Kaip retai rašydavome laiškus, net el. Iš esmės ši galimybė prisimenama tik verslo poreikiams arba siunčiant reklaminius pranešimus. Nepaisant to, rašymo-apeliavimo įrankis vis dar yra vienas iš labiausiai veiksmingi būdaižmonių sąveika tarpusavyje. Labai svarbu atkreipti dėmesį į rašymo stilių, kreipimąsi į adresatą ir bendrą teksto kryptį, ypač dalykiniuose laiškuose. Taigi koks yra teisingas būdas kreiptis į gavėją laiške?
Ponas arba ponia. Šis kreipimasis, kuris buvo itin aktualus ankstesnių metų žinutėse ir išliko oficialus Rusijoje iki 1917 m., kai kuriais atvejais naudojamas iki šiol. Galima naudoti kreipiantis į verslo partnerius, politikai, verslininkai, aukšti pareigūnai. Šiuo metu šis žodis turi tam tikrą socialinę reikšmę ir tam tikrą potekstę. Visiškai netikslinga bus rašyti socialiai neapsaugotoms grupėms: „ponai pensininkai“, „ponai pabėgėliai“ ir kt.Laiško, kuriame vartojamas žodis „Viešpatie“, pavyzdį galite atsisiųsti iš mūsų:.
Laiško su tokiu kreipimu pavyzdį galite atsisiųsti iš mūsų:.
Jei nežinote adresato vardo, galų gale galite tiesiog pasisveikinti arba palinkėti gero paros laiko ir paaiškinti esmę rašytinis bendravimas... Svarbu atsižvelgti į etiketą ir jo laikytis bei atkreipti dėmesį į likusią verslo laiško dalį.
Dažnai, pradėdamas laišką kreipiniu „Gerbiamasis ...“, prisimenu, kaip vienas iš aukščiausių lyderių, ruošdamas laiškus Rusijos mokslų akademijos prezidentui, ministrui pirmininkui ar prezidentui, reikalaudavo kreipimosi „Gerb. “. Kažkodėl šis reikalavimas mums sukėlė daug pokštų. Jie priminė „išsibarsčiusį žmogų“ iš Basseinaya gatvės Samuelis Marshakas ir jo garsusis kreipimasis „Mielas gerbiamas karieta! Gerbiamas giliai gerbiamas vagonininke! Jie sarkastiškai domėjosi, kaip giliai gerbiamas mūsų bendražygis.
Ir veltui jie kikeno, beje. Kreipimasis, prasidedantis žodžiais „labai gerbiamas“ ir „gerbiamas“, vartojami oficialiai kreipiantis į ypač svarbius asmenis ir aukštas pareigas užimančius pareigūnus. Tad įprasta kreiptis ne tik į pirmuosius valstybės asmenis, vyriausybės ir parlamento narius, bet ir į garsios figūros mokslai, visuomenės veikėjai... Tiesiog „gerbiamas“ laiške gerbiamam akademikui, galite netyčia įžeisti adresatą.
Mes ne kasdien rašome prezidentei ar vyriausybės nariams, tačiau kartais reikia rašyti laiškus su bet kokiu skundu ar prašymu aukštoms institucijoms. Nežinau, kaip giliai gerbiate savo merą ar gubernatorių, bet jei turite parašyti jam laišką su kokiu nors prašymu, nuoširdžiai patariu kreiptis adresu „gerbiamas“. Šis žodis reiškia „labai gerbiamas“ ( Žodynas Ožegova) arba „vertas gilios pagarbos“ (Šiuolaikinis Efremovos rusų kalbos aiškinamasis žodynas). Manau, bet kuris valdžios atstovas tokį kreipimąsi perskaitys su malonumu. Tik vienas žodis laiško pradžioje, bet kartais jis gali persverti svarstykles jūsų naudai. Kaip sakoma, „meilus veršelis čiulpia dvi karalienes“.
Neseniai viename forume susidūriau su klausimu, kokį skyrybos ženklą dėti po adreso laiško pradžioje: šauktuką ar kablelį. Iš įpročio dedu šauktuką - taip mane mokė, bet sutikau ir kai kurių viršininkų reikalavimą po adreso dėti kablelį. Matyt tie žmonės, kurie dažnai susirašinėja Anglų kalba, automatiškai perkels daugelį anglų kalbos gramatikos taisyklių į susirašinėjimą rusų kalba. Kartais klaidina ir verslo literatūra, kurioje pateikiami šių tipų gydymo pavyzdžiai:
Gerbiamieji,
Atidžiai išnagrinėjome Jūsų laišką, kuriame…
(GerbPonai! Verslo korespondencija anglų kalba. -M... Leidėjų asociacija „Kultūra“, 1993. - 328 p.)
Kaip tai teisinga?
Rusų kalbos nuorodų paslauga portale Gramota.ru leidžia abi parinktis. Kartu atkreipiamas dėmesys į tai, kad po šauktuko seka sakinys su Didžioji raidė, o po kablelio – su mažąja raide.
Paprastai adresas rusiškame verslo laiške yra centre ir atskirtas nuo pagrindinio teksto vienu tarpu. Pirmasis laiško sakinys prasideda pastraipa. Na, kaip po tarpo ir net su pastraipa pradėti rašyti sakinį su mažąja raide? Tačiau asmeniniame laiške tekstas dažnai rašomas toje pačioje eilutėje kaip ir kreipimasis. Tokiu atveju po kreipimosi galite dėti kablelį ir toliau rašyti raidės tekstą mažąja raide.
Kodėl vis dėlto yra šauktukas? Pateiksiu kelis atsakymus:
„Šauktukas (!) – tai skyrybos ženklas, dedamas sakinio pabaigoje, norint išreikšti nuostabą, patrauklumą, stiprius jausmus, susijaudinimą ir panašiai.
„Daugelio skyrybos ženklų pavadinimai rusų kalboje yra gimtoji rusų kalba, o pats terminas skyrybos ženklai grįžta į veiksmažodžio skyrybą -„ sustoti “,„ palaikykite judėjimą “. Jei rašytojas sakinio pabaigoje deda šauktuką, jis parodo, kaip jam rūpi jo paties teiginio turinys.
Į kolegialaus sekretoriaus Jefimo Fomicho Perekladino, Čechovo istorijos „Šauktukas (Julės pasaka)“ herojaus klausimą, „kai į popierius įdedamas šauktukas“, jo žmona Marfush, kuri dažnai gyrėsi, kad „tai nebuvo už nieką, kad septynerius metus mokėsi pensione“ ir mintinai visą Ji moka gramatiką, užtikrintai atsakė: „Šis ženklas dedamas kreipiantis, šaukiant ir reiškiant susižavėjimą, pasipiktinimą, džiaugsmą, pyktį ir kitus jausmus“.
Atsakau, kad po kreipimosi dėdami šauktuką siekiame atkreipti adresato dėmesį ir paraginti jį ne tik perskaityti laišką, bet įvykdyti mūsų prašymą, „ištiesti ranką“, kartais „pasišaukti“. Gerbiamas Ivanas Ivanovičius!
Bet kas yra tarp žodžio „gerbiamas“ ir šauktuko? Verslo korespondencijoje rusų kalba įprasta kreiptis į adresatą vardu ir pavarde. Kraštutiniu atveju galite kreiptis pavarde: "Gerbiamas pone Petrovai!" Mano nuomone, kreipimasis pavarde labiau tinka ieškinio laiške, o ne prašyme. Vardu ir tėvavardžiu į mus dažniausiai kreipiasi pažįstami, toks kreipimasis sukelia adresato nusiteikimą, pažįstamiems sunkiau atsisakyti.
Kreipdamiesi į kelis gavėjus vienu metu, jie naudoja kreipimąsi "Gerbiami ponai!"
Diplomatinė korespondencija turi savo taisykles. Ten įprasta kreiptis pavadinimu: „Gerbiamas pone Ambasadoriau!“, „Gerbiamas pone ministre“ arba „Jūsų Ekscelencija! Bet tai jau atskira tema.
Verslo bendravimas neįsivaizduojamas be susirašinėjimo, nes asmeninis susitikimas bendradarbiavimo klausimams išspręsti ne visada įmanomas. Verslo korespondencija padeda per trumpą laiką išspręsti daugumą aktualių problemų, tačiau etiketo taisyklių nesilaikymas ar nelogiška laiško konstrukcija gali pakenkti partnerystei ar atstumti potencialų klientą. Kaip ir oficialiose derybose, čia galioja tam tikros taisyklės: laiško dizainas ir bendravimo stilius.
Bendrosios dalykinės korespondencijos vedimo taisyklės
1. Prieš rašydami laišką, nuspręskite dėl jo savybių:
laiško tipas (padanga, garantija, užsakymas, priminimas, pranešimas ir kt.; pristatomasis laiškas arba siūlantis atsakyti);
adresato pasiekiamumo laipsnis (ar galėsite išdėstyti visus reikalingus punktus viename laiške, ar reikės antro, patikslinančio);
pristatymo skubumas (jei laiškas skubus, geriau jį siųsti registruotu paštu arba per paštu).
2. Sukurkite savo laišką pagal esamus šablonus, atsižvelgiant į jo tipą, taip pat remtis GOST R 6.30-2003. „Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai popierizmui“.
3. Bet koks verslo laiškas turi tokią bendrą struktūrą:
- siunčiančios organizacijos pavadinimas;
- rašymo data;
- gavėjo adresas, konkretaus korespondento nurodymas;
- įžanginis adresas;
- laiško temos ir tikslo nuoroda;
- pagrindinis tekstas;
- išvada (mandagumo formulė);
- siuntėjo parašas;
- nuoroda apie taikymą ir kopijų platinimą (jei yra).
4. Rengdami verslo laišką naudokite teksto rengyklę Microsoft Word:
naudokite šriftą Times New Roman, dydis 12-14 p., tarpai tarp eilučių - 1-2 p.;
padėkite raidės puslapių numerius apačioje, dešinėje pusėje;
spausdindami tekstą ant A4 formato formų, naudokite 1,5–2 eilučių tarpus, A5 ar mažiau – vienos eilutės tarpus. Rekvizitai visada rašomi vienos eilutės tarpu.
5. Jei veikiate organizacijos vardu ir ketinate išsiųsti laišką spausdinta forma , būtinai naudokite firminį blanką nes jos buvimas bus vizitinė kortelė tavo įmonė. Ypatingai atsargiai elkitės su oficialaus firminio blanko dizainu, šis įgūdis turėtų būti privalomas kiekvienam biuro darbuotojui.
6. Tarptautiniam susirašinėjimui laiškas turi būti adresato kalba arba anglų kalba(kaip dažniausiai pasitaiko dalykiniuose santykiuose).
7. Išlaikykite teisingą, dalykišką toną... Laišką pradėkite kreipimu, kuris, atsižvelgiant į jūsų artimumo laipsnį su korespondentu, gali prasidėti žodžiais „Brangusis + Pilnas vardas“ ir „Brangusis + Visas vardas“. Atminkite, kad žodžiai, esantys adresu arba nukreipti į adresatą, niekada neturėtų būti trumpinami (pavyzdžiui, „gerbiamas“ kaip „uv.“ arba „skyriaus vadovas“ kaip „skyriaus vadovas“) – tokios yra verslo taisyklės. etiketas. Laišką visada užbaikite padėka už bendradarbiavimą. Prieš parašą turi būti frazė „Pagarbiai...“ arba „Pagarbiai,...“. Kreipimasis į „tu“ oficialiame susirašinėjime yra nepriimtinas, net jei su korespondentu palaikote draugiškus santykius.
8. Atidžiai rinkitės žodyną, venkite netikslumų ir dviprasmiškų frazių, perdėto profesionalumo... Laiškas turi būti aiškus.
9. Padalinkite laiško turinį į semantines pastraipas, kad gavėjui nebūtų sudėtinga ir sunku suprasti... Laikykitės taisyklės: pirmoji ir paskutinė pastraipos turi būti ne daugiau kaip keturios spausdinamos eilutės, o likusios - ne daugiau kaip aštuonios.
10. Atsakykite į verslo laiškus pagal priimtą etiketą: raštu pateikus prašymą – per 10 dienų nuo gavimo; į faksu ar elektroniniu paštu siunčiamus laiškus – per 48 valandas, išskyrus savaitgalius.
Verslo korespondencija organizacijos viduje
Verslo korespondencija tarp įmonės darbuotojų yra supaprastinta, palyginti su korespondencija, siunčiama trečiajai šaliai.
- būti lakoniškas;
- būti verslo pobūdžio;
- laiške turi būti nurodyta data;
- laiško pabaigoje yra mandagumo formulė ir parašas.
Organizacinio verslo susirašinėjimo pavyzdys gali būti sveikinimo laiškas vadovo ar kolektyvo vardu, skirtas dienos herojui arba paaukštinimą gavusiam darbuotojui.
Aptariant projektus raštu, dažniausiai naudojami tik kai kurie privalomi verslo laiško elementai – temos nuoroda, kreipimasis, santrauka leidimo esmė ir mandagumo formulė su atspausdintu parašu.
Nepamirškite, kad laiško forma ir reikalingas šablonas turi būti parinkti atsižvelgiant į dalykinio susirašinėjimo lygį ir informacijos, kurią norite pateikti adresatui, tipą.