В редица управленски документи специално място принадлежи на протоколите. Те са част от единната система на организационно-административната документация.

протокол - документ, определящ хода на обсъждане на въпроси и вземане на решения на срещи, срещи, сесии, конференции.

Трябва да се има предвид, че в дейността на организации и предприятия често се съставят документи, наречени „Протоколи“, но те не попадат в горното определение. И така, в областта на договорните отношения се съставят протоколи за намерения, протоколи за разногласия, протоколи за одобрения; сред основните документи на общото събрание на акционерите законодателството посочва протоколите на преброителната комисия и др. Подобен видове протоколиса сходни по своята цел с действията: записват и потвърждават факти или събития. Следователно те не са обект на правилата, посочени в този член.

Съставят се протоколивъв всяка организация, където има временни или постоянни колегиални органи, комисии и др. Формата на тяхната дейност е обсъждането на определени въпроси на срещи или срещи и съвместно вземане на решения, често чрез гласуване.

С появата на акционерните дружества у нас се засили вниманието към този вид документи. Висшите органи на управление на акционерното дружество са колегиални, а протоколите, отразяващи тяхната дейност, се превръщат в един от най-важните управленски документи. Става дума за протоколи от общи събрания на акционерите, заседания на съвета на директорите и съвета. Неслучайно Федералният закон "За акционерните дружества" и други правни актове обръщат специално внимание на състава на информацията в тези документи, тоест на тяхното съдържание. Част от регулаторните изисквания могат да бъдат приписани на това, което наричаме документи. В регистрация на протоколиуправителните органи на акционерните дружества трябва да вземат предвид както стандартните изисквания за този вид документи (стандартна форма на протокола), така и тези, които са определени със специални норми на правни актове и регулират документацията за дейността на управителните органи на именно акционерни дружества.

Типични изисквания за съставяне на протокол

В обобщен вид процедурата за съставяне на протокола е следната.

Когато се подготвяте за среща или среща:

формулирани са точките от дневния ред, тоест тези въпроси, по които трябва да се вземат решения;

определя се съставът на главните оратори;

се избират подходящи материали, например проекти на документи, които изискват обсъждане и одобрение, текстове на доклади и др.

По време на заседанието секретарят води протокол за обсъждането на точките от дневния ред и взетите решения по тях. Най-важните срещи могат да се преписват, докладите и речите могат да се записват на диктофон. Всички тези материали са в основата на последващото съставяне на протокола.

Заглавка на протокола

Протоколът се съставя на общата бланка на организацията или на празен лист хартия с данни, които отговарят на общия формуляр. В състава им:

фирмено наименование на организацията;

наименование на вида на документа;

място на документа.

При регистриране на всички данни, включително данните на формуляра, трябва да се вземат предвид определени правила. Само това може да осигури на документа юридическа сила.

Име на марката- това е пълното наименование на организацията на руски език, фиксирано от учредителните документи.

Федералният закон „За акционерните дружества“ определя, че дружеството трябва да има пълно и има право да има съкратено наименование на дружеството, включително, наред с други неща, посочване на вида на дружеството (отворено или затворено). По този начин, ако дружеството е регистрирало съкратеното си име заедно с пълното име, то има право да го постави на своите бланки (виж Пример 1).

Име на типа документ(ПРОТОКОЛ) се отпечатва с главни букви под името на организацията и се отделя от нея с един редовен интервал.

Когато поставяте дата в протокола, трябва да се има предвид, че датата на срещата и датата на окончателното изпълнение и подписване на документа почти винаги се различават.

от Общи изискванияПротоколът трябва да бъде съставен не по-късно от 5 дни след датата на заседанието. Но законът "За акционерните дружества" въведе други срокове: за протокол от заседанието на съвета на директоритемаксималният период на подготовка е 3 дни, а за протокол от общото събрание на акционерите- 15 дни след края на срещата.

Трябва да знаете това във всички случаи отбелязани в протоколадатата на срещата, а не подписването.

Ако събранието продължава повече от един ден, в протокола се посочват датите на неговото начало и край: „10-12.01.2007 г.“, или изцяло: „10.01.2007 г. – 12.01.2007 г.“.

Индексът се поставя на същия ред с датата и посочва поредния номер на събранието в рамките на календарната година: "No 02" или "No 12".

Поредните номера се задават отделно за всеки протоколна група, които се съставят в организацията: отделно номерирани протоколи от общо събрание на акционерите; протоколи от заседанията на съвета на директорите; протокол от заседание на бордаи т.н.

Друг атрибут на общата форма (и атрибутът на стандартната протоколна форма) е „място на документа“. Необходимо е да се обърне внимание на факта, че в този случай този реквизит не означава местоположението на организацията, а мястото, където действително се е състояла срещата. Името на съответното населено място се посочва, като се вземе предвид приетото административно-териториално деление. Освен това трябва да включва само общоприети съкращения, например:

Местоположението на всички разглеждани детайли зависи от това коя протоколна форма се използва в дадена организация: с надлъжно (виж пример 4) или ъглово (виж пример 5) местоположение на детайлите. Изборът на метода за подреждане на детайлите остава при организацията и не засяга правната сила на документа, съставен върху формуляра.

Пример 4

СТРОИТЕЛНИ ТЕХНОЛОГИИ

ПРОТОКОЛ

10.01.2007 № 01

Закрито акционерно дружество
СТРОИТЕЛНИ ТЕХНОЛОГИИ

ПРОТОКОЛ

10.01.2007 № 01
Москва

заглавка на протокола - това е най-важната функция за търсене, тя е предназначена да ви помогне бързо и рентабилно да намерите желания документ. Държавният стандарт (GOST R 6.30-2003) тълкува понятието "заглавие към текста" като "обобщение на документа". В този случай заглавието отговаря на въпроса „какво казва документът?“.

Въпреки това, за много видове документи е невъзможно да се съкрати тяхното резюме, тъй като те отразяват, като правило, няколко различни въпроса. Протоколът също принадлежи към тази група документи. Следователно заглавието към текста на всеки протокол отговаря на въпроса „какво?“, съдържа индикация за вида на колегиалната дейност (заседания, срещи и др.) и името на колегиалния орган в родов падеж. Такова заглавие, заедно с датата и индекса, ви позволява бързо да намерите необходимата информация.

Текст

Най-важното във всеки документ е неговото съдържание (текст).

Текст на протоколаясно структурирана. Това означава, че независимо от въпросите, включени в дневния ред на събранието или срещата, хода на тяхното обсъждане, взетите решения, текстът на документа ще се състои от определени части, подредени в една и съща последователност.

Текст на протоколае разделен на две части:

уводна част, в която се посочват имената и инициалите на председателя и секретаря на събранието; информация за присъстващите на срещата и дневния ред (тези данни предхождат основната част на текста, сякаш „въвеждат“ в нея);

основната част, която отразява хода на обсъждането на точките от дневния ред и фиксира взетите решения.

Така, уводна част на протоколазапочва с посочване кой е председател и секретар на това събрание или събрание. Думите "Председател" и "Секретар" се отпечатват от границата на лявото поле на два интервала от заглавието до текста. След тирето посочете инициалите и фамилните им имена:

Следва информация за номера и лични състав на присъстващитена заседание на постоянните членове на колегиалния орган. Техните фамилии и инициали са поставени по азбучен ред след думата „Присъствали“. Тази информация също се намира от границата на лявото поле.

По този начин обаче се съставя съставът на присъстващите, ако броят им не надвишава 15 души. При съставяне на протокол от среща с повече от 15 участници посочете техния количествен състав и отбележете, че списъкът (регистрационен лист) е приложен към протокола. Образец на такъв надпис е даден в пример 9. А в пример 10, регистрационен лист (може да се нарича "Списък на присъстващите" и т.н.) на участниците в срещата (или срещата), който включва и личните подписи от присъстващите, е показано. В същото време броят на реалните участници се отбелязва в окончателния запис.

За вземане на решения на събранието е необходим кворум, тоест необходимия минимум от участници, който прави взетите решения валидни. Поради това в протокола често се отбелязва наличието на кворум, като се посочва общият количествен състав на колегиалния орган и действителният брой на присъстващите на заседанието, например:

Освен постоянните членове на колегиалния орган, които са задължени да присъстват на заседание или заседание, на него могат да бъдат специално поканени длъжностни лица, които по естеството на дейността си са свързани с обсъжданите въпроси. Информацията за поканените на срещата трябва да бъде записана в протокола:

Следва да се отбележи, че при съставяне на разглеждания блок с информация не се посочват длъжностите на председателя, секретаря на събранието и присъстващите на него постоянни членове на колегиалния орган. Що се отнася до поканените, Методическите препоръки за прилагане на GOST R 6.30-2003, публикувани от автора на стандарта, Всеруския изследователски институт по документация и архиви, съдържат препоръка да се изброят имената им по азбучен ред, също без посочване на позиции. Въпреки това, традиционно в управленската практика, при съставянето на протоколи, като правило се посочват позициите на поканените. Това не е случайно, тъй като споменаването само на имената не разкрива пълнотата на информацията за участниците. Често обаче е важно да се покаже кои длъжностни лица могат или трябва да участват в конкретни въпроси.

Уводна част от протоколазавършва със списък на въпросите, които са били обсъдени на срещата. Започва с думите "Дневен ред:" и се намира на два или три интервала под списъка с участници от границата на лявото поле.

Всяка точка от дневния ред започва с предлог "О" ("За") и отговаря на въпроса "За какво?". Въпросите са номерирани с арабски цифри и съдържат посочване на говорещите за всеки въпрос:

Основната част от протокола разделени на секциикоито трябва да отговарят точно на точките от дневния ред и да бъдат номерирани по същия начин. На свой ред текстът на всеки раздел се изгражда по схемата: СЛУШАХ – ИЗГОВОРИ – РАЗРЕШИ или РЕШИ.

Преди думата "СЛУШАХ" поставя се номерът на съответната секция (точка от дневния ред). Останалите части (SPOKE, RESOLVE или DECIDE) не са номерирани.

В частта „ЧУХТЕ“ посочете фамилията и инициалите на главния оратор в съответствие с дневния ред, след това чрез тире - съдържанието на неговия доклад:

Ако докладът е голям и съдържа значително количество важна информация, за предпочитане е текстът му да се подготви предварително и да се предостави на секретаря на събранието. В този случай текстът на доклада е приложен към протокола, който дава връзка към това приложение. Например:

Частта „ГОВАРИ“ съдържа имената и инициалите на всички оратори по този въпрос и кратко резюме на техните изказвания. По ключови въпроси е важно да се отразят в протокола всички мнения, целият ход на дискусията. Ето защо, ако са зададени въпроси към ораторите и ораторите в дебата, след всяко изказване те се записват заедно с отговорите в реда, в който са получени.

От границата на лявото поле се изписва думата „ГОВОРИ“, както и думите „ЧУХ“ и „РЕШЕНО“ („РЕШИХ“). Имената на ораторите и съдържанието на речите се посочват от параграф на нов ред.

Форматът на въпроса не е ясно дефиниран. На практика има няколко варианта:

Първо се изписва думата „Въпрос:“ (или „Въпроси:“), след това фамилното име на лицето, задало въпроса, се посочва на нов ред, след тирето се формулира самия въпрос и на следващия ред - отговори на него
(виж образец в Пример 16).

След думата „Въпрос:“ се записва само самият въпрос, без да се посочва името на лицето, което го е задал (виж образеца в Пример 17).

Думата "Въпрос:" не е написана. Самият въпрос е изписан от червената линия и отдолу - отговорът на него. В този случай името на питащия също е позволено да не се посочва, но е по-добре да го запишете. Това ще отдели въпроса от текста на речта (виж примера в Приложение 18).

Възможно е обаче да няма изказвания освен основния доклад. В този случай частта „ГОВОРИ“ от текста се освобождава, а разделът ще се състои само от две части: „ЧУХА“ и „РЕШЕНО“ („РЕШЕНО“).

Всеки раздел завършва с решение по въпроса. Изписва се след думата "РЕШЕНО:" или « РЕШИ:". И двете думи са начални елементи диспозитива на протоколаи са еднакво важни.

Записаните решения трябва да бъдат кратки, точни и не двусмислени. Ако има няколко решения по един въпрос, те се формулират като няколко точки, всяка от които е номерирана с арабски цифри:

Важно е да се обърне внимание на факта, че решенията имат административен характер. Следователно те трябва да бъдат формулирани по моделна характеристика на административните документи. Моделът се състои от индикация за по-нататъшни действия, отговарящи на въпроса "какво да направя?", изпълнителя (отговорен за изпълнението) и срока.

Въпреки това, не винаги изброените компоненти могат или трябва да се използват в протокола. Така че съобщение, направено на среща, може просто да бъде взето предвид от присъстващите или да се вземе решение за одобрение на документ. В тези случаи формулировката на решението ще следва модела „Какво да правя“ (виж Приложение 20).

Ако решението съдържа индикация за по-нататъшни действия, трябва да се посочи техният изпълнител (изпълнители) или лицето, отговорно за изпълнението и срокът за изпълнение (виж пример 21).

Има още една важна особеност на вземането на решения на заседания или заседания, която трябва да се има предвид при съставянето на протоколите: някои решения се вземат чрез гласуване. Така например е задължително да се гласува за решения, взети на заседания на съвета на директорите, задължително е гласуването и при определяне на кандидат за изборна длъжност. В тези случаи резултатите от гласуването се посочват в протокола след съответното решение (виж пример 22). Ако всички присъстващи са гласували за взетото решение, резултатите от гласуването могат да бъдат посочени по различен начин – виж пример 23.

Правене на част

Протоколът се подписва след окончателно редактиране на текста му, проверяват се и се изпълняват всички раздели, съответстващи на дневния ред на заседанието. Документът се подписва от председателя и секретаря на събранието. Подписите са разположени от границата на лявото поле, отделяйки ги от текста с два или три интервала между редовете.

Протоколът придобива юридическа сила само при наличието на тези два подписа. Това е общопризната практика, която е залегнала в редица закони и наредби. По-специално, съгласно нормите на Федералния закон „За акционерните дружества“, протоколът от общото събрание на акционерите се съставя в 2 екземпляра, като и двете трябва да бъдат подписани от председателя и секретаря на събранието.

Същият закон обаче установява различен процедура за подписване на протоколзаседания на съвета на директорите на акционерно дружество: протоколът се подписва само от председателя на събранието и само той носи отговорност за правилността на документа. Подобна норма изглежда спорна, тъй като записите, отразяващи хода на заседанието, се съхраняват от секретаря, той е този, който трябва компетентно да ги редактира и да изготви проект на протокол. От което следва, че за съставянето на протокола отговаря не само председателят, но и секретарят. Това трябва да се доказва с неговия подпис под документа.

Протоколът е вътрешен административен документ, поради което обикновено не се изисква неговото заверяване с печат.

Някои видове протоколи подлежат на одобрение от ръководителя на организацията (например протоколи от заседание на технически съвет, експертна комисия и др.). Одобрението се издава с печат в горния десен ъгъл: след думата "ОДОБРЯВА" името на длъжността (без да се упоменава името на предприятието, защото присъства в заглавката на документа), личен подпис, са поставени неговият препис и датата на одобрение.

И сега предлагаме на вашето внимание примерен протокол, изготвен в съответствие с разглежданите правила:

Продължението на статията четете в следващия брой на списанието. Ще говорим за характеристиките на съставянето на протокола от общото събрание на акционерите и за състава на информацията, която задължително трябва да бъде отразена в този документ. При представянето на материала ще бъдат взети предвид изискванията на такива основни документи като Федералния закон "За акционерните дружества", резолюцията на Федералната комисия за пазара на ценни книжа от 31 май 2002 г. № 17 / ps и др. сметка.Ще видите по какво се различава стандартният протокол от протокола на общото събрание на акционерите!

AT Авторът споделя своите тайни. Предлага методология стъпка по стъпка за подготовка на ефективна среща (ще се научите как да формирате дневен ред, как да организирате взаимодействие с участниците в срещата и поканените, как да подготвите информационни материали и зала за срещи). Предложено е оптималното регулиране на дискусията, което се основава на препоръките на психолозите. Разгледани бяха въпросите за хода на записването, сроковете на изпълнение на протокола, правилата за съставяне на копието и извлечението му за информиране на изпълнителите за взетите на заседанието решения.

1 Вижте статията на Е.Г. Юсипова "Организационен аспект на провеждането на срещи в предприятието" на стр. 52 от сп. № 1` 2007г.

2 Общоприетите съкратени наименования на административно-териториалните единици и списъкът на субектите на Руската федерация са публикувани на страници 91-93 на списанието
№ 1` 2007

протокол- документ, в който фиксират хода на обсъждане на въпроси и вземане на решения на срещи, срещи, срещи, конференции.

Протоколите документират дейността на постоянно действащи колегиални органи, като колегиуми от комисии и министерства, общински управи, както и научно-технически и методически съвети. С изключение на горното, заседанията, провеждани от ръководителите на структурни поделения, заместници на генералния директор, директора, могат също да се записват.

Обичайно е да се съставят протоколи за документиране на дейността на временните колегиални органи (конференции, срещи, семинари и др.)

Протоколът се съставя от секретаря въз основа на протоколите, които е водил на заседанието. Това могат да бъдат кратки бележки, преписи или записи на диктофон. Струва си да се каже, че за да подготви протокола, секретарят събира резюмета от доклади и изказвания, проекти на решения преди заседанието.

протокол издадена на общ формуляр..

Заглавие, дата и номер на протокола

Заглавката на протокола ще бъде име на колегиалния орган или вид заседание. Например Протоколът (на какво?) от заседанието на педагогическия съвет; срещи на ръководители на структурни поделения и др.

Датата на протокола ще бъде датата на заседанието (традиционно протоколът се съставя след заседанието).Ако срещата е продължила няколко дни, датата на протокола включва начална и крайна дата.

Например: 21 — 24.07.2009 .

Номерът (индексът) на протокола ще бъде поредният номер на събранието в рамките на календарната година или мандата на колегиалния орган.

Имайте предвид, че текстът на протоколавключва следните части:

въвеждащ;
главен.

Въведение

В уводната част на протокола след заглавието се дават имената и инициалите на председателя и секретаря на събранието. От нов ред след думата " присъстваха» избройте по азбучен ред имената и инициалите на присъстващите на заседанието длъжностни лица.

Ако на срещата имаше хора от други организации, тогава след думата „Присъстваха“ думата „ Поканени”и се посочва списък на поканените лица, като при всяко фамилно име се посочват длъжността и името на организацията преди всяко име.

В уводната част на протокола дневният ред е определен.

Състои се от списък с въпроси, които се обсъждат на заседанието, и фиксира последователността на тяхното обсъждане и имената на ораторите (говорителите).Обърнете внимание, че всеки въпрос от дневния ред е номериран с арабска цифра, формулиран е с помощта на предлози "О" или "Относно". Например: „За утвърждаване на учебни програми“; „При обобщаване на резултатите от учебната година.“

За всяка точка се посочва говорител (служебното лице, подготвило този брой)

Главна част

В ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙii с последователността на въпросите от дневния ред се съставя текстът на основната част на протокола - той трябва да съдържа толкова раздели, колкото точките в дневния ред.

Въз основа на всичко казано по-горе стигаме до извода, че заглавната част на протокола винаги се съставя по един и същи начин. Но текстът на протокола може да бъде представен в различни форми: кратък или пълен.

Кратък протокол- фиксира обсъжданите на срещата въпроси, имената на лекторите и взетите решения. Такъв протокол най-често се води в случаите, когато срещата е от оперативен характер (виж фиг. 3.3.)

Струва си да се каже - пълният протокол- съдържа информация не само за обсъжданите въпроси, взетите решения и имената на ораторите, но и достатъчно подробни бележки, предаващи съдържанието на докладите и изказванията на участниците в срещата, всички изразени мнения, въпроси и забележки, коментари , позиции. Струва си да се каже - пълният протокол ви позволява да документирате подробна картина на срещата (вижте фиг. 3.4)

Фигура No 3.3. Пример за кратък протокол

Фигура No 3.4. Пример за пълен протокол

Когато се използва каквато и да е форма на протокол, неговият текст ще бъде разделен на толкова секции, колкото точките в дневния ред са.

Трябва да се отбележи, че всеки раздел се състои от три части.: „ЧУХА“, „ГОВОРИ“, „РЕШЕНО“ („РЕШЕНО“), които се отпечатват от лявото поле с главни букви. Този дизайн ви позволява да подчертаете в текста речта на главния оратор, участниците в обсъждането на въпроса и диспозитивната част, в която е формулирано решението.

В частта " СЛУШАХ» е представен текстът на речта. В началото на текста от нов ред в именителен падеж се посочва името на говорещия. Записът на речта се отделя от името с тире. Речта е написана в трето лице единствено число. Разрешено е да се посочи вместо запис на речта след фамилното име („Записът на речта е приложен“, „Обърнете внимание, че текстът на доклада е приложен“)

В последния случай докладите стават приложение към протокола.

В частта " ИЗПЪЛНЕНО» от нов ред в именителен падеж посочете името на говорещия и след тирето, текста на речта или въпроса (ако е бил зададен на говорещия по време на речта)

В частта " РЕШЕНО” („РЕШИ”) отразява взетото решение по обсъждания въпрос. Имайте предвид, че текстът на диспозитива е отпечатан изцяло във всякаква форма на протокола.

Имайте предвид, че текстът на целия протокол се отпечатва с 1,5 междуредово разстояние.

Протоколът се съставя от секретаря на събранието. Протоколът се подписва от секретаря и се предоставя за подпис на председателя в срок до 3 (три) работни дни след заседанието.

Подписите са отделени от текста с 3 интервала между редовете. Името на позицията се отпечатва от границата на лявото поле, последната буква в фамилното име е ограничена до дясното поле.

В деня на подписване на протокола от председателя той трябва да бъде регистриран.

Извлечение от протокола

Извлечение от протокола е точно копие на част от текста на оригиналния протокол, отнасяща се до въпроса от дневния ред, за който се изготвя извлечение. Извлечението възпроизвежда всички детайли на формуляра, уводната част на текста, точката от дневния ред, по която се изготвя извлечението, и текста, отразяващ обсъждането на въпроса и взетото решение. Извлечение от протокола се подписва само от секретаря, който и го заверява. Удостоверителният надпис се изписва на ръка, състои се от думата „Вярно“, посочване на длъжността на лицето, което заверява копието (извлечението), личен подпис, фамилия, инициали и дата (виж фиг. 3.5)

Фигура No 3.5. Пример за извлечение от протокола

Извлеченията от протокола понякога заменят такъв административен документ като решение. В този случай извлечението служи като инструмент за съобщаване на взетите решения на изпълнителите. В този случай секретарят, например, на УС на акционерното дружество, не по-късно от 2 (два) дни след подписване на протокола от събранието, разпространява извлечения от протокола по определени въпроси на отговорните изпълнители. Изявленията се подписват от секретаря.

Извлечения от протоколите, изпратени до друга организация, подлежат на задължително запечатване.

Оригиналите на протоколите се оформят от секретаря в случаите според вида на заседанията. Например "Протокол от общи събрания", "Протокол от заседания на Съвета на директорите", "Протокол от срещи с директора" и др. Вътре в корпуса протоколите са систематизирани по номера и хронология. Делата се образуват през календарната година.

Изготвяне и изпълнение на протоколи

Протоколът заема специално място в системата на организационно-административните документи. От една страна, той може да бъде отнесен към информационни документи (тъй като съдържа информация за обсъждане на някои управленски въпроси), а от друга страна, протоколите съдържат диспозитив и следователно могат да се разглеждат като административни документи.

протокол- документ, който фиксира хода на обсъждане на въпроси и вземане на решения на заседания, срещи, сесии, конференции.

По-обобщено определение се дава от тълковните речници на руския език, които го определят като „документ със запис на всичко, което се случва на среща, среща“.

Заседанията на акционерите, заседанията на съветите на директорите подлежат на задължителна сеч.

Протоколите се подават на държавни органи за регистрация (например при регистрация на търговски банки, търговско-промишлени камари и др.). Съставят се и протоколи за документиране на дейността на временните колегиални органи (конференции, заседания, срещи, семинари и др.).

По време на срещата обикновено се водят протоколи. В случаите, когато заседанието е записано или магнитно записано, протоколът може да се състави след преписването им. Записите трябва да се съхраняват от секретар или определено лице.

Могат да се разграничат следните етапи на подготовка на протокола:

1) своевременно събиране на необходимите материали за заседанието (дневен ред, списък на участниците в заседанието, поканени, членове на колегиалния орган, текстове на доклади, съобщения и изказвания, проекти за решения на обсъжданите въпроси);

2) съставяне на протокол в съответствие с установените изисквания, които осигуряват неговата юридическа сила;

3) редактиране на текста, съгласуване с председателя и ораторите на заседанието;

4) подписване на протокола от председателя и секретаря на събранието;

Всички видове и разновидности на протоколи, независимо от това дали принадлежат към документационна система или подсистема, се класифицират по две признаци – начин на документиране и степен на пълнота на протокола от събранието, които действат едновременно. И така, според степента на пълнота на записа, протоколите се делят на кратки и пълни. Освен това се разграничава стенографски протокол. Формата на протокола се избира в зависимост от вида на заседанието и статута на колегиалния орган.

Краткопротокол - фиксира обсъжданите на заседанието въпроси, имената на ораторите и взетите решения. Такъв протокол е препоръчително да се води само в случаите, когато заседанието се преписва, докладите и текстовете на изказванията се представят на секретаря или когато срещата е от оперативен характер.

В краткия протокол последователно се записват само имената на председателя, секретаря, състава на присъстващите, списъка на разгледаните въпроси и взетите решения. Разновидност на краткия протокол е протокол, съставен в съкратена форма, който предвижда кратко последователно представяне на разглежданите въпроси по схемата „въпрос - решение”.

Пъленпротоколът записва не само обсъжданите въпроси, взетите решения и имената на ораторите, но и достатъчно подробни записи, които предават съдържанието на докладите и изказванията на участниците в заседанието, всички изразени мнения, въпроси и забележки, бележки , позиции. Пълните минути ви позволяват да документирате подробна картина на срещата.

Пълните протоколи могат да бъдат подробни текстови (метод на текстово документиране), стенографски (текстов метод, използващ специални символи, които трябва да бъдат дешифрирани при изготвянето на протокола), фонографски (запис на звук), видео протоколи (използва се видео запис на звук, особено при провеждане на видеоконференции) . Те съдържат запис на цялата среща, включително забележки, въпроси, забележки, изказвания и референции по време на срещата, шум, аплодисменти и др. в зависимост от начина на документиране.

стенографияпротоколът се съставя въз основа на стенографски протокол от заседанието (стенограма) и дословно предава процеса на обсъждане на всеки въпрос и вземане на решение по него.

Пълен и стенографски протокол се съставят въз основа на ръкописни дословни или касетофонни записи, които се съхраняват по време на заседанието.

Протоколите се водят по време на заседанието от специално избрано или определено лице или от секретаря на постоянен колегиален орган служебно, а протоколите от оперативните заседания, които се ръководят от ръководителите, се водят и съставят от секретарите или помощници на лидерите.

При съставянето на протокола секретарят на събранието използва предварително подготвени за заседанието документи: дневен ред, списъци на поканените, списъци на членовете на колегиалния орган, текстове на доклади, изказвания, информационни бележки, проекти за решения и др.

Протоколът, съставен директно на заседанието, е проект. То трябва да бъде изяснено, заверено със стенограма или фонограма (ако на събранието е направен препис или е записан на диктофон), редактиран и изпълнен не по-късно от 3 или 5 дни от датата на срещата. Тези условия или други стандартни условия за изготвяне на протокола за подписване – „в деня на събранието”, „не по-късно от следващия работен ден” и др. - обикновено се уреждат от правилника за съответните колегиални органи и длъжностната характеристика/работния правилник на секретаря на конкретен колегиален орган.

Протоколът е основният административен документ на колегиалното управление и почти винаги се съставя като многостраничен документ. Следователно при съставянето на първия лист от протокола е необходимо да се използва общата форма на организацията или предприятието, а ако няма общ формуляр, протоколът се съставя на листове хартия А4 с детайлите, подредени според моделът на общата форма.

Ако формулярът за първия лист от протокола не се използва, детайлите обикновено се изготвят надлъжно (по горното поле на листа хартия) центрирано.

Стандартният формуляр на протокола включва следните задължителни данни:

пълно наименование на организацията или предприятието;

името на вида на документа (ПРОТОКОЛ);

· регистрационен номер;

мястото на съставяне или публикуване на документа;

заглавие;

подписи.

Допълнителни подробности за протокола са:

наименованието на структурната единица;

печат за одобрение;

бележка за наличието на приложения;

място (стая, офис) и час на срещата;

фамилия и инициали на председателя на заседанието, заседанието;

дата на подписване на протокола;

одобрение на виза (ако е необходимо);

печат за одобрение (ако протоколът изисква одобрение);

Бележка за изпълнението и насочване към делото.

Датата на протокола е датата на заседанието (протоколът обикновено се съставя след заседанието). Ако е продължило няколко дни, тогава датата на протокола включва началната и крайната дата.

Например: 21–24.01.2013 г.

Номерът (индексът) на протокола е поредният номер на срещата. Протоколите се номерират в рамките на календарната година или мандата на колегиалния орган.

Заглавието на текста на протокола, като правило, отразява вида на срещата или колегиалната дейност и е в съответствие с името на вида на документа. Например: Протокол - заседания на борда; - събрания на трудовия колектив; - срещи на ръководителите на структурни поделения.

Текстът на протокола включва уводна и основна част.

В уводната част на протокола след заглавието се дават имената и инициалите на председателя и секретаря на събранието (в кратката форма на протокола тази информация е пропусната). От нов ред след думата "Присъствали" се изброяват имената и инициалите на постоянните членове на колегиалния орган (по азбучен ред), след това - имената, инициалите и длъжностите на поканените на заседанието. След думата "Поканени" се изписват фамилни имена и инициали на поканени длъжностни лица, които не са членове на колегиалния орган, но са присъствали на заседанието.

При съставяне на протокола от разширено заседание или среща с повече от 15 присъстващи имената на участниците не се посочват, а общият им брой се обозначава с цифра. Участниците се броят според регистрационните списъци, които се предават на секретаря на събранието и стават едно от приложенията към протокола. Към протокола са приложени списъци с фамилни имена на присъстващите, за което се прави съответен запис в самия протокол (например: Имаше: 43 души (списъкът е приложен).

На срещи, конференции и конгреси, където вземането на решения изисква определен кворум, секцията „Присъствие“ посочва колко хора трябва да присъстват и колко са дошли на срещата.

Например в протоколите от синдикалните събрания е посочено: „В синдикалната организация са регистрирани 135 души, присъстват 117“.

Дневният ред е включен в уводната част на протокола. Включва обсъжданите на срещата въпроси с имената на лекторите (говорителите) и фиксира последователността на тяхното обсъждане.

След думите се съставя списък на въпросите, внесени за обсъждане и решаване от колегиалния орган "дневен ред", които се намират от границата на лявото поле два реда под състава на присъстващите и завършва с двоеточие.

Всяка точка от дневния ред е формулирана с предлог "О", отговаря на въпроса "За какво?" и съдържа указание за длъжността, фамилията и инициалите на говорещия. Освен това думата „говорител“ не се използва в протокола, формулата на речта е правилна: „Доклад – (чия?) позиция, фамилия, инициали“.

Въпросите са номерирани с арабски цифри, поставени в дневния ред по тяхната важност (или в съответствие с очакваното време за обсъждане) и изведени от червената линия.

Точките от дневния ред трябва да бъдат формулирани ясно и конкретно, тъй като са актуални заглавия към следващия текст на протокола, които ще бъдат представени точка по точка по реда на разглеждане на въпросите на заседанието.

Дневният ред на заседанието, като правило, се изготвя предварително и трябва да включва оптималния брой въпроси, които могат да бъдат разгледани и обсъдени на заседанието. Формулировката „Разни” в дневния ред на попълнения протокол се счита за неуместна, т.к. документът се изготвя след срещата, когато вече е възможно точно да се формулират всички разгледани въпроси.

Дори в случаите, когато дневният ред на заседанието е съставен като самостоятелен информационен документ и предварително изпратен на участниците в заседанието и членовете на колегиалния орган, текстът на всички обсъждани въпроси трябва да бъде включен в текста на протокола. . Забележка в текста на протокола: „Дневният ред е приложен” е неприемлива, дори когато дневният ред е оформен в дело заедно с протокола като отделен информационен документ.

Текстът на основната част на протокола се съставя в съответствие с последователността на въпросите, установена от дневния ред.

Основната част от текста на протокола, т.е. целия ход на събранието и взетите решения секретарят на събранието преобразува от устната форма (често спонтанна, емоционална и невинаги подготвена) в писмена форма, т.е. подредени, изградени по речеви модели, предимно с директен словоред и използване на специална лексика и термини от бизнес стил.

Основната част от текста на протокола съдържа толкова точки, колкото точки в дневния ред. Разделите са съответно номерирани. Всеки раздел, отразяващ хода на срещата, се състои от три части. : СЛУШАЛ - ГОВОРИ - РЕШИЛ (РЕШИЛ).

Думата "ЧУХА" е номерирана в съответствие с номера на точката от дневния ред, изчертава се от границата на лявото поле с главни букви и завършва с двоеточие. По-нататък, от червения ред, фамилията и инициалите на говорещия се изписват в родов падеж (СЛУШАХ - на кого?), поставя се тире и след него съдържанието на доклада се записва накратко или подробно. Представянето обикновено се провежда от трето лице единствено число в минало време.

Ако текстът на основния доклад е изготвен предварително и след разглеждане на въпроса е прехвърлен в секретариата/секретаря на срещата, тогава при представянето на текста е удобно да се използва друг метод: накратко формулирайте темата на докладва по дневния ред и след срока се отбелязва: „Текстът на доклада е приложен”.

В същото време трябва да бъде съставен предварително изготвен доклад, подписан и датиран от автора, за да може наистина да бъде издаден като самостоятелен документ-приложение към протокола.

Думата "SPEAKED" се изтегля от границата на лявото поле с главни букви и завършва с двоеточие. Фамилното име и инициалите на всеки от говорещите се изписват от червената линия и се посочват в именителен падеж (ГОВОРИ - кой?). След тире под формата на непряка реч се записва кратко или подробно съдържание на речта.

Всички въпроси към оратора и ораторите, както и отговорите на тях, се записват в реда на получаване и също се извеждат от червената линия. Може да не се посочва името на лицето, задало въпроса.

Решения, приети колегиално по всеки един от обсъжданите въпроси, се записват след думата „РЕШЕНО“ или „РЕШЕНО“. Тези думи са термини от бизнес стил, отразяващи вземането на решения въз основа на принципа на колегиалността (подразбира се местоимението „ние“). В бизнес практиката всеки термин има своя собствена сфера на използване при изготвянето на протоколи. И така, в протоколите от общите събрания на акционерите, учредителите, заседанията на съветите на директорите, събранията на трудовите колективи, събранията на служителите (в рамките на самоуправлението, установено и разрешено от кодекса за корпоративно поведение), инициативните групи, използването на термина „РЕШЕНО“ се счита за правилно (дейността на висшите колегиални органи е формализирана, „власт“). В протоколите от заседанията на комисии, съвети, работни групи, оперативни заседания и други колегиални изпълнителни органи (съставя се „оперативното ръководство“) терминът „РЕШЕНО“ се счита за правилен.

Тази дума се образува от границата на лявото поле с главни букви и завършва с двоеточие. От червената линия по точките се формулират кратко и точно административните действия, които трябва да бъдат номерирани в съответствие с номера на въпроса от дневния ред. Номерът на взетото решение се състои от две части, разделени с точка, като първата цифра съответства на номера на въпроса в дневния ред, а втората на номера на решението по този въпрос (в края на краищата често се случва че по един въпрос от дневния ред се вземат няколко решения и указания).

Параграфът, установяващ правната норма (норматив), е формулиран според стандартния речеви модел: какво да правя - в какъв (от какъв или за какъв) период?

1. На кого - какво да правя - до коя дата;

2. Какво да правя - до коя дата - на кого (заглавие, фамилия и инициали на конкретен изпълнител).

Ако решението е взето чрез гласуване, тогава резултатите от него се оформят под формата: „За – 10, против – 0, въздържал се – 2“ или „единодушно“. Спазването на този формуляр е задължително, когато се вземат решения за назначаване, избор или утвърждаване на кандидати или за персоналния състав на комисии, комисии и др.

Подписите на председателя и секретаря на събранието се поставят върху редактирания и заверен протокол. Те са разположени на три или четири реда под текста от границата на лявото поле и са разделени с един ред. В преписите на подписите инициалите се поставят преди фамилното име. Личните подписи на председателя и секретаря се съставят върху оригиналния протокол.

Тъй като протоколът е вътрешен административен документ на предприятието, обикновено не се изисква да бъде заверен с печат.

Копия (фотокопия) от съставения и подписан протокол или извлечение от протокола, които са необходими в процеса на изпращане на документ за изпълнение, има право да удостовери с подписа си секретарят (секретар на събранието или секретар на колегията). орган служебно), правилно попълване на отметка върху заверката на копието. Ако в рамките на организацията се използва копие или извлечение от протокола, то (както и самият протокол) не се подпечатва. Ако извлечението или копието на протокола е предназначено за използване извън стените на родната организация, то трябва да бъде подпечатано върху него.

Някои видове протоколи подлежат на одобрение от първия ръководител на предприятието или организацията. Например протоколите от заседанията на експертната комисия на организацията, експертната комисия за назначаване / премахване на печати за ограничаване на достъпа до информация и документи на организацията, протоколи от срещи на проектни групи / проектни офиси по управление на проекти, и др. са одобрени.

Одобрението се издава с печат, който се намира в горния десен ъгъл на документа и се състои от думата "ОДОБРЯ", съкратеното наименование на длъжността ръководител (тъй като пълното наименование на организацията или предприятието е посочено в заглавката на документа или в общата форма), личен подпис, неговия препис и дата на одобрение.

Решенията на колегиалните органи се съобщават на изпълнителите под формата на самостоятелни документи - решения и решения; в институции, работещи на основата на единството на командването, те се изпълняват със заповеди. В останалите случаи се прави извлечение от протоколите.

Протоколът се оформя в дела заедно с документи, създадени в процеса на подготовка на заседанието:

¾ дневен ред;

¾ покана;

¾ списъци на участниците в срещата и списъци на поканените;

¾ доклади или резюмета от изказвания;

¾ справочни материали по обсъжданите въпроси;

¾ проекти за решения и окончателни документи.

Протоколът се съставя от секретаря на събранието. Подписано от председателя и секретаря.

Извлечение от протоколае точно копие на част от текста на оригиналния протокол, отнасяща се до точката от дневния ред, по която се изготвя извлечението. В същото време се възпроизвеждат всички детайли на формуляра, уводната част на текста, точката от дневния ред, по която се изготвя извлечението, и текстът, отразяващ обсъждането на въпроса и взетото решение. Извлечение от протокола се подписва само от секретаря, той съставя и атестация. Състои се от думата "Вярно", посочване на длъжността на лицето, което заверява копието (извлечението), личен подпис, фамилия, инициали и дата. Ако извлечение се дава за представяне на друга организация, то се удостоверява с печат.

ИМЕ НА ОРГАНИЗАЦИЯТА ПРОТОКОЛ 00.00.0000 № 00 Място на съставяне Заглавие на текста (Форма на срещата: Какво?) Председател Секретар Присъстваха 00 души. Име Фамилия Име Фамилия (инициалите, фамилните имена са посочени по азбучен ред в колона; ако присъстват повече от 15 души се посочва техният брой и в скоби - „приложен е регистрационен лист“)

дневен ред:

1. Относно ... (за какво е въпросът). Вид на съобщението (доклад, доклад, съобщение, информация), длъжност, инициали, фамилия (в роден падеж).

1. СЛУШАХ:

I. O. Фамилия (в именителен падеж) - кратко или подробно резюме на съдържанието на речта. Ако текстът на доклада е приложен към протокола, посочете - (Текстът на доклада е приложен).

ИЗПЪЛНЕНО:

И ЗА. Фамилия - кратко резюме на първата реч по първия въпрос (след фамилията в скоби може да се посочи позицията на говорещия). Ако текстът на доклада е приложен към протокола, посочете - (Текстът на речта е приложен).

И ЗА. Фамилия - обобщава следните изказвания по този въпрос.

РЕШЕНО:

1.1. Изложена е формулировката на решението по първия въпрос - посочват се действието в неопределена форма на глагола, изпълнителят (служебно лице, структурно звено в Д.п.), срокът за изпълнение.

1.2. По същия начин се съставят вторият и следващите параграфи от резолюцията по първия въпрос.

2. СЛУШАХ:

Оформлението на втората точка от дневния ред е изградено по подобие на първата по схемата: СЛУШАХ – ГОВОРИ – РЕШИ.

Председател секретар Подпис Подпис И ЗА. Фамилия I.O. Фамилия

Към делото 00-00 (подпис), дата

Оформление на протокола

ИМЕ НА ОРГАНИЗАЦИЯТА ПРОТОКОЛ №____________ Наименование Дата Място на съставяне Председател Секретар Скакунов 2. За изборите... Лектор - Т.П. Соснова 3. … 1. ЧУХА: СКОРОСТ: РЕШЕНО: 1.1. ... 1.2. ... 2. СЛУШАХ: ГОВОРИ: _________ души взеха участие в гласуването. ЗА ПРОТИВ се въздържа _________ _________ _________

РЕШЕНО:

Отметка за приложение

Председател секретар Подпис Подпис И ЗА. Фамилия I.O. Фамилия OJSC ROSTOV BAKERY ПРОТОКОЛ 02.12.2004 № 356-21 Ростов на Дон Заседания на Съвета на директорите Председател: Секретар: Присъстваха петима души: I. N. Kononenko V. I. Smirnov I. R. Zakharov I. P. Kozlenko I. N. Kononenko I. S. Nikonenko A. V. Petrovsky

дневен ред:

Отчет за работата на хлебозавода за ноември 2004г.

IP Козленко (генерален директор) - докладът е приложен.

ИЗПЪЛНЕНО:

А. В. Петровски (член на Съвета на директорите). В речта си той акцентира върху недостатъците, които се срещат в работата на някои служители: неправилно маркиране, нарушаване на изходната търговия.

I. S. Nikonenko (член на Съвета на директорите). Той отбеляза, че като цяло работата се върши добре: производителността на труда се е увеличила, рентабилността се е увеличила, позицията на предприятието на регионалния пазар на хлебни изделия се е подобрила.

РЕШЕНО:

1. Бонус за ноември:

1.1. Работници на парче от основното производство - в размер на 40% от приходите на парче.

1.2. Работници на време - в размер на 40% от заплатите, тарифни ставки.

2. Лишаване на бонуси за ноември:

2.1. О. П. Иванова, Л. Р. Сидорова, Н. Р. Левченко за несъответствието в етикетирането на меденки 25.11.2004 г.

2.2. Л. Д. Гончар за нарушаване на изходящата търговия в с. Зимовники 23.11.2003 г.

Председател секретар Кононенко Смирнов И.Н. Кононенко В. И. Смирнов

Към делото 00-00 (подпис), дата

Идентификатор на електронното копие на документа

Пример за протокол

ЗАО "РУСКИ ПРОСТРАНСТВА" ИЗВАД ОТ ПРОТОКОЛИТЕ 20 октомври 2005 г. № 4 Москва заседания на централната експертна комисия Председател - Криволапов В.Г. Секретар - Василиева Е.М. Присъстват: Поканени: Антонова Н.Н., Барановская Н.М., Лядова О.И., Мухаметшина Р.В., Щрокова Ю.И. Лапина Н.В. - Главен офис специалист.

Относно безопасността на документите в акционерното дружество и организацията на прехвърлянето им на държавно съхранение.

2. Препоръчайте на отдел „Документационно обезпечаване” на акционерното дружество (Криволапов В.Г.) да проведе семинар със специалисти от структурните подразделения на акционерното дружество по систематизиране на документите в деловодството и предаването им на държавно попечителство.

председател Личен подпис В.Г. Кривушкин секретар Личен подпис ЯЖТЕ. Василиев правилно Помощник секретар Персонален подпис Н.И. Тарасова датата

Пример за извлечение от протокола(Anodina N.N. Документопоток в организацията / N.N. Anodina. - M .: Издателство Omega-L, 2006. -172 стр.)

Раздел 2 „Структура на документа. системи за документация. Единна система за организационна и административна документация"

ТЕМА 6

„ОСНОВНИ ВИДОВЕ ИНФОРМАЦИОННИ И РЕФЕРАТОРНИ ДОКУМЕНТИ, ПРЕДАВАНИ ЧРЕЗ РАЗЛИЧНИ КОМУНИКАЦИОННИ КАНАЛИ. ДЕЛОВА КОРЕСПОНДЕНЦИЯ"

План:

1. Бизнес кореспонденция. Главна информация.

протокол - документ, определящ хода на обсъждане на въпроси и вземане на решения на заседания, срещи, сесии, конференции.Протоколите документират дейността на постоянно действащи колегиални органи, като колегиуми от комисии и министерства, общински управи, както и научно-технически и методически съвети.

Заседанията на акционерите, заседанията на съветите на директорите подлежат на задължителна сеч.

Протоколът се съставя на базата на записи, които се водят на заседанието от секретаря ръчно или с диктофон.

В зависимост от вида на заседанието и статута на колегиалния орган се избира формата на протокола: кратка, пълна или дословна.

Краткопротокол - фиксира обсъжданите на срещата въпроси, имената на ораторите и взетите решения (виж стр. 94). Такъв протокол е препоръчително да се води само в случаите, когато заседанието се преписва, докладите и текстовете на изказванията се представят на секретаря или когато срещата е от оперативен характер.

Пъленпротоколът записва не само обсъжданите въпроси, взетите решения и имената на ораторите, но и достатъчно подробни записи, които предават съдържанието на докладите и изказванията на участниците в заседанието, всички изразени мнения, въпроси и забележки, бележки , позиции. Пълните протоколи ви позволяват да документирате подробна картина на срещата (вижте стр. 95-96).

Всички видове протоколи се съставят на общ формуляр, който включва следните данни: наименование на институцията (организация, предприятие), вид на документа (протокол), място за поставяне на дата, индекс на документа, място за съставяне протокола, място за заглавието към текста. Датата на протокола е датата на заседанието (протоколът обикновено се съставя след заседанието). Ако е продължило няколко дни, тогава датата на протокола включва началната и крайната дата.

Например: 21-24.01.2000г.

Заглавието към текста на протокола, като правило, отразява вида на срещата или колегиалната дейност и е в съответствие с името на вида на документа. Например: Протокол - заседания на борда; - събрания на трудовия колектив; - срещи на ръководителите на структурни поделения.

Текстът на протокола включва уводна и основна част.

В уводната част на протокола след заглавието се дават имената и инициалите на председателя и секретаря на събранието (в кратката форма на протокола тази информация е пропусната). От нов ред след думата „Присъствали“ се изброяват имената, инициалите на постоянните членове на колегиалния орган (по азбучен ред), имената, инициалите и длъжностите на поканените на заседанието. При съставяне на протокола от разширено заседание имената на участниците не се посочват, а общият им брой се обозначава с цифра. Участниците се броят според регистрационните списъци, които се предават на секретаря на събранието и стават едно от приложенията към протокола.

Дневният ред е включен в уводната част на протокола. В него се изброяват обсъжданите на срещата въпроси с имената на лектори (говорители) и се фиксира последователността на обсъждането им. Дневният ред на заседанието, като правило, се изготвя предварително и трябва да включва оптималния брой въпроси, които могат да бъдат разгледани и обсъдени на заседанието.

Основната част от текста на протокола съдържа толкова точки, колкото точки в дневния ред. Разделите са съответно номерирани. Всеки раздел се състои от три части: „ЧУХА“, „ГОВОРИ“, „РЕШИ“, които се отпечатват от параграф, за да се подчертае в текста на протокола записа на речта на главния оратор, участниците в дискусията на въпроса и диспозитива, формулиращи решението на събранието. Със същата цел в текста на протокола фамилията и инициалите на всеки оратор се отпечатват от нов ред в именителен падеж. Представянето на записа на речта се отделя от фамилното име с тире, посочва се от трето лице единствено число.

Протоколът се съставя от секретаря на събранието. Подписано от председателя и секретаря.

Извлечение от протокола е точно копие на част от текста на оригиналния протокол, отнасяща се до точката от дневния ред, по която се изготвя извлечението (виж стр. 97). В същото време се възпроизвеждат всички детайли на формуляра, уводната част на текста, точката от дневния ред, по която се изготвя извлечението, и текстът, отразяващ обсъждането на въпроса и взетото решение. Извлечение от протокола се подписва само от секретаря, той съставя и атестация. Състои се от думата "Вярно", посочване на длъжността на лицето, което заверява копието (извлечението), личен подпис, фамилия, инициали и дата. Ако извлечение се дава за представяне на друга организация, то се удостоверява с печат.

Вижте също: