Sekretoriaus pareigybės aprašymas
PATVIRTINTI
generalinis direktorius
Pavardė I.O. _________________
"________"_____________ ________ G.
1. Bendrosios nuostatos
1.1. Sekretorė priklauso techninių atlikėjų kategorijai.
1.2. Sekretorius į pareigas skiriamas ir iš jų atleidžiamas bendrovės generalinio direktoriaus įsakymu.
1.3. Sekretorius tiesiogiai pavaldus generaliniam direktoriui / įmonės struktūrinio padalinio vadovui.
1.4. Sekretoriui nesant, jo teisės ir pareigos pereina kitam pareigūnui, apie tai pranešama organizacijos įsakyme.
1.5. Į sekretorės pareigas skiriamas asmuo, kuris atitinka šiuos reikalavimus: išsilavinimas - aukštasis, nebaigtas aukštasis arba vidurinis specializuotas, panašaus darbo patirtis nuo šešių mėnesių, biuro įrangos (faksas, kopijavimo aparatas, skaitytuvas, spausdintuvas), Microsoft Office programų išmanymas. („Word“, „Excel“).
1.6. Sekretorius savo veikloje vadovaujasi:
- Rusijos Federacijos teisės aktai;
- Bendrovės įstatus, Vidaus darbo reglamentą, kitus bendrovės norminius aktus;
- vadovybės įsakymai ir nurodymai;
- šis darbo aprašymas.
2. Sekretoriaus pareigos
Sekretorius atlieka šias pareigas:
2.1. Atlieka vadovo administracinės ir administracinės veiklos organizacinio ir techninio aptarnavimo darbus.
2.2. Priima gaunamą korespondenciją svarstyti vadovui, pagal priimtą sprendimą perduoda struktūriniams padaliniams ar konkrečiam rangovui naudoti darbo ar atsakymų rengimo procese.
2.3. Priima dokumentus ir asmeninius pareiškimus vadovo parašui.
2.4. Atsiliepia į telefono skambučius, įrašo ir perduoda vadovui oficialią informaciją, organizuoja vadovo telefoninius pokalbius.
2.5. Vadovo vardu jis surašo raštus, prašymus ir kitus dokumentus.
2.6. Atlieka vadovo rengiamų susirinkimų ir posėdžių rengimo darbus (surenka reikiamą medžiagą, praneša dalyviams apie posėdžio laiką ir vietą, darbotvarkę, registruojasi), tvarko ir surašo posėdžių ir posėdžių protokolus.
2.7. Kontroliuoja, kaip įmonės darbuotojai vykdo išduotus įsakymus ir nurodymus, taip pat laikosi vadovo nurodymų ir nurodymų vykdymo terminų.
2.8. Aprūpina vadovo darbo vietą reikalingomis organizacinėmis technologinėmis priemonėmis, raštinės reikmenimis, sudaro palankias sąlygas efektyviam vadovo darbui.
2.9. Organizuoja lankytojų priėmimą, prisideda prie operatyvaus darbuotojų prašymų ir pasiūlymų išnagrinėjimo.
2.10. Formuoja bylas pagal patvirtintą nomenklatūrą, užtikrina jų saugumą ir laiku pateikia archyvui.
2.11. Organizuoja vadovo komandiruotes: užsako oro ir geležinkelio bilietus, užsako viešbučius.
2.12. Atlieka individualius tiesioginio vadovo tarnybinius pavedimus.
3. Sekretoriaus teisės
Sekretorius turi teisę:
3.1. Gauti informaciją, įskaitant konfidencialią, tiek, kiek reikia pavestoms užduotims išspręsti.
3.2. Teikti vadovybei pasiūlymus, kaip pagerinti savo ir įmonės darbą.
3.3. Asmeniškai arba vadovo vardu iš įmonės padalinių ir kitų specialistų reikalauti informacijos ir dokumentų, reikalingų jo pareigoms atlikti.
3.4. Reikalauti, kad vadovybė sudarytų normalias sąlygas tarnybinėms pareigoms atlikti ir visų su įmonės veikla susijusių dokumentų saugumui.
3.5. Priimkite sprendimus savo kompetencijos ribose.
4. Sekretoriaus atsakomybė
Sekretorius yra atsakingas:
4.1. Už savo pareigų nevykdymą ir/ar nesavalaikį, aplaidų atlikimą.
4.2. Už galiojančių nurodymų, įsakymų ir įsakymų dėl komercinių paslapčių ir konfidencialios informacijos išsaugojimo nevykdymą.
4.3. Už vidaus darbo taisyklių, darbo drausmės, saugos ir priešgaisrinės saugos taisyklių pažeidimą.
Sekretoriaus pareigybės aprašymas
Šis pareigybės aprašymas buvo parengtas ir patvirtintas darbo sutarties su Natalija Vladimirovna Ivanova pagrindu ir vadovaujantis
Rusijos Federacijos darbo kodekso ir kitų norminių aktų nuostatas
aktai, reglamentuojantys darbo santykius Rusijos Federacijoje.
1. Bendrosios nuostatos
1.1. Sekretorė priklauso techninių vykdytojų kategorijai, į darbą priimama ir atleidžiama įmonės direktoriaus įsakymu.
1.2. Sekretoriaus pareigoms skiriamas asmuo, turintis aukštąjį profesinį išsilavinimą, nepateikdamas reikalavimų darbo stažui arba vidurinį profesinį išsilavinimą ir ne mažesnį kaip 2 metų darbo pagal specialybę patirtį.
1.3. Vadovo sekretorius yra tiesiogiai pavaldus įmonės vadovui.
1.4. Vadovo sekretorius savo veikloje vadovaujasi:
normatyviniai dokumentai apie atliktus darbus;
su aktualiais klausimais susijusi metodinė medžiaga;
įmonės įstatai;
darbo reglamentai;
įmonės direktoriaus (tiesioginio vadovo) įsakymai ir įsakymai;
šį darbo aprašymą.
1.5. Vadovo sekretorius turi žinoti:
nutarimai, įsakymai, įsakymai ir kita orientacinė medžiaga bei norminiai dokumentai, susiję su įmonės veikla ir apskaitos tvarkymu;
įmonės ir jos padalinių struktūra ir valdymas;
biuro darbo organizavimas;
dokumentų registravimo ir tvarkymo būdai;
archyvų verslas;
mašinraštis;
priėmimo ir domofono įrenginių naudojimo taisyklės;
vieningos organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistemos standartai;
verslo laiškų spausdinimo naudojant standartines formas taisyklės;
etikos ir estetikos pagrindai;
verslo komunikacijos taisyklės;
darbo organizavimo ir valdymo pagrindai;
kompiuterinių technologijų veikimo taisyklės;
administracinės teisės ir darbo teisės pagrindai;
vidaus darbo reglamentai;
darbo apsaugos taisykles ir nuostatas.
1.6. Vadovo sekretoriui nesant, jo pareigas nustatyta tvarka atlieka paskirtas pavaduotojas, visiškai atsakingas už tinkamą jam pavestų pareigų atlikimą.
2. FUNKCIJOS
Vykdomasis sekretorius yra atsakingas už:
2.1. Įmonės vadovo administracinės ir administracinės veiklos organizacinio ir techninio palaikymo darbų įgyvendinimas.
2.2. Apskaita.
2.3. Lankytojų priėmimo organizavimas.
3. DARBO PAREIGOS
Įmonės vadovo sekretorius, vykdydamas jam pavestas funkcijas, privalo:
3.1. Vykdyti įmonės vadovo administracinės ir administracinės veiklos organizacinio ir techninio aptarnavimo darbus.
3.2. Priimti korespondenciją svarstyti vadovui, pagal priimtą sprendimą perduoti struktūriniams padaliniams ar konkretiems atlikėjams naudoti darbo ar atsakymų rengimo procese.
3.3. Vykdyti biuro darbą, atlikti įvairias operacijas naudojant kompiuterines technologijas, skirtas rinkti, apdoroti ir pateikti informaciją rengiant ir priimant sprendimus.
3.4. Priimti dokumentus ir asmeninius pareiškimus įmonės vadovo parašui.
3.5. Parengti dokumentus ir medžiagas, reikalingas vadovo darbui.
3.6. Stebėti, kaip struktūriniai padaliniai ir konkretūs vykdytojai laiku apsvarsto ir pateikia vykdyti gautus dokumentus, tikrina vadovui pasirašyti pateiktų dokumentų projektų parengimo teisingumą, užtikrina jų kokybišką redagavimą.
3.7. Organizuoti vadovo pokalbius telefonu, fiksuoti gautą informaciją jam nesant ir atkreipti jo dėmesį į jos turinį, perduoti ir priimti informaciją priėmimo ir domofono įrenginiais (telefaksu, teleksu ir kt.), taip pat telefono žinutes, atnešti laiku gauti jo dėmesį komunikacijos kanalais gautą informaciją.
3.8. Vadovo vardu rašyti laiškus, prašymus, kitus dokumentus, ruošti atsakymus laiškų autoriams.
3.9. Vykdyti posėdžių ir vadovo rengiamų posėdžių rengimo darbus (surinkti reikalingą medžiagą, informuoti dalyvius apie posėdžio laiką ir vietą, darbotvarkę, juos įregistruoti), tvarkyti ir surašyti posėdžių ir posėdžių protokolus.
3.10. Kontroliuoti, kaip įmonės darbuotojai vykdo išduotus įsakymus ir įsakymus, taip pat, kaip laikomasi paimtų įmonės vadovo nurodymų ir nurodymų vykdymo terminų.
3.11. Tvarkykite valdymo ir registracijos bylą.
3.12. Aprūpinti vadovo darbo vietą būtinomis organizacinėmis technologijomis, raštinės reikmenimis, sudaryti palankias sąlygas jo efektyviam darbui.
3.13. Vadovo nurodymu atsispausdinkite jo darbui reikalingą biuro medžiagą arba įveskite aktualią informaciją į duomenų banką.
3.14. Organizuoti lankytojų priėmimą, prisidėti prie operatyvaus darbuotojų prašymų ir pasiūlymų išnagrinėjimo.
3.15. Formuoti bylas pagal patvirtintą nomenklatūrą, užtikrinti jų saugumą ir nustatytais terminais pateikti archyvui.
3.16. Kopijuoti dokumentus asmenine kopija.
Sekretorius turi teisę:
4.1. Susipažinti su įmonės vadovybės sprendimų, susijusių su jos veikla, projektais.
4.2. Teikti vadovybei svarstyti pasiūlymus dėl darbų, susijusių su šioje instrukcijoje numatytomis pareigomis, tobulinimo.
4.3. Gauti iš struktūrinių padalinių vadovų, specialistų informaciją ir dokumentus, reikalingus jų pareigoms atlikti.
4.4. Reikalauti, kad įmonės vadovybė padėtų vykdyti pareigas ir teises.
5. ATSAKOMYBĖ
Sekretorius yra atsakingas:
5.1. Už šiame pareigybės aprašyme numatytų savo tarnybinių pareigų nevykdymą (netinkamą vykdymą), tiek, kiek tai nustato galiojantys darbo teisės aktai.
5.2. Už nusižengimus, padarytus vykdant savo veiklą – galiojančių administracinių, baudžiamųjų ir civilinių teisės aktų nustatytose ribose.
5.3. Už materialinės žalos padarymą – neperžengiant galiojančių darbo, baudžiamųjų ir civilinių įstatymų nustatytų ribų.
Susipažinęs su šiuo pareigybės aprašymu: Data. Parašas.
Pareigybės aprašymas neįtrauktas į reikalingų įmonės dokumentų sąrašą, tačiau jo buvimas leidžia aiškiai apibrėžti teisių ir pareigų, kurias turi organizacijos darbuotojai, įskaitant sekretorius, sąrašą.
PATVIRTINTI:
generalinis direktorius
Didmeninė prekyba LLC
Širokovas/Širokovas I.A./
2014 m. rugpjūčio 12 d
Sekretoriaus pareigybės aprašymas
Bendrosios nuostatos
1.1. Šiame dokumente nustatytos organizacijos sekretoriaus darbo funkcijos, įgaliojimai, pareigos ir kitos darbo sąlygos.
1.2. Sekretoriaus pareigas turi teisę eiti asmuo, turintis vidurinio bendrojo išsilavinimo atestatą ir papildomai baigęs specialųjį profesinį mokymą kursų forma, turintis ne mažesnę kaip šešių mėnesių darbo patirtį.
1.3. Sekretoriaus paskyrimas ir atleidimas vyksta galiojančio Rusijos Federacijos darbo kodekso nustatyta tvarka, atskiru organizacijos vadovo įsakymu.
1.4. Organizacijos direktorius veikia kaip tiesioginis sekretoriaus vadovas
1.5. Nesant darbovietės, sekretorių turi pavaduoti įmonės vadovo specialiu įsakymu patvirtintas darbuotojas.
1.6. Sekretorius turi žinoti:
— Rusijos Federacijos darbo įstatymo ir civilinės teisės pagrindai;
– Įmonės struktūra, vadovų komanda, įskaitant padalinių vadovus;
– Biuro darbo vykdymo taisyklės;
— rašybos, gramatikos, stiliaus, skyrybos ir kitų rašytinės rusų kalbos dalių taisyklės, reikalingos kompetentingam verslo dokumentų rašymui ir vykdymui;
- Unifikuoti, privalomi naudoti, administracinių dokumentų blankai, pavyzdžiai, šablonai;
— Darbo procesų organizavimo pagrindai;
— Etika, dalykinio bendravimo ir stiliaus pagrindai, įsk. derėtis, rašyti laiškus, aprangos kodą ir pan.;
— Darbo su kompiuterine ir biuro įranga taisyklės, metodai, įskaitant taikomųjų kompiuterinių programų (Word, Excel ir kt.) turėjimą;
— Patvirtintos darbo apsaugos, saugos ir vidaus taisyklės normos ir taisyklės.
Funkcinės pareigos
2.1. Sekretoriaus darbo funkcijų sąrašas apima šias užduotis:
— laiku užtikrinti sklandžią vadovo kabineto veiklą;
– Vadovo dalykinių susitikimų, susitikimų, pasitarimų ir kitų renginių planavimas, jų organizavimas;
— Vadovo komandiruočių organizavimas, įsk. bilietų pirkimas, patalpų nuoma, transportas ir kt.
- Derybos aktualiais klausimais su struktūrinių padalinių vadovais, visos reikalingos informacijos pateikimas iš jų įmonės direktoriui, taip pat direktoriaus įsakymų ir įsakymų teikimas darbuotojams;
— Reikalingos informacijos rinkimas, apdorojimas ir perdavimas vadovui;
- Vadovo įsakymų vykdymo kontrolė, perduodama sekretorei;
– Vadovo Skype ir telefoninių pokalbių organizavimas ir palaikymas, fakso žinučių priėmimas ir siuntimas, vadovo nesant darbo vietoje – jam perduodamos informacijos priėmimas ir atnešimas į galvą;
— Kanceliarinių prekių galvai įsigijimas;
— Biuro įrangos darbo kontrolė, savalaikių priemonių ėmimasis jos gedimų ir pažeidimų atveju;
- Vidaus ir išorės biuro darbų, tiesiogiai susijusių su vadovu, vykdymas (įsakymų, įsakymų, laiškų, sutarčių ir kt. rengimas)
- Įmonės renginių, švenčių, mokymo seminarų ir kt.
- Laiškų priėmimas ir siuntimas;
— dokumentų ir asmeninių pareiškimų priėmimas iš organizacijos darbuotojų, kad būtų patvirtintas vadovas;
– Lankytojų, kurie nėra įmonės darbuotojai, priėmimo proceso organizavimas;
– Dalyvavimas visuotiniuose susirinkimuose ir susirinkimuose;
— Gera valia, pozityvi nuotaika, palankaus mikroklimato kūrimas kolektyve.
Teisės
Sekretorius turi šias teises:
3.1. Reikalingas darbo sąlygas, palankias jo darbo našumui didinti (įskaitant patobulintų biuro įrangos modelių aprūpinimą, darbo organizavimo standartų laikymąsi ir kt.);
3.2. Reikalauti ir gauti dokumentus, pažymas, įsakymus, nurodymus, tiesiogiai susijusius su jo veikla;
3.3. Bendrauti su padalinių vadovais, struktūrinių padalinių vadovais ir vyresniąja vadovybe sprendžiant su organizacijos darbu susijusius klausimus;
3.4. Būti įmonės atstovu kitose valstybinėse ir komercinėse organizacijose visais jos kompetencijai priskirtais klausimais;
3.5. Lankyti kvalifikacijos kėlimo kursus;
3.6. Atsisakyti atlikti darbo pareigas, jei kas nors kelia grėsmę jo gyvybei ar sveikatai darbo vietoje.
Atsakomybė
Sekretoriaus atsakomybė (griežtai pagal galiojančius teisės aktus) numatyta tokiomis situacijomis:
4.1. nekokybiškas ar nesavalaikis profesinių funkcijų atlikimas, taip pat visiškas atsisakymas dirbti;
4.2. Atsisakymas vykdyti pavedimus, užduotis, klausimus, vadovo nurodymus ir įsakymus;
4.3. tyčinis ir sistemingas melagingos ar neišsamios informacijos apie savo darbą teikimas;
4.4. Aplaidus požiūris į darbo apsaugos priemonių, vidaus taisyklių ir saugos užtikrinimą, taip pat realių veiksmų nebuvimas, kai juos nustato kiti darbuotojai;
4.5. Tyčinis darbo drausmės pažeidimas, nesant svarbių priežasčių ir jų egzistavimą patvirtinančių dokumentų.
4.6. Subordinacijos sutrikimas.
Darbo sąlygos
5.1. Sekretoriaus darbo ir poilsio režimas nustatytas vidaus darbo reglamente;
5.2. Galimos komandiruotės (lydėti vadovui) tiek miesto viduje, tiek į kitus rajonus.
Teisė pasirašyti
6.1. Sekretoriui suteikiama teisė pasirašyti dokumentus, tiesiogiai susijusius su jo darbu.
SUTINKA
HR vadovas
Didmeninė prekyba LLC
Semenovas/Semenovas R.A./
2014 m. rugpjūčio 12 d
PERSKAIČIAU INSTRUKCIJAS
Vederkina Anna Valerievna
Didmeninio pristatymo LLC sekretorius
Paso 7685 Nr.975849
Išleido Permės Leninsko rajono vidaus reikalų departamentas
2012-09-14 poskyrio kodas 123-425
Parašas Vederkinas
2014 m. rugpjūčio 17 d
FILES 1 failas
Kodėl jums reikia darbo aprašymo
Šis dokumentas vienodai svarbus tiek pačiam sekretoriui, tiek įmonės vadovybei. Viena vertus, jame aiškiai išdėstytos funkcijos, kurias privalo atlikti darbuotojas, taisyklės ir įstatymai, kuriuos jis turi žinoti, jo priėmimo į pareigas ir atleidimo tvarka, taip pat jo teisės ir kt. Kita vertus, tas pats dokumentas leidžia darbdaviui koordinuoti pavaldinių darbą ir efektyviai valdyti gamybos procesą.
Neretai pareigybės aprašymai kilus konfliktams, ginčams ir nesutarimams tampa teisiškai reikšmingais dokumentais ir įgyja įrodomąją galią. Štai kodėl nereikėtų atsainiai žiūrėti į pareigybių aprašymų rengimą, reikia atidžiai ir kruopščiai išrašyti kiekvieną punktą.
Pagrindinės sekretorės pareigybės aprašymo sudarymo taisyklės
Vienos privalomos sekretorės pareigybės aprašymo formos nėra, todėl galite jį sudaryti pagal paruoštą šabloną arba parengti dokumentą savo nuožiūra. Rengiant dokumentą verta atsiminti, kad sekretoriai skirtingose įmonėse gali atlikti skirtingas funkcijas, tačiau pagrindinis jų darbas turėtų būti tas pats.
Standartinėje, labiausiai paplitusioje sekretoriaus pareigybės aprašymo versijoje yra keturi skyriai:
- "Bendrosios nuostatos",
- "Pareigybės"
- „Teisės“,
- „Atsakomybė“.
Tačiau pageidaujant ar esant poreikiui, dokumentas gali būti plečiamas ir kitų punktų sąskaita (pvz., „Kitos sąlygos“, „Teisė pasirašyti“ ir kt.).
Dokumentas dažniausiai surašomas vienu egzemplioriumi – jį taip pat pasirašo darbuotojas, kuriam jis surašytas, taip pat padalinio vadovas ir organizacijos direktorius, tačiau jei sekretorės yra kelios, darbą galite atsispausdinti. aprašymas reikiamu egzempliorių skaičiumi. Kiekvienas iš jų taip pat turi turėti originalius parašus ir, jei reikia, pataisyti, kad nesikartotų tų pačių pareigų.
Sekretorės pareigybės aprašymo rengimas
Skrybėlė
Instrukcijos viršuje, jos viršutinėje dešinėje dalyje, turėtų būti skirta vieta įmonės vadovui tvirtinti. Čia reikia užpildyti vos kelias eilutes: pareigas (generalinis direktorius, direktorius), įmonės pavadinimą, pavardę, vardą, patronimą ir palikti vietos parašui su stenograma. Tada eilutės viduryje įrašomas dokumento pavadinimas.
Pagrindinės dalys prasideda antra dalimi.
Bendrosios nuostatos
Pirmoje dalyje pavadinimu "Bendrosios nuostatos" pirma įrašoma, kas bus aptariama šiame dokumente, tada nurodoma sekretoriaus skyrimo ir atleidimo tvarka, kam tiksliai jis atsiskaito, kvalifikaciniai reikalavimai, kuriuos turi atitikti (specializacija, išsilavinimas, papildomi kursai ir kt. .), reikiamą patirtį ir darbo patirtį.
Tada tame pačiame skyriuje surašyti visi įstatymai, nuostatai, taisyklės, įsakymai, su kuriais sekretorė turi būti susipažinusi: organizacijoje priimti standartai ir dokumentų formos, biuro darbo taisyklės, žinios apie biuro įrangą ir kt. Žemiau reikia parašyti, kas pavaduoja sekretorių jo nesant darbo vietoje (nenurodant konkrečių darbuotojų pavardžių) ..
Sekretoriaus pareigos
Kitas skyrius „Funkcinės pareigos“ susijęs su sekretoriaus pareigomis. Juos reikia surašyti kuo detaliau, atskiromis pastraipomis, atsižvelgiant į įmonės poreikius ir atsižvelgiant į darbuotojo darbo laiką.
Sekretoriaus teisės
skyrius "Teisės" apima iniciatyvas ir įgaliojimus, kuriuos sekretorius turi teisę panaudoti efektyviausiai veiklai. Paprastai tai apima galimybę sąveikauti su kitais įmonės struktūriniais padaliniais, taip pat su vadovybe.
Sekretoriaus atsakomybė
Skyriuje "Atsakomybė" turėtų būti aiškiai nurodyti pažeidimai, už kuriuos sekretoriui gali būti skirta drausminė nuobauda – premijos atėmimas, pastaba, papeikimas ar net atleidimas iš darbo. Vienoje iš pastraipų galima pažymėti, kad taikomos poveikio priemonės atitinka įstatymo ir Rusijos Federacijos darbo kodekso rėmus.
Darbo sąlygos
Penktoje sekretorės pareigybės aprašymo dalyje vadinamas "Darbo sąlygos", į ką jie tinka, nustatomos šios sąlygos (pavyzdžiui, vidinis darbo grafikas), taip pat kai kurios funkcijos - pavyzdžiui, komandiruotės, pamainų grafikai ir kt.
Teisė pasirašyti
Paskutinėje šio dokumento dalyje yra tik viena pastraipa, ty apibrėžiami dokumentai, kuriuos sekretorius turi teisę patvirtinti savo parašu.
Atidžiai užpildžius pareigybės aprašymą, jis turi būti suderintas su darbuotoju, atsakingu už sekretorės pareigybės aprašyme nustatytų taisyklių ir normų laikymąsi (tai gali būti sekretoriato vedėjas, personalo skyriaus vedėjas, 2010 m. ir tt). Čia reikia įvesti jo pareigas, įmonės pavadinimą, pavardę, vardą, patronimą, taip pat visa tai patvirtinti parašu su nuorašu.
Toliau nurodome oficialius ir asmens duomenis apie darbuotoją: pavardę, vardą, tėvavardį, pareigas, dar kartą organizacijos pavadinimą, paso duomenis, parašą ir susipažinimo su dokumentu datą. Antspaudo dėti nebūtina, nes dokumentas yra organizacijos vidinės darbo eigos dalis.
Sekretoriaus pareigybės aprašyme išdėstyti reikalavimai darbuotojo kvalifikacijai, nustatyta jo pavaldumo, skyrimo ir atleidimo tvarka. Dokumente aprašomos darbuotojo funkcinės pareigos, teisės, jo atsakomybė. Sekretoriaus įgaliojimus lemia organizacijos specifika.
Atsakingojo sekretoriaus pareigybės aprašymo pavyzdys
aš. Bendrosios nuostatos
1. Sekretorė priklauso „techninių atlikėjų“ kategorijai.
2. Sekretorius tiesiogiai pavaldus generaliniam direktoriui/struktūrinio padalinio vadovui.
3. Sekretorius skiriamas arba atleidžiamas generalinio direktoriaus įsakymu.
4. Sekretoriaus pareigoms skiriamas asmuo, turintis ne žemesnį kaip specializuotąjį vidurinį išsilavinimą ir ne mažesnę kaip vienerių metų analogiškų pareigų stažą.
5. Sekretoriaus nesant, funkcinės pareigos, teisės, pareigos perduodamos kitam pareigūnui, kaip nurodyta organizacijos įsakyme.
6. Sekretorius turi žinoti:
- organizacinė struktūra;
- dalykinio bendravimo ir etiketo normas;
- biuro darbo organizavimas;
- Rusijos Federacijos civilinių, darbo įstatymų pagrindai;
- organizacinės ir kompiuterinės įrangos eksploatavimo taisyklės;
- taikomosios programos (Word, Excel ir kt.);
- mašinraštis;
- darbo apsaugos taisyklės, saugos priemonės, priešgaisrinė apsauga.
7. Sekretorius savo veikloje vadovaujasi:
- organizacijos įstatai;
- Rusijos Federacijos teisės aktai;
- vidaus darbo nuostatai, kiti organizacijos reglamentuojantys aktai;
- vadovybės įsakymai ir nurodymai;
- šį darbo aprašymą.
II. Sekretorės pareigos
Sekretorius atlieka šias funkcijas:
1. Priima lankytojus.
2. Priima ir pateikia vadovui pasirašyti dokumentus bei asmens pareiškimus.
3. Priima svarstyti vadovo gautą korespondenciją. Pagal sprendimą siunčia jį struktūriniams padaliniams ar konkretiems asmenims naudoti darbe.
4. Veda ryšį naudodamasis ryšio priemonėmis, registruojasi, perduoda tarnybinę informaciją vadovui.
5. Vykdo vadovo darbo techninio, organizacinio palaikymo veiklą.
6. Vedėjo vardu surašo prašymus, raštus, kitus dokumentus.
7. Užsiima susirinkimų, vadovo organizuojamų posėdžių rengimu. Surenka reikiamą informaciją, registruojasi, informuoja dalyvius apie susirinkimo vietą, laiką, darbotvarkę. Tvarko ir surašo posėdžių protokolus.
8. Organizuoja vadovo komandiruotes: perka bilietus, nuomoja transportą, patalpas.
9. Kontroliuoja, kaip darbuotojai vykdo įsakymų organizavimą, valdymo įsakymus.
10. Formuoja bylas, užtikrina dokumentų saugumą, laiku perduoda juos į archyvą.
11. Vykdo atskirus vadovo pareiginius pavedimus.
III. Teisės
Sekretorius turi teisę:
1. Priimti savarankiškus sprendimus pagal savo kompetenciją.
2. Nepradėkite naudotis savo galiomis iškilus pavojui gyvybei ar sveikatai.
3. Reikalauti vadovybei sudaryti normalias sąlygas tarnybinėms pareigoms atlikti, materialinių vertybių, dokumentų saugumui.
4. Gauti visą oficialią informaciją apie savo įgaliojimų vykdymą.
5. Siųsti vadovybei racionalizavimo pasiūlymus, siekiant pagerinti organizacijos veiklą ir savo darbą.
6. Informuoti vadovą apie nustatytus organizacijos veiklos trūkumus, teikti pasiūlymus dėl jų pašalinimo.
7. Gauti iš struktūrinių padalinių darbuotojų reikiamą medžiagą ir užduočių įvykdymo terminų ir kokybės pažeidimo priežasčių paaiškinimus, vadovybės nurodymus.
IV. Atsakomybė
Sekretorius yra atsakingas už:
1. Neteisėto atstovavimo organizacijos interesams, susirinkimų vykdymas.
2. Priimtų sprendimų, savo veiksmų rezultatai.
3. Netinkamas savo tarnybinių pareigų atlikimas.
4. Organizacijos valdymo dokumentų reikalavimų pažeidimas.
5. Neteisėtas asmeninės informacijos tvarkymas, konfidencialios informacijos, komercinių paslapčių perdavimas.
6. Žalos darymas organizacijai, jos darbuotojams, sandorio šalims, valstybei.
7. Darbo drausmės, vidaus darbo taisyklių, saugos normų, priešgaisrinės apsaugos reikalavimų pažeidimas.
8. Etiketo, dalykinio bendravimo normų pažeidimas.
teismo sekretorius
Teismo posėdžio sekretorius yra valstybės tarnautojas ir dirba tik teismuose. Teikia dokumentinį teisėjo darbą, teismus, dalyvauja posėdžiuose. Šis pareigūnas turi šias funkcines pareigas:
1. Renka ir surašo bylos medžiagą svarstyti teismo posėdyje.
2. Saugo teismo posėdžio protokolą.
3. Rengia ir siunčia šaukimus, šaukia susirinkimo dalyvius.
4. Surašo teismo bylas pagal įstatymų reikalavimus.
Sekretorė-raštininkė
Sekretorius-raštininkas – pareigūnas, tvarkantis organizacijos dokumentų srautą. Jos užduotys apima:
1. Telefoninių pokalbių vykdymas ir darbas su klientais.
2. Dokumentuose užfiksuotų įsipareigojimų savalaikio vykdymo stebėjimas.
3. Korespondencijos registravimas ir apdorojimas.
4. Dokumentų vertimas, susirašinėjimas iš užsienio kalbos.
5. Dokumentų archyvo tvarkymas.
Bet kurios organizacijos darbo kolektyvas dirba tiesiogiai remdamasis dokumentu, reglamentuojančiu kiekvieno darbuotojo santykius ir pareigas darbo vietoje. Tokia instrukcija yra pareigybės aprašymas.
Būtent ji nustato teises ir prisiima atsakomybę, skiria įgaliojimus. Visos darbo užduotys, galimi konfliktai, taip pat darbo krūvio lygis sprendžiami remiantis šiuo dokumentu.
Sekretoriaus pareigos – atsakingas
Norėdami teisingai ir teisingai sudaryti instrukcijas, turite atsižvelgti į keletą niuansų:
- Pirma, kūrėjai būtinai atkreipia dėmesį į jo aktualumą, apibrėždami pačią organizacijos struktūrą.
- Antra, yra specialūs žinynai - klasifikatoriai, trečia, atsižvelgiama į pagrindinius valdymo standartus.
Pabandykime išsamiau išnagrinėti šį klausimą naudodamiesi sekretoriaus pareigų pavyzdžiu. Paprastai tokia laisva vieta laikoma tipine, todėl dokumente yra keletas pagrindinių standartinių skyrių:
- „Bendrosios nuostatos“ – čia aprašoma pati darbo specialybė, jos pavaldumas, pagrindinės įdarbinimo sąlygos. Be to, išaiškinamas tam tikrų žinių, anksčiau įgytų įgūdžių buvimas, taip pat atskleidžiamas darbuotojo pavadavimo jo nebuvimo metu klausimas.
- „Darbo pareigos“ – šiame skyriuje nurodomos darbuotojo galimybės. Savo esme sekretorius organizuoja susitikimus, pristatymus, susirinkimus. Be to, jis kontroliuoja visų vadovo įsakymų vykdymą linijinėmis struktūromis, veda pokalbius telefonu, susitaria dėl susitikimų ir yra atsakingas už gaunamą ir siunčiamą korespondenciją. Atsižvelgiant į įmonės veiklos specifiką, darbuotojo pareigos gali būti išplėstos.
- „Teisės“ – čia paaiškinamos pagrindinės pozicijos, kurios leidžia patvirtinti savo galias. Tai yra, sekretorius turi teisę susipažinti su tam tikros rūšies dokumentais ir informacija, taip pat dirbti ties teisingiausiu savo proceso optimizavimu, rūpintis kvalifikacijos lygiu ir reguliariai jį tobulinti.
- „Atsakomybė“ – čia yra sritys, kuriose darbuotojas tampa atskaitingas vadovui. Dažniausiai tokia sekcija visada yra standartinė.
Pagrindinės sekretoriaus – referento – funkcijos
Pagrindinė sekretoriaus pareiga – vykdyti viršininko nurodymus
Šios laisvos darbo vietos aprašymas, kaip minėta anksčiau, yra tipiškas. Todėl dauguma organizacijų tai laikosi savo pagrindu. Taigi, kas vis dar įtraukta į sekretoriaus įgaliojimus?
- Pirma, tai yra jo įsakymų vykdymas. Čia pagrindinis dalykas yra tai, kad sukurti užsakymai turi būti visiškai informuoti vykdomąjį personalą.
- Antra, darbas su korespondencija yra privalomas. Visi gaunami laiškai yra peržiūrimi, analizuojami ir siunčiami į įvairius struktūrinius padalinius arba į direktoriaus stalą.
- Trečia, tai yra atsakomybė už įrašų tvarkymą. Tai yra, visa gaunama informacija turi būti konvertuojama į elektroninę formą. Ir, ketvirta, čia nurodomos papildomos funkcijos.
Darbo dienos metu sekretorė dirba su dokumentais, priima įvairaus pobūdžio prašymus, surenka reikalingą medžiagą, surašo popierius pasirašymui. Visi sprendimų projektai, patenkantys į jo rankas, turi būti patikrinti, ar nėra klaidų ir ar nėra trūkumų. Čia svarbu kontroliuoti patį dizainą, taip pat redaguoti, jei reikia.
Be to, visi įeinantys telefono skambučiai turi būti registruojami, o informacija, gauta galvos nesant, yra kruopščiai įrašoma, kad būtų galima toliau perduoti ir apsvarstyti. Taip pat svarbus tampa darbas su faksu, kopijavimo aparatu, telefono žinutėmis. Norint atitikti šią poziciją, svarbu turėti santūrumą, punktualumą, tikslumą ir raštingumą.
Organizacijos sekretoriaus pareigos apima susirinkimų organizavimo darbą.
Čia reikia surinkti reikiamą medžiagą, pateikti analizei, nustatyti būsimų dalyvių ratą, juos informuoti. Be to, paskirtą dieną vykstančiam renginiui parengiamas specialus protokolas, kurį tvarko sekretorė. Dar viena tokia laisva vieta – registracijos bylų pildymas, užsakymų atnešimas vykdytojams, terminų kontrolė, taip pat Jūsų direktoriaus aprūpinimas raštinės reikmenimis ir tinkama biuro įranga.
Verta patikslinti, kad dirbant su informacija sekretoriui, jis yra atsakingas už tobulą duomenų banko dizainą, verslą, jų archyvavimą ir išsaugojimą. Be to, tiesioginis kontaktas su vadovaujančiais darbuotojais leidžia jums padėti apsvarstyti operatyvinius prašymus, išspręsti svarbias problemas ir valdyti lankytojus, kurie susitaria dėl susitikimo.
Esant reikalui šis asmuo vyksta į komandiruotes, kurių trukmę tiesiogiai nustato vadovas. Apskritai darbo dienų grafikas yra standartinis ir apima 40 darbo valandų per savaitę su pietų pertraukomis ir. Atsižvelgiant į organizacijos veiklos specifiką, darbo laikas gali būti koreguojamas.
Sekretoriaus – referento teisės ir pareigos
Sekretorė yra dešinioji viršininko ranka
Apsvarstykite standartinį teisių rinkinį, kurio gali būti pareikalauta iš galvos, einant šias pareigas:
- Darbo sąlygos – jos turi būti normalios, neprieštaraujančios Rusijos įstatymams.
- Pagalba darbe – tai pagalba atliekant savo pareigas, siekiant geriausių rezultatų.
- Informacinis palaikymas – prieiga prie bet kokio tipo dokumentų, apima teisingą užsakymų, sutarčių, susirašinėjimo vykdymą.
- Išplėstinis mokymas – būtinų kursų išlaikymas.
- Kontaktas su vadovybe – glaudus darbas aktualiais klausimais, pasiūlymų teikimas, jų aptarimas.
- Dokumentų pasirašymą – informacinius ar informacinius dokumentus pagal savo kompetenciją tvirtina sekretorius.
Atsakomybė už šią laisvą darbo vietą yra poreikis tinkamai atlikti savo pareigas, vykdyti veiklą pagal Darbo kodeksą, nepadaryti nusižengimų ir reguliariai stebėti savo veiksmus, kad nepadarytų žalos organizacijai.
teismo sekretorius
Darbas su dokumentais kaip sekretorės darbas
Instrukcijų skyriai, kuriuose aprašomos teisės ir pareigos, laikomi beveik tipiniais, tačiau pareigos turi savų niuansų, priklausomai nuo jas skiriančios įmonės. Taigi, jei paliesime Rusijos teisingumą, galime išskirti keletą pagrindinių tokio darbo bruožų.
Pati pirmoji ir svarbiausia teismo posėdžio sekretoriaus užduotis – užtikrinti nepertraukiamą, gerai koordinuotą šio aparato darbą. Čia reikia paruošti visą dokumentaciją, rinkti parašus, sukurti laiškus ir išsiųsti juos gavėjams, priimti piliečius, dirbti su išrašu, kviesti liudininkus ir t.t.
Be to, šis darbuotojas analizuoja bylų sąrašus, juos surašo ir pateikia tolimesnei peržiūrai, įteikia išvadų kopijas, kontroliuoja visų liudytojų atvykimą, pažymėdamas buvimo laiką. Visi vykę teismo posėdžiai įrašomi į registrą, o juos užbaigus surašomi protokolai. Taip pat rengia teismų sprendimų kopijas, medžiagą bausmei vykdyti, vykdomąjį raštą.
Visi dokumentai nukentėjusiems taip pat keliauja per sekretorę.
Sekretorius – teismo mašinistas
Vadovo sekretorės pareigybės aprašyme bus taškas i
Tai specifinė laisva darbo vieta, kuriai reikalingos teisinio pobūdžio žinios. Apskritai toks asmuo turi būti pakankamai kvalifikuotas, kompetentingas, surinktas, gebėti laikytis tam tikrų draudimų ir apribojimų.
Čia svarbi patirtis, įstatymų studijavimas šiuolaikiniame jų aprašyme, darbas su Konstitucija, Darbo kodeksas ir tikslus kanceliarinio darbo nurodymų vykdymas.
Be to, darbuotojas turi žinoti sąveikos su valdymo struktūromis pagrindus, mokėti taisyklingai rašyti, koreguoti, suprasti verslo stilių ir rusų kalbos normas. Taip pat svarbūs įgūdžiai informacinių technologijų srityje, dokumentų valdymo įgūdžiai ir kt.
Kartu turi būti tinkamai suplanuota visa darbo diena, kad būtų užtikrintas bylų vykdymo savalaikiškumas. Visa gaunama informacija yra kruopščiai analizuojama ir apdorojama naudojant šiuolaikines technologijas. Svarbu mokėti taisyklingai dirbti su internetu, naudotis specialiomis programomis.
Sekretoriaus teisės
Pirma, ši laisva vieta apima susipažinimą su sprendimų projektais, kurie yra tiesiogiai susiję su ja. Antra, tai yra veiklos analizė ir pasiūlymų teikimas savo, taip pat trūkumų ar galimų nustatytų kliūčių sprendžiant klausimus aptarimas.
Trečia, suteikiama teisė dirbti su visais struktūriniais padaliniais, reikalaujant, kad jie vykdytų vadovo nurodymus, taip pat tarnybinėms pareigoms atlikti reikalingą informaciją. Ir, ketvirta, tikėkitės direktoriaus pagalbos vykdant darbo procesus.
Vaizdo konsultacija jums pasakys, kaip parašyti darbuotojo pareigybės aprašymą: