Dans un certain nombre de documents de gestion, une place particulière revient aux protocoles. Ils font partie du système unifié de documentation organisationnelle et administrative.
Protocole - un document fixant le cours de la discussion des problèmes et de la prise de décision lors des réunions, réunions, sessions, conférences.
Il faut garder à l'esprit que dans les activités des organisations et des entreprises, des documents appelés «protocoles» sont souvent rédigés, mais ils ne relèvent pas de la définition ci-dessus. Ainsi, dans le domaine des relations contractuelles, des protocoles d'intention, des protocoles de désaccords, des protocoles d'approbation sont établis ; parmi les principaux documents de l'assemblée générale des actionnaires, la législation nomme les procès-verbaux de la commission de dépouillement, etc. Similaire types de protocoles sont similaires dans leur objet aux actes : ils enregistrent et confirment des faits ou des événements. Ils ne sont donc pas soumis aux règles visées au présent article.
Des protocoles sont rédigés dans toute organisation où il existe des organes collégiaux temporaires ou permanents, des commissions, etc. La forme de leur activité est la discussion de certaines questions lors de réunions ou de réunions et la prise de décision conjointe, souvent par vote.
Avec l'avènement des sociétés par actions dans notre pays, l'attention portée à ce type de document s'est accrue. Les organes suprêmes de gouvernance d'une société par actions sont collégiaux et les protocoles reflétant leurs activités deviennent l'un des documents de gestion les plus importants. Nous parlons des procès-verbaux des assemblées générales des actionnaires, des réunions du conseil d'administration et du conseil d'administration. Ce n'est pas un hasard si la loi fédérale "sur les sociétés par actions" et d'autres actes juridiques accordent une attention particulière à la composition des informations contenues dans ces documents, c'est-à-dire à leur contenu. Une partie des exigences réglementaires peut être attribuée à ce que nous appelons la paperasserie. À enregistrement des protocoles les organes de direction des sociétés par actions doivent tenir compte à la fois des exigences standard pour ce type de documents (forme standard du protocole) et de celles qui sont fixées par des normes spéciales d'actes juridiques et réglementent la documentation des activités des organes de direction de précisément des sociétés par actions.
Exigences typiques pour l'élaboration d'un protocole
Sous une forme généralisée, la procédure de compilation du protocole est la suivante.
Lors de la préparation d'une réunion ou d'une réunion :
les points de l'ordre du jour sont formulés, c'est-à-dire les questions sur lesquelles des décisions doivent être prises ;
la composition des principaux orateurs est déterminée ;
des matériaux appropriés sont sélectionnés, par exemple, des projets de documents qui nécessitent une discussion et une approbation, des textes de rapports, etc.
Au cours de la réunion, le secrétaire tient un procès-verbal de la discussion des points de l'ordre du jour et des décisions prises à leur sujet. Les réunions les plus importantes peuvent être retranscrites, les comptes rendus et discours peuvent être enregistrés sur un dictaphone. Tous ces matériaux sont à la base de la compilation ultérieure du protocole.
En-tête de protocole
Le protocole est rédigé sur le papier à en-tête général de l'organisme ou sur une feuille de papier vierge avec des détails correspondant au formulaire général. Dans leur composition :
-
lieu de l'acte.
raison sociale de l'organisation;
nom du type de document ;
Lors de l'enregistrement de tous les détails, y compris les détails du formulaire, certaines règles doivent être prises en compte. Seul cela peut donner au document une valeur juridique.
Marque- c'est le nom complet de l'organisation en russe, fixé par les documents constitutifs.
La loi fédérale "sur les sociétés par actions" a déterminé qu'une société doit avoir une dénomination sociale complète et a le droit d'avoir une dénomination sociale abrégée, y compris, entre autres, une indication du type de société (ouverte ou fermée). Ainsi, si une entreprise a enregistré son nom abrégé avec le nom complet, elle a le droit de le faire figurer sur ses en-têtes (voir exemple 1).
Nom du type de document(PROTOCOLE) est imprimé en majuscules sous le nom de l'organisation et en est séparé par un interligne.
Lors de la mise d'une date sur le procès-verbal, il convient de garder à l'esprit que la date de la réunion et la date de l'exécution finale et de la signature du document diffèrent presque toujours.
Par Exigences générales Le procès-verbal doit être dressé au plus tard 5 jours après la date de la réunion. Mais la loi "sur les sociétés par actions" a introduit d'autres délais : pour procès-verbal de la réunion du conseil d'administration la période maximale de préparation est de 3 jours, et pour procès-verbal de l'assemblée générale des actionnaires- 15 jours après la fin de la réunion.
Il faut savoir que dans tous les cas indiqué sur le protocole la date de la réunion, pas la signature.
Si la réunion dure plus d'une journée, le procès-verbal doit indiquer les dates de son début et de sa fin : « 10-12.01.2007 », ou en toutes lettres : « 10.01.2007 - 12.01.2007 ».
L'index est mis sur la même ligne que la date et indique le numéro d'ordre de la réunion dans l'année civile : « n° 02 » ou « n° 12 ».
Les numéros de séquence sont attribués séparément pour chaque groupe de protocole, qui sont compilés dans l'organisation: numérotés séparément procès-verbaux des assemblées générales des actionnaires; procès-verbaux des réunions du conseil d'administration; procès-verbal de réunion du conseil d'administration etc.
Un autre attribut de la forme générale (et l'attribut de la forme de protocole standard) est "lieu du document". Il faut faire attention au fait que dans ce cas, cette condition ne signifie pas le lieu de l'organisation, mais le lieu où la réunion a effectivement eu lieu. Le nom de la localité correspondante est indiqué en tenant compte de la division administrative-territoriale acceptée. En outre, il ne doit inclure que des abréviations communément reconnues, par exemple :
L'emplacement de tous les détails considérés dépend de la forme de protocole utilisée dans une organisation donnée : avec un emplacement longitudinal (voir exemple 4) ou angulaire (voir exemple 5) des détails. Le choix de la méthode d'organisation des détails appartient à l'organisation et n'affecte pas la valeur juridique du document rédigé sur le formulaire.
Exemple 4
|
PROTOCOLE 10.01.2007 № 01 |
| Société par actions fermée TECHNOLOGIES DU BÂTIMENT PROTOCOLE 10.01.2007 № 01
|
en-tête de protocole - il s'agit de la fonction de recherche la plus importante, elle est conçue pour vous aider à trouver rapidement et à moindre coût le document souhaité. La norme d'État (GOST R 6.30-2003) interprète le concept de "titre du texte" comme "un résumé du document". Dans ce cas, le titre répond à la question « que dit le document ? ».
Cependant, pour de nombreux types de documents, il est impossible de condenser leur résumé, car ils reflètent, en règle générale, plusieurs questions diverses. Le protocole appartient également à ce groupe de documents. Ainsi, l'en-tête du texte de tout protocole répond à la question « quoi ? », contient une indication du type d'activité collégiale (réunions, réunions, etc.) et le nom de l'organe collégial au génitif. Un tel titre, associé à la date et à l'index, vous permet de trouver rapidement les informations dont vous avez besoin.
Texte
La chose la plus importante dans tout document est son contenu (texte).
Texte du protocole clairement structuré. Cela signifie que quelles que soient les questions inscrites à l'ordre du jour de la réunion ou de la réunion, le déroulement de leur discussion, les décisions prises, le texte du document sera composé de certaines parties disposées dans le même ordre.
Texte du protocole se divise en deux parties :
partie introductive, qui indique les noms et initiales du président et du secrétaire de séance ; des informations sur les personnes présentes à la réunion et l'ordre du jour (ces données précèdent la partie principale du texte, comme si elles «s'y introduisaient»);
la partie principale, qui reflète le déroulement de la discussion des points de l'ordre du jour et fixe les décisions prises.
Alors, partie introductive du protocole commence par l'indication de qui est le président et le secrétaire de cette réunion ou assemblée. Les mots "Président" et "Secrétaire" sont imprimés à partir du bord de la marge de gauche à deux intervalles du titre au texte. Après le tiret indiquez leurs initiales et noms de famille :
Voici des informations sur le nombre et le personnel composition des personnes présentes lors d'une réunion des membres permanents de l'organe collégial. Leurs noms et initiales sont placés par ordre alphabétique après le mot "Attended". Cette information est également située à partir du bord de la marge de gauche.
Cependant, de cette façon la composition des personnes présentes est établie si leur nombre ne dépasse pas 15 personnes. Lors de l'établissement d'un procès-verbal d'une réunion de plus de 15 participants, indiquez leur composition quantitative et notez que la liste (feuille d'inscription) est jointe au procès-verbal. Un exemple d'une telle inscription est donné dans l'exemple 9. Et dans l'exemple 10, une feuille d'inscription (elle peut être appelée "liste de présence", etc.) des participants à la réunion (ou réunion), qui comprend également les signatures personnelles des personnes présentes, est indiqué. Dans le même temps, le nombre de participants réels est noté dans le dossier final.
Pour prendre des décisions lors de l'assemblée, un quorum est requis, c'est-à-dire le minimum nécessaire de participants qui rend valides les décisions prises. Ainsi, le procès-verbal mentionne souvent la présence d'un quorum, indiquant la composition quantitative totale du corps collégial et le nombre réel de personnes présentes à la réunion, par exemple :
Outre les membres permanents de l'organe collégial qui sont tenus d'assister à une séance ou réunion, des fonctionnaires qui, par la nature de leurs activités, sont en rapport avec les questions en discussion, peuvent y être spécialement invités. Les informations sur les personnes invitées à la réunion doivent être consignées dans le procès-verbal :
Il est à noter que lors de l'établissement du bloc d'information considéré, les fonctions du président, du secrétaire de séance et des membres permanents de l'organe collégial présents à celle-ci ne sont pas indiquées. En ce qui concerne les invités, les recommandations méthodologiques pour la mise en œuvre de GOST R 6.30-2003, publiées par l'auteur de la norme, l'Institut panrusse de recherche sur la documentation et les archives, contiennent une recommandation visant à répertorier leurs noms par ordre alphabétique, également sans indiquant les postes. Cependant, traditionnellement dans la pratique de la gestion, lors de l'élaboration des protocoles, les positions des invités sont généralement indiquées. Ce n'est pas un hasard, puisque la mention des seuls noms ne révèle pas l'intégralité des informations sur les participants. Cependant, il est souvent important de montrer quels fonctionnaires peuvent ou doivent être impliqués dans des questions spécifiques.
Partie introductive du protocole se termine par une liste des questions qui ont été discutées lors de la réunion. Il commence par les mots « Ordre du jour : » et se situe deux ou trois intervalles sous la liste des participants à partir du bord de la marge de gauche.
Chaque point à l'ordre du jour commence par la préposition "O" ("A propos") et répond à la question "A propos de quoi ?". Les questions sont numérotées en chiffres arabes et contiennent une indication des intervenants pour chaque question :
La partie principale du protocole divisé en sections qui doivent correspondre exactement aux points de l'ordre du jour et être numérotés de la même manière. À son tour, le texte de chaque section est construit selon le schéma : ÉCOUTÉ - PARLÉ - RÉSOLU ou DÉCIDÉ.
Avant le mot "ECOUTE" le numéro de la section correspondante (point de l'ordre du jour) est inscrit. Les parties restantes (SPOKE, RESOLVE ou DECIDE) ne sont pas numérotées.
Dans la partie "ENTENDU", indiquez le nom et les initiales de l'orateur principal conformément à l'ordre du jour, puis par un tiret - le contenu de son rapport :
Si le rapport est volumineux et contient une quantité importante d'informations importantes, il est préférable de préparer son texte à l'avance et de le remettre au secrétaire de l'assemblée. Dans ce cas, le texte du rapport est joint au protocole, qui donne un lien vers cette annexe. Par example:
La partie "SPEAKED" contient les noms et initiales de tous les orateurs sur cette question et un bref résumé de leurs discours. Sur les questions clés, il est important de refléter dans le procès-verbal toutes les opinions, tout le déroulement de la discussion. Par conséquent, si des questions ont été posées aux orateurs et aux intervenants dans le débat, après chaque intervention, elles sont enregistrées avec les réponses dans l'ordre dans lequel elles ont été reçues.
Le mot "SPEAKED", ainsi que les mots "HEARD" et "RESOLVED" ("DECIDED"), sont écrits à partir de la bordure du champ de gauche. Les noms des orateurs et le contenu des discours sont indiqués à partir d'un paragraphe sur une nouvelle ligne.
Le format de la question n'est pas clairement défini. En pratique, plusieurs options s'offrent à vous :
Tout d'abord, le mot «Question:» (ou «Questions:») est écrit, puis le nom de famille de la personne qui a posé la question est indiqué sur une nouvelle ligne, après le tiret, la question elle-même est formulée et sur la ligne suivante - le y répondre
(voir exemple dans l'exemple 16).
Après le mot « Question : », seule la question elle-même est enregistrée sans indiquer le nom de la personne qui l'a posée (voir l'exemple de l'exemple 17).
Le mot "Question :" n'est pas écrit. La question elle-même est écrite à partir de la ligne rouge et ci-dessous - la réponse à celle-ci. Dans ce cas, le nom de l'interrogateur est également autorisé à ne pas être indiqué, mais il est préférable de l'écrire. Cela séparera la question du texte du discours (voir l'exemple dans la pièce 18).
Cependant, il ne peut y avoir d'autres discours que le rapport principal. Dans ce cas, la partie "SPEAKED" du texte est libérée et la section ne comprendra que deux parties : "HEARD" et "RESOLVED" ("DECIDED").
Chaque section se termine par une décision sur la question. Il est écrit après le mot "RÉSOLU :" ou « DÉCIDÉ:". Les deux mots sont des éléments initiaux dispositif du protocole et sont d'égale importance.
Les décisions enregistrées doivent être concises, précises et non ambiguës. S'il y a plusieurs décisions sur une question, elles sont formulées en plusieurs points, dont chacun est numéroté avec des chiffres arabes :
Il est important de prêter attention au fait que les décisions sont de nature administrative. Ils doivent donc être formulés selon un modèle caractéristique des documents administratifs. Le modèle consiste en une indication des actions ultérieures, répondant à la question "que faire?", l'interprète (responsable de l'exécution) et le délai.
Cependant, les composants répertoriés ne peuvent pas ou ne doivent pas toujours être utilisés dans le protocole. Ainsi, un message émis lors d'une réunion peut simplement être pris en compte par les personnes présentes ou une décision est prise d'approuver un document. Dans ces cas, le libellé de la décision suivra le modèle « quoi faire » (voir la pièce 20).
Si la décision contient une indication d'actions ultérieures, leur exécuteur(s) ou la personne responsable de l'exécution et le délai d'exécution doivent être indiqués (voir exemple 21).
Il existe une autre caractéristique importante de la prise de décision lors des réunions ou des réunions, qui doit être prise en compte lors de la rédaction du procès-verbal : certaines décisions sont prises par vote. Ainsi, par exemple, il est obligatoire de voter pour les décisions prises lors des réunions du conseil d'administration, le vote est également obligatoire lors de la détermination d'un candidat à un poste électif. Dans ces cas, les résultats du vote sont indiqués dans le protocole après la décision pertinente (voir exemple 22). Si toutes les personnes présentes ont voté pour la décision prise, les résultats du vote peuvent être indiqués différemment - voir l'exemple 23.
Faire partie
Le protocole est signé après que son texte a été définitivement édité, toutes les rubriques correspondant à l'ordre du jour de la réunion sont vérifiées et exécutées. Le document est signé par le président et le secrétaire de séance. Les signatures sont situées à partir de la bordure du champ de gauche, les séparant du texte avec deux ou trois interlignes.
Le protocole n'acquiert force de loi qu'en présence de ces deux signatures. Il s'agit d'une pratique généralement reconnue, inscrite dans un certain nombre de lois et de règlements. En particulier, selon les normes de la loi fédérale "sur les sociétés par actions", le procès-verbal de l'assemblée générale des actionnaires est rédigé en 2 exemplaires, et les deux doivent être signés par le président et le secrétaire de l'assemblée.
Cependant, la même loi établit un autre procédure de signature du protocole réunions du conseil d'administration d'une société par actions : les procès-verbaux ne sont signés que par la personne qui préside la réunion, et lui seul est responsable de l'exactitude du document. Une telle norme semble contestable, puisque les procès-verbaux reflétant le déroulement de la réunion sont conservés par le secrétaire, c'est lui qui doit les rédiger avec compétence et rédiger un projet de procès-verbal. D'où il résulte que non seulement le président, mais aussi le secrétaire sont responsables de l'élaboration du protocole. Cela devrait être attesté par sa signature sous le document.
Le procès-verbal est un document administratif interne, sa certification par sceau n'est donc généralement pas requise.
Certains types de protocoles sont soumis à l'approbation du responsable de l'organisme (par exemple, procès-verbal d'une réunion d'un conseil technique, d'une commission d'experts, etc.). L'agrément est délivré avec un cachet dans le coin supérieur droit : après le mot « APPROVE », le nom du poste (sans mentionner le nom de l'entreprise, car il est présent dans l'en-tête du document), une signature personnelle, sa transcription et la date d'approbation y sont apposées.
Et maintenant, nous portons à votre attention un exemple de protocole établi conformément aux règles considérées:
Lire la suite de l'article dans le prochain numéro du magazine. Nous parlerons des caractéristiques de l'exécution du procès-verbal de l'assemblée générale des actionnaires et de la composition des informations qui doivent nécessairement être reflétées dans ce document. Lors de la présentation du matériel, les exigences de documents fondamentaux tels que la loi fédérale sur les sociétés par actions, la résolution de la Commission fédérale du marché des valeurs mobilières du 31 mai 2002 n ° 17 / ps, etc. seront prises en compte. Vous verrez en quoi le protocole standard diffère du protocole de l'assemblée générale des actionnaires !
À L'auteur partage ses secrets. Il propose une méthodologie étape par étape pour préparer une réunion efficace (vous apprendrez à établir un ordre du jour, à organiser l'interaction avec les participants et les invités à la réunion, à préparer des supports d'information et une salle de réunion). La régulation optimale de la discussion est proposée, qui est basée sur les recommandations des psychologues. Les questions de la progression de l'enregistrement, du moment de l'exécution du protocole, des règles de compilation de sa copie et de son extrait pour informer les exécuteurs des décisions prises lors de la réunion ont été examinées.
1 Voir l'article d'E.G. Yusipova "Aspect organisationnel de la tenue de réunions dans l'entreprise" à la page 52 du magazine n ° 1` 2007
2 Les noms abrégés généralement acceptés des unités administratives-territoriales et la liste des sujets de la Fédération de Russie sont publiés aux pages 91-93 de la revue
№ 1` 2007
Protocole- un document dans lequel ils fixent le cours de la discussion des problèmes et de la prise de décision lors de réunions, réunions, réunions, conférences.
Les protocoles documentent les activités des organes collégiaux permanents, tels que les collèges de commissions et de ministères, les gouvernements municipaux, ainsi que les conseils scientifiques, techniques et méthodologiques. À l'exception de ce qui précède, les réunions tenues par les chefs de divisions structurelles, adjoints au directeur général, directeur peuvent également être enregistrées.
Il est courant d'établir des procès-verbaux pour documenter les activités des instances collégiales temporaires (conférences, réunions, séminaires, etc.)
Le procès-verbal est dressé par le secrétaire sur la base des procès-verbaux qu'il a tenus lors de la réunion. Il peut s'agir de notes courtes, de transcriptions ou d'enregistrements au dictaphone. Il convient de dire que pour préparer le protocole, le secrétaire recueille des résumés de rapports et de discours, des projets de décisions avant la réunion.
Protocole émis sur un formulaire commun..
Titre, date et numéro de protocole
L'en-tête du protocole sera nom de l'instance collégiale ou type de réunion. Par exemple, le Protocole (de quoi ?) de la réunion du conseil pédagogique ; réunions des chefs de divisions structurelles, etc.
La date du procès-verbal sera la date de la réunion (un procès-verbal est traditionnellement établi après la réunion) Si la réunion a duré plusieurs jours, la date du procès-verbal comprend les dates de début et de fin.
Par example: 21 — 24.07.2009 .
Le numéro (index) du procès-verbal sera le numéro d'ordre de la réunion dans l'année civile ou le mandat de l'organe collégial.
Notez que le texte du protocole comprend les pièces suivantes :
- introduction;
- principale.
Introduction
Dans la partie introductive du procès-verbal, après l'intitulé, figurent les noms et les initiales du président et du secrétaire de séance. D'une nouvelle ligne après le mot " assisté» énumérer par ordre alphabétique les noms et initiales des officiels présents à la réunion.
S'il y avait des personnes d'autres organisations à la réunion, alors après le mot "A assisté" le mot " Invité”et une liste des personnes invitées est indiquée, dans le cas de chaque nom de famille, la fonction et le nom de l'organisation sont indiqués avant chaque nom.
Dans la partie introductive du protocole l'ordre du jour est fixé.
Il se compose d'une liste de questions qui sont discutées lors de la réunion, et fixe l'ordre de leur discussion et les noms des orateurs (intervenants).Notez que chaque question à l'ordre du jour est numérotée avec un chiffre arabe, elle est formulée en utilisant le prépositions "O" ou "About". Par exemple : "Sur l'approbation des curricula" ; "Sur le bilan des résultats de l'année académique."
Pour chaque article, un intervenant est indiqué (l'officiel qui a préparé ce numéro)
Partie principale
Dans ϲᴏᴏᴛʙᴇᴛϲᴛʙii avec la séquence des questions à l'ordre du jour, le texte de la partie principale du protocole est rédigé - il doit contenir autant de sections qu'il y a de points à l'ordre du jour.
Sur la base de tout ce qui précède, nous arrivons à la conclusion que la partie en-tête du protocole est toujours rédigée de la même manière. Mais le texte du protocole peut être présenté sous différentes formes : court ou complet.
Bref protocole- fixe les questions débattues en séance, les noms des intervenants et les décisions prises. Un tel protocole est le plus souvent conservé dans les cas où la réunion est de nature opérationnelle (voir Fig. 3.3.)
Cela vaut la peine de dire - le protocole complet- contient des informations non seulement sur les questions débattues, les décisions prises et les noms des orateurs, mais aussi des notes suffisamment détaillées retraçant le contenu des rapports et des discours des participants à la réunion, toutes les opinions exprimées, les questions et remarques, les commentaires , postes. Cela vaut la peine de le dire - le protocole complet vous permet de documenter une image détaillée de la réunion (voir Fig. 3.4)
Figure n° 3.3. Un exemple de protocole court
Lors de l'utilisation de toute forme de protocole, son texte sera divisé en autant de sections qu'il y a de points à l'ordre du jour.
Il convient de noter que chaque section se compose de trois parties.: « HEARD », « SPEAKED », « RESOLVED » (« DECIDED »), qui sont imprimés à partir de la marge de gauche en lettres majuscules. Cette conception vous permet de mettre en évidence dans le texte le discours de l'orateur principal, les participants à la discussion de la question et le dispositif, dans lequel la décision est formulée.
Dans la partie " ÉCOUTÉ» le texte du discours est présenté. Au début du texte, à partir d'une nouvelle ligne au nominatif, le nom de l'orateur est indiqué. L'enregistrement du discours est séparé du nom par un tiret. Le discours est écrit à la troisième personne du singulier. Il est permis d'indiquer au lieu d'enregistrer le discours après le nom de famille ("Le compte rendu du discours est joint", "Notez que le texte du rapport est joint")
Dans ce dernier cas, les rapports deviennent une annexe au protocole.
Dans la partie " EFFECTUÉ» à partir d'une nouvelle ligne au nominatif indiquer le nom de l'orateur et après le tiret, le texte du discours ou la question (si elle a été posée à l'orateur pendant le discours)
Dans la partie " RÉSOLU» (« DECIDE ») reflète la décision prise sur la question en discussion. Notez que le texte du dispositif est imprimé en entier dans n'importe quelle forme du protocole.
Notez que le texte de l'ensemble du protocole est imprimé avec un interligne de 1,5.
Le procès-verbal est dressé par le secrétaire de séance. Le procès-verbal est signé par le secrétaire et soumis à la signature du président dans les 3 (trois) jours ouvrables suivant la réunion.
Les signatures sont séparées du texte par 3 interlignes. Le nom du poste est imprimé à partir du bord du champ de gauche, la dernière lettre du nom de famille est limitée au champ de droite.
Le jour où le procès-verbal est signé par le président, il doit être enregistré.
Extrait du protocole
Un extrait du protocole est une copie exacte d'une partie du texte du protocole original, se référant à la question à l'ordre du jour, pour laquelle un extrait est en préparation. L'extrait reproduit tous les détails du formulaire, la partie introductive du texte, le point de l'ordre du jour, sur lequel l'extrait est en cours de préparation, et le texte reflétant la discussion de la question et la décision prise. Un extrait du protocole n'est signé que par le secrétaire, qui le certifie également. L'inscription de certification est écrite à la main, se compose du mot «Vrai», une indication de la fonction de la personne qui certifie la copie (extrait), la signature personnelle, le nom, les initiales et la date (voir Fig. 3.5)
Des extraits de procès-verbaux remplacent parfois un tel document administratif en tant que décision. Dans ce cas, l'extrait sert d'outil de communication des décisions prises aux exécuteurs. Dans ce cas, le secrétaire, par exemple, du conseil d'administration de la société par actions, au plus tard 2 (deux) jours après la signature du procès-verbal de la réunion, distribue des extraits du procès-verbal sur certaines questions aux exécuteurs testamentaires responsables. Les déclarations sont signées par le secrétaire.
Les extraits des procès-verbaux transmis à un autre organisme sont soumis à un scellement obligatoire.
Les copies originales des procès-verbaux sont formées par le secrétaire dans les cas selon le type de réunions. Par exemple, « Procès-verbaux d'assemblées générales », « Procès-verbaux des réunions du conseil d'administration », « Procès-verbaux des réunions avec le directeur », etc. A l'intérieur du boîtier, les protocoles sont systématisés par numéros et chronologie. Les cas sont formés au cours de l'année civile.
Rédaction et exécution de protocoles
Le protocole occupe une place particulière dans le système des documents organisationnels et administratifs. D'une part, il peut être attribué à des documents d'information (puisqu'il contient des informations sur la discussion de certaines questions de gestion), et d'autre part, les protocoles contiennent un dispositif et peuvent donc être considérés comme des documents administratifs.
Protocole- un document qui fixe le cours de la discussion des problèmes et de la prise de décision lors des réunions, réunions, sessions, conférences.
Une définition plus générale est donnée par les dictionnaires explicatifs de la langue russe, qui la définissent comme «un document avec un enregistrement de tout ce qui se passe lors d'une réunion, d'une réunion».
Les protocoles documentent les activités des organes collégiaux permanents, tels que les collèges de commissions et de ministères, les gouvernements municipaux, ainsi que les conseils scientifiques, techniques et méthodologiques.
Les assemblées d'actionnaires, les réunions des conseils d'administration sont soumises à une journalisation obligatoire.
Les protocoles sont soumis aux autorités de l'État pour enregistrement (par exemple, lors de l'enregistrement des banques commerciales, des chambres de commerce et d'industrie, etc.). Des procès-verbaux sont également établis pour documenter les activités des instances collégiales temporaires (colloques, réunions, réunions, séminaires, etc.).
Les procès-verbaux sont généralement rédigés pendant la réunion. Dans le cas où la réunion est transcrite ou enregistrée magnétiquement, le procès-verbal peut être dressé après sa transcription. Les dossiers doivent être tenus par un secrétaire ou une personne désignée.
Les étapes suivantes de la préparation du protocole peuvent être distinguées :
1) collecte en temps voulu du matériel nécessaire à la réunion (ordre du jour, liste des participants à la réunion, invités, membres de l'organe collégial, textes des rapports, messages et discours, projets de solutions aux questions en discussion) ;
2) rédiger un protocole conformément aux exigences établies qui garantissent sa force juridique ;
3) rédiger le texte, le coordonner avec le président et les orateurs de la réunion ;
4) signature du procès-verbal par le président et le secrétaire de séance ;
Tous les types et variétés de protocoles, qu'ils appartiennent à un système ou à un sous-système de documentation, sont classés selon deux critères - la méthode de documentation et le degré d'exhaustivité du compte rendu de la réunion, qui agissent simultanément. Ainsi, selon le degré d'exhaustivité du dossier, les protocoles sont divisés en court et complet. De plus, un protocole abrégé est distingué. La forme du protocole est choisie en fonction du type de réunion et du statut de l'instance collégiale.
Bref procès-verbal - fixe les questions discutées lors de la réunion, les noms des orateurs et les décisions prises. Il est recommandé de conserver un tel protocole uniquement dans les cas où la réunion est transcrite, les rapports et les textes des discours seront soumis au secrétaire ou lorsque la réunion est de nature opérationnelle.
Le protocole court ne consigne systématiquement que les noms du président, du secrétaire, la composition des personnes présentes, la liste des questions examinées et les décisions prises. Une variante du protocole court est un protocole rédigé sous une forme abrégée, qui prévoit une brève présentation séquentielle des questions examinées selon le schéma « question - décision ».
Plein les procès-verbaux consignent non seulement les questions débattues, les décisions prises et les noms des orateurs, mais aussi des procès-verbaux suffisamment détaillés retraçant le contenu des rapports et des discours des participants à la réunion, toutes les opinions exprimées, les questions et remarques, les remarques , postes. Un procès-verbal complet vous permet de documenter une image détaillée de la réunion.
Les protocoles complets peuvent être textuels détaillés (méthode de documentation textuelle), abrégés (méthode textuelle utilisant des symboles spéciaux qui doivent être déchiffrés lors de la préparation du protocole), phonographiques (enregistrement sonore), protocoles vidéo (l'enregistrement sonore vidéo est utilisé, en particulier lors de la conduite de vidéoconférences) . Ils contiennent un compte rendu de toute la réunion, y compris les remarques, les questions, les remarques, les discours et les références pendant la réunion, le bruit, les applaudissements, etc. selon le mode de documentation.
Sténographie le protocole est établi sur la base d'un compte rendu in extenso de la réunion (transcription) et in extenso traduit le processus de discussion de chaque question et de prise de décision à son sujet.
Des procès-verbaux complets et verbatim sont établis sur la base de verbatim manuscrits ou d'enregistrements audio conservés pendant la séance.
Les procès-verbaux sont dressés en séance par une personne spécialement choisie ou désignée ou par le secrétaire d'office d'un organe collégial permanent, et les procès-verbaux des réunions opérationnelles, présidées par les animateurs, sont tenus et dressés par les secrétaires ou assistants des dirigeants.
Pour l'établissement du procès-verbal, le secrétaire de séance utilise des documents préparés à l'avance pour la réunion : ordre du jour, listes des invités, listes des membres de l'organe collégial, textes de rapports, discours, notes d'information, projets de décisions, etc.
Le protocole établi directement lors de la réunion est un projet. Il doit être clarifié, vérifié avec une transcription ou un phonogramme (si une transcription a été faite lors de la réunion ou si un enregistreur vocal a été enregistré), édité et exécuté au plus tard 3 ou 5 jours à compter de la date de la réunion. Ces termes ou autres normes de termes pour la préparation du protocole de signature - "le jour de la réunion", "au plus tard le jour ouvrable suivant", etc. - sont généralement réglementés par les règlements des organes collégiaux concernés et la description de poste / le règlement d'emploi du secrétaire d'un organe collégial particulier.
Le protocole est le principal document administratif de la gestion collégiale et est presque toujours rédigé sous la forme d'un document de plusieurs pages. Par conséquent, lors de la rédaction de la première feuille du protocole, il est nécessaire d'utiliser le formulaire général de l'organisation ou de l'entreprise, et s'il n'y a pas de formulaire général, le protocole est rédigé sur des feuilles de papier A4 avec les détails disposés selon le modèle de la forme générale.
Si le formulaire de la première feuille du protocole n'est pas utilisé, les détails sont généralement rédigés de manière longitudinale (le long de la marge supérieure de la feuille de papier) de manière centrée.
Le formulaire standard du protocole comprend les détails obligatoires suivants :
nom complet de l'organisation ou de l'entreprise ;
le nom du type de document (PROTOCOL);
· numéro d'immatriculation ;
le lieu de compilation ou de publication du document ;
Titre;
signatures.
Les détails supplémentaires du protocole sont:
le nom de l'unité structurelle;
sceau d'approbation;
une note sur la présence d'applications;
lieu (salle, bureau) et heure de la réunion ;
nom et initiales de la personne qui préside la réunion, séance ;
date de signature du protocole;
approbation de visa (si nécessaire);
cachet d'approbation (si le protocole requiert une approbation);
Une note sur l'exécution et la direction de l'affaire.
La date du procès-verbal est la date de la réunion (le procès-verbal est généralement rédigé après la réunion). Si cela a duré plusieurs jours, la date du protocole comprend les dates de début et de fin.
Par exemple : 21–24.01.2013.
Le numéro (index) du protocole est le numéro de série de la réunion. Les protocoles sont numérotés à l'intérieur de l'année civile ou du mandat de l'organe collégial.
Le titre du texte du protocole, en règle générale, reflète le type de réunion ou d'activité collégiale et est cohérent avec le nom du type de document. Par exemple : procès-verbaux - réunions du conseil d'administration ; - réunions du collectif de travail ; - réunions des chefs de divisions structurelles.
Le texte du protocole comprend une partie introductive et une partie principale.
Dans la partie introductive du procès-verbal, après l'en-tête, figurent les noms et paraphes du président et du secrétaire de séance (dans la forme abrégée du procès-verbal, cette information est omise). A partir d'une nouvelle ligne après le mot "Participé" énumérer les noms et initiales des membres permanents de l'organe collégial (par ordre alphabétique), puis - les noms, initiales et fonctions des personnes invitées à la réunion. Les noms et initiales des fonctionnaires invités qui ne sont pas membres du corps collégial, mais qui étaient présents à la réunion, sont inscrits après le mot "Invité".
Lors de l'établissement du procès-verbal d'une réunion élargie ou d'une réunion de plus de 15 personnes présentes, les noms des participants ne sont pas mentionnés, mais leur nombre total est indiqué par un chiffre. Les participants sont comptés selon les listes d'inscription, qui sont transmises au secrétaire de séance et deviennent l'une des annexes au procès-verbal. Des listes de noms de personnes présentes sont jointes au protocole, à propos desquelles une entrée correspondante est faite dans le protocole lui-même (par exemple : Il y avait : 43 personnes (la liste est jointe).
Lors des réunions, conférences et congrès, où la prise de décision requiert un certain quorum, la section "Présences" indique combien de personnes doivent être présentes et combien sont venues à la réunion.
Par exemple, les procès-verbaux des réunions syndicales indiquent : « 135 personnes sont inscrites dans l'organisation syndicale, 117 sont présentes ».
L'ordre du jour est inclus dans la partie introductive du procès-verbal. Il reprend les questions discutées lors de la réunion avec les noms des orateurs (intervenants) et fixe l'ordre de leur discussion.
La liste des questions soumises à discussion et décision par l'instance collégiale est dressée après la mention "Ordre du jour", qui sont situés à partir de la bordure du champ gauche deux lignes en dessous de la composition des personnes présentes et se terminent par deux-points.
Chaque point à l'ordre du jour est formulé avec la préposition "O", répond à la question "A propos de quoi ?" et contient une indication de la fonction, du nom et des initiales de l'orateur. De plus, le mot « orateur » n'est pas utilisé dans le protocole, la formule vocale est correcte : « Rapport - (à qui ?) Poste, nom de famille, initiales ».
Les questions sont numérotées en chiffres arabes, inscrites à l'ordre du jour par ordre d'importance (ou selon le temps estimé de discussion) et tracées à partir de la ligne rouge.
Les points de l'ordre du jour doivent être formulés de manière claire et précise, car ils constituent la véritable titres du texte suivant du protocole, qui seront présentés point par point dans l'ordre d'examen des questions en séance.
L'ordre du jour de la réunion, en règle générale, est établi à l'avance et doit inclure le nombre optimal de questions pouvant être examinées et discutées lors de la réunion. La mention "Divers" dans l'ordre du jour du protocole finalisé est considérée comme inappropriée, car le document est rédigé après la réunion, lorsqu'il est déjà possible de formuler précisément toutes les questions envisagées.
Même dans les cas où l'ordre du jour de la réunion est établi sous la forme d'un document d'information indépendant et envoyé à l'avance aux participants à la réunion et aux membres de l'organe collégial, le libellé de toutes les questions discutées doit être inclus dans le texte du protocole . Une mention dans le texte du procès-verbal : « L'ordre du jour est joint » est inacceptable, même lorsque l'ordre du jour est formé dans un dossier avec le procès-verbal en tant que document d'information séparé.
Le texte de la partie principale du protocole est établi conformément à l'ordre des questions établi par l'ordre du jour.
La partie principale du texte du protocole, c'est-à-dire tout le déroulement de la réunion et des décisions prises, le secrétaire de réunion passe de la forme orale (souvent spontanée, émotionnelle et pas toujours préparée) à la forme écrite, c'est-à-dire ordonné, construit selon des modèles de discours, principalement avec un ordre direct des mots et l'utilisation d'un vocabulaire spécial et de termes de style commercial.
La partie principale du texte du protocole contient autant de sections qu'il y a de points à l'ordre du jour. Les sections sont numérotées en conséquence. Chaque section, reflétant le déroulement de la réunion, se compose de trois parties. : ÉCOUTÉ - PARLÉ - DÉCIDÉ (DÉCIDÉ).
Le mot « ENTENDU » est numéroté conformément au numéro du point de l'ordre du jour, est rédigé à partir du bord du champ gauche en majuscules et se termine par deux points. De plus, à partir de la ligne rouge, le nom et les initiales de l'orateur sont rédigés dans le cas génitif (ECOUTE - à qui?), Un tiret est mis, et après cela, le contenu du rapport est brièvement ou en détail enregistré. La présentation se fait généralement à partir de la troisième personne du singulier au passé.
Si le texte du rapport principal a été préparé à l'avance et, après examen de la question, a été transféré au secrétariat/secrétaire de la réunion, alors lors de la présentation du texte, il convient d'utiliser une autre méthode : formuler brièvement le sujet de la rapport conformément à l'ordre du jour et après la période, notez: "Le texte du rapport est joint".
Dans le même temps, un rapport pré-préparé doit être rédigé, signé et daté par l'auteur afin qu'il puisse réellement être publié en tant que document indépendant - pièce jointe au protocole.
Le mot "SPEAKED" est tiré de la bordure du champ gauche en majuscules et se termine par deux points. Le nom et les initiales de chacun des locuteurs sont tracés à partir du trait rouge et sont indiqués au nominatif (SPEAKED - qui ?). Après un tiret sous forme de discours indirect, un contenu bref ou détaillé du discours est enregistré.
Toutes les questions à l'orateur et aux orateurs, ainsi que leurs réponses, sont enregistrées dans l'ordre de leur réception et sont également établies à partir de la ligne rouge. Le nom de la personne qui a posé la question peut ne pas être indiqué.
Solutions, adoptés collégialement sur chacune des questions discutées, sont inscrits après le mot « RÉSOLU » ou « DÉCIDÉ ». Ces mots sont des termes de style commercial, reflétant une prise de décision basée sur le principe de collégialité (le pronom « nous » est sous-entendu). Dans la pratique des affaires, chaque terme a sa propre sphère d'utilisation dans la préparation des protocoles. Ainsi, dans les procès-verbaux des assemblées générales d'actionnaires, des fondateurs, des conseils d'administration, des assemblées de collectifs de travail, des assemblées de salariés (dans le cadre de l'autonomie établie et permise par le code de conduite des entreprises), des groupes d'initiative, des l'utilisation du terme « DÉCIDE » est considérée comme correcte (les activités des plus hautes instances collégiales sont formalisées, « pouvoir »). Dans les procès-verbaux des réunions des comités, conseils, groupes de travail, réunions opérationnelles et autres organes exécutifs collégiaux (la « direction opérationnelle » est établie), le terme « RÉSOLU » est considéré comme correct.
Ce mot est formé à partir de la bordure du champ gauche en majuscules et se termine par deux points. À partir de la ligne rouge sur les points, les actions administratives sont formulées brièvement et précisément, qui doivent être numérotées en fonction du numéro de la question à l'ordre du jour. Le numéro de la décision prise se compose de deux parties, séparées par un point, tandis que le premier chiffre correspond au numéro de la question à l'ordre du jour, et le second au numéro de la décision sur cette question (après tout, il arrive souvent que plusieurs décisions et instructions sont prises sur une question à l'ordre du jour).
Le paragraphe établissant la norme juridique (normative) est formulé selon le modèle de discours standard: que faire - dans quelle période (à partir de quoi ou pour quelle) période?
1. À qui - quoi faire - à quelle date ;
2. Que faire - à quelle date - à qui (titre du poste, nom et initiales d'un interprète particulier).
Si la décision a été prise par vote, alors ses résultats sont établis sous la forme : "Pour - 10, contre - 0, abstention - 2" ou "Unanimité". Le respect de ce formulaire est obligatoire lorsqu'il s'agit de prendre des décisions sur la nomination, l'élection ou l'approbation des candidats ou sur la composition personnelle des commissions, comités, etc.
Les signatures du président et du secrétaire de séance sont portées sur les procès-verbaux édités et vérifiés. Ils sont situés trois ou quatre lignes sous le texte à partir du bord de la marge de gauche et sont séparés par une ligne. Dans les transcriptions de signatures, les initiales sont placées avant le nom de famille. Les signatures personnelles du président et du secrétaire sont apposées sur le procès-verbal original.
Le procès-verbal étant un document administratif interne de l'entreprise, il n'est généralement pas nécessaire qu'il soit certifié par un sceau.
Les copies (photocopies) du procès-verbal exécuté et signé ou d'un extrait du procès-verbal, qui sont nécessaires dans le processus d'envoi d'un document pour exécution, ont le droit de certifier de sa signature le secrétaire (secrétaire de l'assemblée ou secrétaire de la collégiale organisme d'office), remplissant correctement une marque sur la certification de la copie. Si une copie ou un extrait du protocole est utilisé au sein de l'organisation, il (ainsi que le protocole lui-même) n'est pas tamponné. Si l'extrait ou la copie du protocole est destiné à être utilisé à l'extérieur des murs de l'organisation autochtone, il doit y être estampillé.
Certains types de protocoles sont soumis à l'approbation du premier responsable de l'entreprise ou de l'organisation. Par exemple, les procès-verbaux des réunions de la commission d'experts de l'organisation, la commission d'experts pour l'attribution / la suppression des cachets de restriction d'accès aux informations et documents de l'organisation, les procès-verbaux des réunions des groupes de projet / bureaux de projet en gestion de projet, etc. sont approuvés.
L'approbation est délivrée avec un cachet, qui se trouve dans le coin supérieur droit du document et se compose du mot "APPROVE", le nom abrégé du poste du chef (car le nom complet de l'organisation ou de l'entreprise est indiqué dans l'en-tête du document ou dans la forme générale), la signature personnelle, sa transcription et sa date d'approbation.
Les décisions des organes collégiaux sont communiquées aux exécuteurs sous forme de documents indépendants - résolutions et décisions ; dans les institutions fonctionnant sur la base de l'unité de commandement, elles sont exécutées par ordre. Dans les autres cas, un extrait des protocoles est réalisé.
Les procès-verbaux sont formés dans des cas avec des documents créés dans le processus de préparation de la réunion :
¾ ordre du jour ;
invitation ¾ ;
¾ listes des participants aux réunions et listes des invités ;
¾ comptes rendus ou résumés de discours ;
¾ documents de référence sur les questions abordées ;
¾ projets de décisions et documents finaux.
Le procès-verbal est dressé par le secrétaire de séance. Signé par le président et le secrétaire.
Extrait du protocole est une copie exacte d'une partie du texte du protocole original relatif au point de l'ordre du jour dont l'extrait est en cours de préparation. En même temps, tous les détails du formulaire, la partie introductive du texte, le point de l'ordre du jour sur lequel l'extrait est en cours de préparation et le texte reflétant la discussion de la question et la décision prise sont reproduits. Un extrait du protocole n'est signé que par le secrétaire, il dresse également une attestation. Il se compose de la mention "Vrai", d'une indication de la fonction de la personne qui certifie la copie (extrait), de la signature personnelle, du nom, des initiales et de la date. Si un extrait est donné pour être soumis à une autre organisation, il est alors certifié par un sceau.
Ordre du jour:
1. À propos de ... (sur quoi porte la question). Type de message (rapport, rapport, message, information), fonction, initiales, nom de famille (au génitif).
1. ÉCOUTÉ :
I. O. Nom de famille (au nominatif) - un résumé bref ou détaillé du contenu du discours. Si le texte du rapport est joint au protocole, alors indiquez - (Le texte du rapport est joint).
EFFECTUÉ :
ET À PROPOS. Nom de famille - un bref résumé du premier discours sur le premier numéro (après le nom de famille entre parenthèses, la position de l'orateur peut être indiquée). Si le texte du rapport est joint au protocole, alors indiquez - (Le texte du discours est joint).
ET À PROPOS. Nom de famille - résume les discours suivants sur cette question.
RÉSOLU:
1.1. Le libellé de la résolution sur la première question est énoncé - l'action sous la forme indéfinie du verbe, l'interprète (officiel, unité structurelle en D.p.), le délai d'exécution sont indiqués.
1.2. De même, le deuxième paragraphe et les suivants de la résolution sur la première question sont rédigés.
2. ÉCOUTÉ :
La conception du deuxième point à l'ordre du jour est construite de manière similaire au premier selon le schéma : ÉCOUTÉ - PARLÉ - DÉCIDÉ.
Au cas 00-00 (signature), date
Disposition du protocole
RÉSOLU:
Coche de l'application
Ordre du jour:
Rapport sur les travaux de la boulangerie pour novembre 2004.
IP Kozlenko (directeur général) - le rapport est joint.
EFFECTUÉ :
A. V. Petrovsky (membre du conseil d'administration). Dans son allocution, il a mis l'accent sur les manquements qui surviennent dans le travail de certains salariés : marquage incorrect, perturbation du commerce de sortie.
I. S. Nikonenko (membre du conseil d'administration). Il a noté qu'en général, le travail est bien fait : la productivité du travail a augmenté, la rentabilité a augmenté, la position de l'entreprise sur le marché régional des produits de boulangerie s'est améliorée.
RÉSOLU:
1. Bonus de novembre :
1.1. Travailleurs à la pièce de la production principale - à hauteur de 40% des gains à la pièce.
1.2. Travailleurs à temps - à hauteur de 40% des salaires, taux tarifaires.
2. Priver les bonus de novembre :
2.1. O. P. Ivanova, L. R. Sidorova, N. R. Levchenko pour l'incohérence dans l'étiquetage du pain d'épice 25.11.2004.
2.2. L. D. Gonchar pour la perturbation du commerce sortant dans le village de Zimovniki 23/11/2003.
Au cas 00-00 (signature), date
ID de la copie électronique du document
Un exemple de protocole
Sur la sécurité des documents dans la société par actions et l'organisation de leur transfert au stockage de l'État.
2. Recommander au Département d'appui à la documentation de la société par actions (Krivolapov V.G.) d'organiser un séminaire avec des spécialistes des divisions structurelles de la société par actions sur la systématisation des documents dans le travail de bureau et leur transfert sous la garde de l'État.
Un exemple d'extrait du protocole(Anodina N.N. Flux de documents dans l'organisation / N.N. Anodina. - M.: Maison d'édition Omega-L, 2006. -172 p.)
Section 2 « Structure des documents. systèmes documentaires. Système unifié de documentation organisationnelle et administrative"
THÈME 6
« PRINCIPAUX TYPES D'INFORMATIONS ET DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE TRANSMIS VIA DIFFÉRENTS CANAUX DE COMMUNICATION. CORRESPONDANCE COMMERCIALE"
Plan:
1. Correspondance commerciale. Informations générales.
Le protocole occupe une place particulière dans le système des documents organisationnels et administratifs. D'une part, il peut être attribué à des documents d'information (puisqu'il contient des informations sur la discussion de certaines questions de gestion), et d'autre part, les protocoles contiennent un dispositif et peuvent donc être considérés comme des documents administratifs.
Protocole - un document fixant le cours de la discussion des problèmes et de la prise de décision lors des réunions, réunions, sessions, conférences. Les protocoles documentent les activités des organes collégiaux permanents, tels que les collèges de commissions et de ministères, les gouvernements municipaux, ainsi que les conseils scientifiques, techniques et méthodologiques.
Les assemblées d'actionnaires, les réunions des conseils d'administration sont soumises à une journalisation obligatoire.
Les protocoles sont soumis aux autorités de l'État pour enregistrement (par exemple, lors de l'enregistrement des banques commerciales, des chambres de commerce et d'industrie, etc.). Des procès-verbaux sont également établis pour documenter les activités des instances collégiales temporaires (colloques, réunions, réunions, séminaires, etc.).
Le procès-verbal est établi sur la base des procès-verbaux qui ont été conservés lors de la réunion par le secrétaire manuellement ou à l'aide d'un enregistreur vocal.
Selon le type de réunion et le statut de l'instance collégiale, la forme du procès-verbal est choisie : courte, complète ou verbatim.
Bref protocole - fixe les questions discutées lors de la réunion, les noms des intervenants et les décisions prises (voir p. 94). Il est recommandé de conserver un tel protocole uniquement dans les cas où la réunion est transcrite, les rapports et les textes des discours seront soumis au secrétaire ou lorsque la réunion est de nature opérationnelle.
Plein les procès-verbaux consignent non seulement les questions débattues, les décisions prises et les noms des orateurs, mais aussi des procès-verbaux suffisamment détaillés retraçant le contenu des rapports et des discours des participants à la réunion, toutes les opinions exprimées, les questions et remarques, les remarques , postes. Un procès-verbal complet vous permet de documenter une image détaillée de la réunion (voir pp. 95-96).
Sténographie le protocole est établi sur la base d'un compte rendu in extenso de la réunion (transcription) et in extenso traduit le processus de discussion de chaque question et de prise de décision à son sujet.
Des procès-verbaux complets et verbatim sont établis sur la base de verbatim manuscrits ou d'enregistrements audio conservés pendant la séance.
Tous les types de protocoles sont rédigés sur un formulaire commun, qui comprend les détails suivants : nom de l'institution (organisation, entreprise), type de document (protocole), lieu de mise de la date, index du document, lieu de rédaction le protocole, place à l'en-tête du texte. La date du procès-verbal est la date de la réunion (le procès-verbal est généralement rédigé après la réunion). Si cela a duré plusieurs jours, la date du protocole comprend les dates de début et de fin.
Par exemple : 21-24.01.2000.
Le numéro (index) du protocole est le numéro de série de la réunion. Les protocoles sont numérotés à l'intérieur de l'année civile ou du mandat de l'organe collégial.
Le titre du texte du protocole reflète en règle générale le type de réunion ou d'activité collégiale et est cohérent avec le nom du type de document. Par exemple : procès-verbaux - réunions du conseil d'administration ; - réunions du collectif de travail ; - réunions des chefs de divisions structurelles.
Le texte du protocole comprend une partie introductive et une partie principale.
Dans la partie introductive du procès-verbal, après l'en-tête, figurent les noms et paraphes du président et du secrétaire de séance (dans la forme abrégée du procès-verbal, cette information est omise). A partir d'une nouvelle ligne après le mot "A participé", lister les noms, initiales des membres permanents de l'instance collégiale (par ordre alphabétique), les noms, initiales et fonctions des personnes invitées à la réunion. Lors de la rédaction du procès-verbal d'une réunion élargie, les noms des participants ne sont pas répertoriés, mais leur nombre total est indiqué par un chiffre. Les participants sont comptés selon les listes d'inscription, qui sont transmises au secrétaire de séance et deviennent l'une des annexes au procès-verbal.
L'ordre du jour est inclus dans la partie introductive du procès-verbal. Il répertorie les questions abordées lors de la réunion avec les noms des orateurs (speakers) et fixe l'ordre de leur discussion. L'ordre du jour de la réunion, en règle générale, est établi à l'avance et doit inclure le nombre optimal de questions pouvant être examinées et discutées lors de la réunion.
Le texte de la partie principale du protocole est établi conformément à l'ordre des questions établi par l'ordre du jour.
La partie principale du texte du protocole contient autant de sections qu'il y a de points à l'ordre du jour. Les sections sont numérotées en conséquence. Chaque section se compose de trois parties : « ENTENDU », « PARLÉ », « DÉCIDÉ », qui sont imprimées à partir d'un paragraphe afin de mettre en évidence dans le texte du protocole l'enregistrement du discours de l'orateur principal, les participants à la discussion de la question et le dispositif, formulant la décision de l'assemblée. Dans le même but, dans le texte du protocole, le nom et les initiales de chaque locuteur sont imprimés à partir d'une nouvelle ligne au nominatif. La présentation de l'enregistrement du discours est séparée du patronyme par un trait d'union, il est indiqué à partir de la troisième personne du singulier.
Le procès-verbal est dressé par le secrétaire de séance. Signé par le président et le secrétaire.
Extrait du protocole est une copie exacte d'une partie du texte du protocole original relatif au point de l'ordre du jour dont l'extrait est en préparation (voir p. 97). En même temps, tous les détails du formulaire, la partie introductive du texte, le point de l'ordre du jour sur lequel l'extrait est en cours de préparation et le texte reflétant la discussion de la question et la décision prise sont reproduits. Un extrait du protocole n'est signé que par le secrétaire, il dresse également une attestation. Il se compose de la mention "Vrai", d'une indication de la fonction de la personne qui certifie la copie (extrait), de la signature personnelle, du nom, des initiales et de la date. Si un extrait est donné pour être soumis à une autre organisation, il est alors certifié par un sceau.
Voir également: