Организационната структура на издателството трябва да е съобразена с естеството на издателския процес и да осигурява производството на висококачествени продукти.

Днес ИК „Слово” е една от най-големите печатници в региона, предоставяща широка гама от печатни услуги на своите клиенти не само в Саратовска област, но и далеч извън нейните граници. Издателството предоставя услуги за производство на печатна продукция 1 с всякаква сложност: вестници, списания, книги, брошури с меки корици, брошури, плакати, флексографски и офсетови етикети и много други.

Тъй като съветската класическа система за организиране на печатарска компания е много скъпа, функциите на много работилници се комбинират. Така например ремонтно-строителните и дърводелските цехове се обединяват в механичен сервиз.

Има три основни компонента на издателството:

магазин за вестници, включително секции за предпечат, печат и следпечатни процеси;

имотен комплекс (вторият вид дейност на "Слово" е отдаване под наем на складови и офис помещения);

отдели и услуги за управление и поддръжка: счетоводство, икономическо обслужване, отдел логистика, отдел автотранспорт и др.

Тази структура е отразена в схемата за организационно и структурно управление, дадена в Приложение 1.

Счетоводният отдел и икономическата служба са доста традиционни структурни звена в издателството, те поддържат записи на средства и материални ценности, разплащания по договори с организации, които си сътрудничат с издателството, както и със служителите на издателството, проследяват разходите за издателски продукти, процеси на ценообразуване и др.

Доскоро правните услуги (или юрисконсулт) бяха достъпни само в големите издателства и често решаваха само технически въпроси, свързани с договорните задължения на издателя. Днес ситуацията се промени значително. Това се дължи на завишените законови изисквания за издаване. Много нови проблеми се появиха пред издателите в областта на наемните, данъчните, финансовите отношения. По-задълбочен правен подход изисква комуникация с партньори в издателския бизнес. Оттук и необходимостта от правно обслужване в структурата на издателството. Издателство "Слово" има щатен юрисконсулт.

Организационната структура на издателството е гъвкава, променя се в зависимост от конкретната ситуация в самото издателство и на потребителския пазар. В съответствие с установената управленска политика организационната структура на управлението се преразглежда ежегодно и се утвърждава със заповед на изпълнителния директор. Особено внимание се отделя на формирането на компетентен, висококвалифициран екип от служители, способни да решават поставените задачи.

Персоналът на ИК “Слово” претърпя някои промени, свързани с оптимизация. За да се възстанови реда в администрацията и счетоводството, имаше нужда от реформиране на цялата вертикала на управление на организацията, от 1998 г. насам персоналът беше намален 6 пъти.

Характеристика на издателските и печатарските организации е наличието на служители на свободна практика и работници на непълно работно време. Общо 63 служители работят на постоянна основа и като се вземат предвид работниците на непълно работно време, които работят на договорна основа и редовно публикуват своите материали срещу заплащане, 150-180 души участват в производството на публикации.

Основни принципи на кадровата политика на ИК "Слово":

● Ефективност;

● Работа в екип;

● Взаимодействие;

● Доверие;

● Стремеж да бъдеш най-добрият;

● Креативност;

● Професионална гордост;

● Защита на интересите на дружеството.

Една от най-важните задачи на кадровата политика на компанията е създаването на ефективна система за възнаграждение и мотивация, която допринася за развитието на интереса на служителите към качественото изпълнение на служебните им задължения, в проявата на инициативност и креативност в работата. Един от най-важните и ефективни методи за стимулиране на труда, както и за влияние върху работата на служителите, е създаването на достойна система на заплащане.

Необходимостта от консолидиране на съществуващите и привличане на нови висококвалифицирани служители е пряко свързана с размера на служебните заплати, обема и валидността на авторските възнаграждения, размера на бонусния фонд, принципите на бонусите и общия размер на фонда за заплати.

Целта на системата за мотивация на персонала чрез награждаване и стимулиране е морално и материално стимулиране на служителите, насочено към постигане на високи трудови резултати, повишаване на статуса на ефективни служители, формиране на елементи от корпоративната култура на компанията и в резултат на това постигане на нейните стратегически цели.

Организационен план

Този план определя основните насоки на кадровата политика. Една от тях е формирането на организационната структура на издателството. Формата на организация на частно издателство се избира от неговите учредители, тъй като те по правило са част от ръководството (директор, главен редактор). Структурата на едно издателство зависи от много фактори: от неговия вид, обем на продуктите и естеството на публикациите, от организацията на редакционния и издателския процес, от създадената маркетингова система и др.

Има два вида издатели: генерични и типизирани (специализирани). Универсалното издателство произвежда няколко вида продукти (книги, списания, художествени албуми) и литература на различни теми. Специализирано издателство произвежда един вид продукт (например книги) и един вид литература (художествена литература).

Издателите от първия тип (обикновено големи по размер) имат обширна организационна структура, сложни и разнообразни взаимоотношения с организации за продажба на книги, рекламни услуги и медии. Такива са например издателствата "ЕКСМО", "ТЕРА", "АСТ", "ИНФРА-М".

Издателите от втория тип (най-често средни и малки) са насочени към професионалния читател, към определени възрастови групи или хетерогенни целеви групи, които се определят от потребности, религиозни, национални или културни интереси. Организационната структура на такива издателства се основава на принципа на произвеждания продукт, т.е. зависи от спецификата на книжния продукт. Примери за такива издателства са Финанси и Статистика, Юрист и УНИТИ.

Малките предприятия, които тепърва започват своя бизнес, имат доста примитивна организационна структура, но тя също така трябва да положи основите за по-нататъшен растеж и диференциация.

Конкуренцията между държавните и търговските издателства в производството на едни и същи видове литература показва, че малките структури са по-приспособени към пазарните условия. Те са по-мобилни, гъвкави, реагират по-бързо на промените в средата на книжния пазар и по-лесно понасят сезонни промени в обема на продажбите на продукти, от които зависи благосъстоянието на издателството. Незаменимо изискване за пазарната структура на издателството е универсалността, която включва гъвкавост в структурата, т.е. възможността за неговото бързо и безболезнено преструктуриране и гъвкавостта на обучението на персонала (един специалист има познания за всички или няколко аспекта на издателския процес).

По отношение на организационната структура, издателството обикновено се състои от следните основни отдели:

издание;

Производствен отдел;

отдел за декорация.

Така в тези три отдела са съсредоточени всички дейности на издателството, свързани със създаването на произведения, редакционната обработка и художествено-техническата подготовка за публикуване. Наред с основните отдели в издателствата съществуват редица обслужващи отдели: счетоводство; отдел за материално снабдяване; отдел маркетинг и реклама; отдел продажби; транспортен отдел; административен отдел).

Няма единна организационна структура, подходяща за всички издатели, така че изборът на такава за конкретна фирма е труден процес. Структурата се формира от ръководството на издателството и управленския персонал в съответствие с общото предназначение, цели и задачи на дружеството. В същото време се установява връзката между йерархиите и управленските подсистеми, така че издателството да функционира и да се развива като цяло.

Организацията е сложен процес, който изисква от мениджърите да вземат предвид всички фактори на производството и управлението. Това важи особено за работата с персонал, тъй като успехът на бизнеса до голяма степен зависи от правилното разположение на персонала и умелото им управление.

Основните положения на кадровата политика

При разработването на концепция за управление на всяка организация, включително издателство, трябва да се вземат предвид следните фактори:

човешки потенциал - набор от качества като интелектуално ниво, образование, физическо и психическо здраве, креативност, способност за адаптиране в екип;

мотивация - мотивация на човек към съзнателна и ползотворна дейност, основана на неговите нужди и цели на организацията;

подбор, обучение, сертифициране - поддържане на общото ниво на качество на персонала чрез конкурсен подбор при наемане, повишаване на квалификацията, използване на система за качествена и количествена оценка на резултатите от труда;

планиране на персонала - определяне на времето, прекарано за изпълнение на всякакви функции (нормиране), използване на метода на комбиниране на задълженията, изучаване на пазарната ситуация, за да се поддържа рационална структура на персонала;

организация на управлението на персонала - изучаването на форми, методи и процедури, които осигуряват ефективната работа на целия персонал.

Разработването на кадровата политика на издателството включва набор от взаимосвързани дейности:

подбор на служители (редактори, мениджъри, дизайнери на оформление, други специалисти и служители) в съответствие с избраната стратегия;

обучение и адаптация на персонала;

анализ и оценка на професионалните качества на служителите;

осигуряване на рационални условия на труд, създаване на оптимална социално-психологическа атмосфера в екипа;

планиране на заплати, бонуси и други придобивки;

мерки за осигуряване на професионален и административен растеж;

предотвратяване и отстраняване на конфликти в екипа.

При набиране на персонал мениджърът трябва ясно да знае изискванията за специалист в тази област, за да оцени точно способностите на кандидата и съответствието им с целите на издателството, да вземе предвид неговия професионализъм и лични качества, които ще му помогнат да се впише в конкретен екип: редакционен, художествен, продуцентски и всякакъв друг отдел. Това е много трудна задача, за решаването на която мениджърът по човешки ресурси трябва да познава основите на социалната и личната психология, да овладее методите на кадровата политика, както и да има добра представа за творческата посока на издателството.

За да избегнат грешки при наемането на персонал, мениджърите използват следните техники:

интервю - лична комуникация, по време на която кандидатът отговаря на редица въпроси относно опита от предишната си работа, получава информация, която го интересува, проверява се за комуникативни умения;

тестване - оценка на техническите и трудовите умения, както и психологическите характеристики на човек;

тест за професионализъм - кандидатът получава творческа задача, която трябва да изпълни качествено и в срок, за да получи работа по специалността си.

Бъдещето на организацията до голяма степен зависи от правилното провеждане на кадровата политика, т.е. поддържане на стабилност и реализиране на печалба. За тази цел ръководството на издателството и мениджърите трябва ясно да решат колко служители, каква квалификация и в какви области ще трябва да бъдат наети, как да оценят професионализма на персонала в съответствие с организационната структура, какви са разходите за поддържането му и как те се отнасят към печалбата. Всеки служител на издателството трябва да има подходящи длъжностни характеристики, които ясно регламентират дейността му, т.е. да знаете своите права и отговорности.

Много важна е такава процедура за управление на персонала като оценка на професионалното представяне. Навременната и адекватна оценка на всеки служител спомага за повишаване на интереса му към творческата работа, към постигането на поставените цели, спомага за постигане на по-добро взаимно разбирателство между ръководството на издателството и подчинените.

Ако резултатите са положителни, ръководството може да използва материални или други видове стимули. Най-често срещаната форма на възнаграждение е увеличение на заплатите и изплащане на бонуси. Освен това служител, който редовно получава най-добра оценка за работата си, може да бъде повишен нагоре по кариерната стълбица, т.е. назначен на по-престижна и високоплатена позиция.

Функциите за управление на персонала на издателство, в зависимост от влиянието на външната среда (инфлационни процеси, засилване на действията на конкурентите и др.) и производствените нужди (намаляване или увеличаване на тиража, издаване на нови серии от книги), могат да варират в доста широк диапазон. Съответно се трансформира организационната структура на издателството, променят се числеността и функционалните отговорности на персонала.

Мениджърски екип

Управленският екип е ключът към внасянето на добра идея в успешен бизнес. В проучването на факторите за неуспех на малкия бизнес в САЩ 98% от неуспехите се дължат на лошо управление, включително:

45% - некомпетентност на мениджъра;

9% - липса на опит в производството;

18% - липса на управленски опит;

20% - тесен професионализъм;

3% - неизпълнение на задълженията си;

2% - изневяра;

1% - природни бедствия, които биха могли да бъдат предвидени.

И само 2% от фалитите се обясняват с причини, които не зависят от ръководството на компанията.

Инвеститорите предпочитат зрял лидерски екип, който съчетава технически, управленски, търговски и бизнес умения. Обикновено този раздел от бизнес плана е от първостепенен интерес за потенциалните инвеститори и има решаващо влияние върху тяхното решение за участие в проекта. Следователно този раздел трябва да включва описание на ключовия управленски персонал и техните основни функции, организационна структура и състав на Съвета на директорите.

Списъкът с ключови ръководни длъжности и лицата, предложени за всяка от тях, може да бъде представен под формата на таблица, включително образование, опит, опит и постижения на служителя при изпълнение на подобни функции. Успехът трябва да бъде определен конкретно, например високи печалби, генерирани от служителя, увеличени продажби, добро управление, висока производствена и техническа производителност, способност за изпълнение на определени функции и т.н. Той също така показва стимулите, получени от служителя, ръст на заплатата, повишение и др.

Малко вероятно е да бъде получено финансиране за стартиране, освен ако екипът за управление на проекта не желае да се задоволи със сравнително скромна първоначална заплата. Ако основателите искат твърде високо възнаграждение за себе си, това изглежда като тяхна приоритетна цел и потенциалният инвеститор ще заключи, че амбициите им са твърде големи, за да правят сериозен бизнес с тях. Следователно е необходимо да се посочи заплатата на всеки конкретен член на администрацията и да се сравни с тази, която е получил на предишното място на работа. Управлението на човешките ресурси е спънка за много фирми, в резултат на което е препоръчително в бизнес плана да се посочи специалист по система за управление, набиране и обучение (мениджър по човешки ресурси).

Освен това трябва да се отбележат силните и слабите страни на предложената администрация и Съвета на директорите, да се обсъдят процедурата и времето за обучение на мениджърите, както и необходимостта от технически и управленски консултации през първите три години от проекта и цена на всяка консултация.

Всеки инвестиционен проект, включително в издателския бизнес, се нуждае от подкрепата на професионални услуги. Мощни, реномирани и добре познати организации (правни, счетоводни, рекламни, застрахователни, банкови, маркетингови) могат да осигурят не само пряка професионална подкрепа, но и да дадат доверие на проекта. Освен това внимателно подбраните професионални организации помагат за установяване на добри бизнес отношения, идентифицират потенциални инвеститори и подпомагат получаването на финансиране.

Организационен план

Организационна структура на издателството

Издателите от първия тип (обикновено големи по размер) имат обширна организационна структура, сложни и разнообразни взаимоотношения с организации за продажба на книги, рекламни услуги и медии. Такива са например издателствата<ЭКСМО>, <ТЕРРА>, <АСТ>, <ИНФРА-М>.

Издателите от втория тип (най-често средни и малки) са насочени към професионалния читател, към определени възрастови групи или хетерогенни целеви групи, които се определят от потребности, религиозни, национални или културни интереси. Организационната структура на такива издателства се основава на принципа на произвеждания продукт, т.е. зависи от спецификата на книжния продукт. Примери за такива издатели са<Финансы и статистика>, <Юристъ>, <ЮНИТИ>.

По отношение на организационната структура, издателството обикновено се състои от следните основни отдели:

· Издание;

· Производствен отдел;

· Отдел за декорация.

В наше време в страната има както големи (частни или държавни) издателства, занимаващи се с издаване на широкотиражни продукти, така и редакционни и издателски отдели и отдели, подчинени на всяко предприятие или институция. Естествено, целите и функциите на издателската дейност за тези институции са различни. Освен това персоналът, отговорен за подготовката и пускането на издателски продукти, е различен.

Издателство - съгласно законодателството на Руската федерация, предприятие с всякаква организационна и правна форма и форма на собственост, която подготвя, произвежда и издава книги и други печатни материали.

Друго определение за издател:

Издателство е държавно, обществено, кооперативно или частно предприятие, което има право да издава, подготвя и издава печатни материали въз основа на независима търговска дейност и в съответствие с изискванията на държавните стандарти.

В Русия функционират издателства с различни направления и видове организация:

1. По отношение на продуктите - книга, книга и списание, вестник, вестник и списание, издателства за производство на визуални продукти, картографски, музикални и др.;

2. По отрасли - издателства на обществени организации, научни, професионални и други дружества, творчески съюзи, министерства и ведомства;

3. На административно-териториален принцип - централен (общоруски), регионален, регионален;

4. По видове издадена литература – универсална и специализирана.

Размерът на издателството, броят и съставът на служителите му зависят от посоката и мащаба на дейността, естеството на издаваната литература, степента на комерсиализация и др. Средно издателство може да се счита за издателство, което издава от 50 до 100 заглавия на различни книги, списания и брошури годишно.

Има много (стотици или дори хиляди) малки издателски групи, които произвеждат 3-5 заглавия годишно или дори по-малко, без определен план, обикновено само за търговски цели. Съществуват и големи издателски концерни, които произвеждат стотици и хиляди различни книги, периодични издания, графични и други продукти в хиляди и милиони екземпляри. В бъдеще ще говорим за едно средно издателство, най-разпространеното в страната и отговарящо на всички изисквания на професионалната дейност. Посочената по-долу структура е приблизителна, типична, може да има различни варианти на комбинации на цялото и части в живота. В съответствие със спецификата на продуктите, издателството разполага с два професионални бранша – редакционен и производствен.

Редакционно-издателският отдел подготвя издаването на публикации, издадени от институцията (библиотека, учебно заведение и др.). Отделът формира планове на публикациите, съгласува сроковете за тяхното изготвяне и доставка. Ръкописите на материали, подготвени от отдели на институциите, преминават през много редакционни процеси: одобрение от издателския съвет, литературна редакция, научна редакция, стилистична и граматична корекция, машинопис, оформление, корекция, техническо проектиране и др. Подготвените ръкописи се предават в печатницата или публикувани и репликирани в техниката за дублиране на библиотеката.

Отделът предоставя редакционни и издателски услуги. Основно катедрата работи по монографии, методически и библиографски ръководства, сборници с конферентни материали, консолидирани каталози, бюлетини и други публикации.

Основните дейности на отдела:

1. Редактиране на учебна, научна, справочна и художествена литература.

2. Художествено-техническо оформление на редактираните издания.

3. Изработка на оригинални макети за книги и списания и други печатни продукти.

4. Комплект ръкописи на компютъра.

Работата както в издателството, така и в редакционно-издателския отдел не е възможна без подготвени, квалифицирани специалисти. Работата предоставя длъжностни характеристики за разбиране на технологията на работа в издателство.

Длъжностни отговорности на служителите. Директорът на издателството ръководи цялата редакционна, издателска и производствена дейност на поделението. Организира работата на издателството и всички негови поделения, осъществява контрол върху съдържанието на издадената литература, качеството на тяхното художествено и техническо оформление на издателска продукция. Анализира състоянието на книжния пазар с цел осигуряване на конкурентоспособност на продуктите и повишаване на тяхната рентабилност.

Редакционният клон се ръководи от главния редактор, на когото са подчинени редакционните колегии, специализирани в издаването на всякакъв вид литература. Например: редакционната колегия на художествената литература, редакцията на обществено-политическата литература, редакцията на научно-популярната литература, редакционната колегия на научната литература, редакцията на списанието.

Главният редактор ръководи разработването на проекти на перспективни и годишни тематични планове за издаване на литература, отчитайки конюнктурата на книжния пазар и планове за редакционна и подготвителна работа. Контролира приемането на ръкописите, предварителната им оценка в издателството, рецензирането, спазването на установените срокове за предаване на ръкописите, графиците на движението им на всички етапи от процеса на издаване, сроковете за предаването им в комплекта, обработката коректори и издаване на литература. Контролира съдържанието на публикациите и качеството на техния печат. Извършва контролно разчитане на подготвени за предаване в производство ръкописи, организира обсъждане на качеството на редактирания материал.

Редакцията е основната производствена единица в издателство, състояща се от група творчески служители, обикновено филолози, които редактират, подготвят за печатно възпроизвеждане и управляват други издателски процеси.

Съставът на редакционния съвет, като правило: главен редактор, старши редактор, 3-5 редактори, младши редактор.

Ръководителят на редакцията ръководи редакционната, издателската и производствената дейност на своето поделение. Организира редактирането и издаването на литература, следи съдържанието на публикациите и качеството на тяхното художествено и техническо оформление.

Редакторът разглежда постъпилите ръкописи, дава им предварителна оценка, за да определи възможността и условията за тяхното публикуване, необходимостта от авторство, външно рецензиране и научно редактиране, участва в изготвянето на издателски договори с автори и трудови договори с външни рецензенти. .

В процеса на редактиране той проверява „съответствието на авторите с коментарите на рецензентите и изискванията към ръкописите за тяхното преработване, пълнотата на представения материал, съответствието на заглавията на разделите на ръкописа с тяхното съдържание. Участва в решаването на въпроси, свързани с художественото, техническото оформление на редактираните издания.

Младшият редактор поддържа деловодството в редакцията (редакцията), регистрира приетите ръкописи и сроковете за приключване на работата от автори, външни редактори и други лица, участващи в изданието. Проверява цитати и цифрови данни за първични източници, пълнота на библиографските описания и наличието на препратки към първични източници в текста, транскрипция на имена, термини, заглавия, правопис и унификация на символи, мерни единици, спазване на еднаквостта на обозначенията в илюстрации и текст.

Друг основен клон на издателството е производството. Оглавява се от заместник-директора на издателството по продукцията. На негово подчинение е производственият отдел, който включва коректорска група, група за художествено и техническо редактиране, група за доставки и продажби и група за освобождаване.

Коректор. Извършва корекция на ръкописи след редактиране и четене на коректори с цел осигуряване на стандартизиране на различни елементи от текста, отстраняване на правописни, пунктуационни и други грешки, както и коригиране на семантични и стилистични недостатъци (съгласувано с редактора). При четене на ръкописи той проверява тяхната пълнота (наличие на заглавна страница, увод, илюстрации, справочна апаратура и др.), последователното номериране на разделите в съдържанието (съдържанието), съответствието на заглавията им със заглавията в текстът осигурява правилното изписване и унифициране на термини, символи, мерни единици, съкращения, последователност на символите в илюстрациите и текста.

Технически редактор. Участва в разработването на проекти за художествено-техническо оформление на публикациите, извършва техническо редактиране с цел осигуряване на висококачествен печат на изданието. Маркира оригинала на публикацията, посочва техниката на писане, реда на подреждане на илюстрациите и дизайнерските елементи на публикациите. Изготвя макети на художествено-техническо оформление за сложни публикации. Съвместно с художествения редактор подготвя корицата (подвързия) за печат. Проверява и попълва отпечатъка на публикацията. Преглежда сигнални копия, проверява качеството на печат, книговезки и довършителни работи.

Научен редактор. Извършва научно редактиране на най-сложните произведения от определена тематична област с цел осигуряване на високо научно и литературно ниво на публикациите. В процеса на научно редактиране той проверява доколко най-новите постижения на науката, технологиите и напреднал производствен опит са отразени в подготвените за публикуване произведения, както и авторите са взели предвид коментарите на рецензентите и изискванията към ръкописите. за тяхната ревизия.

Художественият редактор участва в разработването на проекти за художествено и техническо оформление на публикации, извършва художествено редактиране и илюстриране на публикации с цел осигуряване на висококачественото им печатно изпълнение. Проверява сигнални екземпляри и взема мерки за изпълнение на изискванията за печатна производителност на издания в тираж.

Продуцентският редактор участва в изготвянето на проекти на договори с печатни предприятия за извършване на печатни и дизайнерски работи, графици на редакционни и производствени процеси на публикации, упражнява оперативен контрол върху навременността на изпълнение на поръчките на издателството, приети от печатни предприятия . Приема коректори, сигнализиращи копия на издания от печатници, проверява тяхното качество за съответствие с изискванията на техническата издателска спецификация и условията на сключените договори.

Разбира се, структурата на издателството може да е различна, броят на служителите може да е по-малък, но функционално наличието на такава система от професионални взаимоотношения е необходимо и е свързано с технологията на самия издателски процес (виж табл. 1).

Таблица 1 - Сравнителна характеристика на официалния състав на издателството и редакционно-издателския отдел

Издател	Редакционно-издателски отдел	Функции на служителите

директор издателства		Контрол върху дейността на издателството
директор типография		Управление на редакционна, издателска и продуцентска дейност
редактор	редактор	Отговаря за изготвянето на план за издаване на литература, формиране на издателско портфолио, професионалното ниво на всички елементи на технологичния процес
редактор	редактор	Регистрира приетите ръкописи и сроковете за изпълнение на произведенията от автори, външни редактори и други лица, участващи в изданието
Мениджър редактори	Ръководител подразделение	Организира редактирането и издаването на литература, следи съдържанието на публикациите и качеството на тяхното художествено и техническо оформление. Анализира състоянието на търсенето на публикувана литература,
Редактор	Редактор	Разглежда постъпилите ръкописи, дава им предварителна оценка, за да определи възможността и условията за тяхното публикуване,
Технически редактор	Технически редактор	Участва в разработването на проекти за художествено-техническо оформление на публикациите, извършва техническо редактиране с цел осигуряване на висококачествен печат на изданието.
Издател редактор	Издател редактор	Участва в изготвянето на проекти на договори с печатници за изпълнение на печатни и дизайнерски работи, графици на редакционни и производствени процеси на издания, упражнява оперативен контрол за навременното изпълнение на поръчките на издателството, приети от печатни предприятия
Изкуство редактор	Изкуство редактор	Участва в разработването на проекти за художествено-техническо оформление на публикации, извършва художествено редактиране и илюстриране на публикации
Коректор	Коректор	Извършва корекция на ръкописи след редактиране и четене на корекция, за да осигури стандартизиране на различни елементи от текста, елиминиране на правописни, пунктуационни и други грешки, както и коригиране на семантични и стилистични недостатъци
	редактор	Редактиране на най-сложните произведения от определена тематична област с цел осигуряване на високо научно и литературно ниво на публикациите. Консултиране на редакторите на тяхната тематична област относно най-новите местни и чужди постижения на науката и технологиите в съответната област на знанието.

По отношение на персонала, редакционно-издателският отдел се отличава от издателството преди всичко по това, че в него липсват някои специализирани позиции. Отделите са само част от конкретна организация, така че компанията сама определя персонала на отдела в зависимост от предназначението му. Ще бъде ли научно-методически отдел, който има нужда от научно-технически редактор, или отделът ще отговаря за производството на рекламни продукти, за което е необходима работа на художествен редактор.

За повечето редакционни и издателски поделения на библиотеките не е възможно и необходимо да има редколегия в състава, поради което служителите на отдела изпълняват функциите на различни длъжностни лица.

Министерство на образованието на Руската федерация

ДЪРЖАВЕН УНИВЕРСИТЕТ ПО УПРАВЛЕНИЕ

Институт за иновации и логистика

Катедра по стратегическо управление

КУРСОВ ПРОЕКТ

по дисциплина: "Информационни технологии на управление"

на тема: "Проектиране на информационните технологии на компанията (на примера на издателство "Справиздат")"

Москва 2008г

Въведение

1. Организационно-икономически особености на дейността на Издателска къща "Справиздат"

1.1 Общи характеристики

1.2 Организационна структура

1.3 Насоки за подобряване на процеса на управление на ИК "Справиздат" от гледна точка на въвеждане на нови или подобряване на съществуващите информационни технологии

2. Задание за проектиране

2.1 Цел на разработването на проекта

2.3 Списък на дейностите по проекта

3. Проектна част

3.1.3 Структура на системата

3.2.1 Формиране на списък с функции на проектирания обект с декомпозиция по операции и изпълнители

3.2.2 Построяване на оперограми на рационализирани бизнес процеси на проектирания обект

3.2.3. Определяне на сложността на извършване на определени видове работа

Заключение

Въведение

За да взема ефективни управленски решения в контекста на динамичното развитие на пазарната икономика, предприятието се нуждае от целесъобразна система за информационна поддръжка, която обективно отразява текущата икономическа ситуация. Темата за въвеждането на информационни технологии днес е много актуална, тъй като добрата информационна поддръжка е не само гаранция за успешното развитие на една компания, но понякога е и средство за оцеляване в условия на жестока конкуренция.

Управлението на информационните технологии е връзката на информацията със системите за управление на предприятието и процеса на управление като цяло. Може да се разглежда не само като цяло, обхващащо всички управленски функции, но и за отделна функционална управленска работа, като прогнозиране и планиране, счетоводство и анализ.

В съвременните условия информационната поддръжка се превърна във важна област, която се състои в събиране и обработка на информация, необходима за вземане на информирани управленски решения. Предаването на информация за позицията и дейността на дружеството до най-високото ниво на управление и взаимният обмен на информация между всички взаимосвързани подразделения на дружеството се осъществяват на базата на съвременни електронни компютри и други технически средства за комуникация.

В тази курсова работа разгледах недостатъците в управлението на ИК "Справиздат" и предложих вариант за отстраняване на тези недостатъци чрез въвеждане на информационната система WinPeak: издателство.

1. Организационно-икономически особености на дейностите

Издателство "Справиздат"

1.1 Общи характеристики

Издателство "Справиздат" е признат лидер на референтния пазар на Москва и Московска област. За сравнително кратък период от време компанията измина от издаването на първия регионален указател "Марьино 2000" до създаването на мащабен интернет проект "Spravizdat.ru".

Целта на тази компания е да публикува публикации, които помагат на фирмите да рекламират ефективно стоки и услуги на своите преки клиенти, а читателите да получават необходимата и надеждна информация за всички организации, намиращи се в близост до дома или работното им място.

В момента в допълнение към поредицата „Округи на Москва“ и „Градове на Русия“ се издават годишен бизнес каталог „Индустрия“ и справочен бюлетин „Справиздат“, който излиза веднъж на два месеца.

Успехът на проектите на Spravizdat се обяснява преди всичко с абсолютната надеждност на информацията, събрана от първични източници. Специална група анкетьори системно посещава всички къщи в областта и получава данни за организациите. Операторите на кол центровете проверяват повторно уместността на предоставената информация, преди да стане публично достояние.

За организациите рекламата в директории е ефективен начин да предложат продукти и услуги на преките си клиенти. В крайна сметка човек най-често избира компания на географска основа: тази, която е по-близо до дома и работата. Това означава, че рекламата в указателя има изключително точна област на влияние.

Партньори на Spravizdat са както малкия и среден бизнес, така и големи фирми като Сбербанк на Русия, Росгосстрах, Ресо-Гарантия, Ингосстрах, Автомир, Инком, Миел, Союз, Център-Ювелир, Макдоналдс и много други.

1.2 Организационна структура

Структурата на издателство „Справиздат“ може да бъде представена по следния начин:

1.3 Насоки за подобряване на процеса на управление

Издателство "Справиздат" по отношение на изпълнение

нова или подобряване на съществуващата информация

технологии

Подобряване на системата за дистрибуция на печатна продукция (поради постоянно нарастваща клиентска база на компанията)

· Разрешаване на трудности, свързани със събирането, съхраняването и анализирането на големи количества информация за абонатите

· Повишаване ефективността на отдела за абонамент и разпространение на публикации, чийто брой клиенти надхвърля 200 000;

· Подобряване на качеството на обслужване на клиентите и обработка на събраната информация чрез преминаване към автоматизирана работа с големи обеми данни за абонати и целева аудитория;

· Минимизиране на възможността за грешки в процеса на работа с информация, свързана с „човешкия фактор”;

· Организиране на по-добър контрол върху изпълнението на функциите на съответните служби и отдели.

2. Задание за проектиране

2.1 Цел на разработването на проекта

Целта на този проект е да се разработи ново информационно технологично съоръжение на базата на рационализиране на съществуващите бизнес процеси, въвеждане на съвременен хардуер и софтуер и комуникационни системи.

2.2 Основа за разработване на проекта

Основата за разработване на проекта са установените при анализа недостатъци на обекта от гледна точка на рационалността на информационните технологии. В издателство "Справиздат" такива недостатъци са:

· Неефективна работа на абонаментния отдел, свързана с твърде много клиенти.

· Неефективна работа на отдела за дистрибуция (поради постоянно увеличаващата се клиентска база на компанията).

· Появата на проблеми със събирането, съхранението и анализа на информация за абонатите и целевата аудитория.

· Множество грешки в процеса на работа с информация, свързана с „човешкия фактор”.

· Лош качествен контрол върху изпълнението на функциите на съответните служби и отдели.

2.3. Списък на дейностите по проекта

Недостатъци на съвременните информационни технологии	Проектни предложения	Организационна и административна документация

Неефективна и бавна работа с клиенти поради големия им брой
Неефективна работа на отдела за дистрибуция (поради постоянно нарастващата клиентска база)	Внедряване на нов IT WinPeak: Publisher	Трудоемкост на отделните процедури
Липса на съвременни технически средства в съоръжението	Обосновка и избор на технически средства	Списък на техническите средства
Липса на система за обмен на информация в съоръжението	Разработване на конфигурация и тип LAN, маршрут за обмен на данни в LAN, организация на LAN управление	LAN структура Схемата на движение на информационните потоци в LAN Организационна структура за управление на LAN

2.4 Кратко проучване за икономическа осъществимост на проектните материали

Прогнозните разходи за изпълнение на дейностите по проекта ще бъдат:

· За софтуер - 40 хиляди рубли.

· Лиценз - 5000 рубли.

· Образование -

8 души * 10850 = 86800 рубли.

· LAN оборудване - 50 000 рубли.

Основните източници на възвръщаемост на проекта са:

Увеличен обем на продажбите поради подобряване на отдела за дистрибуция

Увеличаване на броя на абонатите чрез автоматизиране на процесите на абонамент, решаване на проблеми, свързани с огромен брой контакти, поръчки, плащания

3. Проектна част

3.1 Описание на системата WinPeak: Издател

3.1.1 Обща информация за системата

WinPeak: Publishing е информационна система за автоматизиране на процесите на абонамент и разпространение, управление на взаимоотношенията в издателите, разработена на базата на универсалната софтуерна платформа WinPeak CRM. Включва автоматизация на маркетинговите усилия, управление на клиентска база, управление на контакти, поръчки, плащания, оплаквания на клиенти. Системата е предназначена да автоматизира работата на печатници, издателства, разпространители на печатна преса, рекламни агенции.

Внедряване на системата WinPeak: Издателството гарантира намаляване на разходите за взаимодействие с клиенти, повишаване на качеството на тяхното обслужване и повишаване на ефективността на персонала.

Внедряването на системата позволява:

лидери:

· Получаване на информация за оперативно планиране и контрол.

· Взема управленски решения в рамките на своите функции

Оптимизирайте управленските процеси

За ИТ специалисти:

· Променете тази система, за да извлечете максимума от използването с WinPeak SDK.

Служители:

· Фокус върху основните производствени функции.

· Увеличете ефективността на работата чрез пълно автоматизиране на изпълняваните задачи.

Основните процеси, които трябва да бъдат автоматизирани:

Работа с клиентска база данни:

· Автоматизация на поддържане на контакти, адреси, детайли, история на взаимоотношенията, специализация на фирмите клиенти.

Съответствие на адресния справочник с общоруските общоприети бази данни

· Управление на плащанията и паричните потоци.

Работа с базата от разпределени продукти:

· Формиране на партиди и серии от партиди на издателски продукти.

· Поддържане на плана за издаване на публикации.

· Отчитане на артикули в склад.

Автоматизиране на следните аспекти на работа с поръчки:

Приемане и обработка на различни видове поръчки за продукти на издателства

· Гъвкава система за работа с адреси за доставка (за юридически лица, физически лица, контакти и др.)

Взаимодействие със служителите:

· Осигуряване на пълна прозрачност и последователност на работата на маркетинг, продажби и обслужване на клиенти с възможност за пълен контрол върху ефективността на тяхната работа.

· Дистанционна работа на потребителите.

Разделяне на функционалността по ниво на достъп на потребителя

· Генериране на отчети и статистики за дейността на служителите и цялата компания за определен период по различни параметри.

В резултат на внедряването на мултифункционалната система WinPeak: Издателството получава следните възможности:

· Възможност за персонализиране на системата за специфични бизнес процеси и отвореност към разработчици от трети страни. Системно администриране

· Интеграция с 1C: Enterprise и Outlook. Импортиране/експортиране на информация в други програми (Excel и др.)

· Формиране на планове за издаване на публикации.

· Автоматизация на работата с поръчки с наложен платеж и с едновременно плащане, както и поръчки с фактуриране и последващо плащане.

· Поддръжка на кешови и безкасови видове плащания.

· Промяна на съдържанието на поръчките (преиздаване) по всяко време с контрол на текущото изпълнение. Възможността за блокиране и деблокиране на произволен брой артикули за поръчка в областта на маркетинга:

· По-бързо време за пускане на пазара с нови предложения.

· Промяна (разширяване или подобряване на качеството) на целевата аудитория в съответствие с бизнес стратегиите чрез целеви маркетинг.

· Провеждане на ефективни таргетирани маркетингови кампании с пълен контрол на всички параметри (аудитория, бюджет, рекламни материали и др.), както и тяхната ефективност (ROI – marketing).

· Управление на цените, съставяне и промяна на ценоразписи и маркетингови програми (различни правила за предоставяне на отстъпки).

в сферата на продажбите:

· Стандартизиране на основните процеси в областта на взаимодействието с клиенти. Единна методология на продажбите.

· Холистичен поглед върху клиентите на холдинга. Наличие на цялата необходима информация за оперативно взаимодействие (история на контакти, данни за текущи и минали транзакции, история на плащанията).

· Назначаване на клиенти към мениджъри по продажбите.

· Съхранение / редактиране на информация за контакти в единна база данни с коригиране на обсъжданите проблеми и резултатите от контактите.

3.1.2 Основни предимства на системата

Основните предимства на технологията WinPeak: публикуване включват:

Широка функционалност - в системата е въведен максимален брой функции за осигуряване на информационна поддръжка и улесняване на взаимодействието с клиенти

Гъвкавост и адаптивност - системата позволява на етапа на внедряване да я персонализирате, за да отговаря точно на вашите изисквания, да промените състава на информацията и правилата за работа с нея, да добавите всякакви иновации.

Бързо внедряване - благодарение на персонализиране на базата на готова конфигурация, бързо обучение на базата на унифициран интерфейс и подробни инструкции, удобна система за инсталиране и актуализиране на продукти, която не изисква специални познания.

Съвременни технологии и разумна цена - системата позволява на операторите да работят в локална мрежа и през Интернет, под различни операционни системи Windows 2000 / XP, с различни видове СУБД - за големи компании Oracle, MS SQL за малка и локална версия за 1 работно място.

3.1.3 Структура на системата

Системата се състои от две части - сървър (Комуникационен център) и клиент (самата универсална работна станция).

Комуникационният център се инсталира на сървър (за малки фирми комуникационният център може да бъде инсталиран на локално работно място) и осигурява получаване на информация от външни източници, като факс, телефон, електронна поща, и разпространението й между системните оператори. Правилата за разпространение са персонализирани и могат да вземат предвид такива параметри като: организационна структура на компанията, служители, които в момента са свободни от контакти, време на деня и т.н. Броят и видът на източниците на информация могат да бъдат допълнени по желание на клиента (например информация за производствените процеси от системите на клиента). Предаването на информация към външния свят - изпращане на електронна поща, факсове, SMS-съобщения, набиране на номер за изходящо повикване също се извършва от комуникационния център.

За всеки потребител на системата е инсталирана универсална работна станция и осигурява авторизация на потребителя, получаване на съобщения от комуникационния център, достъп до преглед и промяна на информация. В зависимост от правата на потребителя, един или друг набор от информация ще бъде достъпен за него. За всеки отдел (или потребител) е възможно да се състави собствен набор от информация, която да бъде видима само за него или обратно, за всички останали потребители.

Цялата информация е групирана по тип и се показва в дървовиден изглед. Такива групи включват например: Незавършени действия (включва всички текущи действия по вид), Завършени действия (архив), Списък с контакти, Списък с напомняния, Списък с клиенти и др. Ако възникне събитие, което изисква внимание на оператора, като обаждане, факс или имейл, ще се покаже прозорец за привличане на вниманието, в който можете да потвърдите събитието - тогава обаждането ще бъде прехвърлено на вашия локален телефон, а факсът и имейлът ще покажете екран за преглед и ще се появи екран за създаване. действие или го изоставете, след което събитието ще отиде при следващия безплатен потребител.

WinPeak CRM предоставя няколко нива на персонализиране на системата:

Потребителско ниво

Администраторско ниво

Ниво на анализатор

Ниво програмист

На потребителско ниво системата предоставя възможност за избор на елементи от менюто, типове и сортиране на списъци с обекти, показване на информационни обекти, филтри и инструменти за търсене - всичко, което може да направи работата на потребителя по-удобна.

На ниво настройка администраторът предоставя възможност за регистриране на потребители на системата, дефиниране на техните права (роли), настройка на правила за преразпределение на контакти и други функции, за да се гарантира работоспособността и информационната сигурност на системата.

На ниво настройка на анализатор, системата предоставя възможност за персонализиране на системни обекти по отношение на бизнес обекти и бизнес процеси на компанията. Предполага се, че лицето, което извършва такава персонализация, не е програмист, функции като генериране на изглед на клиентска карта могат да се извършват с помощта на потребителския интерфейс, без да се пише програмен код.

На ниво персонализиране програмистът предоставя възможност за реинженеринг или създаване на нови структури от данни, елементи на интерфейса и логика на програмата. Програмистът получава описание на структурите от данни, кодове на стандартната версия на програмата, инструменти за визуална разработка и библиотека от компоненти.

3.2 Разработване на функционален модел на обект

3.2.1 Формиране на списък с функции на проектирания обект с

разлагане по операции и изпълнители

Таблица 1. Състав на функциите на фирма "Справиздат" по дейности и изпълнители

Видове функции по наредби и други нормативни материали	Действително изпълнени функции	Съставът на процедурите (операциите) по функции	Основни документи	Изпълнители

Взаимодействие с клиенти	Управление на контакти. Обработка на заявки за абонамент	1) Поддържане на взаимоотношения със стари клиенти; търсене на нови; работа с базата данни	Описание на работата; база данни с информация за клиентите	Мениджър продажби по телефона
2) Приемане на заявки за абонамент, тяхното разпространение, обработка	Описание на работата; копие от заявлението; споразумение на страните за сътрудничество	Специалист в работата с клиенти
Осигуряване на продажби на продукти	Пълен преглед на информацията за клиента. Управление на поръчки. Проследяване на конкуренти. Регулиране на процеса на продажба. Управление на маркетинга. Реклама	1) Представяне на контакт, бизнес информация, история на взаимоотношенията, характеристики на клиентите и др.	База данни с информация за клиентите	Старши мениджър по акаунти
2) Формиране на продажби въз основа на поръчки, управление на изпълнението	Статистика на поръчките за предходния период	Мениджър продажби
3) Сегментиране на клиенти, телефонни анкети, маркетингови кампании, имейл бюлетини,	Описание на длъжността, база данни за клиенти	Мениджър на акаунти
4) Анализ на маркетинговата кампания	Статистика на поръчките за минали периоди; официална информация за цените, инфлацията	Началник отдел "Маркетинг".
	Описание на работата; споразумение на страните за сътрудничество

3.2.2 Изграждане на оперограми на рационализиран бизнес

процеси на проектирания обект

Таблица 2. Операторна програма на процеса на изпълнение на процедурата "осигуряване на продажби на нов продукт"

Списък на операциите

Подразделения и изпълнители

интензивност на труда,

Честота на процедурата (веднъж месечно)

Използване на технически средства

Отдел продажби

Организационен отдел

Преди внедряване на технологията

След внедряване на технологията

Началник отдел продажби

Подразделение за управление на търговския процес

Подразделение за управление на поръчките

Ръководител на организационния отдел

Подразделение за разработване на нови продукти

Маркетингово подразделение

Компютър, интернет

Изготвяне и провеждане на маркетингови проучвания

Компютър, интернет

Анализ на маркетинговата кампания

Разработване на продукт, отговарящ на изискванията на пазара

Създайте планове за продажби за мениджъри по продажбите

Обработка на заявки на абонати

Водене на записи за продажби и транзакции с клиенти

Анализ на маркетингова кампания, като се вземат предвид продажбите

Анализ на оперативната дейност на дружеството

Анализ на продажбите и конкурентоспособността на фирмата

Компютър, интернет

Въз основа на тази операграма могат да се направят следните изводи:

1) Най-отнемащите време операции са рекламната поща и воденето на записи за продажби и транзакции с клиенти

2) Дублиращи операции: маркетинговият отдел е принуден да дублира операцията за анализ на кампанията

Този процес ще бъде опростен, ако във фирмата въведем информационната система Winpeak: издателство, базирано на софтуерната платформа WinPeak CRM, с помощта на която времето, прекарано за реклама и счетоводство на продажбите, се намалява значително; дублирането на операциите е изключено.

3.2.3 Определяне на сложността на изпълнението на определени видове

върши работа

Таблица 3. Разход на време за проектираната технология

Таблица 4. Интензивност на труда и честота на отделните процедури

Процедура	Интензивност на труда		Честота, веднъж на ден
	Преди изпълнението на проекта	След изпълнение на проекта

Въвеждане на името на продукта
Формиране на заявка
Определяне на исканата цена
Определяне на правилния вариант
Отпечатване и подписване на договора
Определяне на последващи условия за плащане
Автоматично записване на клиента в базата данни

3.3 Бизнес обосновка за дейностите по проекта

Таблица 5. Икономическа обосновка на дейностите по проекта

Насоки за подобряване работата на съоръжението	Разходи, триене			Общо разходи, руб.	Очаквани резултати, разтривайте
Насоки за подобряване работата на съоръжението	Технически средства	Прог. съоръжения	Обслужване персонал (година. FZP)	Общо разходи, руб.	Очаквани резултати, разтривайте
Намаляване на времето за обработка на поръчки и работа с клиенти като цяло	Pentium-II, 300 MHz, 64 MB RAM, твърд диск 6,4 GB	WinPeak: Издател	5 мениджъри,		Увеличаване на средния дневен оборот чрез привличане на нови клиенти с 10% на ден, което е комп. 3000. дневно
					3000*360=1080000
Подобряване качеството и скоростта на обработка на работата на типографския и печатния отдел	HP LaserJet 1100	Microsoft Office 2000	2 служители,		Повишаване на престижа на компанията
					Повишаване на престижа на компанията
Подобряване на условията на труд на специалистите	Монитори Sony, 15", TCO-99				Намалена умора и в резултат на това повишена производителност

Възможност за спешна повторна поръчка по желание на клиента		WinPeak: Издател (цената вече е включена)	1 чиновник, 10 000 рубли		Цена на услугата: 150 рубли Брой операции: 15 на ден
			15015360=810000

За 9 месеца и 10 дни средствата, вложени в този проект, ще се изплатят

Заключение

В този курсов проект анализирах възможността за подобряване на управлението на издателство "Справиздат" чрез въвеждане на нова технология WinPeak: издателство, базирано на софтуерната платформа WinPeak CRM.

Внедреното решение ще повиши ефективността на управлението на целия комплекс от взаимоотношения с клиентите и ще автоматизира много рутинни операции, свързани с обработката на клиентски данни. Системата е в състояние лесно да се справи с текущия обем клиентски заявки, а също така има голям запас на безопасност за бъдещето поради гъвкавостта и мащабируемостта на софтуерната платформа WinPeak CRM.

В допълнение към основните задачи, свързани с директно управление на процесите на абонамент и разпространение, служителите на издателството имат възможност да спестят време за извършване на такива типични действия като набиране до клиента, търсене на информация за контакт, генериране на документи, групови операции - изпращане на адресни съобщения по електронна поща, по факс ...

По този начин в този курсов проект ясно доказах, че тази система отговаря на всички изисквания на издателството и ви позволява да премахнете максималния възможен брой недостатъци и трудности при управлението на компанията.