दस्तावेज़ प्रबंधन के क्षेत्र में आधुनिक प्रौद्योगिकियां समय और संसाधनों को महत्वपूर्ण रूप से बचा सकती हैं, इसलिए इस सामग्री में हम आपको बताएंगे कि इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर कैसे करें। ईडीएस आम नागरिकों, उद्यमियों और कानूनी संस्थाओं के लिए उपयोगी है। प्रत्येक उपयोगकर्ता इष्टतम प्रकार के हस्ताक्षर और इसके डिजाइन की विधि चुन सकता है।
ईडीएस किसके लिए है?
एक इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर या ईडीएस एक सुविधाजनक उपकरण है जो आपको वर्चुअल स्पेस में अपनी पहचान की पुष्टि करने और दस्तावेजों का समर्थन करने की अनुमति देता है। इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर कुंजी का वाहक एक स्टोरेज डिवाइस (फ्लैश ड्राइव) है जिस पर मालिक के हस्ताक्षर का इलेक्ट्रॉनिक एनालॉग दर्ज किया जाता है। यह हमेशा एक विशिष्ट व्यक्ति के लिए जारी किया जाता है, जो उसके व्यक्तिगत पासपोर्ट डेटा से जुड़ा होता है। उच्च स्तर की सुरक्षा के साथ ईडीएस की विविधताएं केवल एक कागज/इलेक्ट्रॉनिक प्रमाणपत्र के साथ मान्य हैं।
इस तरह के उपकरण के मालिक को कार्यों के विशाल शस्त्रागार तक पहुंच प्राप्त होती है:
- वर्चुअल स्पेस में दस्तावेजों, समझौतों, अनुबंधों पर हस्ताक्षर करें;
- कॉर्पोरेट वर्चुअल दस्तावेज़ प्रवाह व्यवस्थित करें और कागज बचाएं;
- FTS वेबसाइट के माध्यम से टैक्स रिटर्न और रिपोर्ट भेजें;
- प्राधिकरण से गुजरना और "राज्य सेवाओं" के माध्यम से दस्तावेज तैयार करना;
- जाँच करें कि क्या दस्तावेज़ वीज़ा के बाद संपादित किया गया था;
- फ़ाइल / पाठ / छवि के लिए कॉपीराइट की रक्षा करें;
- माल और सेवाओं की सीमा शुल्क घोषणा करना;
- राज्य और नगरपालिका खरीद के लिए इलेक्ट्रॉनिक नीलामी में भाग लें;
- EGAIS प्रणाली में शराब के उत्पादन और संचलन को नियंत्रित करें।
इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर व्यक्तियों, व्यक्तिगत उद्यमियों और एलएलसी के लिए उपयोगी है
विधान समीक्षा
रूस में डिजिटल हस्ताक्षर का उपयोग कई विधायी कृत्यों द्वारा नियंत्रित होता है:
- नागरिक संहिता (अनुच्छेद 160);
- संघीय कानून "इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर पर" संख्या 63-एफजेड;
- गोस्ट आर 34.10-2012।
उपयोगकर्ताओं को इन कानूनों और उनकी आवश्यकताओं का विस्तार से अध्ययन करने की आवश्यकता नहीं है। यह याद रखने के लिए पर्याप्त है कि आपको केवल प्रमाणन केंद्रों पर योग्य डिजिटल हस्ताक्षर (वे एक भौतिक हस्ताक्षर का एक पूर्ण एनालॉग हैं) ऑर्डर करने की आवश्यकता है। इनकी सूची संचार मंत्रालय की वेबसाइट पर उपलब्ध है। डिवाइस का पंजीकरण एक कागज पुष्टिकरण प्रमाण पत्र जारी करने के साथ है।
हस्ताक्षर के प्रकार
एक डिजिटल हस्ताक्षर एक जटिल तंत्र है, और इसके काम में एक सामान्य उपयोगकर्ता को तल्लीन करने की कोई आवश्यकता नहीं है। डिजिटल सिग्नेचर के प्रकार और उनकी व्यावहारिक विशेषताओं को समझना कहीं अधिक महत्वपूर्ण है। प्रत्येक किस्म की विशेषताओं को समझने से आपको सर्वोत्तम विकल्प ऑर्डर करने में मदद मिलेगी और अतिरिक्त पैसे खर्च नहीं होंगे।
पहला प्रकार - सरल इलेक्ट्रॉनिक या जांच।यह इतना सरल और असुरक्षित विकल्प है कि यह बिना भौतिक माध्यम के मौजूद है। इस तरह के हस्ताक्षर डिस्पोजेबल हैं और लगभग सभी बैंक कार्ड धारकों के लिए जाने जाते हैं। पीईपी का एक स्पष्ट उदाहरण वह कोड है जो आपको एसएमएस में प्राप्त होता है जब आप किसी ऑनलाइन स्टोर से कुछ खरीदना चाहते हैं। वे विशेष रूप से डिज़ाइन नहीं किए गए हैं, लेकिन आवश्यकतानुसार स्वचालित रूप से बनाए गए हैं।
अयोग्य इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर या एनईपी- पहले से ही ईडीएस का अधिक उन्नत संस्करण। एक अलग डिवाइस पर जारी किया गया। मालिक की पहचान की पुष्टि करता है और यह भी दिखाता है कि वीज़ा के बाद दस्तावेज़ को संपादित किया गया है या नहीं। दो भागों से मिलकर बनता है: खुला और बंद। बंद मालिक के पास रहता है, वह उसके साथ काम करता है और दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करता है। EDS कुंजी का सार्वजनिक भाग भागीदारों और ठेकेदारों के लिए अभिप्रेत है: इसका उपयोग हस्ताक्षर की प्रामाणिकता को सत्यापित करने के लिए किया जाता है।
सार्वजनिक खरीद निविदाओं के लिए एनईपी इष्टतम समाधान है। जब एक भौतिक हस्ताक्षर के एनालॉग के रूप में उपयोग किया जाता है, तो पार्टियों को आपस में एक समझौता करना होगा।
सबसे सुरक्षित ईडीएस - योग्य या सीईपी- हम नीचे एक विशेष खंड में अधिक विस्तार से विचार करेंगे। सामान्य तौर पर, यह ध्यान दिया जा सकता है कि यह सीईपी है जो सबसे पूर्ण है, क्योंकि इसे सामान्य हस्ताक्षर के लिए एक प्रतिस्थापन माना जाता है। यदि कोई नागरिक या व्यवसायी ईडीएस का बहुत अधिक उपयोग करने की योजना बना रहा है, तो यह योग्य संस्करण पर ध्यान देने योग्य है।
एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर हस्ताक्षर फ़ाइल एक एक्सटेंशन है जो एक हस्ताक्षरित दस्तावेज़ को संग्रहीत करता है।
इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर कैसे करें
ईडीएस जारी करना कोई समस्या नहीं है और इसमें केवल कुछ दिन लगते हैं। अधिक सटीक रूप से, प्रमाणन केंद्र 1 घंटे में सब कुछ करने का वादा करते हैं, लेकिन दस्तावेज़ों को इकट्ठा करने, एक आवेदन भरने और डिवाइस को स्वयं प्राप्त करने में अभी भी समय लगेगा। कितना है? व्यक्तियों के लिए औसतन 900 रूबल से और व्यक्तिगत उद्यमियों और एलएलसी के लिए 1500 से।
मुझे डिजिटल सिग्नेचर कहां मिल सकता है? केवल संचार मंत्रालय की सूची से प्रमाणन केंद्र में।एक आवेदन भरने से पहले और, इसके अलावा, सेवा के लिए भुगतान करने से पहले, वेबसाइट minsvyaz.ru/ru/activity/govservices/certification_authority/ पर कंपनी की उपस्थिति की जांच करें। यदि आपका शहर सूची में नहीं है, तो आप पड़ोसी में एक केंद्र की तलाश कर सकते हैं या कूरियर डिलीवरी के साथ ऑनलाइन ईडीएस जारी कर सकते हैं, हालांकि इसकी लागत बहुत अधिक होगी।
डिजिटल हस्ताक्षर डिजाइन करने के विकल्पों पर विचार करें।
योग्य हस्ताक्षर तभी मान्य होते हैं जब स्वामी के पास प्रमाण पत्र हो
अपने आप
डिजिटल हस्ताक्षर की लोकप्रियता सक्रिय रूप से बढ़ रही है, प्रमाणन केंद्र डिवाइस के डिजाइन के अधिकतम सरलीकरण में रुचि रखता है। इसलिए, बिना सहायता के डिवाइस को ऑर्डर करने और प्राप्त करने में कोई समस्या नहीं है। यदि आपके पास कोई प्रमाणन केंद्र है, तो दस्तावेजों के एक सेट के साथ वहां जाएं, एक आवेदन भरें और एक उपकरण प्राप्त करें।
एक व्यक्ति के लिए दस्तावेजों का एक पैकेज:
- आवेदन (मौके पर भरें);
- पासपोर्ट;
- घोंघे;
- टिन प्रमाणपत्र;
- सेवाओं के भुगतान के लिए एक रसीद।
व्यक्तिगत उद्यमियों के लिए ईडीएस दस्तावेज:
- पासपोर्ट;
- टिन प्रमाणपत्र;
- घोंघे;
- राज्य पंजीकरण का प्रमाण पत्र;
- यूनिफाइड स्टेट रजिस्टर ऑफ लीगल एंटिटीज से ताजा उद्धरण (1 महीने से अधिक पुराना नहीं);
- सेवाओं के भुगतान के लिए एक रसीद।
कानूनी इकाई के लिए ईडीएस बनाने के लिए:
- आवेदन (मौके पर पूरा किया जाना);
- टिन और ओजीआरएन प्रमाणपत्र;
- आवेदक का पासपोर्ट (आमतौर पर एक प्रबंधक या लेखाकार);
- घोंघे;
- यूनिफाइड स्टेट रजिस्टर ऑफ लीगल एंटिटीज से अर्क (1 महीने तक भी);
- बैंक विवरण।
इलेक्ट्रॉनिक रूप से डिजिटल हस्ताक्षर कैसे करें? वर्चुअल स्पेस में विशेष रूप से पंजीकरण पूरा करना असंभव है: एक डिजिटल हस्ताक्षर एक भौतिक वस्तु है, और इसलिए आपको इसके लिए आना होगा या कूरियर डिलीवरी का आदेश देना होगा।
आप चयनित प्रमाणन केंद्र की वेबसाइट पर एक अनुरोध छोड़ कर प्रक्रिया को काफी सरल बना सकते हैं।
एमएफसी में
यदि शहर में कोई प्रमाणन केंद्र नहीं है, तो आप एमएफसी पर इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर जारी कर सकते हैं। हर शहर में My Documents के कार्यालय हैं। दस्तावेजों का एक पैकेज तैयार करें और इसे केंद्र के विशेषज्ञ को सौंप दें।वह आपको एक बयान लिखने में मदद करेगा, ईडीएस के एक प्रकार के चुनाव पर सलाह देगा। प्रक्रिया में थोड़ा अधिक समय लगेगा - 10 दिन। कार्यालय में डिवाइस की डिलीवरी के बारे में सूचना एसएमएस के माध्यम से आती है। इस प्रकार, एमएफसी को दो बार जाना होगा: एक आवेदन भरने के लिए और एक डिजिटल हस्ताक्षर उपकरण प्राप्त करने के लिए।
सार्वजनिक सेवाओं के लिए हस्ताक्षर
खाताधारक की पहचान की पुष्टि के बाद ही "सरकारी सेवाओं" सेवा तक पूर्ण पहुंच संभव है। यह 2 तरीकों से किया जा सकता है: अधिकृत केंद्र पर जाएं या इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग करें। दूसरा विकल्प ज्यादा बेहतर है क्योंकि इससे समय की बचत होती है।
ईडीएस के माध्यम से पोर्टल पर अधिकृत करने के लिए, बस "गोसुस्लग" के व्यक्तिगत खाते पर जाएं और डिवाइस को कंप्यूटर में डालें। एक योग्य हस्ताक्षर की आवश्यकता होगी, क्योंकि सेवा व्यक्तिगत डेटा के साथ काम करती हैऔर इलेक्ट्रॉनिक रूप से ऐसी सेवाओं की नकल करता है जो केवल भौतिक हस्ताक्षर के साथ प्रदान की जाती हैं। उदाहरण के लिए, पासपोर्ट जारी करना या कार का पंजीकरण करना।
इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के प्रकार का चुनाव उपयोगकर्ता द्वारा आवश्यक कार्यों पर आधारित होना चाहिए।
योग्य ईडीएस
सबसे सुरक्षित और विनियमित फॉर्म क्वालिफाइड इलेक्ट्रॉनिक सिग्नेचर या सीईपी है। वह सबसे सुरक्षित क्यों है? क्योंकि जिस सॉफ्टवेयर के जरिए ऐसे डिवाइस काम करते हैं, वह रूस के एफएसबी द्वारा प्रमाणित होता है।
एक भौतिक हस्ताक्षर का एक पूर्ण एनालॉग,इसलिए यह दूसरों की तुलना में अधिक महंगा है और एक प्रमाण पत्र (कागज या इलेक्ट्रॉनिक) के साथ है। राज्य सेवाओं के लिए व्यक्तियों द्वारा इसकी आवश्यकता होती है। यह कर सेवा (रिपोर्ट जमा करने के लिए) और अन्य सरकारी एजेंसियों के लिए एक व्यक्तिगत उद्यमी का हस्ताक्षर होना चाहिए। कानूनी संस्थाओं के लिए, मुहर को बदल दिया जाता है।
व्यक्तियों के लिए
क्या एक आम नागरिक को, एक उद्यमी को नहीं, एक डिजिटल हस्ताक्षर की आवश्यकता है? उत्तर व्यक्तिगत होगा, लेकिन हां नहीं के बजाय। व्यक्तियों के लिए ऐसे उपकरण सस्ते होते हैं और बहुत सारे लाभ लाते हैं। योग्य ईडीएस:
- सरकारी सेवाओं तक पूर्ण पहुंच प्रदान करता है। आप पासपोर्ट का आदेश दे सकते हैं, उपयोगिताओं का भुगतान कर सकते हैं, जुर्माना कर सकते हैं, दूसरे शहर में विश्वविद्यालय में प्रवेश के लिए आवेदन कर सकते हैं।
- आपको एफटीएस वेबसाइट पर अपने व्यक्तिगत खाते में काम करने की अनुमति देता है, अर्थात्, एक घोषणा जमा करें (उदाहरण के लिए, संपत्ति की बिक्री के बाद), कर कटौती (उदाहरण के लिए, एक अपार्टमेंट खरीदने के बाद), सूचनाएं प्राप्त करें, ऋणों को नियंत्रित करें और पेंशन बचत।
- किसी व्यक्ति के लिए इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर करना मुफ़्त है - आपको डिवाइस के लिए लगभग 900 रूबल का भुगतान करना होगा।
कानूनी संस्थाओं के लिए
कानूनी संस्थाओं के लिए डिजिटल हस्ताक्षर का उपयोग और भी स्पष्ट है - यह रिपोर्ट की इलेक्ट्रॉनिक फाइलिंग, सरल आंतरिक दस्तावेज़ प्रवाह, इलेक्ट्रॉनिक व्यापार में भागीदारी और प्रतिपक्षों के साथ अधिक सुविधाजनक लेनदेन है। 1500-2000 रूबल की लागत कई गुना अधिक भुगतान करती है।
आपको किसके लिए एलएलसी में ईडीएस जारी करने की आवश्यकता है?याद रखें, एक डिजिटल हस्ताक्षर एक नियमित भौतिक हस्ताक्षर का एक आभासी एनालॉग है। एलएलसी में, सभी दस्तावेजों पर निदेशक द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, कुछ मामलों में - मुख्य लेखाकार द्वारा। यदि बहुत सारे लेखांकन दस्तावेज हैं, तो दो उपकरणों को ऑर्डर करने की सलाह दी जाती है। यदि प्रमुख बड़ी संख्या में फाइलों का समर्थन करेगा, तो एक ईडीएस पर्याप्त है।
निष्कर्ष
ईडीएस - इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के समर्थन के लिए एक हस्ताक्षर का एक आभासी एनालॉग - आम नागरिकों और व्यापारियों के लिए उपयोगी है। इसका उपयोग इलेक्ट्रॉनिक व्यापार और लेनदेन के लिए "राज्य सेवाओं" और संघीय कर सेवा की वेबसाइट पर प्राधिकरण के लिए किया जाता है। 2 हजार रूबल के भीतर एक छोटी सी लागत को बचाए गए समय और संसाधनों से कई बार चुकाया जाता है।