कोई भी व्यक्ति, चाहे वह कहीं भी हो और उसकी राष्ट्रीयता कुछ भी हो, उसके भौतिक मूल्य होते हैं। यह कपड़े, घरेलू सामान, उपकरण आदि हो सकते हैं। इसी तरह, कानूनी संस्थाओं की बैलेंस शीट पर सामान और सामग्री होती है। अंतर यह है कि यदि कोई सामान्य व्यक्ति किसी खराब या अनावश्यक चीज को किसी भी क्षण फेंक सकता है, तो एक संगठन या एक निजी उद्यमी को इसे सही ढंग से लिखना चाहिए।
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माल और सामग्री को बट्टे खाते में डालने के कारण और नियम
क्षतिग्रस्त इन्वेंट्री आइटम कंपनी के कर्मचारियों द्वारा उनके संचालन के दौरान या इन्वेंट्री के परिणामस्वरूप पाए जा सकते हैं। बाद के मामले में, खोए हुए मूल्य अक्सर प्रकट होते हैं। यदि किसी संगठन या उद्यम में क्षतिग्रस्त, अप्रचलित या खोए हुए सामान और सामग्री पाए जाते हैं, तो एक विशेष आयोग बनाया जाना चाहिए जो इन मूल्यों की स्थिति का आकलन करेगा और यदि आवश्यक हो, तो उनके राइट-ऑफ पर एक अधिनियम तैयार करेगा। आयोग में अनिवार्य रूप से ऐसे लोगों को शामिल किया जाना चाहिए जो प्रश्नगत मूल्यों के लिए भौतिक रूप से जिम्मेदार हैं, साथ ही साथ उनके नेता भी। इस मामले में, एक विशेष अधिनियम का उपयोग करके माल और सामग्री को बट्टे खाते में डालना चाहिए।
राइट-ऑफ के मुख्य कारण हैं:
- लंबे समय तक उपयोग के कारण मूल्य अस्त-व्यस्त हो गए हैं;
- दुर्घटना से क्षतिग्रस्त या टूट सकता है। उदाहरण के लिए, भोजन कक्ष में व्यंजन बस टूट सकते हैं;
- खो सकता है;
- वे नैतिक रूप से पुराने हैं। यह मुख्य रूप से तकनीक पर लागू होता है, जैसे कंप्यूटर, प्रिंटर आदि।
अंतत: अधिनियम आवश्यक है ताकि लेखा विभाग उसमें बताए गए सामान और सामग्री को बट्टे खाते में डाल सके। किसी भी संगठन में भौतिक संपत्ति के बट्टे खाते में डालने के लिए अधिनियम का रूप स्वतंत्र रूप से तैयार किया जा सकता है।
हालाँकि, कुछ नियम हैं जिनका पालन किया जाना चाहिए:
- दस्तावेज़ को दो प्रतियों में तैयार किया जाना चाहिए। उनमें से एक को लेखा विभाग में रखा जाता है ताकि सत्यापन के मामले में इसे प्रस्तुत किया जा सके। दूसरा आर्थिक रूप से जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा रखा जाता है। यदि यह एक गोदाम है, तो अक्सर यह स्टोरकीपरों में से एक होता है।
- आयोग, उपरोक्त व्यक्तियों के अलावा, मुख्य लेखाकार और गोदाम के प्रमुख को अनिवार्य रूप से शामिल करना चाहिए, यदि माल गोदाम में है।
- आयोग के सदस्यों को उद्यम के प्रमुख द्वारा नियुक्त किया जाना चाहिए, जिसके लिए एक विशेष आदेश जारी किया जाता है।
प्रत्येक उद्यम में, एक इन्वेंट्री नियमित रूप से की जाती है, जिसके परिणामस्वरूप उन इन्वेंट्री की पहचान की जाती है जो राइट-ऑफ के अधीन हैं।
अधिनियम क्या है
जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, राइट-ऑफ दस्तावेज़ का कोई एकल राज्य-अनुमोदित रूप नहीं है। इसे उद्यम के लिए सुविधाजनक रूप में स्वतंत्र रूप से विकसित किया जा सकता है। आप हमारे पर माल और सामग्री को बट्टे खाते में डालने के अधिनियम का प्रपत्र डाउनलोड कर सकते हैं।किसी भी मामले में, इसमें कुछ आवश्यक तत्व होने चाहिए। इसमे शामिल है:
- निरीक्षण और निर्णय लेने के बाद आयोग के सदस्यों के नाम और पद, साथ ही उनके हस्ताक्षर;
- वास्तव में, जो निर्णय लिया गया था;
- क़ीमती सामानों के निरीक्षण की तारीख;
- माना मूल्यों और उनकी लागत की सूची;
- वे कारण क्यों अनुपयुक्त पाए गए और बट्टे खाते डाले जा सकते हैं;
- माल और सामग्री की कुल राशि को बट्टे खाते में डालना।
ध्यान दें:यदि इन्वेंट्री के परिणामों के अनुसार राइट-ऑफ किया जाता है, तो अधिनियम में यह इंगित करना आवश्यक है कि मान खो गए थे, जिसकी पुष्टि इन्वेंट्री के परिणामों से होती है। यह राइट-ऑफ का कारण होगा।
यह सुविधाजनक है जब दस्तावेज़ को एक तालिका के रूप में तैयार किया जाता है, जिसके पहले कॉलम में लिखे जाने वाले मानों का नाम दर्ज किया जाता है। इसके अलावा, निम्नलिखित कॉलम में, उनकी मात्रा, लागत मूल्य और बट्टे खाते में डालने का कारण भरा गया है। इस तरह के फॉर्म को कंप्यूटर और मैन्युअल रूप से तैयार करना सुविधाजनक है। अंत में, दस्तावेज़ को आयोग के सभी सदस्यों द्वारा हस्ताक्षरित किया जाना चाहिए और उद्यम के प्रमुख द्वारा अनुमोदित होना चाहिए। इसके बाद ही इसे लेखा विभाग को हस्तांतरित किया जा सकता है।
दस्तावेज़ तैयार करने की विशेषताएं
जब कोई कंपनी उत्पादों के उत्पादन या भवनों के निर्माण में लगी हो, तो इन्वेंट्री का हिस्सा बस खर्च हो जाता है . लेखांकन में, उनकी लागत प्राप्त उत्पादों की लागत में स्थानांतरित की जाती है, लेकिन ऐसा करने के लिए, एक राइट-ऑफ अधिनियम तैयार करना आवश्यक है। यह इस तथ्य को रिकॉर्ड करने के लिए किया जाता है कि सामग्री का उपभोग किया गया है। हालाँकि, यहाँ सब कुछ इतना सरल नहीं है। सबसे पहले, उस लागत को निर्धारित करना आवश्यक है जिस पर मूल्यों को लिखा जाएगा।सिद्धांत रूप में, इसे उद्यम की समान नीति में लिखा जाना चाहिए। इसके अलावा, उत्पादन और निर्माण के लिए सामग्री को लिखने से पहले, वास्तव में उन्हें गोदाम से भेजना आवश्यक है, जिसके लिए एक खेप नोट तैयार किया गया है।
अधिनियम में ही, प्रत्येक प्रकार की सामग्री को बट्टे खाते में डालने की लागत और उनकी मात्रा निर्धारित करना आवश्यक है। उप-योग और योग की गणना करें। यह सब लेखांकन नीति में अपनाई गई गणना की पद्धति के आधार पर किया जाता है। माल और सामग्री को बट्टे खाते में डालने के लिए एक अधिनियम तैयार करने का एक नमूना यहां डाउनलोड किया जा सकता है।
इस अधिनियम को तैयार करने के लिए, एक कमीशन एकत्र करने की आवश्यकता नहीं है, लेकिन भौतिक रूप से जिम्मेदार व्यक्ति की उपस्थिति अभी भी आवश्यक है। सबसे पहले, सामग्री के प्रभारी व्यक्ति को एक रिपोर्ट प्रदान करनी होगी जिस पर सामग्री को उत्पादन में स्थानांतरित किया गया था। कंसाइनमेंट नोट्स को रिपोर्ट में डेटा की पुष्टि करनी चाहिए।
दूसरा कारणराइट-ऑफ अधिनियम तैयार करना उद्यम द्वारा उत्पादित माल की लागत की गणना है। यह आउटपुट की एक इकाई के उत्पादन के लिए आवश्यक सामग्री की मात्रा को इंगित करता है।
तीसरा आधार है रिपोर्टएक निश्चित अवधि में कितने उत्पादों का उत्पादन किया गया। इस प्रकार, अधिनियम तैयार करने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति बट्टे खाते में डाली गई कुल राशि की गणना करने में सक्षम होगा।
माल और सामग्रियों को लिखने का कार्य तैयार किया जाता है ताकि लेखा विभाग उन्हें बट्टे खाते में डाल सके, क्योंकि वे उत्पादन प्रक्रिया में खर्च किए गए थे
राइट-ऑफ़ की विशेषताएं और बारीकियां
पहली नज़र में, ऐसा लग सकता है कि माल और सामग्री को बट्टे खाते में डालने की प्रक्रिया काफी सरल है। हालाँकि, ऐसा नहीं है। विचार करने के लिए कुछ बारीकियां हैं। यदि उत्पादन के लिए मूल्यों को बट्टे खाते में डाल दिया जाता है, तो उनका लागत मूल्य बट्टे खाते में डाल दिया जाता है:
- अधिग्रहण की वास्तविक लागत पर, यदि यह माल की प्रत्येक विशिष्ट इकाई के लिए जाना जाता है (जो एकल सामग्री को लिखते समय प्रासंगिक है);
- एक निश्चित औसत कीमत पर;
- उस कीमत पर जिस पर या तो पहली या आखिरी सामग्री आ गई।
ध्यान दें:एक महत्वपूर्ण बारीकियां राज्य संस्थानों में माल और सामग्री का बट्टे खाते में डालना है। यदि उपकरण या फर्नीचर की वस्तुओं को बट्टे खाते में डाल दिया जाता है, तो उनकी रिहाई के वर्ष पर ध्यान देना सुनिश्चित करें।
विशेष रूप से विकसित मानक हैं जो विभिन्न वस्तुओं के सेवा जीवन को इंगित करते हैं। ऑडिट की स्थिति में राज्य के सामान और भौतिक संपत्ति के आरोपों और चोरी को प्राप्त न करने के लिए यह आवश्यक है। राज्य आयोग जांच करेगा कि क्या यह उत्पाद वास्तव में सेवानिवृत्ति के अधीन था। इसलिए, आपको निष्क्रिय वस्तुओं के निपटान में जल्दबाजी नहीं करनी चाहिए।
भौतिक संपत्ति को बट्टे खाते में डालने का कार्य, जिसका एक नमूना डाउनलोड किया जा सकता है, में राज्य संस्थानों में जारी किए जाने पर कोई ख़ासियत नहीं होती है। कानून अधिनियम के किसी विशिष्ट रूप को स्थापित नहीं करता है। साथ ही इसमें बट्टे खाते में डाले गए मूल्यों को नष्ट करने के तरीके निर्धारित नहीं हैं। डीकमीशन की गई वस्तुओं का निपटान उद्यम के प्रमुख के विवेक पर किया जाता है। उन्हें फेंक दिया जा सकता है, जला दिया जा सकता है, दूसरी संस्था को दिया जा सकता है।