Колко рядко пишехме писма, дори имейли. По принцип тази възможност се помни само за бизнес нужди или при изпращане на рекламни съобщения. Въпреки това инструментът за писане и обжалване все още е един от най-популярните ефективни начинивзаимодействие на хората помежду си. Много е важно да се обърне внимание на стила на писане, обръщението към адресата и общата посока на текста, особено в делови писма. И така, какъв е правилният начин да се обърнете към получателя в писмото?
г-н или г-жа Този призив, който беше изключително актуален в съобщенията от предишни години и остана официален в Русия до 1917 г., се използва в някои случаи и до днес. Използването е възможно при обжалване към бизнес партньори, политици, бизнесмени, високопоставени служители. В момента тази дума има определена социална конотация и определен подтекст. Ще бъде напълно неуместно, когато пишете на социално незащитени групи: „господа пенсионери, „господа бежанци“ и т.н.Пример за писмо с използването на "Господь" може да изтеглите от нас:.
Примерно писмо с такъв призив може да изтеглите от нас:.
Ако не знаете името на адресата, можете в крайна сметка просто да кажете здравей или да пожелаете хубаво време на деня и да обясните същността писмена комуникация... Важно е да вземете предвид и да спазвате етикета и да обърнете внимание на останалата част от деловото писмо.
Често, започвайки писмо с адрес "Уважаеми ...", си спомням как един от висшите лидери, когато подготвяше писма до президента, министър-председателя или президента на Руската академия на науките, поиска призивът "Уважаеми ... ". По някаква причина това изискване ни предизвика много шеги. Те припомниха „разпръснатия човек“ от улица „Басейная“. Самуил Маршаки известното му обръщение „Скъпи уважаеми карета! Скъпи, дълбоко уважавани фургони!" Те бяха саркастично заинтересовани колко дълбоко е уважаван нашият другар.
И напразно се кикотиха, между другото. Призивите, започващи с думите "високо уважаван" и "уважаван", се използват, когато се отправят официално към особено важни лица и длъжностни лица на висок пост. Така че е обичайно да се прилага не само към първите лица на държавата, членовете на правителството и парламента, но и към известни фигуринауки, обществени личности... Като просто „уважавате“ в писмо до уважаван академик, можете неволно да обидите адресата.
Ние не пишем всеки ден до президента или членове на правителството, но понякога се налага да пишем писма с всякакви оплаквания или молба до висшите власти. Не знам колко дълбоко уважавате своя кмет или управител, но ако трябва да му напишете писмо с някаква молба, искрено ви съветвам да използвате адреса „уважаван“. Тази дума означава "силно уважаван" ( РечникОжегова) или „достоен за дълбоко уважение“ (Съвременен тълковен речник на руския език от Ефремова). Мисля, че всеки държавен служител ще прочете подобен призив с удоволствие. Само една дума в началото на писмото, но понякога може да наклони везните във ваша полза. Както се казва, „любовото теле суче две кралици“.
Наскоро в един от форумите попаднах на въпроса кой препинателен знак да поставя след адреса в началото на писмото: удивителен знак или запетая. По навик поставих удивителен знак - така ме научиха, но се срещнах и с изискването на някои шефове да поставят запетая след обръщението. Явно тези хора, които често кореспондират с английски език, автоматично прехвърля много от правилата на английската граматика в кореспонденция на руски език. Понякога бизнес литературата също е подвеждаща, в която са дадени следните примери за лечение:
Уважаеми господа,
Внимателно разгледахме Вашето писмо, в което...
(УважаемиГоспода! Бизнес кореспонденция на английски език. -М... Издателска асоциация "Култура", 1993. - 328 с.)
Как е правилно?
Референтна служба за руски език на портала Gramota.ruпозволява и двете опции. В същото време се обръща внимание на факта, че след удивителния знак следва изречение с Главна буква, а след запетаята - с малка буква.
По правило адресът в руското бизнес писмо е центриран и отделен от основния текст с един интервал. Първото изречение на писмото започва с абзац. Е, как след интервал, та дори и с абзац, започваш да пишеш изречение с малка буква? Но в лично писмо текстът често е написан на същия ред като обжалването. В този случай, след обжалването, можете да поставите запетая и да продължите да пишете текста на писмото с малка буква.
Защо все пак има удивителен знак? Ще дам няколко отговора:
„Удивителен знак (!) е препинателен знак, който се поставя в края на изречение, за да изрази удивление, призив, силни чувства, вълнение и други подобни.“
„Имената на повечето препинателни знаци в руския език са по произход руски, а самият термин препинателни знаци се връща към глагола пунктуация - „стоп“, „задръж в движение“. Ако писателят постави удивителен знак в края на изречение, той показва колко много го е грижа за съдържанието на собственото си изявление.
На въпроса на колегиалния секретар Ефим Фомич Перекладин, героят на разказа на Чехов „Удивителният знак (юлеска приказка)“, „кога се поставя удивителен знак във вестниците“, съпругата му Марфуш, която често се хвалеше, че „не беше за нищо, че тя учи в пансиона седем години" и наизуст цялата Тя знае граматиката, уверено отговори: "Този знак се поставя при обръщение, възклицание и при изразяване на възторг, възмущение, радост, гняв и други чувства."
Отговорът ми е, че поставяйки удивителен знак след обжалването, ние се стремим да привлечем вниманието на адресата и да го подканим не само да прочете писмото, но и да изпълни молбата ни, да „посегне”, а понякога и да „извика”. Уважаеми Иван Иванович!
Но какво е между думата "уважаван" и удивителния знак? В бизнес кореспонденция на руски език е обичайно да се обръща към адресата по име и отчество. В краен случай можете да кандидатствате с фамилно име: "Уважаеми г-н Петров!" Според мен адресирането по фамилно име е по-подходящо в исковата молба, отколкото в молбата. По име и бащини познати обикновено се свързват с нас, подобно обжалване предизвиква разположение на адресата, за познатите е по-трудно да откажат.
Когато се обръщат към няколко получатели наведнъж, те използват призива "Уважаеми господа!"
Дипломатическата кореспонденция има свои собствени правила. Прието е там да се прилага със заглавието: "Уважаеми господин посланик!", "Уважаеми господин министър" или "Ваше превъзходителство!" Но това е отделна тема.
Бизнес комуникацията не може да се представи без кореспонденция, тъй като лична среща за решаване на въпроси за сътрудничество не винаги е възможна. Бизнес кореспонденцията помага за решаването на повечето от наболелите проблеми за кратко време, но неспазването на правилата на етикета или нелогичното изграждане на писмото може да навреди на партньорствата или да отчужди потенциален клиент. Както при официалните преговори, тук има определени правила: дизайн на писмото и стил на комуникация.
Общи правила за водене на делова кореспонденция
1. Преди да съставите писмо, решете неговите характеристики:
вид на писмото (покриващо, гаранция, поръчка, напомняне, уведомление и др.; писмо за представяне или предложение за отговор);
степента на достъпност за адресата (ще можете ли да посочите всички необходими точки в едно писмо или ще имате нужда от второ, уточняващо);
спешност на доставката (ако писмото е спешно, по-добре е да го изпратите с препоръчана поща или по електронна поща).
2. Проектирайте писмото си според съществуващите шаблони, въз основа на неговия тип, а също така разчитат на GOST R 6.30-2003. „Единни системи за документация. Единна система от организационна и административна документация. Изисквания за документация“.
3. Всякакви бизнес писмоима следната обща структура:
- име на изпращащата организация;
- дата на писане;
- адрес на получател, посочване на конкретен кореспондент;
- встъпително обръщение;
- посочване на предмета и целта на писмото;
- основен текст;
- заключение (формула на любезност);
- подпис на подателя;
- индикация за прилагането и разпространението на копия (ако има такива).
4. Когато подготвяте бизнес писмо, използвайте текстов редактор Microsoft Word:
използвайте шрифт Times New Roman, размер 12-14 стр., междуредово разстояние - 1-2 стр.;
запишете номерата на страниците на писмото в долната част от дясната страна;
когато печатате текст върху формуляри с размер A4, използвайте 1,5–2 междуредово разстояние, A5 или по-малко - едно междуредово разстояние. Реквизитите винаги се въвеждат на един редов интервал.
5. Ако действате от името на организация и възнамерявате да изпратите писмо до печатна форма , не забравяйте да използвате бланкитъй като присъствието му ще бъде визиткатвоята компания. Отнасяйте се със специално внимание към дизайна на официалната бланка, това умение трябва да е задължително за всеки служител в офиса.
6. За международна кореспонденция писмото трябва да бъде на езика на адресата или на английски(като най-често срещаните в бизнес отношенията).
7. Поддържайте правилен, делови тон... Започнете писмото си с апел, който в зависимост от степента на близостта ви с кореспондента може да започва с думите „Уважаеми + Пълно име“ и „Уважаеми + Пълно име“. Не забравяйте, че думите в адреса или в посоката на адресата никога не трябва да се съкращават (например „уважаван“ като „uv.“ или „ръководител на отдел“ като „ръководител на отдел“) - това са правилата на бизнеса етикет. Винаги завършвайте писмото си с благодарност за съдействието. Преди подписа трябва да има фраза "С уважение, ..." или "С уважение, ...". Обръщането на "ти" в официална кореспонденция е неприемливо, дори ако поддържате приятелски отношения с кореспондента.
8. Подбирайте внимателно речник, избягвайте неточности и двусмислени фрази, прекомерно използване на професионализъм... Писмото трябва да е ясно.
9. Разделете съдържанието на писмото на семантични параграфи, така че да не е тромаво и трудно за разбиране от получателя... Следвайте правилото: първият и последният абзац трябва да са не повече от четири реда за печат, а останалите не трябва да са повече от осем.
10. Отговаряйте на бизнес писма според приетия етикет:по писмено искане - до 10 дни след получаване; на писма, изпратени по факс или електронна поща - в рамките на 48 часа, без почивните дни.
Вътрешно-организационна бизнес кореспонденция
Бизнес кореспонденцията между служителите на компанията е по-опростена в сравнение с кореспонденцията, изпратена до трета страна.
- бъдете лаконични;
- да имат делови характер;
- датата трябва да бъде посочена в писмото;
- има формула за учтивост и подпис в края на писмото.
Пример за вътрешно-организационна бизнес кореспонденция може да бъде поздравително писмо от името на мениджър или екип, адресирано до герой на деня или служител, който е получил повишение.
При писмено обсъждане на проекти обикновено се използват само някои от задължителните елементи на бизнес писмо - посочване на темата, обжалване, обобщениесъщността на въпроса и формула за учтивост с отпечатан подпис.
Не забравяйте, че формата на писмото и необходимия шаблон трябва да бъдат избрани въз основа на нивото на бизнес кореспонденция и вида на информацията, която искате да предоставите на адресата.