Dans le cadre de ses activités, chaque entreprise (organisme) utilise les communications téléphoniques. Pour ce service, cependant, comme pour les autres, il faut de l'argent. La communication cellulaire, qui est directement utilisée aujourd'hui à des fins de production, permet de fixer clairement des objectifs, de résoudre des problèmes de travail en temps opportun et d'accomplir des tâches. Et encore plus dans les cas où l'œuvre voyage dans la nature. Il est impossible de se passer de la communication dans les entreprises modernes, en particulier là où les voyages et les voyages d'affaires sont fréquents et, de plus, longs.
Que dit la loi à ce sujet ?
Au niveau législatif, la nomination de paiements en espèces est prévue, ce qui devrait compenser les dépenses d'un employé dans l'exercice de ses fonctions, comme indiqué à l'article n ° 164 du Code du travail de la Fédération de Russie.
Lorsque l'indemnité est versée :
- lorsqu'un employé utilise sa propre propriété pour le travail ;
- sous forme de charges d'amortissement.
Ce droit à percevoir une indemnisation est inscrit à l'article 188 du code du travail. À son tour, l'employeur est tenu de rembourser les dépenses occasionnées par l'exploitation des biens personnels de l'employé en l'absence de biens de l'État.
Exemple. L'employeur doit compenser l'utilisation du véhicule personnel de l'employé en termes monétaires, par exemple, l'achat de carburant. Si le véhicule est utilisé à des fins de production, ces versements et leur montant sont établis par accord des parties, fixés dans un contrat de travail ou dans une convention particulière, qui est un avenant au contrat.
Selon les articles du Code du travail de la Fédération de Russie n ° 41, n ° 45, les points qui affectent d'une manière ou d'une autre les indemnités doivent être inclus dans les règlements de l'entreprise (organisation) et doivent également être reflétés dans la convention collective. Il est possible d'établir des paiements fixes que l'employeur effectuera. Dans ce cas, nous parlons de paiements pour l'utilisation d'un téléphone mobile, ainsi que de la couverture des frais de maintenance de l'appareil.
Toutes les questions liées à l'utilisation des biens des employés à des fins de production sont expliquées en détail dans les documents suivants :
- lettre du ministère des finances n° 03-04-07-02/387 du 23/12/2009 et n° 03-04-06-01/138 du 17/06/2009 ;
- lettre du Service fédéral des impôts n° 28-11/4115 du 21/01/2008 et n° 18-11/3/088759 du 18/09/2007.
Ces documents stipulent que toute compensation doit être économiquement justifiée. Cela est nécessaire pour éviter les conflits avec les normes contenues dans les actes législatifs. Si, néanmoins, il y a des contradictions, alors l'employeur peut être tenu responsable. C'est ce que dit le Code des infractions administratives.
La société a le plein droit de décider en toute indépendance :
- dans quelle mesure compenser l'utilisation du téléphone aux employés, dans quel ordre et dans quel délai les paiements pour les communications mobiles seront effectués ;
- dans quelles conditions les frais de communications cellulaires seront-ils remboursés ;
- établir dans quels documents les justifications seront enregistrées, selon lesquelles l'entreprise indemnise les employés pour les coûts de communication cellulaire.
Le règlement a été approuvé le 24/06/2011 n° A35-8471-2009. Mais dans le cas où un accord de droit civil est conclu entre l'employé et l'administration, les normes législatives en matière d'indemnisation ne s'appliquent pas.
Les communications mobiles dans les entreprises et leur coût
L'employeur doit nécessairement tenir des registres des coûts associés à l'achat d'appareils de communication cellulaire afin de les utiliser dans le cadre de l'activité de travail de l'entreprise (organisation). La comptabilisation des frais dans les documents comptables et fiscaux dépend de la diminution de la valeur de la chose, en l'occurrence l'appareil en voie d'usure.
Exemple. Les téléphones d'une valeur supérieure à 40 000 roubles devront être attribués aux immobilisations. Ensuite, ils auront un amortissement qui, à son tour, couvrira le coût de son entretien. Cela est nécessaire pour s'assurer que l'appareil est toujours utilisé conformément à sa destination.
Les dépenses doivent être documentées comme requis dans les documents de l'entreprise (organisation). En ce qui concerne la comptabilité, ici les coûts liés à l'achat des appareils eux-mêmes, ainsi que des cartes SIM, sont renvoyés à l'article PBU 6/01. Ils sont mis en charges (sur solde ordinaire ou autre) au prix d'achat et hors TVA. Si le coût initial des téléphones ne dépasse pas 40 000 roubles, alors selon l'article n ° 254 du Code des impôts, ils sont classés comme coûts matériels.
Ils comprennent également connexion de l'abonné et paiement des appels.
Le coût d'achat des téléphones portables doit être formalisé, étayé par des documents, ainsi que des reçus de paiement. Ceci est indiqué dans les articles n ° 252, n ° 346.16 du Code fiscal de la Fédération de Russie. À son tour, l'employeur doit élaborer des documents pour la tenue de registres de ses immobilisations, ainsi que des réserves matérielles et techniques. A titre indicatif, les décisions n° 71a et n° 7 du 30/10/1997 sont utilisées dans cette affaire. et 21/01/2003. respectivement.
Pour confirmer les motifs sur lesquels une indemnisation est versée aux employés pour les communications mobiles, vous devrez effectuer certaines actions (selon les lettres du ministère des finances n ° 03-03-06 / 2/178 et du ministère de la santé et des affaires sociales Aménagement n° 2538-19 de 2010) :
- approuver la liste des employés qui ont besoin de communication pour résoudre des problèmes de production dans le cadre de leur travail ;
- élaborer et approuver les règles d'utilisation des téléphones de bureau.
Ces documents sont joints à la convention collective.
Assurer la communication pour les employés de l'entreprise (organisation)
Un employeur peut fournir à ses employés des communications cellulaires en utilisant plusieurs options :
- un accord est conclu avec un opérateur mobile ;
- achat de téléphones portables à usage professionnel;
- des paiements sont versés aux employés pour l'utilisation de téléphones portables personnels à des fins professionnelles ;
- les dépenses des salariés pour les négociations liées à l'activité de travail sont payées (conformément à l'article n ° 188 du Code du travail, le montant des indemnités est fixé dans la convention collective par accord.
L'employeur, à son tour, conclut un accord avec ses employés concernant la location de son téléphone portable pour la communication industrielle. C'est ce que dit le code, articles n° 606-625. Le contrat précise le montant du paiement, son ordre, les modalités sont établies.
Il arrive également que l'employeur, en accord avec l'employé, documente des informations sur l'utilisation de ses biens à des fins professionnelles, en l'occurrence un téléphone portable. Précise le montant de l'indemnisation, sa procédure, ses modalités.
Pour les impôts, ça ressemble à ça :
Selon l'article n ° 209 du Code fiscal de la Fédération de Russie, les revenus d'un particulier perçus dans le cadre d'un travail doivent être imposés. Dans ce cas, l'employeur est un mandataire fiscal qui perçoit l'impôt. Conformément aux articles n° 24 et n° 226, l'impôt sur le revenu des personnes physiques est prélevé sur les personnes officiellement employées, mais payé par l'employeur. Ce dernier, à son tour, calcule la taxe en fonction des sommes réellement dépensées.
Selon l'article n ° 252 du Code fiscal de la Fédération de Russie, les coûts des communications mobiles dans une entreprise (organisation) doivent être documentés par des reçus de paiement; contrats conclus avec des entrepreneurs; correspondance avec l'opérateur télécom.
L'article de la loi fédérale n° 63 et la loi fédérale n° 126 stipulent que les autorités fiscales ne peuvent exiger certains documents officiels de l'employeur. Personne n'a annulé le droit au secret de la correspondance par des négociations utilisant des communications téléphoniques.
Les documents ci-dessus comprennent les éléments suivants :
- facture contenant les détails ;
- transcription des conversations téléphoniques.
Les coûts supportés par l'entreprise lors du paiement des services des opérateurs de téléphonie mobile en vertu de l'article n ° 264 du Code des impôts dans le processus de calcul de l'impôt sur le revenu sont imputés aux autres dépenses. L'imposition n'est pas soumise à une compensation (en vertu de l'article n ° 217 du Code des impôts de la Fédération de Russie) aux employés pour l'utilisation de leur propre appareil dans le cadre de leur travail, ainsi que des dépenses liées d'une manière ou d'une autre aux services d'un mobile opérateur.
Les paiements aux employés d'une entreprise (organisation) pour l'utilisation de communications mobiles dans le cadre d'un travail dans l'intérêt de l'employeur ne sont pas soumis à l'impôt sur le revenu des personnes physiques. Ces informations sont disponibles dans les articles n° 217 du code général des impôts et n° 9 FZ, n° 212-FZ, courriers du ministère des finances n° 03-04-06/22274 du 20/04/2015. La taxe est payée sur les dépenses pour les services de communication (en vertu de l'article n ° 264, n ° 346.16 du code des impôts).
L'indemnisation des accidents du travail est déterminée comme suit
L’employeur verse une indemnité à ses salariés sur la base de justificatifs :
- documents prouvant la nécessité pour un employé d'utiliser un téléphone portable pour exercer ses fonctions, ses devoirs (contrat de travail, description de poste); les coûts de communication sont calculés sur la base des comptes de l'opérateur mobile ;
- un accord écrit entre les parties précisant le montant des versements à titre de compensation pour l'utilisation de leur téléphone à des fins professionnelles ; peut être calculé en pourcentage, en fonction du prix de l'appareil.
Pour effectuer des paiements, l'employeur doit émettre une ordonnance. Un exemple de ce document est généralement inclus dans la convention collective. Il sert de justification à l'utilisation des biens du salarié à des fins professionnelles. Dans ce cas, vous devez fournir une copie du document confirmant l'achat du téléphone. Confirmez ainsi la propriété du téléphone mobile par l'employé.
Si un tarif sans restriction est utilisé, c'est-à-dire illimité, l'employeur peut payer l'intégralité du coût à l'opérateur de téléphonie mobile. Si le montant des versements dépend des coûts horaires, alors l'employeur pourra déterminer leur coût en décodant (détaillant) la facture que le salarié doit lui fournir. Ceci est considéré comme une base valable nécessaire pour établir le montant du paiement à un employé qui utilise des biens personnels à des fins professionnelles dans le cadre de son emploi.
L'illimité, bien sûr, est pratique, mais cher. Et c'est son principal inconvénient, causant des désagréments à l'employeur. De plus, la redevance payée ne s'applique qu'aux appels locaux. Intercity devra être payé séparément. Par conséquent, l'employeur a parfaitement le droit de fixer une limite à certains nombres, de fixer des délais. Si les dépenses limitées sont confirmées par les documents pertinents, elles ne seront pas taxées. En cas de nécessité de production, la limite peut toujours être augmentée. Cette question est décidée à la discrétion de la direction de l'entreprise (organisation). Si le montant payé au cours du mois n'est pas utilisé jusqu'à la fin, il ne sera pas transféré au mois suivant. Si le plafond est dépassé, le salarié rembourse lui-même ces dépenses (une transcription de cette situation est contenue dans une lettre du ministère des Finances).
1. Comment confirmer la validité des coûts de communication cellulaire.
2. Comment formaliser l'utilisation des téléphones personnels et des cartes SIM par les employés à des fins professionnelles.
3. Dans quel ordre les dépenses de communication cellulaire sont-elles reflétées dans la comptabilité et la comptabilité fiscale.
Le coût des services de communication est l'un de ces types de dépenses que presque toutes les organisations et tous les entrepreneurs individuels ont. Et une part croissante de ces coûts est occupée par les services de communication cellulaire. Et ce n'est pas surprenant, car la communication cellulaire ou mobile vous permet de résoudre les problèmes de travail beaucoup plus rapidement, et pour certains travailleurs, l'utilisation d'un téléphone fixe est tout simplement impossible. Ainsi, par exemple, les employés dont le travail est itinérant, ainsi que ceux dont le travail est associé à des déplacements professionnels fréquents, ne peuvent pas se passer de téléphones portables dans le cadre de leur travail. Par conséquent, les employeurs sont confrontés à la nécessité de fournir à leurs employés des communications cellulaires et de le faire de manière à prendre en compte les intérêts des employés et les leurs, tout en évitant les réclamations des autorités fiscales. Comment faire cela - lisez l'article.
Fournir aux employés une communication cellulaire est possible de deux manières :
- Cellulaire corporatif: un accord avec un opérateur de téléphonie mobile est conclu par l'employeur et les employés reçoivent des cartes SIM appartenant à l'employeur pour utilisation.
- Indemnisation des dépenses des employés pour la communication cellulaire: chaque collaborateur conclut en son nom propre un contrat avec un opérateur mobile et utilise une carte SIM personnelle pour les appels professionnels.
La méthode choisie (ou une combinaison de celles-ci), ainsi que toutes les conditions essentielles pour l'utilisation des communications cellulaires par les employés à des fins officielles, doivent être fixées dans un acte réglementaire local. Un tel document pourrait être, par exemple, Réglementation sur la fourniture aux employés de communications cellulaires.
Dans la comptabilité fiscale, les dépenses pour les services de communication cellulaire, y compris le paiement d'une indemnité aux employés pour les dépenses de communication cellulaire, acceptéà la fois pour le calcul de l'impôt sur le revenu (clause 25, clause 1, article 264) et pour l'USN (clause 18, clause 1, article 346.16 du Code fiscal de la Fédération de Russie). En règle générale, le coût des communications cellulaires doit être économiquement justifié et documenté. Dans le même temps, la procédure de documentation de ces dépenses dépend directement de la méthode de fourniture des communications cellulaires aux employés.
Cellulaire corporatif
Pour vérifier vos dépenses de téléphone cellulaire d'entreprise, vous aurez besoin des éléments suivants : les documents(Courrier du Ministère des Finances du 23/06/2011 n° 03-03-06/1/378) :
- accord avec un opérateur mobile ;
- facture des services rendus ;
- la liste des postes d'employés approuvés par le chef de l'organisation utilisant des communications cellulaires pour effectuer des tâches professionnelles. La liste spécifiée des postes peut être fixée dans une ordonnance distincte ou énoncée dans le règlement sur la fourniture aux employés de communications cellulaires.
Dans certains cas, vous avez également besoin :
- facture - pour les contribuables à la TVA afin de déduire la TVA "en amont" (clause 1, article 172 du Code fiscal de la Fédération de Russie);
- un document confirmant le paiement des services d'un opérateur de téléphonie mobile - pour les organisations utilisant le système fiscal simplifié (clause 2 de l'article 346.17 du Code fiscal de la Fédération de Russie).
En plus des documents ci-dessus, les inspecteurs des impôts demandent souvent des documents supplémentaires confirmant la faisabilité économique des dépenses en services cellulaires :
- les descriptions de poste des employés utilisant les communications cellulaires, comme confirmation que l'utilisation des communications cellulaires est nécessaire à l'exercice de leurs fonctions ;
- les contrats de travail (convention collective) avec les employés qui précisent les conditions de fourniture de communications cellulaires ou fournissent un lien vers l'acte local pertinent (Règlement sur la fourniture aux employés de communications cellulaires) ;
- détaillant les factures des services de communication, qui indiquent les numéros de téléphone de tous les abonnés avec lesquels des négociations ont été menées, comme confirmation que les négociations étaient de nature professionnelle et non personnelle.
Quant au détail des factures des services cellulaires, l'obligation d'un tel document est ambiguë. Le ministère des Finances indique dans certaines lettres que les détails sont obligatoires (lettres du ministère des Finances de la Russie du 19.01.2009 n ° 03-03-07 / 2, du 05.06.2008 n ° 03-03-06 / 1/350 , du 27.07.2006 n° 03-03- 03/04/15). Cependant, dans la plupart des cas, les tribunaux ne considèrent pas le manque de détails comme une base pour ne pas accepter les dépenses de communication cellulaire pour la comptabilité fiscale (résolutions du Service fédéral antimonopole de la région de Moscou n ° KA-A40 / 6056-10 du 22.06 2, FAS PO du 23 mai 2008 dans l'affaire n° A55-10554/07). Fondamentalement, les tribunaux se réfèrent au fait que le Code fiscal de la Fédération de Russie ne contient pas d'exigence de confirmation obligatoire des frais de communication avec une facture détaillée. De plus, le détail ne contient que des numéros de téléphone, cependant, ne révèle pas la nature et le contenu de la conversation (professionnelle ou personnelle).
! Noter: Si vous décidez de vous "assurer" et de confirmer la validité des coûts des services cellulaires en détaillant les factures, vous devez garder à l'esprit que s'il y a un détail, il fera certainement l'objet d'un contrôle fiscal. Voilà pourquoi les détails ne doivent pas seulement être joints à la facture, mais réellement vérifiés et couper toutes les conversations personnelles (c'est-à-dire que les frais correspondants ne peuvent pas être inclus dans les dépenses fiscales). Il est conseillé de refléter le fait que les détails ont été vérifiés, par exemple en apposant une marque sur le document lui-même indiquant la date et la signature de la personne responsable.
Comptabilisation des téléphones et des cartes SIM
Avec l'option "entreprise" de fournir aux employés des communications cellulaires, les cartes SIM avec des numéros de téléphone "attachés" appartiennent à l'employeur et sont délivrées aux employés pour utilisation. Cependant, les cartes SIM en elles-mêmes, comme vous le savez, ne fonctionnent pas : des téléphones (ou d'autres appareils) sont nécessaires. Et ici, en règle générale, l'une des deux options s'applique:
- les téléphones sont achetés par l'employeur et donnés aux employés pour qu'ils les utilisent ;
- les travailleurs utilisent des téléphones personnels. Dans ce cas, les employés peuvent être payés, soit.
Il existe souvent une troisième option : l'organisation ne dispose pas de ses propres téléphones portables et l'utilisation des téléphones personnels des employés n'est en aucun cas formalisée. Parallèlement, les coûts des communications cellulaires sont régulièrement comptabilisés sur la base de factures émises par l'opérateur. Dans ce cas, la légitimité d'accepter des dépenses pour les communications cellulaires est susceptible d'être remise en question par les inspecteurs des impôts. Cependant, les contribuables ont une chance de prouver leur position. Premièrement, le Code fiscal de la Fédération de Russie ne contient pas d'exigence de disponibilité obligatoire des téléphones pour la reconnaissance des frais de communication (25, paragraphe 1, article 264 du Code fiscal de la Fédération de Russie). Deuxièmement, les tribunaux ont plus d'une fois pris le parti des contribuables, confirmant la légitimité d'accepter les frais de communication cellulaire pour la comptabilité fiscale même en l'absence de téléphones (résolution du FAS SZO du 24 avril 2007 dans l'affaire n ° A56-33529 / 2006 ; Résolution du FAS MO du 21 juillet 2005 n° КА-А41/6715-05). Et pourtant, pour ne pas donner un autre motif de réclamation au fisc, il est logique de veiller à documenter l'utilisation du téléphone portable par les salariés.
Quant aux cartes SIM, le coût de leur acquisition peut se traduire par :
- dans le cadre des dépenses matérielles (clause 3, clause 1, clause 2, article 254, clause 5, clause 1, article 346.16 du Code fiscal de la Fédération de Russie). Si les frais de connexion sont supérieurs au montant crédité sur le compte à titre d'acompte, la différence correspondra au coût de la carte SIM ;
- si la totalité du montant payé lors de la connexion est créditée sur le compte, alors le coût de la carte SIM est nul et le montant payé est pris en compte comme acompte pour les services de communication.
Étant donné que les cartes SIM sont la propriété de l'employeur et sont transférées aux employés pour un usage temporaire, il est conseillé de tenir un hors bilan des cartes SIM avec des analyses par numéros de téléphone et employés.
! Noter: Le transfert d'une carte SIM (et d'un téléphone) à un employé doit être documenté. À cette fin, vous pouvez utiliser la procédure de documentation du mouvement des stocks établie dans l'organisation, ou développer et approuver des formulaires spéciaux de documents primaires, par exemple, un magazine pour la délivrance de téléphones et de cartes SIM aux employés. La documentation du transfert de cartes SIM aux employés sert de preuve qu'un employé particulier utilise un numéro de téléphone spécifique, et dans le cas où des limites sont fixées pour les dépenses de communication mobile, cela servira de base pour percevoir le montant de l'employé au-delà de la limite.
Établir des limites de dépenses pour les communications cellulaires
Dans le cas de la fourniture aux employés de communications cellulaires d'entreprise, l'organisation n'a pas la possibilité de payer de manière sélective le coût des services à l'opérateur: ils devront payer la totalité du montant indiqué sur la facture, que les employés ont "calomnié". Par conséquent, afin de ne pas surpayer les conversations personnelles des employés, ils fixent le plus souvent des limites au coût des communications cellulaires ou utilisent un tarif illimité.
- Forfait illimité
Le tarif sans limite présente un avantage non négligeable : vous n'avez pas besoin de contrôler le montant des dépenses des employés, puisque le paiement des services de communication est fixe et ne dépend pas du nombre et de la durée des appels (frais d'abonnement). En outre, comme l'a expliqué le ministère des Finances, le paiement des services cellulaires à un taux illimité n'empêche pas leur prise en compte à des fins fiscales (Lettre du ministère des Finances de la Fédération de Russie du 23/06/2011 n° 03- 03-06/1/378).
Cependant, dans certains cas, il est plus rentable pour les organisations d'utiliser un tarif avec un paiement au temps, ce qui implique à son tour l'établissement de limites sur les coûts des communications cellulaires pour les employés. Si de telles limites ne sont pas fixées, tous les avantages de l'utilisation du tarif au temps peuvent être barrés par un grand nombre d'appels « supplémentaires » et, par conséquent, des dépenses « supplémentaires ».
- Fixer des limites
Le fait d'établir des plafonds de dépenses pour les communications cellulaires des employés, ainsi que le montant de ces plafonds, doit être fixé dans une ordonnance distincte du chef ou dans le Règlement sur la fourniture de communications cellulaires aux employés et familiariser les employés utilisant les communications cellulaires d'entreprise avec leur.
Bien que la fixation de limites soit avant tout une mesure interne visant à discipliner les employés, il faut garder à l'esprit que pour ceux qui vérifient l'existence de limites, cela ne signifie qu'une chose : Les dépenses de communication cellulaire dépassant ces limites ne sont pas économiquement justifiées pour l'organisation, et, par conséquent, ne sont pas acceptés à des fins de comptabilité fiscale.
Bien sûr, les limites de dépenses de communication fixées pour les employés doivent être aussi proches que possible des coûts réels. Mais même cela ne garantit pas que les limites ne seront pas dépassées. Lorsque dépassement de la limite fixée par le salarié les frais de téléphone cellulaire, les options suivantes sont disponibles :
- Le dépassement de la limite est dû à une nécessité commerciale (par exemple, l'utilisation de communications cellulaires lors d'un voyage d'affaires à l'étranger, etc.).
Dans ce cas, il est logique d'augmenter ponctuellement la limite des dépenses pour les communications cellulaires pour un employé particulier. L'augmentation de la limite doit être documentée par l'émission d'un ordre approprié du responsable (la base peut être une déclaration ou une note de l'employé indiquant les raisons du dépassement, ainsi que détaillant la facture des services de communication, confirmant le caractère professionnel de les appels).
- Le dépassement de la limite n'est pas lié à l'exécution des tâches de travail (passer des appels personnels à partir d'un numéro de travail, etc.).
Le fait que les dépenses hors limite pour les communications cellulaires soient bien personnelles, et non professionnelles, peut être confirmé par le détail de la facture. Dans ce cas, le montant du dépassement de la limite :
- peut être faite par l'employé sur une base volontaire ou récupérée auprès de l'employé à titre d'indemnisation pour les dommages matériels causés à l'employeur (chapitre 39 du Code du travail de la Fédération de Russie). Avec cette option, le montant du dépassement de la limite :
- n'est pas le revenu d'un employé soumis à l'impôt sur le revenu des personnes physiques ;
- non soumis aux primes d'assurance;
- n'est comptabilisé en autres charges à des fins fiscales qu'après remboursement par le salarié. Dans ce cas, le montant de l'indemnité versée par l'employé (ou récupéré auprès de lui) sera pris en compte à des fins fiscales dans le revenu (Lettre du ministère des Finances de la Fédération de Russie du 13 octobre 2010 n ° 03-03- 06/2/178).
! Noter: l'employeur n'a pas le droit de produire de sa propre initiative.
- peut être "pardonné" à l'employé. Le montant du dépassement de plafond, qui n'est pas remboursé par le salarié et n'est pas perçu auprès de lui, c'est-à-dire payé à la charge de l'employeur :
- est reconnu comme le revenu en nature de l'employé et est soumis à l'impôt sur le revenu des personnes physiques (paragraphe 1 de l'article 2010, paragraphe 1 du paragraphe 2 de l'article 211 du Code fiscal de la Fédération de Russie);
- soumis aux primes d'assurance (clause 1, article 7 de la loi n° 212-FZ) ;
- non pris en compte dans les dépenses à des fins fiscales (Lettre du ministère des Finances de la Fédération de Russie du 13 octobre 2010 n ° 03-03-06 / 2/178).
Comme mentionné au début de l'article, la mise à disposition des travailleurs avec des communications cellulaires peut être organisée sous la forme du paiement d'une compensation pour les coûts des communications cellulaires. En règle générale, avec cette option, la rémunération comprend à la fois des frais pour l'utilisation des téléphones portables personnels des employés à des fins officielles et le remboursement des dépenses pour les services de communication.
La procédure de traitement et d'imposition des indemnités pour l'utilisation des téléphones portables personnels est généralement similaire à la procédure appliquée à tout autre bien personnel des employés, comme les voitures. Vous pouvez en savoir plus à ce sujet dans les articles: et.
Pour confirmer la validité du remboursement des frais de communication cellulaire, les éléments suivants seront requis : les documents(Courriers du Ministère des Finances du 13 octobre 2010 n° 03-03-06/2/178, du Ministère de la Santé et du Développement Social du 6 août 2010 n° 2538-19 (p. 3)) :
- une liste des postes d'employés approuvés par le chef qui utilisent les communications cellulaires pour effectuer leurs tâches ;
- description de poste de l'employé;
- un contrat de travail ou un autre accord écrit entre l'employeur et l'employé, qui établit le montant et la procédure de versement de l'indemnité ;
- une copie du contrat de l'employé avec un opérateur de téléphonie mobile ;
- une copie de la facture des services de communication, ainsi que les détails de la facture, comme confirmation du caractère « travail » des appels.
Le remboursement du téléphone portable est généralement fixé par :
- d'un montant fixe - en termes de compensation pour l'utilisation d'un téléphone portable personnel ;
- dans le montant des dépenses réelles ou dans la limite établie - en termes de remboursement des dépenses pour les services de communication cellulaire.
Le montant documenté de l'indemnisation des dépenses des employés pour la communication cellulaire:
- non soumis à l'impôt sur le revenu des personnes physiques et aux primes d'assurance (clause 3 de l'article 217 du Code fiscal de la Fédération de Russie, alinéas "et" clause 2 de la partie 1 de l'article 9 de la loi n ° 212-FZ, lettre du ministère des Finances en date du 20.04.2015 n° 03-04-06 / 22274 ) ;
- est accepté aux fins de l'imposition des bénéfices et dans le cadre du système fiscal simplifié, en tant que dépenses pour le paiement des services de communication (clause 25, clause 1, article 264, clause 18, clause 1, article 346.16 du Code fiscal de la Fédération de Russie) .
Comptabilisation du coût des communications cellulaires
| Crédit | ||
|
Communication d'entreprise |
||
| 20 (26, 44) | 60 | Le coût des services d'un opérateur mobile est reflété (dans la partie ne dépassant pas la limite établie) |
| 73 | 60 | Le coût des services d'un opérateur mobile est reflété (dans la partie dépassant la limite de dépenses fixée pour un employé particulier) |
| 50 (50, 70) | 73 | L'employé a remboursé le montant excédentaire des frais de communication cellulaire |
| 91-2 | 73 | Le montant excédentaire des frais de communication cellulaire est imputé sur les autres dépenses (en cas de non-remboursement par l'employé) |
|
Remboursement téléphone portable |
||
| 20 (26, 44) | 73 | Salarié indemnisé |
| 73 | 50 (51) | Rémunération des employés versée |
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Base normative
- Code fiscal de la Fédération de Russie
- Loi fédérale n° 212-FZ du 24 juillet 2009 « sur les cotisations d'assurance à la caisse de retraite de la Fédération de Russie, à la caisse d'assurance sociale de la Fédération de Russie, à la caisse fédérale d'assurance médicale obligatoire »
- Lettre du Ministère de la Santé et du Développement Social du 08/06/2010 n° 2538-19 , .
Dans toute entreprise commerciale, les communications mobiles sont utilisées, en particulier lorsqu'il s'agit de la nature itinérante du travail - les autorités appellent les employés, les employés eux-mêmes rappellent les clients, etc. Les problèmes de coûts de communication cellulaire sont résolus dans les entreprises de différentes manières - quelque part, les employés reçoivent un téléphone avec une carte SIM pendant toute la durée de leur emploi, quelque part les employés paient eux-mêmes les communications, puis ils reçoivent une compensation pour les communications mobiles.
Comment fournir aux employés de l'entreprise des moyens de communication
L'employeur, à sa discrétion, fournit à ses employés des communications cellulaires de l'une des façons suivantes :
- Il achète des téléphones portables, conclut un accord avec un opérateur de télécommunications et lui délivre des cartes SIM, et l'employé utilise l'appareil dans les limites approuvées par ses supérieurs.
- Indemnise un employé utilisant un téléphone personnel pour les frais de paiement des services d'un opérateur de téléphonie mobile. Les coûts comprennent également l'amortissement des biens personnels de l'employé.
- Propose au salarié de conclure un contrat de location de son téléphone personnel pour les besoins de l'entreprise.
Les conditions d'utilisation du téléphone personnel du salarié pendant le travail peuvent être précisées dans le contrat de travail, et le montant de l'indemnité peut également y être indiqué. La description de poste doit préciser les règles selon lesquelles l'employé utilisera les communications d'entreprise.
Quels documents confirment les coûts des communications mobiles
Pour qu'un employé puisse garantir le remboursement des frais de communications mobiles, il est nécessaire de s'assurer que tous les documents énumérés ci-dessous sont disponibles. Sinon, l'employeur aura le droit de refuser le paiement et la loi sera de son côté. Parmi les documents, vous aurez besoin des papiers suivants:
- un contrat de travail indiquant l'obligation de l'employeur de compenser les dépenses de l'employé pour les communications cellulaires (ou une annexe au contrat de travail - il est plus facile de modifier les conditions de paiement à l'avenir lorsque le coût des services de l'opérateur mobile change);
- une ordonnance des supérieurs de l'employé sur le remboursement obligatoire des dépenses de l'employé pour les communications mobiles ;
- un accord avec un opérateur mobile sur la fourniture de services de communication ;
- les détails des appels de l'opérateur mobile de desserte ;
- une déclaration de l'employé indiquant qu'il a engagé certains frais pour les communications mobiles à des fins professionnelles ;
- un rapport d'employé sur tous les appels depuis un téléphone mobile (vous devez spécifier des informations sur l'interlocuteur, l'heure à laquelle l'appel a été passé, sa durée et son coût).
Comment l'employeur confirme les dépenses engagées pour l'indemnisation des communications mobiles aux employés
Non seulement l'employé, mais aussi l'employeur est tenu de prendre soin des documents qui aideraient à justifier ses dépenses pour le paiement de l'indemnité pour les communications mobiles au service des impôts. Afin de prouver qu'il a subi des dommages justifiables, l'employeur doit :
- rédiger un acte local qui listerait tous les postes des salariés dont le travail nécessite une connexion cellulaire ;
- approuver la procédure d'utilisation des communications cellulaires d'entreprise.
Tant les règles d'utilisation des communications que l'acte normatif local peuvent être inclus dans la convention collective en tant qu'annexes à celle-ci.
Comment est calculé le remboursement du téléphone mobile
Si un salarié utilise un téléphone portable personnel à des fins professionnelles et utilise un service de communication illimité, l'employeur lui verse chaque mois une indemnité forfaitaire.
Les tarifs illimités ne sont pas avantageux pour les propriétaires d'entreprise, car ils impliquent de passer des appels uniquement dans la région de résidence de l'utilisateur du service. Si l'employeur a besoin que l'employé appelle des clients ou des partenaires dans d'autres villes, il devra supporter des frais supplémentaires. Par conséquent, il est conseillé aux employeurs de choisir des tarifs avec facturation à la seconde et des tarifs bas pour les communications longue distance.
Le moyen le plus courant de remboursement des dépenses pour les communications cellulaires consiste à payer le temps de communication effectivement payé sur un téléphone mobile selon les tarifs de l'opérateur de télécommunications. Pour ce faire, l'employeur demande au salarié de lui fournir à la fin de chaque mois un rapport détaillant les appels passés par le salarié et leur coût.
Lorsqu'il s'agit de payer une compensation pour les communications mobiles, vous devez vous rappeler les points suivants :
- Avant d'accepter d'utiliser le téléphone portable personnel du salarié et de bénéficier du remboursement des frais, l'employeur doit exiger que le salarié fournisse un document prouvant qu'il est le propriétaire du téléphone.
- Sur les montants de compensation, l'employeur ne peut pas retenir l'impôt sur le revenu des personnes physiques s'il fixe à l'avance des restrictions à l'utilisation des communications mobiles. Les limites peuvent être augmentées à l'avenir.
- Si un employé dépasse les limites fixées par l'employeur pour l'utilisation des communications mobiles, il ne reçoit une indemnisation que pour les frais qui se situent dans les limites convenues - les frais restants sont remboursés sur l'argent personnel de l'employé. Si, au contraire, l'employé a reçu une indemnité supérieure à celle requise, le solde est transféré au mois suivant.
Lire aussi l'article ⇒ Sur l'inclusion des questions d'indemnisation des communications mobiles dans le texte d'une convention collective ou d'un autre acte local de l'entreprise
Erreurs fréquentes
Erreur: Le salarié exige du manager qu'il rembourse ses frais de communication mobile, alors que leur relation est formalisée par un contrat de droit civil.
Les documents et règlements suivants ont été utilisés pour répondre à la question :
Sur la base des informations fournies, nous estimons nécessaire d'informer :
L'utilisation d'un téléphone personnel dans l'intérêt de l'employeur est possible de deux manières : l'utilisation de l'appareil lui-même, ainsi que la prise en charge par les salariés des frais de communications mobiles occasionnés par les négociations dans le cadre du travail.
Le législateur à l'art. L'article 164 du Code du travail de la Fédération de Russie définit l'indemnisation comme des paiements en espèces qui sont établis pour rembourser l'employé des dépenses qu'il a engagées pour s'acquitter de ses fonctions de travail ou liées aux fonctions de travail. Selon l'art. 188 du Code du travail de la Fédération de Russie, si un employé, avec le consentement de l'employeur, utilise des biens appartenant à l'employé (véhicules, tout équipement, autres moyens techniques, matériaux), l'employé reçoit une indemnité pour l'utilisation et la dépréciation de ces choses et remboursait les frais associés à l'utilisation de ces choses. L'employé a droit à une indemnisation si lesdites choses sont utilisées dans l'intérêt de l'employeur. Ainsi, l'indemnisation des employés pour l'utilisation des téléphones à des fins officielles, ainsi que le coût du paiement des appels dans l'intérêt du service, ne sont pas une opportunité, mais une nécessité. Celles. ladite indemnisation est à la charge de l'employeur.
Conformément à l'art. 188 du Code du travail de la Fédération de Russie, le montant de l'indemnité est déterminé par un accord entre les parties au contrat de travail (employé et employeur), conclu par écrit. Selon l'art. 11 du Code du travail de la Fédération de Russie, les normes de la législation du travail et d'autres actes contenant des normes de droit du travail ne s'appliquent pas aux personnes travaillant dans le cadre d'un contrat de droit civil. Il en résulte que, pour que l'employeur ait l'obligation de rembourser au salarié l'utilisation de son téléphone et les frais de communications mobiles, un contrat de travail doit être conclu entre l'employeur et le salarié, et le montant de l'indemnité est déterminé soit dans le contrat de travail lui-même, soit dans un autre accord bilatéral. Les questions de rémunération peuvent également être réglées dans une convention ou un accord collectif (articles 41, 45 du Code du travail de la Fédération de Russie).
La position ci-dessus est énoncée, entre autres, dans les éclaircissements donnés par le ministère des Finances de la Fédération de Russie dans une lettre du 23 décembre 2009 n ° 03-04-07-01 / 387, une lettre du 17 juin, 2009 N 03-04-06-01/138 . Avec ces conclusions, selon le Bureau du Service fédéral des impôts de la Fédération de Russie pour la ville de Moscou, qui l'a indiqué dans une lettre du 21 janvier 2008 n ° 28-11 / 4115, une lettre du 18 septembre 2007 n ° 18-11 / 3 / [courriel protégé]
Selon l'art. 209 du Code fiscal de la Fédération de Russie, les revenus des personnes physiques qui sont des résidents fiscaux de la Fédération de Russie sont soumis à l'impôt sur le revenu des personnes physiques. Conformément à l'art. 24 et 226, l'organisation patronale est un agent fiscal pour l'impôt sur le revenu des personnes physiques et est tenue de le calculer, de le retenir et de le verser au budget. Cependant, selon le sous. 3 art. 217 du Code fiscal de la Fédération de Russie, l'indemnisation d'un employé liée à l'utilisation d'un téléphone portable dans l'intérêt du service, ainsi que l'indemnisation des frais de communication cellulaire, ne sont pas soumises à l'impôt sur le revenu des personnes physiques.
Le ministère des Finances de la Fédération de Russie, le Département du Service fédéral des impôts de la Fédération de Russie pour Moscou soulignent dans leurs lettres que les compensations spécifiées doivent être économiquement justifiées. En raison du fait que les lois fiscales et du travail ne contiennent pas d'exigences ou la composition des documents qui doivent confirmer la validité du montant de l'indemnisation, les tribunaux accordent à l'employeur le droit de déterminer de manière indépendante la procédure d'indemnisation des employés pour les dépenses sur les téléphones portables usagés et frais de communications mobiles et une liste de documents confirmant ces frais (décision du Tribunal fédéral d'arbitrage du district central du 24 juin 2011 dans l'affaire n° A35-8471/2009).
Sur la base de ce qui précède, la composition approximative des documents pour la mise en œuvre de l'indemnisation des accidents du travail pour les téléphones mobiles utilisés pour les besoins du travail et l'indemnisation des frais de communication mobile est la suivante :
Le montant de l'indemnisation, comme indiqué ci-dessus, est déterminé soit sur la base d'un accord écrit avec l'employé, soit (en cas d'indemnisation des frais de communication mobile) - sur la base des factures de l'opérateur. Si le tarif est illimité, vous pouvez payer son coût complet. Si le montant dépend de l'heure des appels, il est conseillé de déterminer le coût des appels au travail en fonction des détails de la facture fournie par l'employé.
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Plusieurs spécialités sont directement liées aux négociations, y compris par téléphone. Puisque le mobile est un outil nécessaire pour assurer les activités de travail, les services cellulaires sont payés par l'employeur. La compensation implique un remboursement partiel ou total à l'employé pour les services de communication. Seuls les appels téléphoniques professionnels sont remboursés. Les coûts associés doivent être correctement comptabilisés.
Base normative
La nécessité de rembourser les dépenses des employés directement liées aux besoins du travail est énoncée à l'article 164 du Code du travail de la Fédération de Russie. L'article 188 du Code du travail de la Fédération de Russie indique les cas impliquant une indemnisation:
- Utiliser les biens d'un employé (par exemple, un appareil cellulaire) au travail.
- Amortissement des objets immobiliers.
La dépréciation d'un téléphone portable ne sera facturée que lorsque le coût du téléphone dépasse 40 000 roubles. Si son coût est inférieur, le coût d'achat d'un moyen de communication est amorti en tant que coût matériel.
L'employeur doit également rembourser directement les dépenses de l'employé pour les services de communication. Les articles 41 et 45 du Code du travail de la Fédération de Russie indiquent que la procédure de ces paiements doit être prescrite dans une convention collective, ainsi que dans des actes juridiques réglementaires. Le montant des paiements est fixé bilatéralement. Le montant des versements doit être précisé dans le contrat de travail. Si le contrat de travail a déjà été établi, une clause sur le montant de l'indemnité peut être écrite dans l'accord subsidiaire.
POUR TON INFORMATION! Le coût de la communication cellulaire enregistré dans le compte doit être économiquement justifié. Dans le cas contraire, la société sera tenue responsable administrativement. Que signifie la faisabilité économique ? Cela signifie que l'utilisation des communications cellulaires au travail rend le travail plus efficace et augmente les performances.
Documents pour confirmer les dépenses en appels téléphoniques
Les frais de communication cellulaire ne seront remboursés que s'ils sont documentés. Ces documents sont utilisés pour la confirmation :
- Ordre du chef d'entreprise. Il devrait contenir une liste de spécialités qui sont inextricablement liées aux conversations téléphoniques. L'arrêté peut également spécifier un nombre d'employés qui peuvent être indemnisés.
- Description du poste de l'employé. Ce document justifie la nécessité des conversations téléphoniques.
- Contrat de travail et avenant. Elles précisent les conditions et la procédure de remboursement des frais. Vous pouvez négocier un montant fixe qui sera versé à l'employé.
- Contrat avec l'opérateur, détail des appels. Des documents établissent le montant réel des dépenses.
La liste des documents à l'étude est établie par la lettre du Ministère des Finances en date du 27 juillet 2006 n° 03-03-04/3/15.
Principales caractéristiques du recouvrement des coûts
La compensation des coûts des services cellulaires implique la mise en œuvre d'un certain nombre d'actions. Considérons certains d'entre eux.
Louer un téléphone à un employé
Si l'activité d'un employé est directement liée à l'utilisation d'un téléphone portable, alors l'appareil se transforme d'un bien personnel en un outil utilisé par l'entreprise. Par conséquent, il est raisonnable et légal de louer un téléphone à un employé. Vous pouvez le faire de deux manières :
- Rédaction d'un contrat de location téléphonique sur la base des articles 606 à 625 du Code civil de la Fédération de Russie. Le document indique la durée du bail, le montant de l'indemnité et la procédure pour leur paiement.
- Rédaction d'un contrat pour le fonctionnement gratuit de l'appareil.
Il n'est pas nécessaire de conclure un contrat. Tous les éléments nécessaires peuvent être écrits dans le contrat de travail.
Détail du compte
Le relevé de compte est nécessaire afin d'établir l'heure réelle des conversations téléphoniques. Par conséquent, en fonction du temps réel, vous pouvez déterminer le montant des paiements.
Il faut dire que la nécessité de détailler le compte n'est pas précisée dans les actes législatifs. Il existe différentes opinions à ce sujet. En règle générale, le ministère des Finances et les structures fiscales considèrent que la présence de détails est nécessaire. Un certain nombre de tribunaux arbitraux soutiennent au contraire que la présence de ce document n'est nullement nécessaire.
Limites de dépenses mobiles
Pour réduire les coûts, les entreprises fixent généralement des limites aux communications cellulaires. Il existe les options suivantes :
- Tarif illimité. Son principal avantage est l'absence de nécessité de contrôler les dépenses des employés en communications cellulaires. Les paiements à l'opérateur mobile seront fixes. Leur taille restera la même quelle que soit la durée des conversations téléphoniques.
- Fixer des limites. Il est nécessaire afin de réduire le nombre d'appels inutiles. Le montant des limites est établi dans l'ordre du chef ou dans les règlements pertinents.
La présence de limites vous permet de discipliner les employés. Les appels au-dessus de la limite sont reconnus comme économiquement injustifiés et ne sont donc pas pris en compte à des fins fiscales.
Comment fonctionnent les limites ? Prenons un exemple. La limite de communication téléphonique dans l'entreprise est de 3 000 roubles par mois. L'employé a «parlé» pour un montant de 3 500 roubles. Dans ce cas, seul le montant de 3 000 roubles sera remboursé. 500 roubles devront être payés à l'employé lui-même.
POUR TON INFORMATION! Il est important de fixer des limites qui correspondent aux coûts réels. Si la limite est trop basse, cela dégradera l'efficacité économique. Si la limite établie est constamment violée, il est logique de l'augmenter.
L'impôt sur le revenu des particuliers et les primes d'assurance feront-ils l'objet d'une indemnisation?
Le remboursement des dépenses pour les services de communication n'implique pas l'accumulation de primes d'assurance. Cependant, cela s'applique aux cas où le téléphone professionnel n'a été utilisé que dans le cadre d'activités professionnelles. Si l'employé a effectué des appels personnels, les coûts associés seront soumis à l'impôt sur le revenu des personnes physiques.
L'impôt sur le revenu des personnes physiques est également perçu dans les cas où un contrat de location mobile a été établi. Par exemple, un employeur paie 500 roubles pour la location d'un téléphone portable. Un employé reçoit un montant fixe de 1 500 roubles pour l'utilisation des services de communication. Dans ce cas, le montant de 500 roubles sera soumis à l'impôt sur le revenu des personnes physiques et aux primes d'assurance. L'impôt sur le revenu des personnes physiques s'élèvera à 65 roubles (basé sur le taux de 13%).
IMPORTANT! Dans la comptabilité fiscale, le remboursement des dépenses sera indiqué comme paiement pour les services de communication. Cela est vrai pour tout régime fiscal.
Comptabilité des dépenses de rémunération
Les dépenses de communication mobile ne seront incluses dans la comptabilité que s'il y a une condition : se concentrer sur la réalisation d'un profit. Si les coûts ne sont pas économiquement justifiés, les structures fiscales les retireront du coût. La comptabilité implique l'utilisation des écritures suivantes :
- DT20, 26, 44 KT73. Facturation de téléphone portable.
- DT73 KT50, 51. Les frais de communication mobile ont été indemnisés.
IMPORTANT! La comptabilisation dans le cadre du coût ne peut être effectuée que s'il existe un document principal: une facture de l'opérateur indiquant une entreprise spécifique.
Options de paiement pour les services de communication et les fonctions de comptabilité
Il existe les options de paiement suivantes :
- Paiement à l'avance. Si la communication cellulaire est payée à l'avance, les paiements correspondants seront considérés comme des paiements anticipés.
- Cartes de paiement express. L'inconvénient du paiement par carte est que l'absence de documents d'accompagnement peut entraîner des plaintes auprès des autorités fiscales.
- Compensation. Il est pertinent pour les cas où l'employeur n'a pas conclu d'accord avec l'opérateur et où les employés utilisent des cartes SIM personnelles dans leur travail. Les frais de négociations personnelles sont inclus dans les autres charges au compte 91.
En règle générale, les entreprises pratiquent un mode de rémunération. Le paiement par cartes express n'a pas d'importance, du fait que cette option est risquée.