व्यावसायिक पत्राचार। अंग्रेजी में व्यावसायिक पत्राचार - नमूना पत्र

क्या आप प्रतिदिन अंग्रेजी में व्यावसायिक पत्र लिखते हैं? या आप केवल व्यावसायिक अंग्रेजी पाठ्यक्रमों में आधिकारिक पत्राचार की मूल बातें सीख रहे हैं? उपयोगी वाक्यांशों और अभिव्यक्तियों का हमारा चयन आपको सिखाएगा कि अंग्रेजी में अच्छे व्यावसायिक पत्र कैसे लिखें और आपको अपने भाषण में विविधता लाने में मदद करें।

ईमेल की शुरुआत में ग्राहकों को बधाई देना और अंत में अलविदा कहना आम व्यापार शिष्टाचार है। क्या आपको पत्र का मुख्य भाग लिखने में समस्या होने लगती है? उदाहरण के लिए, आप ग्राहकों को कैसे बता सकते हैं कि शिपमेंट में देरी हो रही है, या आप कैसे संकेत दे सकते हैं कि प्रदान की गई सेवाओं के लिए धन प्राप्त करना अच्छा होगा? यह सब सही ढंग से बताया जा सकता है यदि आप विभिन्न स्थितियों के लिए सही "रिक्त स्थान" का उपयोग करते हैं। इन "रिक्त" पत्रों के साथ पत्र लिखना एक सरल और आनंददायक कार्य होगा।

एक पत्र शुरू करना या अंग्रेजी में पत्राचार कैसे शुरू करें

प्रत्येक व्यावसायिक पत्र की शुरुआत में, अभिवादन के तुरंत बाद, आपको यह बताना होगा कि आप यह सब सामान्य रूप से क्यों लिख रहे हैं। शायद आप कुछ स्पष्ट करना चाहते हैं, अतिरिक्त जानकारी प्राप्त करना चाहते हैं, या, उदाहरण के लिए, अपनी सेवाएं प्रदान करना चाहते हैं। निम्नलिखित वाक्यांश हर चीज में मदद करेंगे:

• हम लिख रहे हैं - हम लिखते हैं ...

पुष्टि करने के लिए ... - पुष्टि करें ...
- अनुरोध करना ... - अनुरोध करना ...
- आपको सूचित करने के लिए कि ... - आपको सूचित किया जाता है कि ...
- के बारे में पूछताछ करने के लिए ... - के बारे में जानें ...

• मैं आपसे निम्नलिखित कारणों से संपर्क कर रहा हूँ ... - मैं आपको निम्नलिखित उद्देश्य से लिख रहा हूँ / मैं आपको लिख रहा हूँ ताकि ...
• मुझे इसमें दिलचस्पी होगी (सूचना प्राप्त करना/प्राप्त करना) - मुझे इसमें दिलचस्पी होगी (सूचना प्राप्त करना/प्राप्त करना)

संपर्क स्थापित करना या वार्ताकार को कैसे बताना है कि आप उसके बारे में कैसे जानते हैं

कभी-कभी यह आपके व्यापार भागीदार को याद दिलाने लायक होता है कि आपने पिछली बार कब और कैसे एक-दूसरे को देखा था या अपने सहयोग पर चर्चा की थी। हो सकता है कि कुछ महीने पहले आपने इस विषय पर पहले ही एक व्यावसायिक पत्र लिखा हो, या शायद आप एक सप्ताह पहले एक सम्मेलन में मिले हों और फिर बातचीत शुरू कर दी हो।

• के संबंध में आपके पत्र के लिए धन्यवाद ... - आपके पत्र के लिए धन्यवाद…।
• 30 मई के आपके पत्र के लिए धन्यवाद। - 30 मई के आपके पत्र के लिए धन्यवाद।
• आपके अनुरोध के उत्तर में,... - आपके अनुरोध के प्रत्युत्तर में..
• हमसे संपर्क करने के लिए धन्यवाद। - हमें लिखने के लिए धन्यवाद।
• मंगलवार को हमारी बातचीत के संदर्भ में... - मंगलवार को हमारी बातचीत के संबंध में...
• आपके हाल के पत्र के संदर्भ में - आपसे हाल ही में प्राप्त पत्र के संबंध में...
• पिछले हफ्ते न्यूयॉर्क में आपसे मिलकर खुशी हुई। - पिछले हफ्ते न्यूयॉर्क में आपसे मिलकर बहुत अच्छा लगा।
• मैं केवल उन मुख्य बिंदुओं की पुष्टि करना चाहता हूं जिन पर हमने कल चर्चा की थी - मैं उन मुख्य बिंदुओं की पुष्टि करना चाहता हूं जिन पर हमने कल चर्चा की थी।

एक अनुरोध व्यक्त करना या अंग्रेजी में एक वार्ताकार से चतुराई से कैसे पूछें

व्यावसायिक पत्रों में, कभी-कभी आपको अपने भागीदारों से कुछ माँगना पड़ता है। कभी-कभी आपको राहत की आवश्यकता होती है, और कभी-कभी सामग्री के अतिरिक्त नमूने। यह सब व्यक्त करने के लिए व्यावसायिक अंग्रेजी के अपने वाक्यांश हैं।

• हम इसकी सराहना करेंगे यदि आप... - हम आपके बहुत आभारी होंगे यदि आप...
• क्या आप कृपया मुझे भेज सकते हैं / हमें बता सकते हैं / हमें... - क्या आप मुझे भेज सकते हैं / हमें बता सकते हैं / हमें अनुमति दे सकते हैं
• अगर आप हमें भेज सकें तो यह मददगार होगा ... - अगर आप हमें भेज सकें तो यह बहुत मददगार होगा ...
• मैं इस मामले पर आपके तत्काल ध्यान देने की सराहना करता हूं। "मैं इस मामले पर आपके तत्काल ध्यान के लिए आभारी रहूंगा।
• यदि आप कर सकते हैं तो हम आभारी होंगे ... - यदि आप कर सकते हैं तो हम आभारी होंगे ...

अंग्रेजी में शिकायतें या यह कैसे स्पष्ट करें कि आप खुश नहीं हैं

दुर्भाग्य से, अक्सर ऐसा होता है कि हमें कुछ पसंद नहीं आया। लेकिन व्यावसायिक पत्र लिखते समय, हम भावनाओं को हवा नहीं दे सकते हैं और सीधे परीक्षण से कह सकते हैं कि हम कंपनी और उसकी सेवाओं के बारे में क्या सोचते हैं। आपको व्यावसायिक अंग्रेजी का प्रयोग करना चाहिए और ध्यान से अपना असंतोष व्यक्त करना चाहिए। इस तरह हम एक व्यापार भागीदार रख सकते हैं और कुछ भाप उड़ा सकते हैं। मानक व्यापार पत्राचार वाक्यांश जो इसमें मदद करेंगे:

• मैं शिकायत करने के लिए लिख रहा हूं ... - मैं शिकायत करने के लिए लिख रहा हूं ...
• मैं अपना असंतोष व्यक्त करने के लिए लिख रहा हूं ...
• मुझे डर है कि कहीं कोई ग़लतफ़हमी न हो जाए...- मुझे डर है कि कहीं कोई ग़लतफ़हमी तो नहीं है...
• मैं समझता हूं कि यह आपकी गलती नहीं है, लेकिन ... - मैं समझता हूं कि यह आपकी गलती नहीं है, लेकिन ...
• हम आपका ध्यान इस ओर आकर्षित करना चाहते हैं.... - हम आपका ध्यान आकर्षित करना चाहते हैं

अंग्रेजी में व्यावसायिक ईमेल में अच्छी या बुरी खबर कैसे संप्रेषित करें

व्यापार पत्राचार में अक्सर ऐसा होता है कि हमें ग्राहकों को परेशान करना पड़ता है। यह इनायत से करने लायक है ताकि आपके साथी को और भी अधिक गुस्सा न आए।

बुरी खबर

• मुझे डर है कि मैं आपको बता दूं कि ... - मुझे डर है कि हम आपको सूचित करें कि ...
• दुर्भाग्य से हम नहीं कर सकते / हम असमर्थ हैं ... - दुर्भाग्य से हम नहीं कर सकते / हम असमर्थ हैं
• हमें आपको यह बताते हुए खेद हो रहा है कि ... - हमें आपको यह बताते हुए खेद हो रहा है कि ...
• मुझे डर है कि यह संभव नहीं होगा ... - मुझे डर है कि यह असंभव होगा ...
• हमने गंभीरता से विचार करने के बाद फैसला किया है कि...

अच्छी खबर

सौभाग्य से, कभी-कभी सब कुछ ठीक हो जाता है, और हम अपने ग्राहकों को खुशखबरी देकर खुश कर सकते हैं।

• हमें यह घोषणा करते हुए प्रसन्नता हो रही है कि ... - हमें यह घोषणा करते हुए प्रसन्नता हो रही है कि ...
• हमें यह घोषणा करते हुए खुशी हो रही है कि ... - हमें यह घोषणा करते हुए खुशी हो रही है कि ...
• मुझे आपको यह बताते हुए खुशी हो रही है कि .. - मुझे आपको यह बताते हुए खुशी हो रही है ...
• आपको यह जानकर प्रसन्नता होगी कि... - जब आप इसे सीखेंगे तो आपको प्रसन्नता होगी...

माफ़ी मांगना या ना करना कैसे मुवक्किल को और नाराज़ करना

बेशक, व्यापार में अक्सर ओवरलैप होते हैं। और आपको उनके लिए माफी मांगनी होगी। मिलनसार बनो, वार्ताकार की स्थिति में आ जाओ। याद रखें, एक मूल्यवान ग्राहक को खोने के बजाय कई बार माफी मांगना बेहतर है।

• मुझे इसके कारण हुई किसी भी असुविधा के लिए खेद है ... इसके कारण हुई सभी असुविधाओं के लिए हमें खेद है ...
• कृपया हमारी ईमानदारी से क्षमायाचना स्वीकार करें। "कृपया हमारी ईमानदारी से क्षमायाचना स्वीकार करें।
• देरी/असुविधा के लिए मैं क्षमा चाहता हूँ... - देरी/असुविधा के लिए क्षमा चाहता हूँ
• एक बार फिर, कृपया मेरी क्षमायाचना स्वीकार करें ... - एक बार फिर, कृपया मेरी क्षमायाचना स्वीकार करें ...

पैसा या अपने साथी को कैसे दिखाएं कि भुगतान करने का समय आ गया है

कभी-कभी आप सादे पाठ में लिखना चाहते हैं कि भुगतान करने का समय आ गया है। लेकिन आप व्यावसायिक पत्राचार में ऐसा नहीं कर सकते। इसके बजाय, हमें नरम निर्माण का उपयोग करना होगा, जिसके पीछे वही कठिन प्रश्न खड़ा है।

• हमारे अभिलेखों के अनुसार...- हमारे अभिलेखों के अनुसार...
• हमारे रिकॉर्ड बताते हैं कि हमें अभी तक ... का भुगतान नहीं मिला है - हमारे रिकॉर्ड बताते हैं कि हमें अभी तक भुगतान नहीं मिला है ...
• यदि आप अगले दिनों में अपना खाता साफ़ कर देते हैं तो हम आभारी होंगे। - अगर आप अगले कुछ दिनों में सेटल हो जाते हैं तो हम आपके आभारी होंगे।
• कृपया भुगतान यथाशीघ्र/शीघ्र भेजें - कृपया हमें यथाशीघ्र भुगतान भेजें।

पत्राचार में विनम्रता या नई बैठकों में संकेत कैसे दें

आपको बिजनेस पार्टनर को पूरी तरह से अलविदा नहीं कहना चाहिए। प्रोजेक्ट की समाप्ति के बाद भी, आप बेहतर ढंग से अगले ऑर्डर के लिए संबंध बनाए रखेंगे।

आपसे बाद में मिलता हूँ

अंग्रेजी में व्यावसायिक पत्रों के अंत में, अगली बार जब आप उससे जानकारी की अपेक्षा करते हैं, तो अपने साथी को याद दिलाना अक्सर पंक्तियों के बीच उपयुक्त होगा।

• मैं आपको अगले सप्ताह देखने के लिए उत्सुक हूं। - अगले सप्ताह हमारी बैठक के लिए तत्पर हैं
• आपकी टिप्पणियाँ प्राप्त करने के लिए तत्पर हैं, - मुझे आपकी टिप्पणियाँ प्राप्त होने की प्रतीक्षा है।
• मैं आपसे (तारीख) को मिलने के लिए उत्सुक हूं। - मैं आपसे (तारीख) हमारी मुलाकात का इंतजार कर रहा हूं।
• एक शीघ्र उत्तर की सराहना की जाएगी। - मैं आपके शीघ्र उत्तर के लिए आभारी रहूंगा

फिर मिलते हैं

एक सफल आदेश के बाद, ग्राहक को अंग्रेजी में एक छोटा पत्र लिखने के लायक है, यह सूचित करते हुए कि आप उसके साथ एक नई परियोजना के खिलाफ नहीं हैं।

• मुझे आपकी फर्म के साथ फिर से काम करने का अवसर पाकर खुशी होगी। - मुझे आपकी फर्म के साथ फिर से काम करने का अवसर पाकर खुशी होगी।
• हम भविष्य में एक सफल कामकाजी संबंध की आशा करते हैं। - हम भविष्य में एक सफल कामकाजी संबंध की आशा करते हैं।
• हमें आपकी कंपनी के साथ व्यापार करने में खुशी होगी। - हम आपकी कंपनी के साथ खुशी-खुशी व्यापार करेंगे।

बेशक, व्यावसायिक अंग्रेजी हमेशा आसान नहीं होती है। सौभाग्य से, व्यापार वाक्यांशों के हमारे चयन से आपका काम बहुत आसान हो जाएगा। अब आपको पत्र लिखने में बहुत कम समय लगेगा। तो सही वाक्यांश चुनें, अपनी जानकारी जोड़ें और अपने बॉस को अंग्रेजी में सुंदर व्यावसायिक पत्रों के साथ खुश करें।

अन्ना शुटिकोवा

यहां आपको व्यावसायिक पत्राचार में आमतौर पर उपयोग किए जाने वाले शब्द और भाव दोनों मिलेंगे, साथ ही विभिन्न विषयों पर पत्रों के तैयार उदाहरण भी मिलेंगे।

1. अंग्रेजी में व्यावसायिक पत्र लिखने के सामान्य नियम

अंग्रेजी में किसी भी व्यावसायिक पत्र का संकलन सामान्य नियमों के अधीन है:

• सभी पाठ लाल रेखा का उपयोग किए बिना अनुच्छेदों में विभाजित हैं।
• पत्र के ऊपरी बाएँ कोने में प्रेषक का पूरा नाम या पते के साथ कंपनी का नाम दर्शाया गया है।
• अगला, पता करने वाले का नाम और कंपनी का नाम जिस पर पत्र का इरादा है, साथ ही उसका पता (एक नई लाइन पर) इंगित किया गया है।
• प्रस्थान की तारीख तीन पंक्तियों के नीचे या पत्र के ऊपरी दाएं कोने में इंगित की गई है।
• मुख्य पाठ को पत्र के केंद्र में रखा जाना चाहिए।
• पत्र का मुख्य विचार अपील के कारण से शुरू हो सकता है: "मैं आपको लिख रहा हूं ..."
• आमतौर पर, पत्र कृतज्ञता के बयान के साथ समाप्त होता है ("आपकी त्वरित सहायता के लिए धन्यवाद ...") और एक अभिवादन "आपका ईमानदारी से," यदि लेखक को पता करने वाले का नाम पता है और यदि नहीं तो 'आपका विश्वासपूर्वक'।
• लेखक के पूरे नाम और शीर्षक के नीचे चार पंक्तियाँ।
• लेखक के हस्ताक्षर अभिवादन और नाम के बीच में रखे जाते हैं।

अंग्रेजी में नमूना व्यापार पत्र:

श्री निकोले Valuev
केफलाइन-कंपनी
कार्यालय 2004, प्रवेश 2बी
टावर्सकाया स्ट्रीट
मास्को
रूस 15 अक्टूबर 2013

मैं आपकी पूछताछ के संबंध में आपको लिख रहा हूं। कृपया हमारे सूचना पैक को संलग्न करें जिसमें हमारे ब्रोशर और हमारे स्कूलों और ग्रीष्मकालीन केंद्रों पर सामान्य विवरण शामिल हैं।

इंग्लैंड में हमारे दो स्कूल हैं, ब्राइटन और बाथ, दोनों खूबसूरत स्थान जो मुझे यकीन है कि आप और आपके छात्र पसंद करेंगे। हमारे स्कूल सुविधाजनक, केंद्रीय स्थिति में आकर्षक परिसर में स्थित हैं। ब्राइटन एक स्वच्छ और सुरक्षित शहर है जिसके पास एक सुंदर खाड़ी और ग्रामीण इलाका है। बाथ इंग्लैंड के सबसे प्रसिद्ध ऐतिहासिक शहरों में से एक है, जो अपनी जॉर्जियाई वास्तुकला और रोमन स्नान के लिए प्रसिद्ध है।

आरामदायक घर, एक दोस्ताना स्वागत और एक उपयुक्त वातावरण प्रदान करने की क्षमता के लिए चुने गए मेजबान परिवारों में आवास प्रदान किया जाता है, जिसमें छात्र अंग्रेजी का अभ्यास कर सकते हैं और अपने प्रवास का आनंद ले सकते हैं। हमारे पास खेल, सांस्कृतिक गतिविधियों और साप्ताहिक भ्रमण के लिए जिम्मेदार पूर्णकालिक गतिविधियां आयोजक हैं।

अधिक ब्रोशर और अन्य प्रचार सामग्री प्राप्त करने के लिए कृपया संलग्न पंजीकरण फॉर्म को पूरा करें और वापस करें।

मैं आपसे सुनने के लिए उत्सुक हूं और बाद में हमारे स्कूलों और ग्रीष्मकालीन केंद्रों में आपके छात्रों का स्वागत करने की आशा करता हूं।

सादर,

झोन हरा
प्रबंध संचालक

2. व्यापार पत्राचार में प्रयुक्त मूल भाव

मानक अभिव्यक्तियाँ अक्सर उपयोग की जाती हैं अंग्रेजी में व्यापार पत्राचार, जिसके उपयोग से आपके संदेश को एक विनम्र और औपचारिक स्वर मिलेगा।

1. अपील
प्रिय महोदय, प्रिय महोदय या महोदया	(यदि आप प्राप्तकर्ता का नाम नहीं जानते हैं)
प्रिय मिस्टर, मिसेज, मिस या मिस	(यदि आप प्राप्तकर्ता का नाम जानते हैं; यदि आप किसी महिला की वैवाहिक स्थिति को नहीं जानते हैं, तो आपको सुश्री लिखनी चाहिए, "श्रीमती या मिस" वाक्यांश का उपयोग करना एक बड़ी गलती है)
प्रिय फ्रैंक,	(किसी परिचित व्यक्ति को संबोधित करते हुए)
2. परिचय, पिछला संचार।
(तारीख) के आपके ई-मेल के लिए धन्यवाद...	आपके पत्र के लिए धन्यवाद (संख्या)
आपके अंतिम ई-मेल के आगे ...	आपके पत्र का उत्तर...
अब से पहले आपसे संपर्क न करने के लिए क्षमा चाहता हूँ...	मैं आपको अभी तक नहीं लिखने के लिए क्षमा चाहता हूं ...
5 मार्च के आपके पत्र के लिए धन्यवाद।	5 मार्च के आपके पत्र के लिए धन्यवाद
आपके 23 मार्च के पत्र के संदर्भ में	आपके 23 मार्च के पत्र के संबंध में
"द टाइम्स" में आपके विज्ञापन के संदर्भ में	Times . में आपके विज्ञापन के बारे में
3. पत्र लिखने के कारणों का संकेत
के बारे में पूछताछ के लिए मेरा लिखना हो रहा है	मैं आपको यह जानने के लिए लिख रहा हूं...
मैं माफी माँगने के लिए लिख रहा हूँ	मैं आपको इसके लिए माफी माँगने के लिए लिख रहा हूँ ...
मैं पुष्टि करने के लिए लिख रहा हूँ	मैं आपको पुष्टि करने के लिए लिख रहा हूं ...
मैं ... के संबंध में लिख रहा हूं	इसी सिलसिले में मैं आपको लिख रहा हूँ...
हम यह बताना चाहेंगे कि...	हम आपका ध्यान इस ओर आकर्षित करना चाहते हैं...
4. अनुरोध
आप संभवतः सकता है ...	क्या तुम…
यदि आप कर सके तो मैं आपका आभारी रहूं गा ...	मैं आपका आभारी रहूंगा यदि आप...
मैं प्राप्त करना चाहता हूं	मैं प्राप्त करना चाहता हूं ……
कृपया आप मुझे भेज सकते हैं...	क्या तुम मुझे भेज सकते हो ...
5. शर्तों के साथ समझौता।
मुझे खुशी होगी...	मुझे ख़ुशी होगी …
मुझे खुशी होगी	मुझे खुशी होगी…
मुझे खुशी होगी	मुझे ख़ुशी होगी…
6. ब्रेकिंग बैड न्यूज
दुर्भाग्य से ...	दुर्भाग्य से…
मुझे भय है कि ...	मुझे डर है कि…
मुझे आपको यह बताते हुए खेद हो रहा है कि	मेरे लिए आपको बताना मुश्किल है, लेकिन...
7. अतिरिक्त सामग्री के पत्र के लिए अनुलग्नक
हमें संलग्न करते हुए प्रसन्नता हो रही है...	हम निवेश करके खुश हैं ...
संलग्न आप पाएंगे ...	संलग्न फाइल में आप पाएंगे...
हमें संलग्न करे ...	हम संलग्न करते हैं ...
कृपया संलग्न करें (ई-मेल के लिए)	आपको संलग्न फाइल मिल जाएगी ...
8. आपकी रुचि के लिए आभार व्यक्त करना।
आपके पत्र के लिए धन्यवाद	आपके ख़त के लिए धन्यवाद
पूछने के लिए धन्यवाद	आपकी रुचि के लिए आपका धन्यवाद…
हम आपको आपके पत्र के लिए धन्यवाद देना चाहते हैं ...	हम आपको इसके लिए धन्यवाद देना चाहते हैं ...
9. दूसरे विषय पर आगे बढ़ना।
हम आपको यह भी बताना चाहेंगे...	हम आपको इसके बारे में भी बताना चाहेंगे...
आपके प्रश्न के बारे में ...	आपके प्रश्न के बारे में ...
आपके प्रश्न (पूछताछ) के उत्तर में...	के बारे में आपके प्रश्न के उत्तर में...
मुझे भी आश्चर्य है कि क्या...	मुझे भी इसमें दिलचस्पी है ...
10. अतिरिक्त प्रश्न।
मैं इसके बारे में थोड़ा अनिश्चित हूँ ...	मैं इसके बारे में थोड़ा अनिश्चित हूँ ...
मैं पूरी तरह से समझ नहीं पा रहा हूं कि क्या ...	मैं पूरी तरह से समझ नहीं पाया ...
क्या आप शायद समझा सकते हैं ...	क्या आप समझाएँगे ...
11. सूचना का हस्तांतरण
मैं आपको यह बताने के लिए लिख रहा हूं कि...	मैं रिपोर्ट करने के लिए लिख रहा हूं ...
हम आपको पुष्टि करने में सक्षम हैं …	हम पुष्टि कर सकते हैं ...
मुझे आपको यह बताते हुए खुशी हो रही है कि...	हमें घोषणा करने में खुशी हो रही है ...
हमें आपको सूचित करते हुए अफसोस है कि ...	दुर्भाग्य से, हमें आपको इसके बारे में सूचित करना पड़ रहा है ...
12. अपनी मदद की पेशकश करें
क्या मैं आपके लिए ऐसा करूँ ...?	क्या मैं कर सकता हूँ) ...?
आप चाहें तो मुझे खुशी होगी...	अगर आप चाहें तो मुझे खुशी होगी...
मुझे बताएं कि क्या आप चाहते हैं कि मैं...	अगर आपको मेरी मदद की जरूरत हो तो मुझे बताएं।
13. एक निर्धारित बैठक की याद दिलाना या प्रतिक्रिया की प्रतीक्षा करना
मैं करने के लिए उत्साहित हूँ ...	मैं आगे देख रहा हूँ,
आपसे से जल्दी सुनने की आशा में	मैं आपको फिर से कब सुन सकता हूं
अगले मंगलवार को मिलेंगे	आपसे अगले मंगलवार मिलते हैं
अगले गुरुवार को मिलते हैं	गुरुवार को आपसे मिलना
14. हस्ताक्षर
सधन्यवाद,	भवदीय…
आपका विश्वासी,	भवदीय आपका (यदि आप उस व्यक्ति का नाम नहीं जानते हैं)
सादर,	(यदि आप नाम जानते हैं)

3. पत्र बनाना - सूचना के लिए अनुरोध

एक पूछताछ पत्र तब भेजा जाता है जब आपको किसी उत्पाद या सेवा के बारे में अधिक विस्तृत जानकारी प्राप्त करने की आवश्यकता होती है जिसमें आप रुचि रखते हैं।

पत्र की शुरुआत में आपकी कंपनी का नाम और पता होना चाहिए, नीचे उस कंपनी का नाम होना चाहिए जिसके लिए आप आवेदन कर रहे हैं। आप निम्नलिखित मानक अभिव्यक्तियों का उपयोग करके पत्र का पाठ लिख सकते हैं।

1. एक आधिकारिक अपील, क्योंकि आप प्राप्तकर्ता से परिचित नहीं हैं।

प्रिय महोदय या महोदया, प्रिय Sirs

2. कंपनी के बारे में जानकारी के स्रोत का संकेत

आपके विज्ञापन (विज्ञापन) के संदर्भ में ...
आपके विज्ञापनों के संबंध में

आपके विज्ञापन (विज्ञापन) के संबंध में...
आपके विज्ञापन के संबंध में...

3. कृपया आवश्यक डेटा भेजें

क्या आप मुझे भेंज सकते हैं ...
क्या तुम मुझे भेज सकते हो

यदि आप कर सके तो मैं आपका आभारी रहूं गा ...
मैं आपका आभारी रहूंगा यदि आप...

क्या आप मुझे इसके बारे में कुछ जानकारी दे सकते हैं...
क्या आप मुझे इसके बारे में जानकारी दे सकते हैं...

क्या आप मुझे और विवरण भेज सकते हैं ...
क्या आप मुझे विस्तृत जानकारी भेज सकते हैं ...

4. अतिरिक्त प्रश्न

मुझे भी यह जानना चाहिए ...
मुझे भी यह जानना चाहिए ...

क्या आप मुझे बता सकते हैं कि क्या...
कृपया मुझे बताओ…

5. हस्ताक्षर

भवदीय, भवदीय, (यदि आप नाम नहीं जानते हैं)
भवदीय, (यदि आप नाम जानते हैं)

उदाहरण

केनेथ बेयर
2520 विज़िटा एवेन्यू
ओलंपिया, डब्ल्यूए 98501

जैक्सन ब्रदर्स
3487 23 वीं स्ट्रीट
न्यूयॉर्क, एनवाई 12009

12 सितंबर 2000

कल के "न्यूयॉर्क टाइम्स" में आपके विज्ञापन के संदर्भ में, क्या आप कृपया मुझे अपने नवीनतम कैटलॉग की एक प्रति भेज सकते हैं। मैं यह भी जानना चाहूंगा कि क्या ऑनलाइन खरीदारी करना संभव है।

आपका विश्वासी,

जॉन केफलाइन
प्रशासनिक निदेशक
अंग्रेजी सीखने वाले और कंपनी

4. एक पत्र बनाना - सूचना के अनुरोध का जवाब

जब कोई कंपनी अपने उत्पाद, उत्पाद या सेवा के बारे में विस्तृत जानकारी भेजने के अनुरोध के साथ एक पूछताछ पत्र प्राप्त करती है, तो प्रतिक्रिया पत्र में संभावित ग्राहक या भागीदार पर अनुकूल प्रभाव डालना बहुत महत्वपूर्ण है। एक विनम्र, अच्छी तरह से लिखा गया उत्तर निश्चित रूप से उस प्रभाव को बनाने में मदद करेगा।

1. अपील

2. ध्यान के लिए धन्यवाद

आपके पत्र के लिए धन्यवाद
आपके पत्र के लिए धन्यवाद…

हम आपको इस बारे में पूछने के लिए धन्यवाद देना चाहते हैं ...
हम आपकी रुचि के लिए धन्यवाद देना चाहते हैं ...

3. आवश्यक जानकारी प्रदान करना

हमें संलग्न करते हुए प्रसन्नता हो रही है...
हम निवेश करके खुश हैं ...

आपको प्राप्त होने वाला संलग्नक ...
संलग्न फाइल में आप पाएंगे...

हमें संलग्न करे ...
हम संलग्न करते हैं ...

4. अतिरिक्त प्रश्नों के उत्तर देना

हम आपको यह भी बताना चाहेंगे...
हम आपको इसके बारे में भी बताना चाहेंगे...

के बारे में आपके प्रश्न के संबंध में ... आपके प्रश्न के बारे में ...

के बारे में आपके प्रश्न (पूछताछ) के उत्तर में ... आपके प्रश्न का उत्तर ...

5. आगे उपयोगी सहयोग की आशा व्यक्त करना

हमे आगे देखने के लिए ...
हमे आशा हैं

तुम से सुनवाई
फिर से सुनेंगे

आपका आदेश प्राप्त करना
आप से एक आदेश प्राप्त करें।

हमारे ग्राहक (ग्राहक) के रूप में आपका स्वागत है
कि आप हमारे ग्राहक बनेंगे

6. हस्ताक्षर

याद रखें, किसी ऐसे व्यक्ति को संबोधित करते समय जिसे आप नहीं जानते हैं, जिसका नाम आप नहीं जानते हैं, नाम ज्ञात होने पर 'ईमानदारी से तुम्हारा' और 'ईमानदारी से तुम्हारा' लिखें।

सूचना के अनुरोध के जवाब का उदाहरण

जैक्सन ब्रदर्स
3487 23 वीं स्ट्रीट
न्यूयॉर्क, एनवाई 12009

केनेथ बेयर
प्रशासनिक निदेशक
अंग्रेजी सीखने वाले और कंपनी
2520 विज़िटा एवेन्यू
ओलंपिया, डब्ल्यूए 98501

12 सितंबर 2000

हमें अपने नवीनतम ब्रोशर को संलग्न करते हुए प्रसन्नता हो रही है। हम आपको यह भी सूचित करना चाहेंगे कि http://www.kefline.com पर ऑनलाइन खरीदारी करना संभव है।

हम अपने ग्राहक के रूप में आपका स्वागत करने के लिए उत्सुक हैं।

सादर,

5.पत्र बनाना-शिकायतें

पत्र में इस सेवा या उत्पाद के संबंध में सभी आवश्यक जानकारी होनी चाहिए। उत्पाद का पूरा नाम और विवरण, खरीद की तारीख या सेवा का संकेत आदि लिखें। आपका लक्ष्य अनावश्यक विवरणों के साथ पत्र को ओवरलोड किए बिना सभी विवरणों की व्याख्या करना है। इसके अलावा, समस्याओं को दूर करने के लिए अपनी इच्छाओं, शर्तों और शर्तों को इंगित करना आवश्यक है।

यह पत्र किसे संबोधित किया जाना चाहिए?

उत्पाद खरीदते समय या सेवाओं के प्रावधान के लिए एक अनुबंध का समापन करते समय, आपको एक ऐसे व्यक्ति का संपर्क पता या टेलीफोन नंबर प्राप्त होता है जो उत्पन्न होने वाली सभी कठिनाइयों को हल कर सकता है। आमतौर पर छोटी कंपनियों में इन मुद्दों को कंपनी के मालिक द्वारा तय किया जाता है। मध्य स्तर के संगठनों में - उनकी डिप्टी या वरिष्ठ प्रबंधन टीम। इन मुद्दों से निपटने के लिए बड़ी कंपनियों के पास आमतौर पर एक ग्राहक सेवा विभाग होता है।

एक पत्र के मुख्य भाग क्या हैं?

1 परिचय

संपर्क व्यक्ति का नाम
प्राप्तकर्ता का पूरा नाम (यदि ज्ञात हो)

शीर्षक, यदि उपलब्ध हो
कंपनी का नाम
कंपनी का नाम

उपभोक्ता शिकायत प्रभाग
ग्राहक सेवा विभाग

गली का पता
शहर (*): राज्य (*): पिन कोड
कम्पनी का पता

प्रिय (संपर्क व्यक्ति):

निवेदन

2. एक परिचय जिसमें खरीदे गए उत्पाद या सेवा की जानकारी होती है।

(1 जुलाई को), मैंने (खरीदा, पट्टे पर दिया, किराए पर लिया, या मरम्मत की थी) a (उत्पाद का नाम, सीरियल या मॉडल नंबर या प्रदर्शन की गई सेवा के साथ) (स्थान और लेन-देन के अन्य महत्वपूर्ण विवरण)।
1 जुलाई को, मैंने (खरीदा, किराए पर लिया, किराए पर लिया, मरम्मत की) (सीरियल नंबर या सेवा के प्रकार के साथ उत्पाद का पूरा नाम) ... (लेनदेन के बारे में और महत्वपूर्ण जानकारी इंगित की गई है)

मैं आपका ध्यान आपके ग्राहक सेवा अनुभाग की एक समस्या की ओर आकर्षित करने के लिए लिख रहा हूँ।
मैं आपका ध्यान ग्राहक सेवा विभाग की एक समस्या की ओर आकर्षित करने के लिए लिख रहा हूँ।

मैं आपके स्टाफ़ के एक सदस्य से मिले व्यवहार के बारे में यथासंभव कड़े शब्दों में शिकायत करना चाहता/चाहती हूं

मैं आपके कर्मचारी के मेरे साथ व्यवहार के बारे में अपनी शिकायतें व्यक्त करना चाहता हूं।

आज सुबह मुझे जो सामान मिला, उस पर मैं अपना गहरा असंतोष व्यक्त करने के लिए लिख रहा हूं।

आज सुबह मुझे जो भोजन मिला, उस पर मैं अपना असंतोष व्यक्त करने के लिए लिख रहा हूं।

मैं आपकी वेबसाइट से ऑनलाइन खरीदे गए उत्पाद की गुणवत्ता के बारे में शिकायत करने के लिए लिख रहा हूं।

मैं आपकी साइट पर ऑर्डर किए गए उत्पादों की गुणवत्ता पर अपना असंतोष व्यक्त करने के लिए लिख रहा हूं।

मैं आपके स्टाफ के एक सदस्य के नकारात्मक रवैये के संबंध में लिख रहा हूं।

मैं आपकी कंपनी के एक सदस्य के नकारात्मक रवैये के संबंध में लिख रहा हूं।

3. सामने आई समस्या का विवरण

दुर्भाग्य से, आपके उत्पाद (या सेवा) ने अच्छा प्रदर्शन नहीं किया है (या सेवा अपर्याप्त थी) क्योंकि (समस्या बताएं)। मैं निराश हूं क्योंकि (समस्या की व्याख्या करें: उदाहरण के लिए, उत्पाद ठीक से काम नहीं करता है, सेवा सही ढंग से नहीं की गई थी, मुझे गलत राशि का बिल दिया गया था, कुछ स्पष्ट रूप से खुलासा नहीं किया गया था या गलत तरीके से प्रस्तुत किया गया था, आदि)।
दुर्भाग्य से, आपका उत्पाद (सेवा) आवश्यक आवश्यकताओं को पूरा नहीं करता है, क्योंकि (समस्या इंगित की गई है)। मैं निराश हूं क्योंकि (स्थिति की व्याख्या की गई है: उदाहरण के लिए, डिवाइस अच्छी तरह से काम नहीं करता है, मुझे भुगतान के लिए गलत राशि के साथ प्रस्तुत किया गया था, कुछ समझाया नहीं गया था)

मेरे द्वारा ऑर्डर किए गए उपकरण अभी भी वितरित नहीं किए गए हैं, पिछले सप्ताह मेरे फोन कॉल के बावजूद यह कहने के लिए कि इसकी तत्काल आवश्यकता थी।

ऑर्डर किए गए उपकरण अभी भी वितरित नहीं किए गए हैं, इस तथ्य के बावजूद कि मैंने आपको पिछले सप्ताह पहले ही फोन किया था और कहा था कि इसकी तुरंत आवश्यकता है।

समस्या को हल करने के लिए, मैं इसकी सराहना करता हूं यदि आप कर सकते हैं (विशिष्ट कार्रवाई जो आप चाहते हैं-पैसा वापस, चार्ज कार्ड क्रेडिट, मरम्मत, विनिमय, आदि)। मेरे रिकॉर्ड की प्रतियां संलग्न हैं (रसीदों की प्रतियां, गारंटी, वारंटी, रद्द किए गए चेक, अनुबंध, मॉडल और सीरियल नंबर, और कोई अन्य दस्तावेज शामिल हैं)।

समस्या को हल करने के लिए, मैं आभारी रहूंगा यदि आप (अपनी आवश्यकताओं को इंगित करें: लौटाए गए पैसे, क्रेडिट, मरम्मत की गई, एक एक्सचेंज किया, आदि) दस्तावेजों की प्रतियां संलग्न हैं (रसीद, वारंटी कार्ड, रद्द किए गए चेक की प्रतियां संलग्न करें, अनुबंध और अन्य दस्तावेज।)

मैं आपके उत्तर और अपनी समस्या के समाधान के लिए तत्पर हूं, और उपभोक्ता संरक्षण एजेंसी या बेहतर व्यावसायिक ब्यूरो से सहायता मांगने से पहले (एक समय सीमा निर्धारित) होने तक प्रतीक्षा करूंगा। कृपया मुझे उपरोक्त पते पर या फोन द्वारा (घर और/या क्षेत्र कोड के साथ कार्यालय के नंबर) पर संपर्क करें।
मैं अपनी समस्या के समाधान के साथ आपके उत्तर की प्रतीक्षा कर रहा हूं और सहायता के लिए किसी उपभोक्ता संरक्षण संगठन से संपर्क करने से पहले (निर्दिष्ट समय सीमा निर्दिष्ट) तक प्रतीक्षा करूंगा। निम्नलिखित पते या फोन नंबर पर मुझसे संपर्क करें (पता और फोन नंबर दर्शाया गया है)

कृपया इस मामले से अविलंब कार्रवाई करें। मैं कल सुबह तक आपसे नवीनतम पर उत्तर की अपेक्षा करता हूँ।
कृपया इस समस्या का तत्काल समाधान करें। मैं कल सुबह के बाद आपके उत्तर की प्रतीक्षा कर रहा हूँ।

मैं पूर्ण धनवापसी पर जोर देता हूं अन्यथा मैं मामले को आगे ले जाने के लिए मजबूर हो जाऊंगा।
मैं खर्च की पूरी प्रतिपूर्ति पर जोर देता हूं, नहीं तो मजबूर हो जाऊंगा...

जब तक मैं इस सप्ताह के अंत तक माल प्राप्त नहीं कर लेता, मेरे पास अपना आदेश रद्द करने के अलावा कोई विकल्प नहीं होगा।
अगर मुझे यह आइटम सप्ताह के अंत तक प्राप्त नहीं होता है, तो मेरे पास अपना ऑर्डर रद्द करने के अलावा कोई विकल्प नहीं होगा।

मुझे आशा है कि आप इस मामले से शीघ्रता से निपटेंगे क्योंकि इससे मुझे काफी असुविधा हो रही है।
मुझे आशा है कि आप इस मामले से तुरंत निपटेंगे, क्योंकि इससे मुझे गंभीर असुविधा हो रही है।

4. पत्र का अंत

भवदीय, आपका

6 लेटरफॉर्मिंग - माफ़ी मांगना

एक शिकायत पत्र के जवाब में एक माफी पत्र भेजा जाता है। वर्तमान स्थिति के बारे में खेद, व्यक्तिगत चिंता व्यक्त करके शुरुआत करनी चाहिए। यह स्पष्ट करना आवश्यक है कि समस्या को ठीक करने और भविष्य में इसे दोहराने से बचने के लिए क्या कदम उठाए गए हैं/उठाए गए हैं। नीचे आपको माफी पत्र लिखते समय उपयोग किए जाने वाले कुछ वाक्यांश मिलेंगे

1. वर्तमान स्थिति की रिपोर्ट करने के लिए कृतज्ञता की अभिव्यक्ति

मामले/मुद्दे/समस्या को हमारे ध्यान में लाने के लिए धन्यवाद।
हमें इस मामले/मुद्दे की रिपोर्ट करने के लिए धन्यवाद।

आपने मुझे इस घटना के बारे में सलाह देने की सराहना की ...

आपका संदेश मेरे लिए बहुत महत्वपूर्ण है।

2. खेद की अभिव्यक्ति।

हमें यह जानकर बहुत अफ़सोस हुआ कि...
हमारे लिए इसके बारे में सुनना मुश्किल है ..

मुझे इस स्थिति के लिए बहुत खेद है ...
मुझे वर्तमान स्थिति के लिए बहुत खेद है।

3. क्षमायाचना

के लिए, हम माफी माँगते हैं ...
के लिए, हम माफी माँगते हैं ...

कृपया इसके लिए हमारी क्षमाप्रार्थी स्वीकार करें...
हमारी क्षमायाचना स्वीकार करें...

4. कंपनी के कार्यों की व्याख्या

कृपया आश्वस्त रहें कि हम...

निश्चिंत रहें हम...

आपको मेरा आश्वासन है कि...
मैं तुम्हें भरोसा देता हूं ...

हुई असुविधा की भरपाई के लिए...
हुई असुविधा की भरपाई के लिए...

हम इस मुद्दे को हल करने के लिए हर संभव प्रयास कर रहे हैं
हम समस्याओं को हल करने की पूरी कोशिश करते हैं

मैं आपको आश्वस्त कर सकता हूं कि ऐसा दोबारा नहीं होगा
मैं वादा करता हूं कि ऐसा दोबारा नहीं होगा

मैं इसे सुलझाने की कोशिश कर रहा हूं / समस्या को तात्कालिकता के रूप में हल करने की कोशिश कर रहा हूं।
मैं इस समस्या का तुरंत पता लगाने/समाधान करने की कोशिश कर रहा हूं

कृपया दोषपूर्ण सामान वापस करें, और हम आपको वापस कर देंगे / उनकी मरम्मत करेंगे / उन्हें बदल देंगे
कृपया दोषपूर्ण वस्तु को वापस करें और हम उसे वापस/मरम्मत/विनिमय करेंगे।

5. संयुक्त सहयोग के लिए महान महत्व की याद

हम आपके रिवाज को बहुत महत्व देते हैं

आपका सहयोग हमारे लिए बहुत महत्वपूर्ण है।

आपकी संतुष्टि हमारी प्राथमिकता है

7. अनुरोध पत्र

• अगर आप लिखते हैं मुखिया को- अत्यंत विनम्र रहें, खासकर यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं कि वह आपका नाम जानता है। सख्ती या तत्काल अनुरोध के अर्थ के साथ नीचे चिह्नित किसी भी निर्माण का उपयोग न करें। एक तटस्थ और बहुमुखी विकल्प होगा:
  मैं आभारी रहूंगा यदि...

अनुरोध, शैलीगत रूप से ऊंचा और सबसे विनम्र, में भी भाव होते हैं:

यदि यह आपके लिए कठिन नहीं है, तो कृपया दें...
क्या आप मुझे दे सकते हैं / मुझे दे सकते हैं ..., कृपया?

अगर यह आपको परेशान नहीं करता है, तो कृपया दें ...
क्या मैं आपको sth के लिए परेशान कर सकता/सकती हूं।/मुझे देने/देने के लिए ..., कृपया?

मुझ पर एक उपकार करो, क्या आप कृपया...
क्या आप मुझ पर एक एहसान कर सकते हैं और मुझे दे सकते हैं / मुझे दे सकते हैं…, कृपया?

शिष्टाचार से इंकार मत करो, दे दो, कृपया ...
क्या आप मुझे देंगे...?

कृपया, क्या आप कृपया...
क्या आप कृपया मुझे देंगे ... कृपया?

इसे काम मत समझो, दे दो, प्लीज,...
क्या आप मुझे दे सकते हैं / मुझे दे सकते हैं, .., कृपया?

• अगर आप लिखते हैं साथ काम करने वालाऔर वह आपका मित्र नहीं है, एक तटस्थ शैली चुनें - औपचारिक और अनौपचारिक के बीच।
  क्या तुम ..?

इस मामले में सुविधाजनक क्रिया "चाहते हैं" के साथ बनता है:

मैं पूछना चाहता हूं (चाहूंगा) ...
मैं चाहता हूँ (पूछने के लिए) आप...

मैं आपसे पूछना चाहता हूं (चाहूंगा) ...
क्या मैं आपसे पूछ सकता हूँ ...?

मैं आपसे यह पुस्तक मेरे लिए खरीदने के लिए कहना चाहता हूं।
क्या मैं आपसे यह पुस्तक मेरे लिए खरीदने के लिए कह सकता हूँ?

मैं आपसे रविवार को देश के घर जाने के लिए कहना चाहता हूं।
क्या मैं आपको इस रविवार को कंट्री हाउस जाने के लिए कह सकता हूं?

• अगर आप लिखते हैं अनजान पुरुष- विनम्र रहें।
  सोच रहा था कि अगर तुम ..?

मोडल क्रिया "मई" के साथ एक प्रश्नवाचक वाक्य में व्यक्त किए गए अनुरोध यहां सुविधाजनक होंगे:

क्या मैं आपसे पूछूँ ...?
क्या मैं आपको sth करने के लिए कह सकता हूँ?

क्या मैं आपसे पूछ सकता हूँ…?
क्या मैं आपको sth करने के लिए कह सकता हूँ?

क्या मैं आपसे पूछूँ ...?
क्या आप कृपया/कृपया sth करेंगे?

क्या मैं आपसे नहीं पूछ सकता...?
क्या आप संभवतः sth कर सकते हैं?

क्या मैं आपसे पूछूँ ...?
मैं बहुत बाध्य होता अगर...

आप ऐसा कर सकते हैं…?
क्या आप कर सकते हैं / कर सकते हैं?

तुम नहीं कर सकते…? क्या तुम…?
क्या तुम ...?

क्या आप कर सकते हैं…?
कर सकते हैं / कर सकते हैं ...?

नहीं कर सकते...?
क्या तुम ...?

क्या तुम…?
क्या तुम ...? क्या तुम ...?

• अगर आप लिखते हैं दूसरी कंपनी का कर्मचारी- शैली इस बात पर निर्भर होनी चाहिए कि आप उससे परिचित हैं या पहली बार आवेदन कर रहे हैं।
  मैं आभारी रहूंगा यदि...(अजनबी को)
  क्या तुम ..?(दोस्त बनाना)

कणों के साथ एक पूछताछ वाक्य द्वारा व्यक्त अनुरोध "होगा", "होगा", "क्या" यहां मदद कर सकता है:

आपके लिए मुश्किल नहीं है...? क्या यह आपको परेशान नहीं करेगा ...?
क्या आप sth करने का मन करेंगे?
आपके लिए मुश्किल नहीं है...? क्या यह आपको परेशान नहीं करेगा ...?
क्या आप (संभवतः)... कृपया?

• अगर आप लिखते हैं अपने अधीनस्थ को,जिन्होंने किसी भी निर्देश का पालन नहीं किया, तो अनुरोध की शैली सख्त हो सकती है:
  क्या मैं आपसे पूछ सकता हूँ ..?(ठंडा अनुरोध)

इसके अलावा, जानबूझकर गंभीरता के स्पर्श के साथ एक अनुरोध वाक्यांश द्वारा व्यक्त किया जा सकता है:

बहुत (दृढ़ता से, दृढ़ता से) मैं आपसे (आप) पूछता हूं ...
क्या आप..., कृपया...? क्या आप कृपया कर सकते हैं...? करो ... मैं इसकी बहुत सराहना करूंगा यदि आप कर सकते हैं / कर सकते हैं ...

8. भुगतान का अनुरोध पत्र

अवैतनिक बिलों के बारे में अपने पहले पत्रों में, आपको अत्यंत विनम्र होना चाहिए - उनमें यह विचार नहीं होना चाहिए कि आपका साथी भुगतान नहीं करना चाहता है।
यदि आपको भुगतान के अनुरोध के साथ पत्रों की एक श्रृंखला लिखने के लिए मजबूर किया जाता है, तो प्रत्येक बाद वाले को और अधिक दृढ़ बनाया जा सकता है, लेकिन विनम्रता की सीमा के भीतर रहें।

उदाहरण

हमारे रिकॉर्ड के अनुसार, आपके खाते में अभी भी $4,500 की राशि बकाया है।

हमें विश्वास है कि हमारी सेवा आपकी संतुष्टि के लिए थी, और हम इस मामले को जल्द से जल्द हल करने में आपके सहयोग की सराहना करेंगे।

पर मैंने आपको आपकी कंपनी के अवैतनिक खाते के बारे में लिखा, जिसकी राशि $4,500 है।

हम आपको याद दिला दें कि यह राशि अभी भी बकाया है। हम बिना किसी देरी के पूर्ण निपटान में बैंक हस्तांतरण प्राप्त करने के लिए आभारी होंगे।

मैं आपके खाते पर अतिदेय भुगतान के बारे में अपने पिछले ईमेल की ओर आपका ध्यान आकर्षित करना चाहता हूं। हमें इस बात की बहुत चिंता है कि इस मामले पर अभी तक आपका ध्यान नहीं गया है।

स्पष्ट रूप से, इस स्थिति को जारी रखने की अनुमति नहीं दी जा सकती है, और हमें विश्वास है कि आप अपने खाते का निपटान करने के लिए तत्काल कार्रवाई करने का आग्रह करते हैं।

मेरे ईमेल के बाद मुझे आपको सूचित करना होगा कि हमें अभी भी $ 4,500 की बकाया राशि का भुगतान नहीं मिला है। जब तक हमें सात दिनों के भीतर भुगतान प्राप्त नहीं हो जाता, हमारे पास पैसे की वसूली के लिए कानूनी कार्रवाई करने के अलावा कोई विकल्प नहीं होगा।

इस बीच, आपकी मौजूदा क्रेडिट सुविधाओं को निलंबित कर दिया गया है।

9.मीटिंग रिपोर्ट

बैठक की रिपोर्ट में 4 भाग होते हैं:
परिचय - परिचय (रिपोर्ट का विषय, इसे किसने लिखा और किसके अनुरोध पर)
पृष्ठभूमि - प्रारंभिक डेटा (मौजूदा स्थिति, समस्या का सामान्य विवरण)
निष्कर्ष - प्राप्त डेटा (स्थिति को विकसित करने, समस्या को हल करने के संभावित तरीके)
निष्कर्ष, सिफारिशें - निष्कर्ष और सिफारिशें

नमूना बैठक रिपोर्ट

विषय: लागत में कटौती के उपाय
जैसा कि 18 अप्रैल की बोर्ड बैठक में अनुरोध किया गया था, मेरी रिपोर्ट यह है। पूरी रिपोर्ट एक Word दस्तावेज़ के रूप में संलग्न है, लेकिन मैंने नीचे एक संक्षिप्त सारांश लिखा है।

परिचय
रिपोर्ट का उद्देश्य कंपनी भर में लागत कम करने के तरीकों का सुझाव देना है। यह पिछले महीने विभिन्न विभागों द्वारा मुझे भेजे गए आंकड़ों पर आधारित है। मैंने रिपोर्ट को तीन खंडों में विभाजित किया है: पृष्ठभूमि, निष्कर्ष और सिफारिशें।

पृष्ठभूमि
जैसा कि संलग्न दस्तावेज़ में तालिका 1 में देखा जा सकता है, हमारे उत्पादों की मांग पिछले वर्ष की तुलना में गिर रही है, और बिक्री और लाभ दोनों नीचे हैं। इससे ऐसी स्थिति पैदा हो गई है जहां लागत में कटौती के उपाय आवश्यक हैं।

जाँच - परिणाम

तीन मुख्य क्षेत्र हैं जहां लागत में कमी संभव है:

• विपणन बजट बहुत अधिक है। जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, बिक्री कम हो रही है, लेकिन हम अभी भी पत्रिका विज्ञापन और स्ट्रीट पोस्टर पर बड़ी रकम खर्च कर रहे हैं। यह उचित नहीं है।
• उत्पादन लागत भी अधिक है। रिपोर्ट में तालिका 2 में कहा गया है कि कच्चे माल की लागत पिछले वर्ष की तुलना में 12% बढ़ी है। हमें इन्हें नीचे लाने का रास्ता खोजना होगा।
• हमें कम संख्या में प्रशासनिक कर्मचारियों को भी बर्खास्त करना पड़ सकता है, जो बहुत अलोकप्रिय होगा। आगे बढ़ने के तरीके के बारे में सुझावों के लिए पूरी रिपोर्ट का खंड 4.2 देखें।

सिफारिशों
अंत में, मेरा सुझाव है कि कंपनी को वर्ष के अंत तक लागत में उल्लेखनीय कटौती करने में सक्षम होना चाहिए। मेरी विशिष्ट सिफारिशें इस प्रकार हैं:

1. विपणन विभाग 10% या 15% के विज्ञापन बजट में कटौती करेगा।
2. उत्पादन विभाग सामग्री लागत को कम करने के लिए विभिन्न आपूर्तिकर्ताओं का उपयोग करने के अवसरों की पहचान करेगा।
3. स्थिति बिगड़ने की स्थिति में सीमित संख्या में नौकरियों में कटौती की संभावना की जांच करने के लिए प्रधान कार्यालय।

कृपया पूरी रिपोर्ट पर एक नज़र डालें और मुझे नवीनतम 2 जून तक अपनी टिप्पणी दें। इसके बाद 16 जून को होने वाली बैठक के लिए सभी विभागीय प्रबंधकों को समय पर परिचालित किया जाएगा। कृपया बेझिझक मुझसे संपर्क करें यदि आपके कोई प्रश्न हैं।

10. इलेक्ट्रॉनिक अक्षरों के डिजाइन की विशेषताएं (ई-मेल)

विभिन्न मुद्दों पर विभिन्न संगठनों के प्रतिनिधियों के बीच इलेक्ट्रॉनिक मेल संचार का मुख्य रूप बन गया है। ईमेल द्वारा संचार करते समय इन दिशानिर्देशों का पालन करें:

1. अभिभाषक की अच्छी तरह कल्पना करें। लेखन शैली इस बात पर निर्भर करेगी कि आप किसे लिखते हैं। रिश्ता जितना करीब होगा, औपचारिकताएं उतनी ही कम होंगी।
2. अपने संदेश को यथासंभव संक्षिप्त और स्पष्ट रखें। यह नियम सभी प्रकार के व्यावसायिक संचार पर लागू होता है, लेकिन ई-मेल के लिए यह सबसे अधिक प्रासंगिक हो जाता है, क्योंकि किसी शीट से मॉनिटर से जानकारी प्राप्त करना अधिक कठिन होता है। अपने प्राप्तकर्ता को भी संक्षेप में उत्तर देने की अनुमति दें। उदाहरण के लिए, "मुझे बताएं कि आप क्या सोचते हैं" लिखने के बजाय, इस तरह के प्रश्न को रखना बेहतर है: "क्या दोपहर 3 बजे या शाम 5 बजे आपके लिए सबसे अच्छा है?"
3. विषय क्षेत्र को भरा जाना चाहिए ताकि यह स्पष्ट रूप से पत्र के मुख्य विचार को दर्शाता हो।
4. मानक पत्राचार के लिए अभिवादन (प्रिय महोदय / महोदया) की आवश्यकता नहीं है, लेकिन व्यावसायिक पत्रों में यह अतिश्योक्तिपूर्ण नहीं होगा।
5. पहले शब्दों में, आपको यह तैयार करने की आवश्यकता है कि आप एक पत्र क्यों लिख रहे हैं: आप उत्तर देते हैं, अपॉइंटमेंट लेते हैं या किसी चीज़ के संबंध में अपने विचार व्यक्त करते हैं। उदाहरण के लिए: मैं आपके पत्र दिनांक 15 जनवरी 2007 का उत्तर दे रहा हूँ जहाँ आपने व्यावसायिक लेखन पर हमारे स्प्रिंग पाठ्यक्रमों के बारे में जानकारी मांगी थी।
6. यदि आप किसी ईमेल में बड़े अक्षर से कोई शब्द शुरू करते हैं, तो इसका मतलब है कि आप इसे सबसे महत्वपूर्ण बिंदु के रूप में हाइलाइट करना चाहते हैं।
7. प्रत्येक पंक्ति की लंबाई 65 वर्णों से अधिक नहीं होनी चाहिए, अन्यथा किसी अन्य कंप्यूटर पर पत्र पढ़ते समय पाठ विकृत हो सकता है।
8. पत्र अच्छी तरह से संरचित होना चाहिए - परिचय, मुख्य भाग (तथ्य) और निष्कर्ष।
9. किस (इसे छोटा और सरल रखें)। याद रखें कि आपके प्राप्तकर्ता को शायद एक दिन में दस पत्र मिलते हैं - यह उसका समय बचाने के लायक है।
10. "आईएमएचओ" (इन माई ईमानदार ओपिनियन) जैसे रोजमर्रा के पत्राचार के विशिष्ट मानक संक्षिप्ताक्षरों का उपयोग भी हतोत्साहित किया जाता है।
11. पत्र को ध्यान से देखें, इसे भेजने के बाद इसे बदलना या हटाना संभव नहीं है।
12. पत्र के मुद्रित होने की स्थिति में, पत्र के अंत में वापसी ईमेल पता और प्रेषक का नाम लिखना बेहतर है।
13. ई-मेल संचार में सक्रिय सहभागिता शामिल है, इसलिए, यदि आपको कोई ऐसा ई-मेल प्राप्त होता है जिसका आप तुरंत जवाब नहीं दे सकते हैं, तो आपको पत्र की प्राप्ति और पूर्ण प्रतिक्रिया भेजने के अनुमानित समय के बारे में एक संदेश भेजना चाहिए।

11. अनौपचारिक ई-मेल लिखना

एक अनौपचारिक पत्र में भी, आपको विनम्र रहना चाहिए और पत्र को समझने योग्य और अच्छी तरह से संरचित करने का प्रयास करना चाहिए।

मुख्य बिंदुओं का अनुशंसित क्रम इस प्रकार है:
1. मैत्रीपूर्ण अभिवादन
2. पिछले संपर्क का धन्यवाद या अन्य उल्लेख
3. पत्र या समस्या का सबसे महत्वपूर्ण बिंदु
4. अन्य महत्वपूर्ण बिंदु
5. कम महत्वपूर्ण बिंदु
6.भविष्य के संपर्क के लिए आशा व्यक्त करना
7. पूर्णता (इच्छाएं और हस्ताक्षर)

उदाहरण:
हैलो, इलिय
हमारी बैठक का एजेंडा भेजने के लिए धन्यवाद।
मुझे डर है कि मैं 8:00 की शुरुआत नहीं कर पाऊंगा। ट्रेन कनेक्शन दिन के उस समय बहुत मुश्किल हो सकता है।
क्या 9:00 बजे शुरू करना संभव होगा? इसका मतलब है कि हम 16:00 के बजाय 17:00 बजे समाप्त करेंगे। कृपया मुझे बताएं कि क्या यह आपके लिए एक समस्या है।
यपु ने मुझे व्यवहार्यता रिपोर्ट भेजने के लिए कहा और मैं इसे यहां संलग्न कर रहा हूं। कृपया ध्यान दें कि यह अभी अंतिम मसौदे में नहीं है और कुछ गलतियाँ हो सकती हैं।
मैं अगले सप्ताह आपसे मिलने के लिए बहुत उत्सुक हूं।
सादर, Jacqui

12. छुट्टियाँ मुबारक

छुट्टियों से पहले, अक्सर सवाल उठता है - व्यापार भागीदारों और ग्राहकों को बधाई देना या न देना। बधाई न देने से बधाई देना हमेशा बेहतर होता है, क्योंकि बधाई देते समय, आप यह कर सकते हैं:
1. मौजूदा ग्राहकों / भागीदारों के साथ संबंध मजबूत करें
2. नए ग्राहकों को आकर्षित करें
3. पुराने ग्राहकों को याद दिलाएं कि आप मौजूद हैं
4. अपने सबसे वफादार ग्राहकों की सराहना करें

हालांकि, यह तय करते समय कि किस छुट्टी पर बधाई दी जाए, चालू वर्ष के लिए राष्ट्रीय और धार्मिक छुट्टियों की सूची में इसके बारे में पूछताछ करना बेहतर है।

यदि आप इस बारे में संदेह में हैं कि आपका व्यावसायिक भागीदार वास्तव में क्या मना रहा है, तो सरलता से लिखें मेरी छुट्टियाँ.

बधाई कब भेजें?बाद में जल्दी से बेहतर। अपने पोस्टकार्ड को छुट्टियों से पहले आने देना बेहतर है और बधाई के ढेर में गायब होने की तुलना में पहले में से एक पर ध्यान दिया जाए, जो कि, इसके अलावा, शायद छुट्टियों के बाद सुलझा लिया जाएगा।

12. बधाई कैसे लिखें:

अंग्रेजी में बधाई रूसी की तुलना में अलग तरह से संरचित है। नीचे कुछ अभिवादन के नमूने दिए गए हैं जिन्हें आप अपनी स्थिति के आधार पर संशोधित कर सकते हैं।

साल के इस खुशी के समय में, हम आपके साथ अपने काम के लिए आभारी हैं। हम आशा से भरे नए साल में आपके लिए प्रचुरता, खुशी और शांति की कामना करते हैं। छुट्टियों की शुभकामनाएं!

मुझे आशा है कि आपके और आपके सभी सहकर्मियों, परिवार और दोस्तों के पास खुशी और अर्थ से भरा एक प्यारा छुट्टी का मौसम होगा। मंगलमय नव वर्ष की हार्दिक शुभकामनाएं।

इस साल आपके साथ काम करके बहुत अच्छा लगा। हम आपको छुट्टियों की शुभकामनाएं और नया साल मुबारक हो!

जैसे ही वर्ष समाप्त होता है, हम उन सभी के बारे में सोचते हैं जिनके लिए हम आभारी हैं। आपके साथ हमारा रिश्ता एक ऐसी चीज है जिसे हम संजोते हैं। आप की सेवा करने के अवसर के लिए धन्यवाद। हम आपको क्रिसमस की शुभकामनाएं और नए साल में ढेर सारी सफलता की कामना करते हैं।

चूंकि इस छुट्टियों के मौसम में उपहार दिए जाते हैं और प्राप्त किए जाते हैं, मैं आपको जानने के उपहार के बारे में सोचता हूं। आपके साथ काम करने की खुशी के लिए धन्यवाद। छुट्टियों की शुभकामनाएं!

इस साल मुझे आपके साथ काम करने का मौका देने के लिए धन्यवाद। यह मेरे लिए सम्मान और मूल्यवान अनुभव रहा है। मैं आपको हनुक्का की शुभकामनाएं देता हूं और सभी अच्छी चीजों से भरा नया साल चाहता हूं।

क्रिसमस की बधाई! मुझे आशा है कि आपके पास एक छुट्टी है जो आपके दिल को खुशी से भर देती है!

विदेशियों से निपटने में एक महत्वपूर्ण स्थान है अंग्रेजी में व्यापार पत्राचार... किसी व्यक्ति का करियर, निवास स्थान और आगे का भाग्य अक्सर उस पर निर्भर करता है। इसलिए, आपको इस बात पर पर्याप्त ध्यान देना चाहिए कि व्यावसायिक पत्राचार को सही तरीके से कैसे लिखा जाए।

1. व्याकरणिक और शैलीगत त्रुटियों के लिए अपने पत्रों की जाँच करें। सबमिट करने या प्रिंट करने से पहले कृपया इसे पूरी तरह से दोबारा पढ़ें। यदि संदेश कई लोगों द्वारा भेजा गया है, तो सभी को इसे ध्यान से पढ़ने दें। स्वचालित ऑनलाइन सेवाओं की मदद से भी जांच करें, जिनमें से सिद्धांत रूप में, एमएस वर्ड के नवीनतम संस्करण भी "वर्तनी जांच" विकल्प सक्षम होने पर अलग-अलग शब्दों की जांच करने का अच्छा काम करते हैं। लेकिन ऑनलाइन सेवाएं कभी-कभी गलत तरीके से वाक्यों का निर्माण करने जैसी त्रुटियों का पता लगाने में सक्षम होती हैं।

1. केवल पारंपरिक व्यावसायिक पत्राचार का उपयोग करें। काला रंग और पढ़ने में आसान टेक्स्ट का आकार। आम तौर पर स्वीकृत फ़ॉन्ट टाइम्स न्यू रोमन है जिसमें किनारों के साथ सेरिफ़ हैं ताकि इसे पढ़ना आसान हो सके। अंतिम उपाय के रूप में (वेब ​​पृष्ठों के लिंक का उपयोग करके), URL को नीले रंग में हाइलाइट करें। आपको स्पष्ट रूप से लाल रंग के विभिन्न रंगों का उपयोग नहीं करना चाहिए, जो खतरे का संकेत देता है और अवचेतन रूप से जलन पैदा करता है। जबकि अन्य रंग सफेद पृष्ठभूमि के खिलाफ मुश्किल से खड़े हो सकते हैं, और यह आंखों को पढ़ने के लिए थका देने वाला है।

1. आप चित्र, तस्वीरें, चित्र और अन्य ग्राफिक्स तभी सम्मिलित कर सकते हैं जब आप पूरी तरह से सुनिश्चित हों कि यह आवश्यक है, व्यापार पत्राचार की बारीकियों को ध्यान में रखते हुए। अन्यथा, ग्राफिक सामग्री अलग शीट पर संलग्न हैं।

1. जटिल वाक्यों या यौगिक क्रिया काल के बिना, स्पष्ट रूप से और समझदारी से लिखें। इस नियम का अपवाद पत्र के विभिन्न वर्गों के लिए मानक परिचयात्मक वाक्यांश हैं। लेकिन जब आप मुद्दे पर पहुंचें, तो अत्यधिक वाक्पटुता बंद कर दें। यदि आप पिछले अर्थ को स्पष्ट रूप से संरक्षित करते हुए वाक्य से कुछ शब्द हटा सकते हैं, तो ऐसा करना बेहतर है। उन पूर्वसर्गों को हटा दें जो आसन्न क्रियाओं और संज्ञाओं के अर्थ को नहीं बदलते हैं। या अन्य शब्दों का प्रयोग करें जो सार में समान हैं, लेकिन पूर्वसर्गों की आवश्यकता नहीं है।

1. जाने-माने सहकर्मियों और भागीदारों के साथ संवाद करते समय भी, आपको व्यापार शैली का पालन करें ... यदि आप वार्ताकार की पत्नी और बच्चों के स्वास्थ्य में रुचि रखते हैं, तो भी शालीनता के सभी नियमों के अनुसार इसे विनम्रता से करें। अभिवादन "नमस्कार" के स्थान पर आपको "नमस्कार" का प्रयोग अवश्य करना चाहिए। शब्दजाल, अस्पष्ट स्थानीय बोलियों जैसे ऑस्ट्रेलियाई, चुटकुले और व्यक्तिगत टिप्पणियों का उपयोग अनुचित है। हर चीज़ व्यापार पत्राचार के लिए अंग्रेजी वाक्यांशव्यवसाय या कॉर्पोरेट वातावरण से संबंधित होने की भावना पैदा करनी चाहिए।

1. विस्मयादिबोधक चिह्नों का प्रयोग न करें। वे व्यावसायिक पत्रों में अजीब लगते हैं। और अगर उनमें से बहुत सारे हैं, तो उनका भी अवमूल्यन किया जाता है - अभिभाषक विस्मयादिबोधक को कुछ महत्वपूर्ण के रूप में देखना बंद कर देता है। लेकिन वह प्रेषक के बारे में एक अनपढ़ या असंस्कृत व्यक्ति के रूप में एक राय जरूर बनाएगा।

1. अल्पता बुद्धि की आत्मा है। ऐसा माना जाता है कि एक अच्छे व्यावसायिक पत्र में कम से कम 5 वाक्य होने चाहिए ताकि वह बहुत अशिष्ट न लगे। क्या यह अधिक लिखने लायक है यह पूरी तरह से दबाव की आवश्यकता पर निर्भर करता है। संक्षिप्त लिखने की इच्छा शब्दों, वाक्यों और अनुच्छेदों पर भी लागू होती है। लेकिन ई-मेल में, मंचों पर या स्मार्टफोन उपयोगकर्ताओं के बीच उपयोग किए जाने वाले संक्षिप्ताक्षर और परिवर्णी शब्द अनुपयुक्त हैं। अंग्रेजी या रूसी में व्यावसायिक पत्राचार भी इमोटिकॉन्स से रहित है।

1. सक्रिय क्रिया निष्क्रिय क्रिया से बेहतर है। यह विभिन्न रूपों में क्रियाओं के उपयोग पर लागू होता है। निष्क्रिय को त्यागना बेहतर है, जिसे रूसी में निष्क्रिय आवाज कहा जाता है। वे। लिखना - जॉन ने मुझे पत्र भेजा, इसके बजाय पत्र जॉन द्वारा भेजा गया था। सोचना सक्रिय विषय द्वारा कार्रवाई कर रहा है।

अंग्रेजी में व्यावसायिक पत्राचार के सामान्य नियम

अंग्रेजी कई देशों में विभिन्न संस्कृतियों और रीति-रिवाजों के साथ लिखी जाती है। यह समझने के लिए कि अंतर कितने महान हैं, यह बोली या की बारीकियों से खुद को परिचित करने के लिए पर्याप्त है।

क्या मुझे क्रियाओं के संक्षिप्त रूपों का उपयोग करना चाहिए जैसे मैं हूँ के बजाय मैं हूँ? सिद्धांत रूप में, इसकी अनुमति है, बहुत ही कठबोली अभिव्यक्तियों "जाने वाला" और "चाहना" को छोड़कर। लेकिन सब कुछ थोड़ा बेहतर होगा यदि आप इस तरह के वाक्यांशों के पूर्ण रूपों को अलग-अलग शब्दों में लिखने के लिए बहुत आलसी नहीं हैं।

राष्ट्रीय और क्षेत्रीय अंतरों को ध्यान में रखना अनिवार्य है, लेकिन यह शब्दावली की तुलना में शैली से अधिक संबंधित है। स्थानीय निवासियों के लिए अंग्रेजी विदेशी होने पर भी व्यावसायिक स्वर या सामान्य शिष्टाचार नियम भिन्न होते हैं। फिर भी, लोग अपेक्षा करते हैं कि कोई विदेशी स्थानीय शिष्टाचार का पालन करे। इसके बाद, हम दुनिया के सबसे बड़े क्षेत्रों पर विचार करेंगे।

1. ग्रेट ब्रिटेन, जर्मनी, उत्तरी यूरोप के अन्य देश जर्मनिक समूह की भाषाएं बोलते हैं। यहां शिष्टाचार ब्रिटिश परंपरा के सबसे करीब है। यह अंग्रेजी में एक क्लासिक व्यावसायिक पत्राचार है, जिसके उदाहरण इस लेख में दिए गए हैं। एक मामूली मध्यम शैली में, एक निश्चित विनम्रता की आवश्यकता होती है, संक्षिप्त और समझने योग्य, अक्सर मानक। नियम "नहीं" है - भाषण को मना करना बेहतर है जो संदेह पैदा करता है, और बहुत अधिक नहीं लिखता है। थोड़ा गूढ़ वाक्यांश जैसे "क्या आपके पास प्रश्न हैं", "मैं आपके प्रयासों की सराहना करूंगा", "कृपया संकोच न करें" उपयुक्त हैं। मूल रूप से, कल्पना करें कि आप उस कॉलेज में हैं जहाँ हैरी पॉटर ने पढ़ाई की है।

1. संयुक्त राज्य अमेरिका, कुछ हद तक कनाडा, ऑस्ट्रेलिया और न्यूजीलैंड। परंपरागत रूप से, अप्रवासी राज्य सरल संचार के आदी हो गए हैं। विनम्र वाक्यांशों की आवश्यकता तभी होती है जब वरिष्ठ सहयोगियों या महत्वपूर्ण अधिकारियों के साथ संवाद करते हैं जो मानव नियति तय करते हैं। अन्य मामलों में आपको सार को स्पष्ट और स्पष्ट रूप से बताने की आवश्यकता है ... मौखिक निर्माण का उपयोग करना चाहिए, चाहिए, कर सकता है और अवांछनीय हो सकता है।

1. एशियाई देश - चीन, जापान, कोरिया, भारत, ईरान, अरब। पते के सबसे विनम्र रूपों का यहां स्वागत है, कुछ सेवाशीलता और लंबी शब्दावली तक। खासकर अपरिचित लोगों से संवाद करते समय, नए संपर्क बनाते हुए। यह उन वाक्यांशों का उपयोग करने के लायक है जो संबोधित करने वाले की व्यस्तता, उसकी ओर से खर्च किए गए प्रयास और समय के बारे में आपकी चिंता पर जोर देते हैं। उदाहरण के लिए: "मुझे आशा है कि यह पत्र आपको अच्छी तरह से मिल गया है", "मुझे आपको परेशान करने के लिए खेद है", "क्या मैं आपका कुछ समय ले सकता हूं"। इससे दक्षिण और पूर्वी एशिया के लोगों पर अच्छा प्रभाव पड़ता है।

1. अफ्रीका और दक्षिण अमेरिका। भूमध्य रेखा के दूसरी ओर और उसके करीब, वे अधिक जीवंत, पारिवारिक शैली के अभ्यस्त हो गए। लेकिन बहुत अशिष्टता और परिचित के बिना। यह पूछना अच्छा होगा कि कोई परिचित साथी या सहकर्मी कैसा कर रहा है, क्या उसका परिवार अच्छा कर रहा है। दूसरे व्यक्ति के निजी जीवन में मध्यम रुचि मधुर संबंध बनाने में मदद करती है।

अंग्रेजी में एक व्यावसायिक पत्र की संरचना

• प्रवर्तक का नाम या संगठन का नाम, ऊपरी बाएँ कोने में पते के साथ।
• प्राप्तकर्ता का नाम या संस्था का नाम - एक रिक्त पंक्ति के बाद।
• प्राप्तकर्ता का पता - पिछले डेटा के बाद एक रिक्त रेखा को छोड़ना, आमतौर पर कई लाइनें लेता है।
• प्रस्थान तिथि - नीचे या ऊपरी दाएं कोने में 1-3 पंक्तियाँ।
• मुख्य पाठ पृष्ठ के केंद्र में है।
• कृतज्ञता और अभिवादन - बिना लाइन गैप के या पत्र के "बॉडी" के बाद गैप के साथ।
• हस्ताक्षर।
• लेखक का नाम या जमा करने वाले संगठन का नाम।
• पाठ के प्रवर्तक की स्थिति।

आपको नए ब्लॉक या पैराग्राफ की शुरुआत को इंडेंट करने की आवश्यकता नहीं है। मुख्य पाठ को अर्थ के अनुसार और पढ़ने में आसानी के लिए भागों में विभाजित किया गया है।

आमतौर पर, पाठ में निम्नलिखित भाग होते हैं:

• अभिवादन;
• मुख्य संदेश;
• एक विषय बंद करना;
• वार्ताकार को विदाई।

प्रत्येक संरचनात्मक भाग को एक नई लाइन पर शुरू करने की सलाह दी जाती है। एक अच्छी तरह से संरचित संदेश पढ़ना आसान है, अर्थ समझना आसान है। यदि आपको एक या दो पृष्ठों में फ़िट होने की आवश्यकता है तो एकमात्र समस्या स्थान की बचत है। अधिक बार यह आवश्यकता तब उत्पन्न होती है जब पत्र कागज पर छपाई के लिए होता है। ईमेल में कोई लंबाई सीमा नहीं है, और पाठक सुविधा सबसे पहले महत्व रखती है।

क्या आपको सूचियों का उपयोग करना चाहिए? हां, अगर वे इसे समझना आसान बनाते हैं या आपको उत्तर के रूप में एक विकल्प चुनने की अनुमति देते हैं। शिष्टाचार के सभी नियमों के अनुसार एक लंबा संदेश लिखने की तुलना में सूची से केवल संख्या इंगित करके उत्तर देना बहुत आसान है। एक व्यस्त व्यक्ति जिसके लिए आप बहुत महत्वपूर्ण नहीं हैं, वह बस जवाब नहीं दे सकता है यदि वार्ताकार के साथ समझाने में लंबा समय लगता है।

यह सलाह दी जाती है कि जल्दी से पत्र लिखने का कारण बताएं कि आप क्या चाहते हैं, आप किस तरह की प्रतिक्रिया की उम्मीद करते हैं। इससे यह संभावना भी बढ़ जाती है कि पाठ अंत तक पढ़ा जाएगा, और उत्तर बिंदु तक होगा। लंबे, अस्पष्ट संदेश को सीधे कूड़ेदान में न फेंके। यह दूसरी बात है कि यदि वार्ताकार आपका एक अच्छा मित्र है, जो शायद पढ़ेगा और उत्तर देगा। इस मामले में, कुछ स्वतंत्रता की अनुमति है।

संदेश और अभिवादन

चूंकि अंग्रेजी में कोई लिंग नहीं है, इसलिए अंतिम नाम से यह बताना असंभव है कि व्यक्ति किस लिंग का है। आप नाम से समझ सकते हैं, लेकिन यह अभी भी लिंग के स्पष्ट संकेत के साथ संभालने की प्रथा है। पारंपरिक शिष्टाचार के अनुसार, यह किसी भी तरह के अलैंगिक उपचार से बहुत बेहतर है जो जल्द ही संभव है और ट्रांसजेंडर लोगों की बढ़ती संख्या के कारण फैलता है।

यदि पत्राचार के प्राप्तकर्ता का नाम ज्ञात है, तो इसे आमतौर पर निम्नानुसार संबोधित किया जाता है:

• प्रिय श्री - एक आदमी (श्रीमान) के लिए;
• प्रिय श्रीमती - एक विवाहित महिला (मालकिन) को;
• प्रिय सुश्री - एक अविवाहित लड़की (मिस) को।

यदि यह ज्ञात नहीं है कि प्राप्तकर्ता का नाम क्या है, प्रिय महोदय, पुरुषों को, प्रिय महोदया, महिलाओं को। एक अज्ञात लिंग के साथ, दोनों विकल्पों को उनके बीच एक स्लैश के साथ रखा जाता है - प्रिय महोदय / महोदया। एक महिला की समझ से बाहर की स्थिति बाध्य करती है अविवाहित की तरह व्यवहार किया जाए ... एक सम्मानित समाज में, शादी की अंगूठी की अनुपस्थिति यह मानने का कारण देती है कि यह व्यक्ति विवाहित नहीं है। लिखित पत्राचार में भी, डिफ़ॉल्ट रूप से, एक महिला विवाह बंधन से मुक्त होती है।

उन लोगों से संपर्क करें जिन्हें आप नाम से जानते हैं, बिना उपनाम के। उदाहरण के लिए, "प्रिय जॉन" या "प्रिय मैरी"।

मुख्य पाठ

फिर आपको संक्षेप में पत्र लिखने का कारण बताना चाहिए, भविष्य के विषय को सूचित करना चाहिए या पिछले संपर्कों को स्मृति में अद्यतन करना चाहिए।

सामान्य परिचयात्मक वाक्यांश इस तरह दिखते हैं:

• मैं सूचित/पुष्टि/पूछताछ करने के लिए लिख रहा हूँ;
• मैं आपसे संपर्क कर रहा हूँ;
• आपके अनुरोध के जवाब में (या उसके अनुसार);
• के बारे में आपके प्रश्न के उत्तर में - एक प्रश्न के उत्तर में;
• हमारी बैठक के आगे (फिर पिछली बैठक का समय इंगित करें);
• आपके पत्र / टेलीफोन वार्तालाप के संदर्भ में (पत्राचार या टेलीफोन कॉल के आने की तिथि आगे है);

एक संक्षिप्त आभार चोट नहीं पहुंचाएगा, अगर इसके लिए कुछ है। फिर यह संदेश के केंद्र में आने का समय है, खासकर यदि आप कुछ माँगने जा रहे हैं।

कभी-कभी वर्तमान स्थिति के बारे में अपने संदेह या गलतफहमी को व्यक्त करना आवश्यक होता है।

उदाहरण के लिए:

• हम इसके बारे में थोड़े अनिश्चित हैं - हल्के संदेह व्यक्त करते हैं;
• हम पूरी तरह समझ नहीं पाते - अधूरी समझ;
• क्या आप मुझे समझा सकते हैं - स्थिति को समझने की इच्छा।

यदि आप उत्तर देते हैं, एक सकारात्मक प्रतिक्रिया कुछ इस तरह:

• मुझे आपको यह सूचित करते हुए (या घोषणा करते हुए) प्रसन्नता / प्रसन्नता हो रही है कि;
• आपको जानकर खुशी होगी;
• हमें यह बताते हुए खुशी हो रही है;
• मैं पुष्टि करने में सक्षम हूं।

अक्सर शिकायतों की आवश्यकता होती है। वे "असंतोष व्यक्त करने के लिए", "शिकायत करने के लिए" वाक्यांशों का उपयोग करते हैं।

आप इस तरह ध्यान आकर्षित कर सकते हैं:

• मैं रेखांकित करना चाहूंगा (या आपका ध्यान आकर्षित करूंगा);
• कृपया ध्यान दें - ध्यान देने की एक और सीधी इच्छा;
• कृपया ध्यान दें कि एक बहुत ही संक्षिप्त अनुस्मारक है।

अंतिम भाग

यहां एक बार फिर से वांछित कार्यों के लिए संबोधित करने वाले को धक्का देना और संचार को सांस्कृतिक रूप से समाप्त करना आवश्यक है।

निम्नलिखित भाव पत्राचार वार्तालाप से बाहर निकलने में मदद करते हैं:

• हम इस मामले पर आपके तत्काल ध्यान की सराहना करेंगे - एक अनुस्मारक कि मामले में तत्काल हस्तक्षेप या निर्णय की आवश्यकता है;
• यदि आपको किसी अतिरिक्त जानकारी की आवश्यकता है / की आवश्यकता है, तो कृपया हमसे संपर्क करने में संकोच न करें - यदि वार्ताकार के प्रश्न हैं तो पत्राचार जारी रखने की इच्छा;
• मुझे उम्मीद है कि आपका उत्तर एक अधिक प्रत्यक्ष अनुस्मारक है कि आप एक उत्तर की अपेक्षा कर रहे हैं।

आपको निम्न में से किसी एक भाव के साथ निर्धारित मीटिंग की याद दिलाएं:

• मैं आगे देखता हूं - मैं आगे देखता हूं;
• मुझे आशा है कि आप से जल्द ही सुनवाई होगी - मुझे आपसे जल्द ही सुनने की उम्मीद है;
• अगले सोमवार / रविवार से मिलना / मिलना - सप्ताह के एक निश्चित दिन पर आपसे मिलना / मिलना।

मानक वाक्यांश व्यापक रूप से हस्ताक्षर से पहले अंतिम पंक्तियों के रूप में उपयोग किए जाते हैं। एक अज्ञात नाम वाले वार्ताकार को आपका विश्वासपूर्वक या विश्वासपूर्वक आपका लिखा जाता है। यदि प्राप्तकर्ता का नाम ज्ञात है, तो ईमानदारी से या ईमानदारी से आपका। लोकप्रिय "सादर" का अंग्रेजी में अनुवाद किया गया है। अंग्रेजी बोलने वाली जनता से "सर्वश्रेष्ठ संबंध" का अनुवाद सर्वश्रेष्ठ संबंध के रूप में किया जाता है। हार्दिक अभिव्यंजनाएँ शुभकामनाएँ और हार्दिक शुभकामनाएँ भी अक्सर उपयोग की जाती हैं।

भाव जो आपके पत्र को एक विनम्र और औपचारिक स्वर देते हैं

उत्तर लिखने में हुई देरी के लिए आप निम्न प्रकार से क्षमा चाहते हैं: अब से पहले आपसे संपर्क न करने के लिए मैं क्षमा चाहता हूँ। यदि यह गंभीर और वैध है तो इसका संक्षेप में उल्लेख करने में भी कोई हर्ज नहीं है। हालांकि, व्यस्त होने का उल्लेख करना हर किसी के लिए लगभग हमेशा संभव होता है। भले ही वास्तव में कोई व्यक्ति हर समय सोफे पर पड़ा हो या किसी रिसॉर्ट में गया हो।

कृतज्ञता

प्राप्त पत्राचार, ऑनलाइन संपर्क या टेलीफोन वार्तालाप के लिए, वे इस तरह से आभारी हैं: पत्र के लिए धन्यवाद (मुझसे संपर्क करने के लिए) (अगली तारीख है)। पिछले पत्र को भेजने की सही तारीख का संकेत देने के लिए धन्यवाद देना उचित है। अभिभाषक कई लोगों के साथ व्यापक पत्राचार कर सकता है, और जो कहा जा रहा है उसे तुरंत याद रखना उसके लिए मुश्किल होगा। कृतज्ञता का एक अधिक विनम्र और विस्तृत रूप: मैं आपके पत्र के लिए आपको धन्यवाद देना चाहता हूं। ब्रिटिश रईसों और एशियाई नागरिकों के साथ व्यवहार करते समय ऐसी वाक्पटुता अधिक उपयुक्त होती है।

वास्तविक जीवन की घटनाओं को कृतज्ञता के साथ इस प्रकार याद किया जाता है: आपसे मिलकर खुशी हुई (ऐसी और ऐसी तारीख पर या ऐसे और ऐसे माहौल में)। आपकी रुचि के लिए पूछताछ के लिए धन्यवाद।

शर्तों के साथ समझौता

आप इस तरह से अपनी सहमति व्यक्त कर सकते हैं: हमें खुशी होगी (या खुश, प्रसन्न) ... यदि आपको अभी भी सहमत होना है, तो आमतौर पर यह दिखावा करना बेहतर होता है कि यह आपका व्यक्तिगत निर्णय है, जो आपको सकारात्मक भावनाओं का कारण बनता है।

निवेदन

अनुरोध और अनुरोध कुछ इस तरह दिखते हैं:

• कृपया क्या तुम मुझे बता सकते हो;
• क्या आप हमें बता सकते हैं;
• कृपया आप मुझे भेज सकते हैं;
• हम इसमें रुचि रखते हैं;
• हम प्राप्त करना / प्राप्त करना चाहते हैं;
• क्या मैं आपसे एक एहसान माँग सकता हूँ;
• मुझे खुशी होगी;
• मैं आभारी रहूंगा (या यह मददगार होगा), यदि आप कर सकते हैं।

बुरी खबर देना

एक नकारात्मक उत्तर यथासंभव विनम्र होना चाहिए:

• मुझे घोषणा करने के लिए खेद है (या सूचित करने के लिए);
• हमें डर है कि यह संभव नहीं होगा;
• मुझे आपसे संवाद करने के लिए खेद है;
• कृपया इसके लिए हमारी क्षमायाचना स्वीकार करें;
• आपकी समझ के लिए धन्यवाद;
• दुर्भाग्य से मैं नहीं कर सकता (या मैं असमर्थ हूं)।

एक अपेक्षाकृत लंबा वाक्यांश जैसे "सावधानीपूर्वक विचार करने के बाद हमने फैसला किया है" सहमति और इनकार दोनों से पहले हो सकता है।

अपनी मदद की पेशकश करें

• आप चाहें तो हमें खुशी होगी...- आप चाहें तो हमें खुशी होगी...
• क्या आप हमसे चाहते हैं - क्या आप हमसे चाहेंगे।
• हमें बताएं कि क्या आप करना चाहते हैं - अगर आप चाहें तो हमें बताएं।

अतिरिक्त सामग्री के पत्र के लिए अनुलग्नक

दस्तावेजों और तस्वीरों की प्रतियां अक्सर मुख्य पाठ के अतिरिक्त संलग्न की जाती हैं। मूल - वीजा, हवाई टिकट भी रसीद की पावती के साथ एक मूल्यवान पत्र द्वारा भेजे जा सकते हैं। इस मामले में, आपको सभी अनुलग्नकों को सूचीबद्ध करना चाहिए या कम से कम एक बार उल्लेख करना चाहिए। यह न केवल द्वारा निर्देशित है अंग्रेजी में व्यापार पत्राचार नियम, बल्कि क़ीमती सामानों की सुरक्षा के बारे में एक प्राथमिक चिंता भी है।

वे अतिरिक्त सामग्री के बारे में कमोबेश सीधे बात करते हैं:

• हम संलग्न करते हैं - हम संलग्न कर रहे हैं;
• हम संलग्न करने में प्रसन्न हैं - हम वही करते हैं, लेकिन खुशी के साथ;
• संलग्न आप पाएंगे - ऐसे और ऐसे अनुलग्नक खोजें;
• कृपया संलग्न करें - कृपया ऐसा और ऐसा अनुलग्नक ढूंढें और सुनिश्चित करें कि यह गायब नहीं है।

अंग्रेजी में व्यावसायिक पत्राचार में प्रयुक्त संक्षिप्ताक्षर

व्यावसायिक पत्रों में, केवल सामान्य रूप से स्वीकृत संक्षिप्ताक्षरों का उपयोग करें जो शैली में उपयुक्त हों। में अपनाए गए संक्षिप्ताक्षर अनौपचारिक ईमेल और विभिन्न संदेशवाहक ... दूसरी ओर, पहले के कई लोकप्रिय संक्षिप्ताक्षर स्पष्ट रूप से पुराने हैं, और प्राचीन मध्य युग को छोड़ देते हैं। उदाहरण के लिए, लैटिन ए.डी. (भगवान का वर्ष) या ई.पू. (मसीह के जन्म से पहले)। इनका उपयोग करने से बचना भी उचित है। यह संभावना नहीं है कि आपको हमारे युग से पहले हुई घटनाओं का वर्णन करना होगा।

विभिन्न उद्योगों और गतिविधि के क्षेत्रों में, पेशेवर संक्षिप्ताक्षर , जिसे हम यहाँ तथ्यात्मक सामग्री की विशालता के कारण स्पर्श नहीं करेंगे।

भौगोलिक संक्षिप्ताक्षर

• एपीटी - अपार्टमेंट।
• एवेन्यू - एवेन्यू।
• भवन - भवन, संरचना, मामला।
• बुलेवार्ड - बुलेवार्ड।
• डॉ - यात्रा।
• आर.ओ. - मेल (कार्यालय)।
• रोड रोड है।
• आरटीई - राजमार्ग।
• आरडब्ल्यू - रेलवे।
• वर्ग - क्षेत्र।
• सेंट - स्ट्रीट।

अमेरिका में, सभी प्रकार के राजमार्गों, कैंपग्राउंड और अन्य सड़क के किनारे के होटलों के विकास के साथ राष्ट्रीय बारीकियों को ध्यान में रखते हुए, क्षेत्र के और भी अधिक पदनाम हैं। भूगोल की अधिकता और इतिहास की कमी स्थानीय बोली पर छाप छोड़ती है। इसके अलावा, अमेरिकी राज्य संक्षिप्ताक्षरों का उपयोग करते हैं, जो दो बड़े अक्षरों में लिखे गए हैं। उदाहरण के लिए, NY न्यूयॉर्क राज्य है। संयुक्त राज्य अमेरिका में पांच दर्जन से अधिक राज्य हैं, इसलिए हम पूरी तरह से इतनी लंबी सूची का हवाला नहीं देंगे।

समय संकेतन

अंग्रेजी बोलने वाले शायद ही कभी 24 घंटे की टाइमलाइन का इस्तेमाल करते हैं। इसे केवल 12 के भीतर जारी रखने के साथ ही संकेत देना स्वीकार किया जाता है। - दोपहर से पहले, या अपराह्न - दोपहर बाद। पूरी दुनिया में, पदनाम जीएमटी का व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है - ग्रीनविच मीन टाइम, ग्रीनविच के लंदन उपनगर के लिए प्राकृतिक, जहां एक बड़ी खगोलीय वेधशाला स्थित है। अमेरिका अपने मानक क्षेत्र समय का भी उपयोग करता है: सीएसटी - सेंट्रल, ईएसटी - पूर्वी, एमएसटी - माउंटेन, पीएसटी - पैसिफिक।

सप्ताह के दिनों और महीनों के नाम के लिए तीन-अक्षर वाले संक्षिप्ताक्षर आम हैं।

अंग्रेजी में तैयार अक्षरों के उदाहरण

यदि आपको अक्सर लिखना पड़ता है, या यह बहुत महत्वपूर्ण है और आप अंग्रेजी को अच्छी तरह से नहीं जानते हैं, तो आपको तैयार किए गए टेम्पलेट्स में से एक का उपयोग करना चाहिए। तुम भी अपने कंप्यूटर डिस्क पर उनमें से एक संपूर्ण फ़ोल्डर एकत्र कर सकते हैं। अपना खुद का डेटा बदलें, और अपने विवेक पर टेक्स्ट बदलें।

पते के साथ नमूना

30 कीवस्काया स्ट्रॉ

मिस्टर एलेक्जेंडर रोशचिन

31 यारोस्लाव्स्की एवेन्यू

मैं आपकी पूछताछ के संबंध में आपको लिख रहा हूं। पूर्ण पहुंच प्राप्त करने के लिए कृपया पंजीकरण पूरा करें। मंगलवार को आपके टेलीफोन कॉल के संदर्भ में, मैं आपको एक नई निजी बातचीत में विवरण देना चाहता हूं। मैं आपको सुनने के लिए उत्सुक हूं। पहले ही, आपका बहुत धन्यवाद।

सादर,

व्लादिमीर नेज़दानोव

व्यक्तिगत प्रबंधक

भर्ती (नौकरी के लिए उम्मीदवार के लिए)

प्रिय (प्राप्तकर्ता का नाम),

मुझे यह जानकर प्रसन्नता हुई कि आपने पद स्वीकार कर लिया है, और आप 8 अक्टूबर को हमारी टीम में शामिल होंगे। आप पहले महीने मेरे साथ काम करेंगे, इसलिए आप अपने कर्तव्यों का अच्छी तरह से अध्ययन करेंगे। मुझे आपके विचारों की प्रतीक्षा है। यदि आपके कोई प्रश्न हैं तो मुझे कॉल करने या लिखने में संकोच न करें। आपका चौकस प्रमुख और संरक्षक।

भेजने वाले का नाम

पद

काम से बर्खास्तगी

प्रिय साथियों,

मुझे आपको सूचित करना चाहिए कि मैं (तारीख) को (कंपनी का नाम) अपना पद छोड़ रहा हूं। मैंने अपनी नौकरी का आनंद लिया है, और मैं आपके साथ काम करने के अवसर की सराहना करता हूं। आपने मुझे जो समर्थन दिया है उसके लिए धन्यवाद। भले ही मैं आपको और हमारे ग्राहकों को याद करूंगा, मैं आगे देख रहा हूं। कृपया संपर्क में बने रहें।

व्यक्तिगत नाम

काम पर नियुक्ति का पुनर्निर्धारण या रद्द करना

प्रिय साथियों,

अपरिहार्य परिस्थितियों के कारण, हमें अपनी बैठक (तारीख और समय) के लिए पुनर्निर्धारित करनी होगी। मुझे उम्मीद है कि हर कोई नए शेड्यूल के साथ सहज होगा। अगर किसी को कोई समस्या है तो कृपया मुझे बताएं। मैं आप सभी का इंतजार करूंगा। हुई असुविधा के लिए खेद है।

पद

लेख के परिणाम

विस्तार से कवर किया गया लेख अंग्रेजी में व्यापार पत्राचार, उदाहरणजो आपको आवश्यक पत्र को जल्दी से लिखने में मदद करेगा। मानक आरपीएम अच्छा है, लेकिन बेझिझक थोड़ा प्रयोग करें। यदि आप व्यवसाय शैली और प्रारंभिक राजनीति के ढांचे के भीतर रहते हैं, तो "शौकिया प्रदर्शन" केवल एक विदेशी भाषा के अच्छे ज्ञान और शब्दावली के धन की बात करता है। नियोक्ताओं के लिए किसी ऐसे व्यक्ति को नियुक्त करना महत्वपूर्ण हो सकता है जो बॉक्स के बाहर सोच सकता है।

» अंग्रेजी में व्यावसायिक पत्राचार: 50 उपयोगी वाक्यांश

नमस्कार मेरे प्रिय।

जब हमने उनके पत्राचार का विश्लेषण किया, तो यह स्पष्ट हो गया कि ईमेल के माध्यम से भागीदारों के साथ संवाद करने का उनका तरीका रूसी की तरह था, सामान्य परिचित और सरलता के साथ। और अगर उसके साथी डंडे और स्पेनियों ने उसे इससे दूर जाने दिया, तो अंग्रेजों और जर्मनों के साथ यह मुद्दा अनसुलझा रहा। अंतरसांस्कृतिक संघर्ष और प्रमुख अंतरराष्ट्रीय अनुबंधों के विघटन की संभावना बढ़ रही थी। उसी समय उसने मदद के लिए मेरी ओर रुख किया। वस्तुतः सही व्यावसायिक पत्रों के अध्ययन के कुछ घंटों ने अपना परिणाम दिया: व्याचेस्लाव के पत्र साक्षर हो गए, और उनके द्वारा उपयोग किए जाने वाले वाक्यांश ठीक वही थे जो रूढ़िवादी अंग्रेजों को अपने साथी में देखने की जरूरत थी।

इसलिए, आज मैं आपको बताऊंगा कि पत्राचार को वास्तव में प्रभावी कैसे बनाया जाए, किन नियमों का पालन किया जाए और अंग्रेजी में व्यावसायिक पत्राचार के लिए कौन से वाक्यांशों का उपयोग किया जाए। अंत में, मैं आपको उन पुस्तकों के बारे में सिफारिशें दूंगा जिनका उपयोग आप अपने व्यवसाय लेखन कौशल में महारत हासिल करने के लिए कर सकते हैं।

पत्र लिखने के नियम।

विदेशी भागीदारों के साथ पत्राचार करने के लिए अंग्रेजी में व्यावसायिक पत्राचार के नियमों का कम से कम ज्ञान होना आवश्यक है।

• किसी भी पत्र की शुरुआत में, शीट के बाईं ओर, आपको अपना पूरा नाम, कंपनी का नाम, साथ ही पता और टेलीफोन नंबर इंगित करना होगा।
• नीचे हम प्राप्तकर्ता का पता, उसकी कंपनी का नाम और उसकी संपर्क जानकारी का संकेत देते हैं।
• तारीख लिखना कभी न भूलें। इसके अलावा, यूके में प्रारूप दिन / महीना / वर्ष है, और अमेरिका में - महीना / दिन / वर्ष। इससे सावधान रहें!
• आपके पत्र के मुख्य भाग को पैराग्राफ में विभाजित किया जाना चाहिए। इसके अलावा, याद रखें कि अंग्रेजी व्यापार पत्राचार में कहीं भी कोई लाल रेखा नहीं है।
• आपको पत्र की शुरुआत अपील और अभिवादन के साथ-साथ अपील के कारणों की व्याख्या के साथ करनी होगी।
• पत्र को कृतज्ञता और विदाई के शब्दों के साथ समाप्त किया जाना चाहिए।

नियम अच्छे हैं, लेकिन आइए अभ्यास के करीब आते हैं। मेरा सुझाव है कि संबोधित करने के लिए मूल वाक्यांशों से शुरुआत करें।

उपयोगी वाक्यांश और भाव

• यदि आप नहीं जानते कि वास्तव में आप किससे संपर्क कर रहे हैं, तो लिखें " श्रीमान " या " प्रिय महोदय या महोदया ».
  यदि आप पहले से ही पता करने वाले का नाम जानते हैं, तो आप सुरक्षित रूप से लिख सकते हैं " माननीय श्री <पॉलिसी धारक का नाम। ..." या " प्रिय श्रीमती ... .».
• यदि आप किसी ऐसे व्यक्ति को पत्र लिख रहे हैं जिसके साथ आप पहले ही संवाद कर चुके हैं या किसी व्यावसायिक संबंध में हैं, तो बातचीत शुरू करने के लिए निम्नलिखित मानक (लेकिन फिर भी हमेशा प्रासंगिक) वाक्यांश आपके लिए उपयोगी होंगे। और आपके लिए इसे आसान बनाने के लिए, मैं उन्हें अनुवाद के साथ लिखूंगा:

आपके ई-मेल के लिए धन्यवाद … - आपके पत्र के लिए धन्यवाद ...

लंबे समय से आपसे संपर्क नहीं करने के लिए मुझे खेद है… - इतने लंबे समय तक आपसे संपर्क न करने के लिए मैं क्षमा चाहता हूं ...

आपके 24 अगस्त के पत्र/"अर्थशास्त्री" में आपके लेख के संदर्भ में ... - आपके 24 अगस्त के पत्र / द इकोनॉमिस्ट में आपके लेख के संबंध में ...

आपके पत्र/हमारी बैठक के आगे ... - आपके पत्र का उत्तर ... / हमारी बैठक के अलावा ...

• जैसा कि मैंने पहले कहा था, प्रत्येक पत्र की शुरुआत यह स्पष्ट करने से होनी चाहिए कि आप इस व्यक्ति को क्यों लिख रहे हैं। और इसके लिए आप निम्नलिखित अभिव्यक्तियों का उपयोग कर सकते हैं:

मैं पुष्टि करने/पूछने के लिए लिख रहा हूँ ... - मैं पुष्टि / पता लगाने के लिए लिख रहा हूं ...
मैं माफी माँगने के लिए लिख रहा हूँ… - मैं माफी माँगने के लिए लिख रहा हूँ…।

• ज्यादातर मामलों में, एक व्यावसायिक पत्र लिखा जाता है जिसमें आपसे या तो शर्तों से सहमत होने या जानकारी देने के लिए कहा जाता है। इन मामलों के लिए मानक वाक्यांश लिखें।

क्या आप ... ... - क्या तुम…
मैं आपका आभारी रहूंगा यदि आप… - मैं आपका आभारी रहूंगा यदि आप ...
मुझे खुशी / खुशी / प्रसन्नता होगी… - मुझे ख़ुशी होगी…
मैं आपको यह बताने के लिए लिख रहा हूँ… - मैं रिपोर्ट करने के लिए लिख रहा हूं ...
मुझे आपको सूचित करते हुए खुशी हो रही है... - मुझे आपको सूचित करते हुए खुशी हो रही है ...
हमें आपको यह बताते हुए खेद हो रहा है कि ... - दुर्भाग्य से, मुझे आपको सूचित करना चाहिए कि ...

• यदि आप पत्र के अनुलग्नक में कोई फाइल भेजते हैं, तो आप इस बारे में पता करने वाले को इस प्रकार सूचित कर सकते हैं:

मैं/हम संलग्नक... - मैं / हम संलग्न करते हैं ...
अनुलग्नक में आप पा सकते हैं ... - पत्र अनुलग्नक में आप पा सकते हैं….

• आपको अक्षर को "शब्दों के साथ समाप्त करना होगा" आपका विश्वासी " या " भवदीय ". इसके अलावा, पहले विकल्प का उपयोग केवल तभी किया जा सकता है जब आपने किसी अज्ञात व्यक्ति से संपर्क किया हो, और दूसरा व्यक्तिगत कॉल के साथ संयुक्त हो।

कभी नहीं, मैं आपसे विनती करता हूं, कभी भी वाक्यांश का प्रयोग न करें " शुभकामनाएं". मेरे दोस्त का इंग्लैंड के एक शिक्षक का एक दोस्त था जिसने हराने का वादा किया था - सचमुच नहीं, बिल्कुल)) - उसके छात्र हर बार इस वाक्यांश को लिखते हैं!

व्यवहार में आपको समझने के लिए, मैं आपको अपने एक छात्र द्वारा लिखे गए पत्रों में से एक का उदाहरण दिखाना चाहता हूं।

मैथ्यूज कंपनी
421 क्रिस्टल लेन
टेक्सास, तृतीय। 85830

श्रीमती। एलिज़ाबेथ कोन
विपणन निदेशक
यूसोस्टेपग्रुप इंक।
148 बाल्टीमोर स्ट्रीट
न्यूकैसल WIC 37D
इंगलैंड

आपके 24 जून के पत्र के आगे हम 1500 विवरण कला के आपके आदेश की पुष्टि करना चाहेंगे। 03-03-439। भुगतान के दिन से 10 दिनों के भीतर आदेश दिया जाएगा। अनुलग्नक में आप परिचित होने के लिए एक चालान और अनुबंध पा सकते हैं। वितरण INCOERMS 2010 के अनुसार किया जाएगा।

आपके उत्तर की प्रतीक्षा में।

आपका विश्वासी,

ध्यान दें कि यह पत्र उन सभी नियमों का पालन करता है जिनके बारे में मैंने पहले बात की थी। मेरा विश्वास करो, औपचारिक ईमेल संचार उतना कठिन नहीं है जितना लगता है। आप इसे कुछ ही पाठों में महारत हासिल कर सकते हैं। और मुझे रास्ते में आपकी मदद करने में खुशी होगी।

यदि आपको व्यावसायिक पत्राचार की दुनिया में अधिकतम उतरना है, इसकी सभी सूक्ष्मताओं को समझना है और नुकसान के बारे में जानना है, तो मैं आपको दो आधुनिक पुस्तकों की सिफारिश कर सकता हूं। वे पत्राचार के औपचारिक और मनोवैज्ञानिक दोनों पहलुओं को समझने में आपकी मदद करने में सक्षम होंगे।

सधन्यवाद - एक विदेशी लेखक से एक उत्कृष्ट और गंभीर मार्गदर्शक, एक संचार विशेषज्ञ, जिसने इस पुस्तक में अपना खुद का और अन्य लोगों के अंग्रेजी में व्यावसायिक पत्राचार करने का अनुभव एकत्र किया है। वहां आपको कई लाइव उदाहरण और टिप्स मिलेंगे।

अंग्रेजी में व्यापार पत्राचार लोकप्रिय ग्रंथ भी है। यहां कई नमूने हैं, और भी सामान्य क्लिच, साथ ही लेखकों से बहुत सारी सलाह और सिफारिशें हैं। जैसा कि वे कहते हैं, अध्ययन करें और आवेदन करें!

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और आज के लिए मैं आपको अलविदा कहता हूं।

अगली बार तक, मेरे प्यारे!