कार्यपुस्तिका में प्रविष्टि कैसे लिखें. कार्यपुस्तिका भरने के लिए मार्गदर्शिका

नमस्ते! इस लेख में हम इस बारे में बात करेंगे कि क्या श्रम रिपोर्ट में की गई प्रविष्टियों को सही करना स्वीकार्य है।

आज आप सीखेंगे:

1. किस प्रकार की भरने संबंधी त्रुटियाँ सबसे अधिक बार की जाती हैं;
2. गलती से की गई प्रविष्टि को कैसे रद्द किया जाता है;
3. तिथियों में त्रुटियों को कैसे सुधारें?

कार्यपुस्तिका जैसे गंभीर दस्तावेज़ में त्रुटियाँ दुर्लभ हैं। लेकिन अगर यह पता चलता है कि प्रविष्टि गलत तरीके से की गई है, तो इसे ठीक करना न केवल संभव है, बल्कि आवश्यक भी है। दूसरी बात यह है कि सभी कार्मिक अधिकारी (यहां तक ​​कि अनुभवी भी) यह नहीं जानते कि यह कैसे करना है। हम इस बारे में अपने लेख में बात करेंगे।

कुल जानकारी

कार्यपुस्तिका एक आधिकारिक दस्तावेज़ है। यदि भरते समय त्रुटियाँ हुईं, तो इससे कर्मचारी को अपनी वरिष्ठता का कुछ हिस्सा खोना पड़ सकता है।

इसलिए, आपको कई नियमों और सिफारिशों का पालन करते हुए रोजगार फॉर्म भरना चाहिए:

1. सभी प्रविष्टियाँ एक ही रंग में दर्ज की जानी चाहिए। जेल पेन से नहीं भरा जा सकता.
2. केवल अभिलेखों का पूर्ण प्रारूप ही स्वीकार्य है; संक्षिप्ताक्षरों की अनुमति नहीं है।
3. शीर्षक पृष्ठ पर संगठन की मुहर अवश्य होनी चाहिए।
4. मौद्रिक बोनस के बारे में जानकारी श्रम रिपोर्ट में दर्ज नहीं की जाती है।
5. त्रुटियों के लिए श्रम रिकॉर्ड की जाँच की जानी चाहिए।

श्रम का अमान्य होना

ऐसी कई स्थितियाँ हैं जिनमें एक श्रम समझौता अपनी कानूनी शक्ति खो सकता है:

• कर्मचारी का अंतिम नाम और प्रारंभिक अक्षर गलत हैं। इसके अलावा, दस्तावेज़ की वैधता खोने के लिए एक अक्षर में गलती करना ही पर्याप्त है।
• शीर्षक पृष्ठ पर किसी संगठन की मुहर नहीं है;
• श्रमिक फॉर्म भरने के लिए अधिकृत व्यक्ति के हस्ताक्षर नहीं हैं;
• कार्य पूर्ण होने की तिथि रिकार्ड में गलत है। ऐसा होता है कि वे ऐसा जानबूझकर करते हैं ताकि व्यक्ति का कार्य अनुभव बढ़ जाए।

रोजगार अनुबंध की अमान्यता के कारण नियोक्ता को नौकरी देने से इंकार करने का अधिकार नहीं है।

क्या कार्यपुस्तिका में सुधार करना संभव है?

ग़लती से दर्ज किया गया डेटा कार्य और उसके शीर्षक पृष्ठ, साथ ही सम्मिलन दोनों पर स्थित हो सकता है। उनमें परिवर्तन एक समान योजना के अनुसार किए जाते हैं, लेकिन हर जगह बारीकियाँ होती हैं।

सबसे पहले, आइए त्रुटियों को सुधारने के सामान्य नियमों पर नजर डालें:

1. सभी सुधार एक ऐसे पेस्ट से किए जाते हैं जो प्रकाश और पानी के प्रति प्रतिरोधी होता है;
2. आप जेल पेन से सुधार नहीं कर सकते, ऐसी स्याही जल्दी ही रंग और स्पष्टता खो देती है;
3. यदि त्रुटियों वाली जानकारी पुरानी कार्य रिपोर्ट में शामिल है, तो सुधार के लिए विभिन्न प्रूफरीडर का उपयोग नहीं किया जा सकता है। नीचे सही प्रविष्टि करना आवश्यक है, क्योंकि स्ट्राइकथ्रू की भी अनुमति नहीं दी जानी चाहिए।
4. यदि किसी नए कार्य रिकॉर्ड में कोई गलत प्रविष्टि की जाती है, तो फॉर्म नष्ट हो जाता है और दूसरा शुरू हो जाता है।

सुधार मानव संसाधन कर्मचारी द्वारा किया जा सकता है। यदि त्रुटियों वाली जानकारी आपके पिछले कार्यस्थल पर दर्ज की गई थी, तो इसे नए कार्यस्थल पर ठीक किया जा सकता है, आपको बस दस्तावेज़ प्रदान करने होंगे जो नई जानकारी दर्ज करने के आधार के रूप में काम करेंगे।

प्रत्येक नई प्रविष्टि को क्रमांकित किया जाता है, और इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि यह कार्य रिकॉर्ड के किस अनुभाग में स्थित है।

सुधार करने का अधिकार किसे है?

बहुत कम संख्या में विशेषज्ञों को की गई प्रविष्टियों को सही करने का अधिकार है। नियामक दस्तावेज़ में ऐसे पदों की पूरी सूची प्रदान नहीं की गई है। हम केवल इस बात पर ध्यान देते हैं कि जिम्मेदार व्यक्तियों की नियुक्ति कंपनी के प्रबंधन द्वारा की जाती है।

यदि हम एक छोटे संगठन के बारे में बात कर रहे हैं, तो, एक नियम के रूप में, या तो प्रबंधक या लेखाकार श्रम के लिए जिम्मेदार होता है। यदि नियोक्ता एक व्यक्ति है, तो उसे रिकॉर्ड समायोजित करने और आम तौर पर श्रम रिकॉर्ड बनाए रखने का अधिकार नहीं है।

यदि कार्य के स्वामी द्वारा कोई त्रुटि पाई जाती है तो क्या करें?

घबराएं नहीं, बल्कि तुरंत निम्नलिखित कदम उठाएं:

• सही जानकारी वाले सभी दस्तावेज़ एकत्र करें;
• ग़लत डेटा में सुधार का अनुरोध करने के लिए प्रबंधन से संपर्क करें;
• यदि गलती आपके पुराने कार्यस्थल पर हुई है, तो आवश्यक दस्तावेज उपलब्ध कराने के लिए उस कंपनी के प्रबंधन को एक आवेदन भेजें;
• यदि गलती करने वाले संगठन ने अपनी गतिविधियाँ बंद कर दी हैं, तो आपको कंपनी के पंजीकरण के स्थान पर सिटी आर्काइव से संपर्क करना होगा।

बेशक, इस सब में समय लगता है, लेकिन सुधार अभी भी किए जाने की जरूरत है, क्योंकि पेंशन की गणना और कई अन्य गंभीर मुद्दे इस पर निर्भर हो सकते हैं।

श्रम में की गयी गलतियों के प्रकार

रिकॉर्ड को दुरुस्त करना इस बात पर निर्भर करता है कि गलती कहां और किस तरह की हुई है. अब हम उन पर गौर करेंगे जो सबसे अधिक बार घटित होते हैं।

बर्खास्तगी के बाद त्रुटियों का पता चला

ऐसी त्रुटियों को कौन सुधारेगा यह इस पर निर्भर करता है कि उनके अस्तित्व का पता कब चला। यदि किसी व्यक्ति को नई जगह पर नौकरी पर रखने से पहले सुधार करना पूर्व नियोक्ता का काम होता है। यदि नए कार्मिक अधिकारी को त्रुटियाँ मिलती हैं, तो उन्हें ठीक करना उस पर निर्भर है।

क्रियाओं का एल्गोरिथ्म इस प्रकार है:

1. कार्य की जानकारी वाले अनुभाग में पिछले संगठन का नाम दर्ज करें। यह आपको अपने पिछले नियोक्ता की ओर से रिकॉर्ड रखने की अनुमति देता है।
2. अरबी अंकों का उपयोग करते हुए, हम उस तारीख को रिकॉर्ड करते हैं जब सुधार किए गए थे;
3. नई प्रविष्टि करते ही पिछली प्रविष्टि अमान्य हो जाती है।
4. हम ऑर्डर नंबर दर्ज करते हैं, जो नए डेटा की पुष्टि करेगा।
5. कर्मचारी हस्ताक्षर करता है, और कार्मिक विभाग का प्रमुख संगठन की मुहर के साथ सब कुछ प्रमाणित करता है।

शीर्षक पृष्ठ और उसे भरने में त्रुटियाँ

कवर पेज में आमतौर पर कर्मचारी के बारे में सभी बुनियादी जानकारी होती है। स्ट्रोक्स से की गई गलतियों पर पर्दा डालना मना है. यदि मामला असाधारण है, तो आप इसे थोड़ी ध्यान देने योग्य रेखा से काट सकते हैं।

जिस पंक्ति में जानकारी गलत है, उसके नीचे हम उस दस्तावेज़ को दर्शाते हुए एक नई प्रविष्टि बनाते हैं जो आधार है।

अक्सर आपको कर्मचारी का अंतिम नाम सही करना पड़ता है।

ऐसे परिवर्तन कैसे करें, इस पर कोई स्पष्ट नियम नहीं हैं, लेकिन सामान्य सिफारिशें हैं:

