Счетоводни z отчети. Z касов отчет

Един или два пъти на ден касиерите подават Z-отчет. Какъв вид отчетна форма е това и как се различава от другите? Какви са особеностите и трудностите, които срещате при изготвянето на такива доклади? Ето за това ще говорим сега.

Защо ви е необходим Z-отчет за касата?

Z-отчетът се събира в края на всяка работна смяна на касиера. Тази операция е необходима:

да следи работата на касиерите;
за бърза оценка на приходите;
да предава приходите на колекционери;
за докладване в данъчната служба.

Има и Х-отчет, който се изпълнява при необходимост, но не нулира сумите. И след като Z-отчетът бъде премахнат, всичко, което е въведено на този касов апарат през работния ден на касата, се нулира.

Парични средства след тази операция се събират. Получените данни се въвеждат в дневника на касиер-оператора: номер на документа и дата на неговото изпълнение; спестявания в началото и края на работния ден; приходи на смяна; както и данни за възстановяване на средства и безкасови плащания.

Освен това касиерът трябва да попълни удостоверение с подобно съдържание и да го представи на счетоводителя, който въз основа на него попълва касовата книга.

Видове Z отчети

Z-отчетите на касовия апарат се предлагат в няколко вида:

основен - премахва се в края на смяната, гасят всички регистри;
отчет по отдел (извършва се при необходимост, не непременно всеки ден);
Z-отчет за отделни касиери;
по продуктови групи (ако такава функция е била първоначално програмирана в касовия апарат).

Как се прави

Как да получите Z-доклад? Като за начало не го бъркайте с X-доклада. Вторият важен момент: алгоритъмът за извършване на тази операция е различен, в зависимост от използвания касов апарат. Не е необходимо да въвеждате данни ръчно, всички те се записват през деня от касовия апарат, просто трябва да извършите последователност от действия, така че машината сама да изчисли необходимите данни и да ги отпечата.

Защото след това, също автоматично, касата се нулира. Такъв отчет понякога се нарича „доклад за анулиране“. Много касови апарати също са настроени да блокират работа след 24 часа. Ако отчетът в този формат не бъде направен навреме, устройството се блокира. Това изискване е закрепено в законодателството и наредбите, регулиращи сферата на търговията и услугите, използващи касови апарати.

Знаейки как да направи Z-отчет, касиерът помага на себе си и на счетоводния отдел компетентно да изпълнява редица други задачи, свързани със стандартния документооборот. Въз основа на този отчет се съставя дневникът на оператора, сертификатът на касата, извършват се операции за получаване на средства и т.н. Това е основният, основен документ за последващи отчетни форми.

Възможни проблеми

Както вече споменахме, ако такъв отчет не бъде изготвен навреме, касовият апарат може да бъде блокиран, което означава създаване на проблеми за работата на целия търговски обект или друга организация, където се използват касови апарати.

Освен това, ако сте забравили да премахнете Z-доклада, това ще стане ясно при данъчна ревизия и фирмата (IP) ще има проблеми с проверката, глоби и други санкции. Или дори преди проверка. Например, в тази ситуация: с чек от вашата организация клиентът може да отиде в същия инспекторат, за да отчете своите разходи. И ако проверката е с една дата, а в отчета ви е посочен следващия ден, това нарушение ще бъде незабавно забелязано.

Запомнете този нюанс: можете да изпълните повторно Z-отчета на касата не по-рано от пробиването на определен чек за всяка сума или поне нулев тест. След което устройството ще бъде препрограмирано да тегли пари в брой, дори и при нулев приход.

Ако този отчет бъде изгубен по технически или други причини, ще трябва да направите негов аналог, като използвате разпечатка от отчета EKLZ KKM „Резултати от смяната“. В този случай също е необходимо да се напише подробна обяснителна бележка, в която да се посочат причините и обстоятелствата на инцидента, както и подробностите за изгубения документ.

Трудности могат да възникнат не само за служителите, но и за клиентите. Така връщането на парите от касата по искане на потребителя е възможно само преди снемане на Z-отчет. Тоест в смяната, когато е извършена покупката или услугата. В противен случай, със закъснение, клиентът ще трябва да получи възстановяване на сумата през централната каса, като използва касов ордер и след написване на съответното заявление.

Подробности и предназначение на Z-доклада

Според Изкуство. 1 от Закона за РРО фискален отчет разписка е документ от установената форма, отпечатан от регистратора на сетълмент транзакции, съдържащ данните от дневния отчет, по време на отпечатването на който във фискалната памет се въвежда информация за обема на извършените сетълмент транзакции. От своя страна се извика дневен отчет с нулиране на информацията в RAM и въвеждането й във фискалната памет на регистратораZ-отчет , във връзка с което понятията „фискална отчетна проверка” и „Z-отчет” могат да се използват като идентични.

Основната цел на Z-отчета е да нулира паметта на касовия апарат и да осигури запис на резултатите от изчисленията за определен период на работа на касовия апарат. Съответно в края на смяната касиерът трябва да извърши следните действия:

1) изготвя ежедневен отчет с нулиране на информацията в RAM и въвеждането й във фискалната памет на RPO (Z-отчет), който трябва да отразява информация за операциите „официално въвеждане“ или „официално издаване“;

2) разпечатайте Z-отчета и го поставете в Kuro;

3) въз основа на данните от фискалната отчетна проверка (Z-отчет), попълнете раздел 2 на Kurno;

4) предава приходите в касата на предприятието;

5) изключете RPO.

себе си Генериране на Z-отчет извършва се в следната последователност (клауза 13 от Изисквания № 199 ):

Отпечатване на Z-отчет и въвеждане на информация във фискална памет;

Нулиране на дневните сумарни регистри на RAM;

Отпечатване на информация, потвърждаваща нулирането на дневните регистри за суми RAM и валидността на Z-отчета.

В този случай Z-отчетът трябва да съдържа такиваподробности и данни :

наименование и адрес на стопанската единица;

индивидуален номер на платеца, предшестван от големи букви „ПН“. Ако стопански субект не е регистриран като платец на ДДС, тогава вместо индивидуален номер се посочва идентификационен код съгласно Единния държавен регистър на предприятията и организациите (за юридически лица) или данъчен номер (за физически лица), а вместо това на буквите “PN” - буквите “ID”;

фискален номер на регистратора, предшестван от големи букви „ФН”;

сериен номер на регистратора;

лого на производителя;

общата сума на сетълмент транзакциите за продадени стоки (предоставени услуги) за всяка ставка на ДДС поотделно;

буквени означения и съответните ставки на ДДС в проценти, както и датите на последното им въвеждане (ако е извършено в деня на отпечатване на Z-справката);

суми на ДДС по всяка ставка;

резултатът от сетълмент транзакции за продадени стоки (предоставени услуги), продажбата на които не се облага с ДДС;

общият резултат от сетълмент транзакции за продадени стоки (предоставени услуги), разбит по форми на плащане;

общата сума на сетълмент транзакциите и сумата на ДДС върху сумите на средствата, издадени на купувачи (потребители на услуги), ако тази сума не е равна на нула;

размера на средствата по операциите „служебен депозит” и „служебна емисия”;

броя на касовите бележки (квитанции), издадени на смяна, отделно за продадени стоки (предоставени услуги) и издадени средства;

номер, дата и час на отпечатване на Z-отчет;

известие за нулиране на регистрите на дневните суми RAM и валидността на Z-отчета.

Липсата на която и да е от посочените по-горе данни, тъй като те са класифицирани като задължителни данни, може да се квалифицира от инспекторите като основание за непризнаване на Z-доклада, коетое еквивалентно на липсата му с прилагането на 340 гривна глоба към предприятието за всеки такъв отчет. Съдилищата обаче са готови да си затварят очите за незначителни недостатъци в детайлите на Z-доклада, като посочват, че в този случай няма основание за отговорност (вж. напр.решение на Върховния съд на Украйна от 23 ноември 2010 г. по дело № K-10340/08 ).

Задължение отпечатвайте ежедневно на регистратори на сетълмент транзакции (с изключение на автомати за продажба на стоки (услуги)фискални отчетни бонове (Z-доклади) и да осигури съхранението им в Къро възложено на стопански субекти, които извършват разплащателни операции в брой и/или безкасова форма при продажба на стоки (предоставяне на услуги) в областта на търговията, общественото хранене и услугите, в съответствие склауза 9 чл. 3 от Закона за РРО . Това задължение ще се счита за изпълнено при условие, чеФискалните отчетни бележки се разпечатват ежедневно и се съхраняват в Kuro .

Z-докладът не се отпечатва: колко глоби?

Според клауза 4 чл. 17 от Закона за RRO кога неуспешно завършване на ежедневното отпечатване фискален отчетен бонилинеговият неопазване CURO използва финансовисанкции в размер на
20 nnmdg (340 UAH ).

Ако Z-отчетът не бъде отпечатан и запазен,една глоба , а не две - отделно за неотпечатване и отделно за незаписване. Следователно, ако данъчните власти настояват за различно тълкуване и оправдават факта, че в този случай са извършени две отделни нарушения, за всяко от които трябва да се приложи глоба от 340 UAH, можете да спорите с тях, като използвате следните аргументи:

1. Както неотпечатването на Z-доклада, така и незапазването му в Регионален офис Къро водят до нарушение на едно и също задължение, заложено вклауза 9 чл. 3 от Закона за РРО , - справката трябва да се разпечатва ежедневно и да се съхранява в Районно управление Къро.

2. Липсата на ежедневно отпечатване на Z-отчета автоматично означава, че той не се записва в KURO. Формулиранеклауза 4 чл. 17 от Закона за RRO подчертава само, че ежедневното отпечатване на Z-отчет не е достатъчно за изпълнение на предвиденото задължениеклауза 9 чл. 3 от Закона за РРО . В същото време установяването на факта на такова неспазване вече е достатъчно, за да се приложи санкция в размер на 20 nnmdg, тъй като в този случай не е необходимо да се установява фактът на незапазване на Z-отчета в Kuro .

В спора може да се позовава и на позицията на специалистите от Държавната данъчна администрация, изразена на страниците на списание „Бюлетин на данъчната служба на Украйна“, 2005 г., № 23, стр. 44. Така се посочва, че ако фискалната касова бележка е отпечатана, но не е запазена в Kuro Kuro, тогаваединствената финансова санкция за неспасяването му в Kuro .

Ако данъчните власти не са съгласни с представените аргументи, те могат да бъдат преизразени в съда. При такива спорове съдилищата признават прилагането на глоба от 20 nnmdg за оправдано (вижте напр.Решение на Върховния съд на Украйна от 3 август 2005 г. по дело № 11/210 ).

Ако Z-докладът е разпечатан, но не е поставен в Къро офис, това също е основание за глоба.

Ако се установи фактът на неотпечатване или незапазване на Z-отчета в отдел Kuro, тогава вече няма да е възможно да се избегне необходимостта от плащане на глоба чрез съставяне на обяснителна бележка от касата (продавача) , и вече няма да може да бъде привлечен към дисциплинарна отговорност.

Z-отчетите за няколко дни не бяха отпечатани: колко глоби?

По същество въпросът е дали може да се обмисли неотпечатване на Z отчети няколко дни подред, не чрез независими нарушения, всяко от които води до отделна глоба от 340 UAH, а чрез едно непрекъснато нарушение, за което съответно се прилага само една глоба.

Строго погледнато, няма основания за такова тълкуване на законодателните изисквания: глоба от 340 UAH трябва да се приложи на стопански субект. за всеки неотпечатан и незаписан Z-отчет (вижте същоПисмо на Държавната данъчна администрация от 24 декември 2009 г. № 13432/6/23-7015/1445 // „Данъци и счетоводство”, 2010, № 15, с. 5).

Но за най-решителните ще цитираме позицията на Киевския административен апелативен съд, според която бизнес субектът носи отговорност за неизпълнение на задължението за ежедневно отпечатване на Z-отчетив общи линии. Ето защо независимо колко факта за неотпечатване (или незапазване на Z-отчетите) са установени , - това показва, че е налице нарушение на едно и също задължение, поради коетонаказанието трябва да се приложи самостоятелно (Определение от 15.06.2010 г. по дело № 2-а-2413/09/0270 ).

Има ли глоба за длъжностните лица на компанията за неподаване на Z-доклад?

Отговорността за неизпълнение на задължението за ежедневно отпечатване на Z-отчети и осигуряване на тяхното съхранение в счетоводните книги на сетълмент транзакции се предвижда не само за стопански субекти, но и за неговите служители и длъжностни лица (Изкуство. 26 от Закона за RRO ). Така, Изкуство. 155 1 Кодекс за административните нарушения предвижда, че за нарушение на процедурата за извършване на сетълменти в областта на търговията, общественото хранене и услугите се налага глоба в размер от 2 до 5 nnmdg (от 34 до 85 UAH. ), а за длъжностни лица от стопански субекти - от 5 до 10 нмдг (от 85 до 170 UAH. ). При повторно нарушение на процедурата за извършване на сетълменти в областта на търговията от лице, което през годината е привлечено към административна отговорност за същото нарушение, размерът на глобата за лица, извършващи сетълмент транзакции, ще бъде от 5 до 10 nnmdg (от 85 до 170 UAH. ), а за длъжностните лица - от 10 до 20 нмдг (от 170 до 340 UAH. ). Такива случаи се разглеждат от районни, градски районни, градски съдилища въз основа на административни протоколи, съставени от данъчните власти. В този случай се съставя административен протокол при установяване на някой от тези факти - неотпечатване на Z-доклади, неежедневно отпечатване на същите, незапазване на Z-отчети в отдел Къро (вж.писмо на Държавната данъчна администрация от 17 юли 2003 г. № 11190/7/23-2117 ). СпоредИзкуство. 38 Кодекса за административните нарушения глоба може да бъде наложена на длъжностни лица или други служители на стопански субект само в рамките на три месеца от датата на извършване на нарушението.

Може ли Z отчет да бъде отпечатан повече от веднъж на смяна?

Формулиране клауза 9 чл. 3 от Закона за РРО необходимостта от ежедневно отпечатване на фискални отчетни касови бележки понякога поражда съмнения сред стопанските субекти дали би било нарушение на това задължение за отпечатванеZ доклади повече от веднъж на ден.

Такива съмнения нямат основание. Освен това вп.п. 7.7 Заповед № 614 ситуацията е специално уредена, когато няколко фискални отчетни чека са отпечатани на PPO през работния ден. В този случай всички те се поставят в съответната книга за УРО, вписванията в раздел 2 на книгата за УРО се правят за всяка фискална отчетна бележка поотделно. Данъчните власти също признават възможността за отпечатване на няколко Z-отчета, позовавайки се на липсата на съответни ограничения в законодателството (п.п. 2.2.99 Прегледно писмо на Държавната данъчна администрация от 6 юли 2009 г. № 14083/7/23-7017/572 , съответната консултация е публикувана и в Единната данъчна база знания).

В някои случаи може да е необходимо отпечатването на няколко Z-отчета на ден, за да се спазят законовите изисквания. Да, споредклауза 4.9 от Процедурата за използване на RPO, ако по време на периода на повреда на RPO или в случай на прекъсване на електрозахранването операциите по сетълмент се извършват с помощта на KURO и разплащателната книга, тогава след инсталирането на ремонтиран (или резервен) RPO или възстановяване на захранването, е необходимо да се извършват чрез RPO сумите на сетълментите за периода на работа с помощта на разплащателната книга, както и в съответствие с контролната лента (в случай на нулиране на RAM) - за периода на работа, предшестващ повредата на RPO или прекъсване на електрозахранването, отделно за всяка ставка на ДДС, след което следва да се направи Z-справка.

Освен това може да се случи след отпечатване на Z-отчета за деня да се наложи извършването на друга сетълмент операция или няколко операции. В този случай трябва да отпечатате друг Z-отчет и да го поставите в KURO.

Колко често трябва да се отпечатва Z отчет?

В съответствие съсклауза 1 от бележки към Изисквания № 199 общата сума на изчисленията се изчислява на смяна, чиято максимална продължителност не трябва да надвишава 24 часа . Тъй като резултатът от изчисленията се въвежда във фискалната памет именно по време на формиранетоZ-отчет , изпълнението на изискването за изчисляване на плащанията на смяна е възможно само при навременно отпечатванеZ доклади .

В този случай смяна се счита за период на работа на регистратораот регистриране на първата сделка за сетълмент след изпълнение на Z-отчет до изпълнение на следващия Z-отчет (клауза 2 от Изисквания № 199 ).

Данъчните власти по правило настояват между отпечатването на два Z-отчета да не минават повече от 24 часа (вж.п.п. 2.2.7 Писмо за преглед на Държавната данъчна администрация от 6 юли 2009 г. № 14083/7/23-7017/572 ). Освен това на практика бизнес субектите често се сблъскват с искания от тяхна страна да отпечатат Z-отчети в рамките на един календарен ден, т.е. резултатът от сетълментите за един ден трябва да бъде отразен в Z-отчет, отпечатан преди края на тези календарни дни , т.е. до 24.00 ч., тъй като в противен случай може да има ситуации, в които в единия ден ще бъдат отпечатани два Z-отчета, а в другия нито един, което означава изискване.Закон за RRO няма да се извършва ежедневно отпечатване на фискални отчетни бонове.

Съдилищата обаче правилно приемат товаОтброяването на продължителността на PPO смяната започва от момента на регистриране на първата сетълмент транзакция, а не от разпечатката на предишния Z-отчет, и дори не с начало на работния ден бизнес единица (Решение на Киевския административен апелативен съд от 11 февруари 2009 г. по дело № 22-a-10244/08 ). По този начин се броят 24 часа от първата сетълмент транзакция, извършена след отпечатването на предишния Z-отчет до изпълнението на следващия Z-отчет. Изпълнението на това условие е достатъчно, дори ако посочените две събития са се случилив различни календарни дни (см. решения на Окръжния административен съд
Киев от 12 март 2008 г. № 2/95, от 22 септември 2008 г. № 13/150 , от 04 март 2009 г. No 13/492 , Определение на Върховния съд на Украйна от 12 юли 2007 г ).

Освен това понякога стопанските субекти успяват да убедят съдилищата, че между две разпечатки на два Z-доклада може да минат повече от 24 часа и това не трябва да се счита за нарушение. Основният аргумент, който се посочва тук е, че смяната, за която трябва да се разпечата Z-отчетът, се брои от момента на първата сетълмент операция след предходния отчет. В този случай не се считат за такива операциите по официално внасяне или официално теглене, както и тестовото пробиване на т.нар. проверката. Ако през деня не е извършена нито една транзакция за сетълмент, тогава може би бизнес субектът ще успее да убеди съда, че Z-отчетът не трябва да се отпечатва (вижте, например,решение на Окръжния административен съд на Киев от 05.08.2010 г. по дело № 2a-17041/09/2670, решение на Върховния административен съд на Украйна от 19.08.2010 г. по дело № К-268/09 ).

Но за онези стопански субекти, които предпочитат да се предпазят както от нарушения, така и от претенции на инспектори, този въпрос няма да е толкова наболял.

И накрая, нека ви напомним, че Z-отчетът не е необходимо да се разпечатванеработещ за корпоративни дни. Данъчните служители признаха това доста отдавна (вижте например „Бюлетин на данъчната служба на Украйна“, 2005 г., № 17 - 18, стр. 104). Съдилищата се придържат към същата позиция (вж.Решение на Окръжния административен съд на Киев от 5 декември 2007 г. № 3/66 ).

Как да коригирам грешка в Z-отчет?

За съжаление няма как. Не можете да правите корекции в Z-отчета и не можете да подадете актуализиран отчет, подобен на данъчното отчитане. И дори не защото това не е предвидено от действащото законодателство, а поради факта, че в противен случай самата цел на Z-доклада би била неутрализирана: да се обобщи работата на RPO за смяната. Z-отчетът отразява само грешките, допуснати по време на смяната, и следователно те трябва да бъдат коригирани, а не самият Z-отчет.

В тази връзка, в случай на грешно осчетоводяване на суми чрез PPO, следва да се коригира следната грешка:

Или от регистриране на отрицателна сума (ако РРО осигурява отделно натрупване във фискалната памет на отрицателни суми за сетълмент) с разпечатка за грешно осчетоводената сума на фискалния бон за изплащане на средства,

Или от регистрация на издаването на средства чрез операцията „официално издаване“.

В противен случай стопанският субект няма да може да гарантира, че сумите в брой на мястото на сетълмент съответстват на размера на средствата, посочен в отчета за RPO.

Освен това трябва да създадетеакт за анулиране на сумата за сетълмент, извършена погрешно чрез PPO (точка 4.8 от Заповед № 614 ). В акта се посочват данни за погрешно осчетоводената сума и данни за погрешно издадения платежен документ (чек). Актът за анулиране на сумата за сетълмент, погрешно извършен чрез PPO, се прехвърля в счетоводния отдел, където трябва да се съхранява в продължение на 3 години или да се постави на последната страница на Kuro. Неправилно въведените суми за сетълмент не се отразяват в колони 5 - 8 на CUR.

Възможно ли е да се замени Z-докладът с X-докладът?

Заменете Z-отчет с X-отчет (документ, съдържащ информация за ежедневните резултати от транзакциите за сетълмент, извършени с помощта на PPO, без нулиране на информацията в RAM), както бизнес субектите понякога правят в случай на загуба на отчета Z,забранено е(см. Решение на Окръжния административен съд на Киев от 11 март 2009 г. № 4/36 ). Това се обяснява с факта, че резултатът от изчисленията се въвежда във фискалната памет именно при формиранетоZ-отчет . Х-докладът не изпълнява такава функция.

Необходимо ли е да се правят Z-доклади?
при прехвърляне на смяна от един продавач на друг?

Понятието смяна за целите на прилагане на законодателството относно касовите апарати и смяна при определяне на режима на работа не трябва да се считат за идентични.

Напомняме: споредклауза 2 от Изисквания № 199 смяна при използване на PPO е периодът на работа на регистратора от регистрацията на първата сделка за сетълмент след изпълнението на Z-отчета до изпълнението на следващия Z-отчет. Максималната продължителност на една смяна не трябва да надвишава 24 часа. Това е единственото ограничение, установено от закона. Няма резерви по отношение на работното време на продавача за целите на определяне на смяна във връзка с РРО.

По този начин не е необходимо да се прави Z-отчет при прехвърляне на смяна от един продавач на друг. В същото време законът не забранява отпечатването на повече от един Z-отчет в рамките на 24 часа. Следователно, ако предприятието сметне това за целесъобразно, то може чрез вътрешни документи да задължи своите служители да разпечатват Z-отчет при прехвърляне на смяна от един продавач (или касиер) на друг, със задължително поставяне на всеки Z-отчет в CUR.

Задължението за ежедневно отпечатване на Z-доклади важи ли за резервния PPO?

Действащото законодателство предвижда използването на резервен RRO само по време на повреда на основния RRO или в случай на изчерпване на срока на експлоатация на такъв RRO (Изкуство. 5 от Закона за RRO ).

Когато използва резервен PPO в предписаните случаи, стопанският субект е обект на всички същите изисквания, както при използване на основния PPO, включително изискването за ежедневно отпечатване на Z-отчети.

Ако резервният PPO не се използва през работния ден, тогава със сигурност няма задължение за отпечатване на Z-отчет върху него. До подобен извод стигат и самите данъчни власти в разясненията си, публикувани в Единната данъчна база знания.

Може ли бизнес, който временно спира да работи, да не отпечатва ежедневни отчети Z?

Действащото законодателство не предвижда такъв правен режим като временно спиране на дейността. Съотвняма изключение от задължението за ежедневно отпечатване на Z-отчети .

Въпреки това, сред причините, които данъчните власти трябва да вземат предвид и да не изискват отпечатване на Z отчети за съответните дни, са:

Затваряне на търговски обект за санитарни мерки, техническо преоборудване и други работи, за които стопанският субект трябва да постави съобщение до информацията за работното време, като посочи датата и периода на затваряне на търговския обект (Точка 13 от Процедурата за извършване на търговски дейности и правила за търговски услуги за населението, одобрена с Решение на Министерския съвет от 15 юни 2006 г. № 833 );

Издаване на заповед на предприятието за промяна на режима на работа, по-специално установяване на по-голям брой почивни дни или регистриране на престой (не забравяйте, че промяната на режима на работа изисква спазване на изискванията на трудовото законодателство). В неработни дни за предприятието (почивни и празнични дни) RPO не се прилага, което означава, че няма задължение за разпечатване на Z-отчет.

В работни дни за предприятието касата трябва да е включена и отпечатването на Z-отчети е задължително.

Липсата на сетълмент транзакции през деня сама по себе си не е основание за освобождаване на стопанския субект от задължението да отпечатва Z отчети ежедневно, което се потвърждава и от съдебната практика (вижте напр.Решение на Киевския административен апелативен съд от 25 януари 2011 г. № 2a-1557/10/2670 ).

В същото време, ако техническите изисквания на RPO не предвиждат отпечатване на фискални отчетни чекове при липса на сетълмент транзакции, самите данъчни власти препоръчват на стопански субекти да извършват операциите „официален депозит“ и „официално издаване“. , което ще позволи отпечатването на Z-отчета.

В касовия апарат свърши касовата лента и затова Z-отчетът беше отпечатан непълен.
Ще има ли санкции

Данъчните власти отговарят положително на този въпрос, позовавайки се на факта, че Z-отчетът трябва да съдържа всички данни, изисквани от закона. Липсата на поне един от тях е основание за глоба от 340 UAH. Ето защо, за да се избегне подобно нарушение, стопанският субект трябва да следи за наличието на достатъчен размер лента в слота на касовия апарат за отпечатване на фискална отчетна бележка и своевременно да я смени с нова лента при недостатъчен размер.

Съдилищата, когато разглеждат подобни спорове, са по-малко категорични. Те посочват, че непълното отпечатване на Z-отчета поради края на касовата лента в касовия апарат не трябва да се приравнява на такова нарушение като неотпечатване на фискална отчетна бележка ежедневно и води до налагане на глоба от 340 гривни (виж, например,Решение на Харковския окръжен административен съд от 12 март 2008 г. № 2-а-679/08 ).

Премахването на z-отчет е задължителна процедура и една от основите на касовата дисциплина. Примерен документ, неговата цел и други важни точки - за това точно сега.

Този документ представлява основната финална разписка, която всеки касиер, предаващ смяна, трябва да изтегли от касата. Важно е да се разбере, че той обобщава резултатите и винаги нулира всички данни, така че след тази операция няма да са възможни парични транзакции (формиране, връщане, анулиране и т.н.).

Следователно, ако трябва да измерите текущите показания, тогава се взема така нареченият x-отчет, който по същество не се различава от z, но не води до нулиране. Следователно основната му цел е следната:

1. Това е основният източник на информация за смяната, която касиерът винаги записва в касовата книга.
Съответно данните в касовата книга и z-отчета винаги трябва да съответстват точно една на друга, а самата разпечатка винаги е прикрепена към всеки запис (т.е. всяка смяна).

Всички събрани данни след сумата се записват в така наречената фискална памет на касовия апарат. Те трябва да се съхраняват там най-малко 30 календарни дни. По правило те продължават 1,5-2 месеца.
Отразяване на всички търговски транзакции, извършени по време на търговска смяна: не само входящи (при покупка), но и изходящи (възстановяване на средства), както и анулиране (например, когато отделни артикули са въведени неправилно от касата).
Изчисляване на всички резултати от приходите на смяна, обосновка на данните.

ЗАБЕЛЕЖКА. Нулирането на всички данни се извършва не само в края на всяка смяна. Това е технически необходимо и при пререгистрация на касов апарат, извършване на планови и извънпланови ремонти, както и при необходимост от смяна на фискална памет.

Разновидности

Има 4 основни вида на този документ:

Основен– това всъщност е основната отчетна проверка, която трябва да се тегли поне веднъж на 24 часа. Ако не извършите тази операция, касата се блокира, така че вече няма да можете да извършвате никакви действия с негова помощ. В допълнение, системното нарушение на редовните тегления е основание за административна отговорност (глобите варират от 4 000 до 50 000 рубли).
По отдел– решението за предоставяне на такава отчетност се взема от упълномощени лица (например ръководители на отдели или старши касиери). Няма нужда да правите това ежедневно. Следователно, като правило, такава операция се извършва веднъж месечно, при подаване на отчети и обобщаване на резултатите за всеки отдел в магазина. След премахването цялата информация за тях се нулира.
От касиерите -Такива отчети също не се получават всеки ден, а при необходимост, съгласно вътрешния правилник. Често отразява името на продавача, но дори и да няма такава информация, всяка система „помни“ колко операции е извършил конкретен служител на устройството. За нулиране на цялата тази информация и получаване на данни се използва този конкретен тип z-отчет.
накрая по стоки– такава операция ви позволява да нулирате информация за транзакции с конкретни стоки (услуги) или група стоки. Не всички касови апарати имат такива системи. По правило необходимостта от получаване на тези данни възниква в големи магазини (например преди извършване на инвентаризация).

Как да премахнете

Документът винаги се премахва в края на всяка смяна. тези трябва да се отстранява от устройството поне веднъж на всеки 24 часа, при което:

Ако говорим за уикенд и/или празник, когато фирмата официално не е работила, нищо не се премахва и не се правят записи в отчетните документи.
Ако в този ден (и официално и фактически той се счита за работен ден в компанията) не са извършвани търговски транзакции, общата сума пак се премахва. Ще излезе с нулеви стойности, но все още се запазва в отчета. В този случай касиерът пише тирета за целия ден в дневника, който води всеки ден, а в касовата книга изобщо не се правят записи.

Технически, генерирането на отчет е по същество натискане на един или повече бутони на касовия апарат. Конкретният алгоритъм зависи от вида на устройството. Видеото показва един от примерите (на AMC 100K).

Такива изисквания могат да се вземат предвид само в случаите, когато касовият апарат е бил включен. Тоест, ако е бил изключен по време на цялата смяна, няма нужда да правите z-отчет, тъй като не е имало търговски операции и те не са били предвидени (например компанията се движеше в този ден и не първоначално планират да се занимават с продажби).

Той трябва да отразява цялата информация за паричния поток в касата през цялата смяна (както касови, така и безкасови транзакции):

входящи транзакции (самите продажби);
отменен - (когато касиерът събра позиции, но след това по някаква причина покупката не се осъществи) - всъщност това са нулеви проверки;
транзакции за връщане, когато купувачът е върнал покупката (или услугата не е била предоставена по някаква причина), в резултат на което е било необходимо да се върнат пари в брой, на банкова карта или специална карта за връщане, в зависимост от условията на организацията ;
общи суми за смяна (с натрупване).

Примерен препис на всеки запис е представен по-долу.

По правило външният вид на документа е различен в зависимост от конкретните видове касови апарати. Това обаче практически няма ефект върху съдържанието на информацията. По-долу са някои от най-често срещаните примери.

Z-отчет в онлайн каси

Последните промени във федералното законодателство предвиждат постепенен преход на почти всички индивидуални предприемачи и юридически лица към онлайн касови апарати: от 1 юли 2017 г. използването на касово оборудване от предишни модели вече е спряно, но има изключение от това правило за определени организации. Точно една година по-късно, т.е. от 1 юли 2018 г. почти всички юридически лица преминават към онлайн касови апарати.

Следователно всички основни правила на касовата дисциплина се запазват изцяло за този тип касово оборудване, а именно:

необходимо е да продължите да вземате z-отчет в края на всяка смяна на касата;
Касовата книга също трябва да продължи да се води по общите правила.

Съответно се прилагат същите санкции, ако такова задължение бъде пренебрегнато. Размерите на глобите са представени в таблицата.

Има обаче поне 2 характеристики, които отличават z-отчета за онлайн касови апарати от традиционните машини:

данните не се нулират – т.е. след подаване на окончателните отчети за деня, предходните стойности се запазват напълно;
Също така крайните резултати не се записват във фискалната памет на устройството.

От друга страна, прехвърлянето на отчета към контролния отдел на данъчната служба се извършва автоматично и става незабавно след подаване на смяната. Дори ако данъчните представители по някаква причина „забравят“ да потвърдят получаването на отчета, системата ще го изпрати отново и ще уведоми служителя: „Повторно изпращане на отчета“.

По този начин има както прилики, така и разлики между отчета за нови онлайн касови апарати и отчетите за конвенционално касово оборудване, които са ясно показани в таблицата.

ЗАБЕЛЕЖКА. В практиката на използване на онлайн касови апарати основният краен документ (чек) се нарича протокол за приключване на смяна. По същество това е същият z-отчет, тъй като тяхното съдържание и функции са еднакви.

Ако отчетът е изгубен или не е получен

Загубата се дължи на некоректно изпълнение на задълженията на касиера, а може и изобщо да не се отпечата, например при технически проблеми със самия касов апарат или при неочаквано прекъсване на тока. Понякога се случва и чекът да е повреден и някои части от него да не се четат (например да е покрит с боя).

Независимо от конкретната причина, процедурата в този случай ще бъде следната:
Първо трябва да съставите писмен протокол за загуба. Документът се подписва от старшия касиер, самия касиер, счетоводителя и представителя на администрацията.
Касиерът, който отговаряше за извършването на касови операции и попълването на отчета по време на тази смяна, съставя обяснителна бележка, дори и да не е пряко виновен за инцидента.
След това трябва да се обадите на специалиста, който обслужва устройството и да поискате генериране на фискален бон по данни от ECLZ
Този документ се прилага вместо отчет към касовата книга.

Ако докладът е взет със закъснение

Ако докладът бъде оттеглен на следващия ден, важно е да се изясни причината. Както показва практиката, представителите на данъчната инспекция са лоялни, ако подобни инциденти възникнат веднъж. При системни злоупотреби обаче се налагат глоби.

Затова най-важното е да съставите протокол за този инцидент, да поискате обяснение от отговорния касиер и да запазите тези документи в случай на ревизия. А направеният z-отчет на следващия ден трябва да бъде приложен към касовата книга.

Няколко погрешни схващания

В практиката има мнение, че такъв документ на практика гарантира пълно съответствие с данните за паричните средства в касата, извършените безкасови транзакции, за върнати и анулирани (анулирани) чекове, така че можете просто да проследите целия оборот на финансови движения с помощта на крайната проверка.

Не всички предприемачи са задължени да използват касово оборудване в своята дейност, но ако такова устройство е надлежно регистрирано в INFS, тогава при използването му трябва стриктно да се спазва касовата дисциплина, за да се избегнат сериозни глоби.

Един от задължителните елементи на работата на касиер-оператора е изготвянето на Z-отчет. Какъв вид документ е това, за какво служи, какво да направите, ако бъде изгубен и какви санкции могат да бъдат наложени на предприемачите за неправилно Z-отчитане - всичко подробно по-долу.

Какво е z-отчет

Z-отчет ("Z-доклад", известен още като доклад за анулиране) е крайната касова бележка, която трябва да бъде разпечатана до 24 часа. Това означава завършване на смяната на касовия апарат, предаване на приходите и нулиране на RAM на касовия апарат. Всички данни от предишния момент на анулиране остават във фискалната памет на касовия апарат и на лентата ЕКЛЗ.

ЗА ВАША ИНФОРМАЦИЯ!В касата има контролна лента (), на която се записват всички показатели от броячите. В случаите, когато информацията за отчетите е загубена по някаква причина, EKLZ е единственият начин да я възстановите.

От този документ можете да проследите:

данни от брояча на парите в началото и в края на смяната;
общата сума на приходите до анулиране;
сумата на възстановяването, ако има такова;
размера на предоставените отстъпки;
сума за анулирани чекове.

Z-докладът е взет, какво следва?

Отпечатаният чек с окончателния отчет трябва да бъде закрепен или залепен към „Сертификат-доклад на касиер-оператор“. Следната информация се въвежда в касата като отделен ред:

дата на всеки документ;
неговия номер;
бруто общо (сума в началото и в края на смяната);
суми на продажби, връщания, отстъпки и др.

Заедно със записаните приходи, касовият апарат в края на смяната (работен ден) се предава на старшия касиер, на счетоводния отдел или лично на мениджъра (в зависимост от това как това е установено от вътрешната процедура на организацията ).

Събраните Z-доклади, както и използваните ЕКЛЗ, трябва да се съхраняват най-малко 5 години, отговорен за сроковете и безопасността.

ВАЖНО!Погрижете се за тези документи, не губете и не изхвърляйте взетите Z-отчети, дори ако са извършени от майстор при настройка на касата, съдържат нулеви индикатори или са взети като тест. Абсолютно всички анулирани отчети трябва да се записват в дневник.

Ежедневен контрол

„Зетка” е документ за строга финансова отчетност.

Трябва да се отстранява след смяна или работен ден, но поне веднъж на 24 часа. Ако това не бъде направено, касата ще бъде блокирана. Всички касови апарати, съгласно изискванията на закона, са оборудвани със система за автоматично заключване при надвишаване на 24-часова смяна. Докато Z-отчетът не бъде премахнат, касата няма да може да извършва никакви операции.

Ами ако нямаше операции?

Писмото на SFSU от 10 февруари 2015 г. пояснява, че не е необходимо да се отпечатват нулеви отчети, ако в рамките на 24 часа не е извършена нито една касова транзакция. Но често вътрешните документи на предприятието изискват отваряне и затваряне на смяна, независимо от преминаването през касата. Освен това на практика в машината най-често се съхраняват дребни пари и това също са финанси, които трябва да се извършват ежедневно през касата („сервизен депозит“) и това е операция, която ще бъде отразена в Z - доклад.

Докато законодателите не изяснят напълно този въпрос, по-добре е Z-отчетът да се отпечатва ежедневно и да се регистрира в касовата книга, дори ако е нула, за да се избегнат проблеми.

Характеристики на Z-доклада

Всеки протокол за анулиране има свой собствен сериен номер, така че не трябва да има пропуски в дневника на касата.
Не може да бъде отстранен или отменен повторно, тъй като е записан във фискалната памет на устройството и на контролната лента.
Ако не са извършени парични транзакции в рамките на 24 часа, можете да издадете нулев Z-отчет.
По време на смяна или работен ден можете да вземете произволен брой Z-доклади;
След отпечатване на Z-отчета за втори път, той не може да бъде изтеглен, докато не бъде извършена каквато и да е касова транзакция.

ЗАБЕЛЕЖКА!Първият отчет с анулиране, взет в INFS при регистриране на касовия апарат, ще остане там: липсата му по никакъв начин няма да повлияе на коректността на касовия апарат. Но с всички следващи трябва да сте особено внимателни.

Z-отчетът е изгубен, какво да правя?

В живота всичко може да се случи и дори незаменим отчет с анулиране може по някаква причина да не бъде документиран в дневника, както трябва. Най-често това се случва:

с неопитни служители, които несъзнателно изхвърлят такава важна проверка;
поради ремонта на устройството, когато докладът е избит от капитана за проверка, те не винаги мислят да го запазят;
ако касовата бележка не е отпечатана поради повреда на касовия апарат, проблеми с лентата или хартията или прекъсване на захранването;
ако чекът е изгубен;
когато документът е скъсан, износен, наводнен или повреден по друг начин.

Липсата на Z-отчет заплашва компанията с големи глоби. За да ги избегнете, трябва незабавно да следвате предписаните от закона процедури, когато откриете загубата на контакта.

Последователност от действия при откриване на загуба на отчет с анулиране

Съставете акт за загуба на Z-отчет (трябва да бъде подписан от касиера на смяната, старшия касиер, ако има такъв, счетоводителя на фирмата и представител на администрацията).
Задължете касиера да предостави обяснителна бележка, която ще подчертае времето и обстоятелствата на загубата на отчета, както и причините, поради които изискваната информация не е въведена в касата.
Постигнете получаване на фискален бон по данни на ЕКЛЗ, потвърждаващ приход за смяна със загубен Z-отчет. За да направите това, ще трябва да се обадите на техник от сервизния център на KKM.
Фискалният отчет, взет за необходимия период, трябва да бъде съставен в касовия дневник вместо изгубения Z-отчет.

ВАЖНО!Управителят има право да наложи наказание на касиера, виновен за загуба на документ за строг отчет, ако сметне за необходимо въз основа на резултатите от неговата обяснителна бележка. За такова нарушение няма уволнение, но е възможно порицание или устно предупреждение.

Забравихте да направите Z-доклад навреме?

В края на смяната „гнездото“ не беше премахнато, но това действие беше извършено в началото на следващия ден? Това често се случва, но това е нарушение, което след като бъде уловено, данъчните няма да спестят глоби. Причината ще бъде, че по документи постъпленията ще бъдат ненавременно капитализирани.

Не трябва да разчитате на факта, че данъчната служба няма да сравни датите на отчетите и осчетоводяването на парите в касата. Възможно е нарушение да „се разкрие“ в резултат на обслужване на представители на юридическо лице. След като получи чек за продукт или услуга, подпечатан на определена дата, той може да го представи в счетоводния отдел на своята организация за отчет за изразходваните средства. Напълно възможна е насрещна проверка, в резултат на която ще стане ясно, че парите, получени според представения чек, са капитализирани не в деня на получаване, а по-късно.

Има специална ситуация с предприемачите, използващи опростената данъчна система, които са длъжни да покажат приходи в KUDIR на точната дата, когато са попаднали в касата. Ако днес е издаден чек за покупка или услуга, а Z-отчетът за него ще бъде изваден едва утре, тогава в KUDIR ще има несъответствие: ще трябва да посочите днешния чек срещу „z“, който все още не е изваден, според което проверките вече ще са от вчера.

ЗАБЕЛЕЖКА!Изолирани случаи на ненавременно оттегляне на отменен отчет могат да останат ненаказани: в крайна сметка те могат да бъдат причинени и от технически проблеми, това може да бъде отразено в обяснителната бележка. Важно е подобни случаи да не се превръщат в редовна практика.

Санкции и глоби за нарушения на Z-отчет

Нарушенията на Z-отчитането, установени от данъчна проверка, са изпълнени със сериозни глоби за ръководството на организацията.

Липсата на една или повече „точки“ е нарушение на член 19.7 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация, тъй като всъщност това е непредоставяне на представителите на държавните органи на необходимата информация.

За това длъжностните лица могат да бъдат глобени в размер от 300 до 500 рубли, а юридическите лица - десетократно.

Ако данъчните власти преценят, че неподадените Z-доклади представляват неподчинение на изискванията на надзорния орган (член 19.4 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация), тогава може да бъде наложена глоба в размер от 1000 до 2000 рубли.

Работата с касов апарат изисква определени умения. Касиерът трябва да знае всички тънкости на работа с касови апарати, да може да попълва дневника на касиер-оператора, да взема отчети Z и X и, разбира се, да има опит в затварянето на касов апарат.

Как се работи с касов апарат

Предварителната подготовка на KKM за работа се извършва от специалист от вашия център за техническо обслужване (TSC). При въвеждане на касата в експлоатация присъстват касиери - материално отговорни лица. Представител на централния сервиз проверява изправността на касовия апарат, изпробва го в работа и въвежда данните за необходимите касови бележки.

Работата с касови апарати може да бъде поверена само на служители, които са преминали специално обучение (например в централен сервизен център или просто в процес на въвеждане в длъжност). С касиерите трябва да се сключи споразумение за пълна финансова отговорност. Ако сте директор или индивидуален предприемач, можете лично да работите на касата.

Отговорности на директор и касиер при работа с касови апарати

Преди да започнете работа с касовия апарат, ключът за касовия апарат се съхранява при вас. Преди да започнете работа, вие, вашият заместник, дежурният администратор или главният (старши) касиер (в зависимост от размера на вашия бизнес) давате на касиерите срещу разписка:

ключове за касата и касата;
банкноти и монети за ресто;
необходими аксесоари за работа и поддръжка на касовия апарат (касови ленти, мастилена лента, инструменти като четки за почистване и пинсети за отстраняване на залепнала лента).

Освен това, преди да започнете работа на каса, вие или ваш упълномощен представител сте длъжни заедно с касиера:

проверка на показанията на секционни и контролни броячи с данните в книгата на касиер-оператора за предходния работен ден;
вписвате тези данни в книгата за текущия ден и удостоверявате с подписите си;
съставете началото на контролната лента - посочете върху нея вида и номера на касовия апарат, датата и часа на започване на работа, показанията на брояча;
затворете ключалката на показанията на касомера;
Уверете се, че касовият апарат е в изправност и е готов за употреба.

След това давате ключовете на касиера - той може да започне работа.

Как да създадете X-отчет в KKM

X-отчетът показва кои транзакции са извършени и за какви суми и ви позволява да контролирате приходите. Касиерът изважда първия Х-отчет в началото на деня, след като свърже касата към електричеството, следи дали номераторът показва нули, навива касовата и контролната лента, проверява датата и при необходимост я коригира ръчно. X-отчетът в началото на деня ще съвпадне с данните от дневника на касиер-оператора (формуляр KM-4) за предходния ден.

Можете да снимате не само пълен X-отчет, но и поотделно за всеки отдел или продукт, както и за касиери. Можете да поискате такъв отчет произволен брой пъти през деня - например в края на всяка смяна. За разлика от Z-отчета, X-отчетът не нулира приходите.

При извеждане на Х-отчета данните в него се съгласуват с реалния размер на приходите в касата. Последният X-отчет се взема в края на деня по време на окончателното равняване на приходите (по време на събиране).

Онлайн каса 54-FZ Business.Ru за 1 ден! Можете да получите удобно приложение с едно кликване. Това включва поддръжка на касиер-продавач, удобна складова програма и онлайн касов апарат с фискално устройство.

Как се работи с касов апарат

В началото на работа с касовия апарат касиерът пробива няколко нулеви чека, за да провери изправността на касовия апарат. Уверете се, че вашите касиери изчисляват и съобщават на клиентите общата сума на покупката, уточняват начина на плащане (в брой или карта) и ако внезапно касата не приема карти, те предупреждават клиентите за това. Също така се уверете, че касиерите дават на клиентите разписки, ако не искате да бъдете глобени.

Кога е необходим акт във форма № KM-3?

Акт за връщане на средства на клиенти във формуляра KM-3 се съставя в един екземпляр в края на деня при доставка на постъпленията. Касиерът го подписва, а вие го одобрявате. Акт KM-3 ще е необходим само ако:

клиентът отказа покупката и издаде връщане;
Касиерката направи грешка.

Във втория случай касиерът трябва незабавно да избие правилния чек и да го даде на клиента. Чек с грешка се анулира и се завежда с акта (тъй като чековете бързо избледняват, по-добре е да ги копирате веднага).

Формуляр KM-3 включва информация за касовия апарат, касата и вашата счетоводна програма. Актът също така включва броя и сумата на всеки чек.

Затваряне на касата. Как да създадете Z-отчет в KKM

В края на деня трябва да проверите разписките на касата с показанията на касовия апарат. Можете да направите това с помощта на X-отчета. След това се съставя Z-отчет на касата, който съдържа:

данни от контролния регистър в началото и края на деня;
размер на приходите;
информация за общата сума пари и чекове, върнати на клиенти, анулирани чекове;
информация за отстъпки.

Касиерът няма да предаде приходите, докато не бъде попълнен Z-отчетът. Краят на контролната лента (разпечатка) на Z-отчета се подписва, посочва вида и номера на касовия апарат, показанията на контролните броячи, сумата, приходите, датата и часа на приключване на работата. Въз основа на този отчет се попълват други отчетни форми - например дневник на касиер-оператор.

Касиерите предават пари и касов отчет във формуляр KM-6 на старшия (главния) касиер. Ако имате една или две каси, приходите се предават директно на инкасатора. След това касиерът трябва да попълни дневника, да провери състоянието на касата и да я подготви за утре, да изключи касата от мрежата, да я покрие с капак и да ви предаде ключовете срещу подпис.

Как да попълните дневника на касиер-оператор

Правилата за водене на дневник на касиер-оператор са подобни на правилата за попълване на книга на касиер-оператор, която се използва преди. Създава се дневник за всяка каса поотделно или един общ за всички каси.

По принцип този регистър се поддържа във формуляр № KM-4, но е разрешено попълването на дневника на касиер-оператора в съкратения формуляр № KM-5, ако касовият апарат е инсталиран на гишето на магазина. Сервитьорите в заведенията за обществено хранене също използват униформа KM-5.

Записите в дневника на касиер-оператора се правят с мастило или химикал, без корекции, заверени с подписите на касиера и ръководството (т.е. вашия автограф).

Ако се води един дневник за всички касови апарати, записите се извършват по реда на номерирането на касовите апарати. Естествено цялата информация се въвежда в хронологичен ред.

Списанието, заедно с други важни документи, например паспорт на касов апарат, трябва да се съхраняват при вас.

Дневникът се попълва ежедневно след вземане на Z-отчета в касата. Той съдържа данни за приходите, чекове, върнати от клиенти, и брой нулеви чекове на ден или на смяна. В дневника също така се отразява информация за липси или излишъци, ако резултатите от сумите на контролната лента се различават от приходите.