Те се съставят в един екземпляр от упълномощено лице, подписват се от ръководителя на структурното звено, служител на отдела за персонал и се прехвърлят в счетоводния отдел.
Отбележките в отчета за причините за отсъствие от работа, работа при непълно или извън нормалното работно време по инициатива на служителя или работодателя, намалено работно време и др. се правят въз основа на надлежно оформени документи (удостоверение от неработоспособност, удостоверение за изпълнение на държавни или обществени задължения, писмено предупреждение за престой, заявление за работа на непълно работно време, писмено съгласие на служителя да работи извънредно в случаите, установени от закона, и др.).
За отразяване на дневното работно време, прекарано на месец за всеки служител, графикът съдържа колона 4 - четири реда (по два за всяка половина на месеца) и съответния брой колони (15 и 16).
Във формуляр № T-13 (в колони 4, 6) горният ред се използва за маркиране на символите (кодовете) на разходите за работно време, а долният ред се използва за записване на продължителността на отработеното или неотработеното време (в часове , минути) според съответните кодове на разходите за работно време за всяка дата. При необходимост се допуска увеличаване на броя на полетата за въвеждане на допълнителни данни според работното време, например начален и краен час на работа при условия, различни от нормалните.
Разходите за работно време се отчитат в графика или чрез пълно записване на явките и отсъствията от работа, или чрез регистриране само на отклонения (отсъствия, закъснения, извънреден труд и др.). При отразяване на отсъствия от работа, които се записват в дни (ваканция, дни на временна неработоспособност, командировки, отпуск във връзка с обучение, време, прекарано в изпълнение на държавни или обществени задължения и др.), Само кодове се въвеждат в горния ред в колони на символите на графика, а колоните в долния ред остават празни.
Формуляр № T-13 „Лист за работно време“ се използва за автоматизирана обработка на счетоводни данни. При изготвяне на отчетна карта във формуляр № Т-13:
- при записване на счетоводни данни за заплати само за един вид плащане и съответна сметка, обща за всички служители, включени в Разписанието, попълнете данните „код на вида на плащането“, „съответстваща сметка“ над таблицата с колони 7 - 9 и колона 9 без попълване на колони 7 и 8;
- при записване на счетоводни данни за заплати за няколко (от два до четири) вида плащане и кореспондиращи сметки се попълват колони 7 - 9.
Предвиден е допълнителен блок с еднакви номера на колони за попълване на данни за видовете плащания, ако техният брой надвишава четири.
Формулярите за отчитане на работното време във формуляр № Т-13 с частично попълнени данни могат да се изготвят с помощта на компютърна технология. Такива подробности включват: структурна единица, фамилно име, собствено име, бащино име, длъжност (специалност, професия), номер на персонала и др. - тоест данни, съдържащи се в директории с условно постоянна информация на организацията. В този случай формата на отчетната карта се променя в съответствие с приетата технология за обработка на счетоводни данни.
Символите за отработено и неотработено време, представени на заглавната страница на формуляр № Т-12, се използват и при попълване на листа за време във формуляр № Т-13.
Формуляр на график за работно време съгласно формуляр Т-12 и Т-13
Разписанието е документ за персонала, който отразява присъствието / отсъствието на служителите на работните им места. Ако служителят не се яви на работа, се посочва причината за отсъствието. Освен това информацията за общия брой отработени дни и часове за месеца се въвежда в графика.
За тези цели се използва формуляр под формата T-12 или T-13. Последният ще се счита за образец.
Експертно мнение
Мария Богданова
Повече от 6 години опит Специализация: облигационно право, трудово право, осигурително право, право на интелектуалната собственост, граждански процес, защита на правата на непълнолетни, правна психология
Задължението на работодателя да води записи на времето дори е залегнало на законодателно ниво - в член 91 от Кодекса на труда на Руската федерация „Концепцията за работно време“. През 2019 г., както и преди, ще бъде възможно да отидете по 2 начина: сами да съставите документ въз основа на налични образци или да използвате унифициран формуляр, който е одобрен с постановление на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 5 януари 2004 г. № 1. За бюджетните държавни (общински) институции има собствена форма на отчетна карта, одобрена със заповед на Министерството на финансите на Русия от 30 март 2015 г. № 52n.
През 2019 г. периодът на календарно съхранение на листовете за работно време няма да се промени; той ще бъде 5 години за обикновени компании и фирми и до 75 години за отрасли, разположени в далечния север или потенциално представляващи повишена опасност (тежки, опасни и други предприятия).
Не се препоръчва да затваряте графика по-рано няколко дни преди края на месеца на фактуриране. Въпреки че това се случва често. Например, графикът се подписва на 27-ми и на всички служители се дават работни дни от 27-ми до 30-ти (31-ви). В резултат на това, ако служител се разболее, вземе отпуск за своя сметка и т.н., може да се окаже, че му е платена „допълнителна“ заплата. В този случай той ще трябва да бъде удържан от начисленията за следващия месец като незаработено авансово плащане, издадено на служителя за сметка на заплатите (част 2 от член 137 от Кодекса на труда на Руската федерация).
Попълване на формуляр T-13
Графикът може да се попълни по 2 начина:
Записвайте всички посещения и отсъствия за работа всеки ден (обсъдени по-долу)
Обърнете внимание само на отсъствия, закъснения и други „нарушения“ на режима на работния ден
В горната част на формуляра посочваме името на организацията или индивидуалния предприемач, номера на документа и датата на неговото изготвяне.
Колона "Код според OKPO".Кодът OKPO е посочен според данните в известието от Росстат.
Колона "Отчетен период".Посочваме периода от време, за който се съставя документът (обикновено месец).
Колони 2 и 3.Пълно име, длъжност и персонален номер на служителя.
Колона 4.Всички явявания и отсъствия се отбелязват. Всеки календарен ден съответства на отделна клетка, състояща се от две клетки. Горната клетка показва буквения код, а долната клетка показва броя на отработените часове за този ден или тази клетка може да остане празна, при условие че работните часове се записват в дни.
Всички кодове (буквени и цифрови) са посочени във формуляра T-12; най-често използваните кодове са:
Работя на пълен работен ден
Б – уикенд или празник
К – командировка
Б – временна нетрудоспособност (отпуск по болест)
OT – основен платен отпуск
Колона 5.Най-горната клетка показва броя на отработените дни за всяка половина от месеца. Най-отдолу е броят на отработените часове през същия период.
Колона 6.Посочват се данни за целия месец: горната клетка е броят на отработените дни, долната клетка е броят на отработените часове.
Колона 7-9.Предоставете информация за изчисляване на заплатите. Ако за всички служители е използван един вид възнаграждение, тогава в заглавката на таблицата намираме две колони: „Код на вида на заплатата“ и „Кореспондентска сметка“ - и ги попълваме със съответните данни.
В този случай долните колони 7 и 8 остават празни. Попълва се само колона 9. И ако са използвани няколко вида възнаграждения, тогава попълнете колони 7,8,9 и не докосвайте колоните в заглавката на таблицата.
Колона 7(ако е необходимо). Код за вид плащане. Наличен е пълен списък с кодове. Извадката използва: 2000 г. - плащане за трудови задължения (заплата) и 2012 г. - плащания за отпуск
Колона 8.Съответстващата сметка се посочва съгласно счетоводния сметкоплан.
Колона 9.Броят на отработените дни и часове на месец, съответстващи на този вид плащане.
Колона 10, 11, 12, 13.Посочват се данни за причините за отсъствие и закъснение на служителите (код и брой дни, часове на отсъствие на служителя от работното място).
- Снимка 1 (щракнете за уголемяване) -
Нека разгледаме в статията какво е лист за работно време и какви формуляри се използват. Правила за попълване на графика, пример за попълване. Ще идентифицираме основните трудности при попълване на графики, които могат да доведат до грешки при изчисляване на заплатите.
Графикът на работното време е документ, който отразява броя на отработените часове от всеки служител и броя на отсъствията на месец за всеки служител на организацията. Въз основа на него се правят изчисления.
От всички организации се изисква да поддържат таблици за работно време.
За записване на работното време има два унифицирани формуляра Т-12 и Т-13, одобрени от Държавния статистически комитет на Русия.
Формуляр T-12 се използва не само за записване на работното време, но и за изчисляване на заплатите. Следователно в малките компании, когато счетоводителят също управлява отдела за персонал, те използват този формуляр T-12.
Когато е необходима информация само за броя на отработените часове и отсъствията, използвайте или първата част на формуляр T-12, или формуляр T-13.
Можете да използвате всяка форма за записване на работното време.
Правила за попълване на график за време
Графикът за време се попълва ежедневно от служител по човешки ресурси; ако предприятието няма отдел за човешки ресурси, тогава листът за време се съхранява от счетоводител.
Когато попълвате графика, не забравяйте да посочите името на организацията и структурното звено.
Попълват се задължително „Номер на документа” и „Дата на съставяне”.
В клетката „Отчетен период“ въвеждаме началото и края на месеца, за който се поддържа графикът.
- сериен номер;
– фамилия, инициали, длъжност (специалност или професия);
- Личен състав;
– бележки за явяване и отсъствие по дни от месеца
Горният ред на таблицата съдържа буквен или цифров код на работното време за всеки ден от месеца (явяване, командировка и др.). Броят часове за тях е записан най-отдолу. Например, ако служител е работил на пълна смяна на 3 юли 2014 г., тогава в графика за юли в клетката с номер 3 срещу фамилното име на служителя се въвежда кодът „I“ и 8 работни часа. Ако служител е болен в този ден, тогава е необходимо да се въведе „B“, а тъй като той не е имал работно време, долната клетка не се попълва или се въвежда като 0.
– междинни и крайни резултати;
– при неявявания се посочват причини за неявяване.
В края на графика се уверяваме, че има подпис на лицето, отговорно за попълването на графика, както и подпис на ръководителя на структурното звено и служителя по човешки ресурси.
Основни кодове за попълване на лист за време
| Вид работно време | Буквен код | Цифров код |
| Работен ден | аз | 01 |
| Командировка | ДА СЕ | 06 |
| Основен платен годишен отпуск | ОТ | 09 |
| Р | 14 | |
| Отпуск за отглеждане на дете до навършване на три години | антифриз | 15 |
| Неплатен отпуск, предоставен на служител с разрешение на работодателя | ПРЕДИ | 16 |
| Временна неработоспособност с назначаване на обезщетения в съответствие със закона | б | 19 |
| IN | 26 | |
| Отсъствия по неизвестни причини (до изясняване на обстоятелствата) | NN | 30 |
Нестандартни ситуации при попълване на график
1. Служителят се разболя по време на отпуск.
След ваканцията служителят се върна на работа и предостави отпуск по болест за периода на болестта. В отчета вместо отпуск (OT) се въвежда код за временна неработоспособност (B) от първия ден на заболяването, а самият отпуск се удължава за периода на заболяването.
Има случаи, когато служител продължава да е болен дори след края на ваканцията си, след като е предупредил работодателя. Тъй като думите на служителя не са основа за попълване на график за време, следователно след ваканция определяме отсъствия по неизвестни причини (NU). След като служителят предостави отпуск по болест, ние коригираме периода до код B.
2. Служителят е имал отпуск по време на ваканционния период.
Служителят например е бил в отпуск от 1 до 29 юни 2014 г. В листа за работно време въвеждаме кода OT за периода на основната ваканция, докато 12 юни се отбелязва с код B (неработен празник), тъй като този ден не е включен в периода на платената ваканция.
Основният документ, в който се записват данни за действително отработеното време от всеки служител за един месец и дните на отсъствието му от работа, е графикът за време.
Въз основа на този документ счетоводният отдел изчислява заплатите (попълнете или). Отчетът се използва и за съставяне на отчети до данъчната служба и систематизиране на данни за работния процес.
Формуляр за работно време T-13 се използва от предприятия, в които записите се водят автоматично.
Като пример попълнихме отчетната карта T-13; можете да изтеглите попълнената проба, като използвате връзката в края на статията.
За държавните агенции се предоставя отделен формуляр за отчетна карта 0504421, чийто формуляр и образец могат да бъдат изтеглени.
Процедурата за попълване на лист за работно време, формуляр T-13
Формулярът се попълва ежедневно през целия месец. В последния ден на отчетния период се съставя общата сума за всеки служител и се определя броят на отработените часове. Съставя се в един екземпляр във всяко структурно звено и в края на месеца се предава в счетоводството.
Позволява да се отбележат само отклонения от нормалния пълен работен ден.
В горната част на графика се записват общи данни за предприятието: име, отчетен период, код на OKPO, номер на документа, име на структурна единица.
Завършване на първия раздел
Неговите колони и колони съдържат следните данни:
- сериен номер на служителя (първа колона);
- Трите имена на служителя и неговия личен номер (колона 2 и 3);
- брой отработени часове за всеки ден от отчетния период (колони 4 и 6);
- в колони 5 и 7 се посочват междинните резултати за първата и втората половина на месеца;
- в колони 8-13 записвайте общия брой отработени часове, включително работа през почивните дни и празниците, извънреден труд;
- броят на отсъствията от работното място с посочване на причината (специални кодове) се попълва в колони 14-16;
- броят на почивните дни през отчетния месец се записва в колона 17.
Попълване на втори раздел - селища с персонал
Тази част от таблицата с графика е на третата страница. Попълва се в счетоводството. Тази част от графика посочва вида на плащането и кореспондентската сметка в съответствие с текущия сметкоплан.
Попълненият график за работно време се подписва от служителя, отговорен за неговото изготвяне, ръководителя на даден отдел или екип, представител на службата за персонал или директора на предприятието.
Формулярите на отчетната карта T-13 могат да бъдат направени с помощта на компютърна технология. Първоначално можете да посочите някаква информация в документа. Например общи данни за предприятието, дати от месеца, пълните имена на служителите на отдела, техните номера на персонала, длъжности. Това значително ще опрости процеса на изготвяне на документа и ще ви позволи да избегнете грешки и неточности.
Изтеглете примерен документ
Формуляр на лист за работно време T-13 -
Образец на лист за работно време Т-13 - .
График за време– служи като основа за изчисляване на заплатите на служителите. Този документ съдържа информация за присъствието на служители на работните им места или тяхното отсъствие, като се посочва причината. За попълване можете да използвате унифицирания формуляр T-13 или T-12. Като част от тази статия ще разгледаме подробно характеристиките на попълване на графика за работно време T-13 и ще дадем пример за попълване на лист за работно време, като използваме формуляра T-13 като пример. Можете също да изтеглите двата формуляра по-долу.
Графът на работното време е таблица, в която се вземат предвид присъствието и отсъствието от работа за всеки служител на предприятието. Показва се общият брой отработени дни и часове за месеца. Допълнително се посочват кодове за причините за отсъствие от работа.
Формуляр за график на работното време T-13 - примерно попълване
На първо място, заслужава да се отбележи, че попълването на формуляра може да се извърши по два начина:
- Ежедневно се записват всички явявания и отсъствия от работа;
- Отбелязват се само отсъствия, закъснения и други отклонения от нормалния работен ден.
Нашият примерен график използва първия метод за проследяване на времето.
На първо място, трябва да въведете данни за служителите, които отиват на работа през месеца в графика за време. Във формуляра T-13 за тази цел има таблица, в която се попълва отделен ред за всеки служител.
Колони 2 и 3 включват пълното име, длъжността на служителя и неговия персонален номер.
В колона 4 се записват явките и отсъствията от работа. За всеки календарен ден от месеца има отделна клетка, в горната част е посочено обозначението на кода, а отдолу е посочен броят на отработените часове за този ден. Възможно е долната клетка да не е попълнена, но работното време се записва в дни.
Кодовите обозначения могат да бъдат намерени на заглавната страница на отчетната карта, формуляр T-12.
В примера по-долу за попълване на формуляр T-13 са използвани следните буквени кодове за записване на работното време:
- I – денят е отработен напълно;
- Б – почивен ден;
- К – служителят е в командировка;
- Б – в отпуск по болест;
- OT - на почивка.
В края на месеца трябва да изчислите броя на отработените дни и часове през първата и втората половина на месеца, за това графикът има колони 5, 6. В петата - горната клетка отразява броя на отработените дни за първата и втората половина на месеца, в долната клетка - броят на отработените часове за всяка половина на месеца. В шестата е посочен броят на отработените дни (горна клетка) и часове (долна клетка) за целия месец. Фигурата по-долу показва пример за попълване на колони 1-6 на график за време.
Пример за попълване на колони 1-6 на график (формуляр T-13)
Колони 7-9 на формуляра T-13 съдържат информация, която ще бъде полезна за.
За всеки вид възнаграждение има отделно кодово обозначение, например:
- 2000 е код за заплати и командировъчни;
- 2012 г. – код на графика за изплащане на отпуск;
- 2300 – код при заплащане на болнични и др.
Нашият пример за попълване на график съдържа трите кода, посочени по-горе.
Ако се използва само един вид възнаграждение за всички служители, следва да се попълнят следните данни:
- код за вид заплата - колона 7-9 най-отгоре, еднаква за всички служители;
- кореспондентска сметка – сметка, към която се отнасят разходи за даден вид възнаграждение;
- Колони 7 и 8 остават празни;
- 9 – брой отработени дни (часове) на месец за всеки служител.
Ако се използват няколко вида възнаграждение, трябва да се попълнят и трите колони: 7, 8, 9.
Седмият съдържа кода на трудовото възнаграждение, осмият сметката за разпределение на разходите за този вид плащане, деветият брой дни или часове, съответстващи на този вид плащане. Тези данни се попълват за всеки служител, посочен в ведомостта.
Останалите колони на таблицата съдържат информация за причините за отсъствия и закъснения на служителите.
Има и собствени кодове за причините за отсъствия, например:
- К – командировка;
- Б – отпуск по болест;
- OT – ваканция и др.
До кода на причината се посочва броят на часовете или дните на отсъствие на служителя по тази причина. Попълването на графики обикновено е отговорност на ръководители на отдели или отдели или служители на отдел Човешки ресурси.
Попълване на график по формуляр T-13 (колони 7-13)
За да организирате досиета на персонала във фирма, начинаещите HR служители и счетоводители са идеално подходящи за курса на автора от Олга Ликина (счетоводител M.Video management) ⇓