Bir dizi yönetim belgesinde protokollere özel bir yer aittir. Bunlar, birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sisteminin bir parçasıdır.
Protokol - toplantılarda, toplantılarda, oturumlarda, konferanslarda konuların tartışılması ve karar verme sürecini belirleyen bir belge.
Kuruluşların ve işletmelerin faaliyetlerinde genellikle “Protokol” adı verilen belgelerin düzenlendiği, ancak bunların yukarıdaki tanımın kapsamına girmediği unutulmamalıdır. Bu nedenle, sözleşme ilişkileri alanında niyet protokolleri, anlaşmazlık protokolleri, onay protokolleri hazırlanır; genel kurul toplantısının ana belgeleri arasında, mevzuat, sayım komisyonu tutanaklarını vb. Benzer protokol türleri amaçları eylemlere benzer: gerçekleri veya olayları kaydeder ve onaylarlar. Bu nedenle, bu maddede belirtilen kurallara tabi değildirler.
Protokoller hazırlandı geçici veya kalıcı meslektaşlar, komisyonlar, vb. bulunan herhangi bir kuruluşta. Faaliyetlerinin biçimi, toplantılarda veya toplantılarda belirli konuların tartışılması ve genellikle oylama yoluyla ortak karar alınmasıdır.
Ülkemizde anonim şirketlerin ortaya çıkmasıyla birlikte bu tür belgelere olan ilgi artmıştır. Bir anonim şirketin en üst yönetim organları kolejdir ve faaliyetlerini yansıtan protokoller en önemli yönetim belgelerinden biri haline gelir. Genel kurul tutanaklarından, yönetim kurulu ve yönetim kurulu toplantılarından bahsediyoruz. "Anonim Şirketler Hakkındaki" Federal Yasanın ve diğer yasal düzenlemelerin bu belgelerdeki bilgilerin bileşimine, yani içeriğine özel önem vermesi tesadüf değildir. Düzenleyici gereksinimlerin bir kısmı, evrak işi dediğimiz şeye atfedilebilir. saat protokollerin kaydı anonim şirketlerin yönetim organları, hem bu tür belgeler için standart gereklilikleri (protokolün standart formu) hem de özel yasal düzenlemelerle belirlenenleri dikkate almalı ve yönetim organlarının faaliyetlerinin belgelerini düzenlemelidir. tam olarak anonim şirketler.
Bir protokol hazırlamak için tipik gereksinimler
Genelleştirilmiş bir biçimde, protokolü derleme prosedürü aşağıdaki gibidir.
Bir toplantıya veya toplantıya hazırlanırken:
gündem maddeleri formüle edilir, yani karar verilmesi gereken konular;
ana konuşmacıların bileşimi belirlenir;
uygun materyaller seçilir, örneğin tartışma ve onay gerektiren taslak belgeler, rapor metinleri vb.
Toplantı sırasında sekreter, gündem maddelerinin tartışıldığı ve bunlar hakkında alınan kararların kaydını tutar. En önemli toplantılar yazıya dökülebilir, raporlar ve konuşmalar bir diktafona kaydedilebilir. Tüm bu materyaller, protokolün sonraki derlemesi için temel oluşturur.
Protokol başlığı
Protokol, kuruluşun genel antetli kağıdına veya genel forma karşılık gelen ayrıntılarla boş bir kağıda düzenlenir. Kompozisyonlarında:
-
belgenin yeri.
kuruluşun kurumsal adı;
belge türünün adı;
Formun detayları da dahil olmak üzere tüm detayları kaydederken belirli kuralların dikkate alınması gerekir. Yalnızca bu, belgeye yasal güç sağlayabilir.
Marka adı- bu, kurucu belgeler tarafından belirlenen, kuruluşun Rusça'daki tam adıdır.
"Anonim Şirketler Hakkındaki" Federal Yasa, bir şirketin tam olması gerektiğini ve diğer şeylerin yanı sıra şirket türünün (açık veya kapalı) bir göstergesi de dahil olmak üzere kısaltılmış bir şirket adına sahip olma hakkına sahip olduğunu belirledi. Bu nedenle, bir şirket kısaltılmış adını tam adıyla birlikte kaydettirmişse, antetli kağıtlarına koyma hakkına sahiptir (bkz. Örnek 1).
Belge türü adı(PROTOKOL) kuruluş adı altında büyük harflerle yazılır ve bir satır aralığı ile ondan ayrılır.
Tutanakta tarih yazılırken, toplantı tarihi ile belgenin nihai icra ve imza tarihinin hemen hemen her zaman farklı olduğu akılda tutulmalıdır.
İle Genel Gereksinimler Tutanak, toplantı tarihinden en geç 5 gün sonra düzenlenmelidir. Ancak "Anonim Şirketler Hakkındaki" yasa başka süreler de getirdi: yönetim kurulu toplantı tutanağı azami hazırlık süresi 3 gündür ve hissedarlar genel kurul tutanağı- Toplantının bitiminden 15 gün sonra.
Bilmelisin ki her durumda protokolde işaretlenmiş toplantı tarihi, imza değil.
Toplantı bir günden fazla sürerse, tutanak başlangıç ve bitiş tarihlerini belirtmelidir: "10-12.01.2007" veya tam: "10.01.2007 - 12.01.2007".
Endeks tarihle aynı satıra konur ve takvim yılı içindeki toplantının sıra numarasını gösterir: "No.02" veya "No.12".
Sıra numaraları her biri için ayrı ayrı atanır. protokol grubu, kuruluşta derlenen: ayrı olarak numaralandırılmış hissedarlar genel kurul tutanakları; yönetim kurulu toplantı tutanakları; yönetim kurulu toplantı tutanakları vb.
Genel formun bir başka özelliği (ve standart protokol formunun özelliği) şudur: "belge yeri". Bu durumda bu şartın, organizasyonun yeri değil, toplantının fiilen yapıldığı yer anlamına geldiğine dikkat etmek gerekir. İlgili yerleşimin adı, kabul edilen idari-bölgesel bölünme dikkate alınarak belirtilir. Ayrıca, yalnızca yaygın olarak tanınan kısaltmaları içermelidir, örneğin:
Tüm dikkate alınan ayrıntıların konumu, belirli bir organizasyonda hangi protokol formunun kullanıldığına bağlıdır: ayrıntıların uzunlamasına (bkz. Örnek 4) veya açısal (bkz. Örnek 5) konumu ile. Ayrıntıları düzenleme yönteminin seçimi kuruluşa aittir ve formda düzenlenen belgenin yasal gücünü etkilemez.
Örnek 4
|
PROTOKOL 10.01.2007 № 01 |
| Kapalı Anonim Şirket YAPI TEKNOLOJİLERİ PROTOKOL 10.01.2007 № 01
|
protokol başlığı - bu en önemli arama özelliğidir, istediğiniz belgeyi hızlı ve uygun maliyetli bir şekilde bulmanıza yardımcı olmak için tasarlanmıştır. Devlet Standardı (GOST R 6.30-2003) "metne gitme" kavramını "belgenin bir özeti" olarak yorumlar. Bu durumda başlık, “belge ne diyor?” Sorusuna cevap verir.
Bununla birlikte, kural olarak birkaç farklı konuyu yansıttıkları için, birçok belge türü için özetlerini özetlemek imkansızdır. Protokol de bu belge grubuna aittir. Bu nedenle, herhangi bir protokolün metninin başlığı “ne?” Sorusuna cevap verir, genel durumdaki meslektaş etkinliğinin (toplantılar, toplantılar vb.) Ve meslektaş organının adının bir göstergesini içerir. Böyle bir başlık, tarih ve indeks ile birlikte ihtiyacınız olan bilgiyi hızlıca bulmanızı sağlar.
Metin
Herhangi bir belgedeki en önemli şey içeriğidir (metin).
Protokol metni açıkça yapılandırılmış. Bu, toplantının veya toplantının gündeminde yer alan konulara bakılmaksızın, tartışmalarının seyri, alınan kararlar, belge metninin aynı sırada düzenlenmiş belirli bölümlerden oluşacağı anlamına gelir.
Protokol metni iki kısma ayrılır:
toplantı başkanı ve sekreterinin adlarını ve baş harflerini gösteren giriş bölümü; toplantıda hazır bulunanlar ve gündem hakkında bilgi (bu veriler, sanki metni “tanıtıyormuş gibi” metnin ana bölümünden önce gelir);
gündem maddelerinin tartışılma sürecini yansıtan ve alınan kararları belirleyen ana bölüm.
Yani, protokolün giriş kısmı bu toplantının veya toplantının başkan ve sekreterinin kim olduğunun belirtilmesi ile başlar. "Başkan" ve "Sekreter" kelimeleri, başlıktan metne iki aralıkla sol kenar kenarından yazdırılır. Kısa çizgiden sonra baş harflerini ve soyadlarını belirtin:
Numara ve kişisel bilgiler aşağıdadır. mevcut olanların bileşimi kolej organının daimi üyelerinin bir toplantısında. Soyadları ve baş harfleri "Katıldı" kelimesinden sonra alfabetik sıraya göre yerleştirilir. Bu bilgi de sol kenar boşluğundan itibaren bulunur.
Ancak bu şekilde, sayıları 15 kişiyi geçmeyecek şekilde hazır bulunanların kompozisyonu düzenlenir. 15'ten fazla katılımcının olduğu bir toplantının tutanaklarını hazırlarken, niceliksel kompozisyonlarını belirtin ve listenin (kayıt sayfası) tutanağa eklendiğini not edin. Örnek 9'da böyle bir yazıt örneği verilmiştir. Örnek 10'da, toplantıya (veya toplantıya) katılanların kişisel imzalarını da içeren bir kayıt sayfası ("Katılım Listesi" vb. olarak adlandırılabilir) bulunanlardan gösterilmektedir. Aynı zamanda, nihai kayıtta gerçek katılımcı sayısı not edilir.
Toplantıda karar almak için bir nisap, yani alınan kararları geçerli kılan gerekli minimum katılımcı gereklidir. Bu nedenle, toplantı yeter sayısının varlığı genellikle tutanaklarda not edilir, bu da kolej organının toplam niceliksel bileşimini ve toplantıda hazır bulunanların gerçek sayısını gösterir, örneğin:
Bir toplantıya veya toplantıya katılması zorunlu olan kolej organının daimi üyelerine ek olarak, faaliyetlerinin doğası gereği tartışılan konularla ilgili olan görevliler de toplantıya özel olarak davet edilebilir. Toplantıya davet edilenlerle ilgili bilgiler tutanağa geçirilmelidir:
Dikkate alınan bilgi bloğunu hazırlarken, başkan, toplantı sekreteri ve toplantıda bulunan meslektaşlar kurulunun daimi üyelerinin pozisyonlarının belirtilmediğine dikkat edilmelidir. Davetlilere gelince, standardın yazarı, Tüm Rusya Dokümantasyon ve Arşivler Araştırma Enstitüsü tarafından yayınlanan GOST R 6.30-2003'ün Uygulanması için Metodolojik Öneriler, isimlerini alfabetik sırayla listeleme önerisini içerir. pozisyonları gösterir. Bununla birlikte, geleneksel olarak yönetim uygulamasında, protokoller hazırlanırken, davetlilerin pozisyonları kural olarak belirtilir. Bu tesadüfi değildir, çünkü sadece isimlerin zikredilmesi, katılımcılar hakkındaki bilgilerin tamlığını ortaya koymaz. Ancak, hangi yetkililerin belirli konulara dahil olabileceğini veya dahil edilmesi gerektiğini göstermek genellikle önemlidir.
Protokolün giriş kısmı toplantıda tartışılan konuların bir listesi ile sona erer. "Ajanda:" kelimeleriyle başlar ve sol kenardan itibaren katılımcı listesinin iki veya üç aralık altında bulunur.
Gündemdeki her madde "O" ("Hakkında") edatı ile başlar ve "Ne hakkında?" sorusunu yanıtlar. Sorular Arap rakamlarıyla numaralandırılmıştır ve her soru için konuşmacıların bir göstergesini içerir:
Protokolün ana kısmı bölümlere ayrılmış gündem maddeleriyle birebir örtüşmeli ve aynı şekilde numaralandırılmalıdır. Sırayla, her bölümün metni şemaya göre oluşturulmuştur: DİNLENDİ - KONUŞULAN - ÇÖZÜLDÜ veya KARAR VERİLDİ.
kelimeden önce "DİNLENDİ" ilgili bölümün (gündem maddesi) numarası yazılır. Kalan kısımlar (SPOKE, RESOLVE veya DECIDE) numaralandırılmamıştır.
"HEARD" bölümünde, gündeme uygun olarak ana konuşmacının soyadını ve adının baş harflerini belirtin, ardından bir tire ile - raporunun içeriği:
Rapor büyükse ve önemli miktarda önemli bilgi içeriyorsa, metninin önceden hazırlanıp toplantı sekreterine sunulması tercih edilir. Bu durumda, raporun metni, bu eke bir bağlantı veren protokole eklenir. Örneğin:
"SPEAKED" bölümünde, bu konudaki tüm konuşmacıların adları ve baş harfleri ile konuşmalarının kısa bir özeti yer almaktadır. Kilit konularda, tüm görüşleri, tartışmanın tüm seyrini tutanaklara yansıtmak önemlidir. Bu nedenle, münazarada konuşmacılara ve konuşmacılara sorular sorulursa, her konuşmadan sonra cevapları alınış sırasına göre kaydedilir.
"SPEAKED" kelimesinin yanı sıra "DUYDUĞU" ve "ÇÖZÜLDÜ" ("KARAR") kelimeleri sol alanın sınırından yazılır. Konuşmacıların adları ve konuşmaların içeriği, yeni bir satırdaki bir paragraftan belirtilir.
Soru formatı net olarak tanımlanmamıştır. Uygulamada, birkaç seçenek vardır:
İlk olarak, “Soru:” (veya “Sorular:”) kelimesi yazılır, ardından soruyu soran kişinin adı yeni bir satırda belirtilir, kısa çizgiden sonra sorunun kendisi formüle edilir ve bir sonraki satırda - buna cevap ver
(Örnek 16'daki örneğe bakın).
“Soru:” kelimesinden sonra, soruyu soran kişinin adı belirtilmeden yalnızca sorunun kendisi kaydedilir (bkz. Örnek 17'deki örneğe).
"Soru:" kelimesi yazılmamış. Sorunun kendisi kırmızı çizgiden ve aşağıdan yazılmıştır - cevabı. Bu durumda, sorgulayanın adının belirtilmemesine de izin verilir, ancak onu yazmak daha iyidir. Bu, soruyu konuşma metninden ayıracaktır (bkz. Ek 18'deki örneğe).
Ancak ana rapor dışında konuşma yapılamaz. Bu durumda, metindeki "SPEAKED" kısmı serbest bırakılır ve bölüm sadece iki bölümden oluşacaktır: "DUYULDU" ve "ÇÖZÜLDÜ" ("KARAR").
Her bölüm konuyla ilgili bir kararla sona ermektedir. "ÇÖZÜLDÜ:" kelimesinden sonra yazılır veya « KARAR VERİLMİŞ:". Her iki kelime de başlangıç öğeleridir protokolün operasyonel kısmı ve eşit değerdedir.
Kaydedilmiş kararlar özlü, kesin ve belirsiz olmamalıdır. Bir konuda birden fazla karar varsa, bunlar her biri Arap rakamlarıyla numaralandırılmış birkaç nokta olarak formüle edilir:
Kararların doğası gereği idari olduğu gerçeğine dikkat etmek önemlidir. Bu nedenle, idari belgelerin bir model özelliği kullanılarak formüle edilmelidirler. Model, “ne yapmalı?” Sorusunu, icracıyı (uygulamadan sorumlu) ve son teslim tarihini yanıtlayan diğer eylemlerin bir göstergesinden oluşur.
Ancak, listelenen bileşenler her zaman protokolde kullanılamaz veya kullanılmamalıdır. Bu nedenle, bir toplantıda verilen bir mesaj, mevcut olanlar tarafından kolayca dikkate alınabilir veya bir belgenin onaylanmasına karar verilebilir. Bu durumlarda, kararın metni “Ne yapmalı” modelini izleyecektir (bkz. Ek 20).
Karar, başka eylemlerin bir göstergesini içeriyorsa, yürütücüsü (yürütücüler) veya yürütmeden sorumlu kişi ve yürütme için son tarih belirtilmelidir (bkz. Örnek 21).
Toplantılarda veya toplantılarda karar almanın, tutanak düzenlenirken dikkate alınması gereken bir başka önemli özelliği daha vardır: Bazı kararlar oylama ile alınır. Dolayısıyla örneğin yönetim kurulu toplantılarında alınan kararlarda oy kullanılması zorunludur, seçimlik pozisyon için aday belirlenirken de oy kullanılması zorunludur. Bu durumlarda, oylama sonuçları ilgili karardan sonra protokolde belirtilir (bkz. Örnek 22). Mevcut olanların tümü verilen karar için oy vermişse, oylama sonuçları farklı şekilde gösterilebilir - bkz. Örnek 23.
Parça yapmak
Protokol metni nihayet düzenlendikten sonra imzalanır, toplantı gündemine ilişkin tüm bölümler doğrulanır ve yürütülür. Belge toplantı başkanı ve sekreteri tarafından imzalanır. İmzalar, sol alanın sınırından iki veya üç satır aralığı ile metinden ayrılarak yer alır.
Protokol, ancak bu iki imzanın mevcudiyetinde yasal güç kazanır. Bu, bir dizi yasa ve yönetmelikte yer alan genel kabul görmüş bir uygulamadır. Özellikle, “Anonim Şirketler Hakkında” Federal Yasası normlarına göre, genel kurul toplantı tutanakları 2 nüsha olarak düzenlenir ve her ikisinin de toplantı başkanı ve sekreteri tarafından imzalanması gerekir.
Ancak aynı kanun farklı bir protokol imzalama prosedürü bir anonim şirketin yönetim kurulu toplantıları: tutanaklar sadece toplantıya başkanlık eden kişi tarafından imzalanır ve belgenin doğruluğundan tek başına sorumludur. Böyle bir norm tartışmalı görünüyor, çünkü toplantının gidişatını yansıtan notlar sekreter tarafından tutuluyor, onları yetkin bir şekilde düzenlemesi ve bir taslak protokol hazırlaması gereken kişi o. Bundan, sadece başkanın değil, aynı zamanda sekreterin de protokolü hazırlamaktan sorumlu olduğu anlaşılmaktadır. Bu, belgenin altındaki imzası ile kanıtlanmalıdır.
Protokol dahili bir idari belgedir, bu nedenle mühürle onaylanması genellikle gerekli değildir.
Bazı protokol türleri, kuruluş başkanının onayına tabidir (örneğin, teknik konsey toplantı tutanakları, uzman komisyonu vb.). Onay, sağ üst köşede bir damga ile verilir: "ONAYLA" kelimesinden sonra, pozisyonun adı (belge başlığında bulunduğundan işletme adı belirtilmeden), kişisel imza, transkript ve onay tarihi ektedir.
Ve şimdi, dikkate alınan kurallara uygun olarak hazırlanmış örnek bir protokolü dikkatinize sunuyoruz:
Yazının devamını derginin bir sonraki sayısında okuyabilirsiniz. Genel kurul tutanaklarının hazırlanmasının özellikleri ve bu belgeye mutlaka yansıtılması gereken bilgilerin bileşimi hakkında konuşacağız. Malzemeyi sunarken, "Anonim Şirketler Hakkında Federal Yasa", 31 Mayıs 2002 tarihli Menkul Kıymetler Piyasası Federal Komisyonu'nun 17 / ps, vb. Kararı gibi temel belgelerin gereklilikleri dikkate alınacaktır. Standart protokolün hissedarlar genel kurulu protokolünden ne kadar farklı olduğunu göreceksiniz!
AT Yazar sırlarını paylaşır. Etkili bir toplantı hazırlamak için adım adım bir metodoloji sunar (bir gündemin nasıl oluşturulacağını, toplantı katılımcıları ve davetlilerle etkileşimin nasıl organize edileceğini, bilgi materyallerinin ve toplantı odasının nasıl hazırlanacağını öğreneceksiniz). Psikologların tavsiyelerine dayanan tartışmanın optimal düzenlemesi önerilmiştir. Toplantıda alınan kararların icracıları bilgilendirmek için kaydın ilerlemesi, protokolün uygulanmasının zamanlaması, kopyasının ve alıntısının derlenmesine ilişkin kurallar ele alındı.
1 E.G.'nin makalesine bakın. Yusipova "İşletmede toplantı düzenlemenin örgütsel yönü", No. 1` 2007 dergisinin 52. sayfasında
2 İdari-bölge birimlerinin genel kabul görmüş kısaltılmış isimleri ve Rusya Federasyonu'nun konularının listesi derginin 91-93. sayfalarında yayınlanmaktadır.
№ 1` 2007
Protokol- toplantılarda, toplantılarda, toplantılarda, konferanslarda konuların tartışılması ve karar verme sürecini belirledikleri bir belge.
Protokoller, komitelerin ve bakanlıkların kolejleri, belediye yönetimleri ve ayrıca bilimsel, teknik ve metodolojik konseyler gibi daimi üniversite organlarının faaliyetlerini belgelemektedir. Yukarıdakiler dışında yapısal bölüm başkanları, genel müdür yardımcıları, müdürler tarafından yapılan toplantılar da kayıt altına alınabilir.
Geçici kolej organlarının (konferanslar, toplantılar, seminerler, vb.)
Tutanak, sekreter tarafından toplantıda tuttuğu tutanaklara dayanılarak düzenlenir. Bunlar kısa notlar, transkriptler veya diktafon kayıtları olabilir. Protokolü hazırlamak için sekreterin toplantıdan önce raporların ve konuşmaların özetlerini, taslak kararları topladığını söylemeye değer.
Protokol ortak bir formda yayınlandı..
Başlık, tarih ve protokol numarası
Protokol başlığı olacak kolej organının adı veya toplantı türü. Örneğin, pedagojik konsey toplantısının Protokolü (neyin?); yapısal bölüm başkanlarının toplantıları vb.
Tutanağın tarihi, toplantının tarihi olacaktır (tutanaklar geleneksel olarak toplantıdan sonra düzenlenir).Toplantı birkaç gün sürmüşse, tutanağın tarihi başlangıç ve bitiş tarihlerini içerir.
Örneğin: 21 — 24.07.2009 .
Protokolün numarası (dizin), kolej organının takvim yılı veya görev süresi içindeki toplantının seri numarası olacaktır.
Protokol metninin aşağıdaki parçaları içerir:
- giriş;
- ana.
giriiş
Tutanağın giriş kısmında başlıktan sonra toplantı başkanı ve sekreterinin adları ve adlarının baş harfleri verilir. " Kelimesinden sonra yeni bir satırdan katıldı» Toplantıda hazır bulunan görevlilerin adlarını ve adlarının baş harflerini alfabetik sıraya göre listeleyin.
Toplantıda başka kuruluşlardan kişiler varsa, “Katıldı” kelimesinden sonra “ davet edildi”ve davetlilerin bir listesi belirtilir, her soyadı durumunda, her isimden önce kuruluşun konumu ve adı belirtilir.
Protokolün giriş bölümünde gündem belirlendi.
Toplantıda tartışılan konuların bir listesinden oluşur ve tartışma sırasını ve konuşmacıların (konuşmacıların) isimlerini belirler.Gündemdeki her konunun bir Arap rakamı ile numaralandırıldığına dikkat edin, bu "O" veya "Hakkında" edatları. Örneğin: "Müfredat onayında"; "Akademik yılın sonuçlarını özetlemek üzerine."
Her madde için bir konuşmacı belirtilir (bu sayıyı hazırlayan yetkili)
Ana bölüm
ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙii'de gündemdeki konuların sırasına göre, protokolün ana bölümünün metni hazırlanır - gündemdeki maddeler kadar bölüm içermelidir.
Yukarıdakilerin tümüne dayanarak, protokolün başlık kısmının her zaman aynı şekilde hazırlandığı sonucuna varıyoruz. Ancak protokolün metni farklı şekillerde sunulabilir: kısa veya eksiksiz.
Kısa Protokol- Toplantıda tartışılan konuları, konuşmacıların isimlerini ve alınan kararları düzeltir. Böyle bir protokol çoğunlukla toplantının operasyonel nitelikte olduğu durumlarda tutulur (bkz. Şekil 3.3.)
Söylemeye değer - tam protokol- sadece tartışılan konular, alınan kararlar ve konuşmacıların isimleri hakkında bilgi değil, aynı zamanda toplantıya katılanların raporlarının ve konuşmalarının içeriğini, ifade edilen tüm görüşleri, soruları ve görüşleri, görüşleri aktaran yeterince ayrıntılı notları içerir. , pozisyonlar. Söylemeye değer - tam protokol, toplantının ayrıntılı bir resmini belgelemenize izin verir (bkz. Şekil 3.4).
Şekil No. 3.3. Kısa bir protokol örneği
Herhangi bir protokol biçimi kullanıldığında, metni gündemdeki maddeler kadar bölüme ayrılacaktır.
Her bölümün üç bölümden oluştuğuna dikkat edilmelidir.: “DUYDUĞU”, “KONUŞTU”, “ÇÖZÜLDÜ” (“KARAR VERİLDİ”), sol kenardan büyük harflerle yazdırılır. Bu tasarım, metinde ana konuşmacının konuşmasını, konunun tartışılmasına katılanları ve kararın formüle edildiği işlemsel kısmı vurgulamanıza olanak tanır.
Parçada " DİNLENDİ» konuşma metni sunulur. Metnin başında, aday durumda yeni bir satırdan konuşmacının adı belirtilir. Konuşmanın kaydı adından bir tire ile ayrılır. Konuşma üçüncü tekil şahısla yazılmıştır. Soyadından sonra konuşmayı kaydetmek yerine belirtmeye izin verilir (“Konuşmanın kaydı ektedir”, “Rapor metninin ekte olduğunu unutmayın”)
İkinci durumda, raporlar protokolün bir eki haline gelir.
Parçada " GERÇEKLEŞTİRİLDİ» aday durumda yeni bir satırdan konuşmacının adını ve tire işaretinden sonra, konuşmanın metnini veya soruyu belirtin (konuşma sırasında konuşmacıya sorulursa)
Parçada " ÇÖZÜLDÜ” (“KARAR VERİLDİ”), tartışılan konu hakkında alınan kararı yansıtmaktadır. İşlem bölümünün metninin, protokolün herhangi bir biçiminde tam olarak yazdırıldığını unutmayın.
Tüm protokolün metninin 1,5 satır aralığıyla yazdırıldığını unutmayın.
Tutanak toplantı sekreteri tarafından düzenlenir. Tutanak, sekreter tarafından imzalanır ve toplantıyı takip eden 3 (üç) iş günü içinde başkanın imzasına sunulur.
İmzalar metinden 3 satır aralığı ile ayrılmıştır. Soldaki alanın kenarından pozisyonun adı yazdırılır, sağdaki alanla soyadındaki son harf sınırlıdır.
Protokolün başkan tarafından imzalandığı gün tescil edilmesi gerekir.
Protokolden alıntı
Protokolden bir alıntı, orijinal protokol metninin bir kısmının tam bir kopyasıdır ve gündemdeki konuya atıfta bulunur ve bir alıntı hazırlanır. Alıntı, formun tüm ayrıntılarını, metnin giriş bölümünü, özün hazırlandığı gündem maddesini ve konunun tartışılmasını ve alınan kararı yansıtan metni yeniden üretir. Protokolden bir alıntı sadece onu onaylayan sekreter tarafından imzalanır. Onay yazısı elle yazılır, “Doğru” kelimesinden, kopyayı (özet) onaylayan kişinin konumunun bir göstergesinden, kişisel imzadan, soyadından, adının baş harflerinden ve tarihten oluşur (bkz. Şekil 3.5)
Tutanaklardan alıntılar bazen böyle bir idari belgenin yerine karar olarak geçer. Bu durumda, öz, alınan kararların uygulayıcılara iletilmesi için bir araç olarak hizmet eder. Bu durumda, örneğin anonim şirketin yönetim kurulu sekreteri, toplantı tutanağını imzaladıktan sonra en geç 2 (iki) gün içinde, belirli konularda tutanaklardan alıntıları sorumlu icracılara dağıtır. Bildiriler sekreter tarafından imzalanır.
Başka bir kuruluşa gönderilen protokollerden alıntılar zorunlu mühürlemeye tabidir.
Tutanağın asıl nüshaları toplantının türüne göre hallerde sekreter tarafından tanzim edilir. Örneğin, "Genel Kurul Toplantı Tutanakları", "Yönetim Kurulu Toplantı Tutanakları", "Yönetim Kurulu Toplantı Tutanakları" vb. Kasanın içinde, protokoller sayılara ve kronolojiye göre sistematize edilmiştir. Vakalar takvim yılı içinde oluşturulur.
Protokollerin hazırlanması ve yürütülmesi
Protokol, organizasyonel ve idari belgeler sisteminde özel bir yere sahiptir. Bir yandan bilgi belgelerine atfedilebilir (bazı yönetim konularının tartışılması hakkında bilgi içerdiğinden), diğer yandan protokoller operasyonel bir kısım içerir ve bu nedenle idari belgeler olarak kabul edilebilir.
Protokol- toplantılarda, toplantılarda, oturumlarda, konferanslarda konuların tartışılması ve karar verme sürecini belirleyen bir belge.
Daha genel bir tanım, onu “bir toplantıda, toplantıda olan her şeyin kaydını içeren bir belge” olarak tanımlayan Rus dilinin açıklayıcı sözlükleri tarafından verilir.
Protokoller, komitelerin ve bakanlıkların kolejleri, belediye yönetimleri ve ayrıca bilimsel, teknik ve metodolojik konseyler gibi daimi üniversite organlarının faaliyetlerini belgelemektedir.
Hissedar toplantıları, yönetim kurulu toplantıları zorunlu kayıtlara tabidir.
Protokoller, kayıt için devlet makamlarına sunulur (örneğin, ticari bankaların, ticaret ve sanayi odalarının vb. kaydı sırasında). Geçici kolej organlarının (konferanslar, toplantılar, toplantılar, seminerler vb.) faaliyetlerini belgelemek için tutanaklar da düzenlenir.
Tutanaklar genellikle toplantı sırasında alınır. Toplantının yazıya döküldüğü veya manyetik olarak kaydedildiği durumlarda tutanak, yazıya döküldükten sonra düzenlenebilir. Kayıtlar bir sekreter veya atanmış bir kişi tarafından tutulmalıdır.
Protokol hazırlamanın aşağıdaki aşamaları ayırt edilebilir:
1) toplantı için gerekli materyallerin zamanında toplanması (gündem, toplantıya katılanların listesi, davetliler, meslektaşlar kurulu üyeleri, rapor metinleri, mesajlar ve konuşmalar, tartışılan konulara ilişkin taslak çözümler);
2) yasal gücünü sağlayan yerleşik gerekliliklere uygun bir protokol hazırlamak;
3) metni düzenlemek, toplantı başkanı ve konuşmacılarla koordine etmek;
4) Protokolün toplantı başkanı ve sekreteri tarafından imzalanması;
Bir dokümantasyon sistemine veya alt sisteme ait olup olmadıklarına bakılmaksızın, tüm protokol türleri ve çeşitleri iki temele göre sınıflandırılır - dokümantasyon yöntemi ve aynı anda hareket eden toplantı kaydının eksiksizlik derecesi. Böylece, kaydın tamlık derecesine göre protokoller kısa ve eksiksiz olarak ayrılır. Ek olarak, bir steno protokolü ayırt edilir. Protokolün şekli, toplantının türüne ve meslektaşlar topluluğunun durumuna bağlı olarak seçilir.
Kısa bilgi tutanak - toplantıda tartışılan konuları, konuşmacıların isimlerini ve alınan kararları düzeltir. Böyle bir protokolün sadece toplantının yazıya döküldüğü, raporların ve konuşma metinlerinin sekretere sunulacağı veya toplantının işlevsel nitelikte olduğu durumlarda tutulması tavsiye edilir.
Kısa protokol sürekli olarak sadece başkanın, sekreterin, hazır bulunanların kompozisyonunu, ele alınan konuların listesini ve alınan kararları kaydeder. Kısa bir protokolün bir varyasyonu, “sorun - karar” şemasına göre ele alınan konuların kısa bir sıralı sunumunu sağlayan, kısaltılmış bir biçimde hazırlanmış bir protokoldür.
Tam dolu Tutanak sadece tartışılan konuları, alınan kararları ve konuşmacıların isimlerini değil, aynı zamanda toplantıya katılanların raporlarının ve konuşmalarının içeriğini, ifade edilen tüm görüşleri, soruları ve görüşleri, görüşleri aktaran yeterince ayrıntılı kayıtlar. , pozisyonlar. Tam tutanaklar, toplantının ayrıntılı bir resmini belgelemenizi sağlar.
Tam protokoller ayrıntılı metinsel (metinsel belgeleme yöntemi), stenografi (protokol hazırlanırken deşifre edilmesi gereken özel sembollerin kullanıldığı metinsel yöntem), fonografik (ses kaydı), video protokolleri (özellikle video konferans yapılırken video ses kaydı kullanılır) olabilir. . Toplantı sırasındaki açıklamalar, sorular, açıklamalar, konuşmalar ve referanslar, gürültü, alkış vb. dahil olmak üzere tüm toplantının bir kaydını içerirler. Belgeleme yöntemine bağlı olarak.
Kısa gösterim protokol, toplantının kelimesi kelimesine bir raporu (transkript) temelinde hazırlanır ve kelimesi kelimesine her bir konunun tartışılması ve üzerinde bir karar geliştirilmesi sürecini aktarır.
Tam ve kelimesi kelimesine tutanaklar, toplantı sırasında tutulan el yazısı ile kelimesi kelimesine veya teyp kayıtları esas alınarak düzenlenir.
Tutanaklar toplantı sırasında özel olarak seçilmiş veya atanmış bir kişi veya daimi bir meslektaşlar kurulunun sekreteri tarafından re'sen tutulur ve liderlerin başkanlık ettiği operasyonel toplantıların tutanakları sekreterler veya sekreterler tarafından tutulur ve düzenlenir. liderlerin yardımcıları.
Tutanakları hazırlarken, toplantı sekreteri toplantı için önceden hazırlanmış belgeleri kullanır: gündem, davetli listeleri, meslektaşlar kurulu üye listeleri, rapor metinleri, konuşmalar, bilgi notları, taslak kararlar vb.
Doğrudan toplantıda hazırlanan protokol bir taslaktır. Toplantı tarihinden itibaren en geç 3 veya 5 gün içinde açıklığa kavuşturulmalı, bir deşifre veya fonogram ile doğrulanmalıdır (toplantıda bir konuşma yapıldıysa veya bir ses kayıt cihazı kaydedildiyse), düzenlenmeli ve yürütülmelidir. Protokolü imzalamak için hazırlamak için bu şartlar veya diğer şartlar standartları - “toplantı gününde”, “en geç bir sonraki iş gününden” vb. - genellikle ilgili kolej organlarına ilişkin yönetmelikler ve belirli bir kolej organı sekreterinin iş tanımı / iş yönetmelikleri tarafından düzenlenir.
Protokol, üniversite yönetiminin ana idari belgesidir ve neredeyse her zaman çok sayfalı bir belge olarak düzenlenir. Bu nedenle, protokolün ilk sayfası hazırlanırken, kuruluşun veya işletmenin genel formunun kullanılması gerekir ve genel bir form yoksa, protokol A4 kağıdına, ayrıntılara göre düzenlenmiş ayrıntılarla birlikte düzenlenir. genel formun modeli.
Protokolün ilk sayfasının formu kullanılmazsa, ayrıntılar genellikle uzunlamasına bir şekilde (kağıdın üst kenarı boyunca) ortalanır.
Protokolün standart formu aşağıdaki zorunlu ayrıntıları içerir:
kuruluşun veya işletmenin tam adı;
belge türünün adı (PROTOKOL);
· kayıt numarası;
belgenin derlendiği veya yayınlandığı yer;
Başlık;
imzalar.
Protokolün ek ayrıntıları şunlardır:
yapısal birimin adı;
Onay damgası;
Uygulamaların varlığına dair bir işaret;
toplantı yeri (oda, ofis) ve zamanı;
toplantıyı, oturumu yöneten kişinin soyadı ve adının baş harfleri;
protokolün imzalanma tarihi;
vize onayı (gerekirse);
onay damgası (protokol onay gerektiriyorsa);
Davanın yürütülmesi ve yönü hakkında bir not.
Tutanağın tarihi toplantı tarihidir (tutanaklar genellikle toplantıdan sonra düzenlenir). Birkaç gün sürdüyse, protokol tarihi başlangıç ve bitiş tarihlerini içerir.
Örneğin: 21–24.01.2013.
Protokolün numarası (dizin), toplantının seri numarasıdır. Protokoller, takvim yılı veya kolej organının görev süresi içinde numaralandırılır.
Protokol metninin başlığı, kural olarak, toplantı türünü veya meslektaş etkinliğini yansıtır ve belge türünün adıyla tutarlıdır. Örneğin: Tutanaklar - yönetim kurulu toplantıları; - emek kolektifinin toplantıları; - yapısal bölüm başkanlarının toplantıları.
Protokolün metni bir giriş ve ana bölüm içerir.
Tutanağın giriş kısmında, başlıktan sonra toplantı başkanı ve sekreterinin adları ve adlarının baş harfleri verilir (tutanağın kısa şeklinde bu bilgi yoktur). "Katıldı" kelimesinden sonraki yeni satırda, meslektaşlar kurulunun daimi üyelerinin adları, baş harfleri (alfabetik sırayla), ardından - toplantıya davet edilenlerin adları, baş harfleri ve pozisyonları listelenir. Üniversite kurulu üyesi olmayan ancak toplantıda hazır bulunan davetli görevlilerin soyadları ve baş harfleri "Davetli" ibaresinden sonra sıralanır.
Genişletilmiş bir toplantının veya 15'ten fazla kişinin bulunduğu bir toplantının tutanakları düzenlenirken, katılımcıların isimleri listelenmez, ancak toplam sayıları bir rakamla belirtilir. Katılımcılar, toplantı sekreterine aktarılan ve tutanak eklerinden biri haline gelen kayıt listelerine göre sayılır. Mevcut olanların soyadı listeleri, protokolün kendisinde ilgili bir girişin yapıldığı protokole eklenir (örneğin: 43 kişi (liste ektedir)).
Kararın belirli bir çoğunluk gerektirdiği toplantı, konferans ve kongrelerde "Katılım" bölümü, toplantıya kaç kişinin katılması gerektiğini ve toplantıya kaç kişinin geldiğini gösterir.
Örneğin, sendika toplantı tutanakları şunu gösteriyor: "Sendika örgütüne 135 kişi kayıtlı, 117 kişi mevcut."
Gündem tutanağın giriş kısmında yer almaktadır. Toplantıda tartışılan konuları konuşmacıların (konuşmacıların) isimleriyle içerir ve tartışmalarının sırasını sabitler.
Kolej organı tarafından tartışma ve karar için sunulan konuların listesi, kelimelerden sonra hazırlanır. "Gündem", kompozisyonun iki satır altında bulunan sol alanın sınırından yer alır ve iki nokta üst üste ile biter.
Gündemdeki her madde "O" edatı ile formüle edilir, "Ne hakkında?" sorusuna cevap verir. ve konuşmacının konumunu, soyadını ve adının baş harflerini içerir. Ayrıca, protokolde "hoparlör" kelimesi kullanılmıyor, konuşma formülü doğru: "Rapor - (kimin?) konumu, soyadı, baş harfleri."
Konular Arap rakamlarıyla numaralandırılır, önem sırasına göre (veya tahmini görüşme süresine göre) gündeme alınır ve kırmızı çizgiden çekilir.
Gündem maddeleri asıl oldukları için açık ve net bir şekilde formüle edilmelidir. protokolün sonraki metnine başlıklar toplantıda ele alınan konuların sırasına göre madde madde sunulacaktır.
Toplantı gündemi, kural olarak önceden belirlenir ve toplantıda ele alınabilecek ve tartışılabilecek optimal sayıda konuyu içermelidir. Tamamlanan protokolün gündeminde yer alan "Muhtelif" ibaresi uygun görülmemektedir. belge, dikkate alınan tüm konuları tam olarak formüle etmenin zaten mümkün olduğu toplantıdan sonra hazırlanır.
Toplantı gündeminin bağımsız bir bilgi belgesi olarak düzenlenip toplantının katılımcılarına ve meslektaşlar kurulu üyelerine önceden gönderildiği durumlarda bile, tartışılan tüm konuların ifadeleri protokol metnine dahil edilmelidir. . Tutanak metnine “Gündem eklenmiştir” notu, gündem tutanakla birlikte ayrı bir bilgilendirme belgesi olarak davaya dönüştürülse dahi kabul edilemez.
Tutanağın ana bölümünün metni, gündem tarafından belirlenen konuların sırasına göre hazırlanır.
Protokol metninin ana kısmı, yani. toplantının tüm seyri ve alınan kararlar, toplantı sekreteri sözlü formdan (genellikle kendiliğinden, duygusal ve her zaman hazırlıklı olmayan) yazılı forma, yani. sıralı, konuşma kalıplarına göre, esas olarak doğrudan kelime sırası ve özel kelime ve iş tarzı terimlerin kullanımı ile inşa edilmiştir.
Protokol metninin ana bölümü, gündemdeki maddeler kadar bölüm içerir. Bölümler buna göre numaralandırılmıştır. Toplantının seyrini yansıtan her bölüm üç bölümden oluşmaktadır. : DİNLENDİ - KONUŞTU - KARAR VERDİ (KARAR VERDİ).
"DUYDU" kelimesi gündem maddesi numarasına göre numaralandırılır, sol alan kenarından büyük harflerle çekilir ve iki nokta üst üste ile biter. Ayrıca, kırmızı çizgiden, konuşmacının soyadı ve baş harfleri, genel durumda (DİNLENDİ - kime?), Bir çizgi konur ve ondan sonra raporun içeriği kısaca veya ayrıntılı olarak kaydedilir. Sunum genellikle geçmiş zamanda üçüncü tekil şahıstan yapılır.
Ana raporun metni önceden hazırlanmışsa ve konu değerlendirildikten sonra toplantı sekreterliğine/sekreterine aktarılmışsa, metni sunarken başka bir yöntemin kullanılması uygundur: kısaca konunun konusunu formüle edin. Gündeme uygun olarak rapor ve dönemden sonra not alın: “Rapor metni ektedir”.
Aynı zamanda, protokole gerçekten bağımsız bir belge eki olarak düzenlenebilmesi için, yazar tarafından önceden hazırlanmış bir rapor hazırlanmalı, imzalanmalı ve tarih atılmalıdır.
"SPEAKED" kelimesi sol alanın kenarından büyük harflerle çizilir ve iki nokta üst üste ile biter. Her konuşmacının soyadı ve baş harfleri kırmızı çizgiden alınır ve aday durumda belirtilir (SPEAKED - kim?). Dolaylı konuşma şeklinde bir kısa çizgiden sonra, konuşmanın kısa veya ayrıntılı içeriği kaydedilir.
Konuşmacıya ve konuşmacılara verilen tüm sorular ve bunlara verilen cevaplar alındıkları sıraya göre kaydedilir ve ayrıca kırmızı çizgiden çekilir. Soruyu soran kişinin adı belirtilmeyebilir.
Çözümler tartışılan konuların her biri için ortaklaşa kabul edilen , "ÇÖZÜLDÜ" veya "KARAR VERİLDİ" kelimelerinden sonra kaydedilir. Bu sözler, iş birliği ilkesine dayalı karar vermeyi yansıtan iş tarzı terimleridir ("biz" zamiri ima edilir). İş pratiğinde, protokollerin hazırlanmasında her terimin kendi kullanım alanı vardır. Bu nedenle, hissedarlar, kurucular, yönetim kurulu toplantıları, işçi kolektifleri toplantıları, çalışanlar toplantıları (kurumsal davranış kuralları tarafından kurulan ve izin verilen özyönetim çerçevesinde), inisiyatif grupları, genel kurul toplantıları tutanaklarında, “KARAR VERİLDİ” teriminin kullanılması doğru kabul edilir (en yüksek üniversite organlarının faaliyetleri resmileştirilir, “güç”). Komitelerin, kurulların, çalışma gruplarının, operasyonel toplantıların ve diğer ortak yürütme organlarının toplantı tutanaklarında (“operasyonel yönetim” düzenlenir), “ÇÖZÜLDÜ” ifadesi doğru kabul edilir.
Bu kelime büyük harflerle sol alanın sınırından oluşturulur ve iki nokta üst üste ile biter. Noktalardaki kırmızı çizgiden, gündemdeki konunun numarasına göre numaralandırılması gereken idari eylemler kısa ve net bir şekilde formüle edilir. Alınan karar sayısı, nokta ile ayrılmış iki bölümden oluşur, ilk rakam gündemdeki konunun numarasına, ikincisi ise bu konudaki karar sayısına karşılık gelir (sonuçta, genellikle olur) gündemin bir konusu hakkında birden fazla karar ve talimat verilmesi).
Hukuk normunu (normatif) oluşturan paragraf, standart konuşma modeline göre formüle edilmiştir: ne yapmalı - ne (neden veya ne için) dönemde?
1. Kime - ne yapmalı - hangi tarihe kadar;
2. Ne yapmalı - hangi tarihe kadar - kime (pozisyon adı, soyadı ve belirli bir sanatçının baş harfleri).
Karar oylama ile verilmişse, sonuçları şu şekilde düzenlenir: "Oybirliğiyle - 10 için, - 0, çekimser - 2" veya "Oybirliğiyle". Adayların atanması, seçilmesi veya onaylanması veya komisyonların, komitelerin vb. kişisel oluşumu hakkında kararlar alınırken bu forma uyulması zorunludur.
Düzenlenen ve tasdik edilen tutanaklara toplantı başkanı ve sekreterinin imzaları düzenlenir. Sol kenar boşluğundan metnin üç veya dört satır altında bulunurlar ve bir satırla ayrılırlar. İmza transkriptlerinde soyadının önüne baş harfleri konur. Başkan ve sekreterin kişisel imzaları asıl protokole yazılır.
Protokol, işletmenin dahili bir idari belgesi olduğundan, genellikle bir mühürle tasdik edilmesine gerek yoktur.
Yürütülen ve imzalanan protokolün kopyaları (fotokopileri) veya yürütme için bir belge gönderme sürecinde gerekli olan protokolden bir alıntı, sekreteri (toplantı sekreteri veya kolej sekreteri) imzasıyla onaylama hakkına sahiptir. re'sen), kopyanın onaylanmasında bir işareti doğru bir şekilde doldurma. Kuruluş içinde protokolün bir kopyası veya alıntısı kullanılıyorsa, bu (ve protokolün kendisi) damgalanmaz. Protokolün özü veya kopyası yerel organizasyonun duvarlarının dışında kullanılmak üzere tasarlandıysa, üzerine damgalanmalıdır.
Bazı protokol türleri, işletmenin veya kuruluşun ilk başkanının onayına tabidir. Örneğin, kuruluşun uzman komisyonunun toplantı tutanakları, kurumun bilgi ve belgelerine erişimi kısıtlayan damgaların atanması/kaldırılması için uzman komisyonu, proje yönetiminde proje gruplarının/proje ofislerinin toplantı tutanakları, vb onaylanmıştır.
Onay, belgenin sağ üst köşesinde bulunan ve "ONAYLA" kelimesinden oluşan, başın pozisyonunun kısaltılmış adından oluşan bir damga ile verilir (çünkü kuruluşun veya işletmenin tam adı aşağıda belirtilmiştir). belgenin başlığı veya genel şekli), kişisel imza, transkript ve onay tarihi.
Üniversite organlarının kararları, uygulayıcılara bağımsız belgeler - kararlar ve kararlar şeklinde iletilir; komuta birliği esasına göre faaliyet gösteren kurumlarda emirle yürütülür. Diğer durumlarda, protokollerden bir alıntı yapılır.
Tutanaklar, toplantının hazırlanması sürecinde oluşturulan belgelerle birlikte davalara dönüştürülür:
¾ gündem;
¾ davet;
¾ toplantı katılımcılarının ve davetlilerin listeleri;
¾ konuşmaların raporları veya özetleri;
¾ tartışılan konularda referans materyalleri;
¾ taslak kararlar ve nihai belgeler.
Tutanak toplantı sekreteri tarafından düzenlenir. Başkan ve sekreter tarafından imzalanır.
Protokolden alıntıözün hazırlanmakta olduğu gündem maddesine ilişkin orijinal protokol metninin tam bir kopyasıdır. Aynı zamanda formun tüm detayları, metnin giriş kısmı, özetinin hazırlandığı gündem maddesi, konunun tartışılmasını ve alınan kararı yansıtan metin çoğaltılır. Protokolden bir alıntı sadece sekreter tarafından imzalanır, ayrıca bir tasdik düzenler. "Doğru" kelimesinden, kopyayı (özet) onaylayan kişinin konumunun bir göstergesi, kişisel imza, soyadı, baş harfleri ve tarihten oluşur. Başka bir kuruluşa sunulmak üzere bir alıntı verilirse, bir mühürle onaylanır.
Gündem:
1. Hakkında ... (sorunun ne hakkında olduğu). Mesaj türü (rapor, rapor, mesaj, bilgi), iş unvanı, baş harfleri, soyadı (genitif durumda).
1. DİNLENDİ:
I. O. Soyadı (aday durumda) - konuşmanın içeriğinin kısa veya ayrıntılı bir özeti. Rapor metni protokole eklenmişse, - (Rapor metni eklenmiştir) belirtin.
GERÇEKLEŞTİRİLDİ:
VE HAKKINDA. Soyadı - ilk sayıdaki ilk konuşmanın kısa bir özeti (parantez içindeki soyadından sonra konuşmacının konumu belirtilebilir). Raporun metni protokole eklenmişse, - (Konuşmanın metni eklenmiştir) belirtin.
VE HAKKINDA. Soyadı - bu konudaki aşağıdaki konuşmaları özetler.
ÇÖZÜLDÜ:
1.1. İlk sorudaki kararın ifadesi belirlenir - fiilin belirsiz biçimindeki eylem, icracı (D.p.'de resmi, yapısal birim), yürütme için son tarih belirtilir.
1.2. Benzer şekilde, kararın ilk sayısına ilişkin ikinci ve sonraki paragrafları düzenlenir.
2. DİNLENDİ:
Gündemin ikinci maddesinin tasarımı, birinciye benzer şekilde şemaya göre oluşturulmuştur: DİNLENDİ - KONUŞTU - KARAR VERİLDİ.
Davaya 00-00 (imza), tarih
Protokol düzeni
ÇÖZÜLDÜ:
Uygulama onay işareti
Gündem:
Kasım 2004 için fırının çalışmaları hakkında rapor.
IP Kozlenko (genel müdür) - rapor ektedir.
GERÇEKLEŞTİRİLDİ:
A. V. Petrovsky (Yönetim Kurulu Üyesi). Konuşmasında, bazı çalışanların çalışmalarında meydana gelen eksikliklere odaklandı: yanlış işaretleme, çıkış ticaretinin aksaması.
I. S. Nikonenko (Yönetim Kurulu Üyesi). Genel olarak, işin iyi yapıldığını kaydetti: işgücü verimliliği arttı, karlılık arttı, işletmenin bölgesel unlu mamuller pazarındaki konumu iyileşti.
ÇÖZÜLDÜ:
1. Kasım ayı bonusu:
1.1. Ana üretimin işçileri-parça işçileri - parça başı kazancının% 40'ı kadar.
1.2. Zaman işçileri - maaşların% 40'ı oranında tarife oranları.
2. Kasım ayı bonuslarından mahrum bırak:
2.1. O. P. Ivanova, L. R. Sidorova, N. R. Levchenko, zencefilli kurabiye etiketindeki tutarsızlık için 25.11.2004.
2.2. L. D. Gonchar, 23.11.2003'te Zimovniki köyünde giden ticaretin kesintiye uğraması nedeniyle.
Davaya 00-00 (imza), tarih
Belgenin elektronik kopyasının kimliği
Bir protokol örneği
Anonim şirketteki belgelerin güvenliği ve devlet deposuna transferlerinin organizasyonu hakkında.
2. Anonim Şirketin (Krivolapov V.G.) Dokümantasyon Desteği Departmanına, Anonim Şirketin yapısal bölümlerinden uzmanlarla, ofis işlerinde belgelerin sistematikleştirilmesi ve devlet depolamasına aktarılması hakkında bir seminer düzenlemesini tavsiye edin.
Protokolden bir alıntı örneği(Anodina N.N. Kuruluşta belge akışı / N.N. Anodina. - M.: Omega-L Yayınevi, 2006. -172 s.)
Bölüm 2 “Belge yapısı. dokümantasyon sistemleri. Birleşik organizasyonel ve idari dokümantasyon sistemi"
TEMA 6
“ÇEŞİTLİ İLETİŞİM KANALLARI ÜZERİNDEN AKTARILMIŞ TEMEL BİLGİ VE REFERANS BELGE TÜRLERİ. İŞ YAZIŞMALARI"
Plan:
1. İş yazışmaları. Genel bilgi.
Protokol, organizasyonel ve idari belgeler sisteminde özel bir yere sahiptir. Bir yandan bilgi belgelerine atfedilebilir (bazı yönetim konularının tartışılması hakkında bilgi içerdiğinden), diğer yandan protokoller operasyonel bir kısım içerir ve bu nedenle idari belgeler olarak kabul edilebilir.
Protokol - toplantılarda, toplantılarda, oturumlarda, konferanslarda konuların tartışılması ve karar verme sürecini belirleyen bir belge. Protokoller, komitelerin ve bakanlıkların kolejleri, belediye yönetimleri ve ayrıca bilimsel, teknik ve metodolojik konseyler gibi daimi üniversite organlarının faaliyetlerini belgelemektedir.
Hissedar toplantıları, yönetim kurulu toplantıları zorunlu kayıtlara tabidir.
Protokoller, kayıt için devlet makamlarına sunulur (örneğin, ticari bankaların, ticaret ve sanayi odalarının vb. kaydı sırasında). Geçici kolej organlarının (konferanslar, toplantılar, toplantılar, seminerler vb.) faaliyetlerini belgelemek için tutanaklar da düzenlenir.
Protokol, toplantıda sekreter tarafından elle veya ses kayıt cihazı kullanılarak tutulan kayıtlar esas alınarak hazırlanır.
Toplantının türüne ve üniversite organının durumuna bağlı olarak, protokolün şekli seçilir: kısa, tam veya kelimesi kelimesine.
Kısa bilgi protokol - toplantıda tartışılan konuları, konuşmacıların isimlerini ve alınan kararları düzeltir (bkz. s. 94). Böyle bir protokolün sadece toplantının yazıya döküldüğü, raporların ve konuşma metinlerinin sekretere sunulduğu veya toplantının işlevsel nitelikte olduğu durumlarda tutulması tavsiye edilir.
Tam dolu Tutanak sadece tartışılan konuları, alınan kararları ve konuşmacıların isimlerini değil, aynı zamanda toplantıya katılanların raporlarının ve konuşmalarının içeriğini, ifade edilen tüm görüşleri, soruları ve görüşleri, görüşleri aktaran yeterince ayrıntılı kayıtlar. , pozisyonlar. Tam tutanaklar, toplantının ayrıntılı bir resmini belgelemenizi sağlar (bkz. s. 95-96).
Kısa gösterim protokol, toplantının birebir raporu (transkript) temelinde hazırlanır ve her bir konunun tartışılması ve karara bağlanması sürecini birebir aktarır.
Tam ve kelimesi kelimesine tutanaklar, toplantı sırasında tutulan el yazısı ile kelimesi kelimesine veya teyp kayıtları esas alınarak düzenlenir.
Her tür protokol, aşağıdaki ayrıntıları içeren ortak bir formda düzenlenir: kurumun adı (kuruluş, işletme), belge türü (protokol), tarihin girileceği yer, belgenin dizini, düzenleme yeri protokol, metne başlık için yer. Tutanağın tarihi toplantı tarihidir (tutanaklar genellikle toplantıdan sonra düzenlenir). Birkaç gün sürdüyse, protokol tarihi başlangıç ve bitiş tarihlerini içerir.
Örneğin: 21-24.01.2000.
Protokolün numarası (dizin), toplantının seri numarasıdır. Protokoller, takvim yılı veya kolej organının görev süresi içinde numaralandırılır.
Protokol metninin başlığı, kural olarak, toplantı türünü veya meslektaş etkinliğini yansıtır ve belge türünün adıyla tutarlıdır. Örneğin: Tutanaklar - yönetim kurulu toplantıları; - emek kolektifinin toplantıları; - yapısal bölüm başkanlarının toplantıları.
Protokolün metni bir giriş ve ana bölüm içerir.
Tutanağın giriş kısmında, başlıktan sonra toplantı başkanı ve sekreterinin adları ve adlarının baş harfleri verilir (tutanağın kısa şeklinde bu bilgi yoktur). "Katıldı" kelimesinden sonraki yeni satırda, toplantıya davet edilenlerin adları, isimleri, isimlerinin baş harfleri (alfabetik sırayla), toplantıya davet edilenlerin isimleri, baş harfleri ve pozisyonları listelenir. Genişletilmiş bir toplantının tutanakları düzenlenirken, katılımcıların isimleri listelenmez, ancak toplam sayıları bir sayı ile belirtilir. Katılımcılar, toplantı sekreterine aktarılan ve tutanak eklerinden biri haline gelen kayıt listelerine göre sayılır.
Gündem tutanağın giriş kısmında yer almaktadır. Toplantıda tartışılan konuları konuşmacıların (konuşmacıların) isimleriyle listeler ve tartışmalarının sırasını sabitler. Toplantı gündemi, kural olarak önceden belirlenir ve toplantıda ele alınabilecek ve tartışılabilecek optimal sayıda konuyu içermelidir.
Tutanağın ana bölümünün metni, gündem tarafından belirlenen konuların sırasına göre hazırlanır.
Protokol metninin ana bölümü, gündemdeki maddeler kadar bölüm içerir. Bölümler buna göre numaralandırılmıştır. Her bölüm, ana konuşmacının konuşmasının kaydını, tartışmaya katılanları protokol metninde vurgulamak için paragraftan yazdırılan “DUYDU”, “KONUŞTU”, “KARAR VERDİ” olmak üzere üç bölümden oluşur. toplantının kararını formüle eden konunun ve operatif kısmın. Aynı amaçla, protokol metninde, aday durumda her konuşmacının soyadı ve adının baş harfleri yeni bir satıra yazdırılır. Konuşmanın kaydının sunumu soyadından tire ile ayrılmış, üçüncü tekil şahıstan ifade edilmiştir.
Tutanak toplantı sekreteri tarafından düzenlenir. Başkan ve sekreter tarafından imzalanır.
Protokolden alıntı özün hazırlanmakta olduğu gündem maddesine ilişkin orijinal protokol metninin tam bir kopyasıdır (bkz. s. 97). Aynı zamanda formun tüm detayları, metnin giriş kısmı, özetinin hazırlandığı gündem maddesi, konunun tartışılmasını ve alınan kararı yansıtan metin çoğaltılır. Protokolden bir alıntı sadece sekreter tarafından imzalanır, ayrıca bir tasdik düzenler. "Doğru" kelimesinden, kopyayı (özet) onaylayan kişinin konumunun bir göstergesi, kişisel imza, soyadı, baş harfleri ve tarihten oluşur. Başka bir kuruluşa sunulmak üzere bir alıntı verilirse, bir mühürle onaylanır.
Ayrıca bakınız: