À la base, un bulletin d'information est une collection d'informations qu'il est difficile ou impossible d'obtenir ailleurs ; cela aide également le lecteur à se sentir membre d'une communauté.
Le format des newsletters peut varier considérablement, d'une simple feuille de papier A4 (parfois pliée en deux) à une publication brillante et multicolore pouvant même contenir des publicités.
En règle générale, les newsletters ciblent :
♦ écoles, clubs, cercles et groupes d'intérêt ;
♦ entreprises (pour leurs propres employés newsletters « internes »), fournisseurs/distributeurs - à des fins de marketing et pour maintenir le « moral » du personnel) ;
groupes professionnels.
En Angleterre, chaque organisation qui publie son bulletin d'information à grande diffusion et régulièrement est tenue par la loi d'envoyer une copie de chaque numéro à la British Library à l'adresse : Legal Deposit Office, British Library, Boston Spa, Wetherby, West Yorkshire LS23 7BY .
Quelle niche occupe votre newsletter ?
Pour le savoir, utilisez à nouveau nos six questions.
♦ Pourquoi voulez-vous publier une newsletter ? (buts).
Qui sont vos lecteurs ? (salle de conférence).
♦ Qu'est-ce que vos lecteurs veulent savoir et quel éventail de sujets allez-vous aborder ? (contenu).
♦ Où vos lecteurs peuvent-ils trouver les informations qui les intéressent ? (encore une fois, le contenu - c'est d'une importance primordiale, car si ce que vous couvrez est déjà disponible ailleurs, votre newsletter ne sera pas demandée).
Quand vas-tu le sortir ? (la fréquence).
♦ Comment parviendra-t-il à vos lecteurs ? (format et diffusion).
Une fois que vous êtes convaincu qu'il existe un réel besoin pour votre newsletter (surtout si vous vous attendez à ce que les gens paient pour cela), vous pouvez alors passer en toute sécurité à l'étape de planification.
Objectifs de la newsletter
Ils dépendent en partie de votre audience. Dressez la liste de vos objectifs, puis réécrivez-les par ordre d'importance et gardez à l'esprit les trois premiers éléments de cette liste lorsque vous planifiez votre newsletter.
Vos objectifs peuvent inclure :
♦ fournir des informations (par exemple, les dates des futurs événements de votre club, les prix des billets et où aller les acheter) ;
♦ diffusion de nouvelles importantes (par exemple, sur les changements de stratégie commerciale et leur impact possible sur le travail du personnel de l'entreprise) ;
♦ constitution d'une nouvelle association ;
services de commercialisation ;
expansion de l'entreprise.
Votre public
Qui sont ces personnes et quelles sont leurs attentes ? Le format, le contenu, le ton et le vocabulaire de votre newsletter en dépendent. Faire attention à:
âge;
♦ statut socio-économique et mode de vie (niveau de revenu, éducation, intérêts);
♦ l'heure probable de réception de votre newsletter et le lieu probable où elle sera lue ;
♦ les attentes des consommateurs potentiels de vos informations.
Vous pouvez faire la bonne chose si vous pouvez faire votre recherche d'audience à l'avance - par exemple, si vous produisez un bulletin d'information interne, contactez vos collègues pour savoir quelles informations ils aimeraient recevoir. Si vous produisez un bulletin d'information pour les clients de la maternelle, demandez à quelques mamans ce qu'elles aimeraient voir sur ses pages. Vous pouvez également essayer d'envoyer un questionnaire à vos lecteurs ou à votre public potentiel (cependant, le nombre de répondants peut s'avérer plutôt maigre, à moins, bien sûr, de leur promettre une sorte de récompense pour leur participation), ou simplement poser vos questions en un mode dialogue et cochez les cases correspondantes de la fiche d'enquête (ou tout autre formulaire permettant une analyse rapide).
Où d'autre ces personnes obtiennent-elles les informations dont elles ont besoin ? Que pouvez-vous faire pour le livrer plus rapidement et sous une forme plus accessible ? Demandez-vous quelle valeur ajoutée votre newsletter consommateur aura.
Y a-t-il des fonctionnalités qui deviendront une fonctionnalité de votre newsletter ? Par exemple:
♦ coordonnées (par exemple, dans un bulletin d'information publié par le gymnase,
l'heure des cours, leur coût, l'ordre d'inscription et les personnes à contacter peuvent être indiqués) ;
♦ affiche des événements de divertissement ;
♦ appel du chef / rédacteur / personne respectée aux lecteurs ;
compétitions ;
♦ « Annonces » - des fragments d'actualités qui seront traités en détail dans le prochain numéro de la newsletter.
Votre newsletter doit avoir une structure à long terme bien pensée afin que les lecteurs puissent facilement trouver les sections dont ils ont besoin. Pensez aux journaux et magazines que vous lisez habituellement, vous pouvez, sans regarder, trouver les pages dont vous avez besoin avec un horoscope, une émission télévisée, une météo ou une annonce d'événements de divertissement. Vos lecteurs doivent être également libres de naviguer dans le bulletin que vous proposez.
Par exemple, si la rubrique « Dates à venir » apparaît à la page 6 dans le numéro actuel du bulletin, elle devrait apparaître au même endroit dans le prochain numéro.
Le matériel le plus important doit être sur la première ou la dernière page, ou dans la page centrale, car ce sont les « endroits les plus visités » de toute newsletter. Si ces espaces sont déjà occupés, placez les éléments importants dans la première moitié du bulletin, car les lecteurs commencent généralement à lire là-bas. Dans la seconde moitié de la newsletter, placez des informations qui n'intéressent qu'un sous-ensemble de vos lecteurs.
Problèmes de fabrication
Faire attention à:
♦ à quelle fréquence le bulletin est-il prévu d'être publié. La fréquence de sortie dépend des besoins de votre public ; cela peut également dépendre de la méthode de distribution, de la durée d'impression et du temps dont vous avez besoin pour collecter les documents.
comment le bulletin est distribué - par simple diffusion, envoi postal ou distribution à des points stratégiques tels que des clubs ou des magasins où les consommateurs peuvent l'emprunter ou l'acheter.
♦ le format de la newsletter - l'impression et le sentiment de la lire. Cela dépendra à la fois des attentes de votre public et de la façon dont il est produit et diffusé, ainsi que du contenu. Si vous l'envoyez par la poste, il doit tenir dans des enveloppes de taille standard et ne pas être trop lourd, car le poids affecte grandement le montant de l'affranchissement. Il est peu probable qu'une organisation caritative publie un bulletin d'information épais et brillant, car cela semble cher, et une telle organisation devrait en premier lieu dépenser de l'argent pour l'organisation caritative. L'impression couleur est trop chère, en particulier pour les petites éditions - si vous ne publiez qu'un bulletin de 100 exemplaires, vous constaterez probablement qu'il n'est pas du tout nécessaire de le faire en couleur.
Envisager:
♦ nombre et taille des pages ; ils peuvent être de n'importe quelle taille, mais les tailles les plus courantes et les plus pratiques sont A5 et A4. Le nombre de pages dépend des besoins de votre audience, cependant, pour simplifier et réduire le coût de production, il vaut mieux s'en tenir à une, deux, ou le nombre de pages par multiple de quatre ;
chromaticité - la newsletter sera-t-elle en noir et blanc, avec une ou deux couleurs supplémentaires (par exemple, pour les titres ou les illustrations) ou en quadrichromie ?
♦ qualité et densité du papier ; Une qualité inférieure signifie que vous devez être plus prudent avec les illustrations, car l'encre a tendance à couler à travers le papier, tandis que le papier de qualité et de grammage supérieurs est plus cher et peut nuire à votre estimation ;
illustrations - photographies ou dessin au trait ?
Allez-vous placer des publicités dans la newsletter ? Si tel est le cas, vos annonceurs voudront connaître sa diffusion, sa fréquence de sortie et son public cible.
Production circulée
Si votre newsletter est petite et a un tirage très faible, alors vous pourriez probablement la produire vous-même, en utilisant un système de PAO et une photocopieuse. S'il est suffisamment grand (et doit donc être cousu), appartient à la catégorie des éditions illustrées sur papier glacé (avec leur polychromie caractéristique et de nombreuses photographies sur du papier épais de haute qualité), ou a un grand tirage, alors vous devrez utiliser les services d'une imprimerie professionnelle.
La plupart des villes ont de petites imprimeries commerciales. Si votre budget est trop serré, vous pouvez également demander au service d'édition de votre collège professionnel local s'il pourrait faire le travail pour vous.
L'imprimante doit obtenir de vous :
♦ un guide de style (un numéro précédent de votre newsletter, ou, si c'est la première fois, une description du design fera l'affaire) ;
♦ du texte déjà tapé, soit sur une disquette, soit sous une forme pratique pour la numérisation (la typographie peut aussi taper le texte, mais cela vous demandera des frais supplémentaires) ;
♦ matériel d'illustration ;
une indication écrite du nombre d'exemplaires à imprimer
(ajoutez toujours une demi-douzaine en réserve - y compris
dont une copie pour ses archives et une pour
♦ conditions d'exécution du travail (convenez-en à l'avance). Au bout d'un certain temps, l'imprimeur vous remettra les épreuves, que vous restituerez avec les corrections nécessaires, et
ce n'est qu'alors que votre newsletter sera imprimée.
Style éditorial
Au sens figuré, le « style éditorial » est un aide-mémoire qui indique aux auteurs (et éditeurs) le format requis pour les mots, les abréviations, les majuscules et autres dans les articles soumis à votre newsletter. Un tel rappel aidera à lui fournir une uniformité de style. Le style éditorial comprend généralement :
♦ abréviations - par exemple, s'il ne s'agit pas d'abréviations connues, donnez d'abord la phrase complète et suivez-la immédiatement entre parenthèses avec l'orthographe abrégée ;
♦ lettres majuscules - par exemple, en ne les utilisant que pour les noms propres (marques, noms de sociétés), mais pas pour les intitulés de poste ; indiquer si le premier mot de l'article doit être tapé en majuscules ;
dates - en entier ou en chiffres ? Le jour ou le mois est-il mis en premier ? Par exemple, 1er janvier 2002, 1er janvier 2002, 01.01.02 ;
♦ italique - par exemple, en l'utilisant uniquement pour les mots étrangers et les titres de publications ;
♦ les grandeurs dimensionnelles - par exemple, la présence ou l'absence d'un écart entre la partie numérique et l'unité de mesure : 5cm ou 5cm ?
♦ nombres - par exemple, les écrire en toutes lettres, s'ils sont inférieurs à 20, puis en nombres ; en utilisant le signe % ou le mot « pourcent » ;
♦ guillemets - décidez si vous utiliserez double ("il a dit") ou simple ("il a dit"); cette solution vous indiquera également comment traiter les guillemets entre guillemets (guillemets doubles entre guillemets simples ou guillemets simples entre guillemets doubles), par exemple, "Qu'entendez-vous par" maintenant " ? -Il a demandé);
♦ Orthographe acceptée - par exemple, écrivez « éditeurs » ou « éditeurs ».
Police de caractère
Il existe deux principaux types de casques :
♦ polices serif
Ces polices ont des traits bouclés sur les bords des lettres et conviennent mieux aux longs passages de texte car elles sont plus faciles à voir. De nombreuses publications utilisent des polices serif pour le corps du texte.
Il s'agit d'une police serif appelée Times New
♦polices sans empattement
Ces polices n'ont pas de traits bouclés et sont bien adaptées aux titres en raison de leur lisibilité et de leur capacité à attirer l'attention.
Il s'agit d'une police sans empattement appelée Arial.
Utilisez toujours des lettres majuscules et minuscules pour les titres - les lettres majuscules seules sont beaucoup plus difficiles à lire !
Disposition originale
La mise en page est un moyen pratique de vous aider à améliorer le "look" de votre newsletter. Il n'y a rien de compliqué ici. Divisez votre page en autant de colonnes que vous le souhaitez, puis décidez où les illustrations seraient le mieux placées, quelle devrait être leur taille, combien d'espace vous voudriez pour les titres (soyez cohérent avec la taille et la police de caractères afin qu'ils soient identiques et les mêmes pour les pages respectives des différents numéros) et comment le texte les entourera.
Placez le texte important sur la moitié supérieure des pages - votre lecteur y regarde en premier.
Une colonne
Cette version basique et très simple est généralement utilisée pour les newsletters A5. Chaque article occupe toute la largeur de la page.
Par exemple:
Cette- une page de newsletter à une colonne
Et c'est le texte principal qui vous permet de savoir comment. il regarde. C'est le texte principal qui vous donne une idée de ce à quoi il ressemble. C'est le texte principal qui vous donne une idée de ce à quoi il ressemble.
Définissez votre public cible. Avant de choisir le contenu de votre newsletter, passez un peu de temps à évaluer votre public cible - faites une analyse démographique et découvrez les sujets qui pourraient intéresser votre lecteur. Par exemple, un public majoritairement composé de femmes d'âge moyen ne serait probablement pas intéressé par des descriptions détaillées des caractéristiques d'un produit. Au lieu de cela, choisissez un sujet qui les touche à un niveau personnel.
Choisir un sujet. Utilisez plusieurs thèmes et créez plusieurs sections. Cela rendra votre newsletter intéressante pour un public plus large. Comme un journal avec différentes sections, incluez dans votre newsletter une section pour les réponses des lecteurs, les lettres au rédacteur en chef, les nouvelles de l'industrie, les articles de fond, etc. Ajoutez des critiques de consommateurs et des recommandations pour la variété. ...
Poser des questions. Essayez de fournir au lecteur des informations précises. Pour étendre pleinement votre couverture, posez-vous six questions : qui, quoi, quand, où, pourquoi et comment. Les meilleurs articles ont tendance à fournir des informations complètes et à répondre à toutes ces questions sur le sujet. Vous devrez peut-être faire des recherches pour ce faire, comme des entretiens. Mais cela en vaudra la peine si vous avez l'intention de créer une newsletter de qualité et de gagner la confiance de votre public.
Étudiez le sujet. La description subjective du sujet n'est pas toujours fiable. Sans une étude appropriée du sujet, vous courez le risque de soumettre des informations incorrectes qui peuvent induire en erreur et même scandaliser votre public. Fournissez des statistiques, des opinions d'experts et des citations pour soutenir votre recherche. Assurez-vous de fournir un lien vers la source - magazine, site Web, livre et, si nécessaire, indiquez le nom du titulaire du droit d'auteur.
Rendre le texte clair pour le lecteur. Utilisez un vocabulaire précis et clair pour garder votre texte lisible. Évitez les verbosités inutiles. Par exemple, au lieu de combiner un adverbe avec un verbe, utilisez un verbe qui a le même sens.
Utilisez des titres intéressants. Proposez des gros titres qui piqueront votre curiosité. Sans titre intéressant, les lecteurs peuvent trouver votre article inintéressant et le sauter. Les titres sont l'une des clés de la fidélisation des lecteurs, car un bon titre signifie un article bien écrit et un bon article signifie un bon bulletin d'information. Si votre article comporte plusieurs paragraphes, utilisez des sous-titres pour séparer le texte.
Relecture. Après avoir écrit des articles, relisez les fautes de frappe et la cohérence du style et de la terminologie. Ne faites pas confiance aux outils de relecture pour vérifier automatiquement la grammaire et l'orthographe. Ils sont bons pour les vérifications préliminaires, mais ne peuvent pas remplacer les dérogations manuelles. Demandez à une autre personne de relire votre texte pour les erreurs, car il est facile de manquer quelque chose après avoir travaillé sur le texte pendant longtemps. N'oubliez pas que les ajustements ne sont jamais excessifs. Une fois que vous avez décidé que le texte est bien édité, vérifiez-le à nouveau. Même de rares erreurs peuvent faire douter les lecteurs de votre professionnalisme.
L'abonnement au bulletin d'information et d'analyse de l'Institut russe des directeurs est ouvert- revue mensuelle des publications commerciales et scientifiques russes et étrangères sur les questions de gouvernance d'entreprise, y compris le suivi des changements dans les réglementations et les projets législatifs et autres régissant les relations d'entreprise, ainsi que l'analyse des meilleures pratiques de gouvernance d'entreprise dans les entreprises russes et internationales
5 avantages ou pourquoi s'inscrire à la newsletter RID
1.
Produit d'information et d'analyse créé par des professionnels - experts et consultants en exercice dans le domaine de la gouvernance d'entreprise
2.
Navigateur pratique - tous les documents sont classés en fonction des aspects clés de la pratique de la gouvernance d'entreprise
3.
Comprend des études de cas et une analyse de l'expérience pratique des entreprises russes et étrangères sur les questions de gouvernance d'entreprise
4
... Informations actualisées en temps opportun - newsletter mensuelle par e-mail
5.
Lorsque vous souscrivez à un abonnement annuel, vous pouvez recevoir en cadeau les Bulletins de l'année précédente, qui sont envoyés par e-mail (sur demande)
Lecteurs corrompus d'entreprises de différentes industries et échelles d'activité : AFK Sistema, BetElTrans, GAZ, LUKOIL, MAC, Nizhnekamskneftekhim, OMZ, Rostelecom, Sberbank, Severstal, Grid Company, Power Machines, Sibur, Surgutneftegaz, TAIF, Tatneft, TransContainer, etc.
Avis de lecteurs réguliers
B
La newsletter du RID est l'occasion de recevoir régulièrement un panorama complet de l'évolution de la gouvernance d'entreprise dans ses composantes les plus importantes (conseil d'administration, organes exécutifs, contrôle interne et gestion des risques, diffusion de l'information, responsabilité sociale d'entreprise, etc.), tant au niveau Russie et à l'étranger, ce qui est particulièrement important pour les entreprises russes qui attirent les investissements étrangers et opèrent sur les marchés étrangers.
V. Gusakov, directeur général des relations avec les autorités de la Bourse de Moscou
ré
Pour LUKOIL, en tant qu'entreprise mondiale, il est important de comprendre comment notre travail sur le développement de la gouvernance d'entreprise est lié à l'expérience des entreprises des pays développés et aux meilleures pratiques internationales. À cet égard, le bulletin du RID est devenu un outil utile pour obtenir ces informations, car il fournit une image assez complète de l'évolution du cadre juridique et de la pratique de la gouvernance d'entreprise en Russie et à l'étranger. Parmi les rubriques que je citerai telles que "Conseil d'administration", "Contrôle et audit internes, gestion des risques".
S. N. Malyukov, vice-président de LUKOIL
M
Les documents du bulletin offrent l'occasion d'acquérir une compréhension systématique de la réglementation juridique et de la pratique réelle de la gouvernance d'entreprise dans les principales sociétés étrangères et russes. Les informations sont compressées et en même temps significatives, ce qui les rend faciles à utiliser.
Vasiliev N.V., Chef de division, Département de la gestion immobilière et des relations avec les entreprises, Gazprom
ô
matériel très utile, guidant dans les nouvelles tendances de la gouvernance d'entreprise et le développement de la pratique corporative en général, et, en plus, contenant une description des aspects pratiques utiles pour le travail du bureau du secrétaire général. Par exemple, les questions d'organisation du travail des conseils d'administration, exemples significatifs de pratique judiciaire.
O. Tsvetkov, chef du service du secrétariat général, Sberbank de la Fédération de Russie
E
Ce projet RID vous permet de vous tenir au courant des innovations législatives importantes, des publications dans les médias qui ont une valeur pratique, ainsi que de suivre les principales tendances en matière de gouvernance d'entreprise et d'informer les divisions régionales de la Société sous une forme pratique.
E. Moskovskaya, chef du département de soutien juridique des relations d'entreprise, OJSC VimpelCom (Beeline)
Le syndicat de l'éducation MHO a commencé à coopérer avec l'école de conduite du ministère des Affaires étrangères de la Russie.
Désormais, tous les membres de notre syndicat pourront bénéficier d'une remise de 22% sur la formation, ce qui permettra à tous ceux qui souhaitent « maîtriser le cheval de fer » d'économiser jusqu'à 9 000 roubles.
La réduction s'applique à la formation pour l'obtention d'un permis de conduire de catégorie "B" avec les transmissions manuelles et automatiques. Le cours de formation comprendra des cours dans le cadre du programme de formation à la conduite d'un montant de 106 heures de formation théorique et pratique en laboratoire, ainsi que jusqu'à 56 heures de conduite.
Des cours théoriques ont lieu :
1) Dans la journée en recrutant un groupe.
2) Le soir de 18h30 à 21h00.
La formation théorique dure 1,5 mois.
Les cours théoriques ont lieu à :
Moscou, Money lane, 32/55. (M. Smolenskaya)
Les cours pratiques et examens (ville + site) ont lieu à :
st. Durova (m. Prospect Mira)
A l'issue des cours, après avoir réussi les examens d'auto-école, les élèves reçoivent un certificat de fin d'études d'auto-école, qui leur permet de procéder aux examens de qualification de la police de la circulation pour l'obtention d'un permis.
Coût de l'éducation:
1) Bloc de formation théorique - 11 700 (Bénéficiez jusqu'à 9 000 roubles sur la base du suivi des prix, qui montrait le coût moyen de la formation d'un montant de 20 000 roubles.)
2) Leçon pratique : 900 p. sur une transmission mécanique, 1000 r. sur une boite automatique.
Un bonus agréable pour tous les étudiants de l'auto-école du ministère des Affaires étrangères sera l'occasion de passer un examen pour l'obtention d'une licence dans la police de la circulation au "Centre spécialisé du ministère des Affaires intérieures de Russie", où les examens sont prises par les employés du MGIMO et les employés du ministère des Affaires étrangères).
Au cours de la dernière décennie en Russie, de nombreuses organisations ont commencé à publier régulièrement des documents écrits destinés à un usage interne. Le fait est que la direction, pour diverses raisons, commence de plus en plus à ressentir le besoin de communiquer aux employés toutes sortes d'informations concernant à la fois l'organisation dans son ensemble et ses divisions, rapportant à la fois des événements en cours et des plans pour l'avenir. Et ce malgré le fait que dans cette organisation particulière, par exemple, un journal à grand tirage, connu de tous et populaire parmi les employés, continue d'être publié pendant longtemps. La différence est que le journal est publié et préparé par des journalistes (à temps plein ou indépendants), et la newsletter est réalisée par des spécialistes des relations publiques, et les objectifs de ces publications internes sont complètement différents.
Quant à la dénomination des écrits en question (bulletin, newsletter, bulletin), alors, comme le montre l'analyse, il n'y a pas d'uniformité dans leur dénomination dans les différentes organisations. Différentes organisations utilisent des termes différents pour désigner presque les mêmes documents, à la fois en termes d'objectif et de contenu. Pour le moment, il est assez difficile de dire lequel des noms - newsletter, newsletter ou bulletin - remplacera les deux autres dans une utilisation future, ou peut-être que cela n'arrivera pas du tout, et ces trois termes resteront des membres à part entière dans un même PR. Pour plus de commodité dans ce livre, le terme « newsletter » sera utilisé à l'avenir, cependant, dans la section qui contient des échantillons de ces documents, nous nous réservons le droit de les nommer comme ils sont appelés dans cette organisation.
Alors, quels sont les objectifs poursuivis par la direction de l'organisation en diffusant des bulletins d'information parmi les employés ?
- INFORMATIONS CONCERNANT LES ACTIVITÉS DE L'ORGANISATION ET LES ÉVÉNEMENTS QUI LA SURVIENNENT. Les problèmes individuels peuvent avoir comme sujet principal une histoire sur les perspectives de développement, ou sur la situation financière, ou sur les changements structurels dans l'organisation. Plus tôt les employés apprennent des choses qui affectent directement leurs intérêts, mieux c'est. Et il est très important qu'ils reçoivent ces informations directement de la direction, et non de rumeurs ou de sources secondaires.
- MOTIVATION DES EMPLOYÉS. Expliquez clairement aux employés qu'ils font partie intégrante de l'organisation, que leur bien-être et leur bien-être futur sont entièrement liés au bon fonctionnement de l'ensemble de l'organisation. Montrer aux employés que la direction se soucie de chacun d'eux, que les difficultés de chacun d'eux ne sont pas seulement ses affaires.
- OBTENIR DES COMMENTAIRES. La direction veut savoir ce que pensent les employés des changements à venir, quelle est leur réaction, leurs idées et propositions, ce qui les préoccupe.
L'élément le plus fondamental de nasletter est l'actualité, qui est le sens du mot lui-même. Par conséquent, comme dans tout autre article d'actualité, le bulletin doit contenir des réponses aux questions : qui ? quelle? où? lorsque? Pourquoi? Et comment?
Comme le volume d'une newsletter est souvent limité à deux ou quatre pages A4, les articles y sont pour la plupart courts et le style de présentation est neutre. Dans les cas où un bulletin d'information ou un bulletin d'information se compose de 4 à 8 pages, dans certaines organisations, il s'appelle « newsletter » et dans d'autres, « nouvelles ».
Les spécialistes des relations publiques chargés de la formation du bulletin doivent jouer le rôle de reporters, collectant les informations par département ; ils doivent travailler avec une variété de matériaux liés au travail de départements entiers ou d'employés individuels en relation avec leurs succès, découvertes ou réalisations particuliers, ou en relation avec des dates de calendrier, etc.
C'est par le biais du bulletin d'information que les informations opportunes (généralement compressées) sur les événements de l'organisation parviennent aux employés. Le bulletin, véhiculant des informations spécifiques, toujours, quoique de manière implicite, explique aux employés la mission de l'organisation, les buts et les objectifs auxquels elle est confrontée. Cela se fait par la sélection de sujets pour le bulletin, par la mise en évidence du climat gouvernemental globalement positif dans l'organisation, par une manière respectueuse de communiquer l'information aux employés.
Un bulletin d'information est à bien des égards similaire à un journal interne, sa tâche est de fournir rapidement des informations importantes à de faibles coûts d'organisation. Par conséquent, lors de la description des événements dans le bulletin, l'utilisation du style du journalisme de presse prédomine avec des commentaires sur des problèmes privés individuels, si nécessaire. Les événements sont toujours présentés en tenant compte des points de vue et opinions de la direction de l'organisation afin d'expliquer leur compréhension de l'enjeu et ainsi influencer l'attitude des employés face à la situation.
La newsletter (newsletter pour un public interne) comprend généralement une combinaison de messages avec le contenu suivant :
- 50% - informations sur les activités de l'organisation elle-même à l'heure actuelle ;
- 20 % - informations sur les activités destinées aux salariés (niveau de professionnalisme des salariés, primes, indemnités) ;
- 20% - informations sur l'environnement extérieur et les événements (partenaires, concurrents) ;
- 10 % - informations personnelles (promotion, mutation d'employés de service à service, retraite, licenciement).
Il n'existe pas de format unique et généralement accepté pour ce type de publication interne. Le style et la portée d'un bulletin dépendent en grande partie de la taille de l'organisation ; dans une grande entreprise, il peut s'agir d'une édition sur papier glacé de 8 à 10 pages, et dans une petite entreprise, il peut s'agir d'une édition de quatre pages et moins formelle. Néanmoins, il est facile de nommer les éléments et rubriques qui sont habituellement présents dans n'importe quelle newsletter :
- le contenu (pour économiser de l'espace, il est généralement placé sur la première page) ;
- le nom de l'organisation, son adresse, le nom de l'éditeur (dans la colonne "contenu", au dessus ou en dessous du texte) ;
- article éditorial ;
- les lettres des lecteurs et leurs réponses ;
- un bref aperçu de l'actualité de l'organisation ;
- des articles;
- les publicités;
- un calendrier des événements à venir et des dates importantes pour les activités de l'organisation et de ses employés.
Jusqu'à récemment, dans de nombreuses organisations russes, le bulletin était unidirectionnel et était pratiquement un message de la direction aux employés. Mais le besoin de rétroaction a commencé à se faire sentir des deux côtés, et des notes sont apparues sur les pages du bulletin d'information exprimant les opinions des employés et leur attitude vis-à-vis de tout ce qui se passait dans l'organisation.
Certaines organisations publient, parallèlement au bulletin multivoies, un autre, dit bulletin opérationnel hebdomadaire, destiné aux cadres intermédiaires. Habituellement, sa taille ne dépasse pas une page de texte imprimé et son but est d'informer tous les chefs de service des décisions et des événements de la semaine écoulée, ainsi que des changements ou innovations à venir.
Malheureusement, il n'est pas possible de présenter sous forme d'illustration les supports de communication interne d'une quelconque organisation avec la mention de son nom, pour des raisons éthiques. De telles informations, si elles ne sont pas de nature véritablement secrète, s'adressent néanmoins à un groupe spécifique d'individus, employés de l'organisation, et non au grand public.
Exemple de bulletin d'exploitation
(la version proposée est créée à l'image d'un document réel)
(imprimé sur du papier à en-tête de l'entreprise pour un usage interne)
Bulletin opérationnel suite à la réunion 03.10.03.
1. Sujet : Réformer la réunion hebdomadaire
2. Sujet : Recommandations méthodologiques
3. Sujet : Former les nouveaux employés
4. Sujet : Récompenses
(bulletin opérationnel non signé)