Les technologies modernes dans le domaine de la gestion des documents peuvent considérablement économiser du temps et des ressources. Dans ce document, nous vous expliquerons donc comment créer une signature électronique. EDS est utile pour les citoyens ordinaires, les entrepreneurs et les personnes morales. Chaque utilisateur peut choisir le type de signature optimal et la méthode de sa conception.
A quoi sert un EDS ?
Une signature numérique électronique ou EDS est un outil pratique qui vous permet de confirmer votre identité et d'endosser des documents dans l'espace virtuel. Le support de la clé de signature électronique est un dispositif de stockage (clé USB) sur lequel un analogue électronique de la signature du propriétaire est enregistré. Il est toujours délivré pour une personne spécifique, lié aux données personnelles de son passeport. Les variantes d'EDS avec un degré de protection élevé ne sont valables qu'avec un certificat papier/électronique.
Le propriétaire d'un tel appareil a accès à un énorme arsenal de fonctions :
- signer des documents, des accords, des contrats dans l'espace virtuel ;
- organiser le flux de documents virtuels d'entreprise et économiser du papier ;
- envoyer des déclarations de revenus et des rapports via le site Web de FTS ;
- se soumettre à autorisation et établir des actes par l'intermédiaire des « Services de l'Etat » ;
- vérifier si le document a été modifié après le visa ;
- protéger les droits d'auteur du fichier/texte/image ;
- effectuer la déclaration en douane des biens et services ;
- participer aux enchères électroniques pour les achats de l'État et des municipalités ;
- contrôler la production et la circulation d'alcool dans le système EGAIS.
La signature électronique est utile pour les particuliers, les entrepreneurs individuels et les LLC
Examen de la législation
L'utilisation des signatures numériques en Russie est réglementée par plusieurs actes législatifs :
- Code civil (article 160) ;
- Loi fédérale « sur les signatures électroniques » n° 63-FZ ;
- GOST R 34.10-2012.
Les utilisateurs n'ont pas besoin d'étudier ces lois et leurs exigences en détail. Il suffit de se rappeler que vous devez commander des signatures numériques qualifiées (elles sont un analogue à part entière d'une signature physique) uniquement dans les centres de certification. Une liste d'entre eux est disponible sur le site Internet du ministère des Communications. L'enregistrement de l'appareil s'accompagne de la délivrance d'une attestation papier de confirmation.
Types de signature
Une signature numérique est un mécanisme assez complexe et un utilisateur ordinaire n'a pas besoin de se plonger dans son travail. Il est beaucoup plus important de comprendre les types de signatures numériques et leurs caractéristiques pratiques. Comprendre les caractéristiques de chaque variété vous aidera à commander la meilleure option et à ne pas dépenser d'argent supplémentaire.
Le premier type - simple électronique ou sonde. Il s'agit d'une option si simple et non sécurisée qu'elle existe sans support physique. De telles signatures sont jetables et sont bien connues de la quasi-totalité des détenteurs de cartes bancaires. Un exemple clair de PEP est le code que vous recevez par SMS lorsque vous souhaitez acheter quelque chose dans une boutique en ligne. Ils ne sont pas spécialement conçus, mais créés automatiquement selon les besoins.
Signatures électroniques non qualifiées ou NEP- déjà une version plus avancée de l'EDS. Émis sur un appareil distinct. Confirme l'identité du propriétaire et indique également si le document a été modifié après le visa. Se compose de deux parties : ouverte et fermée. Le fermé reste chez le propriétaire, il travaille avec et signe les documents. La partie publique de la clé EDS est destinée aux partenaires et aux prestataires : elle sert à vérifier l'authenticité de la signature.
NEP est la solution optimale pour les appels d'offres publics. Lorsqu'il est utilisé comme un analogue d'une signature physique, les parties doivent conclure un accord entre elles.
L'EDS le plus sécurisé - qualifié ou CEP- nous examinerons plus en détail dans une section spéciale ci-dessous. De manière générale, on peut noter que c'est le CEP qui est le plus complet, car il est considéré comme un remplacement de la signature habituelle. Si un citoyen ou un homme d'affaires envisage d'utiliser beaucoup EDS, il vaut la peine de se concentrer sur la version qualifiée.
Un fichier sig de signature électronique est une extension qui stocke un document signé.
Comment faire une signature numérique électronique
L'émission d'un EDS n'est pas un problème et ne prend que quelques jours. Plus précisément, les centres de certification promettent de tout faire en 1 heure, mais il faudra encore du temps pour récupérer les documents, remplir une demande et recevoir l'appareil lui-même. Combien coûte? En moyenne, à partir de 900 roubles pour les particuliers et à partir de 1500 pour les entrepreneurs individuels et les SARL.
Où puis-je obtenir une signature numérique ? Uniquement dans un centre de certification de la liste du ministère des Communications. Avant de remplir une demande et, en outre, de payer le service, vérifiez la présence de l'entreprise sur le site Web minsvyaz.ru/ru/activity/govservices/certification_authority/. Si votre ville ne figure pas sur la liste, vous pouvez rechercher un centre à proximité ou émettre un EDS en ligne avec livraison par coursier, bien que cela coûtera beaucoup plus cher.
Considérez les options de conception d'une signature numérique.
Les signatures qualifiées ne sont valables que si le propriétaire a un certificat
Tout seul
La popularité des signatures numériques étant en pleine croissance, le centre de certification s'intéresse à la simplification maximale de la conception de l'appareil. Par conséquent, il n'y a aucun problème pour commander et recevoir l'appareil sans assistance. S'il y a un centre de certification près de chez vous, allez-y avec un jeu de documents, remplissez une demande et recevez un appareil.
Un ensemble de documents pour un particulier :
- demande (à remplir sur place);
- le passeport;
- SNILS ;
- certificat NIF ;
- un reçu pour le paiement des services.
Documents EDS pour les entrepreneurs individuels :
- le passeport;
- certificat NIF ;
- SNILS ;
- certificat d'enregistrement d'État;
- extrait frais du registre d'État unifié des personnes morales (pas plus d'un mois) ;
- un reçu pour le paiement des services.
Pour faire une EDS pour une personne morale :
- demande (à remplir sur place);
- Certificats TIN et OGRN ;
- passeport du demandeur (généralement un gestionnaire ou un comptable);
- SNILS ;
- extrait du registre d'État unifié des personnes morales (également jusqu'à 1 mois);
- Coordonnées bancaires.
Comment faire une signature numérique électroniquement? Il est impossible de compléter l'inscription exclusivement dans l'espace virtuel : une signature numérique est un objet physique, et donc vous devez venir la chercher ou commander une livraison par coursier.
Vous pouvez simplifier considérablement la procédure en laissant une demande sur le site Web du centre de certification sélectionné.
Au MFC
S'il n'y a pas de centre de certification dans la ville, vous pouvez émettre une signature électronique au MFC. Il y a des bureaux My Documents dans chaque ville. Préparez un paquet de documents et remettez-le au spécialiste du centre. Il vous aidera à rédiger une déclaration, vous conseillera sur le choix d'un type d'EDS. La procédure prendra un peu plus de temps - 10 jours. La notification de la livraison de l'appareil au bureau se fait par SMS. Ainsi, le MFC devra se rendre à deux reprises : pour remplir une demande et pour recevoir un dispositif de signature numérique.
Signature pour les services publics
L'accès complet au service « Services de l'État » n'est possible qu'après confirmation de l'identité du titulaire du compte. Cela peut se faire de 2 manières : se rendre dans un centre agréé ou utiliser une signature électronique. La deuxième option est de loin préférable car elle permet de gagner du temps.
Pour autoriser sur le portail via EDS, il suffit de se rendre sur le compte personnel de « Gosuslug » et d'insérer l'appareil dans l'ordinateur. Une signature qualifiée sera requise, puisque le service fonctionne avec des données personnelles et duplique électroniquement les services fournis uniquement avec une signature physique. Par exemple, délivrer un passeport ou immatriculer une voiture.
Le choix du type de signature électronique doit être basé sur les fonctions requises par l'utilisateur.
EDS qualifié
La forme la plus sécurisée et la plus réglementée est la Signature Electronique Qualifiée ou CEP. Pourquoi est-elle la plus sûre ? Parce que le logiciel à travers lequel ces appareils fonctionnent est certifié par le FSB de Russie.
Est un un analogue à part entière d'une signature physique, il est donc plus cher que les autres et est accompagné d'un certificat (papier ou électronique). Cela est nécessaire aux particuliers pour les services de l'État. Cela devrait être la signature d'un entrepreneur individuel pour le service fiscal (afin de soumettre des rapports) et d'autres agences gouvernementales. Pour les personnes morales, le sceau est remplacé.
Pour les particuliers
Un citoyen ordinaire, pas un entrepreneur, a-t-il besoin d'une signature numérique ? La réponse sera individuelle, mais plutôt oui que non. De tels appareils pour les particuliers sont moins chers et apportent de nombreux avantages. EDS qualifié :
- Fournit un accès complet aux services gouvernementaux. Vous pouvez commander un passeport, payer les services publics, les amendes, demander l'admission dans une université d'une autre ville.
- Vous permet de travailler dans votre compte personnel sur le site FTS, à savoir de faire une déclaration (par exemple, après la vente d'un bien), d'établir une déduction fiscale (par exemple, après l'achat d'un appartement), de recevoir des notifications, de contrôler les dettes et épargne retraite.
- La signature électronique d'un particulier est gratuite - vous devrez payer environ 900 roubles pour l'appareil.
Pour les personnes morales
L'utilisation de signatures numériques pour les personnes morales est encore plus évidente - il s'agit du dépôt électronique des rapports, du flux de documents interne simplifié, de la participation au commerce électronique et des transactions plus pratiques avec les contreparties. Le coût de 1500 à 2000 roubles est rentable plusieurs fois.
Pour qui devez-vous émettre un EDS in LLC ? N'oubliez pas qu'une signature numérique est un analogue virtuel d'une signature physique normale. Dans une LLC, tous les documents sont signés par le directeur, dans certains cas - par le chef comptable. S'il y a beaucoup de documents comptables, il est conseillé de commander deux appareils. Si le responsable endosse la majeure partie des dossiers, une seule EDS suffit.
Conclusion
EDS - un analogue virtuel d'une signature pour approuver des documents électroniques - est utile pour les citoyens ordinaires et les hommes d'affaires. Il est utilisé pour l'autorisation sur les « Services de l'État » et sur le site Web du Service fédéral des impôts, pour le commerce et les transactions électroniques. Un petit coût à moins de 2 000 roubles est remboursé plusieurs fois par le temps et les ressources économisés.