Le premier document qu'un responsable du personnel doit créer dans un programme du personnel développé sur la plateforme 1C Enterprise 8.3 lorsqu'un nouvel employé apparaît est un ordre d'embauche. Pour que le système le génère, il est nécessaire de saisir les données du salarié dans les répertoires prévus à cet effet. Examinons de plus près les étapes à suivre pour embaucher un employé.
Nous allons ici faire une petite digression et tenter d'expliquer qu'un « débutant » peut déjà être présent dans notre base de données en tant qu'individu, mais absent en tant qu'employé.
Dans la base d'informations 1C, lors de l'inscription d'un nouvel employé, nous nous intéressons à deux annuaires - « Employés » et « Particuliers ». Dans le premier de ces annuaires, un même salarié peut être inscrit plusieurs fois. Par exemple, un employé a démissionné, puis a changé d’avis et a été réembauché ; ou le salarié travaille à temps partiel - ce sera également le deuxième élément du premier annuaire. Mais il ne devrait y avoir qu’un seul individu dans la base de données*. Il est impératif de vérifier ce point lors de l'embauche d'un nouvel arrivant, afin de ne pas créer deux individus identiques, et lors du processus de travail, de s'assurer également que des individus doubles n'apparaissent pas dans la base de données. Le cas échéant, le doublon doit être supprimé.
*Ci-dessous, nous examinerons ce qu'est la menace de « doubles » et comment corriger la situation lorsqu'ils apparaissent.
Faites-vous embaucher dans 1C 8.3
Créons un nouvel employé qui n'est pas dans la base de données. Il y a deux manières ici :
- Remplissons le répertoire « Particuliers », puis, en remplissant « Employés », la base de données 1C détectera l'individu correspondant au salarié ;
- On crée un salarié sans créer un individu. Dans ce cas, l'individu sera créé automatiquement.
Considérons la première méthode. Dans la section « Ressources humaines-Particuliers », cliquez sur le bouton « Ajouter » pour saisir les informations de base sur les employés : nom complet, date de naissance, sexe, DCI, détails du passeport, citoyenneté, handicap (le cas échéant). Vous pouvez télécharger une photo dans le champ vide à droite.
Figure 2
Le programme affichera la fenêtre suivante :
Figure 3
S'il y a plusieurs personnes dans la base de données avec des noms et prénoms similaires, le programme les affichera toutes pour sélection. Après avoir choisi la personne dont nous avons besoin, nous confirmons la correspondance de l'employé nouvellement créé et de la personne précédemment créée.
Figure 4
Il est à noter qu'il est toujours préférable de saisir les salariés dans la base d'informations par la deuxième méthode, car elle est plus simple et il y aura moins d'erreurs de saisie. Mais si un individu est déjà dans la base de données, vous devez saisir le nom et le prénom avec une attention particulière pour éviter l'erreur de duplication de l'individu.
Revenons à considérer la situation où un individu est déjà inscrit dans la base d'informations, mais qu'une erreur s'est produite lors de la création du salarié qui lui correspond.
Figure 5
La figure 6 montre le résultat d'une erreur survenue lors de la saisie d'un deuxième prénom incorrect dans la base de données - « Volkov Marat Savelyevich ». Pour cette raison, l'individu a été recréé et les lignes en surbrillance dans la liste contiennent désormais des informations sur le même employé. Le fait qu'il ne s'agisse pas d'un homonyme est indiqué par le même NIF parmi les employés.
Figure 6
Attention : même si l'erreur est corrigée ultérieurement dans l'annuaire « Employés », deux postes resteront dans la base de données des individus, ce qui à son tour peut également conduire à des erreurs, par exemple, l'un des individus recevra un salaire, et un autre recevra une avance ou une procuration délivrée. Pour corriger cette erreur, nous utiliserons le service « Regroupement de cartes personnelles » dans la rubrique « Personnel ».
Figure 7
Pour ce faire, vous devez cliquer sur le bouton « Rechercher les cartes dupliquées », sélectionner l'une des positions dupliquées (puisqu'elles sont identiques) et cliquer sur le bouton « Sélectionner », puis cliquer sur le bouton « Fusionner ».
Figure 8
Figure 9
Le programme vous avertira que cette opération modifiera nos données, c'est-à-dire qu'il ne sera plus possible d'annuler les modifications apportées.
Figure 10
Cliquez ensuite sur « OK ».
Figure 11
Après cela, dans la liste des individus, l'un des salariés « doubles » sera déjà marqué pour suppression.
Figure 12
Il vous suffit d'utiliser le service « Supprimer les objets marqués ».
Figure 13
Veuillez noter qu'après avoir utilisé le service « Combinaison de cartes personnelles », les autres objets de sécurité des informations ne feront pas référence à la personne marquée pour suppression dans la base d'informations, avant même sa suppression.
Rédaction d'un ordre d'embauche d'un salarié
Ainsi, l'employé est inclus dans la base de données, mais n'a pas encore été embauché. Pour remplir un bon de travail, vous devez cliquer sur le lien hypertexte « Embauche » (mis en évidence dans le cadre rouge sur la Fig. 14).
Vous ne devez pas essayer de saisir la date d'embauche, le poste, etc. dans la même fenêtre. (souligné d'un trait bleu sur la Fig. 14) : les champs ici ne sont pas destinés à la saisie, mais à l'affichage d'informations.
Figure 14
Pour accéder à l'ordre d'embauche et y renseigner toutes les données réglementaires concernant le salarié, vous devez cliquer sur le lien hypertexte « Embaucher ».
Un autre moyen pratique d'émettre des ordres de personnel pour un employé est le bouton « Exécuter le document » situé au-dessus de la liste des employés. Depuis « Exécuter le document-Personnel », vous pouvez effectuer « Embauche », « Licenciement » ou « Transfert de personnel ».
Figure 15
L'employé est apparu dans la base de données à la suite d'un transfert de données
Considérons une situation dans laquelle, par exemple, des données ont été transférées de ZUP 2.5 vers 3.0. Comment puis-je consulter les informations sur un tel employé « transféré » ? Cela peut être facilement fait en ouvrant l'employé et en cliquant sur le lien hypertexte « Historique des transferts ».
Figure 16
Le tableau « Historique des changements d'emploi » s'ouvrira. Dans ce tableau, vous verrez le document « Dotation initiale ». Si le salaire d'un employé ou d'autres données personnelles ont changé, vous pouvez établir un document « Transfert de personnel », dans lequel vous pouvez cocher la case qui a changé et saisir la valeur requise. Vous pouvez saisir le document « Modification du salaire » de la même manière que sur la Fig. 15.
Le document « Embauche », en plus de l'en-tête, comporte trois signets – « Principal », « Paiement » et « Contrat de travail ». Nous les remplissons et cliquons sur le bouton « Imprimer » pour imprimer le « Bon d'acceptation » et le « Contrat de travail ».
Figure 17
Le bon de travail complété est consultable dans le magazine « Personnel - Accueils, Mutations, Licenciements ».
Figure 18
Vous pouvez également y imprimer un bon de travail, un contrat de travail et une carte T2. Ouvrons le document « Embauche », le bouton « Imprimer », et sélectionnons : Bon de commande (T-1), Contrat de travail, etc.
Figure 19
Figure 20
Figure 21
Pour imprimer ou visualiser la carte T-2, rendez-vous dans la section « Rapports Personnel-Personnel », puis – Cartes personnelles T-2, et cliquez sur « Générer ».
Figure 22
Figure 23
Ainsi, le salarié a été embauché, ses données personnelles sont correctement renseignées.
Réponse à la question :
Après avoir examiné votre question, nous pouvons dire que la législation ne contient pas certaines exigences relatives au maintien d'une carte personnelle sous le formulaire T-2. Cependant, étant donné que la carte personnelle de l'employé doit être conservée dans l'organisation pendant 75 ans, il est en pratique recommandé de la conserver sur du papier plus épais (par exemple du carton) afin d'assurer la sécurité des cartes.
Nina Koviazina
Directeur adjoint du Département de l'éducation et des ressources humaines du ministère russe de la Santé
2.Réponse : Comment délivrer une carte personnelle d'employé sous le formulaire n° T-2
Enregistrement d'une carte personnelle
Les cartes personnelles des employés doivent être conservées par toutes les organisations, quelles que soient leurs formes organisationnelles et juridiques (article 2 du décret du Comité national des statistiques de Russie du 5 janvier 2004, n° 1, article 12 des règles approuvées par décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 16 avril 2003 n° 225). Le caractère obligatoire de leur maintien est également confirmé par le fait que la carte personnelle duplique les informations inscrites dans les cahiers de travail des salariés, et l'employeur est tenu de familiariser le salarié avec chacune de ces inscriptions contre la signature sur la carte personnelle (article 12 , 41 des règles approuvées par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 16 avril 2003 n° 225).
Le formulaire de carte personnelle n° T-2 a été approuvé par la résolution du Comité national des statistiques de Russie du 5 janvier 2004 n° 1. Les caractéristiques du remplissage de la carte sont indiquées dans les instructions approuvées par la résolution du Comité national des statistiques de Russie du 5 janvier 2004 n° 1. Seules les organisations sont tenues d'utiliser le formulaire unifié n° T-2 du secteur public. Les organisations non gouvernementales ont le droit d'utiliser des cartes personnelles sous une forme développée de manière indépendante. De plus, un tel formulaire doit contenir un certain nombre de mentions obligatoires. Ces conclusions découlent de l'ensemble des dispositions des articles 7 et 9 de la loi du 6 décembre 2011 n° 402-FZ, et sont également confirmées par les lettres du ministère des Finances de la Russie du 4 décembre 2012 n° PZ- 10/2012 et Rostrud du 14 février 2013 n° PG /1487-6-1.
Ainsi, délivrez une carte personnelle pour chaque salarié embauché dans le cadre d'un contrat de travail. Créez-le lors de l’embauche et maintenez-le tout au long de la carrière de l’employé dans l’organisation. Lorsque l'employé quitte l'entreprise, fermez la carte, mais continuez à la conserver dans l'organisation.
Avec respect et souhaits de travail confortable, Ekaterina Zaitseva,
Expert système RH
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Lors de l'inscription d'un employé à un emploi, il est nécessaire de prévoir toutes les nuances prévues par le Code du travail de la Fédération de Russie. Émettre un bon de travail, une carte personnelle, un contrat de travail, etc. Si une organisation compte un grand nombre d'employés, elle ne peut pas se passer de 1C ZUP. Si l'entreprise est une petite ou une micro-entreprise, il est tout à fait possible de tenir les registres du personnel et la paie dans 1C Comptabilité 8.3.
Nous postulons pour un emploi dans 1C Comptabilité 8.3:
- Nous créons commandeà propos de l'embauche : /Salaire et personnel/ - /Dossiers RH/ - Embauche, cliquez sur le bouton « Créer »
Remplissez les champs : Division, poste et accédez à l'annuaire des employés
- appuie sur le bouton "Créer" dans l'annuaire des salariés, dans la fiche qui s'ouvre, renseignez les données conformément aux copies des documents fournies.
Lors du remplissage de la fiche, veuillez noter que le champ Embauche n'est pas renseigné à ce stade, cette information sera renseignée automatiquement après enregistrement du document « Ordre d'embauche ». A ce stade, appuyez sur le bouton. "Sauver et fermer"
- Après avoir sauvegardé la carte du salarié, nous sommes revenus au document « Embauche », dans lequel il faut saisir la date d'embauche, le type d'emploi et le salaire dans la section tabulaire.
IMPORTANT : si dans la section tabulaire vous décidez de laisser le paiement de type accumulation basé sur le salaire, alors n'oubliez pas de vérifier sur quel compte de dépenses l'accumulation ira.
Ceci s'applique aux paramètres de paie : /Salaire et personnel/ - /Répertoires et paramètres/ - /Paramètres de salaire/ - Paie - Provisions
Vous rencontrez des difficultés ? Écrivez-nous : [email protégé] et nous vous aiderons.
Après avoir rempli la partie tableau, appuyez sur le bouton "Conduire". A partir de ce document, il est possible d'imprimer un ordre d'emploi f. T-1 et contrat standard.
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- Si nécessaire, saisissez les données sur les déductions forfaitaires personnelles ou pour enfants (article 218 du Code des impôts de la Fédération de Russie)
Pour ce faire, vous devez ouvrir la carte du salarié : /Salaire et personnel/ - /Dossiers du personnel/ - Salariés
Cliquez sur le bouton "Impôt sur le revenu"(où il est indiqué Aucune déduction disponible) et saisissez la demande de déductions forfaitaires.
Après le remplissage, appuyez sur le bouton. « Procéder » et « OK » si aucune autre retenue n'est accordée au salarié (propriété ou sociale).
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Le salarié a été embauché, n'oubliez pas de remplir Carte personnelle formulaire standard ; il n’est pas documenté dans le programme.
/ "Encyclopédie comptable "Profirosta"
@2017
02.08.2017
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