कई प्रबंधन दस्तावेजों में, एक विशेष स्थान प्रोटोकॉल से संबंधित है। वे संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली का हिस्सा हैं।

शिष्टाचार - बैठकों, बैठकों, सत्रों, सम्मेलनों में मुद्दों की चर्चा और निर्णय लेने के पाठ्यक्रम को तय करने वाला एक दस्तावेज।

यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि संगठनों और उद्यमों की गतिविधियों में, "प्रोटोकॉल" नामक दस्तावेज अक्सर तैयार किए जाते हैं, लेकिन वे उपरोक्त परिभाषा के अंतर्गत नहीं आते हैं। तो, संविदात्मक संबंधों के क्षेत्र में, आशय के प्रोटोकॉल, असहमति के प्रोटोकॉल, अनुमोदन के प्रोटोकॉल तैयार किए जाते हैं; शेयरधारकों की आम बैठक के मुख्य दस्तावेजों में से, विधान में मतगणना आयोग के कार्यवृत्त आदि का नाम है। एक जैसा प्रोटोकॉल के प्रकारकार्य करने के अपने उद्देश्य में समान हैं: वे तथ्यों या घटनाओं को रिकॉर्ड और पुष्टि करते हैं। इसलिए, वे इस लेख में निर्दिष्ट नियमों के अधीन नहीं हैं।

प्रोटोकॉल तैयार किए जाते हैंकिसी भी संगठन में जहां अस्थायी या स्थायी कॉलेजियम निकाय, आयोग आदि हैं। उनकी गतिविधि का रूप बैठकों या बैठकों में कुछ मुद्दों पर चर्चा करना और संयुक्त निर्णय लेना, अक्सर मतदान द्वारा होता है।

हमारे देश में संयुक्त स्टॉक कंपनियों के आगमन के साथ, इस प्रकार के दस्तावेज़ों पर ध्यान बढ़ गया है। एक संयुक्त स्टॉक कंपनी के सर्वोच्च शासी निकाय कॉलेजिएट हैं, और उनकी गतिविधियों को दर्शाने वाले प्रोटोकॉल सबसे महत्वपूर्ण प्रबंधन दस्तावेजों में से एक बन जाते हैं। हम शेयरधारकों की आम बैठकों के कार्यवृत्त, निदेशक मंडल और बोर्ड की बैठकों के बारे में बात कर रहे हैं। यह कोई संयोग नहीं है कि संघीय कानून "संयुक्त स्टॉक कंपनियों पर" और अन्य कानूनी कार्य इन दस्तावेजों में जानकारी की संरचना पर विशेष ध्यान देते हैं, अर्थात उनकी सामग्री। नियामक आवश्यकताओं का एक हिस्सा जिसे हम कागजी कार्रवाई कहते हैं, के लिए जिम्मेदार ठहराया जा सकता है। पर प्रोटोकॉल का पंजीकरणसंयुक्त स्टॉक कंपनियों के प्रबंधन निकायों को इस प्रकार के दस्तावेजों (प्रोटोकॉल के मानक रूप) के लिए मानक आवश्यकताओं को ध्यान में रखना चाहिए, और जो कि कानूनी कृत्यों के विशेष मानदंडों द्वारा तय किए गए हैं और प्रबंधन निकायों की गतिविधियों के प्रलेखन को विनियमित करते हैं। ठीक संयुक्त स्टॉक कंपनियां।

प्रोटोकॉल तैयार करने के लिए विशिष्ट आवश्यकताएं

सामान्यीकृत रूप में, प्रोटोकॉल को संकलित करने की प्रक्रिया इस प्रकार है।

मीटिंग या मीटिंग की तैयारी करते समय:

एजेंडा आइटम तैयार किए जाते हैं, यानी वे मुद्दे जिन पर निर्णय किए जाने चाहिए;

मुख्य वक्ताओं की संरचना निर्धारित की जाती है;

उपयुक्त सामग्री का चयन किया जाता है, उदाहरण के लिए, मसौदा दस्तावेज जिसमें चर्चा और अनुमोदन की आवश्यकता होती है, रिपोर्ट के पाठ आदि।

बैठक के दौरान सचिव एजेंडा आइटम की चर्चा और उन पर लिए गए निर्णयों का रिकॉर्ड रखता है। सबसे महत्वपूर्ण बैठकों को लिखित किया जा सकता है, रिपोर्ट और भाषणों को एक तानाशाही फोन पर रिकॉर्ड किया जा सकता है। ये सभी सामग्रियां प्रोटोकॉल के बाद के संकलन का आधार हैं।

प्रोटोकॉल हेडर

प्रोटोकॉल को संगठन के सामान्य लेटरहेड पर या कागज की एक खाली शीट पर विवरण के साथ तैयार किया जाता है जो सामान्य रूप से मेल खाता है। उनकी रचना में:

संगठन का कॉर्पोरेट नाम;

दस्तावेज़ के प्रकार का नाम;

• दस्तावेज़ का स्थान।

फॉर्म के विवरण सहित सभी विवरण दर्ज करते समय, कुछ नियमों को ध्यान में रखा जाना चाहिए। केवल यह दस्तावेज़ को कानूनी बल प्रदान कर सकता है।

ब्रांड का नाम- यह रूसी में संगठन का पूरा नाम है, जो घटक दस्तावेजों द्वारा तय किया गया है।

संघीय कानून "संयुक्त स्टॉक कंपनियों पर" ने निर्धारित किया कि एक कंपनी के पास पूर्ण होना चाहिए और एक संक्षिप्त कंपनी का नाम होना चाहिए, जिसमें अन्य बातों के अलावा, कंपनी के प्रकार (खुले या बंद) का संकेत शामिल है। इस प्रकार, यदि किसी कंपनी ने अपना संक्षिप्त नाम पूरे नाम के साथ पंजीकृत किया है, तो उसे अपने लेटरहेड्स पर रखने का अधिकार है (उदाहरण 1 देखें)।

दस्तावेज़ प्रकार का नाम(PROTOCOL) संगठन के नाम के तहत बड़े अक्षरों में मुद्रित होता है और इसे एक पंक्ति रिक्ति द्वारा अलग किया जाता है।

कार्यवृत्त पर तारीख डालते समय, यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि बैठक की तारीख और अंतिम निष्पादन और दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने की तारीख लगभग हमेशा भिन्न होती है।

द्वारा सामान्य आवश्यकताएँबैठक की तारीख के 5 दिनों के बाद मिनट्स को तैयार नहीं किया जाना चाहिए। लेकिन कानून "संयुक्त स्टॉक कंपनियों पर" अन्य समय सीमा की शुरुआत की: के लिए निदेशक मंडल की बैठक के मिनट्सअधिकतम तैयारी अवधि 3 दिन है, और के लिए शेयरधारकों की आम बैठक के कार्यवृत्त- बैठक समाप्त होने के 15 दिन बाद।

आपको यह जानने की जरूरत है कि सभी मामलों में प्रोटोकॉल पर चिह्नितबैठक की तारीख, हस्ताक्षर नहीं।

यदि बैठक एक दिन से अधिक समय तक चलती है, तो मिनटों में इसकी शुरुआत और समाप्ति की तारीखें होनी चाहिए: "10-12.01.2007", या पूर्ण रूप से: "10.01.2007 - 12.01.2007"।

सूचकांक को तारीख के साथ एक ही पंक्ति में रखा जाता है और कैलेंडर वर्ष के भीतर बैठक की क्रम संख्या को इंगित करता है: "नंबर 02" या "नंबर 12"।

अनुक्रम संख्या प्रत्येक के लिए अलग से असाइन की जाती है प्रोटोकॉल समूह, जो संगठन में संकलित हैं: अलग से क्रमांकित शेयरधारकों की आम बैठकों के कार्यवृत्त; निदेशक मंडल की बैठकों के कार्यवृत्त; बोर्ड बैठक मिनटआदि।

सामान्य रूप की एक अन्य विशेषता (और मानक प्रोटोकॉल प्रपत्र की विशेषता) है "दस्तावेज़ का स्थान"। इस तथ्य पर ध्यान देना आवश्यक है कि इस मामले में इस आवश्यकता का अर्थ संगठन का स्थान नहीं है, बल्कि वह स्थान है जहाँ वास्तव में बैठक हुई थी। स्वीकृत प्रशासनिक-क्षेत्रीय विभाजन को ध्यान में रखते हुए संबंधित निपटान का नाम इंगित किया गया है। इसके अलावा, इसमें केवल सामान्य रूप से मान्यता प्राप्त संक्षिप्ताक्षर शामिल होने चाहिए, उदाहरण के लिए:

सभी सुविचारित विवरणों का स्थान इस बात पर निर्भर करता है कि किसी दिए गए संगठन में किस प्रोटोकॉल फॉर्म का उपयोग किया जाता है: एक अनुदैर्ध्य (उदाहरण 4 देखें) या कोणीय (उदाहरण 5 देखें) विवरण का स्थान। विवरण को व्यवस्थित करने की विधि का चुनाव संगठन के पास रहता है और प्रपत्र पर तैयार किए गए दस्तावेज़ के कानूनी बल को प्रभावित नहीं करता है।

उदाहरण 4

बिल्डिंग टेक्नोलॉजीज मसविदा बनाना 10.01.2007 № 01

बंद ज्वाइंट स्टॉक कंपनी बिल्डिंग टेक्नोलॉजीज मसविदा बनाना 10.01.2007 № 01 मास्को

प्रोटोकॉल हेडर - यह सबसे महत्वपूर्ण खोज सुविधा है, इसे वांछित दस्तावेज़ को जल्दी और लागत प्रभावी ढंग से खोजने में आपकी सहायता करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। राज्य मानक (GOST R 6.30-2003) "पाठ के लिए शीर्षक" की अवधारणा को "दस्तावेज़ का सारांश" के रूप में व्याख्या करता है। इस मामले में, शीर्षक "दस्तावेज़ क्या कहता है?" प्रश्न का उत्तर देता है।

हालांकि, कई प्रकार के दस्तावेजों के लिए उनके सारांश को संक्षिप्त करना असंभव है, क्योंकि वे एक नियम के रूप में, कई विविध मुद्दों को दर्शाते हैं। प्रोटोकॉल भी दस्तावेजों के इस समूह से संबंधित है। इसलिए, किसी भी प्रोटोकॉल के पाठ का शीर्षक "क्या?" प्रश्न का उत्तर देता है, इसमें कॉलेजियम गतिविधि के प्रकार (बैठकें, बैठकें, आदि) और जनन मामले में कॉलेजियम निकाय के नाम का संकेत होता है। ऐसा शीर्षक, दिनांक और अनुक्रमणिका के साथ, आपको आवश्यक जानकारी को शीघ्रता से खोजने की अनुमति देता है।

