Как да напиша запис в трудова книжка. Ръководство за попълване на трудова книжка

Здравейте! В тази статия ще говорим за това дали е допустимо да се коригират записи, направени в доклада за труда.

Днес ще научите:

Какви видове грешки при попълване се допускат най-често;
Как се анулира запис, когато е направен по погрешка;
Как да коригирате грешки в датите.

Грешките в такъв сериозен документ като трудовата книжка са рядкост. Но ако се окаже, че въвеждането е направено неправилно, не само е възможно да се коригира, но и е необходимо. Друго нещо е, че не всички кадрови служители (дори опитни) знаят как да направят това. Ще говорим за това в нашата статия.

Пълна информация

Трудовата книжка е официален документ. Ако са допуснати грешки при попълването, те могат да доведат до загуба на част от стажа на служителя.

Ето защо трябва да попълните формуляра за работа, като спазвате редица правила и препоръки:

Всички записи трябва да бъдат въведени в един и същи цвят. Не може да се пълни с гел химикалки.
Приемлив е само пълният формат на записите; не се допускат съкращения.
Заглавната страница трябва да има печат на организацията.
Информацията за паричните бонуси не се въвежда в отчета за труда.
Трудовите досиета трябва да бъдат проверени за грешки.

Инвалидиране на труда

Има няколко ситуации, при които трудов договор може да загуби правната си сила:

Фамилията и инициалите на служителя са неправилни. Освен това е достатъчно да направите грешка в едно писмо, за да загуби документът своята валидност.
На заглавната страница няма печат на организацията;
Липсва подпис на лицето, упълномощено да попълни трудовата бланка;
Датата на попълване на трудовата книжка е неправилна. Случва се да го правят умишлено, за да се увеличи трудовият стаж на човек.

Работодателят няма право да откаже работа поради недействителност на трудовия договор.

Възможно ли е да се правят корекции в трудова книжка?

Погрешно въведени данни могат да се намират както върху самото произведение, така и на заглавната му страница, както и във вложката. Промените в тях се правят по подобна схема, но навсякъде има нюанси.

Първо, нека да разгледаме общите правила за коригиране на грешки:

Всички корекции се правят с паста, която е устойчива на светлина и вода;
Не можете да правите корекции с гел писалка, такова мастило бързо губи цвят и яснота;
Ако информация с грешки е включена в стария отчет за работа, тогава различни коректори не могат да се използват за корекции. Необходимо е да направите правилния запис по-долу, тъй като не трябва да се допускат и зачертавания.
Ако бъде направено грешно вписване в ново трудово досие, формулярът се унищожава и се започва друг.

Корекцията може да се извърши от служител по човешки ресурси. Ако на предишното ви работно място ви е била въведена информация с грешки, тя може да бъде коригирана на новата, просто трябва да предоставите документи, които ще служат като основа за въвеждане на нова информация.

Всеки нов запис е номериран и няма значение в кой раздел на трудовия запис се намира.

Кой има право да прави корекции?

Малък брой специалисти имат право да коригират направените записи. В регулаторната документация не е предоставен пълен списък на такива позиции. Отбелязваме само, че отговорните лица се назначават от ръководството на дружеството.

Ако говорим за малка организация, тогава по правило за труда отговаря или мениджърът, или счетоводителят. Ако работодателят е физическо лице, той няма право да коригира записи и като цяло да поддържа трудови досиета.

Какво да направите, ако собственикът на произведението открие грешка

Не се паникьосвайте, а незабавно предприемете следните действия:

Съберете цялата документация, която съдържа вярна информация;
Свържете се с ръководството, за да поискате коригиране на грешни данни;
Ако грешката е направена на старото ви място на работа, изпратете заявление до ръководството на тази компания, за да предоставите необходимите документи;
Ако организацията, допуснала грешката, е прекратила дейността си, тогава ще трябва да се свържете с градския архив на мястото на регистрация на компанията.

Разбира се, всичко това отнема време, но все още трябва да се направят корекции, тъй като от това може да зависи изчисляването на пенсиите и редица други сериозни проблеми.

Видове грешки, допуснати по време на раждане

Коригирането на записи зависи от това къде и каква грешка е допусната. Сега ще разгледаме тези, които се срещат най-често.

Грешки, открити след уволнение

Кой ще коригира такива грешки зависи от това кога е открито тяхното съществуване. Ако преди човек да бъде нает на ново място, тогава корекциите са задача на бившия работодател. Ако новият служител по персонала открие грешки, той трябва да ги коригира.

Алгоритъмът на действията е както следва:

В секцията с информация за работата въведете името на предишната организация. Това ви позволява да водите записи от името на предишния си работодател.
С арабски цифри записваме датата, на която са направени корекциите;
Предишният запис става невалиден в момента, в който се направи нов.
Въвеждаме номера на поръчката, което ще потвърди новите данни.
Служителят подписва, а ръководителят на отдела по персонала удостоверява всичко с печата на организацията.

Заглавна страница и грешки при попълването й

Заглавната страница обикновено съдържа цялата основна информация за служителя. Забранено е прикриването на грешки, направени с щрихи. Ако случаят е изключителен, можете да го зачеркнете с леко забележима линия.

Под реда, в който информацията е невярна, правим нов запис, като посочваме документа, който е основа.

Най-често трябва да коригирате фамилията на служителя.

Няма ясни правила за това как да направите такива промени, но има общи препоръки:

Използвайте тънка линия, за да задраскате информация, която е остаряла;
На празното място пишем ново фамилно име;
Отляво записваме подробностите на документа, който ще потвърди новата информация;
Ние поставяме подписа на работодателя и удостоверяваме всичко с печата на организацията.

Неправилно посочена дата

Поради неправилно въведени дати в бъдеще могат да възникнат сериозни проблеми с по-нататъшното регистриране на пенсионните обезщетения. Ето защо е по-добре служителят самостоятелно да провери отново всички дати, въведени от служителя по персонала.

Ако се забележи грешка, тя трябва да бъде коригирана възможно най-скоро.

За да направите това ви трябва:

Напишете изявление в свободна форма до ръководството. Трябва да посочи какво трябва да се поправи и защо.
Управителят издава съответна заповед, на която се присвоява номер.
Служител от HR потвърждава писмено, че наистина има грешка.
Номерът на поръчката, която е основа за извършване на промени, се въвежда в работната форма и се въвежда правилната дата.
Ръководителят на отдела по персонала поставя своето фамилно име и инициали, подписва и поставя печата на организацията.

В случай на грешка в датата на раждане на служителя, грешният номер се зачертава и правилната информация се въвежда малко по-високо. За по-конкретно се записват паспортните данни на служителя. Серийният номер на записа е коригиран по същия начин.

Грешки в детайлите

Редът, в който се въвежда информация за оправдателни документи, е много важен. Следователно, ако се открие такава грешка, тя трябва да бъде коригирана незабавно.

Обикновено данните се въвеждат в следната последователност: име, дата, номерация. Ако се направи грешка, записът се повтаря по-долу, в правилното изпълнение.

Когато допуснат грешка в самия документ, например грешно номерират поръчката, трябва да включат информация за отменящата поръчка.

Грешки в данните за наградите

Информацията за всякакви услуги за организацията трябва да бъде записана в доклада за труда. Но в повече от половината от случаите служителите по персонала или изобщо не попълват този раздел, или го правят с голям брой грешки.

Нека да отбележим още веднъж, че както във всички други раздели, тази информация не може да бъде коригирана чрез щрих или зачертаване. Нищо не се прави с неправилен запис.

Можете да направите корекции, както следва:

Отбележете, че предишният запис е невалиден;
Добавете нова информация;
Запишете подробностите на документа, който служи за потвърждение.

Грешки в длъжността

Ако е забелязано преди уволнението на служителя, по-лесно е да се коригира: посочете номера на новия запис, отбележете, че предишният запис е невалиден, след това въведете нов, в който длъжността вече е коригирана.

Ако човек напусне, тогава има 2 начина да направите промени: свържете се с организацията, допуснала грешката, или предоставете необходимите документи и служителят по персонала ще коригира всичко на новото място.

Грешки в протокола за уволнение

Тук най-често причината е неправилно формулирана или членът от Кодекса на труда на Руската федерация е посочен неправилно. Лесно стават грешки, защото в закона има около 50 формулировки за причини за уволнение.

Второто място по отношение на грешките е използването на съкращения за имената на раздели от Кодекса на труда на Руската федерация, което не може да се направи.

Голям брой спорове възникват в ситуации, в които човек... Инструкциите за попълване на трудови документи предвиждат точно тази формулировка, а Кодексът на труда на Руската федерация изисква възпроизвеждане на формулировката на конкретен член.

Какво можете да препоръчате на служителите по човешки ресурси? По-добре е да следвате изискванията на Кодекса на труда на Руската федерация, но ако вече сте направили запис с формулировката „уволнен по собствено желание“, няма нужда да го коригирате, тъй като няма изкривяване на смисъла на влизането е станало.

Извършване на корекции по решение на съда

Ако съдът реши, че служителят е бил незаконно уволнен и трябва да бъде възстановен, служителят по персонала трябва да направи съответен запис в трудовата книжка.

Това означава, че имате нужда от:

Първо, посочете, че предишният запис за уволнение е невалиден;
След това посочваме, че служителят е възстановен на работното си място;
Предоставяме линк към заповедта за възстановяване на служителя.

Грешки при попълване на вложката

Ако служител често сменя работата си, тогава може да няма достатъчно раздели в отчета за работата. За да продължите да записвате, се закупува специална вложка. Ако служителят по персонала е неопитен, той може да има затруднения да прави корекции на вложката.

За да коригира грешките, той има редица правила:

Ако служителят по персонала направи грешка при първото вписване, целият лист се унищожава. Съставя се акт, подписан от служителя и служителя по персонала.
Ако сте попълнили няколко колони по погрешка, направете корекции по аналогия с други листове.
Потвърдете новите записи с поръчки, които съвпадат по номерация с коригираните записи.

Анулиране на информация

Въздействието на човешкия фактор не е отменено и записът може да бъде направен случайно.

Можете да отмените запис от всякакво естество, като преминете през определени стъпки:

Отворете нов запис под нова номерация;
Посочете, че информацията под №.... е невалидна (посочете номера);
Поставете подпис и печат на отдел „Човешки ресурси“.

Примерни корекции в трудова книжка

Корекции в последователни записи

Ако в работния формуляр са направени 2 грешни записа един след друг, тогава всеки от тях поотделно се признава за невалиден.

Изглежда така:

Номерът е посочен по ред;
Пишем фразата: „Запис № .... е невалиден"
Поставяме номер.
Упълномощено лице заверява записа.
Въвежда се следващото число.
Същата фраза е посочена за втория запис.
Определяме датата и заверяваме записа.

Същите манипулации се извършват с всички неправилни записи, ако има такива.

Не се допуска общата формулировка: „Записи №... са невалидни“. Експертите смятат, че това е спорен въпрос и понякога се използва тази формулировка. Но за да избегнете проблеми, по-добре е да коригирате всеки запис в отделен ред.

Други неточности

Случва се служителят по персонала да въвежда всички записи - името на компанията, длъжността на служителя, отдела или отдела - на един ред. Такова вписване не може да се нарече грешка, но има нарушение на инструкциите за използване на трудови книжки.

По-добре е да избягвате подобни ситуации, защото това означава, че служителят по персонала не спазва инструкциите и правилата за провеждане на труда. За нарушение от този вид специалист може да бъде подложен на дисциплинарна отговорност.

Заключение

Обобщавайки, бих искал да отбележа, че всички неправилни записи в трудовия отчет трябва да бъдат коригирани навреме. Тяхното присъствие може да причини много неприятни моменти за собственика на труда.

Трудовата книжка е особено важен документ, който не само отчита трудовия стаж, но и помага в бъдеще при изчисляване на пенсия. Не всички служители на персонала поддържат правилно записи в трудовите си книжки. „Записът е невалиден“ - какво означава това и в какви ситуации се появява фразата в документа?

Какво да следваме?

За да направите промяна или корекция на трудовата книжка, е необходимо да проучите онези разпоредби, които служат като подкрепа за всеки служител на отдела за човешки ресурси. Те включват:

Кодексът на труда на Руската федерация, а именно тези части, които уточняват какво място има в трудовата книжка.
Правила за поддържане и съхранение на трудови книжки, одобрени от правителството на Руската федерация. В него е описано как се поддържат и съхраняват трудовите формуляри и листовете към тях, както и кой има право да изготвя тези документи и да ги разпространява.
Инструкции за попълване на трудови книжки, одобрени с постановление на Министерството на труда на Руската федерация от 10.10.2003 г. № 69, което предписва правилата за попълване на формуляра за работа. По-конкретно, това са клауза 1.2, клауза 2.3 и клауза 2.4.

Анулирането на вписване в трудовата книжка или въвеждането на каквито и да било добавки трябва да се основава на една от точките на горния документ.

Промяна, корекция или допълнение?

Вписването в трудовата книжка „вписването е невалидно“ - какво е това? Допълнение, корекция или промяна на предварително поставен знак?

Понятията „промяна“ и „добавка“ говорят съответно за промяна или допълнение към предварително направен правилен (това е най-важният) запис. Корекцията включва замяна на погрешно въведен, неправилен запис.

Кой може да прави корекции?

„Вписването се счита за невалидно“ - не всеки може да пише в трудовата книжка и не по някаква причина. Без тези правомощия и без необходимата причина е забранено да се посочва каквото и да било в документа. Ако внезапно гражданин открие грешки в работата си, те могат да бъдат коригирани или на мястото на предишната му работа, където са били извършени, или на нова работа, или в съда.

Специалист, който има правомощия за това, може да коригира записи в трудовите досиета. Такива правомощия се дават със специална заповед на ръководителя за назначаване на отговорник за поддържане на трудовите досиета. В големите организации трудовите досиета се получават, поддържат и съхраняват в отдела за персонал. В малките предприятия това се извършва или от самия управител, или от назначеното за него лице. Това може да бъде счетоводител, секретар или всеки служител, за когото е съставена съответната заповед.

Ако работата се предоставя от физическо лице, тогава такъв работодател няма право да поддържа, камо ли да прави промени в трудовата книжка.

Ако се открие грешка

Грешките се откриват главно от тези служители, които извършват труда. Понякога те се откриват от самите служители след уволнение. Недостатъци се откриват и при ревизия на кадрови документи.

Типичните грешки включват:

Информацията за служителя е невярна. Ако се открие грешка на заглавната страница, където е посочена основна информация, трябва да съберете и подадете всички необходими документи: паспорт, диплома за образование, свидетелство за брак или развод. След това се подава заявление до работодателя с искане за коригиране на грешното вписване. След това, въз основа на представените данни и заявление, се прави запис в трудовата книжка: „Записът е невалиден“. Включени са датата и подписът на упълномощеното лице. Ако преди това е направена грешка в фамилията, собственото име или отчеството, служителят ще трябва да се обърне към съда, за да оправдае собствеността върху трудовата книжка и да коригира този запис.
Информацията в разделите на трудовата книжка е невярна. Ако служител вече е получил работа в нова организация и е направена грешка на предишно място на работа, тогава гражданинът трябва да напише заявление до бившия шеф, за да предостави необходимите документи, въз основа на които новият работодател ще коригира грешката и въведете правилните данни. Ако предприятието, в което е направена грешка в трудовата книжка, е ликвидирано или закрито, можете да поискате необходимите документи от архива на града, където е регистрирана организацията.

Формулировката - „вписването е невалидно“ - в трудовата книжка, чийто образец е представен по-долу, трябва да бъде придружено от поредния номер на вписването, подписа на служителя и датата, на която вписването е коригирано.

Общи правила за корекция

Неправилните данни, открити в раздели, не могат да бъдат зачеркнати, изчистени или коригирани. Допустимо е само да се направи запис в трудовата книжка: „Записът е невалиден“. Под определен номер, указващ верните данни. Ако трябва да се направят корекции на първата страница, тогава е приемливо да задраскате старата информация, но трябва да напишете текущата информация до нея. В този случай в трудовия документ е необходимо да се препраща към документите, въз основа на които е направена корекцията.

Можете да го коригирате със син или черен химикал, за предпочитане гел химикал. Това мастило е леко и влагоустойчиво. Думите не могат да се съкращават.

Алгоритъм за настройка

Как да направите корекция в трудова книжка? „Записът е невалиден“ е само началният етап от коригирането на записа. Нека разгледаме общия алгоритъм:

В първата колона трябва да поставите номер в ред, след този, който беше в предишния запис.
Следващата колона съдържа датата, на която е направена корекцията.
В третия се прави запис: „Записът зад номера... е невалиден.“ В същата колона трябва да напишете правилните данни.
Четвъртата колона трябва да бъде попълнена с линк към поръчката, която съдържа верните данни.

Ако на заглавната страница е направена грешка, тогава алгоритъмът за коригиране е както следва:

Трябва да се направи един ред, за да се зачеркне старият запис.
Напишете текущата информация до задраскания запис.
В работния документ трябва да напишете връзка към документа, който потвърждава промените.
Връзката трябва да бъде заверена с печата на организацията и подписа на упълномощен служител.

Съдебна заповед

Ако на съдебно заседание бъде взето решение за незаконно уволнение, тогава работното място трябва да признае записа в трудовата книжка за невалиден и да възстанови служителя. Всички тези действия трябва да бъдат документирани. В третата колона, след записа за невалидността на предишната формулировка, трябва да има информация за възстановяването на служителя, а в четвъртата колона трябва да има връзка към съответния документ (това ще бъде заповед за възстановяване на работа). Коригиращият запис трябва да започва в този случай с името на организацията.

Служителят може също да получи дубликат на отчет за работа, където ръководителят е длъжен да пренапише всички записи, с изключение на този, който е обявен за невалиден от съда. В този случай в издадената трудова книжка трябва да направите бележка за издаване на дубликат, а на двойната страница трябва да посочите, че служителят не предоставя никакви документи.

Индивидуални случаи

Ако се открие грешка в датата на постъпване на работа, трябва да направите следното:

В първата колона поставете сериен номер.
Второто е датата, на която е направена корекцията.
В третата колона напишете: „Запис № ... е невалиден“, а отдолу същата формулировка като в предишния запис, но с правилната дата на получаване.
В четвъртата колона - подробности за поръчката за приемане.

Ами ако се открие грешка в номерацията? Освен това, например, ако служител е променил няколко организации или е бил преместен от позиция на позиция и има голям брой записи между грешното и последното номериране. Опитните работници по персонала съветват да не докосвате междинните записи, а да анулирате само номера в последния запис, така че общият брой записи в трудовата книжка да съвпада.

Случва се номерирането да се повтаря, но записите са с различна дата. Какво трябва да направя, за да предотвратя повреда на трудовото ми досие? „Записът е невалиден“ - посочва се текст за неправилните номер и дата. Ако записите имат еднакъв номер и дата, тогава трябва да добавите буквата „a“ към номера на неправилния запис и след това да се обърнете към номера с буквата „a“. Ако записът няма номер, той трябва да бъде въведен и след това да се използва при коригиране на този номер. Ако предишният запис няма номер, тогава можете просто да напишете в трудовата книжка: „Предишният запис е невалиден“. И попълнете всички необходими данни.

Записът в трудовата книжка за доброволно уволнение е един от онези работни моменти, при които е най-важно да се спазват всички изисквания на закона и да се вземат предвид нюансите. В крайна сметка грешка, допусната при изготвянето на този документ за персонала, може да доведе до сериозна правна отговорност. Нека се опитаме да разберем каква формулировка на вписванията е одобрена от закона и каква е процедурата за извършването им. Нека да разгледаме как да направите запис в трудовата книжка за доброволно уволнение, използвайки примери.

Нека разгледаме друг пример: как да направите запис в трудовата книжка за уволнение 2019, ако служителят напусне на ново място на работа поради преместване? След това уволнението се формализира чрез прехвърляне: записът в трудовата книжка се формулира като „договорът е прекратен“.

Има обаче други обстоятелства, често болезнени и за двете страни, когато инициативата се поема не от служителя, а от работодателя. По-долу е пример за уволнение в трудовата книжка за 2019 г. при намаляване на персонала: в този случай е най-препоръчително да използвате формулировката:

Уволнен по инициатива на работодателя поради намаляване на броя на служителите на организацията...

Когато правите бележки за уволнението на служител, можете да използвате различни формулировки, предвидени от съществуващото законодателство. Въпреки това си струва да се даде предпочитание на основанията, които вече са формулирани в Кодекса на труда на Руската федерация.

По този начин разгледахме как се попълва трудовата книжка при напускане по ваше желание през 2019 г., както и по инициатива на работодателя.

Остава да разберем каква е отговорността на работодателя и длъжностното лице (служител по човешки ресурси) в случай на грешки при изготвянето на документацията за персонала.

Отговорност

В случай на нарушаване на правилата за поддържане, съхраняване и записване на документацията на персонала, отговорност за Член 5.27 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация:

за длъжностни лица и индивидуални предприемачи - предупреждение и глоба от 1000 до 5000 рубли;
за юридически лица - от 30 000 до 50 000 рубли.

Наказанието за повторно нарушение е още по-тежко:

за служители по човешки ресурси и индивидуални предприемачи - до 20 000;
за юридически лица - до 70 хил.

Кодекс на труда - съгласно закона (член 66 от Кодекса на труда на Руската федерация), личен документ, отразяващ качеството на работата и информация за работата на лицето, както и неговия професионален опит. Книгата е създадена от първия официален работодател. Работодателят носи отговорност за правилното поддържане на трудовата книжка. Поддържането на трудови документи за фирма или частен предприемач е задължително, без трудова книжка могат да бъдат наемани само млади специалисти без трудов стаж, както и хора, които работят на непълно работно време.

Защо се нуждаете от трудова книжка, нейното придобиване и регистрация

В обръщение има типове документи от 2004, 2003, 1973, 1938 г. Всички тези проби са валидни и не се нуждаят от подмяна.

Функциите, изпълнявани от трудовата книжка, са следните:

От него можете да научите за причините за уволнението на служителя от предишни работни места, награди и трудов стаж.
За изчисляване на пенсията е необходима трудова книжка

Работодателят трябва да предостави на служителя трудова книжка, ако той е нает за първи път след завършване на университет или друга образователна институция. Служителят трябва да се свърже с отдела по човешки ресурси с писмено искане за трудова книжка за него. При регистриране на трудова книжка младият специалист трябва да присъства лично и трябва да бъде попълнен в рамките на първите пет дни от работата на служителя. Таксата за създаване на Кодекс на труда се начислява на служителя (клауза 47 от правилата за регистрация), но не винаги:

ТС е издаден неправилно;
TK загубен;
Загубени много TC поради спешност;

Във всички тези случаи разходите за празна трудова книжка се поемат от работодателя.

Понякога възниква ситуация, че наетият служител има трудов стаж, но трудовата книжка е изгубена или липсва по друга причина. Отделът по човешки ресурси на предприятието издава нов Кодекс на труда на служителя, който включва:

Потвърден трудов стаж;
Поощрения и благодарности от стария TC;

Закупуването на чисти трудови книжки е задача единствено на работодателя, те се закупуват в зависимост от броя на наетите лица във фирма с липсваща книжка. Формулярите на кодекса на труда могат да се продават само от официалния продавач („GOZNAK“); закупуването на труд от други лица не е предвидено от кодекса на труда и е негово нарушение, за което работодателят носи отговорност (5.27 от Административния кодекс).

Осчетоводяване на трудови документи

Отговорностите за правилното съхраняване на трудовите документи са изцяло на плещите на работодателя - това се регулира от закона (раздел VI от Правилника на правителството на Руската федерация от 2003 г.). В съвременната практика има два документа, предназначени да контролират трудовите книжки:

Журнал на трудовите досиета.Управляван от отдела по човешки ресурси на компанията, той записва датата на наемане на служителя, личните данни, позицията, номера на поръчката за назначаване и техническите спецификации.
Приходно-разходна книга.Ръководи счетоводния отдел на предприятието. Тази книга отразява всички транзакции за закупуване на формуляри за трудови книжки и вложки в тях, като се въвеждат подробности.

Страниците в горните документи имат сериен номер, завързани са, имат печат, печат и подпис на ръководителя на организацията. Подробности за поддържането на тези документи можете да намерите в параграф 41 от Правилника на правителството на Руската федерация от 2003 г. № 225.

Поддържане и съхранение на трудови книжки на служителите

За да назначи лице, което ще отговаря за изготвянето и поддържането на трудови книжки и лични карти на служителите, ръководителят на компанията пише заповед в свободна форма - това е легализирано в клауза 45 от Правилника на правителството на Руската федерация от 2003 г. № 225. В голямо предприятие трудовите досиета обикновено се съставят в отдела по персонала, но ако компанията няма отдел по персонала, тогава работните книжки и други документи могат да бъдат под отговорността на счетоводния отдел, отдела за управление на офиса или секретариата.

За да промените подчинения, отговорен за поддържането на трудовите досиета, трябва да сключите споразумение за предаване и приемане. Споразумението включва личните данни на собствениците на книгите и броя на документите, които трябва да бъдат прехвърлени. Без подписите на лицето, което е предало и приело делото, актът се счита за невалиден.

Важно е да съхранявате трудовите досиета на място, недостъпно за трети страни. Най-често трудовите документи се съхраняват в заключен шкаф или сейф, ако правилата за съхранение са нарушени, т.е. документите могат да бъдат повредени на мястото за съхранение и на компанията могат да бъдат наложени санкции. Срокът за съхранение на трудовите досиета е до уволнението на служителя. Срокът за съхранение на трудовите документи се регулира от списъка на стандартните документи (клаузи 664, 686 и 695 от списъка):

Приходно-разходна книга за осчетоводяване на формуляри ТЗ - 5 години;
ТК пътна книжка – 75 години;
Непотърсен трудов стаж – 75 години;

Инструкции за водене на трудови досиета

Попълване на нова (празна) трудова книжка:

Вписванията се извършват само с химикалка с гел черен синьо-виолетов цвят.
Всички записи се извършват въз основа на поръчката, а нейният номер се вписва в трудовия запис.
Всички записи са направени без съкращения и имат собствен номер в рамките на раздела.
Използването на римски цифри е неприемливо; всички дати се въвеждат с арабски цифри.

Попълване на заглавната страница на трудовата книжка (проверка на правилността на попълнения формуляр)

Пълно име по паспорт (без съкращения)
Дата на раждане. Месец с думи, ден и година с цифри: 5 декември 1975 г
Образование („висше професионално“, „средно професионално“)
В именителен случай специалност („адвокат“, „учител“)
Дата на завършване (в рамките на 5 дни след наемане)
Подпис и неговото декодиране, както и подпис (декодиране) на собственика на търговския център
Печат на фирмата

Информация за работа (проверяваме дали е попълнена правилно)

внимание! Преди записването е важно да поставите печата на фирмата и да дублирате нейните данни с думи.

Запишете сериен номер
Дата на наемане на служител
„Приет в (име на отдел) за длъжност (име)“
Поръчка, нейният номер

При уволнение на втория ред се записва датата (последния работен ден на служителя), а на третия ред се изписва причината за прекратяване на трудовото правоотношение и препратка към съответния член от Кодекса на труда.

Непълно работно време и трудова книжка

Информация за работа на непълно работно време може да бъде въведена в Кодекса на труда в отдела по човешки ресурси на основната фирма работодател. Записването на работа на непълно работно време не се изисква от закона и се извършва само по лична инициатива на собственика на документа (член 66 от Кодекса на труда). Гражданинът трябва да подаде писмено искане с желание да направи вписване в Кодекса на труда до отдела за персонала на основната фирма работодател, както и да приложи заверено копие от трудовия договор, подписан от директора от фирмата, в която работи като работник на непълен работен ден.

Ако данните за собственика на търговския център са се променили

Личните данни в Кодекса на труда подлежат на корекция, ако личната информация на служителя е променена. Как се променя фамилното име в трудовата книжка? Променените данни се вписват в Кодекса на труда, когато са потвърдени със съответните документи. Ако служител е променил фамилното си име поради брак, тогава свидетелството за брак трябва да бъде подкрепящ документ. Коригирането на информация се извършва чрез задраскване на стара информация и въвеждане на нова информация. Вътрешната корица е подпечатана и подписана от ръководителя на отдел „Човешки ресурси“.

Как правилно да заверя работна книжка?

Отдел ЧР на фирмата може да завери копие от трудовия документ. За да направите това, трябва да направите копия на всички страници, съдържащи записи. На работното място те ще бъдат подпечатани, текущата дата и надписът: „Копието е вярно“. Също така отговорното лице на организацията ще постави подписа си и ще отбележи върху копието, че в момента работите за компанията. Копие, заверено по този начин, се приема от всяка организация като потвърждение за постоянно място на работа.

Работа без трудова книжка, некоректни записи

Ако служител работи без трудова книжка и с него не е сключен трудов договор, тогава той не е официално нает. Голям брой работодатели действат, като пренебрегват закона и изплащат заплати „в плик“, което им позволява значително да спестят данъчни облекчения. За такива „спестявания“ работодателят може да бъде арестуван от Федералната данъчна служба с цел извършване на одит и налагане на санкции, включително наказателно наказание.

Отказът на организацията да води трудови книжки или тяхното неправилно поддържане е нарушение на трудовото законодателство, за което има глоба от 1000 до 5000 рубли за длъжностни лица и около 50 000 за юридически лица (Резолюция на Федералната антимонополна служба на Московска област от октомври 26, 2006 N KA-A40/10220-06). Също така контрольорите могат да спрат дейността на компанията до 90 дни.

Ако работодателят ненавременно коригира неправилни записи в трудовата книжка, тогава той трябва да обезщети служителя за вреди, равни на периода, през който служителят не е бил в състояние да работи.

Пример за попълване и оформяне на трудова книжка

Примерна заглавна страница

Подробности за работата

Уволнение

Информация за награди

Обобщавайки, бихме искали да добавим, че, разбира се, трудовата книжка е важен документ, подлежащ на стриктно отчитане, но през последното десетилетие слуховете за нейното предполагаемо отменяне упорито витаят около нея. С каква цел? Дори изтъкнати юристи се затрудняват да отговорят на този въпрос. Привържениците на премахването смятат, че трудовата книжка е реликва от съветското минало, атавизъм. Но вместо TC те не могат да предложат нищо. Ето защо на този етап от развитието на трудовите отношения между служителите и работодателя този документ е необходим.

Днес регистрацията на трудовите книжки се регулира от Кодекса на труда на Руската федерация, Указ на правителството на Руската федерация № 225 „За трудовите книжки“ и Указ на правителството на Руската федерация № 69 „За одобряване на инструкции за попълване на трудови книжки”. Но тези разпоредби съдържат доста противоречия, така че ако възникнат спорни ситуации, трябва да приложите документа, който има най-голяма правна сила - Кодекса на труда. И така, в помощ на служителите по човешки ресурси, има няколко инструкции как да попълвате трудови книжки.

Общи правила за попълване на трудова книжка

Нека започнем с факта, че се води документ за всеки служител на организацията, който е работил повече от пет дни и за когото тази работа е основната. Такива служители включват също сезонните и временните работници, както и лицата на свободна професия, ако се осигуряват. Трудовите книжки на работниците на непълно работно време се съхраняват на основното им място на работа и ако са изгубени по вина на работодателя, се издава дубликат.

Всички записи трябва да бъдат направени пълни (без съкращения), да имат собствен пореден номер в секцията и всички дати трябва да бъдат написани само с арабски цифри. В този случай числото се изписва с две цифри (например 03, 24 или 15), месецът с две цифри (например 01, 10 или 11), а годината с четири цифри (например 2014). .

При наемане на служител автентичността на трудовата му книжка се проверява въз основа на сравнителни характеристики и данните на първата страница съвпадат с паспортните данни (те трябва да съвпадат напълно). Освен това заглавната страница трябва да носи печата на първата организация, в която е работил служителят. Без печат книгата се счита за невалидна. Ако се установят нарушения или липса на трудова книжка, работодателят създава нова. И ако последният запис за работата на новия служител не е затворен (т.е. няма запис за уволнение от предишното място на работа), тогава не може да се направи запис за назначаване, тъй като няма правно потвърждение за уволнението от предишно място на работа.

Записи за наказания, наложени на служител, с изключение на уволнение, не се правят в трудовата книжка. Но записите за установяване на непрекъсната услуга или невключване на определени периоди от време в непрекъснатата услуга се правят по предписания начин.

Раздели на трудовата книжка

Има само три секции:

информация за служителя;
информация за работа;
информация за награди.

Първият раздел е на заглавната страница и съдържа информация за служителя: фамилно име, собствено име, бащино име, дата на раждане, информация за образование и професия (специалност). Всички тези данни са посочени изцяло, без съкращения, инициали, въз основа на паспорта и документите за образование. След попълване на заглавната страница, служителят проверява верността и се подписва. Заглавната страница се подписва и от служителя по човешки ресурси, който отговаря за поддържането на трудовите досиета. В долната част на листа се поставя официалният печат на организацията. Вторият раздел е попълнен с информация за работата, където се правят записи за приемане, прехвърляне и уволнение, като се посочват условията, длъжностите и имената на организациите. Всеки запис се потвърждава от номера на поръчката и печата или печата на организацията. В раздела за награди се записват всички награди и стимули на служителя, като се посочват датата, постиженията и наградите, както и документът, въз основа на който е направен записът.

Ако някой от разделите приключи, служителят на отдела по човешки ресурси съставя специална вложка в трудовата книжка.

Инструкции за попълване стъпка по стъпка

При наемане на служител представител на отдел „Човешки ресурси“ трябва да провери дали има трудова книжка и дали е попълнена правилно. Ако такъв документ не съществува, той трябва да бъде създаден. Инструкциите, одобрени с Указ на правителството на Руската федерация № 69, ще ви кажат как да попълните правилно трудова книжка, но накратко, трябва да продължите, както следва:

Стъпка 1: Проверете или попълнете заглавната страница

Заглавната страница трябва да съдържа следната информация:

фамилия, собствено име и бащино име в съответствие с паспортните данни;
дата на раждане, изписана изцяло с арабски цифри;
образование, например „средно професионално” или „висше професионално”;
специалност (посочена в именителен падеж, например „счетоводител“);
дата на завършване (трябва да бъде не по-късно от пет дни от датата на регистрация за първото място на работа);
подпис на собственика;
подпис и препис от подписа на служител от отдел "Човешки ресурси";
печат на организацията.

Стъпка 2. Извършване на запис

След като проверите или попълните заглавната страница, можете да започнете да въвеждате информация за наемане. Това се прави в рамките на първите пет работни дни на служителя. Първо (преди самия текст) трябва или да поставите печат на организацията, който посочва всички нейни данни, или да ги напишете на ръка. След това можете да продължите към попълване на полетата:

колона № 1 - пореден номер - поставя се под печата на предприятието или неговото наименование и срещу записа за приемане (уволнение, преместване);
колона № 2 – дата – попълва се с арабски цифри и отговаря напълно на датата на наемане (преместване, уволнение), независимо от кой ден е попълнена трудовата книжка; в този случай за ден на приемане се счита датата, посочена в трудовия договор, а за дата на уволнение - последният работен ден;
Колона № 3 - информация за наемане (прехвърляне, уволнение), преименуване на предприятието, отдел без съкращения, например „уволнен поради изтичане на трудовия договор, параграф 2 на част първа от член 77 от Кодекса на труда на Руска федерация” и подпис на собственика на книгата;
Колона № 4 - основанието, според което е извършено вписването - заповед, протокол, решение на общото събрание, неговият номер и дата, например „Заповед от 12 юни 2010 г. № 148-ок.“

Стъпка 3. Награди

В раздела „Информация за наградите“ се правят само записи за почетни звания, държавни награди, награди с почетни грамоти, значки или дипломи, които са предвидени от законодателството на Руската федерация, устава на организацията или колективен договор. В този случай въвеждането се извършва по същия начин, както при попълване на раздела „Информация за работа“. Това е:

в колона № 1 – поредният номер на вписването
в колона № 2 – дата
в колона No 3 - вид награда, от кого и за какви заслуги е награден служителят
в колона № 4 - основанието (указ, заповед, резолюция).

Заслужава да се отбележи, че паричните бонуси и ценните подаръци не са включени в раздела за награди.

Попълване на вложката

Ако всички страници на един от разделите са завършени, тогава в книгата се зашива вложка, която се поддържа и попълва по същите правила. Вложката, подобно на трудовата книжка, е строга счетоводна форма и когато се издава на служител, в книгата се поставя печат „Издадена вложка“, като се посочва нейният номер (вписването не може да се направи на ръка и печатът обикновено се поставени на заглавната страница, но това може да се направи и на двойните корици).

Самата вложка без трудова книжка се счита за невалидна и е обичайно да се шие между последната страница и корицата (въпреки че в разпоредбите няма точни указания относно мястото на шиене). Номерацията на страниците във вложката продължава номерацията на страниците. И печатът на организацията трябва да бъде поставен върху заглавната страница на вложката.

Записи на непълно работно време

По закон трудовата книжка се попълва в организацията, в която лицето работи като основен служител. Не е необходимо да се правят записи за работа на непълно работно време. Но по желание на служителя те могат да бъдат добавени. Как да попълните трудова книжка в този случай? Това трябва да се направи от служител на отдела по персонала на предприятието, където служителят е основен, а записите се правят въз основа на документи, които служителят предоставя от мястото на работа на непълно работно време. Ако служител работи на непълно работно време в същото предприятие, тогава вписването се извършва въз основа на вътрешни документи. Процедурата за вписване е следната:

Колона № 1 – посочва се поредният номер на вписването;
Колона No 2 – посочва се датата на допускане на непълно работно време;
Колона № 3 - прави се запис за наемане на работа на непълно работно време, като се посочва името на структурната единица на организацията, името на длъжността, професия, посочваща квалификация;
Колона No 4 – посочва се документът с номер и дата, въз основа на който е извършено вписването.

Ако служител напусне работа на непълно работно време, уволнението се записва по същия начин въз основа на документ от мястото на работа на непълно работно време.

Корекции на вписванията на заглавната страница

Понякога става необходимо да се направят корекции в информацията на заглавната страница. Например, ако след брака жената промени фамилното си име или обратно, след развод тя върна моминското си име. Какво казва Инструкцията за поддържане на трудови досиета за това? Отговорът е прост: предишните данни се зачеркват внимателно с един ред и се записват нови, докато всички промени трябва да се извършват въз основа на документи (паспорт, свидетелство за брак, удостоверение за развод, акт за раждане, промяна на фамилия, име , бащино име, дата на раждане). Връзка към съответния документ, който служителят предоставя на отдела по човешки ресурси, се прави на вътрешната корица на трудовата книжка и се заверява с печата на организацията и подписа на ръководителя или отговорното лице.

Но има случаи, когато личните данни на служителя на заглавната страница са посочени с грешка (вместо „Наталия“ е написано „Наталия“ или е направена грешка в датата на раждане или фамилията) и това се установява само когато служителят получава нова работа и служителят на отдела по човешки ресурси проверява документите, открива несъответствие. В този случай, съгласно Инструкциите, трябва да се свържете с предишния си работодател, който трябва да гарантира, че грешките или констатираните неточности са коригирани.

Често допускани грешки при попълване на трудова книжка

Одитът често разкрива грешки, допуснати от служителите по човешки ресурси при попълването им. Сред най-популярните:

неправилно посочено фамилно име, име или бащино име;
неправилно записана дата на раждане (при попълване на заглавната страница преди 11 ноември 2003 г. месецът на раждане е посочен с думи, а след 11 ноември 2003 г. - с арабски цифри);
липса на информация за образование (колоната остава празна, а информацията за образование е подчертана най-долу с един ред); ако дадено лице първо е имало едно образование и след това е получило друго, информацията за него се записва до първото (в този случай може да не се прави връзка към документа на двойната страница);
информацията за образованието е непълна;
не е посочена професия или специалност;
не е посочена дата на завършване;
липсва подпис на собственика;
няма печат на организацията на заглавната страница;
информацията за наемане е въведена след шест или повече работни дни;
нарушение на реда за посочване на основанието за извършване на вписване (в колона № 4 първо трябва да напишете пълното име на документа, след това неговата дата и след това номера на документа);
поставяне на печата на отдела за човешки ресурси на предприятието след записване на уволнението (съгласно действащите правила след записването трябва да има официалния печат на организацията);
липса след последното вписване на подписа на служителя, потвърждаващ, че е прочел и е съгласен с всички вписвания;
въвеждане на информация за работата в раздела за награди.

Публикувайте корекции

Съгласно Инструкциите не се допуска зачеркване на неточни записи в разделите „Информация за работа“ и „Информация за награди“. Как да коригирате запис в трудова книжка? Неправилно въведено трябва да бъде анулирано и да бъде направено правилното въвеждане.

Ако номерацията на записите е неправилна, тогава тя може да бъде коригирана само чрез обявяване на целия запис под съответния номер за невалиден и след това поставяне на номера, под който първоначално е трябвало да бъде записът, и в колона № 3 напишете: „Записът по номер (посочете номер) е невалиден.“ След това трябва да повторите записа отново под различен номер.

Унищожаване на повредени форми

Остарелите или повредени формуляри на трудови книжки или вложки трябва да бъдат унищожени. Това трябва да стане в съответствие с правилата за работа със строги счетоводни формуляри, като се създаде специална комисия, която ще потвърди процедурата за унищожаване чрез съставяне на съответен акт. В акта се посочва причината за унищожаването на формулярите, както и поредните им номера. Всички членове на комисията подписват акта и актът се одобрява от ръководителя на организацията.

Особени случаи

Служителите на отдела за човешки ресурси често се сблъскват с въпроса: как да отразят информация, че определен период от време не е включен в непрекъснатия трудов стаж. Това се случва, ако на гражданин е назначен, например, поправителен труд. В този случай в трудовата книжка се прави следният запис:

колона № 1 – пореден номер на записа;
Колона № 2 – дата на вписване;
колона No 3 – запис във формуляра: „Работното време от (ден, месец, година) до (ден, месец, година) не се зачита за непрекъснат трудов стаж”;
Колона № 4 - посочва основанието за вписването (заповед, заповед на работодателя, която е издадена в съответствие с определение или присъда на съда), неговата дата и номер.

Специалните случаи включват необходимостта от съставяне на протокол за присвояване на нов ранг, категория, клас на служител, както и установяване на втора професия. Съответните записи се правят в раздела „Информация за работа“ по предписания начин. Пример за попълване на трудова книжка с подобна формулировка можете да намерите по-долу.

Ако по време на работа на служителя в организацията името му се промени, запис за това също се прави в трудовата книжка. Това е много важен момент, тъй като след промяна на името на предприятието ще се промени печатът и ако служител бъде уволнен, под записа ще бъде поставен нов печат с ново име. И ако няма запис за преименуването, пенсионният фонд няма да брои времето, прекарано на работа в това предприятие, като трудов стаж. Същото се отнася и за преименуването на длъжността, на която работи служителят. Ако има промени в щатното разписание, те също трябва да бъдат отразени.