इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर दस्तावेजों पर पारंपरिक हस्ताक्षर का एक विश्वसनीय आधुनिक विकल्प है। ईडीएस का उपयोग दस्तावेज़ प्रवाह को महत्वपूर्ण रूप से कम करता है, प्रेषित जानकारी की सुरक्षा सुनिश्चित करता है, और समय और सामग्री लागत को कम करता है। इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित सभी दस्तावेजों में निर्विवाद कानूनी बल है। सुरक्षित दस्तावेज़ प्रबंधन के उपयोग के कानूनी पहलुओं को रूसी संघ के नागरिक संहिता, साथ ही साथ "इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर पर" कानून द्वारा नियंत्रित किया जाता है।
ईडीएस का उपयोग करने वाले व्यक्तियों के लिए, एक विशेष व्यक्तिगत कुंजी बनाई जाती है, जिसकी मदद से प्रेषित जानकारी को एन्क्रिप्ट किया जाता है। इसमें दो घटक होते हैं - गुप्त और खुला। ई-मेल के माध्यम से पता करने वाले को बाद में भेजने के लिए दस्तावेजों को एन्क्रिप्ट करने और हस्ताक्षर करने के लिए गुप्त कुंजी की आवश्यकता होती है। इसे फ्लैश ड्राइव पर रिकॉर्ड किया जाता है और ईडीएस के मालिक को स्थानांतरित कर दिया जाता है। इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर की प्रामाणिकता को सत्यापित करने के लिए सार्वजनिक कुंजी प्रदान की जाती है। इसकी पुष्टि एक विशेष सार्वजनिक कुंजी प्रमाणपत्र द्वारा की जाती है, जो स्वतंत्र रूप से उपलब्ध है। ईडीएस के कार्य करने के लिए, विशेष सॉफ्टवेयर की आवश्यकता होती है - कुंजी प्रणाली नियंत्रण केंद्र। साइनिंग कीज़ सिस्टम एडमिनिस्ट्रेटर द्वारा बनाई जाती हैं। इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर का उपयोग करने की प्रक्रिया की जानकारी डेलो सिस्टम के प्रलेखन पैकेज में शामिल है। वैकल्पिक रूप से, ईडीएस दो प्रकार के हो सकते हैं - कॉर्पोरेट दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए या कानूनी रूप से महत्वपूर्ण इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए। पहले विकल्प का उपयोग एक कंपनी के भीतर सूचनाओं का आदान-प्रदान करने के लिए किया जाता है, अक्सर डिवीजनों और शाखाओं की एक विस्तृत प्रणाली के साथ। स्वतंत्र संगठनों की प्रणाली के भीतर इस प्रकार के ईडीएस का उपयोग करना भी संभव है जो महत्वपूर्ण मात्रा में दस्तावेज़ परिसंचरण करते हैं।
ईडीएस का उपयोग विशेष सॉफ्टवेयर की मदद से किया जाता है: संस्करण 8.8.0 या उच्चतर का डेलो सिस्टम, सीआईपीएफ क्रिप्टोप्रो सीएसपी 3.0, सिग्नल-कॉम 3.0।