Une pièce justificative de dépenses est un document principal qui doit être établi lorsqu'il est émis à partir d'une caisse. Le consommable a une forme KO-2 unifiée. Comment remplir correctement un ordre de sortie de fonds ? Vous pouvez télécharger le formulaire KO-2 à la fin de l'article. Nous offrons également à votre attention un exemple d'exécution de document, qui peut être téléchargé à partir du lien en bas de l'article.
Bon de commande en espèces KO-2
Le document se voit attribuer un numéro individuel conformément au registre des ordres de caisse entrants et sortants, la date de remplissage du formulaire est fixée, qui est égale à la date de sortie de l'argent de la caisse.
En haut du formulaire, le nom de l'organisation et son code OKPO sont inscrits.
Ensuite, vous devez indiquer les comptes comptables correspondants qui sont impliqués dans l'opération de retrait d'espèces. Dans la colonne "débit", le numéro de compte est inscrit, en fonction du but de l'émission d'argent à partir de la caisse (compte 71 lors de l'émission de fonds à une personne responsable, compte 70 - lors de l'émission de salaires aux employés, compte 76 (60) - lors du paiement de services, travaux, biens et matériaux à des organismes tiers). Si une comptabilité analytique est effectuée sur le compte spécifié, elle doit également être indiquée dans la colonne correspondante du formulaire. Dans la colonne "crédit", nous écrivons le compte 50 "Caissier".
Dans la colonne « montant », le montant des fonds émis est écrit en chiffres.
Les colonnes "code unité structurelle" et "code objet" sont renseignées si l'entreprise dispose des systèmes de codage appropriés.
Sous le tableau, dans la ligne « émission », écrivez le nom complet de la personne à qui l'argent est émis selon ce bon de commande.
"Base" - nous indiquons le contenu de l'opération.
"Montant" - en mots, le montant émis est écrit avec une majuscule, l'espace vide restant est rempli d'un tiret, kopecks en chiffres.
L'« Annexe » au bon de commande indiquera les pièces jointes au bon de commande de sortie d'espèces et servant de justification à l'émission d'espèces.
Le consommable est signé par le chef comptable, chef d'entreprise. Vous pouvez télécharger un exemple de remplissage de commande ci-dessous.
Désormais, sur la base du formulaire KO-2 ainsi rempli, vous pouvez émettre de l'argent depuis la caisse. Après cela, un employé de l'entreprise ou un représentant d'un organisme tiers qui a reçu l'argent doit confirmer le fait d'émettre le montant, pour cela il remplit les lignes «reçu», «date», «signature».
Dans la ligne "par", les détails des documents sont écrits qui confirment son identité (par exemple, un passeport).
Au bas du bon de caisse KO-2, le caissier qui a émis l'argent met sa signature.
Bon de caisse en compte -document classé comme principal. Examinons les critères que les organisations russes doivent suivre pour le remplir.
Ordre d'émission d'espèces en tant que catégorie légale
Un ordre de dépenses en espèces (CSC) en tant que catégorie juridique distincte est fixé dans la Fédération de Russie par le décret du Goskomstat du 18.08.1998 n° 88. Selon cet acte juridique, les CSC doivent être utilisés par les organisations pour distribuer de l'argent à la caisse. Les RSC sont créés en 1 exemplaire, signé par le chef de l'organisation, ainsi que par le chef comptable ou une personne disposant des pouvoirs nécessaires.
Le nom de la forme d'un ordre de dépenses conformément à la résolution n ° 88 - KO-2. Selon le classificateur OKUD, il correspond au numéro 0310002.
Est-il obligatoire d'établir un ordre de caisse de dépenses
Conformément aux informations du ministère des Finances n° PZ-10/2012, les organisations russes ont le droit de ne pas utiliser les formulaires de documents comptables contenus dans les albums des formulaires unifiés des sources correspondantes. L'un des albums de ce type est inclus dans la structure de la résolution n° 88, et il reflète la forme KO-2.
Dans le même temps, selon la même source, les formulaires de documents approuvés par les structures autorisées sur la base des lois fédérales restent obligatoires. Ainsi, conformément à la clause 4.1 des instructions de la Banque de Russie du 11 mars 2014 n° 3210-U, les transactions en espèces doivent être formalisées par les entités économiques par le biais d'ordres de sortie de trésorerie correspondant au numéro 031002 selon le classificateur OKUD, que sont exactement celles prévues par la résolution n° 88.
Conformément à l'art. 34 de la loi "Sur la Banque centrale de la Fédération de Russie" du 10 juillet 2002 n° 86, la Banque de Russie est habilitée à établir la procédure pour effectuer des transactions en espèces pour les personnes morales en général, ainsi qu'une procédure simplifiée pour les entrepreneurs individuels et les petites entreprises. Par conséquent, les dispositions de l'instruction n° 3210-U doivent être suivies par tous les contribuables ayant la qualité de personne morale, les entrepreneurs et les petites entreprises. Ainsi, la législation demande aux organisations russes d'utiliser exactement la forme d'un ordre de dépenses, qui est établi par la résolution n° 88.
Cependant, les entrepreneurs individuels qui, conformément à la législation de la Fédération de Russie sur les impôts et les taxes, tiennent des registres des revenus ou des revenus et dépenses ou des indicateurs physiques caractérisant un certain type d'activité entrepreneuriale, ne peuvent pas établir de documents de trésorerie ni de livre de caisse ( articles 4.1, 4.6 de l'instruction n° 3210-U) ... Ainsi, si un entrepreneur prend en compte le mouvement des fonds de l'entreprise dans les livres de revenus (et de dépenses), il ne peut pas émettre de règlement en espèces.
En savoir plus sur la discipline de trésorerie 2017-2018. .
Quelles sources de droit fournissent un exemple de remplissage d'un ordre de dépenses
Remplir un ordre de dépenses n'est pas réglementé par la loi fédérale. La résolution n° 88 fournit de brèves instructions sur la demande et le remplissage du formulaire RSC :
- dans la ligne « Base » de la commande, le contenu de l'opération doit être enregistré ;
- la ligne « Annexe » doit refléter la liste des documents joints.
L'instruction n° 3210-U contient les informations suivantes sur le remplissage des bons de commande :
- Le caissier vérifie la signature du chef comptable ou du comptable, et s'ils sont absents, la signature du gérant. Lors de l'enregistrement des services de règlement en espèces sur papier, les signatures correspondent à l'échantillon.
- La correspondance des montants en espèces, indiqués en chiffres, avec les montants, indiqués en lettres, est vérifiée.
- Le caissier vérifie la disponibilité des pièces justificatives inscrites dans la caisse enregistreuse.
- Les espèces sont distribuées par le caissier directement au destinataire indiqué dans le règlement en espèces ou la procuration. Le destinataire est identifié par une pièce d'identité, généralement un passeport. Le caissier vérifie les données sur le destinataire de l'argent dans la caisse enregistreuse avec les données du document d'identité.
- Le destinataire des fonds doit signer le bureau de règlement en espèces, si l'ordre est établi sous forme électronique, il est alors possible de le signer avec une signature électronique.
Règles de base pour remplir un bon de commande, exemples
Un échantillon de remplissage d'une caisse enregistreuse doit répondre aux critères clés suivants :
- si l'entreprise n'a pas de divisions structurelles, un tiret doit être mis dans le paragraphe correspondant du formulaire ;
- la numérotation de la caisse enregistreuse doit correspondre à la séquence établie dans le registre des documents d'enregistrement (formulaire KO-3, introduit par la Résolution n° 88) ;
- dans la colonne "Code OKPO", les informations des statistiques de l'État sont enregistrées ;
- la date d'établissement de l'ordre doit correspondre à la date de sortie des espèces en caisse ;
- le montant est écrit en roubles à l'aide de virgules, par exemple 100,45 roubles;
- dans la colonne "Montant", le montant des fonds émis par la caisse enregistreuse est enregistré en mots et le nombre de roubles doit être indiqué par une phrase commençant par une majuscule et un centime - en chiffres;
- de la même manière que les règles formées pour la colonne "Montant", la colonne "Reçus" est renseignée.
Les éléments énumérés reflètent des points problématiques et discutables communs parmi les comptables russes qui discutent de certains exemples de remplissage de bons de caisse.
Vous pouvez télécharger l'échantillon RKO-2 complété sur notre site Web.
Comment remplir une note de frais et un ordre de caisse dans le secteur bancaire
Les instructions de la Banque de Russie du 30 juillet 2014 n ° 3352-U établissent les formes de documents impliqués dans les transactions en espèces qui doivent obligatoirement être utilisées par les établissements de crédit russes. Parmi eux se trouve un ordre de dépenses, pour lequel est attribué le numéro OKUD 0402009. Ce document est généralement similaire à ce qui est utilisé par les personnes morales et les entrepreneurs individuels dans le cas général - sous la forme de KO-2. L'instruction n° 3352-U contient également des instructions sur la façon de remplir la version « banque » de la caisse enregistreuse.
La rédaction contenue dans la directive n° 3352-U reflète les spécificités du remplissage du formulaire 0402009 en corrélation avec les exigences de la législation bancaire. Par exemple, dans la structure de ce formulaire, il existe un élément "Symboles", dans lequel il est nécessaire d'entrer des paramètres qui fixent l'affectation de montants monétaires à une catégorie particulière. Il n'y a pas un tel élément dans le formulaire KO-2.
Résultats
La forme des ordres de dépenses en espèces est approuvée par la loi et est obligatoire pour toutes les entités commerciales. Une exception n'a été faite que pour les entrepreneurs individuels - sous réserve d'un certain nombre de conditions. Les organismes bancaires ont leur propre mode de règlement en espèces.
Les documents de caisse comprennent : l'ordre de sortie de caisse (RKO), l'ordre de réception de caisse (PKO), le livre de caisse. Considérons des exemples de remplissage d'un bon de commande de dépenses (consommable).
Remplir un ordre de dépenses (RKO).
Un ordre de sortie de fonds est utilisé pour distribuer de l'argent à partir d'une caisse. Il s'agit d'un document unifié (formulaire KO-2). Il est délivré par le caissier ou toute autre personne habilitée pour cette personne en un seul exemplaire.
Comment remplir correctement un ordre de sortie de fonds ?
En haut du consommable est inscrit le nom de l'organisation, son unité structurelle (le cas échéant). S'il n'y a pas d'unité structurelle, mettez un tiret. Dans la partie supérieure droite, les codes de l'organisation sont écrits sur la base d'un certificat du Comité national des statistiques.
Le "numéro de document" est attribué au fur et à mesure que l'argent sort de la caisse. La numérotation commence dès le début de l'année.
Date du document - la date à laquelle l'argent a été émis à partir de la caisse enregistreuse. Elle coïncide avec la date du registre des ordres de caisse entrants et sortants (KO-3). La date est indiquée au format - JJ.MM.AAAA.
Dans la colonne "Débit" et "Crédit" sont indiqués les comptes comptables de l'opération de caisse. Ils sont remplis par un comptable. La colonne "Débit, code unité structurelle" est renseignée si l'entreprise dispose d'une telle unité et que de l'argent y est émis.
Dans la colonne "Débit, code comptable analytique" le code est indiqué, s'il est utilisé dans l'organisation, ou un tiret est mis.
Le « crédit » est le compte de la caisse à partir duquel l'argent est émis. En comptabilité synthétique, il s'agit du compte 50 "Caissier".
"Montant, roubles. Kopecks." - le montant sorti de la caisse est indiqué en chiffres.
Dans la colonne "Code d'objet", les codes sont indiqués, s'ils sont acceptés dans l'entreprise.
Sur la ligne "Problème", le nom complet est renseigné. l'employé de l'organisation à qui l'argent est émis, dans le cas génitif.
Sur la ligne "Base", le contenu de la transaction financière est écrit.
Sur la ligne « Montant », le montant indiqué ci-dessus pour l'ordre de sortie de fonds est repris. Il s'écrit avec une majuscule en début de ligne dans les mots. Les centimes sont indiqués en chiffres.
Dans "l'annexe" - les documents sont indiqués sur la base desquels l'argent est émis à partir de la caisse. Si l'argent est reçu par un employé d'une organisation tierce, il est nécessaire d'indiquer les données dans la procuration, selon lesquelles l'argent est émis depuis la caisse. La procuration est jointe à l'ordre de sortie de fonds.
La caisse enregistreuse est enregistrée dans le registre des documents de caisse KO-3 et est certifiée par les signatures du chef de l'organisation et du chef comptable.
La ligne "Reçu" est renseignée par le destinataire de l'argent. Le montant reçu y est inscrit en mots, les kopecks en chiffres. Ensuite, le destinataire des fonds appose sa signature et sa date. Vous trouverez ci-dessous le nom du document sur la base duquel l'argent est remis au destinataire. Il s'agit le plus souvent d'un passeport ou d'une pièce d'identité. Pourquoi avons-nous besoin de données de passeport dans un consommable ? Cela est nécessaire si une situation de conflit est survenue concernant la réception d'argent. Supposons qu'un employé vous prétende que ce n'est pas lui qui a reçu l'argent, alors vous pouvez le prouver avec les données de son passeport et sa signature. Ceci est particulièrement important lorsque vous émettez de l'argent en vertu d'une procuration, car une procuration peut être fausse, par exemple, lorsqu'un employé quitte son emploi, mais qu'il a toujours la procuration (oui, cela arrive dans la pratique).
La ligne « Émis par le caissier » est remplie par le caissier ou une personne autorisée après que l'argent a été distribué via le règlement de caisse. Selon elle, le caissier certifie le consommable avec sa signature et son décodage.
Le règlement en espèces n'est pas remis aux destinataires de l'argent. Il reste avec la caissière.
Vous pouvez utiliser le formulaire de virement bancaire sortant.
Remplissage d'un ordre de caisse entrant (RKO).
Le bon de caisse est utilisé pour émettre de l'argent lorsqu'il est reçu à la caisse de l'organisation. Il s'agit d'un document unifié (formulaire KO-1). Il est délivré par le caissier ou toute autre personne habilitée pour cette personne en un seul exemplaire.
Comment remplir correctement un ordre de ticket de caisse ?
Le reçu en espèces (PKO) se compose de deux parties : le reçu lui-même et un reçu qui, une fois rempli, est délivré à la personne qui a déposé de l'argent à la caisse. Le consommable peut être délivré à la fois manuellement et électroniquement. Les taches et les corrections dans les colis ne sont pas autorisées. Dans ce cas, ils doivent être réécrits.
En haut du RSC, le nom de l'organisation et son unité structurelle (le cas échéant) sont remplis. S'il n'y en a pas, un tiret est inséré.
Les "codes" sont renseignés sur la base d'un certificat du Comité national des statistiques.
Le numéro du destinataire est indiqué en fonction de l'ordre d'exécution des transactions en espèces. La numérotation commence dès le début de l'année. Les RSC sont inscrits au registre du KO-3.
"Date de compilation" - la date d'envoi de l'argent (réception de l'argent à la caisse). Le format de date du consommable est JJ.MM.AAAA (par exemple, 25/05/2012).
Les colonnes « Débit » et « Crédit », comme dans l'ordre de sortie de trésorerie, sont renseignées par le comptable. Le débit du compte est toujours utilisé pour la comptabilisation des opérations en espèces (compte synthétique 50 « Caissier »).
Dans la colonne "Montant, roubles. Kopecks." le montant d'argent payé au caissier est écrit. Il est indiqué en chiffres. La colonne « Code d'objet » est renseignée si l'organisation utilise un système de codage.
Dans la colonne « Accepté de ___ », le nom complet de la personne qui a déposé de l'argent à la caisse est écrit au génitif, et si le paiement a été effectué par un représentant d'un organisme tiers, alors le « Nom du organisation » et le nom complet de la personne autorisée.
Dans la colonne "Base" - le contenu de la transaction financière ou du document sur la base duquel le paiement est accepté est affiché.
La ligne « Montant » indique le montant du paiement accepté en caisse. Le montant est écrit à partir du début de la ligne avec une majuscule en mots, et des kopecks en chiffres. Si la ligne "Montant" n'est pas complètement remplie, les espaces vides sont barrés.
Sur la ligne "TTC" le montant de la TVA est inscrit en chiffres, ou l'inscription "hors taxe (TVA)".
La « Pièce jointe » indique les documents principaux qui doivent être joints à la commande.
Dans le reçu au PKO, les mêmes inscriptions sont faites que dans le PKO. Le tampon "PAID" est apposé sur le ticket et PKO. Le reçu est arraché et transféré à la personne qui a déposé l'argent.
Le reçu du bon de commande est signé par le caissier et endossé par le chef comptable ou toute autre personne autorisée.
Un formulaire de reçu de caisse est possible.
Remplir le livre de caisse.
Le livre de caisse est un document consolidé qui enregistre toutes les transactions en espèces : à la fois la réception des espèces et leur émission. La forme unifiée du livre est la forme KO-4.
Le livre peut être rempli à la fois manuellement et électroniquement.
La procédure de tenue d'un livre de caisse électroniquement.
Le matin de chaque jour ouvrable suivant, le caissier doit préparer deux imprimés : « Rapport du caissier » et « Fiche du livre de caisse ». Ils contiennent les mêmes détails de remplissage. Ils sont numérotés dans l'ordre à partir du début de l'année.
L'impression de la dernière feuille volante du mois et de l'année indique le nombre total de pages pour chaque mois (année). Le caissier doit vérifier l'exactitude des impressions, puis les signer. Les feuilles jointes du livre de caisse restent dans la caisse enregistreuse et sont stockées tout au long de l'année, et le rapport avec les bons de caisse et les bons de caisse joints est transféré au service comptable.
Toutes les feuilles volantes du livre de caisse, selon les besoins ou en fin d'année, sont cousues et scellées, certifiées par les signatures du chef comptable et du chef, indiquant le nombre total de feuilles.
La procédure de tenue manuelle d'un livre de caisse.
Avec la tenue manuelle d'un livre de caisse, celui-ci est établi pour une certaine période, en fonction du nombre de transactions. Avant même son utilisation, les feuilles du livre sont lacées, numérotées, cachetées et certifiées par les signatures du chef et du chef comptable en dernière page. Le livre de caisse est scellé avec un cachet de cire ou ordinaire.
Si les feuilles du livre de caisse ne sont pas complètement remplies, elles sont barrées.
A la fin de chaque journée, le montant total des encaissements et le montant total des pièces de dépenses comptabilisées au cours de la journée sont affichés dans le livre de caisse, et le solde en fin de journée est calculé. Le chef comptable supervise la tenue du livre de caisse.
Afin de recevoir un livre gratuit, entrez les données dans le formulaire ci-dessous et cliquez sur le bouton "Obtenir le livre".
La réalisation de transactions en espèces nécessite le respect d'une discipline stricte en matière de trésorerie, ce qui implique également le remplissage correct des documents de trésorerie primaires. Ici, vous pouvez et apprendre à le remplir correctement.
A quoi sert un ordre de sortie de fonds ?
S'il s'avère nécessaire d'émettre des espèces à la caisse de l'entreprise, cela se fait sur un ordre de dépenses, qui fait référence aux documents comptables primaires et a un formulaire KO-2 unifié, qui est généralement accepté pour toutes les institutions (tant juridiques entités et entrepreneurs individuels) travaillant en espèces, à l'exception des établissements de crédit. Ceci est approuvé par la "Procédure pour la conduite des opérations de trésorerie dans la Fédération de Russie", qui a été adoptée par le conseil d'administration de la Banque centrale de Russie en 1993.
Le formulaire de règlement en espèces (ordre de sortie d'espèces) est rempli manuellement (bien que l'option de remplissage informatique soit également possible) lorsque des espèces sont émises de la caisse, par exemple, à des personnes responsables. Les corrections et les erreurs dans le formulaire ne sont pas autorisées, et si elles le sont, il est nécessaire de rédiger une nouvelle commande sur un nouveau formulaire. L'ordre est rempli en un exemplaire par un comptable, un caissier ou une personne autorisée à travailler avec de l'argent liquide sur ordre écrit du chef de l'organisation. Vous trouverez un exemple de commande de caisse enregistreuse sur notre site Web.
Comment les espèces sont-elles distribuées ?
Pour recevoir de l'argent à la caisse de l'entreprise, un ordre du chef est nécessaire. Elle peut prendre la forme d'une commande ou d'une demande d'avance. Dans la commande, ces documents doivent être indiqués dans la colonne « Base » et joints au consommable (note de frais) lors du dépôt des documents de caisse.
Le retrait direct d'espèces n'est possible que sur présentation par le bénéficiaire d'un passeport dont les coordonnées sont enregistrées par le comptable. Il est également permis de recevoir de l'argent par procuration, mais il doit ensuite être rédigé dans son intégralité et la note de débit doit contenir les données à la fois de la personne pour laquelle les fonds sont reçus et du destinataire réel de l'argent. De plus, lorsqu'il reçoit de l'argent sans demande d'avance, le bénéficiaire doit laisser un reçu indiquant les données de son passeport et le montant reçu en lettres. Les tâches du caissier qui émet de l'argent comprennent la vérification de tous les documents primaires sur la base desquels l'argent est émis, l'identité du destinataire, la conformité du bordereau de dépenses avec les exigences de tenue des registres de caisse (vous devez vérifier la signature du responsable, du chef comptable , sceau, date de conformité). Sinon, le montant émis peut être reconnu comme un déficit et récupéré auprès de la personne responsable - le caissier ou le comptable qui gère le caissier de l'entreprise.
Comment remplir correctement une note de frais ?
Remplir un bon de commande exige de l'attention, de la précision et une connaissance des exigences élémentaires pour la tenue des registres comptables. Mais bien souvent, les employés ignorent les règles et commettent des erreurs impardonnables lors du remplissage des documents de trésorerie. Comment devez-vous exactement remplir une caisse enregistreuse? Nous présentons des instructions étape par étape pour ceux qui travaillent avec des espèces et effectuent des transactions en espèces.
Que faire d'un bulletin de sortie rempli ?
Maintenant qu'il est déjà clair comment remplir un bon de commande, il reste à savoir quoi faire ensuite avec ce document ? Et qui le signe à part le caissier qui a émis les fonds ?
La note de frais est signée par le chef d'entreprise ou une personne autorisée à signer ces documents, et le chef comptable (tout cela est fait avant que l'argent ne soit remis au bénéficiaire). Une commande entièrement remplie reste à la caisse de l'entreprise, car elle certifie la dépense des fonds et constitue une confirmation que l'argent a été émis légalement et ne peut être considéré comme un manque. L'ordre, ainsi que les documents qui sont à la base de la dépense des fonds, sont classés dans le livre de caisse. Il n'est en aucun cas DONNÉ entre les mains de quelqu'un qui reçoit de l'argent à la caisse
Chaque propriétaire d'entreprise est tenu d'être conscient de sa responsabilité lorsqu'il utilise de l'argent liquide. La base est le bon déroulement de toutes les opérations de caisse à la caisse. A cet égard, certains critères doivent être strictement respectés. La discipline de trésorerie prévoit des documents correctement exécutés et tout flux de trésorerie de l'entreprise. Par exemple, un document approprié est utilisé pour enregistrer toutes les dépenses en espèces. Sa pertinence est importante. Ce document est un ordre de caisse sortant. Plus à ce sujet plus tard.
Qu'est-ce qu'un mandat cash ?
La réponse à cette question est simple. Parmi les principaux documents de fixation des flux de trésorerie, il y a un ordre de caisse entrant et sortant. Ils ne sont absolument pas liés à la mise en œuvre de toute comptabilité. Pour eux, seuls des supports papier sont utilisés car ces papiers nécessitent la signature personnelle des personnes responsables. Ceci est important à savoir. De plus, un ordre de caisse doit être signé par l'entité qui reçoit les fonds. Il est à noter qu'à l'heure actuelle la législation interdit la certification de ces documents à l'aide d'une signature numérique électronique.
Le but
La forme d'un ordre de caisse de dépenses est une certaine étape dans l'enregistrement de l'émission de fonds à partir de la caisse.
En plus du montant, ce document indique également l'identité du destinataire et indique également les motifs de l'émission d'argent. Le formulaire de cet ordre (KO-2) est unique et approuvé pour une application obligatoire par tous les entrepreneurs individuels. Il est utilisé par les organisations qui disposent d'une caisse et y effectuent les opérations appropriées. Le bordereau de dépenses ne s'applique pas aux déclarations strictes et ne peut les remplacer, cependant, il fait l'objet d'une comptabilisation obligatoire dans le registre des dépenses et des bons de caisse.
Application
Lorsque vous remplissez ce document, vous devez respecter certaines règles. Cette action est régie par l'art. 14-21 "Procédure pour effectuer des transactions en espèces dans la Fédération de Russie". Il est possible d'émettre des fonds à partir de la caisse de l'organisation uniquement avec un certain remplissage de la commande correspondante. Il s'agit des factures, des fiches de paie et d'autres documents connexes qui font l'objet d'un reporting strict.
Un justificatif de dépenses doit être signé par les personnes responsables de la conservation de cette documentation. Ceci est important à savoir. Ils désignent un caissier, un comptable et un directeur d'entreprise. Dans ce cas, il convient de garder à l'esprit que le chef de l'organisation ne peut pas signer le formulaire spécifié dans le cas où des actes de travail exécutés, des factures, des relevés et d'autres documents ayant sa résolution lui sont joints. Pour recevoir des fonds en vertu de cette commande, la personne qui les émet (caissier) doit présenter un passeport ou un autre document qui certifie l'identité du destinataire. Ce qui est essentiel. Dans ce cas, les données du passeport sont indiquées dans le formulaire KO-2. De plus, dans ce cas, le bénéficiaire devra rédiger un reçu pour la réception des fonds. Sa présence est requise. Si la commande spécifiée est émise sans elle, les fonds émis par le caissier seront considérés comme un manque, à la suite de quoi ils seront entièrement facturés par la personne en charge. De plus, selon l'ordre spécifié, il est possible de recevoir des espèces par procuration. Dans ce cas, les nom complet, prénom et patronyme du destinataire sont indiqués sur le formulaire. Selon le formulaire KO-2, l'émission d'argent peut être effectuée dès le jour de l'établissement de ce document. L'enregistrement du formulaire spécifié est effectué en un seul exemplaire. Il est stocké dans l'entreprise. Il est également nécessaire d'enregistrer un ordre de caisse de dépenses dans le journal KO-3.
Procédure de remplissage
Il existe un document qui indique toutes les fonctionnalités de remplissage du formulaire. La procédure d'exécution des transactions en espèces dans la Fédération de Russie détermine tous les aspects du traitement des commandes en espèces. Seuls les managers, les comptables seniors ou les entrepreneurs individuels peuvent remplir et signer ces banques. Il est permis d'établir un bon de commande en texte dactylographié. Mais les lois de la Fédération de Russie ne disent pas sur les restrictions sur le formulaire de remplissage. Cela signifie que le texte manuscrit est également autorisé à être utilisé. Seulement, il doit être lisible. Si la commande n'est pas remplie correctement, elle est considérée comme invalide. Une attention particulière doit être portée à la colonne « Fondation ». Ceci est important à considérer. Comme le montrent les statistiques, il est souvent négligé. Mais celui-ci, comme les autres, est obligatoire et constitue une partie très importante de la commande. Si le salaire est la base dans cette colonne, alors tous les impôts et tous les paiements doivent être pris en compte.
Comment remplir un ordre de sortie de fonds ?
Il n'y a rien de compliqué ici. Besoin de remplir une note de frais ? Le formulaire dans ce cas contient les colonnes suivantes :
En règle générale, la numérotation commence à un du début à la fin de l'année.
Dans la colonne "Date d'établissement", vous devez saisir la date à laquelle l'argent sera émis à la caisse.
- "Débit" - le numéro du compte correspondant, fonds compris. Il peut prendre différentes significations selon la destination de l'argent.
- "Crédit" - compte de caisse.
- "Montant" - le montant en espèces à distribuer (indiqué en chiffres).
- "Problème" - les données et le nom complet sont indiqués ici. destinataire.
- "Base" - l'essence de l'opération est affichée. C'est-à-dire sur la base de ce dont vous avez besoin pour donner de l'argent. Par exemple, les paiements de salaire.
- "Montant" - le montant en espèces à distribuer (indiqué en lettres).
- « Annexe » - une liste de tous les documents supplémentaires est fournie : les documents joints à ce formulaire sont indiqués. Dans cette colonne, vous devez indiquer intégralement le numéro et la date du document.
Le bénéficiaire est obligé d'écrire le montant total de l'argent en lettres. Vous devez également signer et dater. Ensuite, un document confirmant l'identité du destinataire est indiqué.
Caractéristiques de remplissage
De nombreuses sources ont des instructions étape par étape pour remplir un bon de commande. Cependant, tous les entrepreneurs ne prennent pas cela avec une grande responsabilité, en tenant compte de toutes les caractéristiques du processus. Par exemple, un ordre de caisse est exécuté uniquement avant que l'argent ne soit distribué. Il ne faut pas oublier que la somme d'argent requise est enregistrée par le bénéficiaire lui-même. Dans la plupart des cas, ce moment est violé par l'IP elle-même. Il faut également se rappeler que le montant indiqué correspond à un imprimé. Lorsque vous recevez de l'argent par procuration, vous devez également être prudent lorsque vous remplissez le formulaire. Ce processus doit être clairement décrit dans le document. En aucun cas, il ne doit y avoir de duplicata d'un mandat comptant. Il est fait en un seul exemplaire. Les corrections ou les taches sont strictement interdites. La commande étant un document officiel, le sceau est un attribut obligatoire. Mais ce n'est pas nécessaire lors de la création d'un RSC. Surtout si vous y joignez d'autres documents certifiés par le sceau (il peut s'agir de documents comptables primaires). L'impression devient inutile lorsque les fonds sont reçus d'une personne morale.
Nuances
L'ordre de caisse enregistreuse de paie doit être rempli et rédigé correctement. Chaque employé de l'entreprise peut recevoir un salaire selon un bon de commande individuel. Cependant, il existe une autre option. Elle prévoit qu'une liste de plusieurs salariés destinataires peut être établie pour une même commande. Mais dans ce cas, le montant disponible au paiement est indiqué pour chacun d'eux. Une feuille correspondante peut être créée à partir d'une telle commande correctement remplie.
Résultats
Nous avons considéré les aspects particuliers de la conception d'un tel document en tant qu'ordre de dépenses. Il sera utile pour tous les entrepreneurs individuels d'avoir un échantillon prêt à l'emploi avec des colonnes correctement remplies. Il est nécessaire d'étudier tous les aspects de sa conception. Dans un premier temps, la bonne préparation de ce document simplifiera les calculs et évitera des problèmes lors des contrôles. C'est l'un des facteurs les plus importants pour faire des affaires.