Разписанието на персонала е документ, отразяващ структурата и персонала на организацията. Той съдържа следната информация: списък на структурните звена, длъжностите на служителите, информация за официалните заплати и личните надбавки, общия брой и месечните заплати на организация или институция. Тези данни са необходими на ръководителя на организацията за оптимизиране на работата, по-ефективно използване на трудовите и материалните ресурси. В статията ще отговорим на някои въпроси относно щатното разписание.

Штатното разписание (формуляр Т-3) е личен документ, неговата форма е одобрена с Указ на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 01.05.2004 N 1. Този документ съдържа списък на структурните звена, имената на длъжности, специалности, професии, посочващи квалификации, информация за броя на персоналните единици (Инструкции за кандидатстване и попълване на формуляри на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане, одобрени с Указ на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 05.01.2004 г. N 1 (наричани по-долу Инструкциите)). Освен това в щатната таблица се посочва размерът на заплатата (тарифната ставка), допълнителните плащания и надбавките за всяка позиция.

Бюджетната институция може да осъществява дейността си, използвайки различни източници на финансиране, например субсидии за изпълнение на държавна задача и средства, получени от платени услуги. В тази връзка възнаграждението на специалисти от отделни позиции може да се извършва както за сметка на два източника, така и за сметка на един от тях. На практика съставянето на две, а в някои случаи и три щатни таблици за всеки източник е широко използвано. Правилно ли е?
Имайте предвид, че действащото законодателство не предвижда разделяне на персонала на части в зависимост от източниците на формиране на фонда за заплати. Като доказателство представяме следните аргументи.

Бюджетните институции се класифицират като държавни (общински) институции. Системите на възнагражденията на такива организации се установяват, като се вземат предвид препоръките, разработени от Руската тристранна комисия за регулиране на социалните и трудовите отношения, и становищата на съответните профсъюзи (асоциации на профсъюзи) и сдружения на работодателите.
По този начин, в съответствие с параграф 19 от Единните препоръки * (1), щатното разписание на институцията се одобрява от ръководителя на институцията и включва всички длъжности на служители (професии на работници) на тази институция. Подобни изисквания се съдържат в клауза 10 от Правилника за създаване на системи за заплати за служители на федерални бюджетни, автономни и държавни институции, одобрени с Постановление на правителството на Руската федерация от 05.08.2008 N 583 (наричано по-долу Правилника).

Параграф 35 от Единните препоръки препоръчва формирането на единно щатно разписание в институцията, независимо от това към какви видове икономическа дейност принадлежат структурните поделения на институцията.
По този начин, тъй като действащото законодателство не предвижда разделяне на персонала на части в зависимост от източниците на формиране на фонда на заплатите, институцията трябва да изготви една щатна таблица за всички длъжности, независимо от това с каква дейност се занимава служителят.

И така, разбрахме, че таблицата с персонала е единен документ за организацията. Какви разпоредби трябва да се спазват при разработването на таблица с персонал? Трябва да се отбележи, че за уеднаквяване на наименованията на професиите и длъжностите, както и за определяне на обхвата на трудовите задължения на служителя, са приети следните класификатори:
- Общоруски класификатор на професиите на работниците, длъжностите на служителите и категориите заплати, одобрен с Указ на Държавния стандарт на Руската федерация от 26 декември 1994 г. N 367 (изменен от 18 юли 2007 г.);
- Квалификационен справочник на длъжностите на ръководители, специалисти и други служители, одобрен с Указ на Министерството на труда на Руската федерация от 21 август 1998 г. N 37 (с измененията на 29 април 2008 г.);
- Единният тарифен и квалификационен наръчник за трудовите и професиите на работниците (ETKS), одобрен с Постановление на правителството на Руската федерация от 31 октомври 2002 г. N 787 (изменено от 20 декември 2003 г.).
Освен това с Постановление на Министерството на труда на Руската федерация от 9 февруари 2004 г. N 9 е одобрена Процедурата за прилагане на Единния квалификационен наръчник за длъжностите на ръководители, специалисти и служители, който обяснява някои въпроси, свързани с прилагането на този наръчник на практика.

За справка. Припомняме, че Единният квалификационен справочник за длъжностите на ръководители, специалисти и служители и процедурата за неговото прилагане са предназначени за организации, независимо от собствеността и организационно-правните форми на дейност.

При разработването на таблицата с персонала препоръчваме да се отразят имената на длъжностите, както и да се фиксират задълженията в трудовите договори в съответствие с посочените класификатори, особено ако служителят заема длъжност, за която са предвидени гаранции и компенсации от нормативни правни актове.
При разработването на таблица с персонал понякога възниква въпросът: как правилно да се отрази броят на персоналните единици в този документ? В съответствие с Инструкциите, при попълване на формуляра за персонал (формуляр Т-3), колона 4 „Брой на щатните единици“ посочва броя на персоналните единици, предвидени в тази организация, включително непълните. Например, ако е необходимо да се наеме служител на непълно работно време за длъжността адвокат, в колона 4 от таблицата с персонала можете да посочите не "1", а "0,5".
Освен това, да кажем за попълването на още няколко реда от този формуляр. Така че в колона 5 "Тарифна ставка (заплата) и т.н." месечната заплата трябва да бъде посочена в рубли по тарифната ставка (заплата) в зависимост от системата на заплатите, приета в организацията в съответствие с действащото законодателство на Руската федерация.

Член 143 от Кодекса на труда на Руската федерация, който предвижда тарифна система на възнаграждението, осигурява основата за установяване на "вилица" на официалните заплати, тоест посочване на официалната заплата за свободна позиция от минималната до максималният размер. При установяване на „вилица“ на заплатите за длъжности със същото име, трябва да се помни задължението на работодателя да осигури на служителите еднакво заплащане за работа с еднаква стойност (член 22 от Кодекса на труда на Руската федерация). Както служителите на Роструд обясниха в писмо N 1111-6-1 от 27 април 2011 г., заплатите за едни и същи длъжности в щатното разписание трябва да бъдат определени еднакви. Определянето на заплатите за висококвалифициран служител може да се извърши чрез добавяне на бонуси и други плащания към заплатата. Имайте предвид, че плащанията за стимулиране и компенсации: допълнителни плащания и надбавки с компенсаторен характер, бонуси и други стимулиращи плащания - са посочени в колони 6-8 от таблицата с персонала.

Освен това на практика може да се наложи коригиране на щатното разписание. Някои публикации могат да бъдат добавени към него, а някои премахнати. Всички промени в щатното разписание се извършват със заповед (инструкция) на ръководителя на организацията или упълномощено от него лице.
Въпреки това, при промяна на числеността на персонала в посока намаляване, трябва да се има предвид, че в съответствие с чл. 82 от Кодекса на труда на Руската федерация при вземане на решение за намаляване на броя или персонала на служителите на организацията и възможното прекратяване на трудови договори с тях по силата на параграф 2 на част 1 на чл. 81 от Кодекса на труда на Руската федерация, работодателят е длъжен:
- уведомете за това писмено избрания орган на първичната синдикална организация не по-късно от два месеца преди началото на съответните събития и ако решението за намаляване на броя или персонала на служителите може да доведе до масови съкращения на работници, не по-късно от три месеца преди започване на съответните дейности. Критериите за масови съкращения се определят в индустриални и (или) териториални споразумения. Подобни разяснения са дадени в определението на Конституционния съд на Руската федерация от 15.01.2008 N 201-O-P;
- предупреди всеки служител лично и срещу получаване най-малко два месеца преди уволнението (член 180 от Кодекса на труда на Руската федерация).
Често на практика възникват ситуации, когато дадена институция променя източника на възнаграждение за служител. Например, позиция е преместена в секцията служители, чиито заплати се финансират от дейности, генериращи доходи. Трябва ли на служителя да бъде изпратено два месеца предизвестие, че е направена такава промяна? Трябва ли да го променя, ако заплатата на служителя остане същата?
В съответствие с част 2 на чл. 57 от Кодекса на труда на Руската федерация, условието за възнаграждение е задължително за включване в. Промяна на определените от страните условия, включително условията за възнаграждение, се допуска само по споразумение на страните, което трябва да бъде сключено в писмена форма по силата на чл. 72 от Кодекса на труда на Руската федерация. В същото време условията на заплащане не трябва да зависят от източника на формиране на фонда на работната заплата (бюджетен, извънбюджетен).

