же время достаточно того, чтобы каждый работник знал из правил внутреннего трудового распорядка, где он может увидеть утвержденный график отпусков: на доске объявлений, в отделе кадров и т.п.
Две недели - это малый срок, трудно спланировать полноценный продуманный отдых. Учитывая этот факт, кадровики поступают следующим образом. После утверждения графика отпусков с ним знакомят всех сотрудников под расписку.
Таким образом, работники заблаговременно под личную подпись (она проставляется на обратной стороне документа) ставятся в известность о дате наступления их ежегодного оплачиваемого отпуска. Кроме того, выписки из графика, заверенные руководителем кадровой службы, рассылаются для ознакомления по структурным подразделениям организации, где вывешиваются на видном месте.
Извещением о начале отпуска может служить и сам приказ о предоставлении отпуска (унифицированная форма № Т - б), если он будет издан в срок.
Отдельным работникам (в случаях, предусмотренных федеральными законами) ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в любое удобное для них время .
Разработка графика отпусков
Прежде чем приступить к составлению графика отпусков, надо уяснить несколько моментов.1. Разработка графика отпусков - процесс трудоемкий и достаточно долгий, особенно при большой численности персонала в организации. Учитывая, что Трудовой кодекс устанавливает требование по утверждению графика отпусков не позднее, чем за две недели до начала календарного года (не позднее 17 декабря), его разработка должна начаться раньше. Когда именно - решает руководитель предприятия или кадровые службы, поскольку в законодательстве нет требований на этот счет. Если к началу декабря будут собраны все необходимые данные, то удастся своевременно подготовить график к утверждению.
2. При составлении графика отпусков можно применять два подхода :
- реальный подход. График отпусков составляется, чтобы действительно служить рабочим документом в течение всего года. Реальный подход- это правильный путь, но применяется он не везде. В основном он используется на крупных предприятиях, где работает более тысячи человек и без графика отпусков просто не обойтись, а также на непрерывном производстве при сменной работе. Кроме того, встречаются ситуации, когда сотрудники отказываются брать отпуск по разным соображениям: кто-то боится потерять рабочее место, кто-то желает заработать. Работодателю в таком энтузиазме выгоды нет, ведь не предоставление отпусков - это серьезное нарушение трудового законодательства. Имея утвержденный график, можно настоять на том, чтобы сотрудник ушел в отпуск;
- формальный подход. Суть его в том, что график составляется и существует как формальный документ, необходимый для предъявления проверяющим органам. Такой подход популярен в организациях с небольшим штатом сотрудников и демократическими принципами управления. Если отпуска предоставляются работникам по их заявлениям в любое время, то заранее утвержденный график с фиксированными отпусками может быть неудобен. Поскольку Трудовой кодекс требует принятия графика отпусков, в назначенное время его необходимо составить и утвердить, пусть даже он будет носить формальный характер. Обычно перед проверкой такой график приводится в соответствие с реальной ситуацией, а в конце года задним числом составляется заново, уже на основании существующих приказов о предоставлении отпусков.
Выбрать первый подход правильно не только с точки зрения закона, но и удобно: имея реальный график отпусков, бухгалтерии проще планировать денежные суммы на выплаты отпускникам. Недовольными, скорее всего, будут некоторые работники, им придется долгожданный отпуск планировать почти за год.
Второй подход больше устроит работников, в меньшей степени - кадровые службы. Инспекторы по кадрам могут оказаться в неприятной ситуации, если неожиданная проверка из инспекции по труду выявит несоответствие времени отпусков в графике и в приказах.
Чтобы исключить риск, стоит придерживаться реального подхода к составлению графика отпусков.
А недовольных работников отослать к статье 123 ТК РФ, в которой говорится, что график отпусков обязателен как для работника, так и для работодателя.
3. Для составления графика необходимо получить следующую информацию .
Во-первых, нужно собрать пожелания сотрудников о времени предоставления отпусков.
В этом отделу кадров могут помочь руководители структурных подразделений (начальники отделов, цехов, директора подразделений). Они должны:
собрать со своих подчиненных заявления о предполагаемом времени отпуска;
уладить разногласия между сотрудниками, желающими пойти в отпуск в одно и то же время, если в данном структурном подразделении нет такой возможности;
предоставить в отдел кадров или службу персонала сведения о согласованных датах начала отпусков своих подчиненных для составления сводного графика.
Следует проследить, чтобы пожелания работников относительно времени использования отпуска были оформлены письменно - в виде заявлений или анкет. Если впоследствии кто-то из сотрудников будет недоволен временем отпуска, которое будет закреплено в графике, с помощью заявления легко подтвердить, что его намерения учтены.
Если никаких пожеланий от работников не поступило, то руководители структурных подразделений распределяют отпуска самостоятельно, разработав методику определения очередности предоставления отпусков.
Во-вторых, необходимо собрать сведения о том, кто из сотрудников может пойти в отпуск в любое удобное для него время.
Некоторым работникам федеральные законы предоставляют право уйти в отпуск в удобное для них время. Со всех льготников надо собрать заявления о времени будущего отпуска и составить их список. Если кадровые службы не имеют сведений о всех льготниках, работающих в организации (не все оповещают об этом отдел кадров при поступлении на работу), нужно вывесить объявление с перечислением привилегированных категорий и просьбой принести подтверждающие документы - удостоверения, медицинские справки и т.п.
При составлении графика иногда допускаются ошибки , связанные с тем, что не учитываются пожелания беременных женщин, совместителей, несовершеннолетних, ветеранов и иных льготных категорий граждан. Мнения указанных сотрудников должны учитываться в первую очередь. Только после этого определяются сроки ухода в отпуск оставшихся работников в соответствии с производственной необходимостью организации, а также с учетом социальной справедливости (в том числе и с учетом того, когда работник был в отпуске в прошлом году).
Категория работников, имеющих право на отпуск в удобное для них время
В последнее время, в связи с заявлениями Президента РФ и министра труда РФ о том, что люди должны ежегодно отдыхать, графики отпусков и соблюдение порядка выплаты отпускных проверяются инспекторами Гострудинспекции особенно тщательно.
Следует не забывать, что большинство сотрудников имеют право на отпуск продолжительностью 28 календарных дней, но есть и исключения
:
если в трудовом договоре сотрудника написано, что у него ненормированный рабочий день, то работодатель обязан удлинить ему отпуск не менее чем на 3 дня (ст. 119 ТК РФ). Количество дней, на которое удлиняется отпуск, прописывается либо в трудовом договоре, либо в локальном нормативном акте компании;
несовершеннолетним сотрудникам предоставляется отпуск продолжительностью 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ);
сотрудникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 117 ТК РФ), а также за особый характер работы (ст. 118 ТК РФ) предоставляются дополнительные оплачиваемые отпуска;
период, когда организации удобнее предоставить отпуска своим сотрудникам, не нарушая собственный производственный или технологический процесс (например, администрация дома отдыха или санатория старается отправлять своих работников в отпуск зимой или осенью, когда эти учреждения не загружены отдыхающими).
График отпусков утвержден, но это не означает, что он должен остаться неизменным
- к сожалению, в жизни далеко не все складывается так, как планируется. То или иное событие может коренным образом изменить намеченную ранее перспективу. Это утверждение в полной мере касается и сроков предполагаемого отпуска, зафиксированных в графике отпусков.
В каких случаях можно вести речь о переносе отдыха
на другой временной период.
Из текста статьи 124 ТК РФ следует, что заслуживающими внимания являются три обстоятельства, допускающие (при обоюдном соглашении сторон трудового договора) перенесение времени отпуска:
-работнику своевременно не была произведена оплата за время предстоящего отпуска;
-работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее чем за две недели до его начала;
-предоставление отпуска сотруднику в текущем году может неблагоприятно отразиться на нормальном рабочим ритме работы организации. В таком случае время отдыха может быть перенесено на следующий рабочий год.
С переносом отпусков следует обращаться очень аккуратно. В соответствии с той же статьей 124 ТК РФ запрещается непредставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд
. Кроме того, нельзя переносить на следующий год отпуск несовершеннолетним (до 18 лет) и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.
Бывает, что у работника меняются личные обстоятельства, и он сам просит перенести время отдыха на другой, более поздний период. Идти навстречу сотруднику в этой ситуации или нет, решает администрация. Если с учетом производственной необходимости какие-то изменения в графике отпусков нежелательны, то можно на вполне законных основаниях отказать работнику в этой просьбе.
Пример оформления
ГРАФИК ОТПУСКОВ, форма Т-7
Для увеличения изображения кликнуть по картинке
График отпусков на следующий год - вопросы декабря,
График отпусков на следующий год необходимо утверждать не позднее чем за две недели до начала следующего года, то есть не позднее 17 декабря (ст. 123 ТК РФ). В текущем году эта дата выпадает на субботу, поэтому с графиком на 2017 год нужно управиться до 19 декабря
(ст. 14 ТК РФ). Однако оставлять эту задачу на последние дни не стоит.
Отсутствие графика отпусков, его утверждение в более поздние сроки или несоблюдение порядка его составления – это нарушение трудового законодательства (решение Свердловского областного суда от 01.09.2015 по делу № 72-974/2015, постановление Смоленского областного суда от 27.01.2014 № 4-«а»-545/2013, решение Новосибирского областного суда от 25.01.2011 № 7-12-2011).
За такое нарушение могут оштрафовать:
- организацию – на сумму от 30 000 рублей до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП);
- индивидуального предпринимателя – на сумму от 1000 до 5000 рублей.
А если пренебрежение графиком отпусков будет выявлено уже не первый раз, штраф возрастет:
- для организации – до 50 000–70 000 рублей;
- для ИП – до 10 000–20 000 рублей.
Но и без этого иметь утвержденный график отпусков – в интересах работодателя. Ведь он устанавливает время предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам на следующий год и обязателен как для работодателя, так и для сотрудников. То есть именно этот документ поможет избежать споров с работниками о времени предоставления отпусков. И даже если в штате всего 7–10 человек и кажется, что легко можно определиться, кто и когда пойдет в отпуск, договоренности всегда лучше фиксировать. А если законодательство требует утверждать график отпусков, то лучше это делать именно в такой форме.
Опросный лист и оптимальная очередность
Какого-либо особого порядка или универсального способа, как опросить работников о желаемом времени ухода в отпуск, нет. Как правило, в этих целях используется опросный лист в произвольной форме. В нем отражаются фамилия и должность каждого сотрудника, даты отпуска (или каждой части отпуска), дата заполнения опросного листа и подпись работника. Наличие такого документа при необходимости поможет подтвердить, что график отпусков составлен с учетом мнения работников.
Опросных листов может быть и несколько. Здесь нужно ориентироваться на численность штата и структуру организации. Если в организации есть подразделения, то опросные листы лучше формировать по таким подразделениям. Далеко не всех работников можно отпустить в отпуск одновременно без ущерба для работы, а лучше руководителя подразделения никто не знает,
кто из работников взаимозаменяем. Поэтому согласование пожеланий сотрудников с планом работы подразделения стоит оставить на его усмотрение. Но чтобы он мог установить оптимальную очередность отпусков, предоставьте ему информацию о работниках в его подразделении, которым работодатель просто обязан предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время. В частности, это:
- работники моложе 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
- один из родителей (опекун, попечитель, приемный родитель), воспитывающий
ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ); - женщины, имеющие двоих и более детей в возрасте до 12 лет, равно как и одинокие мужчины, также имеющие двоих и более детей в возрасте до 12 лет (подп. «б» п. 3 постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.1981 № 235; решение ВС РФ
от 17.06.2014 № АКПИ14-440); - работники, отозванные из ежегодного отпуска (в части сорвавшегося отпуска)
(ст. 125 ТК РФ); - почетные доноры России и СССР (п. 1 ч. 1 и ч. 2 ст. 23 Закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ).
Кроме того, есть категории работников, которые вправе взять отпуск в определенное время, и работодатель не может им отказать. Так, муж имеет безусловное право на отпуск в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ). Сотрудница – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ). Внешний совместитель – одновременно с отпуском по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ). Родитель (опекун, попечитель) несовершеннолетнего ребенка – для сопровождения его при поступлении в среднее или высшее учебное заведение, расположенное в другом регионе (если работодатель находится в районе Крайнего Севера или приравненной к нему местности) (ст. 322 ТК РФ).
Обратите внимание
Работодатель может, но не обязан, по желанию сотрудника разделить ежегодный оплачиваемый отпуск на части, причем одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). Разделение отпуска на части должно быть указано в графике в виде отдельных интервалов.
На момент утверждения графика информации, что такие-то работники имеют право на отпуск в определенное время, может и не быть. Поэтому учитывать их при составлении графика можно так же, как обычно. А впоследствии, при поступлении заявления и подтверждающих документов от них, внести в график изменения.
Наконец, на момент составления графика отпусков в штате могут быть сотрудники, которые
на начало 2017 года еще не отработают полгода. Между тем право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя (ст. 122 ТК РФ). Это не значит, что таких работников не нужно включать в график. Ведь не только установленные полгода, но и их рабочий год, до окончания которого им нужно предоставить отпуск, завершатся раньше окончания 2017 года. Но если вы не хотите предоставлять отпуск авансом, отсутствие шестимесячного стажа следует учесть при установлении очередности отпусков. Правда, это не касается следующих работников
(ст. 122 ТК РФ):
- женщин – в части отпуска перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
- несовершеннолетних работников;
- работников, усыновивших ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;
- работника, у которого жена находится в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ).
Таким сотрудникам работодатель обязан предоставить отпуск по их заявлению, даже если полгода непрерывной работы еще не истекли. Кроме того, другими федеральными законами могут быть предусмотрены иные случаи, когда работодатель обязан предоставить отпуск авансом.
Как составить и утвердить
Для составления графика отпусков можно использовать унифицированную форму № Т-7
(утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1). В то же время работодатель вправе разработать и собственную форму. Главное, чтобы в ней присутствовали все обязательные реквизиты первичного учетного документа (п. 2, 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
На момент утверждения графика в нем должны быть заполнены графы 1–6 (форма № Т-7).
В графе 1 указывается структурное подразделение, к которому относится работник. В графе 2 – его должность (специальность) согласно штатному расписанию. В графе 3 – фамилия, имя и отчество. В графе 4 – табельный номер.
В графе 5 нужно указать количество дней отпуска работника в календарных днях, на которые он имеет право в будущем году. Отдельной строкой оформляется информация о частях отпуска, если он разбивается.
Напомним, что по общему правилу, все работники имеют право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск длительностью в 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Но, например, ежегодный основной оплачиваемый отпуск несовершеннолетних работников составляет
31 календарный день (ст. 267 ТК РФ). Кроме того, отдельным категориям работников должны предоставляться дополнительные отпуска. В частности, лицам, занятым на вредных или опасных работах, а также тем, кто работает в режиме с ненормированным рабочим днем
или же трудится в «северных» компаниях (ст. 116–119, 321 ТК РФ).
В графике отпусков учитываются все дни отпуска – как основного, так и дополнительного.
Если у работника есть неиспользованные дни отпуска за прошлые периоды, их также нужно включить в график.
При этом даже если на календарный год, на который составляется график, попадают два рабочих года работника, рассчитывать количество дней отпуска пропорционально месяцам рабочих годов не нужно. По общему правилу отпуск предоставляется в полном объеме независимо от стажа. Пропорция рассчитывается только в двух случаях:
- при увольнении работника;
- при предоставлении дополнительного отпуска для лиц, занятых на вредных или опасных работах.
В полном объеме «вредный» отпуск предоставляется только при «вредном» стаже не менее
11 месяцев (ст. 121 ТК РФ; п. 8 Инструкции, утв. постановлением Госкомтруда СССР, ВЦСПС
от 21.11.1975 № 273/П-20). В иных случаях он предоставляется пропорционально отработанному во вредных условиях времени (письмо Роструда от 18.03.2008 № 657-6-0).
Поэтому в графике отпусков нужно указать общее количество дней отпуска, на которые работник имеет право за свой очередной рабочий год.
В графе 6 указывается дата начала отпуска.
Обратите внимание
При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с основным.
После того, как график составлен (заполнены графы 1–6), он передается на утверждение руководителю организации (ИП). Затем с утвержденным графиком под подпись нужно ознакомить работников. Для этого можно заранее предусмотреть в графике дополнительную графу или завести отдельную ведомость.
Графы 7–10 графика заполняются уже в течение года, на который он составлен, по мере предоставления отпусков.
В графе 7 указывается дата, с которой работник фактически ушел в отпуск.
В графе 8 отражается основание переноса отпуска, то есть реквизиты соответствующего приказа. В графе 9 – дата предполагаемого (перенесенного) отпуска в текущем или следующем году.
Графа 10 предназначена для примечаний специалиста, следящего за соблюдением графика отпусков. Она может содержать любую ознакомительную информацию, например, причину переноса отпуска, отметку об отзыве из него или сведения, за какой рабочий год предоставлен отпуск.
Так, первый рабочий год каждого работника берет отсчет с первого дня его работы. В зависимости от того, есть ли у работника исключаемые из отпускного стажа периоды, следующий рабочий год может начинаться в ту же дату или позже. Но в любом случае у каждого сотрудника свой рабочий год, который, как правило, не совпадает с календарным годом. Поэтому может получиться, что по графику в течение одного календарного года работнику будут предоставлены отпуска за два рабочих года. Отметку об этом стоит сделать в графе 10.
ПРИМЕР 1. «НАСЛОЕНИЕ» ОТПУСКОВ ЗА ДВА РАБОЧИХ ГОДА
Работник принят в штат 8 июля 2016 года. Первый рабочий год для него – 8 июля 2016 года – 7 июля 2017 года. Второй – 8 июля 2017 года – 7 июля 2018 года. Отпуск за первый рабочий год ему может быть предоставлен, например, в июне 2017 года, за второй – в ноябре 2017 года. То есть в 2017 году будет предоставлен отпуск за два рабочих года.
Другая ситуация – когда в график не попадает ни один отпуск. Тогда в графе 10 стоит сделать отметку, что отпуск за рабочий год, приходящийся на 2017 год, был полностью использован в прошлом году.
ПРИМЕР 2. СОТРУДНИК НА «НУЛЕВОМ» ОТРЕЗКЕ
Работник принят в штат 8 декабря 2015 года. Первый рабочий год для него – 8 декабря 2015 года – 7 декабря 2016 года. Второй – 8 декабря 2016 года – 7 декабря 2017 года.
Отпуск за первый рабочий год ему был предоставлен в июне 2016 года, а отпуск за второй рабочий год – в декабре 2016 года. В итоге, в графике на 2017 год отпуск работника предусмотрен не будет.
Как предоставить отпуск по графику
Чтобы предоставить работнику отпуск согласно графику отпусков:
- Не позднее чем за две недели до начала отпуска вручите ему под подпись уведомление о начале отпуска (ст. 123 ТК РФ). Использовать можно как отдельные извещения, ознакомительные листы и ведомости, так и опять же сам график отпусков, заранее добавив в него две дополнительные графы для подписи и даты уведомления об отпуске
(письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1). - Оформите приказ о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6).
- В табеле учета рабочего времени (форма № Т-12 или № Т-13) обозначьте дни:
- ежегодного основного оплачиваемого отпуска – буквенным кодом «ОТ» или цифровым кодом «09»;
- ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска – буквенным кодом «ОД»
или цифровым кодом «10».
- Сделайте отметку об отпуске в разделе VIII личной карточки работника (форма № Т-2).
Как предоставить отпуск не по графику
Предоставлять работнику отпуск не по графику работодатель не обязан, если, конечно, речь
не идет о льготной категории работников и случаях, прямо установленных законодательством. Но при желании пойти навстречу работнику можно.
В любом случае для предоставления отпуска не по графику потребуются заявление работника о новых датах отпуска и приказ работодателя о переносе отпуска. Вносить изменения в график отпусков не надо. Им предусмотрены специальные графы для отражения таких сведений.
Аналогичным образом предоставляется отпуск тем работникам, которые были приняты в штат уже после утверждения графика отпусков и не включены в него. При этом в график отпусков данные о таких работниках не вносятся.
Эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению Оксана Доброва
Все трудящиеся люди обладают правом на оплачиваемый ежегодный отпуск. Но чтобы все работники одновременно не ушли в отпуска, необходимо спланировать отдых персонала.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .
Это быстро и БЕСПЛАТНО !
Как в 2019 году оформить правильный отпускной график? До окончания текущего года в положенный срок необходимо оформить и утвердить отпускной график на следующий год.
При отсутствии этого документа трудовая инспекция может наложить на работодателя административное взыскание. Как отпускной график составляется правильно в 2019 году?
Общие аспекты
По ст.123 ТК РФ наличие отпускного графика нужно как для работодателей, так и для работников.
Многие организации не составляют отпускные графики, предоставляя сотрудникам брать отпуск по согласованию с руководством.
Но в такой ситуации нарушаются права работников. Становится невозможным планирование отдыха и его заблаговременная организация.
В некоторых случаях получить отпуск становится весьма затруднительно, особенно если уйти на отдых захочет сразу большая часть .
Одним из таковых выступает соблюдение работодателем установленного порядка предоставления положенных отпусков.
При отсутствии утвержденного графика трудовые инспекторы вправе оштрафовать виновное лицо.
Что это такое
График отпусков это специальное расписание ежегодных очередных отпусков, какие предоставляются с сохранением заработной платы и в обязательном порядке.
Посредством этого обеспечивается гарантированное пребывание на рабочем месте нужного количества персонала на период, когда часть работников отдыхает.
Как оформить график отпусков верно? Для составления расписания отдыха предусмотрены некоторые правила, какие должны непременно соблюдаться.
Так график должен утверждаться единожды в год. В течение года его можно изменять, но при этом существуют определенные ограничения.
Так корректировки вносятся только по строкам, если это обусловлено текущей необходимостью и подтверждено соответствующим .
Приказ должен согласовываться с администрацией организации и профсоюзом, при наличии оного.
При составлении графика отпусков необходимо учитывать пожелания сотрудников, оговаривая утверждаемые сроки. При этом непременно учитываются особенности рабочего процесса.
График по отпускам относится к документам, какие в первую очередь проверяются сотрудниками Рострудинспекции.
При отсутствии документа организации грозит административное наказание в соответствии с .
По общепринятым правилам при создании графика работодателем должно учитываться пожелание работника, хотя неукоснительным это не является.
Планируя отпуска, работодателю надлежит определить, какие отпуска отображать в графике, а какие нет. Также устанавливается, сколько отпускных дней положено тому или иному работнику.
Если же продолжает использоваться унифицированная документация, то график отпусков создается по форме Т-7. При этом на сотрудников всех структурных составляется единая общая форма.
В пятой графе формы отображается длительность ежегодного отпуска в календарных днях. Шестая графа содержит сведения о дате начала отпускного периода.
Дату завершения отпуска в графике отображать нежелательно, поскольку отпускной период может удлиниться за счет больничного или включения праздничных дней.
Распространенной является практика указания в графике только определенного месяца, без отображения конкретного числа. Можно ли не отражать дату начала отпуска?
Правомерность таких действий засвидетельствована Верховным Судом ().
При этом дата согласовывается с сотрудником. Но все же отсутствие точной даты чревато сложностями относительно заблаговременного извещения сотрудника.
Работник должен быть извещен о начале отпуска минимум за две недели, а об издании надлежащего приказа за три дня.
До какого числа нужно сформировать
Когда должен быть составлен отпускной график? По утвердить отпускной график необходимо не менее чем за две недели до наступающего календарного года.
Причем график до этого должен быть полностью согласован. Так на 2019 года отпускной график утверждается не позже 17.12.2016.
С составленным и утвержденным графиком знакомятся все сотрудники организации. Работодатель вправе самостоятельно выбрать порядок ознакомления.
Видео: находим ответ. Особенности составления графика отпусков
К примеру, можно каждого сотрудника попросить проставить свою подпись против даты утвержденного отпуска.
Также можно к графику приложить ознакомительный лист, в каком каждый работник укажет дату ознакомления и поставит свою подпись.
Если отпуск разделен на части
Не всегда положенный отпуск используется полностью. Это может обуславливаться как желанием работника, так и производственной необходимостью.
В этом случае допустимо делить отпуск на части (). Закрепляется такая договоренность разными способами.
Сотрудник может подать заявление о делении отпуска, а руководитель завизирует его визой «согласен». Также может составляться соглашение о делении отпуска.
На основании достигнутого согласования корректируется график отпусков. Когда отпуск разделяется на части, то в графике на одного сотрудника заполняется несколько строк.
В них отображается начало и длительность каждой отпускной части. Особого внимания заслуживает отпуск внешних .
Для них отпуск планируется наравне со штатными сотрудниками. Предварительно у совместителя запрашивается дата его отдыха по основному месту трудоустройства.
Независимо от указанных в графике дат совместитель обязан получить отпуск в то же время, что и отпуск по основному месту работы ().
Образец документа
Что же именно нужно отобразить в отпускном графике? Содержание будет примерно таким:
- список всех сотрудников, с какими подписан трудовой договор;
- число отпускных дней для каждого работника;
- предполагаемая дата начала отпускного периода;
- возможность деления отпуска на части.
В утвержденном графике в течение года отображаются такие изменения:
Часто задаваемые вопросы
Среди часто возникающих вопросов присутствуют такие как видоизменение графика при переносе отпуска, приеме новых сотрудников, вследствие производственной необходимости.
Так при переносе отпускной даты изменять отпускной график не надо. Достаточно внести дополнительную информацию в графы для примечаний.
При трудоустройстве новых сотрудников к утвержденному приказу создается приложение.
В нем на основании заявления от работника и надлежащего приказа утверждается отпускной график для нового работника.
При перенесении отпуска по производственной надобности от работника необходимо получить согласие и передвинуть отпуск приказом руководителя с внесением коррективов в действующий график.
Возможности 1С
Составить отпускной график можно на компьютере при помощи специального ПО. Например, посредством использования программы 1С «Зарплата и управление».
В данной программе предусмотрен документ «График отпусков». Расположен он в закладке «Кадры».
Процесс формирования будет таким:
| Открыть журнал «График отпусков организации» | И кнопкой «Добавить» сформировать новый документ |
| В документе указать дату | И выбрать организацию |
| Кнопкой «Заполнить» сформировать табличную часть | Здесь можно использовать два варианта — «По управленческому графику отпусков», при наличии такового или по «Списку сотрудников» |
| При выборе сотрудников | Их данные автоматически подставляются в таблицу, даты отпусков указываются вручную |
| Заполненный документ можно распечатать путем создания печатной формы Т-7 | Либо создания диаграммы, облегчающей процесс анализа отпускных периодов штатного персонала |
Можно в 1С сформировать и приказ на отпуск. Для этого в закладке «Кадровый учет» выбирается документ «Отпуска». Затем добавляется новый документ в журнал «Отпуска организаций».
При помощи кнопки «Заполнить» выбирается «Заполнить по графику отпусков». При этом настраивается период, за какой заполняется документ.
В табличную часть документа сведения вносятся на основании составленного ране отпускного графика. Останется только распечатать документ и заверить подписью руководителя.
Надо ли малым организациям
В небольших организациях практикуется предварительный опрос работников о желаемом времени положенного отпуска.
Однако во избежание разногласий не следует ограничиваться устной беседой, желательно получить от каждого работника письменное согласие с датой утвержденного отпуска.
При этом нередко график не составляется, и сотрудники идут в отпуск по согласованию с руководством.
Но какой бы маленькой организация не была, отсутствие отпускного графика становится нарушением трудового законодательства.
Правила относительно наличия отпускного графика не зависят от величины предприятия и численности его штата.
Как составить на 14 дней
Отпуск может делиться на части. Делится отпуск по согласованию сторон. Количество частей отпуска законодателем не ограничивается.
Но при этом существует утвержденная норма, что при делении отпускного периода хотя бы одна из его частей должна составлять четырнадцать дней.
Таким образом, если стороны не против поделить отпуск, то в графике указываются по отдельности даты начала и завершения каждого отпуска.
При этом одна часть обязательно равна четырнадцати дням, а оставшаяся часть делится на столько частей, сколько решат стороны.
Важно, что работодатель не вправе поделить отпуск в одностороннем порядке. Независимо от длительности отпускной части в ней не учитываются выходные дни.
График отпусков обязателен к составлению всеми работодателями.
Для его составления необходимо руководствоваться установленными законодательными нормами и придерживаться строго оговоренных сроков.
Нередко при составлении графиков отпусков возникают разногласия по поводу времени выхода на отдых того или иного сотрудника или возможности разделения полагающегося отдыха. Стороны не всегда четко понимают, чье мнение приоритетнее при определении этих вопросов. Трудовой кодекс отвечает на все спорные вопросы и регулирует противоречия между наемными лицами и работодателями, главное, знать статьи закона и правильно их применять.
Обязательность предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска ставит перед работодателем серьезные задачи. Каждый работник должен в течение 12 месяцев выбрать положенное ему по закону время отдыха, чтобы восстановить душевные и физические силы.
Минимальный срок отпускного периода в РФ определен в 28 дней. Такое количество дней предоставляется всем вне зависимости от должности, возраста и уровня образования. Но существует немало категорий работников, которые, кроме обязательных дней, получают прибавочные к очередному ежегодному отпуску или обеспечиваются специальными дополнительными днями за вредность выполняемой работы. При этом работодатель обязан не просто учесть все нюансы и дать каждому отдельному работнику то количество дней, на которое он может претендовать по закону, но и распределить так отдых каждого, чтобы впоследствии это не сказалось на производственном процессе. Чем больше организация и выше в ней количество наемных сотрудников, тем сделать это становится сложнее.
Для того чтобы соблюсти право каждого трудящегося и не навредить организации труда и было определено понятие очередности отпусков, которое закреплено в Трудовом кодексе РФ.
Необходимость графика отпусков
Для упрощения формирования очередности и исключения случаев непредоставления кому-либо из сотрудников отпускного периода, было введено понятие графика предстоящих отпусков. Его применение носит далеко не рекомендательный характер, в статье 123 ТК РФ в пункте 2 прописано, что составление графика есть обязательная процедура для обеих сторон трудового договора как для работодателя, так и для наемных лиц.
Составленный график позволяет решать множество проблем. Работникам он дает возможность планировать свои действия, зная, что отказать в реализации права, закрепленного на бумаге, руководство организации не сможет. И хотя чисто теоретически возможность отсрочки отпускного периода в связи с производственной необходимостью существует, но на практике такое случается нечасто.
Работодателю данный документ позволяет:
- Своевременно подготавливать нужную документацию для оформления отдыха, а бухгалтерии начислять компенсационные выплаты.
- Производить своевременные рокировки и подготавливать замены на места временно отсутствующих работников.
- Следить за тем, чтобы право на отдых реализовывалось своевременно и тем самым не нарушались нормы закона.
Как видно, этот документ весьма важен, а потому должен быть составлен в строгом соответствии с правилами.
Процедура составления
Процедура создания графиков очередности ежегодно предоставляемого отдыха несложна, но имеет аспекты подготовки, которые требуют разъяснения.
Чтобы получить окончательно разработанный вариант документа, следует для каждого структурного подразделения составить собственный бланк.
Речь идет о больших предприятиях и компаниях, где каждое подразделение выполняет свою, строго установленную, функцию. Такое разделение позволяет начальникам отделов принимать участие в определении сроков и продолжительности отпусков.
Обычно процедура оформления отпускной очередности выглядит следующим образом:
- Сотрудники внутри одного отдела или подразделения самостоятельно решают, когда они будут отдыхать. На этом этапе они вправе не только выбрать нужные им даты, но и разделить отдых на несколько составных частей.
- Начальник отдела оценивает пожелания подчиненных и соотносит их с производственной возможностью. На этом этапе крайне важно также урегулировать любые возникающие споры в коллективе. В каждой организации есть свои негласные правила между сотрудниками о том, как правильно распределять периоды.
- Сформированные в отделах документы вновь отправляются к кадровикам, которые перепроверяют сведения на соответствие нормам, в частности, следят, чтобы была правильно указана продолжительность отрезков.
- Проверенные бланки отдаются директору организации, который также имеет право не согласиться с какими-то аспектами и инициировать изменения.
Вообще график очередности – это соглашение между сторонами трудового договора. Ни одна из сторон не может самолично диктовать условия и выставлять свои требования. Конечно, бывают и исключения, например, учителя средних школ в большей своей массе отдыхают в строго отведенные летние месяцы, во время каникул. Они не могут взять отпуск в разгар учебного года и сорвать учебный процесс.
Сведения, вносимые в график
Согласно законодательным нормам, бланки очередности могут составляться на специально разработанной унифицированной форме или на самостоятельно разработанных формах. При разработке, главное, чтобы учитывались требования к обязательным сведениям, которые должны быть внесены в документ.
К обязательной информации относят:
- Период действия документа.
- Поименное перечисление абсолютно всех сотрудников фирмы.
- Продолжительность отпусков по каждому работнику. Здесь важно индивидуальное соблюдение, проверить, у кого остались неотгулянные периоды за прошлый год, и учесть все отрезки будущего календарного года.
- Начальные и конечные даты отсутствия.
Кроме обязательных граф, в таблице могут добавляться и иные столбцы, для внесения уточняющей информации. Например, для уточнения подразделения, к которому относится тот или иной сотрудник. Рекомендуется всегда оставлять один столбец с названием «примечание», чтобы внести в него какие-то непредусмотренные данные.
Составление графика отпусков – это особая процедура, которая требует придерживаться установленных норм. Каждая организация сама для себя решает, в каком виде данный документ будет вестись. Хотя форма установлена по закону и обсуждению не подлежит, но вот вид заполнения сможет быть либо бумажным от руки, либо посредством внесения сведений в компьютерную программу, специально разработанную для этих целей.
Вне зависимости от избранного вида ведения заниматься вопросами очередности должен кадровый работник, а в случае его отсутствия сотрудник, который выполняет его полномочия. Это может быть помощник руководителя или даже сам директор фирмы.
В оформлении бланка принимают участие несколько ответственных лиц, но отвечает за правильность его составление кадровый работник. Именно он рассылает формы по структурным подразделениям для первичного заполнения, а после проверяет правильность внесенной информации. Кадровик при оформлении обязан проверить сроки и продолжительность, чтобы отрезки не накладывались друг на друга, а количество дней отпуска соответствовало положенному.
Окончательно утвержденный бланк подписывается начальников кадрового отдела, а затем утверждается руководителем организации или тем, кто исполняет его обязанности.
Унифицированная форма Т-7
Большинство работодателей при составлении графика предпочитают пользоваться специальной формой Т-7, которая разработана Госкомстатом России еще в 2004 году и действует и поныне. Эта форма отвечает всем требованиям составления, кроме того, в ней можно убирать ненужные строки или столбцы или добавлять их.
В шапку унифицированной формы Т-7 вносятся следующие данные:
- Наименование организации.
- Номер бланка и дату его заполнения.
- Год действия графика очередности.
Основная часть бланка представлена в виде таблицы, которую следует заполнять таким образом:
- Название структурного подразделения, к которому относится работник.
- Должность сотрудника.
- Фамилия, имя, отчество работника в полном виде.
- Табельный номер.
- Количество полагающихся дней отдыха. Отразить сведения можно в совокупном порядке, если весь период будет выбран за один раз. Если общее количество разделяется на несколько составных частей, то вносить сведения необходимо по каждому отрезку отдельно, разбивая одну строку на несколько подстрок и указывая в каждой, сколько дней на нее приходится.
- Дата начала отдыха, которая была запланирована.
В конце заполненный шаблон подписывается ответственными лицами.
Утверждение графика отпусков в форме Т-7 производиться в двухстороннем порядке:
- Профсоюзной организацией.
- Директором предприятия.
Профсоюз защищает права работников и следит за тем, чтобы вся составляемая документация учитывала права наемных лиц и никоим образом не нарушала их. Поэтому каждый сотрудник при наличии спорных вопросов, которые не урегулировались самостоятельно, может обратиться к представителям профсоюза за помощью. Далеко не все организации имеют представителей профсоюза, да и их наличие не говорит о том, что членство в нем возникает автоматически. Члены профсоюза отчисляют взносы и получают защиту от организации.
Если профсоюзная организация в компании есть, то с ней в обязательном порядке согласовывается вся локальная документация, к коей относится и график очередности отпускных периодов. После изучения формы председатель профсоюза должен его письменно утверждать.
Последним этапом утверждения становится виза руководителя фирмы. После того как он ее проставляет, подготавливается и издается приказ о принятии и утверждении бланка очередности на следующий год.
Внесение изменений и дополнений
Запланированные действия могут подлежать изменениям или дополнениям. Это стандартная практика, так как жизнь вносит свои коррективы, а на предприятии могут возникать форс-мажорные ситуации. Изменения в действующий документ могут вноситься как по инициативе работника, так и нанимателя.
Руководитель имеет довольно ограниченный спектр полномочий, позволяющий ему действовать вопреки установленным планам. Инициировать перенос он может только при наличии достаточных оснований и с согласия самого работника. Более того, наниматель обязан не позднее чем за две недели до начала отпуска по графику выдать человеку письменное уведомление о скором начале отпуска. Если срок пропущен или извещение вообще не выдано, то отпускник имеет законное право отказаться идти на отдых, а потребовать переноса на то время, когда ему будет удобно.
Самим работникам перенести периоды гораздо проще. Для этого они пишут заявление, где должны просить о возможности перенести запланированное время на иной месяц. Руководство должно принять заявление, но соглашаться с ним не обязано. Если просьба не стыкуется с производственными нуждами, то может быть отклонена. При одобрении директор подписывает прошение и разрешает изменения.
На основании разрешения от руководителя издается приказ о переносе отпуска, при этом исправлять весь график нет нужды. Приказ об изменении графика издается только в случае массовых корректировок.
В самом бланке есть специальные столбцы, которые позволяют править информацию. При перенесении отпускного периода проставляется не только новая дата, но и сведения о документе, который стал основанием для такого решения.
Срок хранения
Сроки хранения документации определяются по специальному перечню, который утвержден Приказом Министерства культуры России №558 от 25.08.2010 года. Согласно этому нормативному акту, хранить графики отпускных периодов следует в течение одного календарного года. Такая информация изложена в пункте 693 Перечня. Срок хранения начинает свой отсчет сразу после окончания календарного года, к которому относился документ.
Храниться бланк должен непосредственно у ответственного лица, в кабинете кадрового служащего.
Эти формы не сдаются на временное хранение в архив организации и уж тем более не передаются в государственные архивные учреждения. Уничтожать их следует, как и иные локальные документы по актам.
Ответственность за отсутствие графика
Составление графика отпусков – это обязанность нанимателей. В ТК РФ в статье 123 есть четко установленные сроки для окончательного принятия документа на следующий год. Конечной датой введения будущей очередности считается середина декабря текущего года, а если быть точнее, то форма должна быть утверждена за 14 дней до начала нового года.
Если сроки не соблюдены, то работодателю грозят административные наказания в виде штрафных санкций:
- Для юридических лиц штрафы составляют от 30 до 50 тысяч рублей.
- Для должностных лиц от одной до пяти тысяч рублей.
- Физическим лицам – индивидуальным предпринимателям, также дается от 1 000 до 5 000 рублей.
Штрафные ставки прописаны в КоАП РФ статье 5.27 части 1.
Судебная практика
Центральный районный суд г. Читы рассмотрел ходатайство от индивидуального предпринимателя, который просил отменить ранее установленные административное наказание, которое было назначено ввиду выявленных значительных нарушений, в том числе и отсутствия графика отпусков.
Ходатайству о пересмотре дела ИП апеллирует к тому, что сам факт, из-за которого были выявлены многочисленные нарушения, был истолкован неверно. В частности, бывшая сотрудница, права которой были нарушены, принята не по трудовому договору, а по гражданско-правовому соглашению.
После изучения дела суд отказал в удовлетворении просьбы на основании того, что все вскрытые факты свидетельствуют о нарушениях норм трудового законодательства.
Решение от 15 февраля 2017 г. по делу № 2-988/2017Образцы документов
Вам это будет интересно
