KPI (съкращение от Key Performance Indicator) е ключов индикатор за напредък. Най-просто казано, това е индикатор за постигане на резултат в определена дейност, който може да бъде дигитализиран и измерен.
Мотивационна система KPI - в руската версия понякога се използва съкращението KPI (Key Performance Indicators) - индикатор за ефективността и успеха при постигането на поставените цели. Задачата на тази система е да насочва действията на служителите от всички отдели в единна посока, използвайки прилагането на специфични показатели. KPI на всеки отделен служител определя ефективността на конкретната му работа и се отразява финансово в заплатата му и като цяло е насочена към решаване на бизнес целите на цялото предприятие.
Ключовите параметри могат да бъдат разделени на два вида:
- Оперативни, които напълно отразяват текущите дейности на предприятието и позволяват решаване на проблеми във връзка с променящите се условия.
- Стратегически, които отразяват работата на предприятието за целия период и ви позволяват да направите корекции в плана за следващия работен период.
Има следните видове KPI:
- KPI на разходите - илюстрират размера на разходите;
- KPI ефективност - характеризират съотношението на резултата към разходите;
- Функциониращи KPI - оценяват съответствието на даден процес с даден алгоритъм;
- KPI за изпълнение - оценяват съотношението на резултата към времето, прекарано за постигането му;
- KPI за резултат - покажете какъв резултат сте получили.
Последният индикатор е от най-голямо значение при управлението на персонала, тъй като показва какви резултати постигат служителите в резултат на своята работа. Също така, KPI на резултата се използва при изчисляване на бонусната част от заплатата, ако компанията има подходяща система за възнаграждение.
Какво е KPI в заплатата
При разработването и прилагането на параметрите за ефективност на заплатите е необходимо ясно да се разбере какви цели преследва компанията. Тези цели трябва да са конкретни, а глаголите и числата трябва да се използват за поставяне на цели.
Например:
- увеличаване на оборота с 20%;
- заемете 5-то място по осведоменост за марката сред производителите на този продукт;
- намаляване на логистичните разходи с 15%;
- увеличаване на рентабилността на продажбите с 25%;
- намалете средното време за обработка на заявката до 5 минути;
- увеличаване на броя прегледи на сайта с 1000;
- обработват по-голям брой адреси за единица време и т.н.
Всяка мотивационна система трябва да е насочена към повишаване на интереса към работата и качеството на прилаганите показатели. Но също така трябва да разберете, че не всички отдели могат да повлияят на изпълнението на бизнес целите на компанията. Например секретарка или счетоводител. Но дори и за такива служители можете да зададете критерии за ефективност на тяхната работа. Просто ги обвържете не с общи бизнес цели, а с изпълнението на целите и задачите на звеното.
За секретар това може да бъде: качеството на обработка на входящи и изходящи документи, скоростта на отговаряне на входящи обаждания по телефона, а за счетоводител - времето за обработка на документи или качеството на взаимодействие по въпросите на работния процес със счетоводители на контрагенти.
Внедряването на системата KPI осигурява:
- ясно формулирани бизнес цели;
- разработване на най-ниски и най-високи показатели за изпълнение;
- правилно разпределение на правомощията и отговорностите между служителите;
- определяне как и по какви показатели за постигане на целите, върху които влияе всеки отдел;
- установяване какво точно в отдела може да бъде повлияно от служител на компанията;
- търсене и формулиране на конкретни показатели за всеки служител;
- създаване на нов алгоритъм за заплати, базиран на KPI.
При въвеждането на KPI система е препоръчително първо да я приложите като пилотен или тестов проект в един отдел, чиято работа оказва пряко влияние върху финансовите резултати на компанията (например в отдела за продажби). И след това, след коригиране на възможни грешки, разширете ефекта си върху всички останали подразделения. В случай на промени във външната пазарна среда или промени в стратегията и целите на компанията, показателите на KPI задължително се ревизират.
Важно е, че разработването на системата KPI не се извършва само от служители на един отдел, например отдела за персонал. Това трябва да бъде екипна работа на ръководителите на всички отдели, за да не се допусне грешка при определянето на ключовите параметри. В рамките на отдела е необходимо да се разработи система отгоре надолу, тоест първо към ръководителя, а след това към подчинените му, така че целите и задачите в звеното да са еднакви. Но няма да се получи, че например ръководителят на отдел трябва да увеличи продажбата на нискодоходни позиции, а мениджърите да получават процент от продажбата на позиции с висока доходност. При такива показатели мениджърите като цяло не се интересуват от продажба на позиции с ниска рентабилност, а задачите на лидера ще бъдат трудни за изпълнение.
В правилно изградена система всеки KPI е ясно обмислен и дефинирани стойности.
Също така е много важно да се разбере: заплата KPI - какво е това. Един служител не трябва да има много показатели, за които отговаря (3-5 е най-оптималното число). Всеки показател трябва да има определена финансова стойност, която ще бъде отразена в заплатата. Препоръчва се също да се запази заплатата на служителя и да се направи допълнителен мотивационен компонент, а не част от предишната заплата.
Разработване на KPI, правила и принципи на изпълнение:
- не трябва да има много показатели;
- всеки индикатор трябва да бъде измерим;
- разходите (времеви и финансови) за измерване на параметъра не трябва да надвишават неговата цена.
Когато въвеждате нова система за заплащане, трябва да сте подготвени за съпротива от страна на работниците. Често служителите предполагат, че искат да бъдат лишени от заплатите си, а не да увеличават доходите си, страхуват се да не изпълнят новите установени стандарти и да загубят изцяло работата си. Много е важно да се обясни на служителите към какво е насочена тази разработена система, какви резултати очаква управлението от тях. И да разберем, че целите, поставени от ръководството, може да се окажат коренно противоположни за служителите на това, което са правили преди. Особено трудно е да свикнат с подобни иновации за работниците от "съветския нрав", които са свикнали с други системи за мотивация и заплащане.
Като цяло, разработването на KPI система е много спорна тема за всеки мениджър. Този процес може да бъде доста скъп и болезнен за служителите, но с правилния подход е отличен инструмент за мотивиране и стимулиране на служителите да работят.
Как да измерим производителността
Оценката на изпълнението на поставените задачи е важен елемент от работата на тази мотивационна система. Стандартите на обикновените работници трябва да бъдат прозрачни в оценката си, така че самият човек да разбере през отчетния период дали ги изпълнява или не, а не да разбере за това след края на периода. Лидерите може да имат индикатори, които може да отнеме време, за да определят тяхното прилагане, като например % от ROI на компанията. Но в рамките на един месец служителят трябва да разбере в каква посока се движи и да може да оцени текущата си работа, използвайки други показатели.
В големите компании оценките на ефективността обикновено са автоматизирани и резултатите се определят с натискане на бутон. В по-малките компании ефективността се измерва или от мениджъри, или от представители на човешките ресурси.
Въз основа на представянето на показателите се изчислява бонус.
Обикновено се използва следната формула за изчисление:
- Тегло на KPI - теглото на всеки системен индикатор в общата сума, равна на единица. Максималното тегло се дава на най-значимия показател. Например, основното постижение на мениджъра по продажбите ще бъде да увеличи размера на продажбите;
- план - планираният резултат, който служителят трябва да постигне;
- факт - реално постигнат резултат.
След като изчислите индекса за всеки показател, можете веднага да видите с кои задачи служителят е имал проблеми и как това се е отразило на общите резултати от трудовата му дейност за отчетния период.
За определяне на приложимостта на бонусите и изчисляване на бонусния компонент на заплатите се използва общият коефициент на изпълнение, който е сумата от всички индекси.
Ако е повече от един, това показва преизпълнение на зададения план, което означава, че служителят може да бъде възнаграден.
Този подход позволява да се направи процесът на разпределяне на бонуси по-прозрачен и разбираем както за служителя, така и за управленския персонал на компанията, разпределяща бонусите.
Освен изплащането на бонус, служителят може да бъде поощряван и по друг начин. Например, осигурете непланиран почивен ден, прехвърлете му по-обещаващ проект, включете в кадровия резерв за по-висока позиция и т.н.
Оптимално е да се комбинират материални и нематериални стимули. Именно тази мотивационна система ще позволи на служителите да работят добре и ефективно, а на компанията – да постига високи финансови резултати.
Плюсове и минуси на KPI системата
Плюсове (и в резултат на това постигане на целите):
- способността на служителя да влияе върху неговата заплата;
- отговорност на служителя за неговата област на работа и прозрачност на задачите;
- участие на служителите в постигането на цялостната цел на компанията;
- способността да коригира целите от ръководителя в процеса на работа;
- взаимодействие на ръководителя с подчинения в по-плътен режим.
Минуси (и в резултат на това демотивация на служителите):
- непостижимост на зададените параметри;
- малък дял на всеки индикатор в общия бонус поради големия им брой;
- трудоемкост при внедряването на системата;
- неравномерно решаване на проблеми поради неправилно определяне на цената на стандартите.
Примери за KPI за различни позиции
Необходимо е много ясно да се разбере, говорейки за KPI, какво е при заплащане на труд. За различни позиции, дори за постигане на една и съща цел, е необходимо да се използват различни показатели.
Нека да разгледаме примери за показатели за постигане на целта за „увеличаване на рентабилността (делта между приходи и разходи) на продажбите“ в компания, която продава бонбони.
Какво е KPI матрица
В интернет можете да намерите различни тълкувания на това понятие. Понякога се използва терминът „Матрица на KPI – споразумение за цел“. Но най-точната интерпретация е матрицата за ефективност.
Тази таблица съдържа показателите на системата KPI на служителите, планираните и действителните стойности, както и коефициента на KPI за всяка позиция. Крайната средна стойност в тази матрица отразява ефективността на служителя в неговата дейност в рамките на поставените задачи и показателите, определени за длъжността му.
Пример за KPI матрица за горните служители на компания, която продава сладкиши, в рамките на определени за тях показатели.
Здравейте! В тази статия ще говорим за системата KPI.
Днес ще научите:
- Какво е KPI.
- Как да изчислим този показател.
- Как да внедрим KPI система в предприятие.
- За плюсовете и минусите на тази система.
Какво е KPI с прости думи
KPI - Това е коефициент, който определя ефективността на едно предприятие: колко добре функционира, дали постига целите си.
Декодирането на това съкращение е както следва - Ключови показатели за ефективност, което обикновено се превежда на руски като „ключови показатели за ефективност“.
В буквален превод думата "ключ" означава "ключ", "значим", "индикатори" - "индикатори", "индикатори", но с думата "изпълнение" има трудности при превода, тъй като тук е трудно да се тълкува недвусмислено. Има стандарт, който дава най-правилния превод на тази дума, разделяйки я на два термина: ефективност и ефективност. Ефективността показва как са свързани изразходваните средства и постигнатите резултати, а ефективността – до каква степен фирмата е успяла да постигне желания резултат.
Следователно KPI е по-правилно да се преведе като „ключов индикатор за ефективност“. С прости думи, така да се каже, за манекени, можете да видите, че тази система помага да се разбере какви мерки трябва да се предприемат за подобряване на ефективността. Ефективността обаче обхваща всички действия, извършени в даден период от време, както и ползата, получена от предприятието от всеки отделен служител.
KPI индикаторите са както следва:
- KPI за ефективност- показва съотношението на изразходваните пари и времеви ресурси с постигнатия резултат;
- KPI на разходите- показва колко ресурси са включени;
- Резултат KPI- илюстрира резултата, получен при изпълнение на задачите.
Тъй като тази система не е лесна за прилагане, трябва да се придържате към определени правила и принципи, които могат да станат незаменими помощници при преминаване към KPI:
- Правило "10/80/10".В него се посочва, че компанията трябва да идентифицира 10 ключови индикатора за изпълнение, 80 производствени индикатора и 10 индикатора за изпълнение. Не се препоръчва използването на много повече KPI показатели, тъй като това е изпълнено с претоварване на мениджърите с ненужна ненужна работа и мениджърите със сигурност ще се погрижат да открият причините за неизпълнението на показателите, които имат малък ефект върху представянето като цяло.
- Привеждане в съответствие на показателите за изпълнение и стратегическия план.Показателите за изпълнение са без значение, ако не са свързани с текущите критични фактори за успех (CFC), комбинирани в балансирана система с резултати (BSP) и.
- Управляемост и управляемост.Всяко бизнес звено, отговорно за своя индикатор, трябва да има ресурси за управлението му. Резултатът трябва да се контролира.
- Интегриране на метрики, отчети и процеси за подобряване на производителността.Необходимо е да се въведе процедура за оценка на показателите и отчитане, която да подтикне служителите към необходимите конкретни действия. За тази цел трябва да се проведат отчетни срещи, на които да се разгледа въпросът, който трябва да бъде решен.
- Партньорство.За успешно подобряване на производителността си струва да се установят партньорства между всички участващи служители. Следователно начинът за прилагане на новата система трябва да бъде разработен заедно. Това ще позволи на всеки да разбере какви са предимствата на иновациите, както и да се увери, че са необходими промени.
- Прехвърляне на усилията към основните направления.За да се увеличи производителността, е необходимо да се разширят правомощията на специалистите: да помагат, да предлагат да разработят собствени KPI, да предоставят обучение.
Как да изчислим KPI
параграф 1. За да изчислите KPI, трябва да изберете от три до пет индикатора за ефективност, които ще бъдат критериите за оценка на специалист. Например за интернет маркетинг те могат да бъдат както следва:
- Броят на посетителите на сайта, привлечени от специалист.
- Цифра, която показва колко покупки са направени от клиенти, които преди това са се свързали с компанията.
- Броят похвални препоръки, отговори на клиентите в социалните мрежи или на уебсайта на организацията след закупуване на продукт или услуга.
- нови клиенти - 0,5;
- купувачи, направили повторна поръчка - 0,25;
- положителни препоръки - 0,25.
Точка 3. Сега трябва да анализирате данните за всички избрани показатели за последните шест месеца и да съставите план:
| KPI | Изходна стойност (средномесечнаиндикатори) | Планирана стойност |
| Растеж на нови клиенти | 160 | Увеличение от 20%, или 192 нови клиенти |
| Дял на клиенти, направили повторна покупка | 30 | Увеличение от 20%, или 36 повторни покупки |
| Дял на клиенти, написали положителен отговор, препоръка | 35 | Увеличение от 20%, или 42 прегледа |
Точка 4. Следващият етап е изчисляване на KPI показатели в Excel. Трябва да използвате формулата за изчисляване на KPI: KPI индекс = KPI тегло * Действително / Цел.
| Ключови показатели (тегло на KPI) | Цел | Факт | Индекс на KPI |
| KPI 1 (0,5) | 20% | 22% | 0,550 |
| KPI 2 (0,25) | 20% | 17% | 0,212 |
| KPI 3 (0,25) | 20% | 30% | 0,375 |
| Скорост на изпълнение | 1,137 | ||
| 113,70% | |||
Тук целта е индикаторът, който служителят трябва да постигне по план, а факт е какво е постигнал в действителност. Крайната цифра е 113,70%, това е добър резултат, но ако погледнете по-подробно таблицата, можете да видите, че маркетологът не изпълни планираните стандарти до края.
клауза 5. Ние изчисляваме заплатите. Ще се основаваме на факта, че общата заплата на маркетолог е $ 800, от които постоянната част (заплата) е $ 560, а променливата (бонус) е $ 240. За 100% индекс служителят има право на заплата и пълен бонус, но поради факта, че планът е преизпълнен, маркетологът ще получи допълнителни бонуси в размер на 13,7% от бонусната част, тоест $ 32,88. В резултат на това заплатата на служителя ще бъде $ 560 + $ 240 + $ 32,88 = $ 832,88.
Но когато служител не изпълнява плана и индикаторът за неговата ефективност е под 99%, тогава размерът на бонуса се намалява пропорционално.
С помощта на такива изчисления и съставяне на таблица можете да видите проблемите и трудностите, пред които се сблъсква един интернет маркетинг.
Лошото представяне може да се дължи на грешен план или на самата грешна стратегия за лоялност. Проблемната област трябва да се наблюдава и ако нещата не се подобрят с времето, тогава правилният изход от ситуацията ще бъде промяната на показателите за ефективност.
Благодарение на този подход се формира разбиране за принципа на действие на KPI. Фокусирайки се върху целите, изчислението може да бъде допълнено с нови стойности. Това може да бъде система от наказания, брой решени и нерешени проблеми и много други. Например, ако работата по план е свършена под 70%, служителят изобщо няма да получи бонус.
Има и алтернативен начин за изчисляване на заплатите спрямо процента на изпълнения план:
| Индекс на KPI | Премиум съотношение |
| Под 70% | 0 |
| 70 — 80% | 0,6 |
| 80 — 89% | 0,7 |
| 90 — 95% | 0,8 |
| 96 — 98% | 0,9 |
| 99 — 101% | 1 |
| 102 — 105% | 1,3 |
| 106 — 109% | 1,4 |
| Повече от 110% | 1,5 |
KPI на практика
KPI за ефективност се използват от почти всички компании за директни продажби. Нека разгледаме няколко примера за мениджър продажби. Приемайки одобрените ключови показатели, той ще види ясна картина на дейността си: ще му стане ясно колко стоки трябва да продаде, за да достигне определен доход, кои.
За застрахователен консултант, който е нов в професията си, оптималният показател за изпълнение е 1/10: за да продадете една застрахователна полица, трябва да се срещнете с 10 потенциални купувачи.
Има и резултатен KPI, например „броят на новите клиенти не е по-малък от n“, „обемът на продажбите не е по-малък от n“ и т. н. Тези показатели са лични и е по-добре, когато броят им е по-малко от 5 и най-важното е, че те трябва да бъдат лесно измерими и ясно изразени.
Освен че мотивират служителите, лидерите на компаниите използват KPI като инструмент за анализ на работата на своите подчинени.
Тази система ви позволява ясно да видите пропуските в дейностите и на какъв етап са възникнали. Например, шефът следи клиентската база на мениджъра, колко обаждания и срещи прави служителят. Ако тези показатели са изпълнени в достатъчен обем, но има малки продажби, може да се заключи, че на служителя липсват определени знания, умения или лични качества за успешна работа.
KPI и планиране на предприятието
KPI могат да се използват при планиране и мониторинг на дейностите. След свършена работа се измерват действителните показатели и ако те сериозно се отклоняват от планираните не към по-добро, се прави анализ и корекция на по-нататъшните дейности. Тъй като всички показатели са "диктувани" от реален процес, а не са измислени сами, такова планиране ще допринесе за постигането на необходимите цели на организацията.
Как да мотивирате персонала да изпълни KPI
Благодарение на използването на KPI системата се записват планирани и действителни показатели при изплащане на възнаграждение, което дава на мениджъра ясна представа как да мотивира служителя и за какво. В същото време служителят също така ясно вижда плюсовете и минусите на своята работа и осъзнава какви действия могат да му донесат награда и за какво се дължи неустойка.
Например застрахователен консултант продаде повече застрахователни полици от планираното и разшири клиентската си база с много нови клиенти. Така той надхвърли плана и освен заплатата си ще получи бонус под формата на бонус. От друга страна, ако същият мениджър продаде много по-малко полици от планираното, той може да загуби изцяло бонуса и да получи „гола” заплата, тъй като личните му показатели ще бъдат ниски.
Можете обаче да мотивирате служителите не само с пари.
Изпълнението може да бъде възнаградено с интересни обучения, спонсорирани от компанията, непланирани почивни дни, подаръци и други „моркови“, които ще вдъхновят служителя колкото пари. Но в този случай заплатата на служителя винаги е фиксирана и според KPI системата се изчисляват точки, които служителят може да обмени за желаните бонуси.
За да съставите KPI за служителите, трябва да се съсредоточите върху обща цел за всички служители и силна мотивация. Работата в екип от заинтересовани специалисти като часовник може бързо да доведе една компания до постигане на всичките си цели.
Когато не се нуждаете от KPI
В млада компания, която току-що е започнала своето съществуване, е непрактично да се въведе KPI система. Тук системата за управление все още не е формирана, а успешното развитие се дължи на работата на главния изпълнителен директор. Най-често той изпълнява и функциите на специалисти по финанси и човешки ресурси.
Освен това не трябва да въвеждате KPI в тези подразделения, които поради това могат да повлияят негативно на останалите отдели на компанията. Например IT услуга, чиито представители трябва да разрешат възникналите им проблеми (ремонт на офис техника) възможно най-бързо. Случва се, че един от служителите има неизправност в компютъра и работата е спряла и целият отдел зависи от работата на този служител.
Ако заплатата на ИТ специалист се изчислява според системата на KPI, тогава той няма да отиде на работа веднага. Първо, трябва да подадете заявление за отстраняване на повредата. Това приложение трябва да бъде одобрено от старши ИТ специалист, след което задачата се поставя на опашка за изпълнение и чака разглеждане.
В резултат на това задача, която изисква 5 минути за изпълнение, отнема много повече време, през което работата на целия отдел, където един компютър се е повредил, изобщо не се движи.
Ето защо е полезно да внедрите KPI система разумно, в противен случай може да бъде много вредно.
Грешки при изпълнението на KPI
Най-честата грешка е въвеждането на KPI само за статистика.
В крайна сметка се оказва, че показателите на едно подразделение нямат връзка с показателите на друго.
Например, услугата за доставка на едно предприятие трябваше да намали разходите. Следователно, за да получат суровини с отстъпка, работниците ги закупиха в големи количества, а също така закупиха дефектни стоки. Това доведе до пренаселеност на складовете, замразяване на финансите в суровини, което блокира всички предимства.
Междувременно производственият отдел имаше своя приоритетен показател - степента на използване на производственото оборудване. За да използват времето си ефективно, служителите произвеждаха големи количества от определени продукти, за да спестят ценни минути на машини за преоборудване. Но изпълнението на плана за продажби от търговския отдел неизбежно пострада от това, тъй като необходимият асортимент не беше наличен и в определен период от време клиентът можеше да закупи само един вид продукт.
В резултат на това се е развила ситуация, когато всеки дърпа одеялото върху себе си, но никой не достига до целта. Резултатът беше намален до нула и цялата работа беше свършена напразно.
Друга често срещана грешка е фокусирането само върху материални показатели, които са резултат: продажби, приходи и т.н. Въпреки това, само когато KPI не са финансови, а проактивни, целите могат да бъдат постигнати много по-ефективно.
Например, колко обаждания трябва да направи мениджърът по продажбите, колко срещи да проведе, колко договора да подпише, за да постигне същия резултат KPI? Именно на базата на такива нефинансови фактори трябва да се изгради системата за мотивация на служителите, а ръководителите на отдели да се ръководят директно от финансовите.
И също така сериозна грешка ще бъде ситуация, когато лицата, отговорни за този или онзи индикатор, не са посочени. Например, редът за стимули не предполага бонусни плащания или тяхното намаляване от мениджъра за изпълнение или неизпълнение на плана. В този случай шефът не може да отговаря за действията на подчинените си, защото няма как да им повлияе.
Плюсове и минуси на внедряването на KPI система
Работата по KPI системата има много предимства:
- Установено е, че във фирми с такава система служителите работят с 20-30% по-ефективно.
- Професионалистите ще разберат ясно кои задачи са с най-висок приоритет и как да ги изпълнят.
- С добре внедрена система от индикатори контролът на дейността на компанията е значително улеснен, поради което проблемите се откриват още на етапа на тяхното възникване и се разрешават, без да имат време да причинят вреда.
- При изчисляването на заплатите се прилага принципът на справедливост: този, който е работил усърдно, получава повече. Това позволява на организацията да запази ценни таланти.
- Фондът за заплати се превръща в средство за мотивиране на персонала, а не в основен източник на разходи.
Системата на KPI също има недостатъци. На първо място, недостатъкът е, че се изразходват много време и усилия за изпълнение, тъй като всички показатели трябва да бъдат детайлно разработени. Най-вероятно ще е необходимо да се преквалифицират служителите, да им се обясни информация за променящите се условия на труд и нови задачи.
Основният недостатък обаче е, че в крайна сметка ефективността не винаги се оценява правилно. Това може да се избегне, ако на етапа на разработване на системата безупречно се формират критериите, по които ще се прави оценката на qipiai.
АндрейПреамбюл: „Слушай, разбрах за такова страхотно нещо тук! Ще стартираме!" каза нашият основател, връщайки се от поредното си пътуване в чужбина във форума за разпространение.
Така започна двугодишна епопея с преминаването към нова система на заплащане. През 2010 г. какво е KPIв нашата компания никой не знаеше. Трябваше да прочета много различна литература, разбира се, интернет ресурсите бяха проучени и изследвани.
По някаква причина много източници първоначално тълкуваха погрешно същността на системата от ключови индикатори. Дори сега в интернет често можете да видите статии, в които от самото начало системата се описва като система за оценка на персонала.
Спомням си този дебат на срещите за планиране - ръководителите на отдели спореха как правилно да се разбират и преброяват тези много KPI... В Excel бяха изградени най-сложните формули, където показателите на служителите бяха свързани пропорционално с показателите на мениджърите и т.н. В резултат на това беше решено да се премине обучение за управление.
Имахме късмет. Тъй като компанията попадна на адекватна и добре запозната с бизнеса си, след обучение всичко си дойде на мястото.
KPI (ключов показател за ефективност)- Основни показатели на предприятието. Това е индикатор за ситуацията при постигане на определени цели. Можем да кажем това KPIТова е количествено измерим показател за действително постигнати резултати. Това е фигура, показваща действителната част (в момента) от избраните показатели. Самата система от показатели няма нищо общо с мотивацията и заплатата. На руски език KPIчесто се превежда като "ключов индикатор за ефективност", което също не е вярно. Ефективността е съотношението на резултата към разходите и с помощта на KPIмогат да се покажат и други параметри. „Ключовият индикатор за ефективност“ на предприятието е по-удобен за мен за превод.
И така, какво е то KPIако го разбереш?
Всяко предприятие има много показатели, всеки от които трябва постоянно да се следи от някого, добре, или които просто представляват интерес за някого. Например, основателят на компания най-вероятно се интересува от печалба и растеж на стойността на компанията. Директори - оборот, маргиналност, разходи. Мениджър продажби - вземания. Главен счетоводител - правилно оформени документи. Ръководител на отдел доставки - неликвидни активи, оборот. И т.н.
Всичко това са ключовите показатели на предприятието. Всяко предприятие има своя собствена. Сигурно всеки е гледал чуждестранни филми, в които топ мениджър седи, пуши пура и се взира в голям екран, на който се реят графики? Обикновено това са брокери на борсата. Но в моето въображение се рисува образът на директор, който по същия начин следи всички показатели, като резултатите от работата на бизнес процесите на предприятието си, и когато графиките се „зачервят“, той наема отговорно лице, което се включва в коригирането на ситуацията.
Освен това често се бърка KPIи BSC (Balanced Scorecard). KPIи BSC са, разбира се, свързани с нещо, но далеч не са едно и също нещо. BSC е моментна снимка на „бизнес процесите“, върху които са разположени целите. Показателите на тези бизнес процеси често се използват като индикатори за постигането на тези цели - KPI... Малко хаотично, но статията не е за DSC и написах това, за да не вярвате на всичко, което пишете.
Да се върнем към нашето KPI... Например, сега внедрихме мониторинг на индикатори въз основа на 1C Volgasoft (отделен разговор за това бъгове нещо за датата 2012 г., но по-добро от което не намерихме) Какво се случва след това?
Да кажем, че имаме индикатор за „пресортиране по склад“ от 1% и това е проблем (между другото, има добри методи за идентифициране на фирмени проблеми), тъй като клиентите се оплакват, че складът не работи добре. Как можем да подобрим ситуацията? Тук идва на ум, че системата от показатели може да се вземе за основа на системата за мотивация. И благодарение на това да можете да управлявате стойностите на индикаторите. Много хора тук правят грешката да поставят план за KPIза склад за повторно сортиране = 0. През 2012 г. една компания - голям производител на бои, според мен, беше твърде умна с KPIв системата за мотивация, което го прави трудно разбираемо и неосъществимо, в резултат на това търговският екип беше унищожен, тъй като служителите не получиха никакви бонуси за цялата година. И, прилагайки механизма в изграждането на система от ретро бонуси (мотивация, базирана на KPIза купувача 🙂) също загуби лоялността на много от големите си клиенти.
Така че, конфигурираното наблюдение по индикатори дава възможност да се повлияе на тези индикатори. Премествайте ги постепенно, оставяйки персонала да свикне с него, от съществуващия факт към максималния възможен резултат. Важно е да се разбере, че това не е панацея, която гарантира 100% обслужване. Това е инструмент, с който служителите започват да обръщат внимание на резултатите от своята дейност, тъй като заплатата им зависи от това. И когато планът се доближи до физическата възможна стойност, същият персонал започва да търси проблеми, които им пречат да подобрят ситуацията, което в крайна сметка също дава плюс.
Откъде да започна?
Първо, трябва да опишете всички основни бизнес процеси в предприятието, които искаме да контролираме. Намерете контролни точки (време, количество) за всеки процес.
Обикновено се разграничават следните типове ключови индикатори:
KPI за резултат - колко и какъв резултат е произведен;
KPI на разходите – какви ресурси са били необходими;
Функциониращ KPI - изпълнение на BP (позволява да проследите, че всички алгоритми се изпълняват без откази);
KPI за ефективност - като правило времето, прекарано в процеси;
KPI ефективност - съотношението на резултата към разходите.
Когато разработвате индикатори за процеса, трябва да се придържате към следните правила:
- Наборът от индикатори трябва да съдържа минимално необходимия брой индикатори, за да се осигури пълно управление на бизнес процеса;
- Всеки индикатор трябва да бъде измерим;
- Разходите за измерване на индикатора не трябва да надвишават управленския ефект от използването на този индикатор.
KPI може да се използва за наблюдение на дейностите, изготвяне на корпоративни планове, мотивиране на персонала. Също така изградената върху тази система мотивация дава съзнание за отговорността на всеки служител, който изпълнява своята област на работа.
Всъщност всичко е ясно с мониторинг и планове, ще се спра на мотивационната система по-подробно.
Стандартните системи за стимулиране обикновено включват 1 индикатор + система от наказания. Например, мениджър има% печалба + неустойки/бонуси. И често много позиции изобщо нямат мотивация за резултати. Например складодържател има бонус = 10 000 + глоби - недостиг.
Мотивацията, базирана на KPI, е коренно различна от старите схеми. Базата може да не промени нищо. Тоест процентът от печалбата остава на управителя. Но след това получената сума се разделя на няколко части, всяка от които формира основата за оценка на установените стандарти. Така че цялата премия е 100%. Премията може да бъде фиксирана или плаваща. Нека ви дам пример за мотивация
Складодържател:
1% Отклонения в пратките достигащи до потребителя 30%
2 Познаване на стоки от складодържател 15%
3 Използване на баркод или терминал 25%
4 Повторно сортиране на склад 15%
5 Скорост на приемане на стоки 15%
Старши складодържател:
1 Провеждане на инвентаризации 15%
2 Загуби на стоки по време на съхранение 20%
3 Етикетиране на местата за съхранение 15%
4 склад за заплати 40%
5 Скорост на обработка на откритите липси 10%
Мениджър:
1 Обем на продажбите
2 вземания 10%
3 Брутен марж 10%
4 работещи клиенти 20%
5 Продажби по B2B продуктова група 50%
Процентът е колко от премията ще бъде оценена. Задавайки го, ние или понижаваме стойността на индикатора в заплатата, или обратното го правим значим. Така се нарича - "ТЕГЛО". Както можете да видите, на различни позиции различните показатели са разделени по отговорност. При разработването на система е необходимо да се вземат предвид редица фактори, така че показателите:
- са изчислени автоматично и не са субективни.
- бяха лесни за разбиране за служителите, за да могат реалистично да оценят работата си.
- Показателите трябва да са постижими, но в същото време служителите трябва да положат известни усилия, за да постигнат планирания резултат. Ако планът е надценен, тогава служителите, виждайки нереалността на плановете, дори няма да се опитат да го постигнат. Ако зададем надценен план, тогава трябва да осигурим инструмент за неговото изпълнение - промоции, отстъпки и т.н.
- Всеки индикатор трябва да носи значимо натоварване и да бъде важен за компанията. Например често се среща индикаторът "брой повиквания" или "брой реализации". Как ще помогнат? Как може да се осъществи този KPI, например за изчисляване на натоварването на ресурсите, но в мотивация!? Като мениджър лесно бих преговарял с клиенти и бих направил 10 вместо 1 фактура, като сумата на пратката и печалбата няма да се променят.
При въвеждането на такава система трябва да сме наясно, че служителите преди всичко ще изпълняват тези задачи и ще насочат усилията си в онези посоки, от които зависи заплатата им. И ако сте твърде умен, останалото просто няма да бъде изпълнено. Някои особено важни показатели може да се дублират на различни позиции, но аз не бих се увличал от това, тъй като така намаляваме общия брой показатели, свързани със заплатата.
Също така няма да е излишно да мотивирате служителите да надхвърлят плана. Между другото, нека поговорим за това как е съставен планът.
Като начало се установяват стандарти. Преди да ги генерирате, трябва да съберете статистика на съществуващото ниво.
Какво попитахме тук? Фактът, че ако служител е изпълнил плана с 84%, тогава той няма да получи нищо по този показател. ако 90% тогава 60% премия. Ако е преизпълнен, тогава той може да получи допълнителни 20%
След това мениджърът вмъква планове за всеки индикатор. Подчинения трябва да види % завършен по всяко време. В края на периода заплатите се изчисляват въз основа на теглото, % от плана и установения стандарт.
В крайна сметка трябва да получите снимка като тази:
Наистина работи, казвам за това, като човек, който е тествал системата на практика.
Ключовите показатели за ефективност (KPI) измерват ефективността на извършените действия. Те могат да се използват за оценка на работата на цялата компания, нейните отделни подразделения и конкретни служители. Използвайки системата KPI, можете не само да наблюдавате и оценявате ефективността на извършените действия, но и да изграждате ефективна система за заплащане. Условието на индикатора е възможността за измерването му.
Често работата на една компания съдържа много думи и малко числа. Освен това понякога изобщо няма цифри - те се заменят с емоции, лични мнения и субективни оценки. Ако компанията няма система за мотивация за резултата, разговорите с мениджърите ще имат характер на убеждаване. Ако това е в съответствие с целите на компанията, можете да продължите да работите в този формат.
Ако задачата е да се получи конкретен резултат, се препоръчва да се разработят инструменти за постигане на необходимите показатели и да се въведат в ежедневната практика, както и да се разработи и внедри система за мотивация на персонала, „обвързана” с конкретни цифри и показатели.
KPI(ключов индикатор за ефективност) е ключов индикатор за ефективност. Те ви позволяват да оцените ефективността на извършените действия. KPI могат да се използват за оценка на работата на цялата компания, нейните отделни подразделения и конкретни служители. Използвайки системата KPI, можете не само да наблюдавате и оценявате ефективността на извършените действия, но и да изграждате ефективна система за заплащане. Условието на индикатора е способността му да се измерва ( раздел. един).
Раздел. 1. Най-често срещаните KPI и тяхната система за измерване/изчисление
| Ключови показатели за ефективност | Система за измерване/изчисление |
| Търговско изпълнение | |
| Приходи | План/факт (съотношението на факта на приходите към плана на приходите) |
| печалба | План/факт (съотношението на факта на печалбата към плана за печалба) |
| Вземания (DZ) | План/факт (съотношението на факта на дистанционното наблюдение към плана на дистанционното наблюдение) |
| Други показатели | Планирайте факт |
| Некомерсиални (качествени) показатели | |
| Своевременност на подаване на отчетите | План/факт (съотношението на действителния краен срок за подаване на доклада към планирания краен срок за подаване на доклада) |
| Изпълнение на план за посещение на клиента | План/факт (съотношение на факта на посещенията на клиенти към плана на посещенията на клиенти) |
| Текучество на персонала | План / Действителен (съотношение на действителния процент на "оборота" към планирания процент на "оборота") |
| Брой на привлечените нови клиенти | План/факт (съотношение на действителния брой привлечени клиенти към планирания брой привлечени клиенти) |
| Други показатели | Планирайте факт |
Изискваниякъм системата на KPI:
- всеки индикатор трябва да бъде ясно дефиниран;
- индикаторите и стандартите трябва да са постижими: целта трябва да е реална, но в същото време да бъде стимул;
- индикаторът трябва да е в сферата на отговорност на тези хора, които се оценяват;
- индикаторът трябва да има смисъл;
- показателите могат да бъдат общи за цялата компания, тоест "обвързани" с целта на компанията, и специфични за всяко подразделение, тоест "обвързани" с целите на подразделението.
I. Система за заплати като част от системата за стимулиране
HR системата рискува да бъде скъпа и неефективна, ако персоналът не е лоялен към компанията. За да изградите лоялност на служителите, е полезно да имате представа какво ги мотивира да изпълняват задълженията си най-ефективно, тоест тяхната мотивация. Има много дефиниции за мотивация, но в нашия случай под мотивация имаме предвид процеса на насърчаване на служителите да постигат целите си и да изпълняват задачите.
Желателно е системата за мотивация на персонала да включва материална и нематериална мотивация. По-долу основното внимание се отделя на материалния компонент - това е системата за заплати (мотивационна схема), към която служителите на всяка организация са най-чувствителни.
Система за възнаграждение, базирана на KPIпозволява:
- осигуряват контрол върху текущото и дългосрочното представяне на организацията;
- оценява личната ефективност на всеки служител, отдел и организация като цяло;
- ориентира персонала за постигане на необходимите резултати;
- управлява бюджета за ведомостта и намалява времето за изчисляването му.
II. Методология за формиране на система за възнаграждения
1. Определете списъка с позиции (позиция) в структурата на компанията, за които ще се формира следната мотивационна схема (принципът на съответствие на ключовите показатели за ефективност с нивото на организационната структура):
- Ниво "CEO" (собственик на бизнес) - Постигане на целта от първо ниво (план/факт)
- Ниво "мениджмънт" (ръководители на отдели) - Постигане на целите на второ ниво + показатели за организацията на планираната работа (план / действителен)
- Ниво "обикновен персонал" - Постигане на поставените цели + изпълнение на текущи задачи (план / действително)
2. Определете ключовите показатели за ефективност (KPI) за позицията и тежестта на всеки, въз основа на целите, поставени за това ниво на организационната структура.
3. Определете процедурата за изчисляване на показателите ( раздел. 2):
Раздел. 2. Свързване на целите с ключови показатели за изпълнение
| № п / стр | Цели на компанията | Възможни KPI и процедура за изчисляване (измерване). |
| 1 | Търговската цел е да изпълни месечния план за продажби на продукт А в размер на 350 000 рубли. месечно на територия Б в периода от 01.01.11 до 31.12.11г. | 1. Ключов показател за изпълнение – план за продажби. Система за измерване: (факт на продажбите) / (план за продажби). 2. Ключов показател за изпълнение - 20% печалба. Система за измерване: (действителна печалба) / (планирана печалба). |
| 2 | Търговска цел за увеличаване на средната сума за доставка с 15% | Основният показател за ефективност е средната сума на пратката. Система за измерване: (действително средно количество на пратката) / (планирана средна сума на пратката към дата). |
| 3 | Качествена цел за увеличаване на броя на клиентите с 10% в периода от 01.01.11 до 01.07.11 на територия Б | KPI е броят на клиентите в базата данни на компанията. Система за измерване: (действителен брой клиенти в базата) / (планиран брой клиенти в базата). |
| 4 | Качествена цел за разработване и провеждане на събитие за 50 клиента (30% ключови и 70% потенциал) в периода от 02.01.11 до 03.01.11 | 1. Ключов показател за ефективност - посещаемост на клиентите. Система за измерване: (действителен брой посетители) / (планиран брой посетители). 2. Основният показател за изпълнение е бюджетът на събитието. Система за измерване: (действителен бюджет) / (планиран бюджет). |
4. Определете разпределението на процента на завършеност на индикатора, стойността на коефициента на индикатора и значението на неговата стойност ( раздел. 3):
Раздел. 3. Процент на изпълнение на индикатора и коефициент (пример) (*)
| Коефициент | Значението на коефициента | |
| Изпълнение на плана по-малко от 50% | Неприемливо | |
| Изпълнение на плана 51–89% | 0,5 | Ниско ниво |
| Изпълнение на плана с 90-100% | 1 | Постигане на целевата стойност (изпълнение на плана) |
| Изпълнение на плана 101-120% | 1,2 | Лидерство |
| Изпълнение на плана повече от 120% | 1,5, 2 или 1 (**) | Агресивно лидерство или управление на точността на планиране ** |
| (*) Тази таблица е примерна. Коефициентите са дадени като опция. (**) Коефициентът се определя в зависимост от това каква политика съществува във фирмата относно преизпълнение на плана. Коефициент 1,5 или 2 означава, че служителят е мотивиран да преизпълни значително плана. Ако няма такава задача, тогава стойността на коефициента = 1 ще служи като ограничение за служителя - той няма да подценява плана, за да го преизпълни по-късно, тъй като в този случай той ще получи коефициент, съответстващ на изпълнението от плана със 100%, и не повече. |
||
5. Създайте мотивационна формула, по която ще се изчислява заплатата. Определете съотношението на "фиксирана част", "променлива част" и "бонус" в заплатите.
6. Определете формулата за изчисляване на променливата част от заплатите.
7. Вижте го: изчислете всички възможни опции за заплати за всички възможни стойности на KPI.
8. Съставете документ "схема за мотивация на служителите".
Както можете да видите от параграф 1, ключовите показатели за ефективност (KPI) се различават в зависимост от нивото на позицията в организационната структура и съответстват на целите на това ниво. Тази връзка беше обсъдена по-горе с примера на цели от второ ниво. раздел. 2.
Ключов моментпри измерването на индикатора - съотношението на реално получения резултат към планирания.
Пример за изчисляване на индикатора "Месечен план за продажби"
Планираната стойност на индикатора на месец: 350 000 рубли.
Действителната стойност на индикатора в края на месеца: 330 000 рубли.
Изчисляване на процента на изпълнение на плана = 330 000: 350 000 x 100% = 94,3%.
***
След като се установи процентът на изпълнение на плана, е необходимо да се определи какъв смисъл има полученият резултат за компанията. С други думи, постигането на месечната ви цел за продажби от 94,3% е добро или лошо? Това значение се отразява в стойността на коефициента и пряко засяга заплатата на служителя.
Разпределението на процента на изпълнение на плана и стойностите на коефициентите (значението) се определят от компанията независимо (те се влияят от: размера на заплатите за дадена позиция, резултата, който трябва да се получи, спецификата на пазара и продукта на компанията, цели, математически изчисления на стандартите за заплати).
В мотивационна схема е оптимално да се използват 3-5 KPI.
III. Принципи за формиране на мотивационна формула
Стандартната мотивационна формула е:
Заплата = Фиксирана част (заплата) + Променлива (променлива) част.
Ако е осигурено изплащането на бонуси, тогава:
Заплата = Фиксирана част + Променлива част + Бонус.
Връзката между фиксирани и променливи части ще се различава в зависимост от целите, ситуацията във фирмата и спецификата на пазара, на който компанията оперира. Например, ако току-що пускате продукт на пазара, имате нужда от агресивна схема, при която фиксираната част може да бъде 30% от планирания доход, а променливата, съответно, 70%.
Пример
Да предположим, че средната заплата на пазара за позицията „мениджър продажби“ е 30 000 рубли. на месец. Може да се оформи по различни начини. Например, 30% от фиксираната част, тоест 9 000 рубли, и 70% от променливата, тоест 21 000 рубли. Общо: 30 000 = 9000 (фиксирана част) + 21 000 (планирано количество променлива част). Това е агресивна схема, която може да се използва например при въвеждане на продукт на пазара.
Ако компанията вече заема желания пазарен дял и задачата е да го запази, ситуацията във фирмата и на пазара е стабилна, тогава фиксираната част може да бъде равна на 70%, а променливата 30%. В този случай 30 000 = 21 000 (фиксирана част) + 9 000 (планирано количество променлива част).
Това е рядък случай, когато сумата не се променя от промяна на местата на условията,тъй като общата сума на променливата част може да има различни стойности.
За допълнителни примери, нека вземем съотношението на фиксираната и променливата част в заплатите "50 към 50", тоест 30 000 = 15 000 (фиксирана част) + 15 000 (планирана сума на променливата част).
IV. Влиянието на ключовите показатели за ефективност (KPI) върху променливата част на работната заплата
Нека дефинираме ключови показатели за ефективност за желаната позиция, например:
- KPI1 - процентът от плана за продажби;
- KPI2 - Процент на изпълнение на работния план.
За да установим степента, до която всеки от избраните KPI ще повлияе на променливата част, ние определяме приноса (теглото) за всеки от тях ( раздел. 4):
Раздел. 4. Влияние на индикатора върху променливата част на работната заплата (пример)
Както се вижда от раздел. 4, и двата показателя влияят еднакво на променливата част от работната заплата. Това означава, че постигането на всеки от тях е еднакво важно.
Раздел. 5. Коефициенти на показателя в зависимост от процента на плана
За да опростим по-нататъшните изчисления, ще зададем същите стойности на коефициента за KPI1 „изпълнение на плана за продажби“ и KPI2 „изпълнение на работния план“ ( раздел. 5ще бъде подходящ за изчисляване на всеки от показателите).
V. Възможна схема за изчисляване на променливата част (VF) на заплатите
IF = Планирана сума от променлива част x (тегло на KPI1 x коефициент на KPI1 + тегло на KPI2 x коефициент на KPI2)
Раздел. 6. Проверка на всички възможни опции за размера на заплатите за всички възможни стойности на KPI
(с подробно обяснение на някои стойности)
| KPI1 / KPI2 | <50% | 51–89% | 90–100% | >100% |
| <50% | 5000 (вариант 4) | 18 750 | 22 500 | 26 250 |
| 51–89% | 18 750 | 22 500 (вариант 3) | 26 250 | 30 000 |
| 90–100% | 22 500 | 26 250 | 30 000 (Опция 1) | 33 750 |
| 26 250 | 30 000 | 33 750 | 37 500 (вариант 2) |
Опция 1
Изпълнение на плана за продажби 90–100% (стойност на коефициента KPI1 = 1). Изпълнение на работния план 90–100% (стойност на коефициента KPI2 = 1). Променливата част (VF) е 50% и е равна на 15 000 рубли.
PCh = 15 000 рубли. x (1 x 50% + 1 x 50%) = 15 000 рубли.
Заплата на месец = 15 000 (фиксирана част) + 15 000 (променлива част) = 30 000 рубли.
Заключение : служителят получава планирано възнаграждение, установено от стандарта за заплати.
Вариант 2
Изпълнение на плана за продажби с повече от 100% (стойност на коефициента KPI1 = 1,5).
Изпълнение на работния план над 100% (стойност на коефициента KPI2 = 1,5).
PCh = 15 000 рубли. x (1,5 x 50% + 1,5 x 50%) = 22 500 рубли.
Заплата на месец = 15 000 (фиксирана част) + 22 500 (променлива част) = 37 500 рубли.
Заключение : служителят получава повече от 7500 рубли. планирани заплати, но изпълнението на плана по всеки от показателите е повече от 100%.
Вариант 3
Изпълнение на плана за продажби 51–89% (стойност на коефициента KPI1 = 0,5). Изпълнение на работния план 51–89% (стойност на коефициента KPI2 = 0,5).
PCh = 15 000 рубли. x (0,5 x 50% + 0,5 x 50%) = 7 500 рубли.
Заплата на месец = 15 000 (фиксирана част) + 7 500 (променлива част) = 22 500 рубли.
Заключение : служителят получава 7500 рубли по-малко. планирани заплати.
Вариант 4
Изпълнението на плана за продажби е под 50% (стойност на коефициента KPI1 = 0). Изпълнението на работния план е под 50% (стойност на коефициента KPI2 = 0).
PCh = 15 000 рубли. x (0 x 50% + 0 x 50%) = 0 рубли.
Заплата на месец = 15 000 (фиксирана част) + 0 (променлива част) = 15 000 рубли.
Заключение : служителят получава 15 000 рубли по-малко, тъй като променливата част е равна на 0 поради изпълнението на плана за всеки индикатор по-малко от 50%.
Изчислете каква сума на заплатите ще бъде начислена, ако планът за продажби е изпълнен на 101%, а работният план е на 49% (правилният отговор е 26 250 RUB).
Раздел. 7. Попълнен формуляр, илюстриращ методиката за формиране на мотивационна схема
№
| Методична процедура | Истинска стойност |
|
|
Определете позиция в структурата на компанията |
Мениджър продажби (отдел продажби) |
||
|
Определете ключови показатели за ефективност (KPI) за позицията и тежестта на всеки, въз основа на целите, поставени за това ниво на организационната структура |
KPI1 - изпълнение на плана за продажби. |
||
|
Определете как се изчисляват показателите |
Факт: план x 100% |
||
|
Определете разпределението на процента на завършеност на индикатора, стойността на коефициента на индикатора и значението на неговата стойност | Процент на изпълнение на индикатора | Коефициент |
|
|
Създайте мотивационна формула, по която ще се изчислява заплатата. Определете съотношението на "фиксирана част", "променлива част" и "бонус" в заплатите |
30 000 = 15 000 + 15 000 |
||
|
Определете формулата за изчисляване на променливата част от заплатите |
IF = планирана сума от променливата част x (тегло на KPI1 x коефициент на KPI1 + тегло на KPI2 x коефициент на KPI2) |
||
|
Вижте го: изчислете всички възможни опции за заплати за всички възможни стойности на KPI |
Вижте по-горе „Проверка на всички възможни опции за размера на заплатите за всички възможни стойности на KPI (с подробно обяснение за някои стойности)“ ( раздел. 6) |
||
|
Съставете документ "схема за мотивация на служителите" | |||
Индикаторите за ефективност на предприятието или ключовите показатели за ефективност (KPIs) са основният измерител за ефективността на компанията. Използвайки KPI, можете да измерите успеха на една организация като цяло или в конкретен вид дейност, в която участва. Успехът може да се счита както за периодично постигане на определени целеви нива (без дефекти, удовлетвореност на клиентите и т.н.), така и за напредък към стратегически цели. По този начин при избора на показателите за ефективност на предприятието е необходимо да се определи кое има най-важен приоритет за организацията. Освен това тези фактори зависят от отделите, които измерват – някои KPI се отнасят за финансите, а други за продажбите.
Тъй като има нужда от обективна оценка на действителното състояние на бизнеса, възниква въпросът как правилно да се изберат основните показатели за представянето на компанията. KPI могат да помогнат за идентифициране на потенциални подобрения на производителността. Най-често за избор на ключови показатели за ефективност се използва балансирана система с резултати.
Има четири вида показатели за ефективност, които са разделени в две групи, както е показано в таблицата по-долу.
Групи от измервателни уреди | Видове измервателни уреди в групи |
Индикатори за изпълнение. Те са полезни при оценка на съвместната работа на различни изпълнители, но не помагат да се определи производителността на всеки служител поотделно. | Индикатори за изпълнение (RI). Ключови показатели за ефективност (KRI). |
Индикатори за изпълнение. Обвързан с конкретна група или изпълнител. В този случай производителността на всеки служител или група се определя отделно. | Индикатори за изпълнение (PI). Ключови показатели за ефективност (KPI). |
KPI са набор от мерки, фокусирани върху онези аспекти на организацията, които са най-важни за настоящия и бъдещия успех.
Как KPI помогнаха за излизане от кризата на British Airways
Влиянието на показателите за бизнес ефективност може да се види в примера на лорд Кинг, председател на борда на British Airways. През 1980 г. фирмата беше в голяма криза и той събра група от експерти, за да идентифицира основните фактори, които биха помогнали на компанията да излезе от задънената улица.
Експертите определиха един от най-важните показатели за успех – навременното пристигане и заминаване на самолетите. Докато мнозина в индустрията се концентрираха върху пристигащите полети навреме, експертите решиха да се съсредоточат върху заминаванията. В случай на забавяне на излитането на самолета, Кинг получава уведомление и се обажда на отговорния мениджър на съответното летище. Преди въвеждането на практиката „лице в лице“, мениджърът на летището или други служители на компанията често тласкаха всички проблеми на противоположната страна, проповядвайки политиката „това са техни проблеми, а не наши“. След като получиха лично обаждане от председателя на борда, мениджърите на летището започнаха да предприемат стъпки за възстановяване на загубеното време, независимо кой е причинил закъсненията. Включени действия:
- Удвояване на персонала за почистване, въпреки факта, че това доведе до допълнителни разходи.
- Определяне на приоритети за зареждащите с гориво.
- Набор от мерки за предотвратяване на закъснения на пътници, като се започне от гишето за регистрация.
- Забрана за късно чекиране за пътници в бизнес класа, което преди беше разрешено.
Този фактор беше свързан с други показатели за ефективност на предприятието, като доставка на хора в пълен размер и навреме. Концентрацията върху един KPI даде резултати и верижна реакция се прехвърли в други аспекти на бизнеса:
- Намалени разходи поради намалени допълнителни плащания към летището поради по-малко престой на кораба.
- Намалено недоволството на клиентите.
- По-малко въздействие върху озоновия слой на Земята чрез по-малък разход на гориво.
- По-добри взаимоотношения с доставчиците чрез спазване на разписанията на полетите, което позволява на последните да изпълняват договорените графици за обслужване.
- Намалено недоволството на персонала поради намалена комуникация с разочаровани клиенти.
Седем характеристики на ефективните KPI
Седем характеристики на ефективните KPI са идентифицирани въз основа на изследвания, обхващащи както частни, така и публични компании.
Характеристики на индикатора | Описание на индикатора |
Нефинансови | Нефинансов измервателен уред (не е деноминиран в долари, йени, лири, евро и др.) |
Актуален | Измерва се често (например ежедневно или седмично) |
Фокусиран върху лидера | Действия, предприети въз основа на решения на главния изпълнителен директор и висшето ръководство |
Всички служители разбират метриката и необходимите коригиращи действия |
|
Команда | Отговорността може да бъде възложена на екип или звено от екип, работещ в сътрудничество |
Значително влияние | Засяга повече от една балансирана карта с резултати |
Ограничен | Показатели, тествани за положителни ефекти върху производителността, спрямо зле замислени показатели, които могат да доведат до дисфункционално поведение |
Как да се определят показателите за ефективност на икономическата дейност на предприятието
Показателите за ефективност се различават от бизнес целите или целите. Например, един университет може да разглежда отхвърлянето на студенти като ключов показател за представяне, който може да помогне на институцията да разбере позицията си в образователната общност. В същото време бизнесът може да разглежда процента на приходите от повтарящи се клиенти като потенциален KPI.
Основните стъпки при определяне на KPI са:
- Съществуващ предварително дефиниран бизнес процес.
- Съществуващи изисквания към бизнес процеса.
- Качествено и количествено измерване на резултатите в сравнение с поставените цели.
- Изследвайте вариациите и прецизирайте процеси или ресурси, за да постигнете краткосрочни цели.
Ключовите показатели за ефективност са инструменти за периодична оценка на представянето на организации, бизнес звена и техните подразделения, отдели и служители. Съответно KPI трябва да са ясни и измерими. Процесите извън контрола на организациите или изпълнителите не се считат за ключови фактори.
Примери за използване на KPI в маркетинга и продажбите
Основните примери, където можете да използвате показателите за икономическа ефективност на предприятието:
- Придобиване на нови клиенти.
- Демографски анализ на потенциални клиенти, нива на одобрения, откази, очаквания.
- Състоянието на съществуващите клиенти.
- Отлив на клиенти.
- Приходи от различни пазарни сегменти.
- Събиране на проблемни задължения в рамките на взаимоотношенията с клиенти.
- Рентабилност на клиентите по демографски сегмент и сегментиране на клиенти по рентабилност.
Тези показатели за финансово представяне се разработват и управляват с помощта на софтуер за управление на взаимоотношенията с клиенти. Наличието на тези данни е едно от основните конкурентни предимства на организациите.
Използване на KPI напроизводство
Производителността на оборудването е набор от общоприети нефинансови показатели, които отразяват оперативния успех:
- Обща ефективност на оборудването (OEE) = Оперативност * Производителност * Качество.
- Uptime = Работни часове / Общо време.
- Производителност = Общо произведени части / Целеви части.
- Качество = добри части/общо части.
- Изхвърляне.
- Отхвърляне.
Също така трябва да вземете предвид факта, че рентабилността е показател за ефективността на предприятието и този фактор също трябва да бъде включен в развитието на бизнес процесите на всяка производствена компания.
Прилагане на KPI за управление на ИТ инфраструктурата
Примери за това как можете да използвате показателите за икономическа ефективност на предприятие в ИТ сектора:
- Наличност на информация / Време на работа на изчислителната система.
- Средно време между неуспехите.
- Средно време за ремонт.
- Непланирано отсъствие.
Изпълнение на ИТ проекти
Основни показатели за ефективност, използвани при разработването на ИТ проекти:
- Усвоен обхват на работа.
- Прогноза за завършване на работата.
- Работно време/месец.
- Разходи / месец.
- Планирани разходи / месец.
- Планирано работно време/месец.
- Броят на новите клиенти.
Управление на веригата за доставки
Предприятията могат да използват KPI, за да проследяват напредъка към различни цели, включително икономично производство, екологични инициативи и програми за намаляване на разходите.
Във всеки бизнес, независимо от неговия размер, управлението на веригата за доставки може да бъде подобрено чрез KPI, които включват:
- Автоматично въвеждане и одобрение на функции.
- Показване в реално време на ключови индикатори.
- Единно хранилище за данни.
- Показване на производителността в реално време.
- Премахване на зависимостта от ИТ ресурси.
Основните показатели за ефективността на финансовата дейност на предприятието в областта на логистиката описват подробно следните процеси:
- Прогнози за продажбите.
- Складова наличност.
- Покупки и доставчици.
- Складиране.
- Транспорт.
- Обратна логистика.
Доставчиците могат да използват показатели за бизнес ефективността, за да получат предимство пред конкурентите. С незабавен достъп до персонализирани портали, съдържащи стандартизирани шаблони за разходи и спестявания, доставчиците и техните клиенти могат да споделят критични данни по цялата верига на доставки, като по този начин генерират икономии от по-ниски разходи за документация.
Недостатъци на метода на KPI
На практика наблюдението на KPI може да бъде огромен разход за някои организации. Например, измерването на морала на персонала не е осъществимо само по себе си и следователно може да се използва като грубо ръководство, а не като точен стандарт.