Изключение от това правило са случаите, предвидени в чл. 74 от Кодекса на труда на Руската федерация. Това правило дава право на работодателя да променя едностранно условията на договора, определени при сключването му, във връзка с промяна в организационните или технологичните условия на труд. Работодателят е длъжен да уведоми писмено служителя за предстоящите промени, определени от страните, както и причините, наложили такива промени, не по-късно от два месеца предварително, освен ако не е предвидено друго в Кодекса на труда на Руската федерация. В този случай обаче преминаването към друг източник за формиране на фонда на работната заплата не е само по себе си основание за извършване на промени в.
В разглежданата ситуация решението, взето от ръководството на бюджетната организация за промяна на източника на изплащане на заплатите, не засяга правото на служителя да плаща за работа с еднаква квалификация. Следователно всяко специално уведомяване на служителите за планирана промяна в съответствие с чл. 74 от Кодекса на труда на Руската федерация не се изисква.

Следващият въпрос, който може да възникне на практика, е свързан с намаляването на отделните бройки длъжности в щатното разписание. Най-често ликвидирането на всякакви позиции се причинява от недостатъчни средства за заплащане на работата на такива специалисти. Институцията обаче се нуждае от техните услуги в определени ситуации. Например, в организацията имаше авария, свързана с повреда на канализационните системи. В щата няма водопроводчик. В този случай организацията има ли право да сключи спешен договор с посочения специалист?

По силата на чл. 58 от Кодекса на труда на Руската федерация, спешно се сключва, когато трудовото правоотношение не може да бъде установено за неопределен срок, като се вземе предвид естеството на работата, която трябва да се извърши или условията за нейното изпълнение, а именно в предвидените случаи за в част 1 на чл. 59 от Кодекса на труда на Руската федерация, например:
- за времето на изпълнение на задълженията на отсъстващ служител, за когото, в съответствие с трудовото законодателство и други нормативни правни актове, съдържащи норми на трудовото право, колективен трудов договор, споразумения, местни наредби, трудов договор, мястото на работа се запазва;
– за времетраене на временни (до два месеца) работи;
- за извършване на сезонна работа, когато поради природни условия може да се работи само през определен период (сезон);
- за работа, която надхвърля обичайните дейности на работодателя (реконструкция, монтаж, въвеждане в експлоатация и други работи), както и работа, свързана с умишлено временно (до една година) разширяване на производството или обема на предоставяните услуги;
- с лица, постъпващи на работа в организации, създадени за предварително определен срок или за изпълнение на предварително определена работа и др.
За това обаче в щатния списък на организацията трябва да има звено от тази професия, за което може да бъде прието горепосоченото лице, в противен случай изплащането на заплати към него ще бъде незаконно.
Например гражданскоправни договори могат да се сключват с лица, участващи в отстраняването на производствена авария. За това също трябва да бъдат изпълнени редица условия:
- наличието на подходящи средства по съответния подчлен от КОСГУ. Имайте предвид, че това важи и за договори, сключени с условие за плащане от средства, получени от дейности, генериращи доход. Ако тези разходи са включени в плана за финансово-икономически дейности на институцията, тогава тя има право да ги прави и следователно поема задължения за тяхното плащане;
– стриктно спазване на нормите на Закона за договорната система*(2).

* * *

Обобщавайки всичко казано, отбелязваме следното:
1. Штатното разписание (е. Т-3) е личен документ, съставен съгласно одобрения формуляр като единен документ за организацията.
2. Длъжностите в щатното разписание трябва да бъдат отразени в съответствие с установените класификатори.
3. Заплатите за едноименни длъжности трябва да бъдат еднакви. Реализирането на правото на служител да получава по-високи заплати за квалифициран труд трябва да бъде изпълнено чрез установяване на подходящи надбавки и плащания, предвидени от системата на заплатите на тази институция.
4. При намаляване на щатните единици трябва да се вземат предвид изискванията на Кодекса на труда на Руската федерация, по-специално да се предупреди всеки служител лично и срещу получаване най-малко два месеца преди уволнението.

М. Зарипова,
експерт в списанието
"Обществени организации: счетоводство и данъчно облагане"

, Предишна публикация
Следваща публикацияПерсонал: форма и съдържание 14.04.2015г

Персонал: форма и съдържание

Специален местен акт е щатното разписание. Това е много важен и задължителен документ.

Внимание, не бъркайте!

Работодателите понякога изготвят документи, „подобни“ на таблицата с персонала: „Структура и персонал“ или „Длъжности и персонал“. Тези документи не са идентични с щатното разписание и наличието им не изключва задължението на работодателя да поддържа щатно разписание. документ "Структура и персонал" съдържа списък на структурните звена според степента на важност за предприятието (първо управление, следвано от счетоводство, след производствени звена и др.). В структурните поделения е даден списък на длъжностите в йерархичен ред, като в съответната колона се посочва броят на щатните единици за всяка длъжност.

документ „Замяна на длъжности и персонал“ - Това е работещ вариант на щатното разписание. Съставя се въз основа на щатната таблица и фамилните имена и инициалите (или фамилните, собствените и бащините) на служителите се вписват в нея срещу всяка позиция, предвидена в щатната таблица.

Формата и съдържанието на щатното разписание

Държавният комитет по статистика на Руската федерация с резолюция от 01/05/2004 N 1 одобри единна форма на персонал - формуляр № Т-3.

Съгласно част 4 на чл. 9 от Федералния закон от 6 декември 2011 г. N 402-FZ „За счетоводството“ (наричан по-долу Закон за счетоводството), който влезе в сила на 1 януари 2013 г.: „Форми на първични счетоводни документи одобрява ръководителя на стопанския субектпо предложение на длъжностното лице, отговарящо за счетоводството. Формулярите на първични счетоводни документи за организации от публичния сектор се установяват в съответствие с бюджетното законодателство на Руската федерация.

Водени от тази разпоредба, сега работодателите самостоятелно одобряват формата на таблицата с персонал.

Днес обаче те като правило приемат за себе си същата форма, която беше одобрена от Държавния комитет по статистика, като понякога я допълват с необходимите колони и колони.

Нека да разгледаме "оригиналния източник".

Именно тази форма работодателите обикновено вземат за основа при разработването на своята версия.

Инструкциите за попълване на първична документация за персонала (към Постановление на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 01.05.2004 г. N 1) съдържат препоръки относно дизайна на щатното разписание, които са доста приложими в случаите, когато работодателите подобряват форма на щатното разписание:

„При попълване на колона 4 броят на щатните единици за съответните длъжности (професии), за които е предвидено съдържанието на непълна щатна единица, като се вземат предвид особеностите на работата на непълно работно време в съответствие с действащото законодателство на Руската федерация, е посочена в съответните дялове, например 0,25; 0,5; 2,75 и др.

В колона 5 "Тарифна ставка (заплата) и др." месечната заплата се посочва в рубли по тарифна ставка (заплата), тарифна скала, процент от приходите, дял или процент от печалбата, коефициент на трудово участие (KTU), коефициент на разпределение и др., в зависимост от системата на възнаграждение, приета в организация в съответствие с действащото законодателство на Руската федерация, колективни договори, трудови договори, споразумения и местни разпоредби на организацията.

Колони 6-8 "Допълнителни надбавки" показват стимулиращи и компенсаторни плащания (бонуси, надбавки, допълнителни плащания, стимулиращи плащания), установени от действащото законодателство на Руската федерация (например северни надбавки, надбавки за академична степен и др.), както и въведените по преценка на организацията (например свързани с режима или условията на труд).

Ако организацията не може да попълни колони 5-9 в рубли поради използването на други системи на заплати (безтарифни, смесени и т.н.) в съответствие с действащото законодателство на Руската федерация, тези колони се попълват в съответните мерни единици (например в проценти, коефициенти и др.). ).

Одобрява се със заповед (инструкция), подписана от ръководителя на организацията или упълномощено от него лице».

При разработване и утвърждаване на своята форма на персонал, работодателят може да допълни формуляра с нови графи и графи, от които се нуждае (например за включване на информация за бонуси, система за плащане на парче).

При попълване на формуляра за персонал е важно да се следи информацията (заплати, брой щатни единици, длъжности) да съответстват на реалното състояние на нещата и други документи и да не противоречи на закона.

Структурни подразделения в щатното разписание

Имената на структурните звена се изписват изцяло, без съкращения.

В какъв ред са изброени отделите? Законът не дава отговор на този въпрос, оставяйки го на преценка на работодателите. На практика се използват различни подходи:

По реда на важност (първо администрация, последвано от счетоводство, след това производствени единици и т.н.),

В ред на намаляване на броя на структурните звена,

По азбучен ред.

Някои компании приемат инструкции за управление на кадровите досиета, в които, наред с други нюанси на попълване на документация на персонала, се определя и последователността на посочване на структурни звена в таблицата с персонала.

Ако работодателят има малък брой служители и просто няма структурни подразделения, тогава колона 1 може да бъде пропусната. Също така на практика в такива случаи могат да се поставят тирета.

Някои работодатели не включват в щатния списък такива структурни звена като клонове и представителства, погрешно смятайки, че трябва да имат свои собствени отделни щатни маси. Това не е истина.

Списъкът на персонала трябва да се поддържа от работодателя.

Считаме, че клоновете и представителствата не трябва да одобряват своите щатни разписания, тъй като не са независими юридически лица, независими работодатели (член 20 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Персоналната таблица на организацията трябва да отразява цялата структура на организацията, всички нейни подразделения, включително клонове и представителства.

За улеснение на работата на клоновете и представителствата се правят копия от щатното разписание или извлечения от него.

IN колона "код" посочете кодовете на структурните подразделения, определени от работодателя. Кодовете ви позволяват лесно да определите мястото на всеки отдел или група в цялостната структура на организацията.

Наименование на длъжности, професии, специалности в щатното разписание

Името на всяка длъжност (специалност, професия) се посочва изцяло, без съкращения.

Съгласно част 2 на чл. 57 от Кодекса на труда на Руската федерация, ако в съответствие с Кодекса на труда на Руската федерация, други федерални закони предоставянето на компенсации и обезщетения или наличието на ограничения е свързано с изпълнението на работа на определени позиции, професии, специалности, тогава имената на тези длъжности, професии или специалности и квалификационните изисквания за тях трябва да съответстват на имената и изискванията, посочени в квалификационните справочници, одобрени по начина, установен от правителството на Руската федерация, или съответните разпоредби на професионалните стандарти.

Позициите (специалисти, професии) обикновено се посочват по старшинство, тоест в йерархичен ред: ръководител, заместници, специалисти, технически изпълнители и др.

Ако има длъжности (специали, професии), които не принадлежат към нито едно структурно звено, тогава те могат да бъдат регистрирани като „друг персонал“.

Заплата на служителите в щатното разписание

Не можете да задавате заплати под законовия минимум.

Съгласно част 3 на чл. 133 от Кодекса на труда на Руската федерация, месечната заплата на служител, който е отработил напълно нормата на работното време за този период и изпълни трудовите стандарти (трудови задължения), не може да бъде по-ниска от минималната работна заплата.

Съгласно част 11 на чл. 133.1 от Кодекса на труда на Руската федерация, месечната заплата на служител, работещ на територията на съответната съставна единица на Руската федерация и който има трудово правоотношение с работодател, по отношение на който е сключено регионално споразумение за минималната работна заплата. сила не може да бъде по-ниска от минималната работна заплата в тази съставна единица на Руската федерация, при условие че посоченият служител е изпълнил напълно нормата на работното време за този период и е изпълнил трудовите норми (трудови задължения).

На масата на персонала невъзможно е да се задават различни заплати за едни и същи позиции и „вилици“ на заплатите.

Съгласно чл. 22 от Кодекса на труда на Руската федерация, работодателят е длъжен да осигури на служителите еднакво заплащане за работа с еднаква стойност, така че ако зададете различни заплати за двама счетоводители, работещи под една и съща длъжностна характеристика (т.е. с едни и същи длъжностни отговорности), тогава според нас това няма да е в съответствие със закона.

Някои работодатели задават "вилици" за заплати в таблицата с персонала, т.е. в колоната, където трябва да бъде посочена заплатата, те пишат например „от 20 000 до 30 000“.

Трудовото законодателство не предвижда възможност за установяване на "вилици" на заплатите.

Съгласно чл. 129 от Кодекса на труда на Руската федерация заплата (служебна заплата) - фиксиран размер на възнаграждението на служител за изпълнение на трудови (служебни) задължения с определена сложност за календарен месец, с изключение на компенсации, стимули и социални плащания.

Съгласно чл. 57 от Кодекса на труда на Руската федерация, условията на възнаграждението (включително размера на тарифната ставка или заплатата (служебната заплата) на служителя, допълнителни плащания, надбавки и стимулиращи плащания) са задължителни за включване в трудов договор.

Ако зададете "вилица" заплата в щатното разписание, а след това и в трудовия договор на служителя, тогава според нас това няма да е в съответствие със закона. Можете да излезете от тази ситуация законно, като определите фиксирана заплата и подходящи надбавки и бонуси.

Книгата е предназначена в по-голямата си част за начинаещи в кадровата офис работа, но ще бъде много полезна и за опитни професионалисти с опит, които извършват кадрова работа в организации и предприемачи. Първият том описва подробно изпълнението на различни кадрови документи, наемането на служители, преместването на друга работа и други промени в условията на трудовия договор (по споразумение на страните и по инициатива на работодателя), движението на служители на друго работно място, отстраняване от работа, инструкции за допълнителна работа за служител по реда на комбиниране на длъжности (професии), разширяване на обслужваните зони, увеличаване на обема на работа, изпълнение на задълженията на временно отсъстващ служител, се отнася до защитата на работодателя търговски тайни и лични данни на служителите.

Разписанието на персонала е ясно потвърждение на факта, че понякога наредбите се съставят не по искане на закона, а защото е в интерес на бизнеса. Да, да, наличието на този документ не се изисква от закона. И въпреки това е в много, особено големи, компании. В тази статия анализираме важни въпроси: защо се нуждаем от таблица с персонал, как да я съставим правилно, кой трябва да одобри колко дълго е валидна и най-важното е наистина ли е възможно да се работи без „персонал“.

От тази статия ще научите:

Защо се нуждаете от таблица с персонал в една организация

„Кадрите решават всичко“, се казваше по съветско време, но не е загубило своята актуалност в съвременния бизнес свят. Всъщност, ако сравним организация с жив организъм, тогава персоналът ще играе ролята на скелет в нея - структура, върху която е „изграден“ персонал: работници, мениджъри, ръководители на различни нива.

От колко служители са необходими общо компанията? Колко от тях трябва да са на ръководни позиции? Колко разделения са необходими? Какви са перспективите за растеж? Колко трябва да бъдат платени всички тези хора? Ако задавате такива въпроси на случаен принцип, управлението на бизнес няма да е лесно. Но когато има таблица с персонал, картината става много по-ясна. И така, първата причина за съставянето на персонал е практична, тя помага:

Формирайте ясна структура на организацията.
Наемете ефективен екип и винаги отговаряйте навреме на свободните работни места.
Управлявайте заплатите и контролирайте заплатите.

Не е необходимо да се посочват конкретните имена на служителите в HR. Това е структурен документ, въз основа на който службата по заетостта попълва персонала със служители. При наемане на служител или след уволнението му основният график не се променя.

Друга важна причина е свързана с възможни проверки. На пръв поглед Кодексът на труда не задължава работодателите да съставят СП: в трудовите договори е възможно да се предпишат длъжности, длъжностни задължения и заплати. От друга страна има редица законодателни актове, чиито изисквания са доста трудни за изпълнение без щатно разписание.

Например от членове 15 и 57 от Кодекса на труда става ясно, че ако по трудов договор работник или служител изпълнява задължения, свързани с определена длъжност, тази длъжност трябва да отговаря на СП. С други думи, ако в договора е написано, че е наето лице за длъжността офис мениджър, персоналът трябва да съдържа тази позиция. И ако е така, струва си да се обърне необходимото внимание на този документ.

Наличието на SHR налага определени задължения на службата за персонал. Така че, ако дадена позиция е посочена в графика, към нея трябва да бъде назначен служител. Ако позицията е вакантна, отделът по човешки ресурси трябва да знае за това и да потърси човек. В противен случай може да има санкции по време на проверката, защото това ще наруши изискванията на Закон № 1032-1 от 19.04.1991 г.

Също така си струва да се отбележи, че щатната таблица се отнася до първични счетоводни документи. Може да бъде поискано по време на данъчна ревизия, тъй като е удобно да се проверяват заплатите и заплатите.

Който разработва и композира

Въпросът кой трябва да разработи щатното разписание е един от най-често срещаните във форумите за човешки ресурси. И това не е изненадващо, защото няма законодателно одобрени стандарти по отношение на SHR. На тази основа се появи дори професионален виц: „Щатното разписание е този, който заема съответната длъжност според щатното разписание“.

Но сериозно, трябва да се вземе предвид особеността на този документ - той съчетава кадрови въпроси с финансови. Следователно е логично структурата на организацията и наименованията на длъжностите да бъдат предписани от специалистите на отдела за персонал, а икономистите или счетоводителите да се занимават с колоните, свързани с тарифната ставка, надбавките и други финансови въпроси.

Тема на броя

Прочетете също за това как безопасно да плащате за работа през празниците и почивните дни, как да се държите по време на проверка на GIT и какви условия трябва спешно да премахнете от трудовите договори на служителите си.

Функции за запълване

Ако спецификата на компанията включва използването на временни или сезонни работници, струва си да допълните SR с колоната „Условия за завършване на работата“. Ако държавата има служители, които работят при опасни условия, техните длъжности трябва да съответстват на тези, изброени в държавните класификатори и други разпоредби.

Ако щатното разписание е съставено и одобрено, наименованията на длъжностите в трудовите договори трябва да съвпадат с посочените в SR.

Отдели по персонал

Препоръчително е да се предвидят всички подразделения на организацията в таблицата с персонал: от отдели до клонове. Това означава, че ако една фирма има клонове, включително такива в различни градове, не е необходимо те да разработват отделни документи, достатъчно е да се попълнят колони от 1 до 10 за всяко поделение в основния SR.

Как да одобря

Разписанието на персонала се одобрява от ръководителя на компанията или служител, който има такива правомощия (това трябва да бъде посочено в учредителните документи).

Необходимо е да се издаде заповед за одобряване на щатното разписание и в документа, в печата за одобрение, да се запишат данните за заповедта: нейния номер и дата на влизане в сила.

Срок на годност

Подобно на други организационни и регулаторни документи на компанията, таблицата с персонал има определен срок на годност. За да определим колко време трябва да се съхранява този документ, се обръщаме към заповед на Министерство на културата № 558 от 25.08.2010 г. Той има няколко позиции, свързани със SR:

Штатните таблици и промените в тях се съхраняват постоянно, ако са разработени в едно и също предприятие. Ако отстрани, тогава срокът на годност е само 3 години.
СР проекти и работни документи за изготвяне на такава документация - 5 години.
Вътрешната кореспонденция, свързана с промени в SR, трябва да се съхранява в продължение на 3 години след приемането на тези промени.
Прилежащият документ (разпоредби с персонал) трябва да се съхранява в продължение на 75 години.

Персоналът е персонален план. Някои фирми пренебрегват изготвянето на щатното разписание, тъй като то не е основен документ, а формуляр № Т-3, който се използва за изготвянето му, има консултативен характер. На практика обаче персоналът е необходим и помага на работодателя както за вътрешен контрол и управление, така и при комуникация с проверяващите органи. Днес разбираме всички аспекти на неговата подготовка и поддръжка.

Какво заплашва липсата на кадри?

Обикновено се иска щатното разписание да бъде предоставено на трудовите и данъчните инспекции по време на проверките. Липсата му се тълкува като нарушение на трудовото законодателство и охраната на труда. За такова нарушение длъжностно лице се глобява с 1-5 хиляди рубли, организация - в размер на 30-50 хиляди рубли (член 5.27 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация).

Персоналната таблица помага да се оправдае уволнението на служители за намаляване на персонала в съдебно дело. Без щатно разписание за работодателя е трудно да докаже, че уволнението е оправдано. Също така ще бъде невъзможно да се докаже, че към момента на уволнението в организацията няма свободни работни места, които биха могли да бъдат предложени на съкратени служители (работодателят е длъжен да предложи други работни места при намаление съгласно член 179 от Кодекса на труда на Русия Федерация).

Кой и как трябва да състави и поддържа щатното разписание?

Най-общо казано, изготвянето на щатно разписание е свещено задължение на икономист по труда от отдела за организация и заплащане на труда (Квалификационен справочник за длъжностите на ръководители, специалисти и други служители, Постановление на Министерството на труда на Русия №. 37 от 21 август 1998 г.). Всъщност обаче щатното разписание се изготвя от счетоводители, кадрови служители и адвокати. Ръководителят на компанията и главният счетоводител са официално отговорни за щатното разписание, тъй като го подписват.

Персоналното разписание може да се състави за всеки период, но обикновено се прави за една година. За да може тази процедура да върви като часовник всеки път, си струва да я опишете в инструкциите за работа в офис:

посочете условията и правилата за разработване и въвеждане на промените;
формуляр на заповедта за одобрение на щатното разписание;
отговорните за формирането и подписването на щатното разписание и заповедите на лицата;
състава на законовите и местните разпоредби на работодателя, въз основа на които се създава щатното разписание;
служители, с които е необходимо да се съгласува проекта на щатното разписание и промените в него.

Какъв е форматът за персонал?

Щатното разписание е местен нормативен акт, описващ организационната структура на фирмата и нейния персонал. Графикът се съставя съгласно формуляр № Т-3 (Резолюция № 1 на Държавния статистически комитет на Руската федерация „За одобряване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото плащане“ от 5 януари 2004 г. ), което е препоръчително. Може да се адаптира към нуждите на компанията. Въпреки това, според нас, е по-добре да използвате формуляр № Т-3, тъй като съдържа всички необходими данни.

Как да попълните формуляр № Т-3?

Подробностите за формуляра са форматирани, както следва:

Име на компаниятрябва да отговаря изцяло на записаното в учредителните документи, включително съкратеното наименование и наименованието на чужд език. Ако има съкратено наименование, то се посочва в скоби, след пълното име.

Организационен код- осем знака на кода според Общоруския класификатор на предприятия и организации (OKPO).

Дата на приготвянеформат ЧЧ.ММ.ГГГГ

валидност.Посочено е колко време ще е валидно разписанието и от коя дата влиза в сила.

Попълваме колоните, общо са 10 броя.

Име на структурната единицапосочени без съкращение в съответствие с класификатора на единиците, одобрен от работодателя. Ако няма класификатор, тогава по азбучен ред или в низходящ ред на броя на служителите на звеното.

Ако предоставянето на обезщетения на служителите зависи от името на звеното, името на звеното трябва да бъде посочено в съответствие с отрасловите класификатори на опасните отрасли и други съответни документи.

Код на структурно подразделение.Посочва се и в съответствие с класификатора, в който се намират по функционално значение. Ако няма класификатор, кодовете могат да бъдат присвоени на подразделения по азбучен ред или по друг начин.

Длъжност (специалност, професия), категория, клас (категория), квалификация.Посочва се без съкращения в състава на структурната единица, като се започне от главата, завършва се с техническия изпълнител. Внимание: за работници - професии, за служители - длъжности (параграф 7 от член 144 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Брой щатни единиципосочени за всяка длъжност или професия. Ако се предвижда работа на непълно работно време, това се посочва в съответните дялове (например 0,5; 2,75 и др.).

Заплата, заплатасе посочва в размер на месечната заплата, в зависимост от системата на заплатите (тарифа, заплата, процент на печалбата, процент на трудово участие и др.) Заплатата трябва да бъде посочена в рубли или като процент, коефициенти и др. По-добре е да се откаже от практиката да се посочват заплатите в долари. Формално това не е забранено; Кодексът на труда на Руската федерация говори само за задължението на работодателя да изплаща заплати в рубли. Тоест заплатата просто се превежда в рубли по текущия курс. Съдебната практика обаче сочи, че тук има нарушение.

Кодексът на труда на Руската федерация не съдържа норми, пряко забраняващи на работодателя да определя заплати в чуждестранна валута (условни единици), тъй като в част 1 на чл. 131 от Кодекса на труда на Руската федерация се отнася само до изплащането на заплати в брой във валутата на Руската федерация (в рубли). Но съгласно част 3 на чл. 129 от Кодекса на труда на Руската федерация, тарифната ставка и заплатата имат фиксиран размер, който трябва да бъде непроменен по време на срока на договора. И тъй като размерът на заплатата винаги се изчислява по текущия курс, спадът на долара, според съда, може да доведе до влошаване на условията на възнаграждението на служителя.

Надбавки.В колони 6-8 са посочени стимули и компенсации, установени със закон или по инициатива на работодателя.

В графиката Обща сумапосочва се общият размер на колони 5-8 (заплата и надбавки), умножен по броя на щатните единици.

Забележкасе попълва, ако информацията в колоните на формуляра е нееднозначна и изисква пояснение.

Подписите под проекта на щатното разписание се поставят от ръководителя и главния счетоводител.

Не забравяйте да запишете номера на документа в съответната колона на формуляра.

Штатният план е готов, какво следва?

Штатното разписание се утвърждава със съответната заповед за основната дейност. Текстът на заповедта посочва факта на одобрение на щатното разписание, общия брой щатни единици и датата на влизане в сила на документа. Заповедта се подписва от ръководителя на фирмата или друго упълномощено лице, след което се вписва в Регистъра на поръчките за основна дейност. Регистрационният номер е поставен върху поръчката. Тогава заповедта и щатното разписание се изпращат за безсрочно съхранение, като правило, заедно с други поръчки за основната дейност.

Как да направите промени?

Тъй като щатното разписание се одобрява със заповед, промените се правят и в него със заповед. Датата на издаване на заповедта за промяна и датата на влизане в сила на промяната обикновено не са еднакви. Ако промените са незначителни, се издават изменения в разписанието, а ако са мащабни, се съставя ново щатно разписание с нова заповед за неговото утвърждаване.

Промените в щатното разписание обикновено засягат служителите, така че са последвани от промяна в трудовите договори. В повечето случаи за прилагането им е необходимо съгласието на служителите, спазването на сроковете за уведомяване на персонала и др.

Внимание: запознаването на служителя със заповедта за изменение на щатното разписание не е потвърждение за неговото съгласие за промяна на условията на трудовия договор.

Нека видим как да отразим промяната в заплатата на служителите. Работодателят е длъжен да уведоми персонала за това два месеца предварително и след това да издаде заповед за изменение на щатното разписание. В заповедта са посочени длъжностите, новите заплати и датата на влизане в сила на промените. Служителите на отдела за персонал, които ще правят промени в трудовите договори, се запознават със заповедта под подпис.

След това се сключват допълнителни споразумения със служителите. В тях не е достатъчно да се ограничите до факта на увеличение или намаляване на заплатата - трябва да посочите причините (съгласно членове 22 и 132 от Кодекса на труда на Руската федерация, заплатата на служител зависи от квалификацията, сложността на извършената работа, количеството и качеството на изразходвания труд). В противен случай служителят, например, ще може да иска доплащане за предишни периоди, в които е правил същото, но за по-малко пари.

Внимание: да се намали едностранно размера на работната заплата по чл. 74 от Кодекса на труда на Руската федерация е възможно само при промяна на организационните или технологичните условия на труд. Например при приемане на нова политика за управление на персонала, при модернизиране на производството, намаляване на обема на продукцията, реорганизиране на производството.

За такава маневра обаче длъжността и квалификацията на служителя не трябва да се променят, работодателят трябва да докаже, че условията, определени в трудовия договор, не могат да бъдат запазени, а липсата на решение за намаляване на заплатите би довело до масови съкращения на персонала. . Аргументите под формата на намаляване на търсенето на услуги или продукти или спад в печалбите не са достатъчни.

Служителите на кадровата служба съставят много документи - всякакви заповеди, споразумения със служители, графици, местни наредби и др. Един от документите, които силно влияят върху дейността на институцията, е щатното разписание. В съответствие с него се планира фондът за заплати (графикът се отнася до документите, установяващи системата на заплатите), той също може да стане доказателство за намаляване на броя или персонала на служителите на институцията и ще се изисква при извършване на контролно-надзорна дейност и при трудов спор. Нека поговорим за персонала днес.

Задължително планиране

В съответствие с Инструкциите за кандидатстване и попълване на формулярите на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото плащане (наричани по-долу Инструкции), одобрени с Резолюция № 1, щатното разписание се използва за формализиране на структурата, персонала и персонала на организацията в съответствие с нейния устав (наредба за нея). Той съдържа списък на структурни звена, длъжности, специалности, професии с квалификация, информация за броя на щатните звена.
Да кажем веднага, че в Кодекса на труда няма норма, която да задължава работодателя да разработи и утвърди щатното разписание, но все пак има споменаване. По-специално, съгласно чл. 57 от Кодекса на труда на Руската федерация, условие, което е задължително за включване в трудов договор, е, наред с други неща, трудова функция - работа по длъжност в съответствие със щатното разписание, професия, специалност, посочваща квалификация; специфичен вид работа, възложена на служител ... Ако в съответствие с Кодекса на труда на Руската федерация, други федерални закони предоставянето на компенсации и обезщетения или наличието на ограничения е свързано с изпълнението на работа на определени позиции , професии, специалности, тогава имената на тези длъжности, професии или специалности и квалификационните изисквания за тях трябва да отговарят на имената и изискванията, посочени в квалификационните справочници, одобрени по начина, установен от правителството на Руската федерация.
Освен в Кодекса на труда, щатното разпределение е упоменато и в други наредби. По-специално, клауза 91 от Насоките за процедурата за назначаване, провеждане на документални проверки на място на притежателите на полици за задължително социално осигуряване и предприемане на мерки въз основа на техните резултати, одобрени с Указ на FSS на Руската федерация от 07.04.2008 N 81 , предвижда, че FSS, за да потвърди правилността на изчисляване на застрахователните премии за задължително социално осигуряване, ще изисква от работодателя да предостави учредителни и организационни и административни документи, включително щатното разписание. Също така FSS ще го изисква при проверка на коректността на изчисляването на застрахователните премии за задължително социално осигуряване срещу производствени злополуки и професионални заболявания.
Наличието на щатно разписание е необходимо и за Пенсионния фонд, който при събиране на информация за стажа на осигурените служители се позовава на този документ, за да установи имената на структурните подразделения на институцията и съответствието на длъжностите .
Разписанието на персонала е споменато и в Инструкциите за попълване на трудови книжки, одобрени с Указ на Министерството на труда на Руската федерация от 10 октомври 2003 г. N 69. По-специално, в параграф 3.1 от инструкцията се отбелязва, че вписванията за наименованието на длъжността (работата), специалността, професията, като се посочват квалификациите, се правят като правило в съответствие с щатното разписание на организацията.
Въз основа на горните разпоредби наличието на щат в институция е просто необходимо. Имайте предвид, че за някои институции задължителният персонал е директно установен от наредби:
- Заповед на Министерството на извънредните ситуации на Руската федерация от 24 септември 2008 г. № 563 утвърди правилата и сроковете за съставяне, координиране, одобряване и регистриране на щатните разписания на служители на бюджетни и държавни институции на Министерството на извънредните ситуации и граждански лица персонал на спасителните военни части на Министерството на извънредните ситуации;
- Заповед на Спецстрой на Руската федерация от 03.12.2010 г. N 540 определя реда и сроковете за съставяне, преглед, одобряване и регистриране на щатните разписания на цивилния персонал на военни формирования и организации към Спецстрой, който се финансира от бюджетни кредити.

Формуляр за щат и правила за съставяне

Формулярът за щат Т-3 е одобрен с Указ № 1. Този формуляр предвижда 10 колони и по силата на Указ на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 24 март 1999 г. № 20 „За одобряване на процедурата за Приложение на унифицирани форми на първични записи” можете да добавяте нови, но не можете да изтривате съществуващи.
Забележка: въпреки че формулярите, одобрени с тази резолюция, се прилагат за организации, независимо от формата на собственост, някои бюджетни и държавни институции ги съставят във формата, одобрена от ведомствения нормативен акт. Например, бюджетните и държавните институции на Министерството на извънредните ситуации трябва да съставят щатно разписание под формата на Приложение 2 към Заповедта на Министерството на извънредните ситуации на Руската федерация от 24 септември 2008 г. N 563.
Във всеки случай е малко вероятно да възникнат затруднения при попълването на заглавката на документа, така че нека преминем направо към табличната част на формуляра.
Колони 1 "Име" и 2 "Код" определят структурното звено на организацията. Повечето организации, финансирани от различни нива на бюджети, като правило, избират сами имената на структурните звена, ръководейки се от общоприети концепции. Като правило първо се посочват структурните подразделения на администрацията (мениджмънт, счетоводство, отдел за персонал, организационно-правен отдел и др.), След това производствените поделения и накрая отделите за обслужване и поддръжка (административно-стопански отдел, ремонтни услуги и др.). На всяко подразделение се присвоява код, който ще помогне да се определи мястото на този отдел или група в цялостната структура на организацията (посочено в колона 2).
В колона 3 „Длъжност (специалност, професия), категория, клас (категория) на квалификация“ е необходимо да се впише наименованието на длъжността (специалност, професия). Отбелязваме, че на основание чл. 57 от Кодекса на труда на Руската федерация, ако предоставянето на компенсации и обезщетения или наличието на ограничения е свързано с извършване на работа на определени длъжности, професии, специалности, тогава имената на тези длъжности, професии или специалности и квалификационни изисквания за тях трябва да отговарят на наименованията и изискванията, посочени в справочниците за квалификация. По-специално, в момента те все още използват общоруския класификатор на работници, длъжности на служители и категории заплати ОК 016-94 и Списък на индустрии, цехове, професии и длъжности, одобрен с Указ на Държавния комитет по труда и труда на СССР. Президиумът на Всесъюзния централен съвет на профсъюзите от 25 октомври 1974 г. N 298 / P-22, заетостта в който дава право на пенсия за старост при преференциални условия.

За ваша информация. Ако например щатният списък предвижда длъжността „шофьор“, а служителят изпълнява функциите на контролер на движението, тогава той губи правото на пенсия за старост при преференциални условия.

Освен това трябва да се вземат предвид други нормативни актове, съдържащи правилата за установяване на имената на длъжностите, специалностите и професиите. Например, въз основа на Заповед на Министерството на здравеопазването и социалното развитие на Руската федерация от 28 март 2012 г. N 278n, заглавието на ръководителя (управителя) на плазмения център може да бъде допълнено от заглавието на медицинския длъжност "лекар-трансфузиолог", като се вземе предвид профилът на структурното звено и специалността, предвидена в номенклатурата на специалностите на специалистите с висше и следдипломно медицинско и фармацевтично здравно образование.
При съставяне и утвърждаване на щатното разписание на орган на местно самоуправление, апарата на избирателна комисия на общинска формация, трябва да се използват наименованията на длъжностите на общинската служба, предвидени от регистъра на длъжностите на общинската служба в съставната единица на Руската федерация (клауза 3, член 6 от Федералния закон от 02.03.2007 N 25-ФЗ „За общинската служба в Руската федерация).

Забележка! Ако институцията има нужда да приеме служител за определено време, неговата позиция също е фиксирана в таблицата с персонал. За да направите това, трябва да направите промени в текущата щатна таблица, като посочите информация за периода, за който е въведена длъжността, в колона 10 „Забележка“ на формуляра T-3.

Последователността на попълване на колона 3 за всяка структурна единица е индивидуална, като се вземат предвид спецификите на конкретна организация. Въпреки това смятаме, че е по-удобно да го попълните в йерархичен ред: ръководител на структурното звено, заместници, главни специалисти, водещи специалисти и др.
Броят на щатните единици по длъжност, професия или специалност е посочен в колона 4. Тази колона може да съдържа както цели числа - 1 (за служители на пълен работен ден), така и непълни - 0,25, 0,5 и т.н. (за партньори). Препоръчваме в тази колона да се отразяват не само съществуващи, но и свободни позиции, тъй като нови служители могат да се наемат само за отворени позиции, посочени в щатното разписание.
Имайте предвид, че броят на персоналните звена на организациите, финансирани от различни нива на бюджети, се определя от по-висши организации. И така, стандартите за персонал:
- персонал на институции, изпълняващи наказателни наказания под формата на лишаване от свобода (с изключение на затворите), и институции, изпълняващи наказателни наказания под формата на лишаване от свобода, със специални условия за стопанска дейност като процент от средногодишния брой на осъдените, съдържащи се в тях - одобрени с Постановление на правителството на Руската федерация от 12.08.1994 г. № 922;
- служители на държавни и общински институции от културно-развлекателния тип и библиотеки - одобрени със заповед на Министерството на културата на Руската федерация от 01.09.2011 N 906;
- медицински и друг персонал на екипа по анестезиология и реанимация, отделението по анестезиология и реанимация на медицинска организация - са дадени в приложения 2 и 5 към Наредбата за оказване на анестезиологична и реанимационна помощ на пълнолетно население, утвърдена със заповед на Министерството. на здравеопазването и социалното развитие на Руската федерация от 13 април 2011 г. N 315n;
- психоневрологичен диспансер (диспансерно отделение на психиатрична болница), кабинет на местен психиатър, кабинет за активно диспансерно наблюдение и амбулаторно принудително лечение - одобрен със заповед на Министерството на здравеопазването и социалното развитие на Руската федерация от май. 17, 2012 N 566n.
Някои отдели одобряват методи за изчисляване на числеността на персонала. Така например направи Федералната архивна служба, която утвърди със заповед № 9 от 14 януари 2004 г. съответната методика за държавните архивни институции.
Някои институции, когато определят както имената на длъжностите, така и техния брой, трябва да се ръководят от стандартни щатни таблици, одобрени от ведомствените разпоредби. По-специално, Приложение 2 към Заповедта на Федералната пенитенциарна служба на Руската федерация от 23 януари 2012 г. N 24 одобри стандартното щатно разписание на пенитенциарната инспекция (съдържащо се за сметка на оценката на пенитенциарната система), в съответствие с които териториалните органи на Федералната пенитенциарна служба трябва да представят щатните разписания на подчинените пенитенциарни инспекции.
В колона 5 "Тарифна ставка (заплата) и др." месечната заплата се посочва в рубли по тарифна ставка (заплата), тарифна скала, процент от приходите, дял или процент от печалбата, коефициент на трудово участие (KTU), коефициент на разпределение и др., в зависимост от системата на заплащане, приета в организация в съответствие с действащото законодателство на Руската федерация, колективни договори, трудови договори, споразумения и местни разпоредби на организацията (раздел 1 от Инструкцията).
Най-честата грешка при попълването на тази колона е установяването на диапазон на заплатите, тоест различни заплати за служители с една и съща квалификация. Това не е вярно: всяка позиция трябва да отговаря само на една заплата. Единственото изключение е ситуацията, когато постовете са разположени в различни структурни звена. Установяването на заплати в по-голям размер за един от служителите може да се осъществи чрез установяване на надбавки или други допълнителни плащания за него (Писмо на Роструд от 27.04.2011 N 1111-6-1).
Имайте предвид, че при определяне на размера на възнаграждението трябва да се вземат предвид регулаторните и ведомствените актове. Например заплатите за професиите на работниците и служебните заплати за длъжностите на служителите на териториалните органи и подчинените организации на държавната куриерска служба се определят със Заповед на Държавната фискална служба на Руската федерация от 29 август 2008 г. N 262.
Колони 6-8 отразяват надбавки, поощрителни и компенсационни плащания: допълнителни плащания и надбавки с компенсаторен характер, бонуси и други поощрителни плащания. Тоест, ако служителите изпълняват работата си при опасни условия на труд, една от тези колони трябва да се нарича „Допълнителна такса за работа при опасни условия на труд“ и по-долу да се посочи конкретният размер на тази надбавка.

За ваша информация. Въз основа на Постановление на правителството на Руската федерация от 20 ноември 2008 г. N 870 „За установяване на намалено работно време, годишен допълнителен платен отпуск, повишени заплати на работниците, ангажирани с тежка работа, работа с вредни и (или) опасни и други специални условия на труд” на лицата, извършващи работа при такива условия, въз основа на резултатите от атестирането на работните места, се гарантира увеличение на работната заплата с най-малко 4% от тарифната ставка (заплата), установена за различни видове работа с нормални условия на труд.

Надбавките в таблицата с персонал могат да бъдат определени в рубли, проценти или коефициенти. В случай на промяна на размера на последния, можете да поставите тирета в съответните колони, а в колона 10 „Забележка“ да направите връзка към документа, който регулира тази промяна. Например процентният бонус за работниците в Далечния север варира в зависимост от продължителността на "северния" опит. Следователно, когато попълвате таблицата с персонала, в колоната „Доплащания“ можете да поставите тире (при липса на други надбавки), а в колона 10 да направите препратка към съответния регулаторен правен акт, който регулира установяването на процентни бонуси към заплатите на служителите от Далечния север. Това ще ви позволи да не променяте персонала при всяка промяна.
В колона 9 се посочва размерът на служебната заплата и надбавките за всяка длъжност. И колона 10 "Забележка" в повечето случаи ще остане празна, но има случаи, когато ще трябва да се попълни. Това важи за работниците, които нямат фиксирана заплата като такава – работници на парче, работници на време и т.н.
Как правилно да посочите размера на почасовите заплати на служителя в таблицата с персонала? Условието за неговия размер е посочено в колона 5 „С тарифна ставка (заплата) и т.н.“, която отразява почасовата ставка (___ рубли / час). В същото време в колоната с бележка се посочва: „Система на заплащане, базирана на времето“, а в колоната „Общо на месец, рубли“. трябва да посочите числото, което се получава чрез умножаване на ставката, определена от работодателя (___ рубли / ч), по средния месечен брой работни часове.
Ако служителят има заплати на парче, смятаме, че в колона 5 „Тарифна ставка (заплата) и др., руб.“ трябва да поставите тире и в колона 10 „Бележки“ посочете „Заплата на парче / бонус заплати“ (в зависимост от това по коя схема на заплащане работи служителят) и дайте връзка към вътрешния документ, регулиращ размера на заплатите (напр. , наредба за възнагражденията или наредба за възнагражденията и материалните стимули).
В долната част на таблицата има ред "Общо". Попълва се в колона 4 „Брой персонални единици“ и колона 9 „Общо на месец, рубли“. Общият брой на щатните единици трябва да бъде посочен в горната част на щатната таблица в реда „Състояние в количество“. Резултатът в колона 9 е фондът за заплати в организацията и може да се промени нагоре (в случай на работа през почивните дни или извънреден труд) или надолу (когато служителите са в отпуск по болест, във ваканция за своя сметка и т.н.).
Таблицата на персонала може да се състои от няколко листа. Лицата, които го подписват, се подписват само на последния лист в съответния ред. При необходимост от подписване на всеки лист, формулярът се допълва с редове за полагане на подпис. Тази процедура може да се приложи и при подписване на щатното разписание на клона преди одобрението му отделно от организацията майка.

Редът за утвърждаване и изменение на щатното разписание

Като общо правило, щатното разписание се одобрява със заповед (инструкция), подписана от ръководителя на организацията или упълномощено от него лице. Това е посочено в Инструкциите. Подробностите за поръчката - датата и номерът - се вписват в заглавката на документа в специално предвидените за това редове. Имайте предвид, че регулаторните правни актове могат да установят специална процедура за одобряване на щатното разписание. И така, въз основа на клауза 10 от Процедурата за одобряване на щатни таблици за служители на бюджетни и държавни институции и цивилен персонал на спасителни военни части на Министерството на извънредните ситуации на Руската федерация, разработените щатни таблици се представят за одобрение и регистрация :
- държавни институции (с изключение на държавни институции на централно подчинение, териториални поделения на ДГС на Министерството на извънредните ситуации и Държавната инспекция за малки плавателни съдове на Министерството на извънредните ситуации) - ръководители на регионални центрове за гражданска защита, извънредни ситуации и помощ при бедствия;
- държавни институции на централно подчинение - на съответния заместник-министър на Руската федерация по гражданска отбрана, извънредни ситуации и ликвидиране на последствията от природни бедствия по подчинение чрез Организационно-мобилизационния отдел на Министерството на извънредните ситуации;
- териториални подразделения на Държавната противопожарна служба на Министерството на извънредните ситуации и Държавната инспекция за малки лодки на Министерството на извънредните ситуации - ръководителите на главните управления на Министерството на извънредните ситуации в съставните образувания на Руската федерация.
В същото време, ако се установи, че в щатните таблици, представени за одобрение и регистрация, се въвеждат длъжности и професии, които не са предвидени в щатното разписание или щатните стандарти, служебните заплати (тарифни ставки) са неправилно определени или са налице други недостатъци идентифицирани, регистрацията на щатните разписания се извършва само след отстраняване на тези нарушения (ч. 22 от Процедурата за утвърждаване на щатните разписания за служители на бюджетни и държавни институции и цивилен персонал на спасителните военни части на Министерството на извънредните ситуации на Руска федерация).
Имайте предвид, че регистрацията на щатните маси се извършва чрез прилагане към тях в горния десен ъгъл на информация за номера, под който това разписание е регистрирано в регистъра за регистрация на щатните разписания, за персонала на регистрираните длъжности и фонда на официалните заплати . След регистрация и вписване в регистъра за регистрация на щатни разписания, регистрираните разписания (първи екземпляри) се връщат според собствеността им.
Що се отнася до промените в щатното разписание, те също се правят по заповед (инструкция) на ръководителя на организацията или упълномощено от него лице. При извършване на промени може да възникне въпросът: необходимо ли е съгласуването им със синдикалния орган? Нека го разберем. На основание чл. 8 от Кодекса на труда на Руската федерация, работодателите могат да приемат местни наредби, съдържащи норми на трудовото право, в рамките на тяхната компетентност в съответствие с трудовото законодателство. Въпреки това, в определени случаи, установени от Кодекса на труда, други федерални закони и други регулаторни правни актове на Руската федерация, колективен договор, споразумения, работодателят, когато приема местни разпоредби, трябва да вземе предвид мнението на представителния орган на служителите (Ако някой).
Штатното разписание е местен нормативен акт, който отразява не само структурни звена, длъжности, специалности, професии с квалификация, информация за броя на щатните единици, но и заплати (тарифни ставки), надбавки и надбавки. И по силата на чл. 135 от Кодекса на труда на Руската федерация, системите на заплащане, включително размера на тарифните ставки, заплатите (служебните заплати), допълнителните плащания и надбавки се установяват, наред с други неща, с местни разпоредби. Тъй като щатното разписание отразява основните разпоредби на надлежно сключен колективен трудов договор или правилник за заплатите, приет, като се вземе предвид становището на представителния орган на работниците, не е необходимо да се взема предвид становището на синдиката при одобряване на щатното разписание .
Въпреки това, ако колективният договор или споразуменията предвиждат приемането на местни разпоредби в съгласие с представителния орган на работниците, тогава съгласуването на щатното разписание със синдиката е задължително (част 3 от член 8 от Кодекса на труда на Русия). Федерация).
След утвърждаването на щатните разписания за някои институции се установи необходимостта от регистрацията им. Регистрацията се формализира чрез прилагане в горния десен ъгъл на заглавната страница на надпис за номера, под който е регистрирано това щатно разписание в щатния регистър, броя на регистрираните длъжности и фонда на служебните заплати (тарифни ставки).
Трябва ли да поставя печата на институцията върху формуляра Т-3? Не, единният формуляр не предвижда поставяне на печат върху одобреното щатно разписание.

Персонал в клонове

Нека започнем с факта, че клонът не е юридическо лице, което означава, че няма да бъде работодател за служители. Тъй като клоновете, също като отдели, сектори или други поделения, са структурни части на институция, съставянето на щатно разписание на части (отделно за длъжностите на организацията-майка и клоновете) е неправилно, тъй като щатното разписание съставя структурата на цялата организация.
Въпреки това, на ръководителите на клонове може да се даде правото да одобряват персонала на клона и след това те ще имат собствен график. Ако е предоставено такова право, в колоната „Име на организацията“ е необходимо да се посочи името на организацията майка, а не на клона, в съответствие с уставните документи. Името на клона ще бъде посочено в колоната "Структурна единица", което всъщност е. И в местните разпоредби се препоръчва да се предпише процедурата за прехвърляне на информация (например чрез прехвърляне на заверено копие от щатното разписание на клон или извлечение от него на организацията-майка).

Срок на годност

Сроковете за съхранение на документи, генерирани в хода на дейността на държавни органи, местни власти и други организации, се определят от Списъка на типичните управленски архивни документи, одобрен със Заповед на Министерството на културата на Руската федерация от 25 август 2010 г. N 558. Подпараграф „а“ на параграф 71 от посочения списък установява, че организациите и промените в тях се съхраняват на мястото на разработване и одобрение постоянно.
Понякога институциите изготвят проекти на щатни таблици за структурните звена, които след това се свеждат до едно щатно разписание на институцията. Такива проекти също трябва да се съхраняват, но само за пет години (клауза 72 от Списъка на типичните архивни документи за управление).
В допълнение към разработването на проекти е възможно да се води кореспонденция за включване на определена позиция в структурата на звеното и др. Срокът на годност на такава кореспонденция е още по-кратък и е три години - клауза 73 от Списъка на типични административни архивни документи.