Correspondance commerciale. Correspondance commerciale en anglais - exemples de lettres

Écrivez-vous des lettres commerciales en anglais tous les jours ? Ou apprenez-vous simplement les bases de la correspondance officielle dans les cours d'anglais des affaires ? Notre collection de phrases et d'expressions utiles vous apprendra à écrire les bonnes lettres commerciales en anglais et vous aidera à diversifier votre discours.

Grâce à l'étiquette commerciale, il est de notoriété publique de saluer les clients au début d'une lettre et de dire au revoir à la fin. Le problème commence-t-il lors de l'écriture du corps de la lettre ? Comment, par exemple, dire aux clients que la cargaison est retardée, ou comment laisser entendre qu'il serait bien de recevoir de l'argent pour les services rendus ? Tout cela peut être correctement dit si vous utilisez les bons « blancs » pour diverses situations. Avec de tels "blancs", écrire des lettres sera une tâche facile et agréable.

Le début d'une lettre ou comment commencer une correspondance en anglais

Au début de chaque lettre commerciale, immédiatement après la salutation, vous devez expliquer pourquoi vous écrivez cela. Vous souhaitez peut-être clarifier quelque chose, obtenir des informations supplémentaires ou, par exemple, proposer vos services. Les phrases suivantes vous aideront avec tout:

• Nous écrivons - Nous écrivons à ...

Pour confirmer... – confirmer…
- demander ... - demander ...
- pour vous informer que ... - pour vous informer que ...
- exiger de ... - se renseigner sur ...

• Je vous contacte pour la raison suivante... - Je vous écris dans le but suivant / Je vous écris pour ...
• Je serais intéressé(e) par (recevoir/obtenir des informations) - Je serais intéressé(e) par (acquérir/obtenir des informations)

Établir des contacts ou comment dire à l'interlocuteur comment vous le connaissez

Parfois, il est utile de rappeler à un partenaire commercial quand et comment vous vous êtes vus ou avez discuté de votre coopération pour la dernière fois. Peut-être qu'il y a quelques mois, vous avez déjà écrit une lettre commerciale sur ce sujet, ou peut-être que vous vous êtes rencontrés lors d'une conférence il y a une semaine et que vous avez déjà commencé à négocier.

• Merci pour votre lettre concernant ... - Merci pour votre lettre concernant ....
• Merci pour votre lettre du 30 mai. - Merci pour votre lettre du 30 mai.
• En réponse à votre demande, ... - En réponse à votre demande ..
• Merci de nous contacter. Merci de nous avoir écrit.
• En référence à notre conversation de mardi... - Concernant notre conversation de mardi...
• En référence à votre récente lettre - Quant à la lettre récemment reçue de votre part...
• Ce fut un plaisir de vous rencontrer à New York la semaine dernière. – Ce fut un plaisir de vous rencontrer à New York la semaine dernière.
• Je voudrais simplement confirmer les principaux points dont nous avons discuté hier - je voudrais confirmer les principaux points dont nous avons discuté hier.

Exprimer une demande ou comment demander avec tact à un interlocuteur en anglais

Dans les lettres commerciales, vous devez parfois demander quelque chose à vos partenaires. Parfois, vous avez besoin d'un délai, et parfois d'échantillons de matériaux supplémentaires. Pour exprimer tout cela en anglais des affaires il existe des phrases bien établies.

• Nous vous serions reconnaissants de bien vouloir... - Nous vous serions très reconnaissants de bien vouloir...
• Pourriez-vous s'il vous plaît m'envoyer / nous dire / nous laisser...
• Ce serait utile si vous pouviez nous envoyer... - Cela nous aiderait beaucoup si vous pouviez nous envoyer...
• J'apprécierais votre attention immédiate à cette question. Je vous serais reconnaissant de votre prompte attention à ce sujet.
• Nous vous serions reconnaissants de bien vouloir... - Nous vous serions reconnaissants de bien vouloir...

Les plaintes en anglais ou comment faire comprendre que vous n'êtes pas content

Malheureusement, il arrive souvent que nous n'aimions pas quelque chose. Mais lors de la rédaction de lettres commerciales, nous ne pouvons pas donner libre cours à nos sentiments et tester directement ce que nous pensons de l'entreprise et de ses services. Vous devez utiliser l'anglais des affaires et exprimer soigneusement votre mécontentement. De cette façon, nous pouvons garder un partenaire commercial et nous défouler. Phrases standard de correspondance commerciale qui vous aideront à cela :

• J'écris pour me plaindre de ...
• Je vous écris pour vous faire part de mon mécontentement...
• J'ai peur qu'il y ait un malentendu...
• Je comprends que ce n'est pas ta faute, mais... - Je comprends que ce n'est pas ta faute, mais...
• Nous souhaitons attirer votre attention sur ... . Nous voudrions attirer votre attention sur

Comment communiquer une bonne ou une mauvaise nouvelle dans une lettre commerciale en anglais

Dans la correspondance commerciale, il arrive souvent que nous devions contrarier les clients. Cela vaut la peine de le faire avec grâce pour ne pas irriter encore plus le partenaire.

Les mauvaises nouvelles

• Je crains de devoir vous informer que...
• Malheureusement, nous ne pouvons pas / nous ne pouvons pas ...
• Nous avons le regret de vous informer que ... - Nous avons le regret de vous informer que…
• J'ai peur que ce ne soit pas possible de... - J'ai peur que ce soit impossible...
• Après mûre réflexion, nous avons décidé de ...- Après mûre réflexion, nous avons décidé que…

Bonnes nouvelles

Heureusement, parfois tout se passe bien, et nous pouvons faire plaisir à nos clients avec de bonnes nouvelles.

• Nous avons le plaisir de vous annoncer que... - Nous avons le plaisir de vous annoncer que...
• Nous avons le plaisir de vous annoncer que... - Nous avons le plaisir de vous annoncer que...
• Je suis ravi de vous informer que ..
• Tu seras content d'apprendre que... - Tu seras content quand tu apprendras que...

Des excuses ou comment ne pas énerver encore plus le client

Bien sûr, dans les affaires, il y a souvent des chevauchements. Et vous devez vous excuser pour eux. Soyez amical, entrez la position de l'interlocuteur. N'oubliez pas qu'il vaut mieux s'excuser plusieurs fois que de perdre un précieux client.

• Je regrette tout inconvénient causé par... Nous regrettons tout inconvénient causé par...
• Veuillez accepter nos sincères excuses. Veuillez accepter nos sincères excuses.
• Je tiens à m'excuser pour le retard/la gêne...
• Encore une fois, veuillez accepter mes excuses pour... - Encore une fois, veuillez accepter mes excuses pour...

L'argent ou comment montrer à votre partenaire qu'il est temps de payer

Parfois, vous voulez écrire en texte brut qu'il est temps de payer. Mais dans la correspondance commerciale, vous ne pouvez pas faire cela. Au lieu de cela, nous devons utiliser des constructions plus douces, derrière lesquelles se pose la même question difficile.

• D'après nos dossiers... - D'après nos dossiers...
• Nos dossiers montrent que nous n'avons pas encore reçu le paiement de ...
• Nous apprécierions que vous nettoyiez votre compte dans les prochains jours. « Nous vous serions reconnaissants de bien vouloir payer dans les prochains jours.
• Veuillez envoyer le paiement dès que possible / rapidement - Veuillez nous envoyer le paiement dès que possible.

Politesse dans la correspondance ou comment faire allusion à de nouvelles réunions

Il n'est pas nécessaire de dire au revoir complètement aux partenaires commerciaux. Même après la fin du projet, mieux vaut conserver la relation pour les prochaines commandes.

A plus tard

A la fin des lettres commerciales en anglais, il conviendra souvent de rappeler entre les lignes à votre partenaire la prochaine fois que vous attendez des informations de sa part.

• J'ai hâte de vous voir la semaine prochaine. – Dans l'attente de notre réunion la semaine prochaine
• Dans l'attente de recevoir vos commentaires, - Dans l'attente de vos commentaires.
• Au plaisir de vous rencontrer le (date). - J'attends avec impatience notre rencontre avec vous (date).
• Une réponse rapide serait appréciée. - J'apprécierai votre réponse rapide

À plus tard

Après une commande réussie, cela vaut la peine d'écrire une petite lettre au client en anglais, disant que vous n'êtes pas contre un nouveau projet avec lui.

• Je serais ravie d'avoir l'opportunité de travailler à nouveau avec votre entreprise. « J'ai hâte d'avoir l'occasion de travailler à nouveau avec votre entreprise.
• Nous attendons avec impatience une relation de travail fructueuse à l'avenir. Nous attendons avec impatience une relation de travail fructueuse à l'avenir.
• Nous serions ravis de faire affaire avec votre entreprise. Nous ferons volontiers affaire avec votre entreprise.

Bien sûr, l'anglais des affaires n'est pas toujours facile. Heureusement, notre sélection d'expressions commerciales devrait vous faciliter la tâche. Maintenant, il vous faudra beaucoup moins de temps pour écrire une lettre. Choisissez donc les bonnes phrases, complétez avec vos informations et ravissez votre patron avec de belles lettres commerciales en anglais.

Anna Shutikova

Vous trouverez ici à la fois des mots et des expressions couramment utilisés dans la correspondance commerciale, ainsi que des exemples prêts à l'emploi de lettres sur divers sujets.

1. Règles générales pour rédiger une lettre commerciale en anglais

La rédaction de toute lettre commerciale en anglais est soumise aux règles générales :

• Tout le texte est divisé en paragraphes sans utiliser de ligne rouge.
• Dans le coin supérieur gauche de la lettre, le nom complet de l'expéditeur ou le nom de l'entreprise avec l'adresse est indiqué.
• Ensuite, le nom du destinataire et le nom de la société à laquelle la lettre est destinée, ainsi que son adresse (à partir d'une nouvelle ligne) sont indiqués.
• La date de départ est indiquée trois lignes en dessous ou dans le coin supérieur droit de la lettre.
• Le corps du texte doit être placé dans la partie centrale de la lettre.
• L'idée principale de la lettre peut commencer par le motif de l'appel: "Je vous écris à ..."
• En règle générale, la lettre se termine par un remerciement ("Merci pour votre aide rapide…") et une salutation "Sincèrement vôtre", si l'auteur connaît le nom du destinataire et "Sincèrement vôtre" sinon.
• Quatre lignes sous le nom complet et le titre de l'auteur.
• La signature de l'auteur est placée entre la salutation et le nom.

Exemple de lettre commerciale en anglais :

M. Nikolaï Valuev
Société Kefline
Bureau 2004, Entrée 2B
Rue Tverskaïa
Moscou
RUSSIE 15 octobre 2013

Je vous écris au sujet de votre demande. Veuillez trouver ci-joint notre dossier d'information qui contient nos brochures et des informations générales sur nos écoles et nos centres d'été.

En Angleterre, nous avons deux écoles, Brighton et Bath, deux endroits magnifiques qui, j'en suis sûr, vous plairont à vous et à vos élèves. Nos écoles sont situées dans des locaux attrayants dans des positions centrales et pratiques. Brighton est une ville propre et sûre avec une belle baie et une campagne à proximité. Bath est l'une des villes historiques les plus célèbres d'Angleterre, célèbre pour son architecture géorgienne et ses thermes romains.

L'hébergement est fourni chez un hôte choisi pour sa capacité à fournir des maisons confortables, un accueil convivial et un environnement adapté, dans lequel les étudiants peuvent pratiquer l'anglais et profiter de leur séjour. Nous avons des organisateurs d'activités à plein temps responsables des activités sportives, culturelles et des excursions hebdomadaires.

Veuillez remplir et retourner le formulaire d'inscription ci-joint afin de recevoir plus de brochures et d'autre matériel promotionnel.

J'ai hâte d'avoir de vos nouvelles et j'espère plus tard accueillir vos élèves dans nos écoles et nos centres d'été.

Cordialement,

Jean Vert
Directeur général

2. Expressions de base utilisées dans la correspondance commerciale

Il existe des expressions standard qui sont souvent utilisées dans correspondance commerciale en anglais, ce qui donnera un ton poli et formel à votre message.

1. Manipulation
Chers Messieurs, Cher Monsieur ou Madame	(si vous ne connaissez pas le nom du destinataire)
Cher Monsieur, Madame, Mademoiselle ou Madame	(si vous connaissez le nom du destinataire ; dans le cas où vous ne connaissez pas l'état civil de la femme, vous devez écrire Mme, une grossière erreur est d'utiliser la phrase "Mme ou Mademoiselle")
Cher Franck,	(Se référant à une personne familière)
2. Introduction, communication précédente.
Merci pour votre e-mail du (date)…	Merci pour votre lettre du (date)
Suite à votre dernier e-mail…	En réponse à votre lettre...
Je m'excuse de ne pas vous avoir contacté avant...	Je suis désolé de ne pas encore t'avoir écrit...
Merci pour votre lettre du 5 mars.	Merci pour votre lettre du 5 mars
Suite à votre lettre du 23 mars	Concernant votre lettre du 23 mars
En référence à votre annonce dans «The Times»	Concernant votre publicité dans le Times
3. Indiquez les raisons pour lesquelles vous avez écrit la lettre
Je vous écris pour demander	Je vous écris pour savoir...
J'écris pour m'excuser	Je vous écris pour vous présenter mes excuses...
j'écris pour confirmer	Je vous écris pour confirmer...
J'écris en connexion avec	Je vous écris à propos de...
Nous tenons à souligner que…	Nous souhaitons attirer votre attention sur…
4. Demande
Pourriez-vous peut-être…	Pourrais-tu…
Je serais reconnaissant si tu pouvais …	Je vous serais reconnaissant si vous...
J'aimerais recevoir	Je voudrais obtenir……
S'il vous plaît pourriez-vous m'envoyer…	Peux-tu m'envoyer...
5. Accord avec les termes.
Je serais ravi de…	Je serais ravi …
J'aimerais	Je serais heureux…
Je serais heureux de	Je serais ravi…
6. Annoncer de mauvaises nouvelles
…	Malheureusement…
J'ai peur que …	J'ai peur que…
Je suis désolé de vous informer que	C'est difficile pour moi de te le dire, mais...
7. Annexe à la lettre de matériaux supplémentaires
Nous avons le plaisir de joindre…	Nous sommes heureux d'investir…
Vous trouverez en pièce jointe…	Dans le fichier joint, vous trouverez...
Nous joignons…	Nous postulons…
Veuillez trouver ci-joint (pour les e-mails)	Vous trouverez le fichier joint...
8. Exprimer sa gratitude pour l'intérêt manifesté.
Merci pour votre lettre de	Merci pour votre lettre
Merci de vous renseigner	Merci pour ton intérêt…
Nous tenons à vous remercier pour votre lettre du …	Nous tenons à vous remercier pour…
9. Transition vers un autre sujet.
Nous souhaitons également vous informer…	Nous aimerions également vous informer sur…
Concernant votre question sur…	Concernant votre question concernant...
En réponse à votre question (enquête) sur …	En réponse à votre question sur...
Je me demande aussi si…	Je suis également intéressé par...
10. Questions supplémentaires.
Je suis un peu indécis sur…	Je suis un peu incertain de...
Je ne comprends pas bien quoi...	Je n'ai pas bien compris...
Pourriez-vous éventuellement expliquer…	Pourriez-vous s'il vous plaît expliquer...
11. Transfert d'informations
Je vous écris pour vous faire savoir que…	Je vous écris pour informer de...
Nous sommes en mesure de vous confirmer…	Nous pouvons confirmer...
Je suis ravi de vous dire que…	Nous avons le plaisir d'annoncer…
Nous regrettons de vous informer que…	Malheureusement, nous devons vous informer de…
12. Offrir votre aide
Voulez-vous que je…?	Puis-je faire)…?
Si vous le souhaitez, je serais ravi de…	Si vous le souhaitez, je serais ravi de...
Dites-moi si vous aimeriez que je…	Faites-moi savoir si vous avez besoin de mon aide.
13. Rappel de rendez-vous ou attente d'une réponse
J'ai hâte de…	Je suis impatient,
bientôt de vos nouvelles	quand puis-je encore t'entendre
rendez-vous mardi prochain	rendez-vous mardi prochain
à jeudi prochain	rendez-vous jeudi
14.Signature
sincères amitiés,	Sincèrement…
Cordialement votre,	Cordialement (si vous ne connaissez pas le nom de la personne)
Cordialement,	(si vous connaissez le nom)

3. Enregistrement d'une lettre - demande de renseignements

Une lettre de demande est envoyée lorsque vous avez besoin de plus d'informations sur un produit ou un service qui vous intéresse.

Au début de la lettre, vous devez mettre le nom et l'adresse de votre entreprise, ci-dessous doit être le nom de l'entreprise à laquelle vous postulez. Vous pouvez composer le texte de la lettre en utilisant les expressions standard suivantes.

1. Adresse formelle, car vous ne connaissez pas le destinataire.

Cher Monsieur ou Madame, Chers Messieurs

2. Indication de la source des informations sur la société

En référence à votre annonce (annonce) dans…
Concernant votre annonce dans

Concernant votre annonce (annonce) dans …
Concernant votre annonce dans...

3. Veuillez envoyer les données requises

S'il vous plaît, pouvez-vous m'envoyer…
Peux-tu m'envoyer

Je serais reconnaissant si tu pouvais…
Je vous serais reconnaissant si vous...

Pouvez-vous me donner des informations sur…
Pouvez-vous me donner des informations sur…

Pourriez-vous m'envoyer plus de détails...
Pourriez-vous m'envoyer plus de détails...

4. Questions supplémentaires

J'aimerais aussi savoir …
J'aimerais aussi savoir...

Pourriez-vous me dire si…
Dis-moi s'il te plaît…

5. Signature

Cordialement, Sincèrement vôtre, (si vous ne connaissez pas le nom)
Cordialement, (si vous connaissez le nom)

Exemple

Kenneth Beare
2520, avenue Visita
Olympie, WA 98501

Frères Jackson
3487 23e rue
New York, NY 12009

12 septembre 2000

En référence à votre annonce dans le "New York Times" d'hier, pourriez-vous s'il vous plaît m'envoyer une copie de votre dernier catalogue. J'aimerais aussi savoir s'il est possible de faire des achats en ligne.

Cordialement votre,

John Kefline
directeur administratif
Apprenants d'anglais et entreprise

4. Enregistrement d'une lettre - une réponse à une demande d'informations

Lorsqu'une entreprise reçoit une lettre de demande demandant des informations détaillées sur son produit, produit ou service, il est très important dans la lettre de réponse de faire une impression favorable sur un client ou partenaire potentiel. Une réponse polie et bien rédigée contribuera certainement à créer une telle impression.

1. Manipulation

2. Gratitude pour votre attention

Merci pour votre lettre de
Merci pour votre lettre…

Nous tenons à vous remercier de nous avoir posé des questions sur…
Nous tenons à vous remercier pour votre intérêt…

3. Fournir les informations demandées

Nous avons le plaisir de joindre…
Nous sommes heureux d'investir…

Vous trouverez en annexe …
Dans le fichier joint, vous trouverez...

Nous joignons…
Nous postulons…

4. Réponse aux questions supplémentaires

Nous souhaitons également vous informer…
Nous aimerions également vous informer sur…

Concernant votre question sur ... Concernant votre question sur ...

En réponse à votre question (enquête) sur ... En réponse à votre question ...

5. Expression de l'espoir d'une coopération future fructueuse

Nous attendons avec impatience…
Nous esperons

entendre de ta part
t'entendre à nouveau

réception de votre commande
recevoir votre commande.

vous accueillir en tant que client (client)
que vous deviendrez notre client

6. Signature

N'oubliez pas que lorsque vous vous adressez à une personne dont vous ne connaissez pas le nom, vous devez écrire "Sincèrement vôtre" et lorsque le nom est connu - "Sincèrement vôtre",

Exemple de réponse à une demande d'information

Frères Jackson
3487 23e rue
New York, NY 12009

Kenneth Beare
directeur administratif
Apprenants d'anglais et entreprise
2520, avenue Visita
Olympie, WA 98501

12 septembre 2000

Nous avons le plaisir de vous joindre notre dernière brochure. Nous vous informons également qu'il est possible d'effectuer des achats en ligne sur http://www.kefline.com .

Nous nous réjouissons de vous accueillir en tant que client.

Cordialement,

5. Enregistrement d'une lettre - réclamations

La lettre doit contenir toutes les informations nécessaires concernant ce service ou produit. Écrivez le nom complet et la description du produit, la date d'achat ou l'indication du service, etc. Votre objectif est d'expliquer tous les détails, mais de ne pas surcharger la lettre de détails inutiles. De plus, vous devez préciser vos souhaits, conditions et modalités de dépannage.

A qui cette lettre doit-elle être adressée ?

Lors de l'achat de biens ou de la conclusion d'un contrat de prestation de services, vous recevez l'adresse de contact ou le numéro de téléphone d'une personne capable de résoudre toutes les difficultés rencontrées. Habituellement, dans les petites entreprises, ces questions sont tranchées par le propriétaire de l'entreprise. Dans les organisations de niveau intermédiaire - son adjoint ou sa haute direction. Dans les grandes entreprises, il existe généralement un service client qui s'occupe de ces problèmes.

Quelles sont les parties principales d'une lettre ?

1. Introduction

Nom de la personne-ressource
Nom complet du destinataire (si connu)

Titre, si disponible
Nom de l'entreprise
Nom de l'entreprise

Division des plaintes des consommateurs
Service Clients

adresse de rue
Ville (*): État (*): Code Postal
Adresse de la société

Cher (Personne de contact):

Appel

2. Une introduction contenant des informations sur le produit ou le service acheté.

Le (1er juillet), j'ai (acheté, loué, loué ou fait réparer) un (nom du produit, avec numéro de série ou de modèle ou service effectué) à (lieu et autres détails importants de la transaction).
Le 1er juillet, j'ai (acheté, loué, loué, réparé) (nom complet du produit avec numéro de série ou type de service) à ... (d'autres informations importantes sur la transaction sont indiquées ci-dessous)

Je vous écris pour attirer votre attention sur un problème dans votre service client.
Je vous écris pour porter à votre attention un problème dans le service client.

Je souhaite me plaindre dans les termes les plus forts possibles du traitement que j'ai reçu d'un membre de votre personnel

Je voudrais me plaindre de la façon dont votre employé me traite.

Je vous écris pour exprimer mon vif mécontentement concernant les marchandises que j'ai reçues ce matin.

Je vous écris pour vous faire part de mon mécontentement concernant les produits reçus ce matin.

Je vous écris pour me plaindre de la qualité du produit que j'ai acheté en ligne sur votre site Web.

Je vous écris pour exprimer mon mécontentement quant à la qualité des produits commandés sur votre site.

Je vous écris à propos de l'attitude négative d'un membre de votre personnel.

Je vous écris en rapport avec l'attitude négative d'un membre de votre entreprise.

3. Description du problème

Malheureusement, votre produit (ou service) n'a pas bien fonctionné (ou le service était inadéquat) parce que (énoncez le problème). Je suis déçu car (expliquez le problème : par exemple, le produit ne fonctionne pas correctement, le service n'a pas été effectué correctement, le montant facturé m'a été erroné, quelque chose n'a pas été divulgué clairement ou a été mal présenté, etc.).
Malheureusement, votre produit (service) ne répond pas aux exigences requises, car (problème est signalé). Je suis déçu car (la situation est expliquée : par exemple, l'appareil ne fonctionne pas bien, on m'a présenté le mauvais montant pour le paiement, quelque chose n'a pas été expliqué)

Le matériel que j'ai commandé n'a toujours pas été livré, malgré mon appel téléphonique la semaine dernière pour vous dire qu'il y avait un besoin urgent.

L'équipement commandé n'a pas encore été livré, malgré le fait que je vous ai déjà appelé la semaine dernière et vous ai dit qu'il était nécessaire immédiatement.

Pour résoudre le problème, je vous serais reconnaissant si vous pouviez (indiquer l'action spécifique que vous souhaitez - remboursement, carte de crédit, réparation, échange, etc.). Vous trouverez ci-joint des copies de mes dossiers (y compris des copies des reçus, des garanties, des chèques annulés, des contrats, des numéros de modèle et de série et de tout autre document).

Pour résoudre le problème, je vous serais reconnaissant de l'option si vous (vos exigences sont indiquées: rendu l'argent, crédit, réparations effectuées, échangé, etc.) Des copies de documents sont jointes (joindre des copies du reçu, carte de garantie, chèques annulés, contrats et autres documents.)

J'attends avec impatience votre réponse et la résolution de mon problème, et j'attendrai jusqu'à (fixer un délai) avant de demander l'aide d'une agence de protection des consommateurs ou du Better Business Bureau. Veuillez me contacter à l'adresse ci-dessus ou par téléphone au (numéros du domicile et/ou du bureau avec indicatif régional).
J'attends votre réponse avec une solution à mon problème et attendrai jusqu'au (délai donné) avant de contacter une organisation de défense des consommateurs pour obtenir de l'aide. Contactez-moi à l'adresse ou au numéro de téléphone suivant (l'adresse et le numéro de téléphone sont indiqués)

Merci de traiter ce dossier de toute urgence. J'attends une réponse de votre part pour demain matin au plus tard.
Veuillez résoudre ce problème immédiatement. J'attends votre réponse au plus tard demain matin.

J'insiste pour un remboursement complet sinon je serai obligé d'aller plus loin.
J'insiste sur le remboursement intégral des dépenses, sinon je serai obligé ...

À moins que je ne reçoive la marchandise d'ici la fin de cette semaine, je n'aurai d'autre choix que d'annuler ma commande.
Si je ne reçois pas cet article d'ici la fin de la semaine, je n'aurai d'autre choix que d'annuler la commande.

J'espère que vous traiterez cette affaire rapidement car elle me cause des désagréments considérables.
J'espère que vous réglerez ce problème immédiatement, car cela me cause de sérieux désagréments.

4. La fin de la lettre

Cordialement / Votre fidèlement

6. Faire une lettre - excuses

Une lettre d'excuses est envoyée en réponse à une lettre de plainte. Vous devriez commencer par exprimer des regrets, une inquiétude personnelle face à la situation actuelle. Il est nécessaire d'expliquer quelles mesures seront/ont été prises pour corriger le problème et éviter qu'il ne se reproduise à l'avenir. Vous trouverez ci-dessous quelques phrases utilisées lors de la rédaction d'une lettre d'excuses

1. Expression de gratitude pour avoir signalé la situation

Merci d'avoir porté la question/problème/problème à notre attention.
Merci de nous avoir signalé ce cas/problème.

J'ai apprécié que vous m'ayez informé de cet incident…

Votre message est très important pour moi.

2. Expression de regret.

Nous sommes vraiment désolés d'entendre cela…
C'est difficile pour nous d'en entendre parler.

Je suis vraiment désolé de cette situation…
Je suis vraiment désolé de la situation.

3. Excuses

Nous nous excusons pour…
Nous nous excusons pour...

Veuillez accepter nos excuses pour…
Acceptez nos excuses…

4. Explication des actions de l'entreprise

Soyez assuré que nous allons…

Soyez assuré que nous...

Vous avez mon assurance que…
Je vous garantis...

Pour compenser les désagréments causés…
Pour compenser les désagréments causés…

Nous faisons tout notre possible pour résoudre le problème
Nous faisons de notre mieux pour résoudre les problèmes

Je peux vous assurer que cela ne se reproduira plus
Je promets que cela ne se reproduira plus

J'essaie de résoudre / résoudre le problème de toute urgence.
J'essaie de résoudre ce problème / de résoudre ce problème immédiatement

Veuillez retourner les marchandises défectueuses, et nous vous rembourserons/les réparerons/les remplacerons
Veuillez retourner l'article défectueux et nous le rembourserons/réparerons/échangerons.

5. Rappel d'une grande importance pour la coopération conjointe

Nous apprécions votre coutume hautement

Il est très important pour nous de coopérer avec vous.

Votre satisfaction est notre priorité

7. Lettre de demande

• Si vous écrivez chef- soyez extrêmement poli, surtout si vous n'êtes pas sûr qu'il (a) connaît votre nom. N'utilisez pas les constructions marquées ci-dessous avec une valeur de demande stricte ou urgente. Une option neutre et universelle serait :
  Je serais reconnaissant si…

La requête, stylistiquement élevée et des plus polies, consiste aussi dans les expressions :

Si ce n'est pas difficile pour vous, merci de donner...
Pourriez-vous me donner/laisser avoir…, s'il vous plaît ?

Si cela ne vous dérange pas, veuillez donner...
Puis-je/Puis-je vous déranger pour qc./pour me donner/remettre…, s'il vous plaît ?

Faites-moi une faveur, s'il vous plaît...
Pourriez-vous me faire une faveur et me donner/me laisser avoir…, s'il vous plaît ?

Il refuse la courtoisie, s'il vous plaît donnez ...
Pourriez-vous s'il vous plaît me donner… ?

Merci d'avoir la gentillesse de...
Auriez-vous la gentillesse de me donner…, s'il vous plaît ?

Ne le comptez pas pour du travail, donnez-moi s'il vous plaît...
Pourriez-vous éventuellement me donner/me laisser avoir, s'il vous plaît ?

• Si vous écrivez collègue et qu'il n'est pas votre ami, choisissez un style neutre - quelque part entre le formel et l'informel.
  Pourrais-tu..?

Formes pratiques dans ce cas avec le verbe "vouloir":

Je veux (voudrais) demander...
Je voudrais (demander) que vous…

Je voudrais vous demander...
Puis-je vous demander de… ?

Je veux vous demander d'acheter ce livre pour moi.
Puis-je vous demander de m'acheter ce livre ?

Je voudrais vous demander d'aller à la datcha dimanche.
Puis-je vous demander d'aller à la maison de campagne ce dimanche ?

• Si vous écrivez inconnu homme- Sois poli.
  Je me demande si vous pouvez..?

Ici, les requêtes exprimées par une phrase interrogative avec le verbe modal « pouvoir » conviendront :

Puis-je te demander...?
Puis-je vous demander de faire qc ?

Puis-je te demander…?
Puis-je vous demander de faire qc. ?

Puis-je te demander...?
Pourriez-vous s'il vous plaît/gentiment faire qc. ?

Ne puis-je pas vous demander... ?
Pourriez-vous faire qc. ?

Puis-je vous demander...?
Je serais bien responsable si…

Tu peux…?
Pouvez/Pourriez-vous faire qc. ?

Vous ne pouvez pas…? Pourrais-tu…?
Pourrais-tu…?

Peux-tu…?
Pouvez/Pourriez-vous… ?

Vous ne pouvez pas...?
Pourrais-tu…?

Pourrais-tu…?
Pourrais-tu…? Voudriez-vous…?

• Si vous écrivez employé d'une autre entreprise- le style doit dépendre du fait que vous le connaissiez ou que vous le contactiez pour la première fois.
  Je serais reconnaissant si…(à un étranger)
  Pourrais-tu..?(à un ami)

Une demande exprimée par une phrase interrogative avec des particules « pas », « serait », « si » peut aider ici :

C'est difficile pour vous...? Cela te dérange...?
Cela vous dérangerait-il de faire qc. ?
C'est difficile pour vous...? Cela vous rendra-t-il difficile ...?
Pourriez-vous (éventuellement)…, s'il vous plaît ?

• Si vous écrivez à votre subordonné qui n'a suivi aucune consigne, alors le style de la requête peut devenir strict :
  Puis-je te demander..?(demande froide)

De plus, une demande avec une touche de sévérité délibérée peut être exprimée par la phrase :

Très (de manière convaincante, urgente) je vous demande (vous) ...
Pourriez-vous / Voudriez-vous…, s'il vous plaît… ? Pourriez-vous/voudriez-vous avoir la gentillesse de… ? Do… J'apprécierais beaucoup si vous pouviez/pouviez…

8.Lettre de demande de paiement

Vos premiers e-mails concernant des factures impayées doivent être extrêmement polis - ils ne doivent pas avoir l'idée que votre partenaire ne veut pas payer.
Si vous êtes obligé d'écrire une série de lettres demandant un paiement, chaque lettre suivante peut être rendue plus ferme, mais restez dans les limites de la politesse.

Exemple

Selon nos dossiers, la somme de 4 500 $ est toujours impayée sur votre compte.

Nous espérons que notre service a été à votre satisfaction et nous vous serions reconnaissants de votre coopération pour résoudre ce problème dans les plus brefs délais.

Le je vous ai écrit concernant le compte impayé de votre entreprise, d'un montant de 4 500 $.

Pouvons-nous vous rappeler que ce montant est toujours impayé. Nous vous serions reconnaissants de recevoir sans plus tarder un virement bancaire en règlement intégral.

Je souhaite attirer votre attention sur mes précédents e-mails concernant le retard de paiement sur votre compte. Nous sommes très préoccupés par le fait que la question n'a pas encore retenu votre attention.

De toute évidence, cette situation ne peut pas continuer, et nous vous prions de prendre des mesures immédiates pour régler votre compte.

La suite de mes courriels de Je dois vous informer que nous n'avons toujours pas reçu le paiement de la somme impayée de 4 500 $. À moins que nous recevions le paiement dans les sept jours, nous n'aurons pas d'autre alternative que d'intenter une action en justice pour récupérer l'argent.

Entre-temps, vos facilités de crédit existantes ont été suspendues.

9. Rapport de réunion

Le rapport de réunion est composé de 4 parties :
Introduction - Introduction (sujet du rapport, qui l'a rédigé et à la demande de qui)
Contexte - Données initiales (description générale de la situation actuelle, problème)
Constats - Données obtenues (moyens possibles d'évolution de la situation, de résolution du problème)
Conclusion, recommandations - Conclusions et recommandations

Exemple de rapport de réunion

Objet : Mesures de réduction des coûts
Comme demandé lors du conseil d'administration du 18 avril, voici mon rapport. Le rapport complet est joint en tant que document Word, mais j'ai écrit un bref résumé ci-dessous.

Introduction
L'objectif du rapport est de proposer des moyens de réduire les coûts dans l'ensemble de l'entreprise. Il est basé sur les chiffres qui m'ont été envoyés par différents ministères le mois dernier. J'ai divisé le rapport en trois sections : contexte, constatations et recommandations.

Contexte
Comme on peut le voir dans le tableau 1 du document ci-joint, la demande pour nos produits a chuté au cours de la dernière année, et les ventes et les bénéfices sont tous deux en baisse. Cela a conduit à une situation où des mesures de réduction des coûts sont nécessaires.

Résultats

Il existe trois principaux domaines dans lesquels des réductions de coûts sont possibles :

• Le budget marketing est très élevé. Comme mentionné ci-dessus, les ventes baissent, mais nous dépensons toujours des sommes importantes en affiches publicitaires dans les magazines et dans la rue. Ce n'est pas justifié.
• Les coûts de production sont également élevés. Le tableau 2 du rapport montre que les coûts des matières premières ont augmenté de 12 % au cours de la dernière année. Nous devons trouver un moyen de les faire tomber.
• Nous devrons peut-être également licencier un petit nombre de membres du personnel administratif, ce qui sera très impopulaire. Voir la section 4.2 du rapport complet pour des suggestions sur la façon de procéder.

Recommandations
En conclusion, je suggère que l'entreprise devrait être en mesure de réduire considérablement ses coûts d'ici la fin de l'année. Mes recommandations spécifiques sont les suivantes :

1. Marketing Dept pour faire des réductions dans le budget publicitaire de 10% ou 15%.
2. Le département de production identifie les opportunités d'utilisation de différents fournisseurs pour réduire les coûts des matériaux.
3. Le siège social étudiera la possibilité de supprimer un nombre limité d'emplois, au cas où la situation se détériorerait.

Veuillez consulter le rapport complet et faites-moi part de vos commentaires d'ici le 2 juin au plus tard. Celui-ci sera ensuite diffusé à tous les responsables de départements à temps pour la réunion du 16 juin. N'hésitez pas à me contacter si vous avez des questions.

10. Caractéristiques de la conception des lettres électroniques (e-mail)

Le courrier électronique est devenu la principale forme de communication entre les représentants de diverses organisations sur une variété de questions. Suivez les règles suivantes lorsque vous communiquez par e-mail :

1. Eh bien imaginez le destinataire. Le style d'écriture dépendra de la personne à qui vous écrivez. Plus la relation est étroite, moins il y a de formalités.
2. Gardez votre message aussi court et clair que possible. Cette règle s'applique à tous les types de communication d'entreprise, mais elle devient la plus pertinente pour le courrier électronique, car il est plus difficile de percevoir les informations d'un moniteur que d'une feuille. Donnez également à votre destinataire la possibilité de répondre brièvement. Par exemple, au lieu d'écrire "Dites-moi ce que vous en pensez", il serait préférable de poser la question "Est-ce que 15h ou 17h vous convient le mieux ?"
3. Le champ "sujet" doit être rempli afin qu'il reflète clairement l'idée principale de la lettre.
4. Une salutation (Cher Monsieur/Madame) n'est pas requise pour la correspondance standard, mais dans les lettres commerciales, elle ne sera pas superflue.
5. Dans les premiers mots, vous devez formuler pourquoi vous écrivez une lettre : vous répondez, prenez rendez-vous ou exprimez vos pensées à propos de quelque chose. Par exemple: Je réponds à votre lettre du 15 janvier 2007 où vous avez demandé des informations concernant nos cours de printemps sur la rédaction commerciale.
6. Si vous commencez un mot par une majuscule dans un e-mail, cela signifie que vous souhaitez le mettre en évidence comme la pensée la plus importante.
7. La longueur de chaque ligne ne doit pas dépasser 65 caractères, sinon le texte risque d'être déformé lors de la lecture de la lettre sur un autre ordinateur.
8. La lettre doit être bien structurée - introduction, corps (faits) et conclusion.
9. KISS (Gardez-le court et simple). N'oubliez pas que votre destinataire reçoit probablement une douzaine de lettres par jour - cela vaut la peine de gagner du temps.
10. L'utilisation d'abréviations standard typiques de la correspondance quotidienne, telles que "IMHO" (In My Honest Opinion) n'est pas non plus la bienvenue.
11. Vérifiez bien la lettre, il n'est plus possible de la modifier ou de la supprimer après envoi.
12. Il est préférable d'écrire l'adresse e-mail de retour et le nom de l'expéditeur à la fin de la lettre, au cas où la lettre serait imprimée.
13. La communication par e-mail implique une interaction active, donc si vous recevez un e-mail auquel vous ne pouvez pas répondre immédiatement, vous devez envoyer un message concernant la réception de la lettre et le délai estimé pour envoyer une réponse complète.

11. Écrire un e-mail informel

Même dans une lettre informelle, vous devez rester poli et essayer de rendre la lettre compréhensible et bien structurée.

L'ordre recommandé des points principaux est le suivant :
1. salutation amicale
2. gratitude ou autre mention d'un contact précédent
3. le point le plus important de la lettre ou du problème
4. autres points importants
5. points moins importants
6. expression d'espoir pour de futurs contacts
7. réalisation (vœux et signature)

Exemple:
Bonjour, Éli
Merci d'avoir envoyé l'ordre du jour de notre réunion.
J'ai peur de ne pas pouvoir faire le départ de 8h00. Les liaisons ferroviaires peuvent être très difficiles à cette heure de la journée.
Serait-il possible de commencer à 9h00 ? Cela signifie que nous finirions à 17h00 au lieu de 16h00. S'il vous plaît laissez-moi savoir si cela vous pose un problème.
Ypu m'a demandé d'envoyer le rapport de faisabilité et je le joins ici. Veuillez noter que ce n'est pas encore dans la version finale et qu'il peut y avoir des erreurs.
J'ai hâte de vous voir la semaine prochaine.
Cordialement, Jacqui

12. Félicitations pour les vacances

Avant les vacances, la question se pose souvent - féliciter ou ne pas féliciter les partenaires commerciaux et les clients. Il vaut toujours mieux féliciter que ne pas féliciter, car féliciter permet de :
1. Renforcer les relations avec les clients/partenaires existants
2. attirer de nouveaux clients
3. rappelez aux anciens clients que vous existez
4. montrez votre appréciation pour vos clients les plus fidèles

Cependant, au moment de décider quelle fête féliciter, il est préférable de se renseigner à ce sujet dans la liste des fêtes nationales et religieuses de l'année en cours.

Si vous avez des doutes sur ce que célèbre exactement votre partenaire commercial, écrivez simplement JOYEUSES VACANCES.

Quand envoyer des félicitations ? Mieux vaut plus tôt que plus tard. Laissez votre carte postale arriver avant les vacances et soyez l'un des premiers à être remarqué avant de disparaître dans un tas de félicitations, qui, d'ailleurs, seront probablement traitées après les vacances.

12. Comment écrire une félicitation :

Les félicitations en anglais sont construites différemment qu'en russe. Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de félicitations qui peuvent être modifiés selon la situation.

En cette période joyeuse de l'année, nous sommes reconnaissants de notre travail avec vous. Nous vous souhaitons abondance, bonheur et paix dans une nouvelle année remplie d'espoir. Joyeuses fêtes!

J'espère que vous et tous vos collègues, votre famille et vos amis passerez une belle période des fêtes remplie de joie et de sens. Meilleurs voeux pour une nouvelle année prospère.

Ce fut un plaisir de travailler avec vous cette année. Nous vous souhaitons de bonnes vacances et une bonne année !

À la fin de l'année, nous pensons à tout ce pour quoi nous sommes reconnaissants. Notre relation avec vous est une chose que nous chérissons. Merci de l'opportunité de vous servir. Nous vous souhaitons un joyeux Noël et beaucoup de succès dans la nouvelle année.

Alors que des cadeaux sont donnés et reçus en cette saison des fêtes, je pense au cadeau de vous connaître. Merci pour le plaisir de travailler avec vous. Joyeuses fêtes!

Merci de m'avoir donné l'opportunité de travailler avec vous cette année. Cela a été un honneur et une expérience précieuse pour moi. Je vous souhaite une joyeuse Hanoucca et une nouvelle année remplie de toutes bonnes choses.

Joyeux noël! J'espère que vous passerez des vacances qui remplissent votre cœur de joie!

Une place importante dans la communication avec les étrangers est occupée par correspondance commerciale en anglais. La carrière, le lieu de résidence et le sort ultérieur d'une personne en dépendent souvent. Par conséquent, vous devez accorder suffisamment d'attention à la rédaction correcte de la correspondance commerciale.

1. Vérifiez les e-mails pour les erreurs grammaticales et stylistiques. Veuillez relire l'intégralité du document avant de l'envoyer ou de l'imprimer. Si le message est envoyé par plusieurs personnes, laissez tout le monde le lire attentivement. Vérifiez également à l'aide de services en ligne automatiques, parmi lesquels, en principe, les dernières versions de MS Word vérifient également bien les mots individuels si l'option "correction orthographique" est activée. Mais les services en ligne sont parfois capables de détecter des erreurs telles que la construction de phrases incorrectes.

1. N'utiliser dans la correspondance commerciale que le traditionnel couleur noire et taille de texte facile à lire. La police Times New Roman est généralement acceptée, avec des empattements sur les lettres le long des bords, ce qui facilite la perception visuelle. En dernier recours (via des liens vers des pages web), surlignez les adresses en bleu. Vous ne devez absolument pas utiliser différentes nuances de rouge, qui signalent un danger et provoquent inconsciemment une irritation. Alors que d'autres couleurs peuvent simplement se détacher légèrement sur un fond blanc, et la lecture est fatigante pour les yeux.

1. Vous ne pouvez insérer des images, des photographies, des dessins et d'autres graphiques que si vous êtes absolument sûr que cela est nécessaire, en tenant compte des spécificités de la correspondance commerciale. Sinon, les documents graphiques sont joints sur des feuilles séparées.

1. Écrivez clairement et de manière compréhensible, sans phrases complexes ni temps de verbe composés. L'exception à cette règle concerne les phrases d'introduction standard pour les différentes sections de la lettre. Mais quand vous arrivez au point, arrêtez l'éloquence excessive. Si vous pouvez supprimer certains mots de la phrase, en conservant sans équivoque le même sens, il est préférable de le faire. Supprimez les prépositions qui ne changent pas le sens des verbes et des noms voisins. Ou utilisez d'autres mots qui sont similaires dans leur essence, mais qui ne nécessitent pas de prépositions.

1. Même en communiquant avec des collègues et des partenaires bien connus, il faut garder le style d'affaires . Même si la santé de la femme et des enfants de l'interlocuteur vous intéresse, faites-le poliment, selon toutes les règles de la décence. Au lieu de saluer "Salut", vous devez absolument utiliser "Bonjour". Jargon inapproprié, utilisation de dialectes locaux obscurs comme l'australien, blagues et commentaires personnels. Tout phrases en anglais pour la correspondance commerciale doit évoquer un sentiment d'appartenance à l'entreprise ou à l'environnement de l'entreprise.

1. N'utilisez pas de points d'exclamation. Ils ont l'air étrange dans les lettres commerciales. Et s'il y en a beaucoup, alors ils dévalorisent également - le destinataire cesse de percevoir l'exclamation comme quelque chose d'important. Mais à coup sûr, il se fera une opinion sur l'expéditeur en tant que personne analphabète ou inculte.

1. La concision est l'âme de l'esprit. On pense qu'une bonne lettre commerciale doit contenir au moins 5 phrases afin qu'elle ne paraisse pas trop impolie. Que cela vaille la peine d'écrire plus dépend uniquement du besoin urgent. Le désir d'écrire court s'applique également aux mots, aux phrases et aux paragraphes. Mais les abréviations et abréviations adoptées dans les e-mails, les forums ou les utilisateurs de smartphones sont inappropriées. La correspondance commerciale en anglais ou en russe est également dépourvue d'émoticônes.

1. L'action active vaut mieux que l'action passive. Cela s'applique à l'utilisation de verbes sous différentes formes. Il vaut mieux abandonner le passif, qui en russe s'appelle la voix passive. Ceux. écrire - John m'a envoyé une lettre, au lieu de Lettre a été envoyée par John. Pense par le sujet actif Celui qui réalise l'action.

Règles générales pour la correspondance commerciale en anglais

L'anglais est écrit dans de nombreux pays, avec des cultures et des coutumes différentes. Pour comprendre à quel point les différences sont grandes, il suffit de se familiariser avec les nuances du dialecte ou.

Dois-je utiliser des formes abrégées de verbes comme je suis au lieu de je suis ? En principe, cela est autorisé, à l'exception des expressions très argotiques gonna et wanna. Mais tout ira un peu mieux si vous n'êtes pas trop paresseux pour écrire les formes complètes de telles phrases avec des mots séparés.

Assurez-vous de tenir compte des différences nationales et régionales, mais cela a plus à voir avec le style qu'avec le vocabulaire. Les règles du ton des affaires ou de la courtoisie commune diffèrent même lorsque l'anglais est une langue étrangère pour les habitants de la région. Tout de même, les gens s'attendent à ce qu'un étranger respecte l'étiquette locale. Ensuite, considérons les plus grandes régions du globe.

1. Grande-Bretagne, Allemagne, autres pays du nord de l'Europe parlant les langues du groupe germanique. Ici, l'étiquette est la plus proche de la tradition britannique. Il s'agit d'une correspondance commerciale classique en anglais, dont des exemples sont donnés dans cet article. Une certaine courtoisie s'impose, courte et claire, souvent standard, dans un style pudique et modéré. La règle du "non" s'applique - il vaut mieux abandonner les tours de parole qui suscitent des doutes et ne pas trop écrire. Des phrases un peu abstruses telles que "Si vous avez des questions", "J'apprécierais vos efforts", "S'il vous plaît, n'hésitez pas" conviennent. En général, imaginez que vous êtes dans le collège où Harry Potter a étudié.

1. États-Unis, dans une moindre mesure Canada, Australie et Nouvelle-Zélande. Traditionnellement, les États immigrés sont habitués à une communication plus simple. Des revirements polis ne sont nécessaires que lors de la communication avec des collègues supérieurs ou des fonctionnaires importants qui décident des destinées humaines. Dans d'autres cas il faut être clair et concis . Les constructions verbales utilisant would, should, could et might ne sont pas souhaitables.

1. Pays asiatiques - Chine, Japon, Corée, Inde, Iran, Arabie. Les formules les plus polies sont ici les bienvenues, jusqu'à quelques obséquiosités et longs verbiages. Surtout lors de la communication avec des personnes inconnues, en établissant de nouveaux contacts. Il vaut la peine d'utiliser des phrases qui mettent l'accent sur l'activité du destinataire, votre préoccupation concernant le temps et les efforts consacrés de sa part. Par exemple : "J'espère que cette lettre vous trouvera bien", "Je suis désolé de vous déranger", "Puis-je prendre un peu de votre temps". Cela fait une impression favorable sur les peuples d'Asie du Sud et de l'Est.

1. Afrique et Amérique du Sud. De l'autre côté de l'équateur et plus près de lui, ils sont habitués à un style familial plus vivant. Mais sans trop d'impolitesse et de familiarité. Ce serait bien de demander comment va un partenaire ou un collègue déjà familier, si sa famille va bien. Un intérêt modéré pour la vie personnelle de l'interlocuteur aide à établir une relation chaleureuse.

La structure d'une lettre commerciale en anglais

• Le nom du compilateur ou le nom de l'organisation, avec l'adresse - dans le coin supérieur gauche.
• Le nom du destinataire ou le nom de l'institution - après une ligne blanche.
• Adresse du destinataire - sauter une ligne vide après les données précédentes prend généralement plusieurs lignes.
• Date de départ - 1 à 3 lignes en dessous ou dans le coin supérieur droit.
• Le texte principal est au centre de la page.
• Merci et salutations - sans saut de ligne ou avec un espace après le "corps" de la lettre.
• Signature.
• Le nom de l'auteur individuel ou le nom de l'organisation soumissionnaire.
• La position de l'auteur du texte.

L'indentation au début d'un nouveau bloc ou paragraphe n'a pas besoin d'être faite. Le texte principal est divisé en parties selon le sens et pour la commodité de la lecture.

En règle générale, le texte se compose des parties suivantes :

• salutations;
• message principal;
• clôture du sujet ;
• adieu à l'interlocuteur.

Il est souhaitable de commencer chaque partie structurelle à partir d'une nouvelle ligne. Un message bien structuré est facile à lire, le sens est plus facile à percevoir. Le seul problème est d'économiser de l'espace si vous devez tenir sur une ou deux pages. Le plus souvent, un tel besoin survient lorsque la lettre est destinée à être imprimée sur papier. Il n'y a pas de limite de longueur dans les e-mails, et la commodité du lecteur passe avant tout.

Faut-il utiliser des listes ? Oui, s'ils facilitent la compréhension ou vous permettent de choisir une option comme réponse. Il est beaucoup plus facile de répondre avec seulement un numéro de la liste que d'écrire un long message selon toutes les règles de l'étiquette. Une personne occupée pour qui vous n'êtes pas très important peut tout simplement ne pas répondre si elle met beaucoup de temps à s'expliquer à l'interlocuteur.

Il est conseillé d'indiquer rapidement la raison de l'écriture de la lettre, ce que vous voulez, sur quel type de réaction vous comptez. Cela augmente également les chances que le texte soit lu jusqu'au bout et répondu en substance. Ne jetez pas immédiatement un long message obscur à la poubelle. Une autre chose est si l'interlocuteur est votre bon ami, qui lira probablement et répondra. Dans ce cas, certaines libertés sont permises.

Adresse et salutation

Puisqu'il n'y a pas de genre dans la langue anglaise, il est impossible de comprendre par le nom de famille quel est le sexe d'une personne. Vous pouvez comprendre par son nom, mais il est toujours d'usage de s'adresser avec une indication explicite de sexe. Selon l'étiquette traditionnelle, c'est bien mieux que tout traitement asexué qui pourrait bientôt se répandre en raison du nombre croissant de personnes transgenres.

Si le nom du destinataire de la correspondance est connu, il est généralement adressé comme suit :

• Cher Monsieur - à un homme (M.);
• Chère Madame - à une femme mariée (maîtresse);
• Chère Mme - à une fille célibataire (mademoiselle).

Si l'on ne sait pas quel est le nom du destinataire, Cher Monsieur s'adresse aux hommes, Chère Madame aux femmes. Avec un sexe inconnu, ils ont mis les deux options avec une barre oblique entre elles - Cher Monsieur / Madame. La position incompréhensible d'une femme oblige traiter comme célibataire . Dans la bonne société, l'absence d'alliance donne à penser que cette personne n'est pas mariée. Dans la correspondance écrite aussi, par défaut, une femme est libre des liens du mariage.

Adressez-vous aux personnes familières par leur prénom, sans nom de famille. Par exemple, "Cher Jean" ou "Chère Marie".

Texte principal

Ensuite, vous devez indiquer brièvement la raison de l'écriture de la lettre, informer le futur sujet ou mettre à jour la mémoire des contacts précédents.

Les phrases d'introduction courantes ressemblent à ceci :

• J'écris pour informer/confirmer/demander ;
• je vous contacte pour;
• En réponse à (ou Conformément à) votre demande ;
• En réponse à votre question sur - en réponse à une question ;
• Suite à notre rencontre (indiquer ensuite l'heure de la dernière rencontre);
• En référence à votre lettre de/conversation téléphonique (suivie de la date d'arrivée de la correspondance ou de l'appel téléphonique) ;

Un bref merci, s'il y a quelque chose pour cela, ne fait pas de mal. Ensuite, il est temps de passer au point principal du message, surtout si vous allez demander quelque chose.

Parfois, il est nécessaire d'exprimer vos doutes ou votre incompréhension de la situation actuelle.

Par exemple:

• Nous sommes un peu incertains - exprime de légers doutes ;
• Nous ne comprenons pas entièrement - compréhension incomplète;
• Pourriez-vous éventuellement m'expliquer - le désir de comprendre la situation.

Si vous répondez réponse positive quelque chose comme ça:

• Je suis heureux / ravi de vous informer (ou de vous annoncer) que ;
• Vous serez heureux de savoir;
• Nous sommes ravis d'en parler;
• je suis en mesure de confirmer.

Il est souvent nécessaire de porter plainte. Ils utilisent les expressions « exprimer son insatisfaction », « se plaindre ».

Vous pouvez attirer l'attention de cette manière :

• Je voudrais souligner (ou attirer votre attention);
• Veuillez faire attention - un souhait plus direct de prendre note ;
• Veuillez noter qu'il s'agit d'un très bref rappel.

Partie finale

Ici, il est nécessaire de pousser à nouveau le destinataire vers les actions souhaitées et de mettre fin culturellement à la communication.

Les expressions suivantes aident à sortir de la conversation par correspondance :

• Nous apprécierions votre attention immédiate sur cette question - un rappel que la question nécessite une intervention ou une décision urgente ;
• Si vous avez besoin / avez besoin d'informations supplémentaires, n'hésitez pas à nous contacter - un souhait de poursuivre la correspondance si l'interlocuteur a des questions ;
• J'attends avec impatience que votre réponse soit un rappel plus direct que vous attendez une réponse.

Rappelez la réunion planifiée avec l'une des expressions suivantes :

• J'ai hâte de - j'ai hâte de;
• J'espère avoir de vos nouvelles bientôt - j'espère avoir de vos nouvelles bientôt ;
• vous rencontrer / vous voir lundi / dimanche prochain - vous rencontrer / vous voir tel ou tel jour de la semaine.

Les phrases standard sont largement utilisées comme dernières lignes avant la signature. Un interlocuteur dont le nom est inconnu s'écrit Bien à vous ou Fidèlement vôtre. Si le nom du destinataire est connu, Yours sincerely ou Sincerely yours (sincèrement vôtre). Le populaire "Respectfully" est traduit en anglais Cordialement. « With best wishs » est traduit par le public anglophone par Best regards. Les expressions plus chaleureuses Meilleurs voeux et Souhaits chaleureux sont également souvent utilisées.

Expressions qui donnent un ton poli et formel à votre lettre

Vous pouvez vous excuser pour le retard dans la rédaction de votre réponse de la manière suivante : Je m'excuse de ne pas avoir pris contact avec vous avant maintenant. Cela ne fait pas de mal non plus d'en mentionner brièvement la raison, si elle est sérieuse et valable. Cependant, il s'avère qu'il se réfère à l'emploi presque toujours et pour tout le monde. Même si en réalité une personne était allongée tout le temps sur le canapé ou visitait une station balnéaire.

Gratitude

Merci pour la lettre (pour me contacter) du (suivi de la date) pour la correspondance reçue, le contact en ligne ou la conversation téléphonique. Merci pour la lettre précédente, de préférence avec une indication de la date exacte de son départ. Le destinataire peut entretenir une longue correspondance avec de nombreuses personnes et il lui sera difficile de se souvenir immédiatement de ce qui se dit. Une forme de gratitude plus polie et plus longue : je voudrais vous remercier pour votre lettre. Une telle éloquence est plus appropriée lorsqu'il s'agit de nobles britanniques et de citoyens asiatiques.

Les événements de la vie réelle sont remémorés avec gratitude comme ceci : Ce fut un plaisir de vous rencontrer (à telle ou telle date ou dans telle ou telle situation). Merci de votre intérêt.

Conditions d'utilisation

Vous pouvez exprimer votre consentement de la manière suivante : Nous serions ravis (ou heureux, heureux) de... Si vous devez toujours être d'accord, il est généralement préférable de prétendre que c'est votre décision personnelle qui vous cause des émotions positives.

Demande

Les requêtes et les requêtes ressemblent à ceci :

• Pourriez-vous s'il vous plaît me dire
• pourriez-vous éventuellement nous laisser;
• S'il vous plaît pourriez-vous m'envoyer;
• Nous sommes intéressés par;
• Nous aimerions recevoir / obtenir ;
• Puis-je vous demander une faveur;
• j'apprécierais;
• Je vous serais reconnaissant (ou ce serait utile), si vous le pouviez.

Publier une mauvaise nouvelle

Une réponse négative doit être aussi polie que possible :

• Je regrette d'annoncer (ou d'informer);
• Nous craignons que ce ne soit pas possible;
• Je suis désolé de communiquer avec vous;
• Veuillez accepter nos excuses pour;
• Merci pour votre compréhension;
• Malheureusement je ne peux pas (ou je suis incapable).

Une phrase relativement longue telle que "Après mûre réflexion, nous avons décidé" peut précéder à la fois l'accord et le refus.

Offrir votre aide

• Si vous le souhaitez, nous serions heureux de ... - si vous le souhaitez, nous nous réjouissons ...
• Souhaitez-vous que nous - voudriez-vous de nous.
• Faites-nous savoir si vous souhaitez - faites-nous savoir si vous le souhaitez.

Annexe à la lettre de matériaux supplémentaires

En plus du texte principal, des copies de documents et de photographies sont souvent jointes. Une lettre de valeur avec accusé de réception peut également être envoyée des originaux - visas, billets d'avion. Dans ce cas, vous devez lister ou mentionner au moins une fois toutes les pièces jointes. Ceci est dicté non seulement règles de la correspondance commerciale en anglais, mais aussi une préoccupation élémentaire quant à la sécurité des objets de valeur.

Plus ou moins directement sur les matériaux supplémentaires :

• Nous joignons - attachons;
• Nous sommes heureux de joindre - nous faisons de même, mais avec plaisir;
• Ci-joint vous trouverez - trouver telles ou telles pièces jointes ;
• Veuillez trouver ci-joint - veuillez trouver telle ou telle application, et assurez-vous qu'elle ne soit pas perdue.

Abréviations utilisées dans la correspondance commerciale en anglais

Dans les lettres commerciales, seules les abréviations généralement acceptées et appropriées au style doivent être utilisées. Les abréviations adoptées dans courrier électronique informel et divers messagers . D'un autre côté, de nombreuses abréviations autrefois populaires sont clairement dépassées et trahissent l'ancien Moyen Âge. Par exemple, le latin A.D. (année de Dieu) ou B.C. (avant la naissance du Christ). Il est également conseillé de s'abstenir de les utiliser. Il est peu probable que vous ayez à décrire les événements qui se sont déroulés avant notre ère.

Dans diverses industries et domaines d'activité adoptés abréviations professionnelles , que nous n'aborderons pas ici en raison de l'immensité de la matière factuelle.

Abréviations géographiques

• Appt - appartement.
• Avenue - avenue.
• Bâtiment - bâtiment, structure, bâtiment.
• Boulevard - boulevard.
• Dr - voyage.
• RO - bureau de poste (bureau).
• Rd est la route.
• Rte - autoroute.
• Rw est le chemin de fer.
• Sq est la zone.
• St-rue.

En Amérique, il y a encore plus d'appellations d'emplacement, compte tenu des spécificités nationales avec le développement de toutes sortes d'autoroutes, de campings et autres hôtels en bord de route. Un excès de géographie et un manque d'histoire marquent le dialecte local. De plus, les Américains utilisent des abréviations d'État, qui sont écrites en deux lettres majuscules. Par exemple, NY est l'état de New York. Il y a plus de cinq douzaines d'États aux États-Unis, nous ne donnerons donc pas une liste aussi longue dans son intégralité.

Désignations de temps

Les anglophones utilisent rarement une échelle de temps de 24 heures. Il est d'usage de n'indiquer que dans les 12, avec la suite du matin. - avant midi, ou après-midi - après midi. Partout dans le monde, la désignation GMT est largement utilisée - Greenwich Mean Time, naturel pour la banlieue londonienne de Greenwich, où se trouve un grand observatoire astronomique. L'Amérique utilise également ses fuseaux horaires standard : CST - centre, EST - est, MST - montagne, PST - Pacifique.

Les abréviations à trois lettres pour les jours de la semaine et les noms des mois sont courantes.

Exemples de lettres toutes faites en anglais

Si vous devez écrire souvent, ou si c'est très important et que vous ne connaissez pas bien l'anglais, vous devez utiliser l'un des modèles prêts à l'emploi. Vous pouvez même en collecter un dossier complet sur le disque de votre ordinateur. Remplacez vos propres données et modifiez le texte à votre guise.

Échantillon avec adresse

30, rue Kievskaïa

M. Alexandre Roshchin

31, avenue Iaroslavski

Je vous écris au sujet de votre demande. Veuillez terminer l'enregistrement afin d'obtenir un accès complet. En référence à votre appel téléphonique de mardi, je voudrais vous donner des détails dans une nouvelle conversation privée. J'ai hâte de vous entendre. Merci en avance.

Cordialement,

Vladimir Nejdanov

Manager personnel

Recrutement (pour un candidat)

Cher (nom du destinataire),

J'ai été heureux de savoir que vous avez accepté le poste et que vous vous joindrez à notre équipe le 8 octobre. Vous travaillerez avec moi pour le premier mois, vous étudierez donc bien vos fonctions. J'attends vos idées avec impatience. N'hésitez pas à m'appeler ou à m'écrire si vous avez des questions. Votre chef prudent et mentor.

Nom de l'expéditeur

Titre d'emploi

Licenciement du travail

Chers collègues,

Je dois vous informer que je quitte mon poste chez (nom de l'entreprise) le (date). J'ai apprécié mon travail et j'apprécie l'opportunité de travailler avec vous. Merci pour le soutien que vous m'avez apporté. Même si vous et nos clients me manquez, j'ai hâte. S'il te plaît, reste en contact.

Nom personnel

Reporter ou annuler un rendez-vous au travail

Chers collègues,

En raison de circonstances inévitables, nous devons reporter notre réunion au (date et heure). J'espère que tout le monde est à l'aise avec le nouvel horaire. Si quelqu'un a un problème, s'il vous plaît informez-moi. Je vous attendrai tous. Désolé pour la gêne occasionnée.

Titre d'emploi

Résumé de l'article

L'article discuté en détail correspondance commerciale en anglais, exemples qui vous aidera à composer rapidement la lettre nécessaire. Les RPM standard conviennent, mais n'hésitez pas à expérimenter un peu. Si l'on reste dans le cadre du style commercial et de la politesse élémentaire, "amateur" ne parle que d'une connaissance correcte d'une langue étrangère et de la richesse du lexique. Il peut être important pour les employeurs d'embaucher un employé qui peut sortir des sentiers battus.

» Correspondance commerciale en anglais : 50 phrases utiles

Bonjour mon chéri.

Lorsque nous avons analysé sa correspondance, il est apparu clairement que sa manière de communiquer avec ses partenaires par courrier électronique ressemblait davantage au russe, avec une familiarité et une simplicité familières. Et si ses partenaires, les Polonais et les Espagnols, le laissaient s'en tirer, alors avec les Britanniques et les Allemands, la question restait en suspens. Des conflits interculturels et la possibilité de perturber de grands contrats internationaux couvaient. C'est alors qu'il s'est tourné vers moi pour obtenir de l'aide. Quelques heures d'étude des lettres commerciales correctes ont donné leur résultat: les lettres de Vyacheslav sont devenues alphabétisées et les phrases qu'il a utilisées étaient exactement ce que les Anglais conservateurs avaient besoin de voir chez leur partenaire.

Par conséquent, aujourd'hui, je vais vous dire comment rendre la correspondance vraiment efficace, quelles règles suivre et quelles phrases utiliser pour la correspondance commerciale en anglais. À la fin, je vous donnerai des recommandations sur les livres que vous pouvez utiliser pour maîtriser par vous-même les compétences en rédaction commerciale.

Règles pour écrire une lettre.

Correspondre avec des partenaires étrangers nécessite, au minimum, la connaissance des règles de la correspondance commerciale en anglais.

• Au début de toute lettre sur le côté gauche de la feuille, vous devez indiquer votre nom complet, le nom de votre entreprise, ainsi que l'adresse et le numéro de téléphone.
• Ci-dessous nous indiquons l'adresse du destinataire, le nom de sa société, et ses coordonnées.
• N'oubliez jamais d'écrire la date. De plus, au Royaume-Uni, le format est jour / mois / année, et en Amérique - mois / jour / année. Soyez prudent avec ça!
• Le texte de votre lettre doit être divisé en paragraphes. De plus, rappelez-vous que dans la correspondance commerciale en anglais, il n'y a aucune ligne rouge nulle part.
• Vous devez commencer la lettre par un appel et une salutation, ainsi qu'une explication des raisons de l'appel.
• La lettre doit se terminer par des remerciements et des mots d'adieu.

Les règles sont bien sûr bonnes, mais rapprochons-nous de la pratique. Je propose de commencer par les phrases de base pour l'appel.

Phrases et expressions utiles

• Si vous ne savez pas exactement à qui vous vous adressez, écrivez " Chers messieurs " ou " cher Monsieur ou Madame ».
  Si vous connaissez déjà le nom du destinataire, vous pouvez écrire en toute sécurité " Cher Monsieur. ..." ou " Chère Madame... .».
• Si vous écrivez une lettre à une personne avec qui vous avez déjà communiqué ou avez une sorte de relation d'affaires, les phrases standard suivantes (mais néanmoins toujours pertinentes) seront utiles pour démarrer une conversation. Et pour vous faciliter la tâche, je vais les écrire avec traduction :

Merci pour ton e-mail … - Merci pour votre lettre...

Je m'excuse de ne pas vous avoir contacté pendant longtemps… "Je m'excuse de ne pas vous avoir contacté pendant si longtemps...

En référence à votre lettre du 24 août / votre article dans "Economist" ... - Concernant votre lettre du 24 août / votre article dans The Economist ...

Suite à votre lettre / notre rencontre ... - En réponse à votre lettre ... / En plus de notre rencontre ...

• Comme je l'ai dit, chaque lettre doit commencer par une explication de la raison pour laquelle vous écrivez à cette personne. Et pour cela, vous pouvez utiliser les expressions suivantes :

Je vous écris pour confirmer / demander ... - Je vous écris pour confirmer / découvrir ...
J'écris pour m'excuser… Je vous écris pour m'excuser...

• Dans la plupart des cas, une lettre commerciale est rédigée vous demandant soit d'accepter les conditions, soit de transmettre des informations. Écrivez des phrases standard pour ces occasions.

Pourriez-vous s'il vous plaît… . - Pourrais-tu…
je vous serais reconnaissant si vous… Je vous serais reconnaissant si vous...
je serais ravi / heureux / content de… - Je serais ravi…
je vous écris pour vous informer… Je vous écris pour informer de...
Je suis ravi de vous informer… - Je suis heureux de vous dire...
Nous avons le regret de vous dire que ... - Malheureusement, je dois vous informer que ...

• Si vous envoyez des fichiers en pièce jointe de la lettre, vous pouvez en informer le destinataire comme suit :

Je/Nous enclos… - Je/Nous postulons…
Vous trouverez en pièce jointe… - Dans la pièce jointe de la lettre, vous pouvez trouver….

• Terminez la lettre par les mots " Cordialement votre " ou " Sincèrement votre ". De plus, la première option ne peut être utilisée que si vous avez contacté un inconnu, et la seconde est combinée à des appels personnels.

Jamais, je vous le demande, n'utilisez jamais la phrase " Meilleurs vœux". Mon ami avait un ami professeur d'Angleterre qui a promis de battre - pas au sens littéral, bien sûr) - ses élèves à chaque fois qu'ils écriraient cette phrase !

Pour que vous compreniez en pratique, je veux vous montrer un exemple d'une des lettres écrites par un de mes étudiants.

MATTHEWS Co.
421, allée de cristal
Texas, III. 85830

Mme. Elisabeth Kown
Directeur marketing
Groupe EusoStep Inc.
148, rue Baltimore
Newcastle WIC 37D
Angleterre

Suite à votre lettre du 24 juin, nous vous confirmons votre commande de 1500 détails art. 03-03-439. La commande sera livrée dans un délai de 10 jours à compter du jour du paiement. En pièce jointe, vous trouverez une facture et le contrat à prendre connaissance. La livraison sera effectuée en termes d'INCOERMS 2010.

En attente de votre réponse.

Cordialement votre,

Notez que cette lettre suit toutes les règles que j'ai mentionnées plus tôt. Croyez-moi, la communication formelle par e-mail n'est pas aussi difficile qu'il y paraît. Vous pouvez le maîtriser en quelques leçons. Et je serai heureux de vous aider tout au long du chemin.

Si vous avez besoin de vous plonger au maximum dans le monde de la correspondance commerciale, d'en comprendre toutes les subtilités et d'en connaître les pièges, alors je peux vous recommander deux livres modernes. Ils pourront vous aider à comprendre les aspects formels et psychologiques de la correspondance.

sincères amitiés - un guide excellent et sérieux d'un auteur étranger, spécialiste de la communication, qui a rassemblé dans ce livre son expérience et celle de quelqu'un d'autre dans la correspondance commerciale en anglais. Vous y trouverez de nombreux exemples et conseils en direct.

Correspondance commerciale en anglais est aussi un livre populaire. Il y a de nombreux exemples, des clichés encore plus courants, ainsi que de nombreux conseils et recommandations des auteurs. Comme on dit, étudiez et postulez !

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Et pour aujourd'hui, je vous dis au revoir.

A revoir, mes chéris !