• पुरानी जानकारी को हटाने के लिए एक पतली रेखा का उपयोग करें;
• ख़ाली जगह में हम नया उपनाम लिखते हैं;
• बाईं ओर हम दस्तावेज़ का विवरण लिखते हैं जो नई जानकारी की पुष्टि करेगा;
• हम नियोक्ता के हस्ताक्षर करते हैं और संगठन की मुहर के साथ सब कुछ प्रमाणित करते हैं।

ग़लत निर्दिष्ट तिथि

गलत तरीके से दर्ज की गई तारीखों के कारण, भविष्य में पेंशन लाभों के पंजीकरण में गंभीर समस्याएं उत्पन्न हो सकती हैं। इसलिए, कर्मचारी के लिए यह बेहतर है कि वह कार्मिक अधिकारी द्वारा दर्ज की गई सभी तिथियों की स्वतंत्र रूप से दोबारा जांच कर ले।

यदि कोई त्रुटि नजर आती है तो उसे यथाशीघ्र ठीक किया जाना चाहिए।

ऐसा करने के लिए आपको चाहिए:

1. प्रबंधन को निःशुल्क रूप में एक विवरण लिखें। इसमें यह बताना चाहिए कि क्या ठीक करने की आवश्यकता है और क्यों।
2. प्रबंधक एक संबंधित आदेश जारी करता है, जिसे एक नंबर दिया जाता है।
3. एक मानव संसाधन कर्मचारी लिखित रूप में पुष्टि करता है कि वास्तव में कोई त्रुटि है।
4. आदेश की संख्या, जो परिवर्तन करने का आधार है, कार्य प्रपत्र में दर्ज की जाती है और सही तिथि दर्ज की जाती है।
5. कार्मिक विभाग का प्रमुख अपना अंतिम नाम और आद्याक्षर डालता है, हस्ताक्षर करता है और संगठन की मुहर लगाता है।

ऐसी स्थिति में जहां कर्मचारी की जन्मतिथि में कोई त्रुटि पाई जाती है, गलत संख्या को काट दिया जाता है और सही जानकारी थोड़ी अधिक दर्ज की जाती है। इसे और अधिक विशिष्ट बनाने के लिए, कर्मचारी के पासपोर्ट विवरण लिखे गए हैं। प्रविष्टि की क्रम संख्या को समान रूप से सही किया गया है।

विवरण में त्रुटियाँ

वह पंक्ति जिसमें सहायक दस्तावेज़ों के बारे में जानकारी दर्ज की जाती है, बहुत महत्वपूर्ण है। इसलिए, यदि ऐसी कोई त्रुटि पाई जाती है, तो उसे तुरंत ठीक किया जाना चाहिए।

आमतौर पर विवरण निम्नलिखित क्रम में दर्ज किए जाते हैं: नाम, तिथि, क्रमांकन। यदि कोई त्रुटि हो जाती है, तो रिकॉर्डिंग को सही निष्पादन में नीचे दोहराया जाता है।

जब वे दस्तावेज़ में ही कोई गलती करते हैं, उदाहरण के लिए, वे ऑर्डर को गलत तरीके से क्रमांकित करते हैं, तो उन्हें रद्द करने के आदेश के बारे में जानकारी शामिल करनी होगी।

पुरस्कार डेटा में त्रुटियाँ

संगठन को दी गई किसी भी सेवा के बारे में जानकारी श्रम रिपोर्ट में दर्ज की जानी चाहिए। लेकिन आधे से अधिक मामलों में, कार्मिक अधिकारी या तो इस अनुभाग को भरते ही नहीं हैं, या बड़ी संख्या में त्रुटियों के साथ ऐसा करते हैं।

आइए एक बार फिर ध्यान दें कि, किसी भी अन्य अनुभाग की तरह, इस जानकारी को स्ट्रोक या स्ट्राइकथ्रू का उपयोग करके ठीक नहीं किया जा सकता है। ग़लत प्रविष्टि से कुछ नहीं होता.

आप निम्न प्रकार से सुधार कर सकते हैं:

• नोट कर लें कि पिछली प्रविष्टि अमान्य है;
• नई जानकारी जोड़ें;
• उस दस्तावेज़ का विवरण लिखें जो पुष्टिकरण के रूप में कार्य करता है।

नौकरी के शीर्षक में त्रुटियाँ

यदि कर्मचारी को नौकरी से निकाले जाने से पहले इस पर ध्यान दिया गया था, तो इसे ठीक करना आसान है: नई प्रविष्टि की संख्या इंगित करें, ध्यान दें कि पिछली प्रविष्टि अमान्य है, फिर एक नई प्रविष्टि दर्ज करें जिसमें नौकरी का शीर्षक पहले ही सही किया जा चुका है।

यदि कोई व्यक्ति नौकरी छोड़ देता है, तो परिवर्तन करने के 2 तरीके हैं: उस संगठन से संपर्क करें जिसने गलती की है, या आवश्यक दस्तावेज प्रदान करें और कार्मिक अधिकारी नई जगह पर सब कुछ ठीक कर देगा।

बर्खास्तगी रिकॉर्ड में त्रुटियाँ

यहां, कारण अक्सर गलत तरीके से तैयार किया जाता है या रूसी संघ के श्रम संहिता के लेख को गलत तरीके से दर्शाया गया है। गलतियाँ करना आसान है, क्योंकि कानून में बर्खास्तगी के कारणों के लगभग 50 सूत्रीकरण हैं।

त्रुटियों के मामले में दूसरा स्थान रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुभागों के नामों के लिए संक्षिप्ताक्षरों का उपयोग है, जो नहीं किया जा सकता है।

बड़ी संख्या में विवाद उन स्थितियों में उत्पन्न होते हैं जहां कोई व्यक्ति... श्रम दस्तावेजों को भरने के निर्देश बिल्कुल यही शब्दांकन प्रदान करते हैं, और रूसी संघ के श्रम संहिता को एक विशिष्ट लेख के शब्दों को पुन: प्रस्तुत करने की आवश्यकता होती है।

आप मानव संसाधन अधिकारियों को क्या अनुशंसा कर सकते हैं? रूसी संघ के श्रम संहिता की आवश्यकताओं का पालन करना बेहतर है, लेकिन यदि आपने पहले ही "अपने अनुरोध पर खारिज" शब्द के साथ एक प्रविष्टि बना ली है, तो इसे सही करने की कोई आवश्यकता नहीं है, क्योंकि अर्थ का कोई विरूपण नहीं है। प्रवेश हो गया है.

न्यायालय द्वारा दिए गए निर्णय के आधार पर समायोजन करना

यदि अदालत यह निर्णय लेती है कि कर्मचारी को अवैध रूप से बर्खास्त कर दिया गया था और उसे बहाल किया जाना चाहिए, तो कार्मिक अधिकारी को रोजगार रिकॉर्ड में संबंधित प्रविष्टि करनी होगी।

इसका मतलब है कि आपको चाहिए:

• सबसे पहले, इंगित करें कि पिछला बर्खास्तगी रिकॉर्ड अमान्य है;
• फिर हम इंगित करते हैं कि कर्मचारी को उसके कार्यस्थल पर बहाल कर दिया गया है;
• हम कर्मचारी को बहाल करने के आदेश का एक लिंक प्रदान करते हैं।

प्रविष्टि भरने में त्रुटियाँ

यदि कोई कर्मचारी अक्सर नौकरी बदलता है, तो कार्य रिपोर्ट में पर्याप्त अनुभाग नहीं हो सकते हैं। रिकॉर्डिंग जारी रखने के लिए, एक विशेष इंसर्ट खरीदा जाता है। यदि कार्मिक अधिकारी अनुभवहीन है, तो उसे प्रविष्टि में सुधार करने में कठिनाई हो सकती है।

त्रुटियों को ठीक करने के लिए इसमें कई नियम हैं:

• यदि कार्मिक अधिकारी ने पहली प्रविष्टि करते समय कोई गलती की, तो पूरी शीट नष्ट हो जाती है। एक अधिनियम तैयार किया जाता है, जिस पर कर्मचारी और कार्मिक अधिकारी द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं।
• यदि आपने गलती से कई कॉलम भर दिए हैं, तो अन्य शीटों के अनुरूप सुधार करें।
• उन आदेशों के साथ नई प्रविष्टियों की पुष्टि करें जो सही प्रविष्टियों के साथ क्रमांकन में मेल खाते हों।

सूचना रद्द करना

मानवीय कारक के प्रभाव को रद्द नहीं किया गया है और रिकॉर्डिंग आकस्मिक रूप से की जा सकती है।

आप कुछ चरणों से गुजरकर किसी भी प्रकार का रिकॉर्ड रद्द कर सकते हैं:

• नई नंबरिंग के अंतर्गत एक नई प्रविष्टि खोलें;
• इंगित करें कि संख्या... के अंतर्गत दी गई जानकारी अमान्य है (संख्या इंगित करें);
• मानव संसाधन विभाग के हस्ताक्षर और मुहर लगाएं।

कार्यपुस्तिका में नमूना सुधार

लगातार प्रविष्टियों में सुधार

यदि कार्य प्रपत्र पर एक के बाद एक 2 गलत प्रविष्टियाँ की जाती हैं, तो उनमें से प्रत्येक को अलग से अमान्य माना जाता है।

यह इस तरह दिख रहा है:

• संख्या क्रम में इंगित की गई है;
• हम वाक्यांश लिखते हैं: "रिकॉर्ड संख्या.... इनवैलिड है"
• हमने एक नंबर डाला.
• एक अधिकृत व्यक्ति रिकॉर्डिंग को प्रमाणित करता है।
• अगला नंबर दर्ज किया गया है.
• दूसरी प्रविष्टि के लिए भी यही वाक्यांश दर्शाया गया है।
• हम तारीख तय करते हैं और रिकॉर्डिंग प्रमाणित करते हैं।

सभी गलत प्रविष्टियों, यदि कोई हो, के साथ भी यही हेरफेर किया जाता है।

सामान्य शब्द: "रिकॉर्ड संख्या...अमान्य हैं" की अनुमति नहीं है। विशेषज्ञों का मानना ​​है कि यह एक विवादास्पद मुद्दा है और कभी-कभी इस फॉर्मूलेशन का उपयोग किया जाता है। लेकिन समस्याओं से बचने के लिए, प्रत्येक प्रविष्टि को एक अलग क्रम में सही करना बेहतर है।

अन्य अशुद्धियाँ

ऐसा होता है कि कार्मिक अधिकारी सभी प्रविष्टियाँ - कंपनी का नाम, कर्मचारी की स्थिति, विभाग या प्रभाग - एक पंक्ति में दर्ज करता है। ऐसी प्रविष्टि को त्रुटि नहीं कहा जा सकता, लेकिन कार्यपुस्तिकाओं के उपयोग के निर्देशों का उल्लंघन है।

ऐसी स्थितियों से बचना बेहतर है, क्योंकि इसका मतलब है कि कार्मिक अधिकारी श्रम संचालन के निर्देशों और नियमों का पालन नहीं करता है। इस प्रकार के उल्लंघन के लिए, विशेषज्ञ पर अनुशासनात्मक कार्रवाई की जा सकती है।

निष्कर्ष

संक्षेप में, मैं यह नोट करना चाहूंगा कि श्रम रिपोर्ट में सभी गलत प्रविष्टियों को समय पर ठीक किया जाना चाहिए। उनकी उपस्थिति श्रमिक मालिक के लिए कई अप्रिय क्षण पैदा कर सकती है।

कार्य रिकॉर्ड बुक एक विशेष रूप से महत्वपूर्ण दस्तावेज़ है जो न केवल कार्य अनुभव का ट्रैक रखता है, बल्कि भविष्य में पेंशन की गणना करते समय भी मदद करता है। सभी कार्मिक कर्मचारी अपनी कार्यपुस्तिकाओं में रिकॉर्ड सही ढंग से नहीं रखते हैं। "रिकॉर्ड अमान्य है" - इसका क्या मतलब है, और किन स्थितियों में यह वाक्यांश दस्तावेज़ में दिखाई देता है?

क्या अनुसरण करें?

कार्यपुस्तिका में परिवर्तन या सुधार करने के लिए, उन नियमों का अध्ययन करना आवश्यक है जो किसी भी मानव संसाधन विभाग के कर्मचारी के लिए समर्थन के रूप में कार्य करते हैं। इसमे शामिल है:

• रूसी संघ का श्रम संहिता, अर्थात् वे भाग जो निर्दिष्ट करते हैं कि कार्यपुस्तिका में क्या शब्दांकन होता है।
• रूसी संघ की सरकार द्वारा अनुमोदित कार्य पुस्तकों के रखरखाव और भंडारण के नियम। इसमें बताया गया है कि रोजगार प्रपत्रों और उनके लिए प्रविष्टियों को कैसे बनाए रखा और संग्रहीत किया जाए, साथ ही इन दस्तावेजों को तैयार करने और उन्हें वितरित करने का अधिकार किसे है।
• कार्यपुस्तिका भरने के निर्देश, रूसी संघ के श्रम मंत्रालय के दिनांक 10.10.2003 संख्या 69 के डिक्री द्वारा अनुमोदित हैं, जो कार्य प्रपत्र भरने के नियमों को निर्धारित करता है। अधिक विशेष रूप से, ये खंड 1.2, खंड 2.3 और खंड 2.4 हैं।

कार्यपुस्तिका में किसी प्रविष्टि को अमान्य करना या किसी अतिरिक्त का परिचय उपरोक्त दस्तावेज़ के किसी एक बिंदु पर आधारित होना चाहिए।

परिवर्तन, सुधार या परिवर्धन?

कार्यपुस्तिका में प्रविष्टि "प्रविष्टि अमान्य है" - यह क्या है? पहले से बने चिह्न में परिवर्धन, सुधार या परिवर्तन?

"परिवर्तन" और "जोड़" की अवधारणाएँ क्रमशः पहले से बनाई गई सही (यह सबसे महत्वपूर्ण) प्रविष्टि में परिवर्तन या जोड़ की बात करती हैं। सुधार में गलती से दर्ज की गई, गलत प्रविष्टि को बदलना शामिल है।

सुधार कौन कर सकता है?

"प्रविष्टि को अमान्य माना जाता है" - हर कोई कार्यपुस्तिका में नहीं लिख सकता है और न ही किसी कारण से। इन शक्तियों के बिना और आवश्यक कारण के बिना, दस्तावेज़ में कुछ भी इंगित करना निषिद्ध है। यदि किसी नागरिक को अचानक अपने काम में त्रुटियाँ पता चलती हैं, तो उन्हें या तो उसके पिछले काम के स्थान पर, जहाँ वे प्रतिबद्ध थे, या नई नौकरी पर, या अदालत में ठीक किया जा सकता है।

एक विशेषज्ञ जिसके पास ऐसा करने का अधिकार है वह श्रम रिकॉर्ड में रिकॉर्ड को सही कर सकता है। ऐसी शक्तियां कार्य रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए जिम्मेदार किसी व्यक्ति को नियुक्त करने के लिए प्रबंधक के एक विशेष आदेश द्वारा दी जाती हैं। बड़े संगठनों में, श्रम रिकॉर्ड कार्मिक विभाग में प्राप्त, रखरखाव और संग्रहीत किए जाते हैं। छोटे उद्यमों में, यह या तो प्रबंधक द्वारा स्वयं या प्रभारी नियुक्त व्यक्ति द्वारा किया जाता है। यह एक लेखाकार, एक सचिव, या कोई भी कर्मचारी हो सकता है जिसके लिए एक संबंधित आदेश तैयार किया गया है।

यदि कार्य किसी व्यक्ति द्वारा प्रदान किया जाता है, तो ऐसे नियोक्ता को कार्यपुस्तिका को बनाए रखने का अधिकार नहीं है, इसमें कोई बदलाव करने की तो बात ही छोड़ दें।

यदि कोई त्रुटि पाई जाती है

त्रुटियाँ मुख्यतः उन कर्मचारियों द्वारा पाई जाती हैं जो श्रम का संचालन करते हैं। कभी-कभी उन्हें बर्खास्तगी के बाद कर्मचारियों द्वारा स्वयं खोजा जाता है। कार्मिक दस्तावेजों के ऑडिट के दौरान भी कमियां सामने आती हैं।

विशिष्ट गलतियों में शामिल हैं:

1. कर्मचारी की जानकारी ग़लत है. यदि शीर्षक पृष्ठ पर कोई त्रुटि पाई जाती है, जहां बुनियादी जानकारी इंगित की गई है, तो आपको सभी आवश्यक दस्तावेज एकत्र करने और जमा करने की आवश्यकता है: पासपोर्ट, शिक्षा डिप्लोमा, विवाह या तलाक प्रमाण पत्र। इसके बाद, गलत प्रविष्टि को सही करने के अनुरोध के साथ नियोक्ता को एक आवेदन प्रस्तुत किया जाता है। बाद में, प्रस्तुत डेटा और आवेदन के आधार पर, कार्यपुस्तिका में एक प्रविष्टि की जाती है: "प्रविष्टि अमान्य है।" अधिकृत व्यक्ति की तारीख और हस्ताक्षर शामिल हैं। यदि पहले अंतिम नाम, प्रथम नाम या संरक्षक नाम में कोई गलती हुई थी, तो कर्मचारी को कार्यपुस्तिका के स्वामित्व को सही ठहराने और इस प्रविष्टि को सही करने के लिए अदालत जाना होगा।
2. कार्यपुस्तिका के अनुभागों में जानकारी ग़लत है. यदि किसी कर्मचारी को पहले से ही एक नए संगठन में नौकरी मिल गई है, और काम के पिछले स्थान पर कोई गलती हुई है, तो नागरिक को आवश्यक दस्तावेज प्रदान करने के लिए पूर्व बॉस को एक आवेदन लिखना होगा, जिसके आधार पर नया नियोक्ता सही करेगा गलती और सही डेटा दर्ज करें। यदि जिस उद्यम में श्रम रिकॉर्ड में त्रुटि हुई थी, उसे समाप्त या बंद कर दिया गया था, तो आप उस शहर के अभिलेखागार से आवश्यक दस्तावेजों का अनुरोध कर सकते हैं जहां संगठन पंजीकृत था।

शब्दांकन - "प्रविष्टि अमान्य है" - कार्यपुस्तिका में, जिसका एक नमूना नीचे प्रस्तुत किया गया है, प्रविष्टि की क्रम संख्या, कर्मचारी के हस्ताक्षर और जिस तारीख को प्रविष्टि को सही किया गया था, उसके साथ होना चाहिए।

सामान्य सुधार नियम

अनुभागों में पाए गए गलत डेटा को काटा नहीं जा सकता, साफ़ नहीं किया जा सकता या सही नहीं किया जा सकता। केवल कार्यपुस्तिका में प्रविष्टि करने की अनुमति है: "प्रविष्टि अमान्य है।" एक विशिष्ट संख्या के तहत सही डेटा दर्शाता है। यदि पहले पृष्ठ पर सुधार करने की आवश्यकता है तो पुरानी जानकारी को काटना स्वीकार्य है, लेकिन आपको उसके आगे वर्तमान जानकारी लिखनी होगी। इस मामले में, श्रम दस्तावेज़ पर उन दस्तावेज़ों का उल्लेख करना आवश्यक है जिनके आधार पर सुधार किया गया है।

आप इसे नीले या काले पेन, अधिमानतः जेल पेन से ठीक कर सकते हैं। यह स्याही हल्की और नमी प्रतिरोधी है। शब्दों को छोटा नहीं किया जा सकता.

समायोजन एल्गोरिथ्म

कार्यपुस्तिका में सुधार कैसे करें? "प्रविष्टि अमान्य है" प्रविष्टि को सही करने का केवल प्रारंभिक चरण है। आइए सामान्य एल्गोरिदम पर विचार करें:

1. पहले कॉलम में आपको पिछली प्रविष्टि के अनुसार क्रम में एक संख्या डालनी होगी।
2. अगले कॉलम में वह तारीख है जिस दिन सुधार किया गया है।
3. तीसरे में, एक प्रविष्टि की जाती है: "संख्या के पीछे की प्रविष्टि...अमान्य है।" उसी कॉलम में आपको सही डेटा लिखना होगा।
4. चौथे कॉलम को ऑर्डर के लिंक से भरा जाना चाहिए, जिसमें सही डेटा हो।

यदि शीर्षक पृष्ठ पर कोई त्रुटि हो जाती है, तो सुधार एल्गोरिथ्म इस प्रकार है:

1. पुरानी प्रविष्टि को काटने के लिए एक पंक्ति अवश्य लेनी होगी।
2. वर्तमान जानकारी को काट दी गई प्रविष्टि के आगे लिखें।
3. कार्य पत्र पर आपको दस्तावेज़ का एक लिंक लिखना होगा जो परिवर्तनों की पुष्टि करता है।
4. लिंक को संगठन की मुहर और अधिकृत कर्मचारी के हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित किया जाना चाहिए।

अदालत के आदेश

यदि अदालत की सुनवाई में अवैध बर्खास्तगी के बारे में निर्णय लिया जाता है, तो कार्यस्थल को कार्यपुस्तिका में प्रविष्टि को अमान्य मानना ​​होगा और कर्मचारी को बहाल करना होगा। इन सभी कार्यों को प्रलेखित किया जाना चाहिए। तीसरे कॉलम में, पिछले शब्दों की अमान्यता के बारे में प्रविष्टि के बाद, कर्मचारी की बहाली के बारे में जानकारी होनी चाहिए, और चौथे कॉलम में संबंधित दस्तावेज़ का लिंक होना चाहिए (यह बहाली का आदेश होगा)। इस मामले में समायोजन प्रविष्टि संगठन के नाम से शुरू होनी चाहिए।

कर्मचारी एक डुप्लिकेट कार्य रिपोर्ट भी प्राप्त कर सकता है, जहां प्रबंधक अदालत द्वारा अमान्य घोषित की गई प्रविष्टि को छोड़कर सभी प्रविष्टियों को फिर से लिखने के लिए बाध्य है। इस मामले में, जारी की गई कार्यपुस्तिका पर आपको डुप्लिकेट जारी करने के बारे में एक नोट बनाने की आवश्यकता है, और दोहरे पृष्ठ पर यह संकेत दिया जाना चाहिए कि कर्मचारी कोई दस्तावेज प्रदान नहीं करता है।

व्यक्तिगत मामले

यदि रोजगार के लिए प्रवेश की तारीख में कोई त्रुटि पाई जाती है, तो आपको निम्नलिखित कार्य करने होंगे:

1. पहले कॉलम में एक सीरियल नंबर डालें।
2. दूसरी वह तारीख है जब समायोजन किया गया था।
3. तीसरे कॉलम में लिखें: "रिकॉर्ड नंबर...अमान्य है," और नीचे पिछली प्रविष्टि के समान ही शब्द हैं, लेकिन स्वागत की सही तारीख के साथ।
4. चौथे कॉलम में - स्वीकृति आदेश का विवरण।

अगर नंबरिंग में कोई त्रुटि पाई जाए तो क्या होगा? इसके अलावा, उदाहरण के लिए, यदि किसी कर्मचारी ने कई संगठन बदले हैं या उसे एक पद से दूसरे पद पर स्थानांतरित किया गया है, और गलत और अंतिम नंबरिंग के बीच बड़ी संख्या में रिकॉर्ड हैं। अनुभवी कार्मिक कर्मचारी मध्यवर्ती रिकॉर्ड को न छूने की सलाह देते हैं, बल्कि केवल अंतिम रिकॉर्ड की संख्या को अमान्य करने की सलाह देते हैं ताकि श्रम रिकॉर्ड में रिकॉर्ड की कुल संख्या मेल खाए।

ऐसा होता है कि क्रमांकन दोहराया जाता है, लेकिन प्रविष्टियों की तारीख अलग होती है। अपने कार्य रिकॉर्ड को क्षतिग्रस्त होने से बचाने के लिए मुझे क्या करना चाहिए? "रिकॉर्ड अमान्य है" - पाठ गलत संख्या और दिनांक के लिए इंगित किया गया है। यदि प्रविष्टियों की संख्या और तारीख समान है, तो आपको गलत प्रविष्टि की संख्या में "ए" अक्षर जोड़ना होगा और फिर संख्या को "ए" अक्षर से संदर्भित करना होगा। यदि प्रविष्टि में कोई संख्या नहीं है, तो इसे दर्ज किया जाना चाहिए, और फिर इस संख्या को सही करते समय संदर्भित किया जाना चाहिए। यदि पिछली प्रविष्टि में कोई संख्या नहीं है, तो आप बस श्रम रिकॉर्ड में लिख सकते हैं: "पिछली प्रविष्टि अमान्य है।" और सभी आवश्यक विवरण भरें।

स्वैच्छिक बर्खास्तगी के बारे में कार्यपुस्तिका में प्रविष्टि उन कार्य क्षणों में से एक है जिसमें कानून की सभी आवश्यकताओं का अनुपालन करना और बारीकियों को ध्यान में रखना सबसे महत्वपूर्ण है। आख़िरकार, इस कार्मिक दस्तावेज़ को तैयार करते समय की गई एक गलती गंभीर कानूनी दायित्व का कारण बन सकती है। आइए यह पता लगाने का प्रयास करें कि प्रविष्टियों की कौन सी शब्दावली कानून द्वारा अनुमोदित है और उन्हें बनाने की प्रक्रिया क्या है। आइए उदाहरणों का उपयोग करते हुए देखें कि स्वैच्छिक बर्खास्तगी के बारे में रोजगार रिकॉर्ड में प्रविष्टि कैसे करें।

आइए एक और उदाहरण पर विचार करें: यदि कर्मचारी स्थानांतरण के कारण नए कार्यस्थल पर चला जाता है तो 2019 की बर्खास्तगी के बारे में कार्यपुस्तिका में प्रविष्टि कैसे करें? फिर स्थानांतरण के माध्यम से बर्खास्तगी को औपचारिक रूप दिया जाता है: रोजगार रिकॉर्ड में प्रविष्टि "अनुबंध समाप्त हो गया है" के रूप में तैयार की जाती है।

हालाँकि, ऐसी अन्य परिस्थितियाँ भी होती हैं, जो अक्सर दोनों पक्षों के लिए दर्दनाक होती हैं, जब पहल कर्मचारी द्वारा नहीं, बल्कि नियोक्ता द्वारा की जाती है। कर्मचारियों को कम करते समय 2019 की कार्यपुस्तिका में बर्खास्तगी का एक नमूना नीचे दिया गया है: इस मामले में, शब्दों का उपयोग करना सबसे उचित है:

संगठन के कर्मचारियों की संख्या में कमी के कारण नियोक्ता की पहल पर बर्खास्त कर दिया गया...

किसी कर्मचारी की बर्खास्तगी के बारे में नोट्स बनाते समय, आप मौजूदा कानून द्वारा प्रदान किए गए विभिन्न फॉर्मूलेशन का उपयोग कर सकते हैं। हालाँकि, यह उन आधारों को प्राथमिकता देने के लायक है जो पहले से ही रूसी संघ के श्रम संहिता में तैयार किए गए हैं।

इस प्रकार, हमने देखा कि 2019 में आपके स्वयं के अनुरोध पर, साथ ही नियोक्ता की पहल पर नौकरी छोड़ते समय कार्यपुस्तिका कैसे भरी जाती है।

यह पता लगाना बाकी है कि कार्मिक दस्तावेज तैयार करने में त्रुटियों की स्थिति में नियोक्ता और अधिकारी (एचआर कर्मचारी) की क्या जिम्मेदारी है।

ज़िम्मेदारी

कार्मिक दस्तावेज़ीकरण को बनाए रखने, संग्रहीत करने और रिकॉर्ड करने के नियमों के उल्लंघन के मामले में, जिम्मेदारी रूसी संघ के प्रशासनिक अपराध संहिता का अनुच्छेद 5.27:

• अधिकारियों और व्यक्तिगत उद्यमियों के लिए - 1000 से 5000 रूबल तक की चेतावनी और जुर्माना;
• कानूनी संस्थाओं के लिए - 30,000 से 50,000 रूबल तक।

बार-बार उल्लंघन करने पर सज़ा और भी गंभीर है:

• मानव संसाधन अधिकारियों और व्यक्तिगत उद्यमियों के लिए - 20,000 तक;
• कानूनी संस्थाओं के लिए - 70,000 तक।

श्रम संहिता - कानून के अनुसार (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 66), एक व्यक्तिगत दस्तावेज जो काम की गुणवत्ता और किसी व्यक्ति के काम के बारे में जानकारी, साथ ही उसके पेशेवर अनुभव को दर्शाता है। पुस्तक प्रथम आधिकारिक नियोक्ता द्वारा बनाई गई है। कार्य रिकॉर्ड के सही रखरखाव के लिए नियोक्ता जिम्मेदार है। किसी कंपनी या निजी उद्यमी के लिए रोजगार दस्तावेज़ बनाए रखना अनिवार्य है; केवल बिना किसी कार्य अनुभव वाले युवा विशेषज्ञों को, साथ ही अंशकालिक काम करने वाले लोगों को भी काम पर रखा जा सकता है।

आपको कार्यपुस्तिका, उसके अधिग्रहण और पंजीकरण की आवश्यकता क्यों है?

2004, 2003, 1973, 1938 के प्रकार के दस्तावेज़ प्रचलन में हैं। ये सभी नमूने वैध हैं और इन्हें बदलने की आवश्यकता नहीं है।

कार्यपुस्तिका द्वारा किये जाने वाले कार्य इस प्रकार हैं:

• इससे आप कर्मचारी की पिछली नौकरियों से बर्खास्तगी के कारणों, पुरस्कारों और सेवा की अवधि के बारे में जान सकते हैं।
• पेंशन की गणना के लिए कार्य रिकॉर्ड की आवश्यकता होती है

यदि कर्मचारी को किसी विश्वविद्यालय या अन्य शैक्षणिक संस्थान से स्नातक होने के बाद पहली बार काम पर रखा जाता है, तो नियोक्ता को उसे एक कार्यपुस्तिका प्रदान करनी होगी। कर्मचारी को लिखित रूप में उसके लिए कार्य रिकॉर्ड बुक प्राप्त करने के अनुरोध के साथ मानव संसाधन विभाग से संपर्क करना चाहिए। कार्यपुस्तिका पंजीकृत करते समय, एक युवा विशेषज्ञ को व्यक्तिगत रूप से उपस्थित होना चाहिए, और इसे कर्मचारी के काम के पहले पांच दिनों के भीतर पूरा किया जाना चाहिए। श्रम संहिता बनाने का शुल्क कर्मचारी से लिया जाता है (पंजीकरण नियमों का खंड 47), लेकिन हमेशा नहीं:

• टीसी गलत तरीके से जारी की गई थी;
• टीके हार गया;
• किसी आपात्कालीन स्थिति के कारण कई टीसी खो गए;

इन सभी मामलों में, रिक्त कार्यपुस्तिका फॉर्म की लागत नियोक्ता द्वारा वहन की जाती है।

कभी-कभी ऐसी स्थिति उत्पन्न हो जाती है कि नियुक्त कर्मचारी के पास कार्य अनुभव तो है, लेकिन किसी अन्य कारण से कार्यपुस्तिका खो जाती है या गायब हो जाती है। उद्यम का मानव संसाधन विभाग कर्मचारी को एक नया श्रम कोड जारी करता है, जिसमें शामिल हैं:

• पुष्टि किया गया कार्य अनुभव;
• पुराने टीसी से प्रोत्साहन और आभार;

साफ-सुथरी कार्य पुस्तकें खरीदना पूरी तरह से नियोक्ता का काम है; उन्हें खोई हुई किताब वाली कंपनी द्वारा नियोजित लोगों की संख्या के आधार पर खरीदा जाता है। श्रम कोड फॉर्म केवल आधिकारिक विक्रेता ("GOZNAK") द्वारा बेचे जा सकते हैं; अन्य व्यक्तियों से श्रम की खरीद श्रम कोड द्वारा प्रदान नहीं की जाती है और यह इसका उल्लंघन है, जिसके लिए नियोक्ता को उत्तरदायी ठहराया जाएगा (5.27) प्रशासनिक संहिता)।

श्रम दस्तावेजों के लिए लेखांकन

श्रम दस्तावेजों के सही संरक्षण की जिम्मेदारी पूरी तरह से नियोक्ता के कंधों पर आती है - यह कानून द्वारा विनियमित है (2003 के रूसी संघ की सरकार के नियमों की धारा VI)। आधुनिक व्यवहार में, कार्य पुस्तकों को नियंत्रित करने के लिए दो दस्तावेज़ डिज़ाइन किए गए हैं:

• कार्य अभिलेखों का जर्नल.कंपनी के मानव संसाधन विभाग द्वारा प्रबंधित, यह कर्मचारी की नियुक्ति तिथि, व्यक्तिगत डेटा, स्थिति, नियुक्ति आदेश संख्या और तकनीकी विशिष्टताओं को रिकॉर्ड करता है।
• रसीद एवं व्यय पुस्तिका.उद्यम के लेखा विभाग का प्रबंधन करता है। यह पुस्तक कार्यपुस्तिका प्रपत्रों की खरीद के लिए सभी लेन-देन को दर्शाती है और उनमें सम्मिलित विवरण दर्ज किए जाते हैं।

उपरोक्त दस्तावेज़ों के पन्नों पर क्रम संख्या है, लेस है, संगठन के प्रमुख की मोहर, मोहर और हस्ताक्षर हैं। इन दस्तावेज़ों को बनाए रखने के बारे में विवरण आरएफ सरकार नियम 2003 संख्या 225 के अनुच्छेद 41 में पाया जा सकता है।

कर्मचारी कार्यपुस्तिकाओं का रखरखाव एवं भंडारण

एक ऐसे व्यक्ति को नियुक्त करने के लिए जो कर्मचारियों की कार्यपुस्तिकाओं और व्यक्तिगत कार्डों को तैयार करने और बनाए रखने के लिए जिम्मेदार होगा, कंपनी का प्रमुख निःशुल्क रूप में एक आदेश लिखता है - यह 2003 संख्या 225 के आरएफ सरकार नियमों के खंड 45 में वैध है। एक बड़े उद्यम में, कार्य रिकॉर्ड आमतौर पर कार्मिक विभाग में तैयार किए जाते हैं, लेकिन यदि कंपनी के पास कार्मिक विभाग नहीं है, तो कार्य पुस्तकें और अन्य दस्तावेज़ लेखा विभाग, कार्यालय प्रबंधन विभाग या सचिवालय की जिम्मेदारी के तहत हो सकते हैं।

कार्य रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए जिम्मेदार अधीनस्थ को बदलने के लिए, एक स्थानांतरण और स्वीकृति समझौता समाप्त किया जाना चाहिए। समझौते में पुस्तकों के मालिकों का व्यक्तिगत डेटा और स्थानांतरित किए जाने वाले दस्तावेज़ों की संख्या शामिल है। मामले को प्रस्तुत करने और स्वीकार करने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर के बिना, अधिनियम को अमान्य माना जाता है।

कार्य रिकॉर्ड को ऐसे स्थान पर संग्रहीत करना महत्वपूर्ण है जहां तीसरे पक्ष की पहुंच न हो। यदि भंडारण नियमों का उल्लंघन किया जाता है, तो अक्सर, श्रम दस्तावेजों को एक बंद कैबिनेट या तिजोरी में संग्रहीत किया जाता है, अर्थात। भंडारण स्थान पर दस्तावेजों को नुकसान हो सकता है और कंपनी पर जुर्माना लगाया जा सकता है। कार्य रिकॉर्ड की भंडारण अवधि तब तक है जब तक कर्मचारी को बर्खास्त नहीं कर दिया जाता। श्रम दस्तावेजों की भंडारण अवधि मानक दस्तावेजों की सूची (सूची के खंड 664, 686 और 695) द्वारा नियंत्रित होती है:

• टीके प्रपत्रों के लेखांकन के लिए रसीद और व्यय पुस्तिका - 5 वर्ष;
• टीके ट्रैफिक रिकॉर्ड बुक - 75 वर्ष;
• लावारिस कार्य रिकॉर्ड - 75 वर्ष;

कार्य रिकार्ड संधारित करने के निर्देश

नई (खाली) कार्यपुस्तिका भरना:

1. प्रविष्टियाँ केवल काले नीले-बैंगनी रंग के बॉलपॉइंट जेल फाउंटेन पेन से की जाती हैं।
2. सभी प्रविष्टियाँ आदेश के आधार पर की जाती हैं, और इसकी संख्या कार्य रिकॉर्ड में दर्ज की जाती है।
3. सभी प्रविष्टियाँ संक्षिप्ताक्षरों के बिना बनाई गई हैं और अनुभाग के भीतर उनकी अपनी संख्या है।
4. रोमन अंकों का उपयोग अस्वीकार्य है; सभी तिथियाँ अरबी अंकों में दर्ज की गई हैं।

कार्यपुस्तिका का शीर्षक पृष्ठ भरना (भरे हुए फॉर्म की शुद्धता की जाँच करना)

• पासपोर्ट के अनुसार पूरा नाम (संक्षिप्त न करें)
• जन्म की तारीख। महीना शब्दों में, दिन और साल अंकों में: 5 दिसंबर, 1975
• शिक्षा ("उच्च व्यावसायिक", "माध्यमिक व्यावसायिक")
• नाममात्र मामले में, विशेषता ("वकील", "शिक्षक")
• पूर्ण होने की तिथि (किराए पर लेने के 5 दिनों के भीतर)
• हस्ताक्षर और उसका डिकोडिंग, साथ ही ट्रेडिंग कंपनी के मालिक के हस्ताक्षर (डिकोडिंग)।
• कंपनी की मोहर

रोजगार के बारे में जानकारी (हम जाँचते हैं कि यह सही ढंग से भरा गया है)

ध्यान! रिकॉर्डिंग से पहले कंपनी की मुहर लगाना और उसकी जानकारी शब्दों में डुप्लिकेट करना जरूरी है।

• क्रम संख्या रिकार्ड करें
• कर्मचारी नियुक्ति तिथि
• "पद (नाम) के लिए (विभाग का नाम) में प्रवेश दिया गया"
• आदेश, उसकी संख्या

बर्खास्तगी के दौरान, तारीख (कर्मचारी का अंतिम कार्य दिवस) दूसरी पंक्ति में लिखी जाती है, और कामकाजी संबंध समाप्त करने का कारण और श्रम संहिता के प्रासंगिक लेख का संदर्भ तीसरी पंक्ति में लिखा जाता है।

अंशकालिक कार्य और कार्यपुस्तिका

अंशकालिक कार्य की जानकारी मुख्य नियोक्ता कंपनी के मानव संसाधन विभाग में श्रम संहिता में दर्ज की जा सकती है। अंशकालिक नौकरी रिकॉर्ड करना कानून द्वारा आवश्यक नहीं है और केवल दस्तावेज़ के मालिक की व्यक्तिगत पहल पर किया जाता है (श्रम संहिता के अनुच्छेद 66)। नागरिक को श्रम संहिता में प्रविष्टि करने की इच्छा के साथ मुख्य नियोक्ता कंपनी के कार्मिक विभाग को एक लिखित अनुरोध प्रस्तुत करना होगा, और उस कंपनी के निदेशक द्वारा हस्ताक्षरित रोजगार समझौते की प्रमाणित प्रति भी संलग्न करनी होगी जहां वह काम करता है। अंशकालिक श्रमिक।

यदि शॉपिंग सेंटर के मालिक का विवरण बदल गया है

यदि कर्मचारी की व्यक्तिगत जानकारी बदल गई है तो श्रम संहिता में व्यक्तिगत जानकारी समायोजन के अधीन है। कार्यपुस्तिका में अंतिम नाम कैसे बदलता है? प्रासंगिक दस्तावेजों द्वारा पुष्टि किए जाने पर जो डेटा बदल गया है उसे श्रम संहिता में दर्ज किया जाता है। यदि किसी कर्मचारी ने विवाह के कारण अपना अंतिम नाम बदल लिया है, तो विवाह प्रमाणपत्र एक सहायक दस्तावेज़ होना चाहिए। पुरानी जानकारी को काटकर और नई जानकारी दर्ज करके जानकारी का सुधार किया जाता है। अंदर के कवर पर मानव संसाधन विभाग के प्रमुख की मुहर और हस्ताक्षर हैं।

किसी कार्यपुस्तिका को उचित रूप से प्रमाणित कैसे करें?

कंपनी का मानव संसाधन विभाग रोजगार दस्तावेज़ की एक प्रति प्रमाणित कर सकता है। ऐसा करने के लिए, आपको रिकॉर्ड वाले सभी पृष्ठों की प्रतियां बनाने की आवश्यकता है। कार्यस्थल पर उन पर मोहर लगाई जाएगी, वर्तमान तिथि और शिलालेख: "कॉपी सही है।" साथ ही, संस्था का जिम्मेदार व्यक्ति उस कॉपी पर अपना हस्ताक्षर करेगा और नोट करेगा कि आप वर्तमान में कंपनी के लिए काम कर रहे हैं। इस प्रकार प्रमाणित प्रति किसी भी संगठन द्वारा रोजगार के स्थायी स्थान की पुष्टि के रूप में स्वीकार की जाती है।

कार्यपुस्तिका के बिना कार्य करना, गलत प्रविष्टियाँ

यदि कोई कर्मचारी बिना कार्यपुस्तिका के काम करता है और उसके साथ रोजगार अनुबंध संपन्न नहीं हुआ है, तो वह आधिकारिक तौर पर नियोजित नहीं है। बड़ी संख्या में नियोक्ता कानून की अनदेखी करते हैं और वेतन का भुगतान "लिफाफे में" करते हैं, इससे उन्हें कर कटौती पर काफी बचत होती है; ऐसी "बचत" के लिए, नियोक्ता को ऑडिट करने और आपराधिक दंड सहित प्रतिबंध लगाने के उद्देश्य से संघीय कर सेवा द्वारा गिरफ्तार किया जा सकता है।

किसी संगठन द्वारा कार्य पुस्तकें रखने से इनकार करना या उनका गलत रखरखाव करना श्रम कानून का उल्लंघन है, जिसके लिए अधिकारियों के लिए 1,000 से 5,000 रूबल और कानूनी संस्थाओं के लिए लगभग 50,000 रूबल का जुर्माना है (अक्टूबर में मॉस्को क्षेत्र की संघीय एंटीमोनोपॉली सेवा का संकल्प) 26, 2006 एन केए-ए40/10220-06)। साथ ही, नियंत्रक कंपनी की गतिविधियों को 90 दिनों तक के लिए रोक सकते हैं।

यदि नियोक्ता असामयिक रूप से रोजगार रिकॉर्ड में गलत प्रविष्टियों को सही करता है, तो उसे कर्मचारी को उस अवधि के बराबर क्षति के लिए मुआवजा देना होगा जिसके दौरान कर्मचारी काम करने में असमर्थ था।

कार्यपुस्तिका भरने और डिज़ाइन करने का नमूना

नमूना शीर्षक पृष्ठ

नौकरी विवरण

पदच्युति

पुरस्कारों के बारे में जानकारी

संक्षेप में, हम यह जोड़ना चाहेंगे कि, निश्चित रूप से, कार्यपुस्तिका एक महत्वपूर्ण दस्तावेज़ है, जो सख्त रिपोर्टिंग के अधीन है, लेकिन पिछले एक दशक से, इसके कथित रद्दीकरण के बारे में अफवाहें लगातार इसके आसपास मंडराती रही हैं। किस कारण के लिए? यहां तक ​​कि प्रमुख कानूनी विद्वानों को भी इस प्रश्न का उत्तर देना कठिन लगता है। उन्मूलन के समर्थकों का मानना ​​है कि कार्यपुस्तिका सोवियत अतीत का अवशेष है, एक नास्तिकतावाद। लेकिन टीसी के बदले वे कुछ भी ऑफर नहीं कर सकते. इसलिए, कर्मचारियों और नियोक्ता के बीच श्रम संबंधों के विकास के इस चरण में, यह दस्तावेज़ आवश्यक है।

आज, कार्य पुस्तकों का पंजीकरण रूसी संघ के श्रम संहिता, रूसी संघ की सरकार की डिक्री संख्या 225 "कार्य पुस्तकों पर" और रूसी संघ की सरकार की डिक्री संख्या 69 "के अनुमोदन पर" द्वारा विनियमित है। कार्यपुस्तिकाएँ भरने के निर्देश"। लेकिन इन नियमों में काफी विरोधाभास हैं, इसलिए यदि विवादास्पद स्थितियां उत्पन्न होती हैं, तो आपको उस दस्तावेज़ को लागू करने की आवश्यकता है जिसमें सबसे बड़ी कानूनी शक्ति है - श्रम संहिता। इसलिए, मानव संसाधन अधिकारियों की मदद के लिए, कार्यपुस्तिकाएँ भरने के तरीके पर कुछ निर्देश दिए गए हैं।

कार्यपुस्तिका भरने के सामान्य नियम

आइए इस तथ्य से शुरू करें कि संगठन के प्रत्येक कर्मचारी के लिए एक दस्तावेज़ रखा जाता है जिसने पांच दिनों से अधिक काम किया है और जिसके लिए यह काम मुख्य है। ऐसे कर्मचारियों में मौसमी और अस्थायी श्रमिकों के साथ-साथ फ्रीलांसर भी शामिल हैं, यदि वे सामाजिक बीमा के अधीन हैं। अंशकालिक श्रमिकों की कार्यपुस्तिकाएँ उनके मुख्य कार्यस्थल पर रखी जाती हैं, और यदि वे नियोक्ता की गलती के कारण खो जाती हैं, तो एक डुप्लिकेट जारी किया जाता है।

सभी प्रविष्टियाँ पूर्ण रूप से (संक्षेप के बिना) की जानी चाहिए, अनुभाग में उनका अपना क्रमांक होना चाहिए, और सभी तिथियाँ केवल अरबी अंकों में लिखी जानी चाहिए। इस मामले में, संख्या दो अंकों (उदाहरण के लिए, 03, 24 या 15) के साथ लिखी जाती है, महीना दो अंकों के साथ (उदाहरण के लिए, 01, 10 या 11), और वर्ष चार अंकों के साथ लिखा जाता है (उदाहरण के लिए, 2014) .

किसी कर्मचारी को काम पर रखते समय, तुलनात्मक विशेषताओं के आधार पर उसकी कार्यपुस्तिका की प्रामाणिकता की जाँच की जाती है और पहले पृष्ठ पर मौजूद डेटा पासपोर्ट डेटा से मेल खाता है (उन्हें पूरी तरह से मेल खाना चाहिए)। इसके अलावा, शीर्षक पृष्ठ पर उस पहले संगठन की मुहर होनी चाहिए जिसमें कर्मचारी ने काम किया था। बिना मुहर के पुस्तक अमान्य मानी जाती है। यदि किसी कार्यपुस्तिका का उल्लंघन या अनुपस्थिति का पता चलता है, तो नियोक्ता एक नई पुस्तक बनाता है। और यदि नए कर्मचारी के कार्य का अंतिम रिकॉर्ड बंद नहीं किया गया है (अर्थात पिछले कार्य स्थान से बर्खास्तगी का कोई रिकॉर्ड नहीं है), तो नियुक्ति रिकॉर्ड नहीं बनाया जा सकता है, क्योंकि बर्खास्तगी की कोई कानूनी पुष्टि नहीं है कार्य का पिछला स्थान.

बर्खास्तगी को छोड़कर, किसी कर्मचारी पर लगाए गए दंड का रिकॉर्ड श्रम रिकॉर्ड में नहीं बनाया जाता है। लेकिन निरंतर सेवा की स्थापना या निरंतर सेवा में कुछ समयावधियों को शामिल न करने के बारे में रिकॉर्ड निर्धारित तरीके से बनाए जाते हैं।

कार्यपुस्तिका के अनुभाग

केवल तीन खंड हैं:

• कर्मचारी के बारे में जानकारी;
• काम के बारे में जानकारी;
• पुरस्कारों के बारे में जानकारी.

पहला खंड शीर्षक पृष्ठ पर स्थित है और इसमें कर्मचारी के बारे में जानकारी शामिल है: अंतिम नाम, पहला नाम, संरक्षक, जन्म तिथि, शिक्षा और पेशे (विशेषता) के बारे में जानकारी। यह सारा डेटा पासपोर्ट और शैक्षिक दस्तावेजों के आधार पर, बिना संक्षिप्तीकरण, आद्याक्षर के, पूर्ण रूप से दर्शाया गया है। शीर्षक पृष्ठ भरने के बाद, कर्मचारी सटीकता और संकेतों की जांच करता है। शीर्षक पृष्ठ पर एचआर कर्मचारी द्वारा भी हस्ताक्षर किए जाते हैं जो कार्य रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए जिम्मेदार है। संगठन की आधिकारिक मुहर शीट के नीचे लगाई गई है। दूसरा खंड कार्य के बारे में जानकारी से भरा है, जहां प्रवेश, स्थानांतरण और बर्खास्तगी के रिकॉर्ड बनाए जाते हैं, जिसमें संगठनों की शर्तों, पदों और नामों का संकेत दिया जाता है। प्रत्येक प्रविष्टि की पुष्टि ऑर्डर संख्या और संगठन की मोहर या मुहर द्वारा की जाती है। पुरस्कार अनुभाग में, कर्मचारी के सभी पुरस्कार और प्रोत्साहन दर्ज किए जाते हैं, जिसमें तारीख, उपलब्धियों और पुरस्कारों के साथ-साथ वह दस्तावेज़ भी दर्शाया जाता है जिसके आधार पर प्रविष्टि की गई थी।

यदि कोई अनुभाग समाप्त हो जाता है, तो मानव संसाधन विभाग का कर्मचारी कार्यपुस्तिका में एक विशेष प्रविष्टि तैयार करता है।

चरण-दर-चरण भरने के निर्देश

किसी कर्मचारी को काम पर रखते समय, मानव संसाधन विभाग के एक प्रतिनिधि को यह जांचना चाहिए कि उसके पास कार्यपुस्तिका है और वह सही ढंग से भरी हुई है। यदि ऐसा कोई दस्तावेज़ मौजूद नहीं है, तो इसे अवश्य बनाया जाना चाहिए। रूसी संघ संख्या 69 की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित निर्देश आपको बताएंगे कि कार्यपुस्तिका को सही तरीके से कैसे भरें, लेकिन संक्षेप में, आपको निम्नानुसार आगे बढ़ने की आवश्यकता है:

चरण 1: कवर पृष्ठ की जाँच करें या पूरा करें

शीर्षक पृष्ठ में निम्नलिखित जानकारी होनी चाहिए:

• पासपोर्ट डेटा के अनुसार अंतिम नाम, पहला नाम और संरक्षक नाम;
• जन्मतिथि पूरी तरह से अरबी अंकों में लिखी गई है;
• शिक्षा, उदाहरण के लिए, "माध्यमिक व्यावसायिक" या "उच्च व्यावसायिक";
• विशेषता (नाममात्र मामले में दर्शाया गया है, उदाहरण के लिए, "लेखाकार");
• पूरा होने की तारीख (यह काम के पहले स्थान के लिए पंजीकरण की तारीख से पांच दिनों के बाद की नहीं होनी चाहिए);
• मालिक के हस्ताक्षर;
• मानव संसाधन विभाग के कर्मचारी के हस्ताक्षर और प्रतिलेख;
• संगठन की मुहर.

चरण 2. एक प्रविष्टि बनाना

कवर पेज को जांचने या भरने के बाद, आप नियुक्ति के बारे में जानकारी दर्ज करना शुरू कर सकते हैं। यह कर्मचारी के पहले पांच कार्य दिवसों के भीतर किया जाता है। सबसे पहले (पाठ से पहले), आपको या तो संगठन की मुहर लगानी होगी, जो उसके सभी डेटा को इंगित करती है, या उन्हें हाथ से लिखना होगा। फिर आप फ़ील्ड भरने के लिए आगे बढ़ सकते हैं:

• कॉलम नंबर 1 - क्रमांक - उद्यम या उसके नाम की मोहर के नीचे और प्रवेश (बर्खास्तगी, स्थानांतरण) पर प्रविष्टि के सामने रखा गया है;
• कॉलम नंबर 2 - तारीख - यह अरबी अंकों में भरा जाता है और पूरी तरह से नियुक्ति (स्थानांतरण, बर्खास्तगी) की तारीख से मेल खाता है, भले ही कार्यपुस्तिका किस दिन भरी गई हो; इस मामले में, स्वीकृति का दिन रोजगार अनुबंध में निर्दिष्ट तिथि माना जाता है, और बर्खास्तगी की तिथि अंतिम कार्य दिवस है;
• कॉलम नंबर 3 - भर्ती (स्थानांतरण, बर्खास्तगी), उद्यम का नाम बदलने, बिना संक्षिप्तीकरण के विभाग के बारे में जानकारी, उदाहरण के लिए, "रोजगार अनुबंध की समाप्ति के कारण खारिज कर दिया गया, श्रम संहिता के अनुच्छेद 77 के भाग एक के पैराग्राफ 2 रूसी संघ” और पुस्तक के मालिक के हस्ताक्षर;
• कॉलम नंबर 4 - वह आधार जिसके अनुसार प्रविष्टि की गई थी - आदेश, प्रोटोकॉल, सामान्य बैठक का निर्णय, उसकी संख्या और तारीख, उदाहरण के लिए, "आदेश दिनांक 12 जून 2010 संख्या 148-ओके।"

चरण 3. पुरस्कार

अनुभाग "पुरस्कारों पर जानकारी" में केवल मानद उपाधियों, राज्य पुरस्कारों, सम्मान प्रमाण पत्र, बैज या डिप्लोमा वाले पुरस्कारों के बारे में प्रविष्टियाँ की जाती हैं, जो रूसी संघ के कानून, संगठन के चार्टर या सामूहिक समझौते द्वारा प्रदान किए जाते हैं। इस मामले में, प्रविष्टि उसी तरह की जाती है जैसे "नौकरी की जानकारी" अनुभाग भरते समय की जाती है। वह है:

• कॉलम नंबर 1 में - प्रविष्टि की क्रम संख्या
• कॉलम नंबर 2 में - दिनांक
• कॉलम नंबर 3 में - पुरस्कार का प्रकार, किसके द्वारा और किस योग्यता के लिए कर्मचारी को सम्मानित किया गया
• कॉलम नंबर 4 में - आधार (डिक्री, आदेश, संकल्प)।

यह ध्यान देने योग्य है कि पुरस्कार अनुभाग में नकद बोनस और मूल्यवान उपहार शामिल नहीं हैं।

इंसर्ट भरना

यदि किसी एक अनुभाग के सभी पृष्ठ पूरे हो जाते हैं, तो पुस्तक में एक प्रविष्टि सिल दी जाती है, जिसे समान नियमों के अनुसार बनाए रखा और भरा जाता है। इंसर्ट, कार्यपुस्तिका की तरह, एक सख्त लेखांकन प्रपत्र है और जब इसे किसी कर्मचारी को जारी किया जाता है, तो इसकी संख्या को इंगित करने वाली पुस्तक में "जारी किए गए इंसर्ट" का एक स्टांप लगाया जाता है (प्रविष्टि हाथ से नहीं की जा सकती है, और स्टांप आमतौर पर होता है) शीर्षक पृष्ठ पर रखा गया है, लेकिन यह दोहरे पृष्ठ के कवर पर भी किया जा सकता है)।

कार्यपुस्तिका के बिना सम्मिलित करना अमान्य माना जाता है, और इसे अंतिम पृष्ठ और कवर के बीच सिलाई करने की प्रथा है (हालाँकि सिलाई के स्थान के संबंध में नियमों में कोई सटीक निर्देश नहीं हैं)। सम्मिलन में पृष्ठ क्रमांकन पृष्ठ क्रमांकन को जारी रखता है। और संगठन की मुहर प्रविष्टि के शीर्षक पृष्ठ पर लगाई जानी चाहिए।

अंशकालिक रिकॉर्ड

कायदे से, कार्यपुस्तिका उस संगठन में भरी जाती है जहां व्यक्ति मुख्य कर्मचारी के रूप में काम करता है। अंशकालिक कार्य के बारे में प्रविष्टियाँ करना आवश्यक नहीं है। लेकिन कर्मचारी के अनुरोध पर उन्हें जोड़ा जा सकता है। इस मामले में कार्यपुस्तिका कैसे भरें? यह उद्यम के कार्मिक विभाग के एक कर्मचारी द्वारा किया जाना चाहिए जहां कर्मचारी मुख्य है, और रिकॉर्ड उन दस्तावेजों के आधार पर बनाए जाते हैं जो कर्मचारी अंशकालिक कार्य के स्थान से प्रदान करता है। यदि कोई कर्मचारी एक ही उद्यम में अंशकालिक काम करता है, तो प्रविष्टि आंतरिक दस्तावेजों के आधार पर की जाती है। प्रविष्टि करने की प्रक्रिया इस प्रकार है:

• कॉलम नंबर 1 - प्रविष्टि की क्रम संख्या इंगित करता है;
• कॉलम नंबर 2 - अंशकालिक कार्य में प्रवेश की तारीख को इंगित करता है;
• कॉलम नंबर 3 - अंशकालिक काम पर रखने के बारे में एक प्रविष्टि की जाती है, जिसमें संगठन की संरचनात्मक इकाई का नाम, पद का नाम, पेशे का नाम, योग्यता का संकेत दिया जाता है;
• कॉलम नंबर 4 - दस्तावेज़ में उस संख्या और तारीख को इंगित करता है जिसके आधार पर प्रविष्टि की गई थी।

यदि कोई कर्मचारी अंशकालिक नौकरी से इस्तीफा दे देता है, तो अंशकालिक कार्य के स्थान से एक दस्तावेज़ के आधार पर, बर्खास्तगी उसी तरह दर्ज की जाती है।

शीर्षक पृष्ठ पर प्रविष्टियों में सुधार

कभी-कभी शीर्षक पृष्ठ पर दी गई जानकारी में सुधार करना आवश्यक हो जाता है। उदाहरण के लिए, यदि शादी के बाद किसी महिला ने अपना अंतिम नाम बदल लिया या इसके विपरीत, तो तलाक के बाद उसने अपना पहला नाम वापस कर दिया। कार्य रिकॉर्ड बनाए रखने का निर्देश इस बारे में क्या कहता है? उत्तर सरल है: पिछले डेटा को सावधानीपूर्वक एक पंक्ति से काट दिया जाता है और नए लिखे जाते हैं, जबकि सभी परिवर्तन दस्तावेजों (पासपोर्ट, विवाह प्रमाण पत्र, तलाक प्रमाण पत्र, जन्म प्रमाण पत्र, उपनाम परिवर्तन, नाम) के आधार पर किए जाने चाहिए। , संरक्षक, जन्म तिथि)। संबंधित दस्तावेज़ का एक लिंक, जो कर्मचारी मानव संसाधन विभाग को प्रदान करता है, कार्यपुस्तिका के अंदरूनी कवर पर बनाया जाता है और संगठन की मुहर और प्रबंधक या जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित किया जाता है।

लेकिन ऐसे मामले हैं जब शीर्षक पृष्ठ पर कर्मचारी के व्यक्तिगत डेटा को एक त्रुटि के साथ दर्शाया गया है ("नतालिया" के बजाय इसे "नतालिया" लिखा गया है या जन्म तिथि या उपनाम में कोई गलती की गई है) और यह तभी पता चलता है जब कर्मचारी को एक नई नौकरी मिलती है और मानव संसाधन विभाग का कर्मचारी दस्तावेजों की जांच करता है, एक विसंगति पाता है। इस मामले में, निर्देशों के अनुसार, आपको अपने पिछले नियोक्ता से संपर्क करना होगा, जिसे यह सुनिश्चित करना होगा कि त्रुटियों या पहचानी गई अशुद्धियों को ठीक कर दिया गया है।

कार्यपुस्तिका भरते समय सामान्य गलतियाँ

ऑडिट में अक्सर एचआर कर्मचारियों द्वारा उन्हें भरते समय की गई त्रुटियों का पता चलता है। सबसे लोकप्रिय में से:

• गलत तरीके से निर्दिष्ट अंतिम नाम, प्रथम नाम या संरक्षक;
• गलत तरीके से दर्ज की गई जन्म तिथि (11 नवंबर, 2003 से पहले शीर्षक पृष्ठ भरते समय, जन्म का महीना शब्दों में दर्शाया गया था, और 11 नवंबर, 2003 के बाद - अरबी अंकों में);
• शिक्षा के बारे में जानकारी का अभाव (कॉलम खाली रहता है, और शिक्षा के बारे में जानकारी नीचे एक पंक्ति में रेखांकित है); यदि किसी व्यक्ति ने पहले एक शिक्षा प्राप्त की और फिर दूसरी प्राप्त की, तो उसके बारे में जानकारी पहले के बगल में दर्ज की जाती है (इस मामले में, दोहरे पृष्ठ पर दस्तावेज़ का लिंक नहीं बनाया जा सकता है);
• शिक्षा के बारे में जानकारी अधूरी है;
• पेशे या विशेषता का संकेत नहीं दिया गया है;
• पूरा होने की तिथि इंगित नहीं की गई है;
• मालिक के हस्ताक्षर गायब हैं;
• शीर्षक पृष्ठ पर कोई संगठन मुहर नहीं है;
• रोजगार के बारे में जानकारी छह या अधिक कार्य दिवसों के बाद दर्ज की गई थी;
• प्रविष्टि बनाने के लिए आधार बताने के आदेश का उल्लंघन (कॉलम नंबर 4 में आपको पहले दस्तावेज़ का पूरा नाम, फिर उसकी तारीख और फिर दस्तावेज़ संख्या लिखनी होगी);
• बर्खास्तगी दर्ज करने के बाद उद्यम के मानव संसाधन विभाग की मुहर लगाना (वर्तमान नियमों के अनुसार, रिकॉर्डिंग के बाद संगठन की आधिकारिक मुहर होनी चाहिए);
• कर्मचारी के हस्ताक्षर की अंतिम प्रविष्टि के बाद अनुपस्थिति यह पुष्टि करती है कि उसने सभी प्रविष्टियों को पढ़ लिया है और उनसे सहमत है;
• पुरस्कार अनुभाग में काम के बारे में जानकारी दर्ज करना।

सुधार पोस्ट करें

निर्देशों के अनुसार, "कार्य के बारे में जानकारी" और "पुरस्कारों के बारे में जानकारी" अनुभागों में गलत प्रविष्टियों को काटने की अनुमति नहीं है। कार्यपुस्तिका में किसी प्रविष्टि को कैसे ठीक करें? गलत प्रविष्टि को अमान्य कर सही प्रविष्टि की जानी चाहिए।

यदि अभिलेखों की संख्या गलत है, तो इसे केवल संबंधित संख्या के तहत पूरे रिकॉर्ड को अमान्य घोषित करके और फिर उस संख्या को डालकर ठीक किया जा सकता है जिसके तहत रिकॉर्ड मूल रूप से होना चाहिए था, और कॉलम नंबर 3 में लिखें: "रिकॉर्ड संख्या द्वारा (संख्या निर्दिष्ट करें) अमान्य है।" इसके बाद आपको एक अलग नंबर के तहत दोबारा रिकॉर्डिंग दोहरानी होगी।

क्षतिग्रस्त रूपों का विनाश

कार्यपुस्तिकाओं या आवेषणों के पुराने या क्षतिग्रस्त प्रपत्रों को नष्ट कर दिया जाना चाहिए। यह सख्त लेखांकन प्रपत्रों के साथ काम करने के नियमों के अनुसार किया जाना चाहिए, एक विशेष आयोग बनाना जो उचित अधिनियम बनाकर विनाश प्रक्रिया की पुष्टि करेगा। अधिनियम प्रपत्रों के नष्ट होने का कारण, साथ ही उनकी क्रम संख्या भी बताता है। आयोग के सभी सदस्य अधिनियम पर हस्ताक्षर करते हैं, और अधिनियम को संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है।

विशेष स्थितियां

अक्सर, मानव संसाधन विभाग के कर्मचारियों को इस सवाल का सामना करना पड़ता है: इस जानकारी को कैसे दर्शाया जाए कि निरंतर कार्य अनुभव में एक निश्चित अवधि शामिल नहीं है। ऐसा तब होता है जब किसी नागरिक को, उदाहरण के लिए, सुधारात्मक श्रम सौंपा जाता है। इस मामले में, कार्यपुस्तिका में निम्नलिखित प्रविष्टि की जाती है:

• कॉलम नंबर 1 - रिकॉर्ड की क्रम संख्या;
• कॉलम नंबर 2 - प्रवेश की तारीख;
• कॉलम नंबर 3 - फॉर्म में प्रविष्टि: "(दिन, महीना, वर्ष) से ​​(दिन, महीना, वर्ष) तक का कार्य समय निरंतर कार्य अनुभव में नहीं गिना जाता है";
• कॉलम नंबर 4 - प्रविष्टि का आधार (आदेश, नियोक्ता का आदेश, जो फैसले या अदालत के फैसले के अनुसार जारी किया जाता है), इसकी तारीख और संख्या को इंगित करता है।

विशेष मामलों में एक कर्मचारी को एक नई रैंक, श्रेणी, वर्ग निर्दिष्ट करने के साथ-साथ दूसरे पेशे की स्थापना का रिकॉर्ड बनाने की आवश्यकता शामिल है। प्रासंगिक प्रविष्टियाँ "कार्य सूचना" अनुभाग में निर्धारित तरीके से की जाती हैं। समान शब्दों वाली कार्यपुस्तिका भरने का एक नमूना नीचे पाया जा सकता है।

यदि संगठन में किसी कर्मचारी के कार्य के दौरान उसका नाम बदला जाता है, तो इसकी प्रविष्टि कार्यपुस्तिका में भी की जाती है। यह एक बहुत ही महत्वपूर्ण बिंदु है, क्योंकि उद्यम का नाम बदलने के बाद, मुहर बदल जाएगी और यदि किसी कर्मचारी को निकाल दिया जाता है, तो नए नाम के साथ एक नई मुहर रिकॉर्ड के नीचे रखी जाएगी। और यदि नाम बदलने का कोई रिकॉर्ड नहीं है, तो पेंशन फंड इस उद्यम में काम करने में बिताए गए समय को सेवा की अवधि के रूप में नहीं गिनेगा। यही बात उस पद का नाम बदलने पर भी लागू होती है जिसमें कर्मचारी काम करता है। यदि स्टाफिंग टेबल में कोई बदलाव हुआ है तो उसे भी प्रतिबिंबित किया जाना चाहिए।