मूलपाठ

किसी भी दस्तावेज़ में सबसे महत्वपूर्ण बात उसकी सामग्री (पाठ) होती है।

प्रोटोकॉल पाठस्पष्ट रूप से संरचित। इसका मतलब यह है कि बैठक या बैठक के एजेंडे में शामिल मुद्दों की परवाह किए बिना, उनकी चर्चा के पाठ्यक्रम, किए गए निर्णय, दस्तावेज़ के पाठ में एक ही क्रम में व्यवस्थित कुछ भाग शामिल होंगे।

प्रोटोकॉल पाठदो भागों में विभाजित है:

परिचयात्मक भाग, जो बैठक के अध्यक्ष और सचिव के नाम और आद्याक्षर को इंगित करता है; बैठक और एजेंडे में उपस्थित लोगों के बारे में जानकारी (ये डेटा पाठ के मुख्य भाग से पहले हैं, जैसे कि इसमें "परिचय");

मुख्य भाग, जो एजेंडा मदों की चर्चा के पाठ्यक्रम को दर्शाता है और किए गए निर्णयों को ठीक करता है।

इसलिए, प्रोटोकॉल का परिचयात्मक हिस्साइस बैठक या बैठक का अध्यक्ष और सचिव कौन है, इसके संकेत के साथ शुरू होता है। शब्द "अध्यक्ष" और "सचिव" शीर्षक से पाठ तक दो अंतराल पर बाएं हाशिये की सीमा से मुद्रित होते हैं। डैश के बाद उनके आद्याक्षर और उपनाम इंगित करें:

निम्नलिखित संख्या और व्यक्तिगत के बारे में जानकारी है उपस्थित लोगों की रचनाकॉलेजिएट निकाय के स्थायी सदस्यों की बैठक में। उनके उपनाम और आद्याक्षर शब्द "उपस्थित" शब्द के बाद वर्णानुक्रम में रखे गए हैं। यह जानकारी भी बाएँ हाशिये की सीमा से स्थित है।

हालाँकि, इस तरह से उपस्थित लोगों की रचना तैयार की जाती है यदि उनकी संख्या 15 लोगों से अधिक न हो। 15 से अधिक प्रतिभागियों के साथ बैठक के मिनट तैयार करते समय, उनकी मात्रात्मक संरचना को इंगित करें और ध्यान दें कि सूची (पंजीकरण पत्रक) मिनटों से जुड़ी हुई है। इस तरह के एक शिलालेख का एक नमूना उदाहरण 9 में दिया गया है। और उदाहरण 10 में, बैठक (या बैठक) में प्रतिभागियों की एक पंजीकरण शीट (इसे "उपस्थिति सूची" कहा जा सकता है), जिसमें व्यक्तिगत हस्ताक्षर भी शामिल हैं। उपस्थित लोगों में से दिखाया गया है। उसी समय, अंतिम रिकॉर्ड में वास्तविक प्रतिभागियों की संख्या दर्ज की जाती है।

बैठक में निर्णय लेने के लिए, एक कोरम की आवश्यकता होती है, अर्थात प्रतिभागियों की आवश्यक न्यूनतम जो निर्णयों को वैध बनाता है। इसलिए, मिनट अक्सर एक कोरम की उपस्थिति के बारे में एक नोट बनाते हैं, जो कॉलेजिएट निकाय की कुल मात्रात्मक संरचना और बैठक में उपस्थित लोगों की वास्तविक संख्या को दर्शाता है, उदाहरण के लिए:

कॉलेजिएट निकाय के स्थायी सदस्यों के अलावा, जिन्हें बैठक या बैठक में भाग लेने की आवश्यकता होती है, अधिकारियों को, जो उनकी गतिविधियों की प्रकृति से, चर्चा के तहत मुद्दों से संबंधित हैं, उन्हें विशेष रूप से आमंत्रित किया जा सकता है। बैठक में आमंत्रित लोगों के बारे में जानकारी मिनटों में दर्ज की जानी चाहिए:

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि सूचना के विचारित ब्लॉक को तैयार करते समय, अध्यक्ष, बैठक के सचिव और इसमें मौजूद कॉलेजियम बॉडी के स्थायी सदस्यों के पदों को इंगित नहीं किया जाता है। आमंत्रितों के लिए, मानक के लेखक द्वारा प्रकाशित GOST R 6.30-2003 के कार्यान्वयन के लिए पद्धति संबंधी सिफारिशें, दस्तावेज़ीकरण और अभिलेखागार के अखिल रूसी अनुसंधान संस्थान में, उनके नामों को वर्णानुक्रम में सूचीबद्ध करने की सिफारिश भी शामिल है, बिना पदों का संकेत। हालांकि, परंपरागत रूप से प्रबंधन अभ्यास में, प्रोटोकॉल तैयार करते समय, एक नियम के रूप में, आमंत्रितों की स्थिति का संकेत दिया जाता है। यह आकस्मिक नहीं है, क्योंकि केवल नामों के उल्लेख से प्रतिभागियों के बारे में जानकारी की पूर्णता का पता नहीं चलता है। हालांकि, यह दिखाना अक्सर महत्वपूर्ण होता है कि कौन से अधिकारी विशिष्ट मुद्दों में शामिल हो सकते हैं या शामिल होने चाहिए।

प्रोटोकॉल का परिचयात्मक हिस्साबैठक में चर्चा किए गए मुद्दों की एक सूची के साथ समाप्त होता है। यह "एजेंडा:" शब्दों से शुरू होता है और बाएं हाशिये की सीमा से प्रतिभागियों की सूची के नीचे दो या तीन अंतराल पर स्थित होता है।

कार्यसूची में प्रत्येक आइटम पूर्वसर्ग "O" ("अबाउट") से शुरू होता है और "क्या के बारे में?" प्रश्न का उत्तर देता है। प्रश्न अरबी अंकों में गिने जाते हैं और प्रत्येक प्रश्न के लिए वक्ताओं का एक संकेत होता है:

प्रोटोकॉल का मुख्य भाग वर्गों में विभाजितजो एजेंडा मदों के बिल्कुल अनुरूप होना चाहिए और उसी तरह क्रमांकित किया जाना चाहिए। बदले में, प्रत्येक खंड का पाठ योजना के अनुसार बनाया गया है: सुना - बोला - हल या निर्णय लिया।

शब्द से पहले "सुना" संबंधित अनुभाग की संख्या (एजेंडे की वस्तु) नीचे रखी गई है। शेष भाग (SPOKE, RESOLVE या DECIDE) गिने नहीं गए हैं।

भाग में "HEARD" एजेंडा के अनुसार मुख्य वक्ता के उपनाम और आद्याक्षर को इंगित करता है, फिर एक डैश के माध्यम से - उसकी रिपोर्ट की सामग्री:

यदि रिपोर्ट बड़ी है और इसमें महत्वपूर्ण मात्रा में महत्वपूर्ण जानकारी है, तो इसका पाठ पहले से तैयार करना और बैठक के सचिव को प्रस्तुत करना बेहतर है। इस मामले में, रिपोर्ट का पाठ प्रोटोकॉल से जुड़ा होता है, जो इस अनुलग्नक का लिंक देता है। उदाहरण के लिए:

"SPEAKED" भाग में इस मुद्दे पर सभी वक्ताओं के नाम और आद्याक्षर और उनके भाषणों का संक्षिप्त सारांश शामिल है। प्रमुख मुद्दों पर, मिनटों में सभी राय, चर्चा के पूरे पाठ्यक्रम को प्रतिबिंबित करना महत्वपूर्ण है। इसलिए, यदि वाद-विवाद में वक्ताओं और वक्ताओं से प्रश्न पूछे जाते हैं, तो प्रत्येक भाषण के बाद उन्हें उत्तर के साथ उसी क्रम में दर्ज किया जाता है जिस क्रम में उन्हें प्राप्त हुआ था।

शब्द "SPEAKED", साथ ही "HEARD" और "Resolved" ("DECIDED") शब्द, बाएं क्षेत्र की सीमा से लिखे गए हैं। वक्ताओं के नाम और भाषणों की सामग्री को एक नई लाइन पर एक पैराग्राफ से दर्शाया गया है।

प्रश्न प्रारूप स्पष्ट रूप से परिभाषित नहीं है। व्यवहार में, कई विकल्प हैं:

सबसे पहले, शब्द "प्रश्न:" (या "प्रश्न:") लिखा जाता है, फिर प्रश्न पूछने वाले का उपनाम एक नई पंक्ति पर इंगित किया जाता है, डैश के बाद प्रश्न स्वयं तैयार किया जाता है और अगली पंक्ति पर - इसका उत्तर
(उदाहरण 16 में नमूना देखें)।

शब्द "प्रश्न:" के बाद, केवल प्रश्न ही दर्ज किया जाता है, बिना उस व्यक्ति का नाम बताए जिसने इसे पूछा था (उदाहरण 17 में नमूना देखें)।

शब्द "प्रश्न:" नहीं लिखा गया है। प्रश्न स्वयं लाल रेखा से और नीचे लिखा गया है - इसका उत्तर। इस मामले में, प्रश्नकर्ता के नाम को इंगित करने की भी अनुमति नहीं है, लेकिन इसे लिखना बेहतर है। यह प्रश्न को भाषण के पाठ से अलग कर देगा (उदाहरण 18 में उदाहरण देखें)।

हालांकि, मुख्य रिपोर्ट के अलावा कोई भाषण नहीं हो सकता है। इस मामले में, पाठ से "SPEAKED" भाग जारी किया गया है, और अनुभाग में केवल दो भाग होंगे: "HEARD" और "Resolved" ("DECIDED")।

प्रत्येक खंड मुद्दे पर निर्णय के साथ समाप्त होता है। यह "Resolved:" या . शब्द के बाद लिखा गया है « तय:"। दोनों शब्द प्रारंभिक तत्व हैं प्रोटोकॉल का ऑपरेटिव हिस्साऔर समान महत्व के हैं।

रिकॉर्ड किए गए निर्णय संक्षिप्त, सटीक और अस्पष्ट नहीं होने चाहिए। यदि एक मुद्दे पर कई निर्णय होते हैं, तो उन्हें कई बिंदुओं के रूप में तैयार किया जाता है, जिनमें से प्रत्येक को अरबी अंकों के साथ गिना जाता है:

इस तथ्य पर ध्यान देना महत्वपूर्ण है कि निर्णय प्रकृति में प्रशासनिक होते हैं। इसलिए, उन्हें प्रशासनिक दस्तावेजों की एक मॉडल विशेषता का उपयोग करके तैयार किया जाना चाहिए। मॉडल में आगे की कार्रवाइयों का एक संकेत होता है, इस सवाल का जवाब "क्या करना है?", कलाकार (निष्पादन के लिए जिम्मेदार) और समय सीमा।

हालांकि, हमेशा सूचीबद्ध घटकों को प्रोटोकॉल में उपयोग नहीं किया जा सकता है या नहीं किया जाना चाहिए। इसलिए, बैठक में किए गए संदेश को केवल उपस्थित लोगों द्वारा ध्यान में रखा जा सकता है या किसी दस्तावेज़ को अनुमोदित करने का निर्णय लिया जाता है। इन मामलों में, निर्णय का शब्दांकन "क्या करें" मॉडल का पालन करेगा (प्रदर्शन 20 देखें)।

यदि निर्णय में आगे की कार्रवाइयों का संकेत होता है, तो उनके निष्पादक (निष्पादक) या निष्पादन के लिए जिम्मेदार व्यक्ति और निष्पादन की समय सीमा इंगित की जानी चाहिए (उदाहरण 21 देखें)।

बैठकों या बैठकों में निर्णय लेने की एक और महत्वपूर्ण विशेषता है, जिसे कार्यवृत्त बनाते समय ध्यान में रखा जाना चाहिए: कुछ निर्णय मतदान द्वारा किए जाते हैं। इसलिए, उदाहरण के लिए, निदेशक मंडल की बैठकों में किए गए निर्णयों के लिए मतदान करना अनिवार्य है, एक वैकल्पिक पद के लिए उम्मीदवार का निर्धारण करते समय मतदान भी अनिवार्य है। इन मामलों में, मतदान के परिणाम प्रासंगिक निर्णय के बाद प्रोटोकॉल में इंगित किए जाते हैं (उदाहरण 22 देखें)। यदि उपस्थित सभी लोगों ने निर्णय के लिए मतदान किया, तो मतदान के परिणाम अलग-अलग दर्शाए जा सकते हैं - उदाहरण 23 देखें।

भाग बनाना

इसके पाठ के अंत में संपादित होने के बाद प्रोटोकॉल पर हस्ताक्षर किए जाते हैं, बैठक के एजेंडे के अनुरूप सभी वर्गों को सत्यापित और निष्पादित किया जाता है। दस्तावेज़ पर बैठक के अध्यक्ष और सचिव द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं। हस्ताक्षर बाएं क्षेत्र की सीमा से स्थित होते हैं, उन्हें पाठ से दो या तीन पंक्ति रिक्ति के साथ अलग करते हैं।

प्रोटोकॉल केवल इन दो हस्ताक्षरों की उपस्थिति में कानूनी बल प्राप्त करता है। यह आम तौर पर मान्यता प्राप्त प्रथा है, जो कई कानूनों और विनियमों में निहित है। विशेष रूप से, संघीय कानून "संयुक्त स्टॉक कंपनियों पर" के मानदंडों के अनुसार, शेयरधारकों की सामान्य बैठक के मिनट 2 प्रतियों में तैयार किए जाते हैं, और दोनों को बैठक के अध्यक्ष और सचिव द्वारा हस्ताक्षरित किया जाना चाहिए।

हालाँकि, एक ही कानून एक अलग स्थापित करता है प्रोटोकॉल हस्ताक्षर प्रक्रियाएक संयुक्त स्टॉक कंपनी के निदेशक मंडल की बैठकें: मिनटों पर केवल बैठक की अध्यक्षता करने वाले व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, और वह अकेले दस्तावेज़ की शुद्धता के लिए जिम्मेदार होता है। ऐसा मानदंड विवादास्पद लगता है, क्योंकि बैठक के पाठ्यक्रम को दर्शाने वाले रिकॉर्ड सचिव द्वारा रखे जाते हैं, यह वह है जो उन्हें सक्षम रूप से संपादित करना चाहिए और एक मसौदा प्रोटोकॉल तैयार करना चाहिए। जिससे यह पता चलता है कि प्रोटोकॉल तैयार करने के लिए न केवल अध्यक्ष, बल्कि सचिव भी जिम्मेदार हैं। यह दस्तावेज़ के तहत उनके हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित किया जाना चाहिए।

प्रोटोकॉल एक आंतरिक प्रशासनिक दस्तावेज है, इसलिए मुहर द्वारा इसके प्रमाणीकरण की आमतौर पर आवश्यकता नहीं होती है।

कुछ प्रकार के प्रोटोकॉल संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदन के अधीन होते हैं (उदाहरण के लिए, एक तकनीकी परिषद की बैठक के मिनट, एक विशेषज्ञ आयोग, आदि)। अनुमोदन ऊपरी दाएं कोने में एक मोहर के साथ जारी किया जाता है: "अनुमोदन" शब्द के बाद, स्थिति का नाम (उद्यम के नाम का उल्लेख किए बिना, क्योंकि यह दस्तावेज़ के शीर्षलेख में मौजूद है), एक व्यक्तिगत हस्ताक्षर, इसकी प्रतिलेख और अनुमोदन की तारीख चिपका दी गई है।

और अब हम आपके ध्यान में लाए गए नियमों के अनुसार तैयार किए गए एक नमूना प्रोटोकॉल को लाते हैं:

लेख की निरंतरता पत्रिका के अगले अंक में पढ़ें। हम शेयरधारकों की आम बैठक के कार्यवृत्त के निष्पादन की विशेषताओं और जानकारी की संरचना के बारे में बात करेंगे जो इस दस्तावेज़ में आवश्यक रूप से परिलक्षित होनी चाहिए। सामग्री प्रस्तुत करते समय, संघीय कानून "ऑन ज्वाइंट-स्टॉक कंपनियों" जैसे मौलिक दस्तावेजों की आवश्यकताओं, 31 मई, 2002 नंबर 17 / पीएस, आदि के प्रतिभूति बाजार के लिए संघीय आयोग का संकल्प लिया जाएगा। आप देखेंगे कि मानक प्रोटोकॉल शेयरधारकों की आम बैठक के प्रोटोकॉल से कैसे भिन्न है!

पर लेखक अपने रहस्यों को साझा करता है। यह एक प्रभावी बैठक तैयार करने के लिए एक चरण-दर-चरण पद्धति प्रदान करता है (आप सीखेंगे कि एक एजेंडा कैसे बनाया जाए, बैठक प्रतिभागियों और आमंत्रितों के साथ बातचीत कैसे व्यवस्थित करें, सूचना सामग्री और बैठक कक्ष कैसे तैयार करें)। चर्चा का इष्टतम विनियमन प्रस्तावित है, जो मनोवैज्ञानिकों की सिफारिशों पर आधारित है। बैठक में लिए गए निर्णयों के निष्पादकों को सूचित करने के लिए रिकॉर्डिंग की प्रगति के मुद्दों, प्रोटोकॉल के निष्पादन का समय, इसकी प्रति और उद्धरण संकलित करने के नियमों पर विचार किया गया।

1 ईजी द्वारा लेख देखें। पत्रिका नंबर 1` 2007 . के पृष्ठ 52 पर युसिपोवा "उद्यम में बैठकें आयोजित करने का संगठनात्मक पहलू"

2 प्रशासनिक-क्षेत्रीय इकाइयों के आम तौर पर स्वीकृत संक्षिप्त नाम और रूसी संघ के विषयों की सूची पत्रिका के पृष्ठ 91-93 पर प्रकाशित की जाती है
№ 1` 2007

शिष्टाचार- एक दस्तावेज जिसमें वे बैठकों, बैठकों, बैठकों, सम्मेलनों में मुद्दों की चर्चा और निर्णय लेने के पाठ्यक्रम को ठीक करते हैं।

प्रोटोकॉल स्थायी कॉलेजिएट निकायों की गतिविधियों का दस्तावेजीकरण करते हैं, जैसे कि समितियों और मंत्रालयों के कॉलेजियम, नगरपालिका सरकारें, साथ ही साथ वैज्ञानिक, तकनीकी और कार्यप्रणाली परिषद। उपरोक्त को छोड़कर, संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुखों द्वारा आयोजित बैठकें, सामान्य निदेशक, निदेशक के कर्तव्यों को भी दर्ज किया जा सकता है।

अस्थायी कॉलेजिएट निकायों (सम्मेलनों, बैठकों, संगोष्ठियों, आदि) की गतिविधियों का दस्तावेजीकरण करने के लिए मिनटों को तैयार करना आम बात है।

बैठक में रखे गए अभिलेखों के आधार पर सचिव द्वारा कार्यवृत्त तैयार किए जाते हैं। ये छोटे नोट्स, टेप या तानाशाही रिकॉर्डिंग हो सकते हैं। यह कहने योग्य है कि प्रोटोकॉल तैयार करने के लिए, सचिव बैठक से पहले रिपोर्ट और भाषणों का सार, मसौदा निर्णय एकत्र करता है।

शिष्टाचार एक सामान्य प्रपत्र पर जारी किया गया।.

शीर्षक, तिथि और प्रोटोकॉल संख्या

प्रोटोकॉल हेडर होगा कॉलेजिएट निकाय का नाम या बैठक का प्रकार. उदाहरण के लिए, शैक्षणिक परिषद की बैठक का प्रोटोकॉल (किसका?) संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुखों की बैठकें, आदि।

कार्यवृत्त की तिथि बैठक की तिथि होगी (मिनटों को पारंपरिक रूप से बैठक के बाद तैयार किया जाता है)। यदि बैठक कई दिनों तक चलती है, तो कार्यवृत्त की तिथि में प्रारंभ और समाप्ति तिथियां शामिल होती हैं।

उदाहरण के लिए: 21 — 24.07.2009 .

प्रोटोकॉल की संख्या (सूचकांक) कैलेंडर वर्ष या कॉलेजियम निकाय के कार्यालय की अवधि के भीतर बैठक की क्रम संख्या होगी।

ध्यान दें कि प्रोटोकॉल का पाठनिम्नलिखित भाग शामिल हैं:

• परिचयात्मक;
• मुख्य।

परिचय

कार्यवृत्त के परिचयात्मक भाग में शीर्षक के बाद बैठक के अध्यक्ष और सचिव के नाम और आद्याक्षर दिए गए हैं। शब्द के बाद एक नई पंक्ति से " में भाग लिया» बैठक में उपस्थित अधिकारियों के नाम और आद्याक्षर वर्णानुक्रम में सूचीबद्ध करें।

यदि बैठक में अन्य संगठनों के व्यक्ति थे, तो "उपस्थित" शब्द के बाद शब्द " आमंत्रित"और आमंत्रित व्यक्तियों की एक सूची इंगित की जाती है, प्रत्येक उपनाम के मामले में, संगठन की स्थिति और नाम प्रत्येक नाम से पहले इंगित किया जाता है।

प्रोटोकॉल के परिचयात्मक भाग में एजेंडा तय है.

इसमें उन मुद्दों की एक सूची होती है जिन पर बैठक में चर्चा की जाती है, और उनकी चर्चा के क्रम और वक्ताओं (वक्ताओं) के नाम को ठीक करता है। ध्यान दें कि एजेंडा पर प्रत्येक मुद्दे को एक अरबी अंक के साथ गिना जाता है, इसका उपयोग करके तैयार किया जाता है पूर्वसर्ग "ओ" या "के बारे में"। उदाहरण के लिए: "पाठ्यक्रम के अनुमोदन पर"; "शैक्षणिक वर्ष के परिणामों के योग पर।"

प्रत्येक आइटम के लिए, एक वक्ता का संकेत दिया जाता है (इस मुद्दे को तैयार करने वाले अधिकारी)

मुख्य हिस्सा

ii में एजेंडे पर मुद्दों के अनुक्रम के साथ, प्रोटोकॉल के मुख्य भाग का पाठ तैयार किया गया है - इसमें उतने ही खंड होने चाहिए जितने कि एजेंडे में आइटम हैं।

उपरोक्त सभी के आधार पर, हम इस निष्कर्ष पर पहुँचते हैं कि प्रोटोकॉल का हेडर भाग हमेशा एक ही तरह से तैयार किया जाता है। लेकिन प्रोटोकॉल का पाठ विभिन्न रूपों में प्रस्तुत किया जा सकता है: संक्षिप्त या पूर्ण।

संक्षिप्त प्रोटोकॉल- बैठक में चर्चा किए गए मुद्दों, वक्ताओं के नाम और लिए गए निर्णयों को ठीक करता है। इस तरह के प्रोटोकॉल को अक्सर उन मामलों में रखा जाता है जहां बैठक एक परिचालन प्रकृति की होती है (चित्र 3.3 देखें।)

यह कहने योग्य है - पूर्ण प्रोटोकॉल- इसमें न केवल चर्चा किए गए मुद्दों, किए गए निर्णयों और वक्ताओं के नामों के बारे में जानकारी है, बल्कि बैठक में प्रतिभागियों की रिपोर्ट और भाषणों की सामग्री, व्यक्त की गई सभी राय, प्रश्न और टिप्पणियां, टिप्पणियों की पर्याप्त विस्तृत नोट्स भी शामिल हैं। , पद। यह कहने योग्य है - पूर्ण प्रोटोकॉल आपको बैठक की एक विस्तृत तस्वीर का दस्तावेजीकरण करने की अनुमति देता है (चित्र देखें। 3.4)

चित्र संख्या 3.3। लघु प्रोटोकॉल का एक उदाहरण

चित्र संख्या 3.4। एक पूर्ण प्रोटोकॉल का एक उदाहरण

प्रोटोकॉल के किसी भी रूप का उपयोग करते समय, इसके पाठ को उतने ही खंडों में विभाजित किया जाएगा जितने कि कार्यसूची में आइटम हैं।

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि प्रत्येक खंड में तीन भाग होते हैं।: "सुना", "बोला", "समाधान" ("निर्णय"), जो बड़े अक्षरों में बाएं हाशिये से मुद्रित होते हैं। यह डिज़ाइन आपको पाठ में मुख्य वक्ता के भाषण, मुद्दे की चर्चा में भाग लेने वालों और ऑपरेटिव भाग, जिसमें निर्णय तैयार किया जाता है, को उजागर करने की अनुमति देता है।

भाग में " सुना» भाषण का पाठ प्रस्तुत किया गया है। पाठ की शुरुआत में, नाममात्र मामले में एक नई पंक्ति से, वक्ता के नाम का संकेत दिया जाता है। भाषण के रिकॉर्ड को डैश द्वारा नाम से अलग किया जाता है। भाषण तीसरे व्यक्ति एकवचन में लिखा गया है। उपनाम के बाद भाषण रिकॉर्ड करने के बजाय इसे इंगित करने की अनुमति है ("भाषण का रिकॉर्ड संलग्न है", "ध्यान दें कि रिपोर्ट का पाठ संलग्न है")

बाद के मामले में, रिपोर्ट प्रोटोकॉल के लिए एक अनुलग्नक बन जाती है।

भाग में " प्रदर्शन किया» नाममात्र के मामले में एक नई पंक्ति से स्पीकर का नाम और डैश के बाद, भाषण का पाठ या प्रश्न (यदि यह भाषण के दौरान स्पीकर से पूछा गया था) को इंगित करें

भाग में " हल किया"("निर्णय") चर्चा के तहत मुद्दे पर लिए गए निर्णय को दर्शाता है। ध्यान दें कि ऑपरेटिव भाग का पाठ प्रोटोकॉल के किसी भी रूप में पूर्ण रूप से मुद्रित होता है।

ध्यान दें कि पूरे प्रोटोकॉल का टेक्स्ट 1.5 लाइन स्पेसिंग के साथ प्रिंट किया गया है।

बैठक के सचिव द्वारा कार्यवृत्त तैयार किए जाते हैं। कार्यवृत्त पर सचिव द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं और बैठक के बाद 3 (तीन) कार्य दिवसों के भीतर अध्यक्ष को हस्ताक्षर के लिए प्रस्तुत किया जाता है।

हस्ताक्षर को टेक्स्ट से 3 लाइन स्पेसिंग द्वारा अलग किया जाता है। स्थिति का नाम बाएं क्षेत्र की सीमा से मुद्रित होता है, उपनाम में अंतिम अक्षर दाएं क्षेत्र तक सीमित होता है।

जिस दिन अध्यक्ष द्वारा प्रोटोकॉल पर हस्ताक्षर किए जाते हैं, उसे पंजीकृत होना चाहिए।

प्रोटोकॉल से निकालें

प्रोटोकॉल से एक उद्धरण मूल प्रोटोकॉल के पाठ के एक हिस्से की एक सटीक प्रति है, जो एजेंडा पर मुद्दे का जिक्र करता है, जिसके लिए एक उद्धरण तैयार किया जा रहा है। उद्धरण प्रपत्र के सभी विवरण, पाठ का परिचयात्मक भाग, एजेंडा आइटम, जिस पर उद्धरण तैयार किया जा रहा है, और पाठ इस मुद्दे की चर्चा और किए गए निर्णय को दर्शाता है। प्रोटोकॉल से एक उद्धरण केवल सचिव द्वारा हस्ताक्षरित होता है, जो इसे प्रमाणित भी करता है। प्रमाणन शिलालेख हाथ से लिखा गया है, इसमें "ट्रू" शब्द शामिल है, जो उस व्यक्ति की स्थिति का संकेत है जो प्रतिलिपि (निकालें), व्यक्तिगत हस्ताक्षर, उपनाम, आद्याक्षर और तारीख को प्रमाणित करता है (चित्र 3.5 देखें)

चित्र संख्या 3.5। प्रोटोकॉल से निकालने का एक उदाहरण

मिनटों के अंश कभी-कभी ऐसे प्रशासनिक दस्तावेज़ को निर्णय के रूप में बदल देते हैं। इस मामले में, निष्कर्ष निष्पादकों को किए गए निर्णयों को संप्रेषित करने के लिए एक उपकरण के रूप में कार्य करता है। इस मामले में, सचिव, उदाहरण के लिए, संयुक्त स्टॉक कंपनी के बोर्ड के, बैठक के मिनटों पर हस्ताक्षर करने के बाद 2 (दो) दिनों के बाद, कुछ मुद्दों पर मिनटों से जिम्मेदार निष्पादकों को अर्क वितरित करता है। बयानों पर सचिव के हस्ताक्षर होते हैं।

किसी अन्य संगठन को भेजे गए प्रोटोकॉल के अर्क अनिवार्य सीलिंग के अधीन हैं।

बैठकों के प्रकार के अनुसार मामलों में सचिव द्वारा कार्यवृत्त की मूल प्रतियां बनाई जाती हैं। उदाहरण के लिए, "सामान्य बैठकों के कार्यवृत्त", "निदेशक मंडल की बैठकों के कार्यवृत्त", "निदेशक के साथ बैठकों के कार्यवृत्त", आदि। मामले के अंदर, प्रोटोकॉल संख्याओं और कालक्रम द्वारा व्यवस्थित होते हैं। कैलेंडर वर्ष के दौरान मामले बनते हैं।

प्रोटोकॉल का प्रारूपण और निष्पादन

प्रोटोकॉल संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों की प्रणाली में एक विशेष स्थान रखता है। एक ओर, इसे सूचना दस्तावेजों के लिए जिम्मेदार ठहराया जा सकता है (क्योंकि इसमें कुछ प्रबंधन मुद्दों की चर्चा के बारे में जानकारी शामिल है), और दूसरी ओर, प्रोटोकॉल में एक ऑपरेटिव हिस्सा होता है और इस प्रकार, इसे प्रशासनिक दस्तावेज माना जा सकता है।

शिष्टाचार- एक दस्तावेज जो बैठकों, बैठकों, सत्रों, सम्मेलनों में मुद्दों की चर्चा और निर्णय लेने की प्रक्रिया को ठीक करता है।

एक अधिक सामान्यीकृत परिभाषा रूसी भाषा के व्याख्यात्मक शब्दकोशों द्वारा दी गई है, जो इसे "एक बैठक, बैठक में होने वाली हर चीज के रिकॉर्ड के साथ एक दस्तावेज" के रूप में परिभाषित करती है।

प्रोटोकॉल स्थायी कॉलेजिएट निकायों की गतिविधियों का दस्तावेजीकरण करते हैं, जैसे कि समितियों और मंत्रालयों के कॉलेजियम, नगरपालिका सरकारें, साथ ही साथ वैज्ञानिक, तकनीकी और कार्यप्रणाली परिषद।

शेयरधारकों की बैठक, निदेशक मंडल की बैठकें अनिवार्य लॉगिंग के अधीन हैं।

पंजीकरण के लिए राज्य अधिकारियों को प्रोटोकॉल प्रस्तुत किए जाते हैं (उदाहरण के लिए, वाणिज्यिक बैंकों, वाणिज्य और उद्योग मंडलों आदि को पंजीकृत करते समय)। अस्थायी कॉलेजिएट निकायों (सम्मेलनों, बैठकों, बैठकों, संगोष्ठियों, आदि) की गतिविधियों का दस्तावेजीकरण करने के लिए कार्यवृत्त भी तैयार किए जाते हैं।

आमतौर पर मीटिंग के दौरान मिनट्स लिए जाते हैं। ऐसे मामलों में जहां बैठक को लिखित या चुंबकीय रूप से रिकॉर्ड किया जाता है, कार्यवृत्त उनके प्रतिलेखन के बाद तैयार किए जा सकते हैं। रिकॉर्ड एक सचिव या एक नामित व्यक्ति द्वारा रखा जाना चाहिए।

प्रोटोकॉल तैयार करने के निम्नलिखित चरणों को प्रतिष्ठित किया जा सकता है:

1) बैठक के लिए आवश्यक सामग्री का समय पर संग्रह (एजेंडा, बैठक में भाग लेने वालों की सूची, आमंत्रितों, कॉलेजियम निकाय के सदस्य, रिपोर्ट के ग्रंथ, संदेश और भाषण, चर्चा के तहत मुद्दों का मसौदा समाधान);

2) स्थापित आवश्यकताओं के अनुसार एक प्रोटोकॉल तैयार करना जो इसकी कानूनी शक्ति सुनिश्चित करता है;

3) पाठ का संपादन, बैठक के अध्यक्ष और वक्ताओं के साथ समन्वय करना;

4) बैठक के अध्यक्ष और सचिव द्वारा प्रोटोकॉल पर हस्ताक्षर करना;

सभी प्रकार और प्रोटोकॉल की किस्में, चाहे वे एक प्रलेखन प्रणाली या उपप्रणाली से संबंधित हों, दो आधारों पर वर्गीकृत की जाती हैं - दस्तावेज़ीकरण की विधि और बैठक के रिकॉर्ड की पूर्णता की डिग्री, जो एक साथ कार्य करती है। इसलिए, रिकॉर्ड की पूर्णता की डिग्री के अनुसार, प्रोटोकॉल को संक्षिप्त और पूर्ण में विभाजित किया गया है। इसके अतिरिक्त, एक आशुलिपि प्रोटोकॉल प्रतिष्ठित है। बैठक के प्रकार और कॉलेजियम निकाय की स्थिति के आधार पर प्रोटोकॉल का रूप चुना जाता है।

संक्षिप्तमिनट - बैठक में चर्चा किए गए मुद्दों, वक्ताओं के नाम और लिए गए निर्णयों को ठीक करता है। इस तरह के प्रोटोकॉल को केवल उन मामलों में रखने की सिफारिश की जाती है जहां बैठक को लिखित किया जाता है, रिपोर्ट और भाषणों के पाठ सचिव को प्रस्तुत किए जाएंगे या जब बैठक एक परिचालन प्रकृति की हो।

संक्षिप्त प्रोटोकॉल लगातार केवल अध्यक्ष, सचिव के नाम, उपस्थित लोगों की संरचना, विचार किए गए मुद्दों की सूची और लिए गए निर्णयों को रिकॉर्ड करता है। संक्षिप्त प्रोटोकॉल का एक रूपांतर संक्षिप्त रूप में तैयार किया गया एक प्रोटोकॉल है, जो "मुद्दे - निर्णय" योजना के अनुसार विचार किए गए मुद्दों की एक संक्षिप्त अनुक्रमिक प्रस्तुति प्रदान करता है।

भरा हुआकार्यवृत्त में न केवल चर्चा किए गए मुद्दों, किए गए निर्णयों और वक्ताओं के नाम दर्ज होते हैं, बल्कि पर्याप्त रूप से विस्तृत रिकॉर्ड भी होते हैं जो बैठक में प्रतिभागियों की रिपोर्टों और भाषणों की सामग्री को व्यक्त करते हैं, व्यक्त किए गए सभी विचार, प्रश्न और टिप्पणियां, टिप्पणियां , पद। पूर्ण मिनट आपको बैठक की विस्तृत तस्वीर का दस्तावेजीकरण करने की अनुमति देते हैं।

पूर्ण प्रोटोकॉल विस्तृत टेक्स्टुअल (टेक्स्टुअल डॉक्यूमेंटिंग मेथड), शॉर्टहैंड (विशेष प्रतीकों का उपयोग करके टेक्स्ट मेथड जिसे प्रोटोकॉल तैयार करते समय डिक्रिप्ट किया जाना चाहिए), फोनोग्राफिक (साउंड रिकॉर्डिंग), वीडियो प्रोटोकॉल (वीडियो साउंड रिकॉर्डिंग का उपयोग किया जाता है, खासकर वीडियो कॉन्फ्रेंस करते समय) हो सकता है। . इनमें पूरी बैठक का रिकॉर्ड होता है, जिसमें बैठक के दौरान टिप्पणी, प्रश्न, टिप्पणी, भाषण और संदर्भ, शोर, तालियां आदि शामिल हैं। दस्तावेज़ीकरण की विधि के आधार पर।

आशुलिपिप्रोटोकॉल बैठक (प्रतिलेख) की एक शब्दशः रिपोर्ट के आधार पर तैयार किया जाता है और शब्दशः प्रत्येक मुद्दे पर चर्चा करने और उस पर निर्णय लेने की प्रक्रिया को बताता है।

बैठक के दौरान रखी गई हस्तलिखित शब्दशः या टेप रिकॉर्डिंग के आधार पर पूर्ण और शब्दशः मिनट तैयार किए जाते हैं।

बैठक के दौरान विशेष रूप से चयनित या नियुक्त व्यक्ति या पदेन स्थायी कॉलेजियम निकाय के सचिव द्वारा कार्यवृत्त रखे जाते हैं, और संचालन बैठकों के कार्यवृत्त, जिनकी अध्यक्षता नेताओं द्वारा की जाती है, सचिवों द्वारा रखे और तैयार किए जाते हैं या नेताओं के सहायक।

कार्यवृत्त तैयार करते समय, बैठक के सचिव बैठक के लिए पहले से तैयार किए गए दस्तावेजों का उपयोग करते हैं: एजेंडा, आमंत्रितों की सूची, कॉलेजियम निकाय के सदस्यों की सूची, रिपोर्ट के पाठ, भाषण, सूचना नोट, मसौदा निर्णय, आदि।

बैठक में सीधे तैयार किया गया प्रोटोकॉल एक मसौदा है। इसे स्पष्ट किया जाना चाहिए, एक प्रतिलेख या फोनोग्राम के साथ सत्यापित किया जाना चाहिए (यदि बैठक में एक प्रतिलेख बनाया गया था या एक वॉयस रिकॉर्डर रिकॉर्ड किया गया था), संपादित और बैठक की तारीख से 3 या 5 दिनों के बाद निष्पादित किया जाना चाहिए। हस्ताक्षर करने के लिए प्रोटोकॉल तैयार करने के लिए ये शर्तें या अन्य मानक - "बैठक के दिन", "अगले कारोबारी दिन के बाद नहीं", आदि। - आमतौर पर संबंधित कॉलेजिएट निकायों के नियमों और किसी विशेष कॉलेजियम निकाय के सचिव के नौकरी विवरण / नौकरी के नियमों द्वारा विनियमित होते हैं।

प्रोटोकॉल कॉलेजिएट प्रबंधन का मुख्य प्रशासनिक दस्तावेज है और लगभग हमेशा एक बहु-पृष्ठ दस्तावेज़ के रूप में तैयार किया जाता है। इसलिए, प्रोटोकॉल की पहली शीट तैयार करते समय, संगठन या उद्यम के सामान्य रूप का उपयोग करना आवश्यक है, और यदि कोई सामान्य रूप नहीं है, तो प्रोटोकॉल को ए 4 पेपर की शीट पर व्यवस्थित विवरण के साथ तैयार किया जाता है। सामान्य रूप का मॉडल।

यदि प्रोटोकॉल की पहली शीट के लिए फॉर्म का उपयोग नहीं किया जाता है, तो विवरण आमतौर पर एक अनुदैर्ध्य तरीके से (कागज की शीट के शीर्ष मार्जिन के साथ) एक केंद्रित तरीके से तैयार किए जाते हैं।

प्रोटोकॉल के मानक रूप में निम्नलिखित अनिवार्य विवरण शामिल हैं:

संगठन या उद्यम का पूरा नाम;

दस्तावेज़ के प्रकार का नाम (प्रोटोकॉल);

· पंजीकरण संख्या;

दस्तावेज़ के संकलन या प्रकाशन का स्थान;

शीर्षक;

हस्ताक्षर।

प्रोटोकॉल के अतिरिक्त विवरण हैं:

संरचनात्मक इकाई का नाम;

अनुमोदन की मोहर;

अनुप्रयोगों की उपस्थिति के बारे में एक नोट;

बैठक का स्थान (कमरा, कार्यालय) और समय;

बैठक, सत्र की अध्यक्षता करने वाले व्यक्ति का उपनाम और आद्याक्षर;

प्रोटोकॉल पर हस्ताक्षर करने की तारीख;

वीजा अनुमोदन (यदि आवश्यक हो);

अनुमोदन की मुहर (यदि प्रोटोकॉल को अनुमोदन की आवश्यकता है);

निष्पादन और मामले के निर्देश पर एक नोट।

कार्यवृत्त की तारीख बैठक की तारीख होती है (मिनट आमतौर पर बैठक के बाद तैयार किए जाते हैं)। यदि यह कई दिनों तक चलता है, तो प्रोटोकॉल तिथि में प्रारंभ और समाप्ति तिथियां शामिल होती हैं।

उदाहरण के लिए: 21-24.01.2013।

प्रोटोकॉल की संख्या (सूचकांक) बैठक की क्रम संख्या है। प्रोटोकॉल कैलेंडर वर्ष या कॉलेजियम निकाय के कार्यालय की अवधि के भीतर गिने जाते हैं।

प्रोटोकॉल के पाठ का शीर्षक, एक नियम के रूप में, बैठक या कॉलेजियम गतिविधि के प्रकार को दर्शाता है और दस्तावेज़ के प्रकार के नाम के अनुरूप है। उदाहरण के लिए: कार्यवृत्त - बोर्ड बैठकें; - श्रम सामूहिक की बैठकें; - संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुखों की बैठकें।

प्रोटोकॉल के पाठ में एक परिचयात्मक और मुख्य भाग शामिल है।

कार्यवृत्त के परिचयात्मक भाग में, शीर्षक के बाद, बैठक के अध्यक्ष और सचिव के नाम और आद्याक्षर दिए जाते हैं (मिनटों के संक्षिप्त रूप में, यह जानकारी छोड़ी जाती है)। "अटेंडेड" शब्द के बाद एक नई लाइन से कॉलेजियम बॉडी के स्थायी सदस्यों के नाम और आद्याक्षर (वर्णमाला क्रम में) सूचीबद्ध करें, फिर - बैठक में आमंत्रित लोगों के नाम, आद्याक्षर और पद। आमंत्रित अधिकारियों के उपनाम और आद्याक्षर जो कॉलेजिएट निकाय के सदस्य नहीं हैं, लेकिन बैठक में उपस्थित थे, "आमंत्रित" शब्द के बाद सूचीबद्ध हैं।

15 से अधिक लोगों के साथ एक विस्तारित बैठक या बैठक के मिनट तैयार करते समय, प्रतिभागियों के नाम सूचीबद्ध नहीं होते हैं, लेकिन उनकी कुल संख्या एक आंकड़े द्वारा इंगित की जाती है। प्रतिभागियों को पंजीकरण सूचियों के अनुसार गिना जाता है, जिन्हें बैठक के सचिव को स्थानांतरित कर दिया जाता है और मिनटों में से एक बन जाता है। उपस्थित लोगों की उपनाम सूची प्रोटोकॉल से जुड़ी होती है, जिसके बारे में प्रोटोकॉल में ही संबंधित प्रविष्टि की जाती है (उदाहरण के लिए: वहाँ थे: 43 लोग (सूची संलग्न है).

बैठकों, सम्मेलनों और सम्मेलनों में, जहां निर्णय लेने के लिए एक निश्चित कोरम की आवश्यकता होती है, "उपस्थिति" खंड इंगित करता है कि कितने लोगों को उपस्थित होना चाहिए और कितने बैठक में आए।

उदाहरण के लिए, ट्रेड यूनियन बैठकों के कार्यवृत्त इंगित करते हैं: "ट्रेड यूनियन संगठन में 135 लोग पंजीकृत हैं, 117 मौजूद हैं।"

कार्यवृत्त मिनटों के परिचयात्मक भाग में शामिल है। इसमें बैठक में चर्चा किए गए मुद्दों को वक्ताओं (वक्ताओं) के नाम के साथ शामिल किया जाता है और उनकी चर्चा के क्रम को ठीक करता है।

कॉलेजिएट निकाय द्वारा चर्चा और निर्णय के लिए प्रस्तुत मुद्दों की सूची शब्दों के बाद तैयार की जाती है "एजेंडा", जो बाएं क्षेत्र की सीमा से दो पंक्तियों की संरचना के नीचे स्थित हैं और एक बृहदान्त्र के साथ समाप्त होते हैं।

एजेंडा पर प्रत्येक आइटम "O" पूर्वसर्ग के साथ तैयार किया गया है, इस प्रश्न का उत्तर "किस बारे में?" और इसमें स्पीकर की स्थिति, उपनाम और आद्याक्षर का संकेत होता है। इसके अलावा, प्रोटोकॉल में "स्पीकर" शब्द का उपयोग नहीं किया जाता है, भाषण सूत्र सही है: "रिपोर्ट - (किसका?) स्थिति, उपनाम, आद्याक्षर।"

मुद्दों को अरबी अंकों में गिना जाता है, उनके महत्व के क्रम में (या चर्चा के अनुमानित समय के अनुसार) एजेंडा पर रखा जाता है और लाल रेखा से तैयार किया जाता है।

एजेंडा आइटम स्पष्ट रूप से और विशेष रूप से तैयार किए जाने चाहिए, क्योंकि वे वास्तविक हैं प्रोटोकॉल के बाद के पाठ के लिए शीर्षक, जिसे बैठक में मुद्दों पर विचार करने के क्रम में आइटम दर आइटम प्रस्तुत किया जाएगा।

बैठक का एजेंडा, एक नियम के रूप में, पहले से तैयार किया जाता है और इसमें उन मुद्दों की इष्टतम संख्या शामिल होनी चाहिए जिन पर बैठक में विचार और चर्चा की जा सकती है। पूर्ण प्रोटोकॉल के एजेंडे में "विविध" शब्द अनुचित माना जाता है, क्योंकि दस्तावेज़ बैठक के बाद तैयार किया जाता है, जब पहले से ही विचार किए गए सभी मुद्दों को ठीक से तैयार करना संभव होता है।

उन मामलों में भी जब बैठक का एजेंडा एक स्वतंत्र सूचना दस्तावेज के रूप में तैयार किया जाता है और बैठक के प्रतिभागियों और कॉलेजियम बॉडी के सदस्यों को अग्रिम रूप से भेजा जाता है, सभी चर्चा किए गए मुद्दों के शब्दों को प्रोटोकॉल के पाठ में शामिल किया जाना चाहिए। . मिनटों के पाठ में एक नोट: "एजेंडा संलग्न है" अस्वीकार्य है, तब भी जब एजेंडा एक अलग सूचना दस्तावेज़ के रूप में मिनटों के साथ एक मामले में बनता है।

प्रोटोकॉल के मुख्य भाग का पाठ एजेंडा द्वारा स्थापित मुद्दों के अनुक्रम के अनुसार तैयार किया गया है।

प्रोटोकॉल के पाठ का मुख्य भाग, अर्थात्। बैठक का पूरा पाठ्यक्रम और किए गए निर्णय, बैठक के सचिव मौखिक रूप (अक्सर सहज, भावनात्मक और हमेशा तैयार नहीं) से लिखित रूप में बनाते हैं, अर्थात। आदेश दिया गया, भाषण पैटर्न के अनुसार बनाया गया, मुख्य रूप से प्रत्यक्ष शब्द क्रम और विशेष शब्दावली और व्यावसायिक शैली की शर्तों के उपयोग के साथ।

प्रोटोकॉल पाठ के मुख्य भाग में उतने ही खंड हैं जितने कि कार्यसूची में आइटम हैं। उसी के अनुसार अनुभागों को क्रमांकित किया जाता है। बैठक के पाठ्यक्रम को दर्शाने वाले प्रत्येक खंड में तीन भाग होते हैं। : सुना - बोला - निश्चय किया (निर्णय लिया)।

शब्द "HEARD" को एजेंडा आइटम की संख्या के अनुसार क्रमांकित किया जाता है, बाएं फ़ील्ड की सीमा से बड़े अक्षरों में तैयार किया जाता है और एक कोलन के साथ समाप्त होता है। इसके अलावा, लाल रेखा से, स्पीकर के उपनाम और आद्याक्षर को जननांग मामले में तैयार किया जाता है (सुना - किससे?), एक डैश लगाया जाता है, और इसके बाद रिपोर्ट की सामग्री को संक्षेप में या विस्तार से दर्ज किया जाता है। प्रस्तुति आमतौर पर भूत काल में तीसरे व्यक्ति एकवचन से आयोजित की जाती है।

यदि मुख्य रिपोर्ट का पाठ पहले से तैयार किया गया था और, इस मुद्दे पर विचार करने के बाद, बैठक के सचिवालय / सचिव को स्थानांतरित कर दिया गया था, तो पाठ प्रस्तुत करते समय, दूसरी विधि का उपयोग करना सुविधाजनक होता है: संक्षेप में विषय तैयार करें एजेंडा के अनुसार रिपोर्ट करें और अवधि के बाद एक नोट बनाएं: "रिपोर्ट का पाठ संलग्न है"।

उसी समय, एक पूर्व-तैयार रिपोर्ट को लेखक द्वारा तैयार, हस्ताक्षरित और दिनांकित किया जाना चाहिए ताकि इसे वास्तव में प्रोटोकॉल के लिए एक स्वतंत्र दस्तावेज़-संलग्नक के रूप में जारी किया जा सके।

शब्द "SPEAKED" बाएं क्षेत्र की सीमा से बड़े अक्षरों में खींचा गया है और एक कोलन के साथ समाप्त होता है। प्रत्येक वक्ता का उपनाम और आद्याक्षर लाल रेखा से तैयार किया गया है और नाममात्र के मामले में इंगित किया गया है (SPEAKED - कौन?) अप्रत्यक्ष भाषण के रूप में डैश के बाद, भाषण की एक संक्षिप्त या विस्तृत सामग्री दर्ज की जाती है।

स्पीकर और स्पीकर के सभी प्रश्न, साथ ही उनके उत्तर, उन्हें प्राप्त होने के क्रम में दर्ज किए जाते हैं और लाल रेखा से भी तैयार किए जाते हैं। प्रश्न पूछने वाले का नाम इंगित नहीं किया जा सकता है।

समाधान, चर्चा किए गए प्रत्येक मुद्दे पर कॉलेजियम रूप से अपनाया गया, "Resolved" या "DECIDED" शब्द के बाद दर्ज किया जाता है। ये शब्द व्यावसायिक शैली के शब्द हैं, जो सामूहिकता के सिद्धांत के आधार पर निर्णय लेने को दर्शाते हैं (सर्वनाम "हम" निहित है)। व्यावसायिक व्यवहार में, प्रोटोकॉल की तैयारी में प्रत्येक शब्द का अपना उपयोग क्षेत्र होता है। इसलिए, शेयरधारकों, संस्थापकों, निदेशक मंडल की बैठकों, श्रम समूहों की बैठकों, कर्मचारियों की बैठकों (कॉर्पोरेट आचार संहिता द्वारा स्थापित और अनुमत स्व-सरकार के ढांचे के भीतर), पहल समूहों की आम बैठकों के मिनटों में, "DECIDED" शब्द का उपयोग सही माना जाता है (उच्चतम कॉलेजिएट निकायों की गतिविधियों को औपचारिक रूप दिया जाता है, "शक्ति")। समितियों, बोर्डों, कार्य समूहों, परिचालन बैठकों और अन्य कॉलेजियम कार्यकारी निकायों ("परिचालन प्रबंधन" तैयार किया गया है) की बैठकों के मिनटों में, "संकल्प" शब्द को सही माना जाता है।

यह शब्द बाएं क्षेत्र की सीमा से बड़े अक्षरों में बनता है और एक कोलन के साथ समाप्त होता है। बिंदुओं पर लाल रेखा से, प्रशासनिक कार्रवाइयां संक्षिप्त और सटीक रूप से तैयार की जाती हैं, जिन्हें एजेंडे में मुद्दे की संख्या के अनुसार क्रमांकित किया जाना चाहिए। लिए गए निर्णय की संख्या में दो भाग होते हैं, एक बिंदु द्वारा अलग किया जाता है, जबकि पहला अंक एजेंडे पर मुद्दे की संख्या से मेल खाता है, और दूसरा इस मुद्दे पर निर्णय की संख्या से मेल खाता है (आखिरकार, यह अक्सर होता है) एजेंडा के एक मुद्दे पर कई निर्णय और निर्देश दिए गए हैं)।

कानूनी मानदंड (आदर्श) स्थापित करने वाला पैराग्राफ मानक भाषण मॉडल के अनुसार तैयार किया गया है: क्या करना है - किस अवधि में (किस से या किस लिए)?

1. किसको - क्या करना है - किस तारीख तक;

2. क्या करें - किस तारीख तक - किसको (पद का शीर्षक, उपनाम और किसी विशेष कलाकार का आद्याक्षर)।

यदि निर्णय मतदान द्वारा किया गया था, तो इसके परिणाम इस रूप में तैयार किए जाते हैं: "के लिए - 10, विरुद्ध - 0, परहेज़ - 2" या "सर्वसम्मति से"। उम्मीदवारों की नियुक्ति, चुनाव या अनुमोदन या आयोगों, समितियों आदि की व्यक्तिगत संरचना पर निर्णय लेने पर इस फॉर्म का अनुपालन अनिवार्य है।

बैठक के अध्यक्ष और सचिव के हस्ताक्षर संपादित और सत्यापित मिनटों पर तैयार किए जाते हैं। वे बाएं हाशिये की सीमा से पाठ के नीचे तीन या चार पंक्तियों में स्थित होते हैं और एक पंक्ति से अलग होते हैं। हस्ताक्षर के टेप में, उपनाम से पहले आद्याक्षर रखा जाता है। मूल प्रोटोकॉल पर अध्यक्ष और सचिव के व्यक्तिगत हस्ताक्षर तैयार किए जाते हैं।

चूंकि प्रोटोकॉल उद्यम का एक आंतरिक प्रशासनिक दस्तावेज है, इसलिए आमतौर पर इसे मुहर द्वारा प्रमाणित करने की आवश्यकता नहीं होती है।

निष्पादित और हस्ताक्षरित प्रोटोकॉल की प्रतियां (फोटोकॉपी) या प्रोटोकॉल से एक अर्क, जो निष्पादन के लिए एक दस्तावेज भेजने की प्रक्रिया में आवश्यक हैं, को अपने हस्ताक्षर के साथ सचिव (बैठक के सचिव या कॉलेजिएट के सचिव) को प्रमाणित करने का अधिकार है। पदेन निकाय), प्रतिलिपि के प्रमाणीकरण पर एक चिह्न को सही ढंग से भरना। यदि संगठन के भीतर प्रोटोकॉल से एक प्रति या उद्धरण का उपयोग किया जाता है, तो उस पर (साथ ही साथ स्वयं प्रोटोकॉल) पर मुहर नहीं लगाई जाती है। यदि प्रोटोकॉल का उद्धरण या प्रति स्थानीय संगठन की दीवारों के बाहर उपयोग के लिए अभिप्रेत है, तो उस पर मुहर लगनी चाहिए।

कुछ प्रकार के प्रोटोकॉल उद्यम या संगठन के पहले प्रमुख द्वारा अनुमोदन के अधीन होते हैं। उदाहरण के लिए, संगठन के विशेषज्ञ आयोग की बैठकों के कार्यवृत्त, संगठन की सूचना और दस्तावेजों तक पहुंच को प्रतिबंधित करने के लिए टिकटों को आवंटित / हटाने के लिए विशेषज्ञ आयोग, परियोजना प्रबंधन में परियोजना समूहों / परियोजना कार्यालयों की बैठकों के मिनट, आदि स्वीकृत हैं।

अनुमोदन एक स्टैम्प के साथ जारी किया जाता है, जो दस्तावेज़ के ऊपरी दाएं कोने में स्थित होता है और इसमें "अनुमोदन" शब्द होता है, जो प्रमुख की स्थिति का संक्षिप्त नाम होता है (क्योंकि संगठन या उद्यम का पूरा नाम इसमें दर्शाया गया है) दस्तावेज़ का शीर्षक या सामान्य रूप में), व्यक्तिगत हस्ताक्षर, इसकी प्रतिलेख और अनुमोदन तिथि।

कॉलेजिएट निकायों के निर्णय निष्पादकों को स्वतंत्र दस्तावेजों - संकल्पों और निर्णयों के रूप में सूचित किए जाते हैं; आदेश की एकता के आधार पर चलने वाली संस्थाओं में, उन्हें आदेशों द्वारा किया जाता है। अन्य मामलों में, प्रोटोकॉल से एक अर्क बनाया जाता है।

बैठक की तैयारी की प्रक्रिया में बनाए गए दस्तावेजों के साथ मामलों में कार्यवृत्त बनते हैं:

¾ एजेंडा;

निमंत्रण;

¾ बैठक में भाग लेने वालों की सूची और आमंत्रितों की सूची;

भाषणों की रिपोर्ट या सार;

चर्चा किए गए मुद्दों पर संदर्भ सामग्री;

मसौदा निर्णय और अंतिम दस्तावेज।

बैठक के सचिव द्वारा कार्यवृत्त तैयार किए जाते हैं। अध्यक्ष और सचिव द्वारा हस्ताक्षरित।

प्रोटोकॉल से निकालेंएजेंडा आइटम से संबंधित मूल प्रोटोकॉल के पाठ के एक हिस्से की एक सटीक प्रति है जिस पर उद्धरण तैयार किया जा रहा है। साथ ही, प्रपत्र के सभी विवरण, पाठ का परिचयात्मक भाग, एजेंडा आइटम जिस पर उद्धरण तैयार किया जा रहा है, और विषय की चर्चा और लिए गए निर्णय को दर्शाने वाला पाठ पुन: प्रस्तुत किया जाता है। प्रोटोकॉल से एक उद्धरण केवल सचिव द्वारा हस्ताक्षरित किया जाता है, वह एक सत्यापन भी तैयार करता है। इसमें "ट्रू" शब्द शामिल है, जो उस व्यक्ति की स्थिति का संकेत है जो कॉपी (अर्क), व्यक्तिगत हस्ताक्षर, उपनाम, आद्याक्षर और तारीख को प्रमाणित करता है। यदि कोई उद्धरण किसी अन्य संगठन को प्रस्तुत करने के लिए दिया जाता है, तो वह एक मुहर द्वारा प्रमाणित होता है।

संगठन का नाम मिनट 00.00.0000 संख्या 00 संकलन का स्थान पाठ का शीर्षक (बैठक का रूप: क्या?) अध्यक्ष सचिव 00 लोग उपस्थित थे। प्रथम नाम अंतिम नाम प्रथम नाम अंतिम नाम (आद्याक्षर, अंतिम नाम एक कॉलम में वर्णानुक्रम में इंगित किए गए हैं; यदि 15 से अधिक लोग मौजूद हैं, तो उनकी संख्या इंगित की जाती है और कोष्ठक में - "पंजीकरण पत्र संलग्न है")

एजेंडा:

1. के बारे में ... (प्रश्न किस बारे में है)। संदेश का प्रकार (रिपोर्ट, रिपोर्ट, संदेश, सूचना), नौकरी का शीर्षक, आद्याक्षर, उपनाम (जननांग मामले में)।

1. सुना:

I. O. उपनाम (नाममात्र मामले में) - भाषण की सामग्री का संक्षिप्त या विस्तृत सारांश। यदि रिपोर्ट का पाठ प्रोटोकॉल से जुड़ा है, तो इंगित करें - (रिपोर्ट का पाठ संलग्न है)।

प्रदर्शन किया:

और उस बारे में। उपनाम - पहले मुद्दे पर पहले भाषण का संक्षिप्त सारांश (कोष्ठक में उपनाम के बाद, वक्ता की स्थिति का संकेत दिया जा सकता है)। यदि रिपोर्ट का पाठ प्रोटोकॉल से जुड़ा है, तो इंगित करें - (भाषण का पाठ संलग्न है)।

और उस बारे में। उपनाम - इस मुद्दे पर निम्नलिखित भाषणों को सारांशित करता है।

हल किया:

1.1. पहले प्रश्न पर संकल्प का शब्दांकन निर्धारित किया गया है - क्रिया के अनिश्चित रूप में क्रिया, कर्ता (आधिकारिक, डीपी में संरचनात्मक इकाई), निष्पादन की समय सीमा इंगित की जाती है।

1.2. इसी तरह, पहले मुद्दे पर संकल्प के दूसरे और बाद के पैराग्राफ तैयार किए जाते हैं।

2. सुना:

एजेंडा पर दूसरे आइटम का डिज़ाइन योजना के अनुसार पहले वाले के समान बनाया गया है: सुना - बोला - तय किया।

अध्यक्ष सचिव हस्ताक्षर हस्ताक्षर और उस बारे में। उपनाम उपनाम

मामले में 00-00 (हस्ताक्षर), दिनांक

प्रोटोकॉल लेआउट

संगठन प्रोटोकॉल का नाम №____________ शीर्षक दिनांक संकलन का स्थान अध्यक्ष सचिव स्काकुनोव 2. चुनाव के बारे में... अध्यक्ष - टी.पी. सोस्नोवा 3. ... 1. सुना: गति: हल: 1.1। ... 1.2. ... 2. सुनी: बोली: _________ लोगों ने मतदान में भाग लिया। परहेज के खिलाफ _________ _________ _________

हल किया:

आवेदन चेक मार्क

अध्यक्ष सचिव हस्ताक्षर हस्ताक्षर और उस बारे में। उपनाम उपनाम OJSC रोस्तोव बेकरी प्रोटोकॉल 02.12.2004 नंबर 356-21 निदेशक मंडल की रोस्तोव-ऑन-डॉन बैठकें अध्यक्षः सचिवः पांच लोग उपस्थित थे: I. N. Kononenko V. I. Smirnov I. R. Zakharov I. P. Kozlenko I. N. Kononenko I. S. Nikonenko A. V. Petrovsky

एजेंडा:

नवंबर 2004 के लिए बेकरी के काम पर रिपोर्ट।

आईपी ​​कोज़लेंको (सामान्य निदेशक) - रिपोर्ट संलग्न है।

प्रदर्शन किया:

ए वी पेत्रोव्स्की (निदेशक मंडल के सदस्य)। अपने भाषण में, उन्होंने कुछ कर्मचारियों के काम में होने वाली कमियों पर ध्यान केंद्रित किया: गलत अंकन, निकास व्यापार में व्यवधान।

I. S. Nikonenko (निदेशक मंडल के सदस्य)। उन्होंने कहा कि, सामान्य तौर पर, काम अच्छी तरह से किया जा रहा है: श्रम उत्पादकता में वृद्धि हुई है, लाभप्रदता में वृद्धि हुई है, बेकरी उत्पादों के क्षेत्रीय बाजार में उद्यम की स्थिति में सुधार हुआ है।

हल किया:

1. नवंबर के लिए बोनस:

1.1. मुख्य उत्पादन के श्रमिक-टुकड़े-टुकड़े करने वाले - टुकड़े-टुकड़े की कमाई के 40% की राशि में।

1.2. समय कार्यकर्ता - वेतन का 40%, टैरिफ दरों की राशि में।

2. नवंबर के लिए बोनस से वंचित करें:

2.1. ओ. पी. इवानोवा, एल. आर. सिदोरोवा, एन. आर. लेवचेंको जिंजरब्रेड के लेबलिंग में असंगति के लिए 25.11.2004।

2.2. ज़िमोव्निकी 11/23/2003 के गांव में आउटबाउंड व्यापार के विघटन के लिए एल डी गोंचार।

अध्यक्ष सचिव कोनोनेंको स्मिर्नोव में। कोनोनेंको वी. आई. स्मिरनोव

मामले में 00-00 (हस्ताक्षर), दिनांक

दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक कॉपी की आईडी

प्रोटोकॉल का एक उदाहरण

CJSC "रूसी स्थान" मिनटों से 20 अक्टूबर, 2005 को केंद्रीय विशेषज्ञ आयोग के अध्यक्ष की संख्या 4 मास्को बैठकें - क्रिवोलापोव वी.जी. सचिव - वासिलीवा ई.एम. उपस्थिति में: आमंत्रित: एंटोनोवा एन.एन., बारानोव्सकाया एन.एम., ल्याडोवा ओ.आई., मुखमेत्शिना आर.वी., श्त्रकोवा यू.आई. लापिना एन.वी. - मुख्य कार्यालय विशेषज्ञ।

संयुक्त स्टॉक कंपनी में दस्तावेजों की सुरक्षा और राज्य भंडारण में उनके हस्तांतरण के संगठन पर।

2. संयुक्त स्टॉक कंपनी (क्रिवोलापोव वी.जी.) के दस्तावेज़ीकरण सहायता विभाग को कार्यालय के काम में दस्तावेजों के व्यवस्थितकरण और राज्य की हिरासत में उनके हस्तांतरण पर संयुक्त स्टॉक कंपनी के संरचनात्मक प्रभागों के विशेषज्ञों के साथ एक संगोष्ठी आयोजित करने की सिफारिश करें।

अध्यक्ष व्यक्तिगत हस्ताक्षर वी.जी. क्रिवुश्किन सचिव व्यक्तिगत हस्ताक्षर खाना खा लो। वासिलीव सही सहायक सचिव व्यक्तिगत हस्ताक्षर तारासोवा तारीख

प्रोटोकॉल से निकालने का एक उदाहरण(संगठन में एनोडिना एन.एन. दस्तावेज़ प्रवाह / एन.एन. एनोडिना। - एम।: ओमेगा-एल पब्लिशिंग हाउस, 2006। -172 पी।)

धारा 2 "दस्तावेज़ संरचना। प्रलेखन प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली"

थीम 6

"विभिन्न संचार चैनलों के माध्यम से प्रेषित सूचना और संदर्भ दस्तावेजों के मुख्य प्रकार। व्यावसायिक पत्राचार"

योजना:

1. व्यापार पत्राचार। सामान्य जानकारी।

प्रोटोकॉल संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों की प्रणाली में एक विशेष स्थान रखता है। एक ओर, इसे सूचना दस्तावेजों के लिए जिम्मेदार ठहराया जा सकता है (क्योंकि इसमें कुछ प्रबंधन मुद्दों की चर्चा के बारे में जानकारी शामिल है), और दूसरी ओर, प्रोटोकॉल में एक ऑपरेटिव हिस्सा होता है और इस प्रकार, इसे प्रशासनिक दस्तावेज माना जा सकता है।

शिष्टाचार - बैठकों, बैठकों, सत्रों, सम्मेलनों में मुद्दों की चर्चा और निर्णय लेने की प्रक्रिया को तय करने वाला एक दस्तावेज।प्रोटोकॉल स्थायी कॉलेजिएट निकायों की गतिविधियों का दस्तावेजीकरण करते हैं, जैसे कि समितियों और मंत्रालयों के कॉलेजियम, नगरपालिका सरकारें, साथ ही साथ वैज्ञानिक, तकनीकी और कार्यप्रणाली परिषद।

शेयरधारकों की बैठक, निदेशक मंडल की बैठकें अनिवार्य लॉगिंग के अधीन हैं।

पंजीकरण के लिए राज्य अधिकारियों को प्रोटोकॉल प्रस्तुत किए जाते हैं (उदाहरण के लिए, वाणिज्यिक बैंकों, वाणिज्य और उद्योग मंडलों आदि को पंजीकृत करते समय)। अस्थायी कॉलेजिएट निकायों (सम्मेलनों, बैठकों, बैठकों, संगोष्ठियों, आदि) की गतिविधियों का दस्तावेजीकरण करने के लिए कार्यवृत्त भी तैयार किए जाते हैं।

प्रोटोकॉल को उन अभिलेखों के आधार पर तैयार किया जाता है जिन्हें सचिव द्वारा मैन्युअल रूप से या वॉयस रिकॉर्डर का उपयोग करके बैठक में रखा गया था।

बैठक के प्रकार और कॉलेजिएट निकाय की स्थिति के आधार पर, प्रोटोकॉल का रूप चुना जाता है: संक्षिप्त, पूर्ण या शब्दशः।

संक्षिप्तप्रोटोकॉल - बैठक में चर्चा किए गए मुद्दों, वक्ताओं के नाम और किए गए निर्णयों को ठीक करता है (पृष्ठ 94 देखें)। इस तरह के प्रोटोकॉल को केवल उन मामलों में रखने की सिफारिश की जाती है जहां बैठक को लिखित किया जाता है, रिपोर्ट और भाषणों के पाठ सचिव को प्रस्तुत किए जाएंगे या जब बैठक एक परिचालन प्रकृति की हो।

भरा हुआकार्यवृत्त में न केवल चर्चा किए गए मुद्दों, किए गए निर्णयों और वक्ताओं के नाम दर्ज होते हैं, बल्कि पर्याप्त रूप से विस्तृत रिकॉर्ड भी होते हैं जो बैठक में प्रतिभागियों की रिपोर्टों और भाषणों की सामग्री को व्यक्त करते हैं, व्यक्त किए गए सभी विचार, प्रश्न और टिप्पणियां, टिप्पणियां , पद। पूरे मिनट आपको बैठक की एक विस्तृत तस्वीर का दस्तावेजीकरण करने की अनुमति देते हैं (देखें पीपी। 95-96)।

आशुलिपिप्रोटोकॉल बैठक (प्रतिलेख) की एक शब्दशः रिपोर्ट के आधार पर तैयार किया जाता है और शब्दशः प्रत्येक मुद्दे पर चर्चा करने और उस पर निर्णय लेने की प्रक्रिया को बताता है।

बैठक के दौरान रखी गई हस्तलिखित शब्दशः या टेप रिकॉर्डिंग के आधार पर पूर्ण और शब्दशः मिनट तैयार किए जाते हैं।

सभी प्रकार के प्रोटोकॉल एक सामान्य रूप पर तैयार किए जाते हैं, जिसमें निम्नलिखित विवरण शामिल होते हैं: संस्था का नाम (संगठन, उद्यम), दस्तावेज़ का प्रकार (प्रोटोकॉल), तारीख डालने का स्थान, दस्तावेज़ का सूचकांक, ड्राइंग के लिए जगह प्रोटोकॉल, पाठ के शीर्षक के लिए जगह। कार्यवृत्त की तारीख बैठक की तारीख होती है (मिनट आमतौर पर बैठक के बाद तैयार किए जाते हैं)। यदि यह कई दिनों तक चलता है, तो प्रोटोकॉल तिथि में प्रारंभ और समाप्ति तिथियां शामिल होती हैं।

उदाहरण के लिए: 21-24.01.2000।

प्रोटोकॉल की संख्या (सूचकांक) बैठक की क्रम संख्या है। प्रोटोकॉल कैलेंडर वर्ष या कॉलेजियम निकाय के कार्यालय की अवधि के भीतर गिने जाते हैं।

प्रोटोकॉल के पाठ का शीर्षक, एक नियम के रूप में, बैठक या कॉलेजियम गतिविधि के प्रकार को दर्शाता है और दस्तावेज़ के प्रकार के नाम के अनुरूप है। उदाहरण के लिए: कार्यवृत्त - बोर्ड बैठकें; - श्रम सामूहिक की बैठकें; - संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुखों की बैठकें।

प्रोटोकॉल के पाठ में एक परिचयात्मक और मुख्य भाग शामिल है।

कार्यवृत्त के परिचयात्मक भाग में, शीर्षक के बाद, बैठक के अध्यक्ष और सचिव के नाम और आद्याक्षर दिए जाते हैं (मिनटों के संक्षिप्त रूप में, यह जानकारी छोड़ी जाती है)। "अटेंड" शब्द के बाद एक नई लाइन से, कॉलेजियम बॉडी के स्थायी सदस्यों के नाम, आद्याक्षर (वर्णमाला क्रम में), नाम, आद्याक्षर और बैठक में आमंत्रित लोगों के पदों की सूची बनाएं। एक विस्तारित बैठक के कार्यवृत्त को तैयार करते समय, प्रतिभागियों के नाम सूचीबद्ध नहीं होते हैं, लेकिन उनकी कुल संख्या एक संख्या द्वारा इंगित की जाती है। प्रतिभागियों को पंजीकरण सूचियों के अनुसार गिना जाता है, जिन्हें बैठक के सचिव को स्थानांतरित कर दिया जाता है और मिनटों में से एक बन जाता है।

कार्यवृत्त मिनटों के परिचयात्मक भाग में शामिल है। यह बैठक में चर्चा किए गए मुद्दों को वक्ताओं (वक्ताओं) के नामों के साथ सूचीबद्ध करता है और उनकी चर्चा के क्रम को ठीक करता है। बैठक का एजेंडा, एक नियम के रूप में, पहले से तैयार किया जाता है और इसमें उन मुद्दों की इष्टतम संख्या शामिल होनी चाहिए जिन पर बैठक में विचार और चर्चा की जा सकती है।

प्रोटोकॉल के मुख्य भाग का पाठ एजेंडा द्वारा स्थापित मुद्दों के अनुक्रम के अनुसार तैयार किया गया है।

प्रोटोकॉल पाठ के मुख्य भाग में उतने ही खंड हैं जितने कि कार्यसूची में आइटम हैं। उसी के अनुसार अनुभागों को क्रमांकित किया जाता है। प्रत्येक खंड में तीन भाग होते हैं: "HEARD", "SPEAKED", "DECIDED", जो प्रोटोकॉल के पाठ में मुख्य वक्ता के भाषण की रिकॉर्डिंग, चर्चा में भाग लेने वालों को हाइलाइट करने के लिए एक पैराग्राफ से मुद्रित होते हैं। बैठक के निर्णय को तैयार करने वाले मुद्दे और ऑपरेटिव भाग का। इसी उद्देश्य के लिए, प्रोटोकॉल के पाठ में, प्रत्येक वक्ता का उपनाम और आद्याक्षर नाममात्र के मामले में एक नई पंक्ति से मुद्रित होते हैं। भाषण की रिकॉर्डिंग की प्रस्तुति को एक हाइफ़न द्वारा उपनाम से अलग किया जाता है, इसे तीसरे व्यक्ति एकवचन से कहा जाता है।

बैठक के सचिव द्वारा कार्यवृत्त तैयार किए जाते हैं। अध्यक्ष और सचिव द्वारा हस्ताक्षरित।

प्रोटोकॉल से निकालें एजेंडा आइटम से संबंधित मूल प्रोटोकॉल के पाठ के एक हिस्से की एक सटीक प्रति है, जिस पर उद्धरण तैयार किया जा रहा है (पृष्ठ 97 देखें)। साथ ही, प्रपत्र के सभी विवरण, पाठ का परिचयात्मक भाग, एजेंडा आइटम जिस पर उद्धरण तैयार किया जा रहा है, और विषय की चर्चा और लिए गए निर्णय को दर्शाने वाला पाठ पुन: प्रस्तुत किया जाता है। प्रोटोकॉल से एक उद्धरण केवल सचिव द्वारा हस्ताक्षरित किया जाता है, वह एक सत्यापन भी तैयार करता है। इसमें "ट्रू" शब्द शामिल है, जो उस व्यक्ति की स्थिति का संकेत है जो कॉपी (अर्क), व्यक्तिगत हस्ताक्षर, उपनाम, आद्याक्षर और तारीख को प्रमाणित करता है। यदि कोई उद्धरण किसी अन्य संगठन को प्रस्तुत करने के लिए दिया जाता है, तो वह एक मुहर द्वारा प्रमाणित होता है।

यह सभी देखें: