Daugelyje valdymo dokumentų ypatinga vieta tenka protokolams. Jie yra vieningos organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistemos dalis.
protokolas - dokumentas, fiksuojantis klausimų svarstymo ir sprendimų priėmimo posėdžiuose, posėdžiuose, posėdžiuose, konferencijose eigą.
Reikia nepamiršti, kad organizacijų ir įmonių veikloje dažnai sudaromi dokumentai, vadinami „Protokolais“, tačiau jie nepatenka į aukščiau pateiktą apibrėžimą. Taigi sutartinių santykių srityje surašomi ketinimų protokolai, nesutarimų protokolai, pritarimų protokolai; tarp pagrindinių visuotinio akcininkų susirinkimo dokumentų teisės aktai įvardija balsų skaičiavimo komisijos protokolus ir kt. Panašus protokolų tipai savo paskirtimi yra panašūs į veiksmus: fiksuoja ir patvirtina faktus ar įvykius. Todėl jiems netaikomos šiame straipsnyje nurodytos taisyklės.
Surašomi protokolai bet kurioje organizacijoje, kurioje yra laikini arba nuolatiniai kolegialūs organai, komisijos ir kt. Jų veiklos forma – tam tikrų klausimų svarstymas susirinkimuose ar susirinkimuose ir bendras sprendimų priėmimas, dažnai balsuojant.
Mūsų šalyje atsiradus akcinėms bendrovėms, dėmesys tokio tipo dokumentams išaugo. Aukščiausieji akcinės bendrovės valdymo organai yra kolegialūs, o jų veiklą atspindintys protokolai tampa vienu svarbiausių valdymo dokumentų. Kalbame apie visuotinių akcininkų susirinkimų, valdybos ir valdybos posėdžių protokolus. Neatsitiktinai federaliniame įstatyme „Dėl akcinių bendrovių“ ir kituose teisės aktuose ypatingas dėmesys skiriamas šių dokumentų informacijos sudėčiai, ty jų turiniui. Dalis norminių reikalavimų gali būti priskirta tam, ką vadiname popierizmu. At protokolų registravimas akcinių bendrovių valdymo organai turėtų atsižvelgti tiek į standartinius šios rūšies dokumentų reikalavimus (tipinė protokolo forma), tiek į tuos, kurie yra nustatyti specialiose teisės aktų normose ir reglamentuoja bendrovės valdymo organų veiklos dokumentavimą. būtent akcinės bendrovės.
Tipiniai protokolo surašymo reikalavimai
Apibendrinta forma protokolo sudarymo tvarka yra tokia.
Ruošdamiesi susitikimui ar susitikimui:
suformuluojami darbotvarkės klausimai, tai yra tie klausimai, dėl kurių turi būti priimti sprendimai;
nustatoma pagrindinių pranešėjų sudėtis;
parenkama atitinkama medžiaga, pavyzdžiui, dokumentų projektai, kuriuos reikia aptarti ir patvirtinti, ataskaitų tekstai ir kt.
Sekretorius posėdžio metu fiksuoja darbotvarkės klausimų svarstymą ir dėl jų priimtus sprendimus. Svarbiausi susitikimai gali būti perrašomi, pranešimai, pasisakymai įrašomi į diktofoną. Visa ši medžiaga yra tolesnio protokolo sudarymo pagrindas.
Protokolo antraštė
Protokolas surašomas ant bendrojo organizacijos firminio blanko arba ant tuščio popieriaus lapo, nurodant bendrąją formą atitinkančius duomenis. Jų sudėtyje:
-
dokumento vieta.
organizacijos pavadinimas;
dokumento rūšies pavadinimas;
Registruojant visus duomenis, įskaitant ir formos duomenis, reikia atsižvelgti į tam tikras taisykles. Tik tai gali suteikti dokumentui teisinę galią.
Markės pavadinimas- tai yra visas organizacijos pavadinimas rusų kalba, nustatytas steigimo dokumentuose.
Federaliniame įstatyme „Dėl akcinių bendrovių“ nustatyta, kad įmonė turi turėti visą ir turi teisę turėti sutrumpintą įmonės pavadinimą, įskaitant, be kita ko, įmonės tipo nurodymą (atvirą ar uždarą). Taigi, jei įmonė užregistravo sutrumpintą pavadinimą kartu su visu pavadinimu, ji turi teisę jį įrašyti ant firminių blankų (žr. 1 pavyzdį).
Dokumento tipo pavadinimas(PROTOKOLAS) spausdinamas didžiosiomis raidėmis po organizacijos pavadinimu ir nuo jo atskiriamas vienos eilutės tarpu.
Rašant datą protokole reikia turėti omenyje, kad posėdžio data ir dokumento galutinio įforminimo bei pasirašymo data beveik visada skiriasi.
Autorius Bendrieji reikalavimai Protokolas turi būti surašytas ne vėliau kaip per 5 dienas nuo susirinkimo dienos. Bet įstatymas „Dėl akcinių bendrovių“ įvedė kitus terminus: už valdybos posėdžio protokolas maksimalus pasiruošimo laikotarpis yra 3 dienos, o už visuotinio akcininkų susirinkimo protokolas- 15 dienų po susirinkimo pabaigos.
Jūs turite tai žinoti visais atvejais pažymėta protokole susirinkimo data, o ne pasirašymas.
Jeigu susirinkimas trunka ilgiau nei vieną dieną, protokole turi būti nurodytos jo pradžios ir pabaigos datos: „2007-01-10-12“, arba visas: „2007-01-10 - 2007-01-12“.
Rodyklė dedama į tą pačią eilutę su data ir nurodo kalendorinių metų susirinkimo eilės numerį: „Nr. 02“ arba „Nr. 12“.
Eilės numeriai priskiriami kiekvienam atskirai protokolo grupė, kurie surašomi organizacijoje: atskirai sunumeruoti visuotinių akcininkų susirinkimų protokolai; valdybos posėdžių protokolai; valdybos posėdžio protokolas ir tt
Kitas bendrosios formos atributas (ir standartinės protokolo formos atributas) yra „dokumento vieta“. Būtina atkreipti dėmesį į tai, kad šiuo atveju šis rekvizitas reiškia ne organizacijos vietą, o vietą, kurioje faktiškai įvyko susirinkimas. Atitinkamos gyvenvietės pavadinimas nurodomas atsižvelgiant į priimtą administracinį-teritorinį suskirstymą. Be to, jame turėtų būti tik visuotinai pripažintos santrumpos, pavyzdžiui:
Visų nagrinėjamų detalių vieta priklauso nuo to, kokia protokolo forma naudojama tam tikroje organizacijoje: su išilgine (žr. 4 pavyzdį) arba kampine (žr. 5 pavyzdį) detalių vieta. Rekvizitų sutvarkymo būdo pasirinkimas lieka organizacijai ir neturi įtakos formoje surašyto dokumento teisinei galiai.
4 pavyzdys
|
PROTOKOLAS 10.01.2007 № 01 |
| Uždaroji akcinė bendrovė STATYBOS TECHNOLOGIJOS PROTOKOLAS 10.01.2007 № 01
|
protokolo antraštė – tai pati svarbiausia paieškos funkcija, ji skirta padėti greitai ir ekonomiškai rasti norimą dokumentą. Valstybinis standartas (GOST R 6.30-2003) sąvoką "teksto antraštė" aiškina kaip "dokumento santrauką". Šiuo atveju pavadinimas atsako į klausimą „ką sako dokumentas?“.
Tačiau daugelio tipų dokumentų apibendrinti neįmanoma, nes jie paprastai atspindi keletą skirtingų klausimų. Šiai dokumentų grupei priklauso ir protokolas. Todėl bet kurio protokolo teksto antraštė atsako į klausimą „kas?“, yra nuoroda į kolegialios veiklos rūšį (susirinkimai, posėdžiai ir kt.) ir kolegialaus organo pavadinimas giminingojoje byloje. Toks pavadinimas kartu su data ir indeksu leidžia greitai rasti reikiamą informaciją.
Tekstas
Svarbiausias dalykas bet kuriame dokumente yra jo turinys (tekstas).
Protokolo tekstas aiškios struktūros. Tai reiškia, kad nepaisant į posėdžio ar susirinkimo darbotvarkę įtrauktų klausimų, jų svarstymo eigos, priimtų sprendimų, dokumento tekstas susidės iš tam tikrų dalių, išdėstytų ta pačia seka.
Protokolo tekstas yra padalintas į dvi dalis:
įžanginė dalis, kurioje nurodomi susirinkimo pirmininko ir sekretoriaus pavardės ir inicialai; informacija apie posėdyje dalyvaujančius ir darbotvarkę (šie duomenys yra prieš pagrindinę teksto dalį, tarsi „įvesdami“ į ją);
pagrindinė dalis, kuri atspindi darbotvarkės klausimų svarstymo eigą ir fiksuoja priimtus sprendimus.
Taigi, protokolo įžanginė dalis prasideda nurodant, kas yra šio susirinkimo ar susirinkimo pirmininkas ir sekretorius. Žodžiai „pirmininkas“ ir „sekretorius“ spausdinami nuo kairiosios paraštės krašto per du intervalus nuo pavadinimo iki teksto. Po brūkšnelio nurodykite jų inicialus ir pavardes:
Toliau pateikiama informacija apie numerį ir asmeninį susirinkusiųjų sudėtis kolegialaus organo nuolatinių narių susirinkime. Jų pavardės ir inicialai pateikiami abėcėlės tvarka po žodžio „Dalyvaudavo“. Ši informacija taip pat yra nuo kairiosios paraštės krašto.
Tačiau tokiu būdu sudaroma dalyvaujančiųjų sudėtis, jei jų skaičius neviršija 15 žmonių. Surašant posėdžio, kuriame dalyvauja daugiau nei 15 dalyvių, protokolą, nurodyti kiekybinę jų sudėtį ir pažymėti, kad sąrašas (registracijos lapas) yra pridedamas prie protokolo. Tokio užrašo pavyzdys pateiktas 9 pavyzdyje. O 10 pavyzdyje – susirinkimo (ar susirinkimo) dalyvių registracijos lapas (gali būti vadinamas „Dalyvių sąrašas“ ir pan.), kuriame taip pat yra asmeniniai parašai. iš dalyvaujančiųjų, rodomas. Tuo pačiu galutiniame įraše pažymimas realių dalyvių skaičius.
Sprendimams priimti susirinkime reikalingas kvorumas, tai yra minimalus dalyvių skaičius, dėl kurio priimti sprendimai įsigaliotų. Todėl kvorumo buvimas dažnai pažymimas protokole, nurodant bendrą kiekybinę kolegialaus organo sudėtį ir faktinį posėdyje dalyvaujančių asmenų skaičių, pavyzdžiui:
Be nuolatinių kolegialaus organo narių, kurie privalo dalyvauti posėdyje ar posėdyje, į jį gali būti specialiai kviečiami pareigūnai, kurie pagal savo veiklos pobūdį yra susiję su svarstomais klausimais. Informacija apie pakviestuosius į posėdį turi būti įrašyta į protokolą:
Pažymėtina, kad sudarant svarstomą informacijos bloką susirinkimo pirmininko, sekretoriaus ir jame dalyvaujančių nuolatinių kolegialaus organo narių pareigybės nenurodomos. Kalbant apie pakviestuosius, standarto autoriaus, Visos Rusijos dokumentacijos ir archyvų tyrimų instituto, paskelbtose GOST R 6.30-2003 įgyvendinimo metodinėse rekomendacijose yra rekomendacija išvardyti jų vardus abėcėlės tvarka, taip pat be. nurodant pozicijas. Tačiau tradiciškai valdymo praktikoje, surašant protokolus, paprastai nurodomos pakviestųjų pareigos. Tai neatsitiktinai, nes tik pavardžių paminėjimas neatskleidžia informacijos apie dalyvius pilnumo. Tačiau dažnai svarbu parodyti, kurie pareigūnai gali ar turėtų būti susiję su konkrečiais klausimais.
Įžanginė protokolo dalis baigiasi klausimų, kurie buvo aptarti susirinkime, sąrašu. Jis prasideda žodžiais „Darbotvarkė:“ ir yra dviem ar trimis intervalais žemiau dalyvių sąrašo nuo kairiosios paraštės ribos.
Kiekvienas darbotvarkės klausimas prasideda prielinksniu „O“ („Apie“) ir atsako į klausimą „Apie ką?“. Klausimai sunumeruoti arabiškais skaitmenimis ir nurodant kiekvieno klausimo kalbėtojus:
Pagrindinė protokolo dalis padalintas į skyrius kurie turi tiksliai atitikti darbotvarkės punktus ir būti sunumeruoti taip pat. Savo ruožtu kiekvienos dalies tekstas statomas pagal schemą: KLAUSYTA - KALBĖTA - IŠSPRENDĖ arba NUSPRENDĖ.
Prieš žodį "KLAUSĖ" užrašomas atitinkamo skyriaus (darbotvarkės punkto) numeris. Likusios dalys (SPOKE, REOLVE arba DECIDE) nėra sunumeruotos.
Dalyje „IŠgirsta“ nurodykite pagrindinio kalbėtojo pavardę ir inicialus pagal darbotvarkę, tada per brūkšnį – jo pranešimo turinį:
Jei ataskaita yra didelė ir joje daug svarbios informacijos, jos tekstą pageidautina parengti iš anksto ir pateikti posėdžio sekretoriui. Šiuo atveju ataskaitos tekstas pridedamas prie protokolo, kuriame pateikiama nuoroda į šį priedą. Pavyzdžiui:
Dalyje „KALBĖTA“ pateikiami visų šiuo klausimu kalbėjusiųjų vardai ir inicialai bei trumpa jų pasisakymų santrauka. Esminiais klausimais protokole svarbu atspindėti visas nuomones, visą diskusijos eigą. Todėl jei diskusijose kalbėtojams ir pranešėjams buvo užduodami klausimai, po kiekvienos kalbos jie įrašomi kartu su atsakymais jų gavimo tvarka.
Žodis „KALBĖTAS“, taip pat žodžiai „IŠGIRDE“ ir „NUSPRĘSTA“ („NUSPRENDĖ“) rašomas nuo kairiojo lauko kraštinės. Pranešėjų vardai ir kalbų turinys nurodomi iš pastraipos naujoje eilutėje.
Klausimo formatas nėra aiškiai apibrėžtas. Praktiškai yra keletas variantų:
Pirmiausia rašomas žodis „Klausimas:“ (arba „Klausimai:“), tada naujoje eilutėje nurodoma klausimą uždavusio asmens pavardė, po brūkšnelio suformuluojamas pats klausimas, o kitoje eilutėje - atsakyti į jį
(žr. pavyzdį 16 pavyzdyje).
Po žodžio „Klausimas:“ įrašomas tik pats klausimas, nenurodant jį uždavusio asmens vardo (žr. pavyzdį 17 pavyzdyje).
Žodis „Klausimas:“ neparašytas. Pats klausimas parašytas nuo raudonos linijos, o žemiau – atsakymas į jį. Tokiu atveju klausiančiojo vardo ir pavardės taip pat leidžiama nenurodyti, bet geriau užsirašyti. Taip klausimas bus atskirtas nuo kalbos teksto (žr. pavyzdį 18 paveiksle).
Tačiau kitų kalbų, išskyrus pagrindinį pranešimą, gali būti. Tokiu atveju iš teksto išleidžiama dalis „KALBĖTA“, o skyrelis susidės tik iš dviejų dalių: „IŠKIRŠTA“ ir „NUSPRĘSTA“ („NUSPRĘSTA“).
Kiekvienas skyrius baigiamas sprendimu šiuo klausimu. Rašoma po žodžio „NUTARTA:“ arba « NUSPRENDĖ:“. Abu žodžiai yra pradiniai elementai protokolo rezoliucinė dalis ir yra vienodai svarbūs.
Įrašyti sprendimai turi būti glausti, tikslūs ir ne dviprasmiški. Jei vienu klausimu priimti keli sprendimai, jie suformuluojami kaip keli punktai, kurių kiekvienas numeruojamas arabiškais skaitmenimis:
Svarbu atkreipti dėmesį į tai, kad sprendimai yra administracinio pobūdžio. Todėl jie turėtų būti suformuluoti naudojant administraciniams dokumentams būdingą modelį. Modelis susideda iš tolimesnių veiksmų nurodymo, atsakymo į klausimą „ką daryti?“, atlikėjo (atsakingo už vykdymą) ir termino.
Tačiau ne visada išvardyti komponentai gali arba turi būti naudojami protokole. Taigi, į susirinkime išsakytą pranešimą susirinkusieji gali tiesiog atsižvelgti arba priimti sprendimą patvirtinti dokumentą. Tokiais atvejais sprendimas formuluojamas pagal modelį „Ką daryti“ (žr. 20 paveikslą).
Jeigu sprendime nurodomi tolesni veiksmai, turi būti nurodytas jų vykdytojas (vykdytojai) arba už vykdymą atsakingas asmuo ir įvykdymo terminas (žr. 21 pavyzdį).
Yra dar vienas svarbus sprendimų priėmimo susirinkimuose ar susirinkimuose ypatumas, į kurį būtina atsižvelgti surašant protokolą: kai kurie sprendimai priimami balsuojant. Taigi, pavyzdžiui, privaloma balsuoti už sprendimus, priimtus valdybos posėdžiuose, taip pat privaloma balsuoti nustatant kandidatą į renkamas pareigas. Tokiais atvejais balsavimo rezultatai nurodomi protokole po atitinkamo sprendimo (žr. 22 pavyzdį). Jeigu už priimamą sprendimą balsavo visi susirinkusieji, balsavimo rezultatai gali būti nurodomi skirtingai – žr. 23 pavyzdį.
Dalies gamyba
Protokolas pasirašomas galutinai suredagavus jo tekstą, patikrinus ir įvykdžius visus posėdžio darbotvarkę atitinkančius punktus. Dokumentą pasirašo susirinkimo pirmininkas ir sekretorius. Parašai yra nuo kairiojo lauko krašto, atskiriant juos nuo teksto dviem arba trimis eilučių tarpais.
Teisinę galią protokolas įgyja tik esant šiems dviem parašams. Tai yra visuotinai pripažinta praktika, kuri yra įtvirtinta daugelyje įstatymų ir kitų teisės aktų. Visų pirma, pagal Federalinio įstatymo „Dėl akcinių bendrovių“ normas, visuotinio akcininkų susirinkimo protokolas surašomas 2 egzemplioriais ir abu juos turi pasirašyti susirinkimo pirmininkas ir sekretorius.
Tačiau tas pats įstatymas nustato skirtingą protokolo pasirašymo procedūra akcinės bendrovės valdybos posėdžiai: protokolą pasirašo tik susirinkimui pirmininkaujantis asmuo ir jis vienas atsako už dokumento teisingumą. Tokia norma atrodo ginčytina, nes posėdžio eigą atspindinčius užrašus saugo sekretorius, būtent jis turi juos kompetentingai suredaguoti ir surašyti protokolo projektą. Iš to išplaukia, kad už protokolo surašymą atsakingas ne tik pirmininkas, bet ir sekretorius. Tai turėtų patvirtinti jo parašas po dokumentu.
Protokolas yra vidinis administracinis dokumentas, todėl jo tvirtinimas antspaudu dažniausiai neprivalomas.
Kai kurios protokolų rūšys turi būti tvirtinamos organizacijos vadovo (pavyzdžiui, techninės tarybos, ekspertų komisijos posėdžio protokolas ir kt.). Patvirtinimas išduodamas antspaudu viršutiniame dešiniajame kampe: po žodžio „PATVIRTINTI“, pareigų pavadinimas (nenurodant įmonės pavadinimo, nes jis yra dokumento antraštėje), asmens parašas, pridedamas jo nuorašas ir patvirtinimo data.
O dabar atkreipiame jūsų dėmesį į pavyzdinį protokolą, sudarytą pagal svarstomas taisykles:
Straipsnio tęsinį skaitykite kitame žurnalo numeryje. Kalbėsime apie visuotinio akcininkų susirinkimo protokolo įforminimo ypatumus ir informacijos, kuri būtinai turi atsispindėti šiame dokumente, sudėtį. Pateikiant medžiagą bus atsižvelgta į tokių pagrindinių dokumentų, kaip Federalinis įstatymas „Dėl akcinių bendrovių“, Federalinės vertybinių popierių rinkos komisijos 2002 m. gegužės 31 d. nutarimas Nr. 17/ps ir kt., reikalavimais. sąskaitą Pamatysite kuo skiriasi standartinis protokolas nuo visuotinio akcininkų susirinkimo protokolo!
AT Autorius dalijasi savo paslaptimis. Siūloma žingsnis po žingsnio metodika, kaip parengti efektyvų susitikimą (sužinosite, kaip sudaryti darbotvarkę, kaip organizuoti bendravimą su susitikimo dalyviais ir pakviestaisiais, kaip parengti informacinę medžiagą ir posėdžių kambarį). Siūlomas optimalus diskusijos reglamentavimas, kuris remiasi psichologų rekomendacijomis. Svarstyti protokolo įrašymo eigos, įvykdymo terminų, jo kopijos ir išrašo, informuojant vykdytojus apie tuos sprendimus, kurie buvo priimti susirinkime, surašymo taisyklės.
1 Žr. E.G. straipsnį. Jusipova "Susitikimų organizavimo aspektas įmonėje" žurnalo Nr. 1 2007 m. 52 psl.
2 Visuotinai priimti sutrumpinti administracinių-teritorinių vienetų pavadinimai ir Rusijos Federacijos subjektų sąrašas skelbiami žurnalo 91-93 puslapiuose.
№ 1` 2007
protokolas- dokumentas, kuriame fiksuojama klausimų svarstymo ir sprendimų priėmimo posėdžiuose, susirinkimuose, susirinkimuose, konferencijose eiga.
Protokoluose dokumentuojama nuolatinių kolegialių organų – komitetų ir ministerijų kolegijų, savivaldybių vyriausybių, taip pat mokslo, technikos, metodinių tarybų veikla. Išskyrus tai, gali būti protokoluojami ir struktūrinių padalinių vadovų, generalinio direktoriaus pavaduotojų, direktorių posėdžiai.
Įprasta, kad laikinųjų kolegialių organų veiklai (konferencijų, posėdžių, seminarų ir kt.) dokumentuojami protokolai.
Protokolą surašo sekretorius, remdamasis posėdžio metu saugomais įrašais. Tai gali būti trumpi užrašai, stenogramos ar diktofono įrašai. Verta pasakyti, kad protokolui parengti sekretorius prieš susirinkimą surenka pranešimų ir kalbų tezes, sprendimų projektus.
protokolas išduotas pagal bendrą formą..
Pavadinimas, data ir protokolo numeris
Protokolo antraštė bus kolegialaus organo pavadinimas arba posėdžio tipas. Pavyzdžiui, pedagoginės tarybos posėdžio protokolas (ko?); struktūrinių padalinių vadovų susirinkimai ir kt.
Protokolo data bus susirinkimo data (protokolas tradiciškai surašomas po posėdžio) Jei posėdis truko kelias dienas, į protokolo datą įtraukiamos pradžios ir pabaigos datos.
Pavyzdžiui: 21 — 24.07.2009 .
Protokolo numeris (rodyklė) bus kolegialaus organo kalendoriniais metais arba kadencijos metu vykusio posėdžio eilės numeris.
Atkreipkite dėmesį, kad protokolo tekstas apima šias dalis:
- įvadinis;
- pagrindinis.
Įvadas
Protokolo įžanginėje dalyje po antraštės nurodomos posėdžio pirmininko ir sekretoriaus pavardės ir inicialai. Iš naujos eilutės po žodžio " dalyvavo» abėcėlės tvarka išvardyti posėdyje dalyvaujančių pareigūnų vardus ir inicialus.
Jei susirinkime dalyvavo asmenys iš kitų organizacijų, tai po žodžio „dalyvavo“ žodis „ Pakviestas” ir nurodytas kviečiamų asmenų sąrašas, prie kiekvienos pavardės prieš kiekvieną vardą nurodomos pareigos ir organizacijos pavadinimas.
Įžanginėje protokolo dalyje nustatyta darbotvarkė.
Ją sudaro posėdyje svarstomų klausimų sąrašas, fiksuojama jų aptarimo eiliškumas ir pranešėjų (pranešėjų) vardai.Atkreipkite dėmesį, kad kiekvienas darbotvarkės klausimas numeruojamas arabišku skaitmeniu, formuluojamas naudojant prielinksniai „O“ arba „Apie“. Pavyzdžiui: „Dėl mokymo programų patvirtinimo“; „Dėl mokslo metų rezultatų sumavimo“.
Prie kiekvieno elemento nurodomas pranešėjas (šį numerį parengęs pareigūnas)
Pagrindinė dalis
ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙii su darbotvarkės klausimų seka surašomas pagrindinės protokolo dalies tekstas - joje turi būti tiek skyrių, kiek darbotvarkėje yra punktų.
Remdamiesi tuo, kas išdėstyta aukščiau, darome išvadą, kad protokolo antraštės dalis visada sudaroma vienodai. Bet protokolo tekstas gali būti pateikiamas įvairiomis formomis: trumpas arba pilnas.
Trumpas protokolas- fiksuoja posėdyje svarstytus klausimus, pranešėjų pavardes ir priimtus sprendimus. Toks protokolas dažniausiai saugomas tais atvejais, kai susirinkimas yra operatyvinio pobūdžio (žr. 3.3 pav.).
Verta pasakyti – visas protokolas- pateikiama informacija ne tik apie svarstytus klausimus, priimtus sprendimus ir pranešėjų pavardes, bet ir pakankamai išsamios pastabos, perteikiančios susirinkimo dalyvių pranešimų ir pasisakymų turinį, visas išsakytas nuomones, klausimus ir pastabas, pastabas. , pozicijos. Verta pasakyti – pilnas protokolas leidžia dokumentuoti detalų susirinkimo vaizdą (žr. 3.4 pav.)
3.3 pav. Trumpo protokolo pavyzdys
Naudojant bet kokią protokolo formą, jo tekstas bus padalintas į tiek skyrių, kiek yra darbotvarkės punktų.
Reikėtų pažymėti, kad kiekvienas skyrius susideda iš trijų dalių.: „IŠgirsta“, „KALBĖTA“, „IŠSPRĘSTA“ („NUSPRENDĖ“), kurie spausdinami iš kairės paraštės didžiosiomis raidėmis. Šis dizainas leidžia tekste išryškinti pagrindinio kalbėtojo kalbą, klausimo diskusijos dalyvius ir rezoliucinę dalį, kurioje suformuluotas sprendimas.
dalyje " KLAUSĖ» pateikiamas kalbos tekstas. Teksto pradžioje iš naujos eilutės vardininko linksniu nurodomas kalbėtojo vardas. Kalbos įrašas nuo pavadinimo atskiriamas brūkšneliu. Kalba rašoma vienaskaitos trečiuoju asmeniu. Po pavardės galima nurodyti, o ne įrašyti kalbą („Kalbos protokolas pridedamas“, „Atkreipkite dėmesį, kad ataskaitos tekstas pridedamas“)
Pastaruoju atveju ataskaitos tampa protokolo priedu.
dalyje " ATLIKTA» iš naujos eilutės vardininko linksniu nurodykite kalbėtojo vardą, o po brūkšnio – kalbos ar klausimo tekstą (jei jis buvo užduotas kalbėtojui kalbos metu)
dalyje " IŠSPRĘSTA“ („NUSPRĘSTA“) atspindi sprendimą, priimtą aptariamu klausimu. Atkreipkite dėmesį, kad rezoliucinės dalies tekstas yra spausdinamas visas bet kokia protokolo forma.
Atkreipkite dėmesį, kad viso protokolo tekstas spausdinamas 1,5 eilučių tarpu.
Protokolą surašo posėdžio sekretorius. Protokolą pasirašo sekretorius ir per 3 (tris) darbo dienas po susirinkimo pateikia jį pasirašyti pirmininkui.
Parašai nuo teksto atskiriami 3 eilučių tarpais. Pareigybės pavadinimas spausdinamas nuo kairiojo lauko kraštinės, paskutinė pavardės raidė ribojama dešiniajame laukelyje.
Tą dieną, kai protokolą pasirašo pirmininkas, jis turi būti įregistruotas.
Išrašas iš protokolo
Protokolo išrašas yra tiksli originalaus protokolo teksto dalies kopija, nurodanti darbotvarkės klausimą, kuriam rengiamas išrašas. Išraše atkuriamos visos formos detalės, įžanginė teksto dalis, darbotvarkės klausimas, dėl kurio rengiamas išrašas, tekstas, atspindintis klausimo aptarimą ir priimtą sprendimą. Protokolo išrašą pasirašo tik sekretorė, kuri jį ir patvirtina. Liudijimo įrašas rašomas ranka, susideda iš žodžio „Tiesa“, kopiją (išrašą) tvirtinančio asmens pareigų nuorodos, asmens parašo, pavardės, inicialų ir datos (žr. 3.5 pav.)
Protokolo išrašai kartais pakeičia tokį administracinį dokumentą kaip sprendimą. Šiuo atveju išrašas tarnauja kaip priemonė, leidžianti informuoti vykdytojus apie priimtus sprendimus. Tokiu atveju sekretorius, pavyzdžiui, akcinės bendrovės valdybos sekretorius, ne vėliau kaip per 2 (dvi) dienas nuo susirinkimo protokolo pasirašymo, išdalina protokolo išrašus tam tikrais klausimais atsakingiems vykdytojams. Pareiškimus pasirašo sekretorius.
Kitai organizacijai siunčiamų protokolų išrašai privalomai plombuojami.
Protokolų originalus bylose pagal posėdžių rūšį sudaro sekretorius. Pavyzdžiui, „Visuotinių susirinkimų protokolai“, „Direktorių tarybos posėdžių protokolai“, „Susitikimų su direktoriumi protokolai“ ir kt. Korpuso viduje protokolai susisteminti skaičiais ir chronologija. Bylos formuojamos per kalendorinius metus.
Protokolų rengimas ir įforminimas
Protokolas organizacinių ir administracinių dokumentų sistemoje užima ypatingą vietą. Viena vertus, jis gali būti priskirtas informaciniams dokumentams (kadangi jame yra informacija apie kai kurių valdymo klausimų aptarimą), kita vertus, protokoluose yra rezoliucinė dalis, todėl jie gali būti laikomi administraciniais dokumentais.
protokolas- dokumentas, fiksuojantis klausimų svarstymo ir sprendimų priėmimo posėdžiuose, posėdžiuose, posėdžiuose, konferencijose eigą.
Labiau apibendrintas apibrėžimas pateikiamas aiškinamuosiuose rusų kalbos žodynuose, kurie ją apibrėžia kaip „dokumentą su įrašu apie viską, kas vyksta susirinkime, susirinkime“.
Protokoluose dokumentuojama nuolatinių kolegialių organų – komitetų ir ministerijų kolegijų, savivaldybių vyriausybių, taip pat mokslo, technikos, metodinių tarybų veikla.
Akcininkų susirinkimai, valdybų susirinkimai yra privalomai registruojami.
Protokolai pateikiami valstybės institucijoms registruoti (pavyzdžiui, registruojant komercinius bankus, prekybos ir pramonės rūmus ir pan.). Protokolai taip pat surašomi laikinųjų kolegialių organų veiklai (konferencijų, posėdžių, posėdžių, seminarų ir kt.) dokumentuoti.
Posėdžio metu paprastai surašomas protokolas. Tais atvejais, kai posėdis yra transkribuojamas arba įrašomas magnetiniu būdu, protokolas gali būti surašomas po jo perrašymo. Įrašus turi saugoti sekretorė arba paskirtas asmuo.
Galima išskirti šiuos protokolo rengimo etapus:
1) laiku surenkama susirinkimui reikalinga medžiaga (darbotvarkė, posėdžio dalyvių, kviečiamųjų, kolegialaus organo narių sąrašas, pranešimų, pranešimų ir kalbų tekstai, svarstomų klausimų sprendimų projektai);
2) protokolo surašymas pagal nustatytus reikalavimus, užtikrinančius jo teisinę galią;
3) teksto redagavimas, derinimas su posėdžio pirmininku ir pranešėjais;
4) posėdžio pirmininko ir sekretoriaus pasirašymas protokole;
Visų tipų ir atmainų protokolai, neatsižvelgiant į tai, ar jie priklauso dokumentacijos sistemai ar posistemiui, klasifikuojami pagal du pagrindus – dokumentavimo būdą ir posėdžio protokolo išsamumo laipsnį, kurie veikia vienu metu. Taigi, pagal įrašo išsamumo laipsnį, protokolai skirstomi į trumpus ir išsamius. Be to, išskiriamas stenografinis protokolas. Protokolo forma parenkama atsižvelgiant į posėdžio tipą ir kolegialaus organo statusą.
Trumpai protokolas - fiksuoja posėdyje svarstytus klausimus, pranešėjų pavardes ir priimtus sprendimus. Tokį protokolą rekomenduojama saugoti tik tais atvejais, kai posėdis yra stenografuojamas, sekretoriui pateikiami pranešimai ir kalbų tekstai arba kai susirinkimas yra operatyvinio pobūdžio.
Trumpame protokole nuosekliai įrašomos tik pirmininko, sekretoriaus pavardės, susirinkusiųjų sudėtis, svarstytų klausimų ir priimtų sprendimų sąrašas. Trumpojo protokolo variantas – tai sutrumpinta forma surašytas protokolas, kuriame trumpai nuosekliai pristatomi sprendžiami klausimai pagal schemą „problema – sprendimas“.
Pilnas protokole užfiksuoti ne tik svarstyti klausimai, priimti sprendimai ir pasisakiusiųjų pavardės, bet ir pakankamai išsamūs įrašai, perteikiantys susirinkimo dalyvių pranešimų ir pasisakymų turinį, visas išsakytas nuomones, klausimus ir pastabas, pastabas. , pozicijos. Visas protokolas leidžia dokumentuoti išsamų susitikimo vaizdą.
Pilni protokolai gali būti detalūs tekstiniai (tekstinis dokumentavimo būdas), stenografinis (tekstinis metodas naudojant specialius simbolius, kuriuos būtina iššifruoti rengiant protokolą), fonografiniai (garso įrašymas), vaizdo protokolai (naudojamas vaizdo garso įrašas, ypač vedant vaizdo konferencijas) . Juose yra viso posėdžio įrašas, įskaitant pastabas, klausimus, pastabas, pasisakymus ir nuorodas susirinkimo metu, triukšmą, plojimus ir kt. priklausomai nuo dokumentavimo būdo.
Trumparaštis protokolas surašomas remiantis stenograma (stenograma) ir pažodžiui perteikiama kiekvieno klausimo svarstymo ir sprendimo dėl jo priėmimo eiga.
Visas ir pažodinis protokolas surašomas pagal posėdžio metu saugomus ranka rašytus žodinius arba juostinius įrašus.
Protokolą posėdžio metu saugo specialiai atrinktas ar paskirtas asmuo arba nuolatinio kolegialaus organo sekretorius ex officio, o operatyvinių posėdžių, kuriems pirmininkauja vadovai, protokolus saugo ir surašo sekretoriai arba vadovų padėjėjai.
Posėdžio sekretorius, sudarydamas protokolą, naudojasi iš anksto posėdžiui parengtais dokumentais: darbotvarke, kviečiamųjų sąrašais, kolegialaus organo narių sąrašais, ataskaitų, kalbų, informacinių pranešimų, sprendimų projektais ir kt.
Tiesiogiai susirinkimo metu surašytas protokolas yra projektas. Jis turi būti išaiškintas, patikrintas stenograma ar fonograma (jei susirinkime buvo stenograma ar įrašytas diktofonas), suredaguotas ir įvykdytas ne vėliau kaip per 3 ar 5 dienas nuo susirinkimo dienos. Šios sąlygos ar kiti protokolo rengimo pasirašymui terminų standartai – „susirinkimo dieną“, „ne vėliau kaip kitą darbo dieną“ ir kt. - paprastai reglamentuoja atitinkamų kolegialių organų nuostatai ir konkretaus kolegialaus organo sekretoriaus pareigybės aprašymas / pareiginiai nuostatai.
Protokolas yra pagrindinis kolegialaus valdymo administracinis dokumentas ir beveik visada surašomas kaip kelių puslapių dokumentas. Todėl surašant pirmąjį protokolo lapą būtina naudoti bendrąją organizacijos ar įmonės formą, o jei bendros formos nėra, protokolas surašomas ant A4 formato popieriaus lapų, rekvizitai išdėstyti pagal bendrosios formos modelis.
Jei nenaudojama pirmojo protokolo lapo forma, detalės dažniausiai brėžiamos išilgai (išilgai viršutinės lapo paraštės) centre.
Standartinėje protokolo formoje yra ši privaloma informacija:
visas organizacijos ar įmonės pavadinimas;
dokumento rūšies pavadinimas (PROTOKOLAS);
· Registracijos numeris;
dokumento sudarymo ar paskelbimo vieta;
titulas;
parašų.
Papildoma protokolo informacija yra:
struktūrinio padalinio pavadinimas;
patvirtinimo antspaudas;
pastaba apie programų buvimą;
susirinkimo vieta (kambaris, kabinetas) ir laikas;
posėdžiui, sesijai pirmininkaujančio asmens pavardė ir inicialai;
protokolo pasirašymo data;
vizos patvirtinimas (jei reikia);
patvirtinimo antspaudas (jei protokolą reikia patvirtinti);
Pastaba dėl vykdymo ir nukreipimo į bylą.
Protokolo data yra susirinkimo data (protokolas paprastai surašomas po susirinkimo). Jei tai truko kelias dienas, protokolo data apima pradžios ir pabaigos datas.
Pavyzdžiui: 2013-01-21–24.
Protokolo numeris (rodyklė) – susirinkimo eilės numeris. Protokolai numeruojami per kalendorinius metus arba kolegialaus organo kadenciją.
Protokolo teksto pavadinimas, kaip taisyklė, atspindi susirinkimo ar kolegialios veiklos pobūdį ir atitinka dokumento rūšies pavadinimą. Pavyzdžiui: Protokolai – valdybos posėdžiai; - darbo kolektyvo susirinkimai; - struktūrinių padalinių vadovų susirinkimai.
Protokolo tekstą sudaro įvadinė ir pagrindinė dalis.
Protokolo įžanginėje dalyje po antraštės nurodomos posėdžio pirmininko ir sekretoriaus pavardės ir inicialai (trumpoje protokolo formoje ši informacija praleista). Iš naujos eilutės po žodžio „Dalyvavo“ išvardijami nuolatinių kolegialaus organo narių vardai, pavardės ir inicialai (abėcėlės tvarka), toliau – kviečiamų į posėdį pavardės, inicialai ir pareigos. Kviečiamų pareigūnų, kurie nėra kolegialaus organo nariai, bet dalyvavo posėdyje, pavardės ir inicialai surašyti po žodžio „Kviečiami“.
Surašant išplėstinio susirinkimo ar susirinkimo, kuriame dalyvauja daugiau nei 15 asmenų, protokolą, dalyvių pavardės neskelbiamos, tačiau bendras jų skaičius nurodomas skaičiumi. Dalyviai skaičiuojami pagal registracijos sąrašus, kurie perduodami posėdžio sekretoriui ir tampa vienu iš protokolo priedų. Prie protokolo pridedami dalyvaujančiųjų pavardžių sąrašai, apie kuriuos daromas atitinkamas įrašas pačiame protokole (pvz.: Dalyvavo: 43 žmonės (sąrašas pridedamas).
Susirinkimuose, konferencijose ir suvažiavimuose, kur sprendimams priimti reikalingas tam tikras kvorumas, skiltyje „Dalyvavimas“ nurodoma, kiek žmonių turi dalyvauti ir kiek atvyko į susirinkimą.
Pavyzdžiui, profesinių sąjungų posėdžių protokoluose nurodyta: „Profesinės sąjungos organizacijoje užsiregistravę 135 asmenys, dalyvauja 117“.
Darbotvarkė įtraukta į įžanginę protokolo dalį. Jame pateikiami posėdyje svarstyti klausimai su pranešėjų (pranešėjų) vardais ir fiksuojama jų aptarimo seka.
Po žodžių sudaromas kolegialaus organo svarstymui ir sprendimui teikiamų klausimų sąrašas "Darbotvarkė", kurie yra nuo kairiojo lauko ribos dviem eilutėmis žemiau dalyvaujančiųjų sudėties ir baigiasi dvitaškiu.
Kiekvienas darbotvarkės klausimas formuluojamas prielinksniu "O", atsakoma į klausimą "Apie ką?" ir yra kalbėtojo pareigos, pavardė ir inicialai. Be to, protokole nevartojamas žodis „kalbėtojas“, teisinga kalbos formulė: „Pranešti – (kieno?) pareigos, pavardė, inicialai“.
Klausimai numeruojami arabiškais skaitmenimis, įtraukiami į darbotvarkę pagal svarbą (arba pagal numatomą svarstymo laiką) ir brėžiami nuo raudonos linijos.
Darbotvarkės klausimai turėtų būti suformuluoti aiškiai ir konkrečiai, nes jie yra tikri antraštės į tolesnį protokolo tekstą, kurie bus pristatomi punktais klausimų svarstymo susirinkime tvarka.
Posėdžio darbotvarkė, kaip taisyklė, sudaroma iš anksto, joje turi būti numatytas optimalus klausimų, kurie gali būti svarstomi ir aptariami posėdyje, skaičius. Užpildyto protokolo darbotvarkėje esanti formuluotė „Įvairūs“ laikytina netinkama, nes dokumentas surašomas po posėdžio, kai jau galima tiksliai suformuluoti visus svarstomus klausimus.
Net ir tais atvejais, kai posėdžio darbotvarkė sudaroma kaip savarankiškas informacinis dokumentas ir iš anksto išsiunčiamas posėdžio dalyviams bei kolegialaus organo nariams, visų svarstomų klausimų formuluotės turi būti įtrauktos į protokolo tekstą. . Pastaba protokolo tekste: „Darbotvarkė pridedama“ yra nepriimtina, net kai darbotvarkė formuojama į bylą kartu su protokolu kaip atskiru informaciniu dokumentu.
Pagrindinės protokolo dalies tekstas surašomas pagal darbotvarkės nustatytą klausimų eilę.
Pagrindinė protokolo teksto dalis, t.y. visą susirinkimo eigą ir priimtus sprendimus posėdžio sekretorius iš žodinės formos (dažnai spontaniškos, emocingos ir ne visada pasiruošusios) pereina į rašytinę, t.y. sutvarkyta, pastatyta pagal kalbos modelius, daugiausia naudojant tiesioginę žodžių tvarką ir naudojant specialų žodyną bei dalykinio stiliaus terminus.
Pagrindinėje protokolo teksto dalyje yra tiek skyrių, kiek yra darbotvarkės punktų. Skyriai atitinkamai sunumeruoti. Kiekviena sekcija, atspindinti susitikimo eigą, susideda iš trijų dalių. : KLAUSĖ - KALBĖJO - NUSPRENDĖ (NUSPRENDĖ).
Žodis „IŠgirdo“ numeruojamas pagal darbotvarkės klausimo numerį, brėžiamas nuo kairiojo lauko krašto didžiosiomis raidėmis ir baigiasi dvitaškiu. Toliau nuo raudonos linijos nubrėžiama kalbėtojo pavardė ir inicialai giminės raide (KLAUSĖ - kam?), dedamas brūkšnys, o po jo trumpai arba išsamiai įrašomas pranešimo turinys. Pateikimas paprastai vedamas iš vienaskaitos trečiojo asmens būtojo laiko.
Jei pagrindinio pranešimo tekstas buvo parengtas iš anksto ir, apsvarsčius klausimą, buvo perduotas posėdžio sekretoriatui/sekretoriui, tai pateikiant tekstą patogu naudoti kitą būdą: trumpai suformuluoti posėdžio temą. ataskaita pagal darbotvarkę ir pasibaigus terminui padaryti pastabą: „Ataskaitos tekstas pridedamas“.
Tuo pačiu metu turi būti surašytas iš anksto parengtas aktas, pasirašytas ir nurodyta data, kad jis tikrai būtų išduotas kaip savarankiškas dokumentas-protokolo priedas.
Žodis „KALBĖTA“ yra nubrėžtas nuo kairiojo lauko krašto didžiosiomis raidėmis ir baigiasi dvitaškiu. Kiekvieno kalbėtojo pavardė ir inicialai brėžiami nuo raudonos linijos ir nurodomi vardininko raide (KALBĖJO - kas?). Po brūkšnelio netiesioginės kalbos forma įrašomas trumpas arba išsamus kalbos turinys.
Visi klausimai pranešėjui ir pranešėjams bei atsakymai į juos įrašomi gavimo tvarka ir taip pat brėžiami nuo raudonos linijos. Klausimą uždavusio asmens pavardė gali būti nenurodyta.
Sprendimai, priimami kolegialiai kiekvienu iš svarstomų klausimų, įrašomi po žodžio „NUSPRĘSTA“ arba „NUSPRĘSTA“. Šie žodžiai yra dalykinio stiliaus terminai, atspindintys kolegialumo principu pagrįstą sprendimų priėmimą (numanomas įvardis „mes“). Verslo praktikoje kiekvienas terminas turi savo vartojimo sritį rengiant protokolus. Taigi visuotinių akcininkų susirinkimų, steigėjų, valdybų susirinkimų, darbo kolektyvų susirinkimų, darbuotojų susirinkimų (įmonių elgesio kodekso nustatytos ir leidžiamos savivaldos), iniciatyvinių grupių protokoluose, sąvokos „NUSPRENDĖ“ vartojimas laikomas teisingu (aukščiausių kolegialių organų veikla įforminta, „galia“). Komitetų, valdybų, darbo grupių, operatyvinių posėdžių ir kitų kolegialių vykdomųjų organų posėdžių protokoluose (surašoma „operatyvinė vadovybė“) laikoma teisinga sąvoka „NUTARTA“.
Šis žodis sudaromas iš kairiojo lauko krašto didžiosiomis raidėmis ir baigiasi dvitaškiu. Nuo raudonos linijos ant punktų trumpai ir tiksliai suformuluojami administraciniai veiksmai, kurie turi būti sunumeruoti pagal darbotvarkės klausimo numerį. Priimto sprendimo numeris susideda iš dviejų dalių, atskirtų tašku, o pirmasis skaitmuo atitinka darbotvarkės klausimo numerį, o antrasis – sprendimo šiuo klausimu numerį (juk dažnai taip nutinka kad vienu darbotvarkės klausimu priimami keli sprendimai ir nurodymai).
Teisės normą (normatyvą) nustatanti dalis suformuluota pagal standartinį kalbos modelį: ką daryti - kokiu (nuo ko ar už kokį) laikotarpį?
1. Kam – ką daryti – iki kokios datos;
2. Ką daryti – iki kokios datos – kam (pareigos pavadinimas, pavardė ir konkretaus atlikėjo inicialai).
Jei sprendimas priimtas balsuojant, tada jo rezultatai surašomi tokia forma: „Už – 10, prieš – 0, susilaikė – 2“ arba „Vienbalsiai“. Šios formos laikymasis yra privalomas priimant sprendimus dėl kandidatų skyrimo, rinkimo ar tvirtinimo arba dėl komisijų, komitetų ir kt. personalinės sudėties.
Ant suredaguoto ir patikrinto protokolo surašomi posėdžio pirmininko ir sekretoriaus parašai. Jie yra trimis ar keturiomis eilutėmis po tekstu nuo kairiosios paraštės krašto ir yra atskirti viena eilute. Parašų nuorašuose inicialai dedami prieš pavardę. Pirmininko ir sekretoriaus asmeniniai parašai surašomi ant originalaus protokolo.
Kadangi protokolas yra įmonės vidinis administracinis dokumentas, dažniausiai jo tvirtinti antspaudu neprivaloma.
Įrašyto ir pasirašyto protokolo ar protokolo išrašo kopijas (fotokopijas), kurios būtinos siunčiant dokumentą vykdyti, turi teisę savo parašu patvirtinti sekretorius (susirinkimo sekretorius ar kolegijos sekretorius). įstaiga ex officio), teisingai užpildydami žymą kopijos patvirtinime. Jei organizacijoje naudojama protokolo kopija ar išrašas, tada jis (kaip ir pats protokolas) nėra antspauduojamas. Jei protokolo išrašas ar kopija yra skirti naudoti už gimtosios organizacijos sienų, jis turi būti antspauduojamas.
Kai kuriuos protokolų tipus turi patvirtinti pirmasis įmonės ar organizacijos vadovas. Pavyzdžiui, organizacijos ekspertų komisijos posėdžių protokolai, ekspertų komisijos prieigos prie organizacijos informacija ir dokumentams ribojimo antspaudams skyrimo / nuėmimo protokolai, projektų valdymo projektų grupių / projektų biurų posėdžių protokolai, ir tt yra patvirtinti.
Patvirtinimas išduodamas antspaudu, kuris yra viršutiniame dešiniajame dokumento kampe ir susideda iš žodžio „PATVIRTINTI“, sutrumpinto vadovo pareigų pavadinimo (nes nurodytas visas organizacijos ar įmonės pavadinimas). dokumento antraštę arba bendrąja forma), asmeninį parašą, jo nuorašą ir patvirtinimo datą.
Kolegialių organų sprendimai perduodami vykdytojams savarankiškų dokumentų – nutarimų ir sprendimų forma; vadovavimo vienybės pagrindu veikiančiose įstaigose jos vykdomos įsakymais. Kitais atvejais daromas išrašas iš protokolų.
Protokolai formuojami į bylas kartu su dokumentais, sukurtais rengiant susirinkimą:
¾ darbotvarkė;
¾ kvietimas;
¾ susirinkimo dalyvių sąrašai ir pakviestųjų sąrašai;
¾ pranešimų ar kalbų santraukų;
¾ informacinės medžiagos aptartais klausimais;
¾ sprendimų projektų ir galutinių dokumentų.
Protokolą surašo posėdžio sekretorius. Pasirašo pirmininkas ir sekretorius.
Išrašas iš protokolo yra tiksli originalaus protokolo teksto dalies, susijusios su darbotvarkės klausimu, dėl kurio rengiamas išrašas, kopija. Kartu atkuriamos visos formos detalės, įžanginė teksto dalis, darbotvarkės klausimas, dėl kurio rengiamas išrašas, tekstas, atspindintis klausimo aptarimą ir priimtą sprendimą. Protokolo išrašą pasirašo tik sekretorė, jis surašo ir atestavimo įrašą. Jį sudaro žodis „Tikra“, kopiją (išrašą) tvirtinančio asmens pareigos, asmens parašas, pavardė, inicialai ir data. Jei išrašas pateikiamas pateikti kitai organizacijai, jis patvirtinamas antspaudu.
Dienotvarkė:
1. Apie ... (apie ką klausimas). Pranešimo tipas (ataskaita, ataskaita, žinutė, informacija), pareigų pavadinimas, inicialai, pavardė (gimtiniu atveju).
1. KLAUSĖ:
I. O. Pavardė (vardine kalba) – trumpa arba išsami kalbos turinio santrauka. Jeigu prie protokolo pridedamas ataskaitos tekstas, tuomet nurodyti – (Ataskaitos tekstas pridedamas).
ATLIKTA:
IR APIE. Pavardė – trumpa pirmosios kalbos pirmuoju numeriu santrauka (po pavardės skliausteliuose gali būti nurodyta kalbėtojo pozicija). Jeigu prie protokolo pridedamas pranešimo tekstas, tuomet nurodyti – (Kalbos tekstas pridedamas).
IR APIE. Pavardė – apibendrina šias kalbas šiuo klausimu.
NUSPRĘSTA:
1.1. Nurodoma nutarimo dėl pirmojo klausimo formuluotė - nurodytas veiksmas neapibrėžtos formos veiksmažodžiu, atlikėjas (pareigūnas, struktūrinis padalinys D.p.), įvykdymo terminas.
1.2. Panašiai rengiamos rezoliucijos dėl pirmojo klausimo antroji ir paskesnės pastraipos.
2. KLAUSĖ:
Antrojo darbotvarkės punkto apipavidalinimas pastatytas panašiai kaip ir pirmojo pagal schemą: KLAUSYTA - KALBĖTA - SPRENDĖ.
Prie bylos 00-00 (parašas), data
Protokolo išdėstymas
NUSPRĘSTA:
Programos varnelė
Dienotvarkė:
2004 metų lapkričio mėnesio kepyklos darbo ataskaita.
IP Kozlenko (generalinis direktorius) - ataskaita pridedama.
ATLIKTA:
A. V. Petrovskis (Direktorių valdybos narys). Savo kalboje jis daugiausia dėmesio skyrė kai kurių darbuotojų darbe pasitaikantiems trūkumams: neteisingam ženklinimui, išeinamosios prekybos trikdymui.
I. S. Nikonenko (Direktorių valdybos narys). Jis pažymėjo, kad iš esmės darbas vyksta gerai: išaugo darbo našumas, išaugo pelningumas, pagerėjo įmonės padėtis regioninėje duonos gaminių rinkoje.
NUSPRĘSTA:
1. Lapkričio mėnesio premija:
1.1. Pagrindinės gamybos vienetų darbininkai - 40% vieneto darbo užmokesčio.
1.2. Laikini darbuotojai - 40% atlyginimų, tarifų tarifų.
2. Atimkite premijas už lapkritį:
2.1. O. P. Ivanova, L. R. Sidorova, N. R. Levčenko už meduolių ženklinimo nenuoseklumą 2004-11-25.
2.2. L. D. Gončarui dėl išvažiuojamosios prekybos sutrikdymo Zimovnikų kaime 2003-11-23.
Prie bylos 00-00 (parašas), data
Elektroninės dokumento kopijos ID
Protokolo pavyzdys
Dėl dokumentų saugos akcinėje bendrovėje ir jų perdavimo valstybinei globai organizavimo.
2. Rekomenduoti Akcinės bendrovės Dokumentavimo skyriui (Krivolapov V. G.) surengti seminarą su Akcinės bendrovės struktūrinių padalinių specialistais apie dokumentų sisteminimą raštvedyboje ir jų perdavimą valstybiniam saugojimui.
Protokolo ištraukos pavyzdys(Anodina N.N. Dokumentų srautas organizacijoje / N.N. Anodina. - M .: Omega-L leidykla, 2006. -172 p.)
2 skirsnis „Dokumento struktūra. dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema“
6 TEMA
„PAGRINDINĖS INFORMACIJOS IR NUOLATINIŲ DOKUMENTŲ RŪŠYS, PERDUODAMI ĮVAIRIAIS RYŠIO KANALAIS. VERSLO SUSIRAšinĖJIMAS"
Planas:
1. Verslo korespondencija. Bendra informacija.
Protokolas organizacinių ir administracinių dokumentų sistemoje užima ypatingą vietą. Viena vertus, jis gali būti priskirtas informaciniams dokumentams (kadangi jame yra informacija apie kai kurių valdymo klausimų aptarimą), kita vertus, protokoluose yra rezoliucinė dalis, todėl jie gali būti laikomi administraciniais dokumentais.
protokolas - dokumentas, nustatantis klausimų svarstymo ir sprendimų priėmimo posėdžiuose, posėdžiuose, posėdžiuose, konferencijose eigą. Protokoluose dokumentuojama nuolatinių kolegialių organų – komitetų ir ministerijų kolegijų, savivaldybių vyriausybių, taip pat mokslo, technikos, metodinių tarybų veikla.
Akcininkų susirinkimai, valdybų susirinkimai yra privalomai registruojami.
Protokolai pateikiami valstybės institucijoms registruoti (pavyzdžiui, registruojant komercinius bankus, prekybos ir pramonės rūmus ir pan.). Protokolai taip pat surašomi laikinųjų kolegialių organų veiklai (konferencijų, posėdžių, posėdžių, seminarų ir kt.) dokumentuoti.
Protokolas surašomas remiantis protokolais, kuriuos posėdžio metu saugojo sekretorius rankiniu būdu arba naudojant diktofoną.
Atsižvelgiant į posėdžio rūšį ir kolegialaus organo statusą, parenkama protokolo forma: trumpa, pilna arba pažodinė.
Trumpai protokolas – fiksuojami posėdyje svarstyti klausimai, pasisakiusių asmenų pavardės ir priimti sprendimai (žr. 94 p.). Tokį protokolą rekomenduojama saugoti tik tais atvejais, kai posėdis yra stenografuojamas, sekretoriui pateikiami pranešimai ir kalbų tekstai arba kai susirinkimas yra operatyvinio pobūdžio.
Pilnas protokole užfiksuoti ne tik svarstyti klausimai, priimti sprendimai ir pasisakiusiųjų pavardės, bet ir pakankamai išsamūs įrašai, perteikiantys susirinkimo dalyvių pranešimų ir pasisakymų turinį, visas išsakytas nuomones, klausimus ir pastabas, pastabas. , pozicijos. Visas protokolas leidžia dokumentuoti išsamų susitikimo vaizdą (žr. p. 95–96).
Trumparaštis protokolas surašomas remiantis stenograma (stenograma) ir pažodžiui perteikiama kiekvieno klausimo svarstymo ir sprendimo dėl jo priėmimo eiga.
Visas ir pažodinis protokolas surašomas pagal posėdžio metu saugomus ranka rašytus žodinius arba juostinius įrašus.
Visų tipų protokolai surašomi pagal bendrą formą, kurioje nurodomi šie rekvizitai: įstaigos (organizacijos, įmonės) pavadinimas, dokumento (protokolo) rūšis, datos užrašymo vieta, dokumento rodyklė, surašymo vieta. protokolas, vieta antraštei prie teksto. Protokolo data yra susirinkimo data (protokolas paprastai surašomas po susirinkimo). Jei tai truko kelias dienas, protokolo data apima pradžios ir pabaigos datas.
Pavyzdžiui: 2000-01-21-24.
Protokolo numeris (rodyklė) – susirinkimo eilės numeris. Protokolai numeruojami per kalendorinius metus arba kolegialaus organo kadenciją.
Protokolo teksto pavadinimas, kaip taisyklė, atspindi susirinkimo ar kolegialios veiklos pobūdį ir atitinka dokumento rūšies pavadinimą. Pavyzdžiui: Protokolai – valdybos posėdžiai; - darbo kolektyvo susirinkimai; - struktūrinių padalinių vadovų susirinkimai.
Protokolo tekstą sudaro įvadinė ir pagrindinė dalis.
Protokolo įžanginėje dalyje po antraštės nurodomos posėdžio pirmininko ir sekretoriaus pavardės ir inicialai (trumpoje protokolo formoje ši informacija praleista). Iš naujos eilutės po žodžio „Dalyvavo“ išvardijami nuolatinių kolegialaus organo narių vardai, pavardės, inicialai (abėcėlės tvarka), kviečiamų į posėdį pavardės, inicialai ir pareigos. Surašant išplėstinio susirinkimo protokolą dalyvių pavardės neišvardijamos, tačiau bendras jų skaičius nurodomas skaičiumi. Dalyviai skaičiuojami pagal registracijos sąrašus, kurie perduodami posėdžio sekretoriui ir tampa vienu iš protokolo priedų.
Darbotvarkė įtraukta į įžanginę protokolo dalį. Jame išvardijami posėdyje svarstyti klausimai su pranešėjų (pranešėjų) vardais ir fiksuojama jų aptarimo seka. Posėdžio darbotvarkė, kaip taisyklė, sudaroma iš anksto, joje turi būti numatytas optimalus klausimų, kurie gali būti svarstomi ir aptariami posėdyje, skaičius.
Pagrindinės protokolo dalies tekstas surašomas pagal darbotvarkės nustatytą klausimų eilę.
Pagrindinėje protokolo teksto dalyje yra tiek skyrių, kiek yra darbotvarkės punktų. Skyriai atitinkamai sunumeruoti. Kiekviena dalis susideda iš trijų dalių: „IŠKALBĖTA“, „KALBĖTA“, „NUSPRĘSTA“, kurios spausdinamos iš pastraipos, siekiant protokolo tekste išryškinti pagrindinio kalbėtojo, diskusijos dalyvių kalbos įrašą. klausimo ir rezoliucinės dalies, suformuluojančios susirinkimo sprendimą. Tuo pačiu tikslu protokolo tekste kiekvieno kalbėtojo pavardė ir inicialai spausdinami naujoje vardininko raidės eilutėje. Kalbos įrašo pateikimas nuo pavardės atskiriamas brūkšneliu, nurodoma iš vienaskaitos trečiojo asmens.
Protokolą surašo posėdžio sekretorius. Pasirašo pirmininkas ir sekretorius.
Išrašas iš protokolo yra tiksli originalaus protokolo teksto dalies, susijusios su darbotvarkės klausimu, dėl kurio rengiamas išrašas, kopija (žr. p. 97). Kartu atkuriamos visos formos detalės, įžanginė teksto dalis, darbotvarkės klausimas, dėl kurio rengiamas išrašas, tekstas, atspindintis klausimo aptarimą ir priimtą sprendimą. Protokolo išrašą pasirašo tik sekretorė, jis surašo ir atestavimo įrašą. Jį sudaro žodis „Tikra“, kopiją (išrašą) tvirtinančio asmens pareigos, asmens parašas, pavardė, inicialai ir data. Jei išrašas pateikiamas pateikti kitai organizacijai, jis patvirtinamas antspaudu.
Taip pat žiūrėkite: