Можете да проектирате заявка, която ви подканва да въведете множество елементи от данни, като например две дати. След това Microsoft Access може да върне всички записи, които попадат между тези дати.
Пример
- Създайте заявка в изглед за проектиране въз основа на таблица "Tootaja"(поля: Nimi, Perekonnanimi) и таблици "Амет"(поле: Nimetus).
- За да дефинирате параметър на заявка, въведете низа Критерии (условие за избор)за колона " amet» (длъжност)вместо конкретно значение, дума или фраза и я оградете в квадратни скоби, например Въведете позиция. Тази фраза ще бъде издадена като подкана в диалогов прозорец, когато заявката се изпълни.
3. Ако искате Access да потвърди данните, въведени като параметър на заявка, трябва да посочите типа данни за този параметър. Обикновено това не е необходимо при работа с текстови полета, т.к по подразбиране на параметъра е присвоен тип данни Текст. Ако данните в полето за заявка са дати или числа, препоръчително е да дефинирате типа данни за параметъра. За да направите това, щракнете с десния бутон върху свободното поле в горната част на заявката и изберете бутона
(Настроики)Появява се диалогов прозорец Параметри на заявката(Параметри на заявката).
4. Към колона Параметъртрябва да въведете името на параметъра точно както е дефинирано във формуляра за заявка (най-лесният начин да направите това е чрез копиране), но не можете да въведете квадратни скоби. В колона Тип данниизберете желания тип данни от падащия списък. Щракнете върху бутона ДОБРЕ.
5. Натиснете бутона (стартиране)за да завършите заявката. При изпълнение на заявка се появява диалогов прозорец Въведете стойност на параметъра,
в която искате да въведете стойност, например õpetaja. В резултат на заявката ще видим само онези имена и фамилии, чиято длъжност е учител.
Можете да въведете множество параметри в една заявка. Когато такава заявка бъде изпълнена, диалоговите прозорци ще се показват на свой ред за всеки от параметрите. Въведете стойност на параметърав реда, в който са изброени параметрите във формуляра за заявка.
Създаване на параметрични заявки
Параметрична заявкавсеки път, когато се изпълнява, изисква въвеждането на определени параметри (условия за избор).
да инсталираш параметървместо конкретни данни във формуляра QBE, в реда за условия за избор въведете име или фраза, затворена в квадратни скоби, т.е. параметър.
Предимства на параметричната заявка:
Няма нужда постоянно да променяте заявката в изглед за проектиране;
Използвайте във формуляри и отчети, като всеки път, когато се отварят, MsA подканва потребителите за необходимия параметър.
Например :
Между [Въведете начална дата:] и [Въведете крайна дата:].
За да търсите думи, започващи с определен знак:
LIKE [Въведете първия знак за търсене:] & "*" Коментирайте: ако трябва да промените типа данни на параметъра, трябва да изпълните командата Query ® Parameters и в диалоговия прозорец Query Parameters да въведете имената на параметрите в колоната Parameters, както е въведено във формуляра QBE, както и типа данни от списъка . По подразбиране типът на параметъра е Текст.
29. Създайте обща сума. искания. Групови настройки. операции. Групова задача. Примери.
Извикват се заявки, които извършват изчисления върху групи записи обобщени заявки .
За да създадете окончателна заявка, трябва да добавите ред Групова работакъм формуляра QBE заявка в изглед за проектиране
Добавете линия Групова работаможете да проследите. Начин:*Елемент от менюто Преглед, група. операции;*Бутон Σ (множество операции) на лентата с инструменти.
Обобщаване на заявки във всички записи
Общи заявки за една група записи
Когато се използва опцията за групиране, записите се групират въз основа на същите стойности на полета, където е посочена тази опция, и Access в този случай извършва изчисления поотделно за всяка група.
Обобщаване на заявки за множество групи записи
Можете да извършвате изчисления върху групирани данни от множество полета и от множество таблици.
Групиране по критерии
Освен че можете да групирате записи в обща заявка, също така е възможно да зададете ограничения за броя на записите, които ще бъдат обработени или показани.
Тези ограничения могат да се прилагат към три типа полета:
Ø полето, обработено от настройката за групиране;
Ø сумируемо поле; несумируемо поле.
31.Групови функции. Характеристики на използването им в изрази за изчислени полета.
Ø Групови функции
Sum - Изчислява сумата от всички стойности на полета.
Avg – Изчислява средната стойност на полето.
Мин- Намира най-малката стойност на полето.
Max- Намира най-голямата стойност на полето.
Count- Връща броя на записите, в които стойностите на това поле не са празни.
StDev - Изчислява стандартното отклонение за всички стойности в даденото поле.
Var- Изчислява статистическата дисперсия. Ако групата има по-малко от 2 реда, функцията връща 0
Ø Забележка 1:Функция Броявръща броя на всички записи с непразни стойности в поле (т.е. полета, които не съдържат стойност нула).
Ø Бележка 2:Функции Мин, Макс, Бройприложими за всички видове полета; Sum, Avg, StDev, Var- само до цифрови и парични, и Първи последенкъм текст.
32. Изчисляване на общите суми в заявките. Примери.
Обобщаване на заявки във всички записи.Заявките от този тип се създават с помощта на групови функции, без да се използва опцията за групиране.
Пример: Изчислете броя на поръчаните поръчки, средната стойност на отстъпката, максималната и минималната стойност на цената на услугите.
34. Кръстосана заявка. Назначаване. Правила и методи за създаване
Кръстосани заявки
С тип кръстосана заявка, низът Групова работае винаги активен и опцията е зададена в него групиране, който се използва за определяне на заглавията на редове и колони. По този начин полетата, които ще се използват за изграждане на редове и колони, трябва да съдържат опцията Групиране.
Кръстосаната заявка, за разлика от други заявки, използва стойностите от масиКоето се използва при създаване на заявката.
Създайте кръстосана заявка.
Има 2 начина за създаване на кръстосана заявка:
Ø Query ® Create ® конструктор;
Ø изберете таблиците, на които ще бъде създадена кръстосаната заявка;
Ø изберете необходимите полета;
Ø елемент от менюто View ® кръст или поле в лентата с инструменти - Query view ® кръст;
Ø Попълнете реда Crosstab
Създайте кръстосана заявка с помощта на съветника
ü заявка ® създаване ® кръстосана заявка
ü изберете таблица или заявка, от която ще покажем полетата в заявката;
ü изберете полето, за което е необходимо да се извършат окончателните изчисления и груповата функция; на същата стъпка потвърждаваме създаването на общи стойности за всеки ред
ü задайте името на заявката; готов.
коментар:
Ако трябва да използвате полета от повече от една таблица, когато създавате кръстосана заявка с помощта на съветника, първо трябва да създадете заявка, която ще съдържа всички необходими полета.
Така в заявката Crosstab се появи нов ред, в който трябва да бъдат избрани поне 3 полета:
Ø заглавки на редове (групиране);
Ø заглавия на колони (групиране);
Ø стойност (групова функция).
Резултатът ще бъде таблица:
заглавки на редове: стойности на датата на приемане на поръчката,
заглавия на колони: имена на градове
стойности - броят на поръчките, поръчани от клиента от всеки град за всеки ден.
Условия за избор в кръстосана заявка
Могат да се задават условия за следните типове полета:
Ø за всяко ново поле;
Ø за полето за заглавки на редове;
Ø за полето за заглавия на колоните.
Заявката за промяна може да се разглежда като нормална заявка за избор, която все още трябва да изпълнява някои операции върху определената група записи в получената таблица.
Когато създава заявка, MsA създава по подразбиране заявка за извличане.За да промените типа на заявката, трябва да използвате менюто за създаване на заявки.
В прозореца на базата данни заявките-действия имат своя собствена икона и! (бутон за стартиране).
Защото искане на действия, въвеждане. промени, необратими, тогава трябва да задържите. писта. последователност от действия:
създаване на заявка за избор; 2. превключете към режим на преглед на резултатите. таблици и преглед на записите, избрани в заявката; 3.преобразуване на заявка за избор в заявка за действие; 4.изпълнете бутона за заявка!;5проверете направените промени. Създаване на заявка за промяна (актуализация) на стойности
За да създадете такава заявка, трябва да преминете през 2 стъпки:
1.създайте заявка за селекция и прегледайте данните за промяна;
2.конвертирайте заявката за избор в заявка за актуализиране и изпълнете.
Че. Първо, нека създадем заявка за избор:
Нека трансформираме заявката за избор в заявка за актуализиране:
изберете отбор Заявете ® актуализация, низът Update ще бъде добавен към заявката.
в реда Актуализация, в полето Отстъпка въведете 0,15.
бутон в лентата с инструменти!
За да завършите запитването, трябва да отговорите с Да.
Заявка за създаване на таблица
Нека изградим заявка-селекция;
Изберете Заявка от менюто ® създаване на таблица;
В полето Име на таблица - новото име на таблицата
Превключете към режим на преглед на получената таблица и след това към дизайнера.
По-добре е да изключите извеждането на дата.
Бутон! ® да.
Създаване на заявка за изтриване на записи
Това е най-опасната молба!!!
Заявката за изтриване може да изтрие записи от множество таблици едновременно.
За това трябва да:
дефинирана е връзка между таблиците;
опцията Enforce data integrity е активирана;
опцията Каскадно изтриване на свързани записи е активирана.
- Необходимо е да се изгради избор на заявка;
- Заявка/изтриване;
В таблицата Поръчки изберете полето Дата на приемане на поръчка; За това поле задайте критерия >=#1/01/08# и<#1.01.09#;Нужно проверить, что результирующая таблица содержит записи, относящиеся только к 2008 году;Режим конструктора;Кнопка!;Кнопка ДА. Записи будут удалены из таблиц.
38. Форма като обект на база данни. име. режими на гледане. Начини за проектиране на формуляри в ACCESS
Формулярите са вид обект на база данни, който обикновено се използва за показване на данни в база данни. Формулярът може да се използва и като формуляр с бутони, който отваря други формуляри или отчети на базата данни, или като персонализиран диалогов прозорец за въвеждане на данни и извършване на действия въз основа на въведените данни. Формулярът използва изглед за проектиране и изглед на формуляр. Формулярът може да бъде създаден с помощта на съветника и дизайнера. Съветник: изберете полета за показване във формуляра, изберете външния вид на формуляра (единична колона, лента, табличен, подравнен, централна таблица, централна диаграма), изберете желания стил. режим на формуляр (Режим на формуляр. Прозорецът, в който се показва формуляра за показване или въвеждане на данни. Режимът на формуляра е основният режим, в който се въвеждат или променят таблични данни. В този режим можете също да промените оформлението на формуляра.)
40-41.Режим на проектиране на формуляр.Изглед на прозореца за проектиране на формуляр.Области на формуляри.Етап на създаване на формуляр в режим на проектиране на формуляр. Режим на дизайнер на формуляри. Когато създавате формуляр, първоначално се показва само областта с данни. За да добавите заглавие и бележки към формуляра, трябва: Изглед - Заглавие/Бележка на формуляра. Формулярът може да съдържа и горен/долен колонтитул. Заглавка на данните. области с данни (Раздел с данни. Основният раздел на формуляр или отчет. Този раздел обикновено съдържа контроли, прикачени към полета в източника на запис. Въпреки това, той може да съдържа и безплатни контроли, като етикети, които дефинират съдържанието на полетата.) Като изберете контролата Field в кутията с инструменти, можете да извършвате изчисления в избраната област или да добавяте данни, както следва: Десен бутон на мишката - Свойства - Данни . След това заменете данните или въведете израз.
43. Управляващи елементи, техните видове и предназначение.
Кутията с инструменти се използва за поставяне на обекти във формуляра. Обмисли бутони на панела:
1. Изберете обекти (можете да изберете всеки контролен елемент, отделен); 2. майстори(има съветници за създаване на комбинирани полета, групи опции, бутони, диаграми и подгрупи. форми);
3. Надпис:ви позволява да поставите текст във формата в допълнение към поставения по подразбиране; четири. Превключете групата:използва се за поставяне в група от квадратчета за отметка, радио бутони или радио бутон, представляващ набор от алтернативни стойности
Превключвател, превключвател, квадратче за отметкаизползван като: 1. отделна контрола, свързана с булево поле; 2. безплатна контрола, която приема действия на потребителя в специален диалогов прозорец; 3. компонентът на групата параметри, който показва стойностите за избор.
Комбинирана кутия:съставна контрола, която комбинира поле и падащ списък.
списък:създава списък с възможност за превъртане. В режим на формуляр, избраната стойност може да бъде въведена в нов запис или да се използва за замяна на съществуваща стойност на запис.
Бутон:ви позволява да извършвате различни действия във формата: търсене на запис, форматиране на отчет, настройка/изчистване на филтър и др.
снимка:хоства картина, която не е OLE обект.
Безплатна рамка за обект:ви позволява да въведете безплатен OLE обект, който остава непроменен при движение през записите.
Прикачен обект рамка:ви позволява да показвате OLE обекти във формуляра. Предназначен за обекти, съхранявани в основния източник на записи на формуляра, така че да се показват различни обекти, докато се движите през записите във формуляра.
Освен това: прекъсване на страница, набор от раздели, подформуляр/отчет, линия, правоъгълник, други елементи.
Заявката в Access е обект, който се съхранява във файл на база данни и може да се повтаря много пъти. Всички заявки, които показахме досега, съдържат конкретни стойности за дати, заглавия, имена и т.н. Ако искате да повторите такава заявка с други стойности в условията за избор, трябва да я отворите в изглед за проектиране, променете условието и го изпълнете. За да избегнете многократното извършване на тези операции, можете да създадете заявка с параметри. Когато такава заявка бъде изпълнена, се появява диалогов прозорец. Въведете стойност на параметъра(Въведете стойност на параметъра), в която потребителят може да въведе конкретна стойност и след това да получи желания резултат.
Нека покажем как да създаваме заявки с параметри с помощта на заявката "Сортиран списък с продукти", която създадохме по-рано. Сега ще използваме тази заявка, за да се опитаме да изберем стоки, доставени от конкретен доставчик. За това:
1. Отворете тази заявка в изглед за проектиране.
2. За да дефинирате параметър на заявка, въведете в реда Условие за избор(Критерии) за колоната „Име“ (CompanyName) вместо конкретна стойност на дума или фраза и я оградете в квадратни скоби, като например [Продавач:]. Тази фраза ще бъде издадена като подкана в диалогов прозорец, когато заявката се изпълни.
3. Ако искате Access да потвърди данните, въведени като параметър на заявка, трябва да посочите типа данни за този параметър. Обикновено това не е необходимо при работа с текстови полета, т.к по подразбиране на параметъра е присвоен тип данни Текст(текст). Ако данните в полето за заявка са дати или числа, препоръчително е да дефинирате типа данни за параметъра. За да направите това, щракнете с десния бутон върху свободно поле в горната част на заявката и изберете командата от контекстното меню Настроики(Параметри) или изпълнете командата от менюто Заявка, параметри(Запитване, Параметри). Появява се диалогов прозорец Параметри на заявката(Параметри на заявката).
4. Към колона Параметър(Параметър) трябва да въведете името на параметъра точно както е дефинирано във формуляра за заявка (най-лесният начин да направите това е чрез копиране през клипборда), но не можете да въведете квадратни скоби. В колона Тип данни(Тип данни) изберете желания тип данни от падащия списък. Щракнете върху бутона ДОБРЕ.
5. Натиснете бутона стартиране(Изпълни) в лентата с инструменти, за да стартирате заявката. При изпълнение на заявка се появява диалогов прозорец Въведете стойност на параметъра(Входна стойност на параметъра) (фиг. 4.32), в която трябва да въведете стойност, например Tokyo Traders. Резултатът от изпълнението на заявката е показан на фиг. 4.33. Включва само тези стоки, които се доставят от този доставчик.
Можете да въведете множество параметри в една заявка. Когато такава заявка бъде изпълнена, диалоговите прозорци ще се показват на свой ред за всеки от параметрите. Въведете стойност на параметърав реда, в който са изброени параметрите във формуляра за заявка.
61. Доклади: предназначение, инструменти за създаване, използване (MS Access).
Отчетът се използва за показване на обобщени данни от таблици и заявки в лесна за преглед форма. Отчетите предоставят специални инструменти за групиране на данни и въвеждане на специални дизайнерски елементи, характерни за печатните документи (заглавия, долни колонтитули, номера на страници, служебна информация за времето на създаване и художника). Резултатът от изпълнението на отчета може да се види на екрана или да се разпечата.
Източникът на записите на доклада явл. полета в основни таблици и заявки. Отчетът получава данни от основния източник на записи. Други данни като заглавие, дата и номера на страници се съхраняват в оформлението на отчета. Като може да контролира размера и външния вид на всички елементи на отчета, потребителят може да показва информацията по желания от тях начин.
За автоматично проектиране се използва инструмент Съветник за доклади.
Нека да разгледаме това с пример: създайте отчет с информация за договори (код, изпълнител, крайна дата, сума), групирани по клиенти.
В раздела Създаванев панела Докладиизберете команден бутон Съветник за доклади.
В прозореца Отчитанепърво изберете маса Договории полета КОД, ZAK, EXP. DATE_OKON, SUM.Натисни бутона По-нататък.
Задайте групиране по поле ЗАК. Натисни бутона По-нататък.Посочете полетата, по които трябва да се сортират данните. В нашия пример полето ДАТА_ОКОН.Натисни бутона По-нататък.
Въведете име на отчета - Доклад за договора. Натисни бутона Готов.
За да създавате правилно отчети, трябва да разберете целта на всеки от неговите раздели. Например изборът на секцията, в която ще бъде поставена изчислената контрола, определя как се изчислява резултатът. Създаването и промяната на оформлението на отчета се основава на структурата на отчета.
Предназначение на всеки раздел:
Заглавието на отчета обикновено включва логото на компанията, заглавието на отчета и датата. Заглавката се появява преди заглавката само веднъж в началото на отчета;
Заглавката се появява в горната част на всяка страница и се използва, когато искате заглавието на отчета и друга обща информация да се повтарят на всяка страница;
Заглавието на отчета се използва при групиране на отчетни записи за показване на името на групата и показване на полетата, чрез които групирането се извършва веднъж. Показва се преди всяка нова група записи. Например, ако отчетът е групиран по клиенти, заглавката на групата може да съдържа името на клиента, както и адрес, телефонен номер и други подробности. Допускат се до 10 нива на групиране на показваните записи;
Областта с данни (Подробности) показва записите от източника на данни, които съставляват основното съдържание на отчета;
Групова бележка (долен колонтитул) се използва за показване на суми и друга обобщена информация за групата в края на всяка група записи. Ако поставите изчислена контрола в групова бележка, която използва агрегатната функция Sum, сумата се изчислява за текущата група;
Долен колонтитулът се използва за номериране на страниците и показване на друга информация в долната част на всяка страница;
Бележка към отчета се използва за показване на общи суми и друга обобщена информация за целия отчет веднъж в края на отчета. Ако поставите изчислена контрола, която използва агрегатната функция Sum в бележка към отчета, сумата се изчислява за целия отчет.
Въпрос 62. Понятието и видовете компютърни мрежи.
Мрежата е асоциация от компютри, която прави възможно споделянето на ресурси. Ресурсите включват дискови устройства, файлове (бази данни), принтери и комуникационно оборудване. Компютрите, свързани към мрежа, се наричат възли. Ако възлите са в непосредствена близост един до друг, тогава мрежата се нарича локална мрежа или LAN (LAN-Local Area Network), ако възлите са разпръснати много по-широко, тогава мрежата се нарича глобална мрежа или WAN (WAN -широкообхватна мрежа).
Глобалните мрежи се образуват, когато локалните мрежи са свързани една с друга. Когато две или повече мрежи са свързани помежду си, възниква взаимно свързване и се образува глобална компютърна мрежа.
Ако компютърът е постоянно свързан към мрежата, се казва, че има постоянна връзка.
Ако компютърът е свързан към мрежата само докато работи, тогава той има комутируема връзка.
Връзката може да се осъществи от разстояние, например по телефона. В този случай връзката се нарича комутируема връзка.
Има 2 типа LAN мрежи: peer-to-peer мрежи и мрежи клиент/сървър. Всеки от тях се поддържа от Windows.
Peer-to-peer мрежа е най-простият и евтин вариант за свързване на множество компютри. Всички компютри в peer-to-peer мрежа са равни. Тук няма компютър, наречен сървър, който да служи за централизирано съхранение на информация, администриране на потребителски права и мрежови ресурси.
Мрежи клиент/сървър. Използва се компютър със специален сървър, който хоства споделени файлове и предоставя печат и други услуги на много потребители.
Заявки с параметър се създават в случаите, когато трябва да изпълни тази заявка многократно, променяйки само условията за избор. Параметърът може да бъде произволен текст, чието значение определя стойността на данните, които ще бъдат показани в заявката. Стойността на параметъра се задава в специален диалогов прозорец. В случай, че стойността на изходните данни трябва да бъде по-голяма или по-малка от зададената стойност на параметъра, в полето "Условие за избор"Във формуляра за заявка параметърът, затворен в квадратни скоби, се предхожда от съответния знак. Можете също да създадете заявка с множество параметри, които са свързани един с друг чрез логически операции Ии ИЛИ. В допълнение към дефинирането на параметър във формуляра за заявка, трябва да посочите с помощта на командата Заявка/Параметринеговия съответен тип данни:
1. Отворете в режим Конструкторпрозорец за заявка и добавете таблица към него. Създайте заявка, като „плъзнете“ задължителните полета във формуляра за заявка и зададете условието за избор.
2. Като условие въведете параметъра, затворен в квадратни скоби (например [Въведете име] или >[Колко си висок?]).
3. Изберете отбор Заявка/Параметри.
4. В прозореца, който се показва Параметри на заявкатавъведете параметъра без квадратни скоби (за точност на въвеждане използвайте клавишите "бързи" за копиране и поставяне от клипборда) и посочете съответния тип данни. Щракнете върху Добре.
5. Натиснете бутона стартиранелента с инструменти.
6. Задайте стойността на параметъра в прозореца, който се показва.
7. Резултатът от заявката ще съдържа само онези записи, които отговарят на зададената стойност на параметъра.
Изчислени полета в заявки
Може да се използва заявка за извършване на изчисления и обобщаване от изходните таблици. Математически и низови оператори се използват за създаване на изчислени полета. В същото време Access проверява синтаксиса на израза и автоматично вмъква следните знаци:
Квадратни скоби ([...]), те ограждат имената на контролите;
Цифрови знаци (#), те съдържат разпознати дати;
Кавичките ("") обхващат текст, който не съдържа интервали или препинателни знаци.
Извиква се поле, чието съдържание е резултат от изчисление въз основа на съдържанието на други полета изчислено поле.Изчисленото поле съществува само в получената таблица. Общият формат на изчисленото поле изглежда така: Име на изчисленото поле: Израз за създаване на изчислено поле.
Например: Печалба: [Приходи]-[Разходи].
Заявка за създаване на таблица
Този тип заявка трябва да се използва например за архивиране на стари блокове от данни или за запазване на резервни копия на таблици:
Таблица. За да създадете резервно копие на таблица (таблица, съдържаща същите полета и в същото количество като в оригинала), за да не плъзнете всички полета на таблицата към реда „Поле“, достатъчно е да поставите * символ там, заместващ всички полета на таблицата и разположен в началото на списъка с полета на таблицата.
2. Върнете се в режим на проектиране, изберете командата Заявка/Създаване на таблица....
3. В прозореца, който се показва, въведете име за новата таблица и щракнете Добре.
Заявка за актуализиране
Използвайки този тип заявка, можете да промените групата блокове от данни в основната таблица, избрани въз основа на определени критерии:
1. Създайте нова заявка за избор и проверете нейната коректност, като преминете към Таблица.
2. Върнете се в изгледа за проектиране, изберете командата Заявка/актуализация.
3. В реда, който се появи във формуляра за заявка "Актуализиране"в съответните колони задайте новите стойности на полетата на таблицата. Изчислените стойности също могат да действат като такива. Ако е необходимо, използвайте Създател на изрази.
Заявка за добавяне на записи
С този тип заявка блоковете данни от една таблица (всички или избрани от заявката) могат да бъдат поставени в края на друга таблица:
1. Създайте нова заявка за избор на тези блокове от данни, които ще бъдат добавени към някаква таблица и проверете нейната коректност, като преминете към режим Таблица.
2. Връщане в режим Конструктор, изберете команда Заявка / Добавяне....
3. В прозореца, който се показва, въведете името на таблицата, към която искате да присъедините данните, и щракнете Добре.
Искане за премахване на записи
Използвайки този тип заявка, можете да премахнете група блокове от данни от основната таблица, избрани според определени критерии. Когато правите това, трябва внимателно да анализирате критериите за избор, тъй като тази операция не може да бъде отменена:
1. Създайте нова заявка за избор на блокове от данни за изтриване. Изборът на блокове от данни се извършва в съответствие с посоченото в реда Критерии за състояние.
2. Проверете правилността на формулираните условия, като преминете в режим Таблица.
3. Върнете се в режим на проектиране, изберете командата Заявка/Изтриване.
4. В реда, който се показва Изтрийзадайте допълнителни критерии за подбор.
Създаване на формуляр
Формулярите за достъп ви позволяват да създадете потребителски интерфейс за таблици на база данни. Формулярът е вид електронна форма, в която има полета за въвеждане на данни. Във формуляра можете: всяко поле да бъде поставено на точно определено място, можете да изберете цвят и да го попълните; слагам изчислени полета; OLE обекти; много по-лесно е да се работи с големи текстове в полето за бележка в текстово поле с ленти за превъртане.
Формулярът се основава на Достъп до таблица или заявка. Всеки път, когато се отваря запазен формуляр, данните от заявката, на която се основава формуляра, се актуализират. Това гарантира, че съдържанието на формуляра винаги съвпада с информацията в таблици и заявки.
Формулярите могат да се показват по три начина: режим конструктор, режим формии режим маси.
Access предоставя бърз начин за създаване на базиран на таблица формуляр с помощта на Магьосници за формуляри. Той задава въпроси на потребителя относно структурата и дизайна на формуляра. Резултатът от диалога между потребителя и Магьосници за формулярие формата „готови за работа“.
Пример
Създаване на таблица и формуляри в Design View
1. Бягайте MS Access/Нова база данниили Отворена база данни/Добре
2. На екрана се появява диалогов прозорец Нов файл на базата данни. В графиката Име на файлвместо db1набиране на персонал Европа/натиска бутон Създайтеслед което на екрана се появява прозорец, в който се създава базата данни
3. Щракнете върху раздела маси/Създайте
4. В прозореца, който се показва Нова масаИзбери предмет Конструктор/Добре
5. В прозореца таблица 1: таблицаНека започнем да попълваме таблицата.
6. В колоната Име на полетоще напишем имената на полетата. В нашия пример полетата ще имат следните имена:
Номер на артикула, държава, област, население, столица, език, валута, карта.
Тези полета ще имат следното типове данни(типът данни се избира с мишката чрез щракване върху черния триъгълник):
№ п/п, площ, население - числови;
страна, столица, език, валута - текст;
Карта - поле за OLE обект
7. Въведете имената на полетата и техния тип в таблицата и след това затворете таблицата, като щракнете върху бутона хнамиращ се в горния десен ъгъл на прозореца на таблицата.
8. Пишете в прозореца Запазваненашата маса е именувана Държави/ОК
9. Въпрос Задайте ключови полета? Отговор Не,защото в нашата база данни ще извикаме създадената таблица по име, а не по ключова дума.
10. Натиснете Отворив прозореца Европа: база данни. Ако искате да добавите полета или да промените типа им, ще трябва да щракнете върху бутона Конструктор.
11. Отворени страни,на екрана ще се появи прозорец с таблица, попълнете го. За да преминете от едно поле към друго, можете да натиснете Enter, Tab или да използвате клавишите за настройка.
12. За да поставите карта в полето Картаизпълнете следния алгоритъм: задайте курсора в полето Карта/ изберете елемент от главното меню Insert/Object/Microsoft Clip Gallery/ OK/ Maps/Изберете карта и я вмъкнете, като щракнете с левия бутон на мишката (или от файл / преглед / отворете всяка папка със снимки)
Таблица 5.2
13. Подредете страните по азбучен ред (маркирайте Държавно полеи сортирайте във възходящ ред
14. Показване на страната с най-голяма площ (Откройте най-голямата област с курсора /)
15. Покажете страната с най-малко население. (Откройте най-малката цифра/ Публикации/Филтриране по избор/Публикации/Премахване на филтъра)
16. Показване на главните градове, започващи с една буква (Изберете първата буква/ Публикации/Филтриране по избор/Публикации/Премахване на филтъра)
17. Показване на държави, които имат един и същ държавен език (Поставете курсора върху желания запис / Вписвания/Филтриране по избор/ Записвания/ Премахване на филтъра)
18. Работа с ФОРМИ: затваряне на таблицата/избиране на обект ФОРМА/СЪЗДАВАЙТЕ СЪС СЪВЕТНИК/ изберете всички полета с помощта на бутона >> / след това извършете действия според алгоритъма / (в една колона) / готово.
19. След създаването ФОРМИза да може картината да отговаря на размера на прозореца, трябва да щракнете с десния бутон върху снимката / изберете Раздел Свойства / Оформление / РАЗМЕР: изберете FIT…
Създайте отчет
С база данни можете да отпечатате всяка таблица, заявка или формуляр. Резултатите от печат обаче няма да изглеждат професионални, тъй като тези инструменти не са предназначени за печат. С помощта на отчета можете да получите висококачествени резултати. В Access отчетът е специален тип формуляр, предназначен за отпечатване. Но за разлика от формулярите, отчетите не са предназначени да се показват в прозорец, а са предназначени само за печат, т.е. създавайте не екранни, а отпечатани документи.
Когато създавате отчет, Access винаги работи само с една таблица или заявка. Ако трябва да комбинирате информация от множество таблици и/или заявки в един отчет, първо трябва да съберете желаните данни в нова заявка.
За да конфигурирате заявка за настолна база данни на Access да въвежда условия, когато заявката се изпълнява, създайте заявка с параметри. Това ще направи възможно повторното използване на заявката, без да се отваря в Designer за промяна на условията.
Забележка:Тази статия не се отнася за уеб приложения на Access.
Терминология
Преди да продължите с процедурата стъпка по стъпка, описана по-долу, е полезно да се запознаете с няколко термина.
за проба;
кръст;
добавям;
да създадете таблица;
за актуализация.
Параметър.Параметърът е част от информация, която се предоставя на заявка, когато тя се изпълнява. Параметрите могат да се използват самостоятелно или като част от дълги изрази за формиране на условие за заявка. Можете да добавите параметри към всеки от следните типове заявки:
Условия. Условията са "филтри", добавени към заявка, за да се уточнят елементите, които трябва да върне.
За повече информация относно видовете заявки, споменати по-горе, вижте статията Въведение в заявките.
Създаване на заявка с параметри
Създаването на параметър е подобно на добавянето на нормално условие към заявка:
Когато стартирате заявката, текстът се показва без квадратни скоби.
Въведете желаната стойност и щракнете върху бутона Добре.
Можете да използвате множество параметри в условие. Например изразът Между [Въведете начална дата:] и [Въведете крайна дата:]при изпълнение на заявката ще създаде две полета.
Указване на типове данни за параметър
Можете да конфигурирате параметър да приема само определен тип данни. Това е особено важно за цифрови, валутни и дата/час данни, тъй като потребителите ще получат по-смислено съобщение за грешка, ако въведат грешен тип данни, като например въвеждане на текст вместо стойност на валута.
Забележка:Ако параметърът е конфигуриран да приема текстови данни, всяка въведена стойност ще бъде разпозната като текст и няма да се покаже съобщение за грешка.
За да зададете типа данни за параметър в заявка, следвайте тези стъпки:
Когато заявката се отвори в дизайнера, в раздела Конструкторв група Покажи или скрийНатисни бутона Настроики.
В диалоговия прозорец Параметри на заявкатав колона Параметървъведете подкана за всеки от параметрите, които изискват тип данни. Проверете дали параметрите съвпадат с подканите, дадени в реда Условияна формуляра за искане.
В колона Тип данниизберете тип данни за всеки параметър.
Добавяне на параметър към заявка за съюз
Тъй като заявката за сливане не може да се види във формуляра за заявка, стъпките за нея ще бъдат малко по-различни.
За повече информация относно заявките за обединение вижте Използване на заявка за обединение, за да видите комбинираните резултати от множество заявки.
Комбиниране на параметри с заместващи знаци за по-голяма гъвкавост
Както при нормалните условия, можете да комбинирате опции с ключовата дума катои заместващи знаци за търсене на съвпадения в по-широк набор от елементи. Да приемем, че искате да направите заявка за държава/регион и по този начин да го съпоставите със стойности, които съдържат низ от параметър. За да направите това, следвайте стъпките по-долу.
При изпълнение на заявка с параметри, диалоговият прозорец показва съобщение с квадратни скоби, без ключовата дума катои заместващи знаци
:
След въвеждане на параметъра, заявката ще върне стойности, съдържащи параметърния низ. Например низ от параметър насще върне елементи, където полето за параметър е "Австралия" или "Австрия".
За повече информация относно заместващите знаци вижте Използване на заместващи знаци като условия.
Върнете елементи, които не съответстват на параметър
Вместо да връщате елементи, които съответстват на параметър, можете да създадете заявка, която връща елементи, които не съответстват на параметъра. Например, може да искате да направите заявка за годината и да върнете елементи със стойност на година, по-голяма от посочената. За да направите това, въведете оператора за сравнение отляво на заявката за параметри в квадратни скоби, например >[Въведете година:].
Видео: Използване на параметри в заявки
Използването на параметър в заявка не е по-трудно от създаването на заявка въз основа на условия. Подканата може да бъде конфигурирана да подканва за конкретна стойност, като например SKU на продукт, или множество стойности, като две дати. За всеки параметър заявката показва отделен диалогов прозорец, който ви подканва да въведете стойност.