किसी संस्था से पत्र कैसे भेजें। मेल द्वारा दावा सही तरीके से कैसे भेजें? अतिरिक्त उपाय।

पत्र भेजना आज भी प्रासंगिक है। रूसी पोस्ट की किसी भी शाखा से संपर्क करके, आपके पास किसी भी पते पर एक पत्र भेजने का अवसर है - रूस और विदेश दोनों में।

एक पत्र भेजना सीधे रूसी डाक के कार्यालयों में किया जाता है। यदि आपको ठीक से पता नहीं है कि शाखा कहाँ स्थित है या कौन सी आपके स्थान के सबसे निकट है, तो शाखा और शाखा खोज सेवा का उपयोग करें आधिकारिक पृष्ठसंगठन। आप मानचित्र द्वारा या सटीक पते पर अपनी शाखा स्थापित कर सकते हैं। पत्र सरल, पंजीकृत या घोषित मूल्य के साथ हो सकता है, और केवल एक लिखित संदेश भेजने के लिए प्रदान किया जाता है। अधिकतम वजनपत्र - 100 ग्राम। मेल करने के लिए, आपको उपयुक्त आकार का एक लिफाफा खरीदना होगा। पर बाहरलिफाफे में प्रेषक और प्राप्तकर्ता का डेटा होता है। वितरण की गति सीधे भरने की शुद्धता पर निर्भर करती है। आंतरिक लिखित पत्राचार को अग्रेषित करने के लिए, रूसी में, और अंतरराष्ट्रीय में - अंग्रेजी या प्राप्तकर्ता की राज्य भाषा में आवश्यक संकेत दिए गए हैं।

आवश्यक निम्नलिखित क्रम में इंगित किए गए हैं:

• उपनाम, नाम और संरक्षक;
• सड़क का नाम, घर और अपार्टमेंट नंबर;
• क्षेत्र का नाम;
• गणतंत्र, क्षेत्र, क्षेत्र का नाम;
• केवल अंतरराष्ट्रीय शिपमेंट के लिए देश का नाम;
• अनुक्रमणिका।

प्रेषक का डेटा लिफ़ाफ़े के ऊपरी बाएँ कोने में सुपाठ्य लिखावट में लिखा जाता है, प्राप्तकर्ता का डेटा निचले दाएं कोने में। पता डेटा भरते समय ज़िप कोड एक अनिवार्य आवश्यकता है, जिसे आप डाकघर में देख सकते हैं या साइट अनुभाग देख सकते हैं। कुछ प्रकार के लिफाफों में पता करने वाले का कोड स्टैंप होता है, जहां इंडेक्स को स्टाइलिज्ड नंबरों के साथ अंकित किया जाता है।

पत्र को एक लिफाफे में संलग्न करके, आपको उस विभाग के कर्मचारी से संपर्क करना चाहिए जो लिखित पत्राचार करता है। वह आपके संदेश को तौलेगा और वजन और गंतव्य पते के आधार पर एक मोहर चिपका देगा। आप निम्न तालिकाओं में घरेलू और अंतर्राष्ट्रीय शिपमेंट की दरें देख सकते हैं।

यद्यपि पोस्ट सेवाएंअधिकांश लोगों के लिए काफी परिचित हो गए हैं, अभी भी पत्र भेजने की प्रक्रिया से संबंधित प्रश्न हैं। इस तथ्य के बावजूद कि पत्र बहुत लंबे समय से मेल द्वारा भेजे गए हैं, कुछ लोग अभी भी नहीं जानते हैं रूसी डाक द्वारा जल्दी से पत्र कैसे भेजेंऔर सुविधाजनक। आरंभ करने के लिए, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि पत्र भेजने की प्रक्रिया भेजने के प्रकार पर निर्भर करती है। एक साधारण पत्र भेजना बहुत आसान है।

एक साधारण पत्र भेजने के लिए, संदेश को एक लिफाफे में लपेटना पर्याप्त है, लिफाफे पर प्रेषक और प्राप्तकर्ता के बारे में सभी आवश्यक जानकारी इंगित करें, फिर लिफाफे को सील करें और इसे अंदर डालें मेलबॉक्स... यानी यह प्रक्रिया बहुत ही सरल है और इसके लिए बाहरी मदद की आवश्यकता नहीं होती है।

यदि कोई व्यक्ति रुचि रखता है, प्रथम श्रेणी में पत्र कैसे भेजें रूसी पोस्ट , तो चीजें यहाँ थोड़ी अधिक जटिल हैं। तथ्य यह है कि आप एक पंजीकृत पत्र को केवल मेलबॉक्स में छोड़ कर नहीं भेज सकते हैं, क्योंकि इस तरह के शिपमेंट के लिए अतिरिक्त पंजीकरण की आवश्यकता होती है। पहले, रूसी डाक द्वारा प्रथम श्रेणी का पत्र कैसे भेजें,आपको बहुत सारे फॉर्म भरने होंगे, भुगतान करना होगा और रसीद प्राप्त करनी होगी। इसके अलावा, एक प्रमाणित पत्र का जवाब देना चाहिए कुछ आवश्यकताएं, और डाकघर विशेषज्ञ को यह जांचना चाहिए कि पत्र स्थापित मानक को पूरा करता है या नहीं।

एक पंजीकृत पत्र का वजन 20 ग्राम से अधिक नहीं होना चाहिए, यदि पत्र का वजन अधिक है, तो प्रेषक से अतिरिक्त शुल्क लिया जाएगा। आकार के लिए पंजीकृत पत्र, तो यह 114 * 162 मिमी या 110 * 220 मिमी होना चाहिए, जबकि लिफाफे की मोटाई 5 मिमी से अधिक नहीं होनी चाहिए।

यह उल्लेख करना महत्वपूर्ण है कि यदि लिफाफे में मूल्यवान दस्तावेज, धन या प्लास्टिक कार्ड, तो इस तरह के शिपमेंट को एक घोषित मूल्य के साथ एक पत्र के रूप में तैयार किया जाता है। इस मामले में, डाक कंपनी ऐसे पत्र की डिलीवरी के लिए जिम्मेदार है, और एक व्यक्ति किसी भी स्तर पर अपने शिपमेंट की आवाजाही को ट्रैक कर सकता है। अगर कोई व्यक्ति जानना चाहता है रूसी डाक द्वारा तत्काल पत्र कैसे भेजें, फिर अधिक पूर्ण और विस्तार में जानकारीवह इसे डाक कंपनी के कर्मचारियों से, या आधिकारिक वेबसाइट पर प्राप्त कर सकता है।

जैसा भी हो, प्रमाणित पत्र भेजने की योजना बनाते समय किसी भी स्थिति में व्यक्ति को डाकघर से संपर्क करना होगा। यह विभाग में है कि शिपमेंट का पंजीकरण और सत्यापन होगा। यदि व्यक्ति मेलबॉक्स में बस पत्र छोड़ देता है, तो इसे या तो एक साधारण पत्र के रूप में भेजा जाएगा, या इसे प्रेषक को वापस कर दिया जाएगा। केवल एक पत्र जो डाकघर में जारी किया जाता है और टैरिफ के अनुसार भुगतान किया जाता है उसे पंजीकृत माना जा सकता है। रूसी डाक द्वारा कजाकिस्तान को एक पत्र भेजेंआप डाकघर के विशेषज्ञों से भी संपर्क कर सकते हैं।

यह उल्लेख करना महत्वपूर्ण है कि पत्र भेजने का सबसे बुनियादी चरण प्राप्तकर्ता के डेटा को भरना माना जा सकता है। लिफाफे पर डेटा दर्ज करते समय, प्रेषक को अत्यधिक सावधान रहने की आवश्यकता होती है। तथ्य यह है कि प्राप्तकर्ता के पते या उसके व्यक्तिगत डेटा में एक छोटी सी त्रुटि भी प्रेषक को पत्र वापस करने का कारण बन सकती है। तदनुसार, रूसी डाक द्वारा एक पत्र भेजने से पहले, आपको कई बार लिफाफे पर दी गई जानकारी की शुद्धता को दोबारा जांचना होगा।

संविदात्मक संबंधों का अर्थ है कि पार्टियों द्वारा अपने दायित्वों की पूर्ण पूर्ति। यदि पार्टियों में से एक, चलो उसे अपराधी कहते हैं, अनुबंध की शर्तों का उल्लंघन किया है, तो पीड़ित विरोधाभासों को खत्म करने के उपाय करना शुरू कर देता है। ज्यादातर मामलों में, विवाद को अदालत के समक्ष हल किया जा सकता है, विशेष रूप से अधिकांश नागरिक कानून विवादों में, उनके निपटान के लिए दावा (पूर्व-परीक्षण) प्रक्रिया का पालन करना महत्वपूर्ण है, जिसके बिना मध्यस्थता अदालत वापस आ जाएगी दावा विवरणपीछे।

आमतौर पर "डीब्रीफिंग" अपराधी को एक दावे (शिकायत) के वितरण के साथ शुरू होता है, जिसे व्यक्तिगत रूप से व्यक्त करना अक्सर असंभव या बहुत मुश्किल होता है। कारण भिन्न हो सकते हैं: पार्टियां भौगोलिक रूप से एक दूसरे से बहुत दूर हैं; पीड़ित के स्वास्थ्य की स्थिति उसे व्यक्तिगत रूप से दुर्व्यवहार करने वाले से मिलने की अनुमति नहीं देती है; उत्तरार्द्ध दावे को स्वीकार करने से इनकार करता है और इसी तरह। डाकघर बचाव में आता है, लगभग हर बस्ती में एक शाखा है। इस लेख में हम विचार करेंगे कि मेल द्वारा दावा सही तरीके से कैसे भेजा जाए, किस प्रकार का डाक सामग्रीइन उद्देश्यों के लिए उपयोग किया जाता है, और कौन सा सबसे बेहतर होगा?

रसीद की पावती के साथ प्रमाणित पत्र

कोई भी प्रमाणित पत्र एक पंजीकृत डाक वस्तु (आरपीओ) है। इसका मतलब यह है कि प्राप्ति के स्थान से लेकर प्राप्तकर्ता को डिलीवरी के स्थान तक इसके पारित होने के सभी चरणों का दस्तावेजीकरण किया जाता है (प्रत्येक आरपीओ को ट्रैकिंग के लिए एक ट्रैक नंबर सौंपा जाता है), और डिलीवरी के तथ्य को संबंधित जानकारी का अनुरोध करके साबित किया जा सकता है। रूसी डाक (पत्र प्राप्तकर्ता को रसीद के साथ सौंपे जाते हैं)। लेकिन अगर अचानक न्यायिक परीक्षण, तो इस तरह के अनुरोध में समय लग सकता है और मामले पर विचार करने में देरी हो सकती है। इसलिए, वापसी रसीद के साथ दावे के किसी भी पत्र को भेजने की सिफारिश की जाती है।

अधिसूचना एक विशेष डाक फॉर्म है (रूस के भीतर शिपमेंट के लिए - फॉर्म 119), जिस पर डिलीवरी के समय प्राप्तकर्ता के हस्ताक्षर होते हैं। यह पत्र के साथ भेजा जाता है, और फिर प्रेषक को एक रसीद, मेल का एक चिह्न, और इसे वितरित करने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर के साथ वापस भेज दिया जाता है।

सूचनाएं, अक्षरों की तरह, सरल और व्यवस्थित हो सकती हैं। एक साधारण कार्ड एक साधारण पत्र की तरह ही प्रेषक के पास वापस जाएगा - इसे ध्यान में नहीं रखा जाता है और कहीं भी पंजीकृत नहीं किया जाता है, इसे बस मेलबॉक्स में छोड़ दिया जाएगा। एक पंजीकृत अधिसूचना मेल द्वारा प्राप्त की जानी चाहिए, लेकिन साथ ही मार्ग के सभी चरणों में दस्तावेजों को पोस्टस्क्रिप्ट के कारण इसके नुकसान का जोखिम समाप्त हो जाएगा।

पता करने वाले के स्थान पर डाकघर में पंजीकृत मेल प्राप्त होने पर, पत्र पते पर पहुंचा दिया जाता है कानूनी इकाई(सुपुर्दगी का क्रम उसके और डाक संचालक के बीच अनुबंध द्वारा निर्धारित किया जाता है) या संगठन के डाकघर बॉक्स में एक नोटिस गिरा दिया जाता है। नोटिस एक विशेष फॉर्म (फॉर्म 22) है, जिसे प्राप्तकर्ता को सूचित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है कि उसके नाम (या कंपनी का पता) में एक पंजीकृत मेल आइटम है। इस मामले में, पंजीकृत पत्र डाकघरों में नोटिस की प्रस्तुति के साथ-साथ पासपोर्ट और पावर ऑफ अटॉर्नी (यदि प्राप्तकर्ता एक कानूनी इकाई है) पर वितरित किए जाते हैं।

अधिसूचना का एक प्रमाणित पत्र भेजकर, आप निर्णायक सबूत प्रदान करेंगे कि आपका आवेदन (या दावा) प्राप्तकर्ता के पते पर पहुंचा दिया गया था। हालांकि, यहां हम इस संभावना को बाहर नहीं कर सकते हैं कि अदालती कार्यवाही के दौरान प्राप्तकर्ता घोषित करेगा कि उसे पीड़ित से एक लिफाफा प्राप्त हुआ है। साफ स्लेटया पूरी तरह से अलग जानकारी के साथ, सामान्य तौर पर, वह कहेगा कि उसने अपनी आंखों में दावा नहीं देखा है।

वास्तव में, रसीद की पावती के साथ एक प्रमाणित पत्र के वितरण के तथ्य का मतलब यह नहीं है कि वास्तव में एक दावा था, न कि प्यार की घोषणा या लंबे समय तक और सुखी जीवन... और अगर डिलीवरी की गारंटी पंजीकृत मेल का निस्संदेह लाभ है, तो निवेश के संबंध में साक्ष्य आधार की अनुपस्थिति एक निर्विवाद नुकसान है। इसलिए, एक सक्षम निर्णय के लिए विवादित मुद्देएक घोषित मूल्य के साथ एक पत्र में आवेदन भेजना बेहतर है।

संलग्नक और अधिसूचना की सूची के साथ मूल्यवान पत्र

एक मूल्यवान पत्र (घोषित मूल्य के साथ) भी आरपीओ से संबंधित है और डाक कर्मियों की गलती के कारण पारगमन में नुकसान के जोखिम से सुरक्षित है। ऐसा पत्र भेजते समय, इसके "घोषित मूल्य" को इंगित किया जाना चाहिए - यह वह राशि है जो प्रेषक को पत्राचार को नुकसान या बल की घटना के परिणामस्वरूप इसके नुकसान के मामले में भुगतान किया जाएगा।

मूल्यवान पत्र विशेष रूप से डाकघरों में नोटिस की प्रस्तुति पर वितरित किए जाते हैं। संगठन के स्थान पर या निवास स्थान पर सुपुर्दगी और सुपुर्दगी प्राकृतिक व्यक्तिअसंभव हैं।

एक वापसी रसीद, जैसा कि पंजीकृत डाक के मामले में होता है, इस तथ्य को इंगित करेगी कि प्राप्तकर्ता को पत्र प्राप्त हुआ है। लेकिन इस पत्र की सामग्री को साबित करने की समस्या खुली रहेगी। इसलिए, अटैचमेंट की एक सूची और रसीद की पावती के साथ एक मूल्यवान पत्र भेजना बेहतर होगा।

अनुलग्नकों की सूची - एक विशेष डाक प्रपत्र (फॉर्म 107), जो पत्र भेजने से पहले भरा जाता है (यह "विकल्प" केवल मूल्यवान पत्रों के लिए संभव है और पंजीकृत पत्रों पर लागू नहीं होता है)। सूची में लिफाफे में निहित दस्तावेजों के नाम और उनकी संख्या का उल्लेख होगा।

ऐसा पत्र भेजने के लिए आपको एक लिफाफा तैयार करना होगा जिसमें दावा संलग्न हो। आपको लिफाफा सील करने की आवश्यकता नहीं है। लिफाफे पर सभी आवश्यक फ़ील्ड भरें (आपका पता और प्राप्तकर्ता का पता)। इन्वेंट्री फॉर्म की दो प्रतियां भरें, फॉर्म 107। यह मेल साइट पर किया जा सकता है, जिसके बाद उन्हें प्रिंट किया जा सकता है। या सीधे विभाग से खाली प्रीप्रिंटेड फॉर्म लें, जहां आप उन्हें भर सकते हैं।

कॉलम "आइटम का नाम" में हम आपके दावे का नाम दर्ज करते हैं, उदाहरण के लिए, "जल्दी चुकौती के बाद बीमा प्रीमियम का एक हिस्सा वापस करने से इनकार करने का दावा"। कॉलम "आइटमों की संख्या" में 1 (इकाई) लिखें। और कॉलम में "घोषित मूल्य, रूबल।" हम रूबल में एक छोटी राशि दर्ज करते हैं (10 रूबल से अधिक नहीं)।

डाक कर्मचारी क्या करता है:

• पत्र की सामग्री के साथ सूची की पुष्टि करता है;
• सूची पर एक प्राधिकरण हस्ताक्षर और विभाग की तारीख और सूचकांक के साथ एक मुहर लगाता है;
• सूची की एक प्रति प्रेषक को लौटा दी जाएगी;
• सूची की दूसरी प्रति के साथ दावे को एक लिफाफे में सील कर दिया जाता है और डाक वस्तु की प्राप्ति की प्रक्रिया की जाती है।

इस प्रकार, यह पुष्टि हो जाएगी कि आपने बिल्कुल दावा भेजा है, न कि कुछ और या यहां तक ​​कि एक खाली शीट भी नहीं। इस मामले में, वास्तविक अनुलग्नक के साथ सूची के अनुपालन के लिए सभी जिम्मेदारी डाक कर्मचारी द्वारा वहन की जाती है जिसने सूची को प्रमाणित किया है। भुगतान की प्राप्ति, इन्वेंट्री और डिलीवरी की प्राप्त सूचना इस बात का निर्णायक सबूत होगी कि आपने दुर्व्यवहार करने वाले को दावा भेजा था। और पत्र के प्राप्तकर्ता की कीमत पर आपके खर्चों की भरपाई करना संभव होगा (यदि, निश्चित रूप से, प्रेषक अदालत जीतता है)।

ध्यान दें! भविष्य में दूसरे पक्ष को दावा पत्र की सामग्री को चुनौती देने से रोकने के लिए, इन्वेंट्री तैयार करते समय संलग्न दस्तावेजों के सबसे विस्तृत नाम को इंगित करना उचित है। उदाहरण के लिए, "मांग पर दावा"।

एक सूची की उपस्थिति के बावजूद, प्राप्तकर्ता प्राप्त अनुरोध की सामग्री पर विवाद खोल सकता है। इस स्थिति में आप अपने प्रतिद्वंद्वी से कैसे लड़ सकते हैं? यह बहुत आसान है - रूसी पोस्ट वेबसाइट से इन्वेंट्री फॉर्म डाउनलोड करें और इसे अपने कंप्यूटर पर भरें। इस मामले में, पूरे दावे की सामग्री को छोटे प्रिंट में इन्वेंट्री के टेक्स्ट में दर्ज किया जाता है। फिर संलग्न दस्तावेज़ का नाम इस तरह दिखेगा: "निम्न सामग्री का दावा:"।

एक सूची के साथ मूल्यवान पंजीकृत मेलिंग का मुख्य नुकसान उनकी डिलीवरी की गारंटी की कमी है। यह संभव है कि संदेश प्रेषक को एक समाप्त अवधारण नोट के साथ वापस कर दिया जाएगा। यहां मुख्य बात पत्र को प्रिंट करना नहीं है, बल्कि परीक्षण तक इसे सहेजना है। सत्र के दौरान, आप न्यायाधीश को समीक्षा के लिए लिफाफा पेश कर सकते हैं और उसकी उपस्थिति में खोल सकते हैं। यह "क्या आवश्यक है" और आपके अच्छे इरादों को भेजने का गारंटीकृत प्रमाण होगा।

यदि प्राप्तकर्ता का दावा है कि उसे कुछ भी नहीं मिला, या प्राप्त नहीं हुआ, लेकिन वह नहीं जो आपने उसे भेजा था, तो इन परिस्थितियों को साबित करने का भार पूरी तरह से उसी पर है। इस मामले में, न्यायाधीश निश्चित रूप से प्रेषक का पक्ष लेगा।

उपरोक्त विधियों का उपयोग करके, आप कोई भी दावा पत्र भेज सकते हैं:

• अदालत में आवेदन;
• Rospotrebnadzor, अभियोजक के कार्यालय, FAS को शिकायतें;
• बैंक के लिए दावा;
• उधारकर्ताओं के लिए आवश्यकताएं, आदि।

मेल द्वारा दावा सही तरीके से कैसे भेजें? अतिरिक्त उपाय

मान लें कि मेल द्वारा दावे की डिलीवरी के लिए सभी उपाय किए गए हैं। लेकिन अभिभाषक ने हठपूर्वक पत्र प्राप्त करने से इनकार कर दिया। शायद इसलिए कि उसे इसकी सामग्री के बारे में संदेह है, या हो सकता है कि सब कुछ बहुत अधिक सामान्य हो। संगठन के कर्मचारी मेल पर जाने के लिए बहुत आलसी हैं, या, जैसा कि वे समीक्षाओं में कहते हैं जानकार लोग, कानूनी इकाई व्यक्ति अपने कर्मचारियों के लिए केवल पंजीकृत पत्र प्राप्त करने के लिए पावर ऑफ अटॉर्नी तैयार करते हैं (पावर ऑफ अटॉर्नी के मानक लेटरहेड के अनुसार), लेकिन दुर्भाग्य से वे मूल्यवान लोगों के बारे में भूल जाते हैं या उन्हें तैयार करने के लिए बहुत आलसी होते हैं। शिपमेंट प्राप्त करने के लिए आप दूसरे पक्ष को कैसे प्राप्त करते हैं?

फ़ोरम सबसे पहले शिकायत करने के बाद टेलीग्राम भेजने की सलाह देते हैं। संदेश के पाठ में, आपको यह इंगित करना होगा कि आपने मेल द्वारा पत्र भेजा है और इसे प्राप्त करने के लिए कहें (केवल पत्र संख्या इंगित करें)। इसके आगमन की पूर्व सूचना के बिना, टेलीग्राम सीधे प्राप्तकर्ता को सौंप दिया जाता है। इसलिए, व्यावहारिक रूप से कोई संभावना नहीं है कि वे इसे प्राप्त नहीं करेंगे। इस प्रकार, आप प्रतिवादी को दावे की प्राप्ति के बारे में ठीक से सूचित करेंगे। और अगर वह एक प्रमाणित (या मूल्यवान) पत्र प्राप्त करने से इनकार करता है, तो इसे दायित्वों की जानबूझकर चोरी माना जाएगा।

दूसरा विकल्प अधिसूचना के मुख्य साधन के रूप में उसी टेलीग्राम का उपयोग करना है। इस मामले में, दावे का पूरा पाठ अग्रेषित टेलीग्राफ संदेश में दर्ज किया जाता है। लेकिन यह तरीका पूरी तरह से केवल उन मामलों में काम करता है जहां टेक्स्ट का आकार छोटा होता है, यानी। 1 शीट से अधिक नहीं लेता है। सच है, इस विधि में बहुत पैसा खर्च होगा। वैकल्पिक रूप से, आप केवल दावे का मुख्य विचार, कुछ शब्दों में उसका एक अंश भेज सकते हैं, उदाहरण के लिए: "मैं आपसे बीमा प्रीमियम की पुनर्गणना करने और पूर्ण के संबंध में इसके कुछ हिस्से को वापस करने के लिए कहता हूं। जल्दी चुकौतीश्रेय "।

तो डाक द्वारा दावा भेजने का सही तरीका क्या है? कौन सा तरीका सबसे बेहतर होगा। विभिन्न मंचों पर इस विषय पर चर्चा करने वाले सहमत हैं कि यह अभी तक एक सूची और अधिसूचना के साथ एक मूल्यवान पत्र से बेहतर आविष्कार नहीं किया गया है। आप अतिरिक्त उपायों के साथ सभी उपलब्ध विकल्पों को आजमा सकते हैं, लेकिन दावों को स्थानांतरित करने का सबसे विश्वसनीय तरीका अभी भी अपराधी को उनकी व्यक्तिगत डिलीवरी है (बस डिलीवरी के निशान के साथ एक प्रति प्राप्त करना न भूलें, एक विकल्प के रूप में, आप एक तैयार कर सकते हैं इन उद्देश्यों के लिए दावे की दूसरी प्रति)। यहां, वितरण के तथ्य पर विवाद नहीं किया जा सकता है, और संदेश के सार पर सवाल नहीं उठाया जाता है।

पारंपरिक रूप से दस्तावेजों की तैयारी और लेखांकन की प्रक्रियाओं पर बहुत ध्यान दिया जाता है, लेकिन पतेदार को उनकी डिलीवरी, विशेष रूप से डाक सेवाओं द्वारा, व्यावहारिक रूप से नहीं माना जाता है। इस बीच, यहां काफी मुश्किलें हैं। कैसे अधिक कंपनीविषयों को पत्र भेजता है अधिक प्रासंगिक प्रश्नप्रेषण प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करने और इसे न्यूनतम लागत पर यथासंभव कुशल बनाने के बारे में।

इस लेख में, हम मेलिंग के प्रकार, लेखांकन और खोज की प्रक्रिया, साथ ही मेल द्वारा पत्राचार भेजने की प्रक्रिया को स्वचालित करने के तरीकों पर विचार करेंगे।

मेल भेजने के लिए कौन जिम्मेदार होना चाहिए?

यदि संगठन में पत्राचार की मात्रा काफी बड़ी है, तो मेल भेजने की प्रक्रिया को केंद्रीकृत करने की आवश्यकता है। आमतौर पर, ये जिम्मेदारियां एक सचिव या कूरियर को सौंपी जाती हैं। यह उनका काम है कि इस प्रक्रिया को इस तरह से व्यवस्थित करें कि इस पर जितना हो सके उतना कम समय खर्च करें।

दरअसल, पत्र भेजने के लिए ऐसा दृष्टिकोण, जब कलाकार स्वयं डाकघर जाते हैं, तर्कहीन होता है और केवल उन संगठनों के लिए उपयुक्त होता है जहां मेलिंग की मात्रा की गणना इकाइयों में की जाती है। इस दृष्टिकोण के नुकसान स्पष्ट हैं:

• यह ट्रैक करना मुश्किल है कि क्या कलाकार वास्तव में डाकघर गया था;
• कलाकार जितनी अधिक बार पत्र लिखता है, उतनी ही बार उसे अपना खर्च करने के लिए डाकघर का दौरा करने के लिए मजबूर किया जाता है काम का समय, और इसलिए सड़क के लिए नियोक्ता का पैसा;
• काम की एक बड़ी मात्रा के साथ, कलाकारों को कार्य दिवस के बाद डाकघर जाने के लिए मजबूर होना पड़ता है, जो इस वजह से तदनुसार बढ़ जाता है।

हम रूसी पोस्ट के साथ काम करते हैं

अधिकांश संगठन आज रूसी पोस्ट के साथ मुख्य रूप से काम करते हैं क्योंकि यह सबसे अनुकूल शिपिंग दरों की पेशकश करता है, देश में कहीं भी आइटम वितरित करता है और पताकर्ता द्वारा पत्राचार की प्राप्ति का दस्तावेजीकरण कर सकता है, जो कानूनी कार्यवाही के मामले में बहुत महत्वपूर्ण है।

तुलना के लिए: गैर-राज्य डाक एक्सप्रेस सेवाएं केवल उन्हीं के साथ काम करती हैं बस्तियोंजहां उनकी शाखाएं हैं; कभी-कभी वे केवल एसएमएस द्वारा डिलीवरी की सूचना दे सकते हैं और उनकी सेवाएं अधिक महंगी होती हैं।

रूसी पोस्ट का काम कड़ाई से विनियमित है। पत्राचार भेजने के लिए जिम्मेदार कर्मचारी को निम्नलिखित नियामक दस्तावेजों से परिचित होने की सलाह दी जाती है:

• संघीय कानून 17.07.1999 नंबर 176-एफजेड "ऑन पोस्टल कम्युनिकेशन" (06.12.2011 को संशोधित);
• 15 अप्रैल, 2005 नंबर 221 के रूसी संघ की सरकार द्वारा अनुमोदित डाक सेवाओं के प्रावधान के लिए नियम;
• संघीय राज्य एकात्मक उद्यम "रूसी पोस्ट" दिनांक 05/17/2012 नंबर 114-पी के आदेश द्वारा अनुमोदित आंतरिक पंजीकृत मेल प्राप्त करने और सौंपने की प्रक्रिया;
• 24 जनवरी, 2007 नंबर 28-पी के संघीय राज्य एकात्मक उद्यम "रूसी पोस्ट" के आदेश द्वारा अनुमोदित आंतरिक पार्सल मेल प्राप्त करने, वितरित करने और सौंपने की प्रक्रिया;
• अंतर्राष्ट्रीय मेल स्वीकार करने के लिए दिशानिर्देश (इस लेखन के समय 10/17/2013 को संशोधित)।

यदि पत्रों की मात्रा आपको उन्हें सबमिट करने की अनुमति नहीं देती है सामान्य आधारलाइन में खड़े होकर, मेल के साथ समाप्त करना संभव है के लिए अनुबंध समाज सेवा ... इस मामले में, में निर्धारित दिनडाकघर का एक कर्मचारी संगठन में आएगा और सचिव या कूरियर द्वारा तैयार किए गए पत्रों को उठाएगा। अगली यात्रा पर, डाक कर्मचारी पूरे शिपिंग दस्तावेज लाएंगे। विस्तार में जानकारीमेल साइट पर पोस्ट की गई इस सेवा के बारे में www.russianpost.ruऔर हॉटलाइन ऑपरेटरों द्वारा भी आसानी से प्रदान किया जाता है।

पत्र कितने प्रकार के होते हैं?

सभी डाक वस्तुओं को दो श्रेणियों में बांटा गया है: दर्ज कराईतथा अपंजीकृत... उनके बीच का अंतर मौलिक है: प्रेषक के अनुरोध पर, मेल पंजीकृत वस्तु को खोजने या उसके स्थान के बारे में जानकारी प्रदान करने के लिए बाध्य है। एक अपंजीकृत आइटम का ट्रेस उस क्षण खो जाता है जब प्रेषक उसे मेलबॉक्स में छोड़ देता है। बदले में, मेल में पंजीकृत एक पत्र हस्ताक्षर के खिलाफ पतेदार को सौंप दिया जाएगा, एक अपंजीकृत पत्र को एक बॉक्स में छोड़ दिया जाएगा या बस सचिव को सौंप दिया जाएगा, और कोई भी यह साबित नहीं करेगा कि पत्र प्राप्त हुआ था।

इसलिए, एक अपंजीकृत, या सरल, पत्र के साथ दस्तावेज़ भेजना बेहतर है, जिसके नुकसान से कोई कानूनी या वित्तीय परिणाम नहीं होगा, उदाहरण के लिए, छुट्टियों के लिए ग्रीटिंग कार्ड। और सब कुछ जो कम से कम सैद्धांतिक रूप से विवाद का विषय बन सकता है, मेल में पंजीकृत होने की दृढ़ता से अनुशंसा की जाती है।

पंजीकृत पत्राचार का मुख्य प्रकार है पंजीकृत पत्रतथा पार्सल... एक पंजीकृत पत्र की प्राप्ति के बारे में साधारण पत्रों के विपरीत, प्राप्तकर्ता को एक विशेष रसीद द्वारा सूचित किया जाएगा और डाक कर्मचारी के हाथों से एक लिफाफा प्राप्त होगा, जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, हस्ताक्षर के खिलाफ।

आप एक पंजीकृत आइटम जोड़ सकते हैं अनुलग्नकों की सूची... यह डाक वस्तु की मात्रात्मक और लागत विशेषताओं का वर्णन करने वाला एक दस्तावेज है। सूची की एक प्रति डाक मद में संलग्नक के ऊपर लिफाफे में रखी जाती है, दूसरी रसीद के साथ प्रेषक को दी जाती है। एक सूची के साथ एक पत्र प्राप्त करने के बाद, प्राप्तकर्ता यह दावा नहीं कर पाएगा कि उसे कोई दस्तावेज नहीं भेजा गया था।

ध्यान दें!

भेजने से पहले संलग्नक की सूची के साथ लिफाफे को सील करना आवश्यक नहीं है: डाकघर का संचालक यह सुनिश्चित करने के लिए बाध्य है कि सूची में इंगित सभी दस्तावेज वास्तव में लिफाफे में हैं।

अंत में, विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए साधारण सूचनाएंपंजीकृत पत्र प्राप्त होने पर। नोटिस एक कार्ड है जो लिफाफे से चिपका होता है। पत्र प्राप्त होने पर, पताकर्ता कार्ड पर हस्ताक्षर करता है, जिसके बाद इसे प्रेषक को भेजा जाता है। लौटाई गई अधिसूचना एक दस्तावेज है जो आधिकारिक तौर पर पत्र की प्राप्ति के तथ्य की पुष्टि करता है। सूचनाओं के भंडारण की अवधि 5 वर्ष है।

अधिसूचना वापस होने के बाद, इसकी उपलब्धता के बारे में जानकारी मेलिंग लॉग (नीचे देखें) में दर्ज की जा सकती है। पत्र प्राप्त करने वाले और किस तारीख को कार्ड से फिर से लिखना आवश्यक नहीं है। यदि कलाकार को इस जानकारी की आवश्यकता है, तो वह हमेशा सचिव से संपर्क कर सकता है। अक्सर, पर्याप्त जानकारी होती है कि पत्र प्राप्त हुआ था। सूचनाओं को स्कैन करना तभी समझ में आता है जब कंपनी ने इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (ईडीएमएस) लागू की हो। ईडीएमएस में आउटगोइंग दस्तावेज़ के बारे में जानकारी के लिए अधिसूचना फ़ाइल को "बाध्य" करने की क्षमता है। यह बहुत सुविधाजनक है: निष्पादक किसी भी समय जांच कर सकता है कि पत्र प्राप्तकर्ता को दिया गया है या नहीं।

हम इसे अलमारियों पर रख देते हैं

एक ज़िप कोड के साथ पूरा पता इंगित करने के अलावा, भेजने के लिए सचिव को पत्र लाने वाले कलाकारों को शिपमेंट के प्रकार के बारे में पत्र पर एक नोट बनाना होगा। वैकल्पिक रूप से, कार्यालय में, आप शिलालेखों के साथ ट्रे रख सकते हैं: "सादे पत्र", "पंजीकृत पत्र", "अधिसूचना के साथ पंजीकृत पत्र", "अधिसूचना और सूची के साथ पंजीकृत पत्र", आदि। तब कलाकार किसी भी समय कार्यालय के कर्मचारियों को विचलित किए बिना भेजे जाने वाले पत्रों को छोड़ सकेंगे।

हमारी सलाह

पत्राचार भेजने के नियमों में, यह इंगित करने की अनुशंसा की जाती है कि गलत तरीके से निष्पादित पत्राचार, साथ ही बिना पते या सूचकांक के पत्र, ठेकेदार को उनकी तात्कालिकता के बावजूद वापस कर दिए जाएंगे।

भेजने के लिए मेल तैयार करना

यदि किसी प्रक्रिया को स्वचालित करने का अवसर है, तो आपको उसकी उपेक्षा नहीं करनी चाहिए। इसलिए, यदि सचिव अभी भी हाथ से मेल लिफाफे पर हस्ताक्षर करता है, तो उसे माइक्रोसॉफ्ट वर्ड टेक्स्ट एडिटर के कार्यों के सेट पर ध्यान देना चाहिए, जो लिफाफों को लेबल करने के लिए, उन्हें कॉर्पोरेट पहचान देने के साथ-साथ मेलिंग सूची से लिफाफे को प्रिंट करना है। दूसरे शब्दों में, प्रत्येक लिफाफे को हस्तलिखित करने के बजाय, आप कार्यक्रम में एक बार निर्दिष्ट कर सकते हैं:

• प्रेषक का वापसी पता;
• लिफाफे की कॉर्पोरेट पहचान।

कार्यक्रम में प्राप्तकर्ताओं के पते (मेलिंग सूची) की सूची दर्ज करने के बाद, जो कुछ भी बचा है वह प्रिंटर में लिफाफे का ढेर डालना और "प्रिंट" कमांड सेट करना है। वर्णित कार्य टैब में पाए जा सकते हैं मेलिंग (बनाएं ® लिफाफे,स्टिकर).

वैसे

पते के अलावा, लिफाफे पर प्राप्तकर्ता के सूचकांक को मुद्रित करना और अनुक्रमणिका लिखने के नियमों के अनुसार इसे व्यवस्थित करना संभव है। ऐसा करने के लिए, आपको अपने कंप्यूटर पर एक विशेष फ़ॉन्ट स्थापित करने की आवश्यकता है। इसे इंटरनेट पर खोजना आसान है - बस खोज इंजन में "इंडेक्स फॉन्ट" क्वेरी दर्ज करें। फ़ॉन्ट फ़ाइल में एक्सटेंशन .ttf है। इसे डाउनलोड करने के बाद, आपको "मेरा कंप्यूटर" फ़ोल्डर में जाना होगा, फिर "कंट्रोल पैनल" फ़ोल्डर में, "फ़ॉन्ट्स" फ़ोल्डर ढूंढें और उसमें फ़ॉन्ट फ़ाइल रखें।

अंजीर में। 1 आप देख सकते हैं कि एमएस वर्ड में बनाया गया प्रिंट-रेडी लिफाफा कैसा दिखता है।

चावल। एक

जब भेजने के लिए पत्रों का सेट तैयार हो जाए, तो आपको भरना होगा पहले दो कॉलमफॉर्म 103 "बैच मेलिंग भेजने के लिए सूची"। यह मेल आवश्यकता सभी संगठनों पर लागू होती है यदि वे 5 या अधिक पत्र भेजते हैं। प्रेषक को भेजे जाने वाले सभी पंजीकृत ईमेल को सूचीबद्ध करना होगा। शेष कॉलम डाकघर के संचालक द्वारा भरे जाते हैं। सूची को दो प्रतियों में मुद्रित किया जाता है, जो प्रेषण के लिए जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षरित होता है, जिसके बाद उसके हस्ताक्षर एक मुहर द्वारा प्रमाणित होते हैं। भरे हुए रजिस्टर की एक प्रति डाकघर में रहेगी, दूसरी संस्था को वापस कर दी जाएगी। इसमें आइटम की ट्रैकिंग आईडी होगी।

यह फॉर्म रूसी पोस्ट वेबसाइट पर उपलब्ध है। एकमात्र दोष: फ़ाइल को केवल .jpg प्रारूप में डाउनलोड किया जा सकता है, अर्थात। एक चित्र के रूप में, इसलिए प्रपत्र को मैन्युअल रूप से पुन: प्रस्तुत करना होगा और एक टेम्पलेट के रूप में सहेजना होगा।

ट्रैकिंग ईमेल

पंजीकृत डाक वस्तुओं को रूसी पोस्ट वेबसाइट पर ट्रैक किया जा सकता है। मुख्य पृष्ठ के बाईं ओर एक लिंक है "डाक की वस्तुओं को ट्रैक करना" (चित्र 2)। हम "विवरण" पर क्लिक करके उस पर आगे बढ़ते हैं, और खुद को वांछित पृष्ठ पर पाते हैं।

चावल। 2

अब आपको एक अद्वितीय कोड (डाक पहचानकर्ता) दर्ज करना होगा, जो ऑपरेटर द्वारा प्रत्येक शिपमेंट को सौंपा गया है। आप इस कोड को रसीद में या सूची में फॉर्म 103 (कॉलम 3) में पा सकते हैं। कोड में 14 अंक होते हैं। हम इसे "डाक पहचानकर्ता" फ़ील्ड में दर्ज करेंगे, फिर नीचे के क्षेत्र में हम पांच अंकों का सुरक्षा कोड दर्ज करेंगे और "ढूंढें" (चित्र 3) पर क्लिक करेंगे।

एक टेबल खुलेगी, जिससे आप हमारे पत्र के पथ का पता लगा सकते हैं (उदाहरण 1)।

उदाहरण 1

पत्र के संचलन के बारे में जानकारी

कार्यवाही	दिनांक	ऑपरेशन का स्थान		विशेषता सर्जरी	वजन (किग्रा)	की घोषणा की मान (रब.)	उपरिशायी। भुगतान (रब.)	के नाम
		अनुक्रमणिका	ओपीएस नाम					अनुक्रमणिका	पता
				इकाई
इलाज				छँटाई केन्द्र छोड़ दिया है
इलाज				डिलीवरी की जगह पर आ गया
सौंपना				पता करने वाले को डिलीवरी

वैसे

पत्र के आंदोलन के बारे में जानकारी के कानूनी प्रभाव का मुद्दा बल्कि विवादास्पद है। यह एक संगठन के लिए संपूर्ण प्रतीत होता है जो अपने पत्रों की निगरानी करता है, लेकिन अदालत में सबूत के रूप में स्वीकार नहीं किया जा सकता है।
रूसी डाक के साथ पत्राचार कानूनी रूप से बाध्यकारी होगा। आपको रसीद या फॉर्म 103 की एक प्रति संलग्न करते हुए डाकघर को एक आधिकारिक जांच पत्र भेजने की आवश्यकता है। जवाब में, आपको आवश्यक जानकारी के साथ रूसी पोस्ट के लेटरहेड पर एक पत्र प्राप्त होगा, जो अदालत में सबूत के रूप में होगा कोई सवाल न उठाएं।

भेजे गए ईमेल के लिए लेखांकन

संगठन से दस्तावेजों के किसी भी निकास को दर्ज किया जाना चाहिए, चाहे वे किस प्रकार के दस्तावेज हों और उनके बाहर निकलने का मार्ग क्या हो। पत्र कोई अपवाद नहीं हैं। हम अनुशंसा करते हैं कि मेल भेजने के लिए जिम्मेदार कर्मचारी एक विशेष पत्रिका में प्रत्येक पत्र का ट्रैक रखें (उदाहरण 2)। चूंकि ऐसी पत्रिका रखने का दायित्व निहित नहीं है नियामक दस्तावेजऔर यह केवल सुविधा और नियंत्रण की बात है, प्रत्येक कंपनी अपने दम पर पत्रिका का रूप विकसित कर सकती है।

खोज संख्या

अधिसूचना

ध्यान दें

इवानोव के.आई.

अनुसूचित जनजाति। पुश्किन, 56, उपयुक्त। 43, मास्को

प्रदर्शनी के लिए आमंत्रण

चाय बागान, OOO

अनुसूचित जनजाति। शिपबिल्डर, 454, कार्यालय 34, वोल्गोग्राड

संदर्भ। संख्या 3324-3 दिनांक 06/14/2014

उत्पादन विभाग

ज़र्कालो, ओओओ

अनुसूचित जनजाति। 7वीं सदोवया, 33, तोगलीपट्टी, समारा क्षेत्र

संदर्भ। संख्या 3354-2 दिनांक 06/15/2014

तकनीकी विभाग

प्रोमरेगियोंगज़, जेएससी

अनुसूचित जनजाति। शकोलनाया, 3, कार्यालय 353-बी, इरकुत्स्क

संदर्भ। संख्या 3465-6 दिनांक 17 जून 2014

विधिक सेवाएं

धनवापसी - प्राप्तकर्ता पत्र के लिए नहीं दिखा

तालिका के कॉलम भरना

1. क्रमांक।कार्यालय के काम पर एक रिपोर्ट बनाने के लिए कॉलम महत्वपूर्ण है: आप तुरंत देख सकते हैं कि डाक चैनलों के माध्यम से कितने पत्र भेजे गए थे।
2. डाक सेवा।यह प्रासंगिक है यदि संगठन न केवल रूसी पोस्ट की सेवाओं का उपयोग करता है, बल्कि मेल भी व्यक्त करता है।
3. पत्र का प्रकार।कॉलम विवादास्पद मामलों में उपयोगी होता है या जब आपको यह साबित करने की आवश्यकता होती है कि प्राप्तकर्ता को पत्र प्राप्त हुआ है।
4. गंतव्य।कॉलम में व्यक्ति का उपनाम और आद्याक्षर या पता करने वाले संगठन का नाम होता है। फ़िल्टर करने की सुविधा के लिए, हम संगठन के नाम या नाम से शुरू होने वाले कॉलम को भरने की सलाह देते हैं, उदाहरण के लिए इवानोव के.ए.... या चाय का कमरा वृक्षारोपण, OOO.
5. अनुक्रमणिका।लिफाफा बनाते समय इसे कॉपी और पेस्ट करना आसान बनाने के लिए एक अलग कॉलम में बनाया गया है (पहले देखें)। यदि सचिव लिफाफों को हाथ से लिखना पसंद करता है, तो पते के साथ ज़िप कोड लिखा जा सकता है।
6. पता।प्राप्तकर्ता का डाक पता इंगित किया गया है।
7. सामग्री सूची।इस कॉलम में, जानकारी दर्ज की जाती है, विशेष रूप से उन मामलों में जब प्रतिपक्ष के साथ सक्रिय पत्राचार होता है। आपको शिपमेंट में भ्रमित नहीं होने और यह जानने की अनुमति देता है कि किसी विशेष दिन कौन सा दस्तावेज़ भेजा गया था। कॉलम को बहुत अधिक विवरण में भरना आवश्यक नहीं है - दस्तावेज़ का पंजीकरण डेटा पर्याप्त है, उदाहरण के लिए संदर्भ। संख्या 4543 दिनांक 23/05/2014.
8. निष्पादक।उस विभाग का नाम बताएं जिसका कर्मचारी प्रेषण के लिए पत्र लाया था, या इस कर्मचारी का उपनाम। हम अनुशंसा करते हैं कि आप विभाग निर्दिष्ट करें, क्योंकि यह कर्मचारी की तुलना में संगठन में अधिक स्थायी इकाई है।
9. प्रस्थान की तारीख।उस दिन का संकेत दिया जाता है जब पत्र डाक ऑपरेटर को सौंप दिया गया था या मेलबॉक्स में गिरा दिया गया था।
10. खोज संख्या।कोड निर्दिष्ट करने के लिए कॉलम जिसके द्वारा आप रूसी पोस्ट वेबसाइट पर पत्र के भाग्य का पता लगा सकते हैं।
11. अधिसूचना।यह चिह्नित करने के लिए एक बॉक्स है कि एक पत्र की प्राप्ति की अधिसूचना वापस कर दी गई है।
12. ध्यान दें।इंगित करने के लिए पारंपरिक ग्राफ अतिरिक्त जानकारी(उदाहरण के लिए, एक पत्र वापस करने के बारे में, जैसा कि उदाहरण 2 में है)।

पत्रिका खोज

चूंकि जर्नल में हस्तलिखित हस्ताक्षर की आवश्यकता नहीं होती है, इसलिए इसे इसमें रखा जाता है इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में(उदाहरण के लिए, एमएस एक्सेल में)। इस पत्रिका का उद्देश्य कंपनी द्वारा भेजे गए किसी भी पत्र का शीघ्रता से पता लगाने में सक्षम होना है। इसके लिए आपको चाहिए:

• ग्राफ़ के नाम के साथ शीर्ष पंक्ति को ठीक करें ताकि आप इसे हमेशा देख सकें;
• इसे एक फिल्टर के साथ प्रदान करें।

यह सब तालिका में अक्षरों की खोज में काफी तेजी लाएगा।

यह सुनिश्चित करने के लिए कि लॉग के माध्यम से स्क्रॉल करते समय तालिका की शीर्ष पंक्ति हमेशा दिखाई दे, आपको टैब पर जाने की आवश्यकता है राय... यहाँ टूलबार में खिड़कीएक टीम चुनें क्षेत्रों को ठीक करने के लिए, और ड्रॉपडाउन मेनू में - पिन टॉप लाइन(अंजीर। 4)। अब रजिस्टर में कई पद होने पर भी कॉलम के नाम तालिका के शीर्ष पर तय किए जाएंगे।

चावल। 4

यह केवल कॉलम की सामग्री को फ़िल्टर करने के विकल्प को सक्षम करने के लिए बनी हुई है। ऐसा करने के लिए, टूलबार में संपादनआइकन पर क्लिक करें क्रमबद्ध करें और फ़िल्टर करें, फिर ड्रॉप-डाउन विंडो में - फ़िल्टर(अंजीर। 5)।

चावल। 5

स्तंभ नाम के निचले दाएं कोने में एक तीर वाला बटन दिखाई देगा - यह फ़िल्टर है। किसी विशिष्ट कॉलम के तीर पर क्लिक करके, आप उसके किसी भी मान को सॉर्ट कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, हमें Promregiongaz OJSC को भेजे गए सभी पत्रों को देखना होगा। तीर पर क्लिक करें - और हम रजिस्टर में दर्ज किए गए पते की पूरी सूची देखते हैं। "सभी का चयन करें" मान को अनचेक करें और इसे Promregiongaz OJSC के सामने वाले चेकबॉक्स में रखें। बटन पर क्लिक करना ठीक हैऔर हम इस संगठन को भेजे गए सभी पत्र देखते हैं (चित्र 6)।

चावल। 6

यदि ईमेल किसी को केवल एक बार भेजा गया था, तो कीबोर्ड शॉर्टकट को दबाना आसान हो जाएगा Ctrl + एफखोज बार प्रदर्शित करने के लिए, इसमें जानकारी (उपनाम, नाम, शहर, आदि) दर्ज करें और दबाएं अगला ढूंढो(अंजीर। 7)। कार्यक्रम वांछित सेल को ढूंढेगा और उजागर करेगा।

चावल। 7

डाक द्वारा दस्तावेज भेजने का विनियमन

डाक द्वारा दस्तावेज़ भेजने के नियम या तो कागजी कार्रवाई निर्देशों का हिस्सा हो सकते हैं या एक स्वतंत्र दस्तावेज़ हो सकते हैं। अपने विवेक पर, संगठन उन्हें एक्सप्रेस मेल द्वारा दस्तावेज़ भेजने की प्रक्रिया के साथ पूरक कर सकता है। यहां कागजी कार्रवाई के निर्देशों का एक अंश दिया गया है, जो डाक द्वारा पत्र भेजने की प्रक्रिया निर्धारित करता है (उदाहरण 3)।

उदाहरण 3

कार्यालय के काम के लिए निर्देशों का अंश

"एक्सप्रेस मेल द्वारा दस्तावेज भेजने के नियम"

7. आउटगोइंग दस्तावेज़ डाक द्वारा भेजना

7.1 डाक द्वारा दस्तावेज भेजना (एक्सप्रेस मेल सहित) कुलाधिपति द्वारा किया जाता है।

7.2. सप्ताहांत को छोड़कर, भेजने के लिए पत्रों का स्वागत दैनिक रूप से किया जाता है छुट्टियां, 9:00 से 13:00 बजे तक और 14:00 से 18:00 बजे तक (छोटा और पूर्व-छुट्टी के दिनों में - 17:00 बजे तक)।

7.3. दस्तावेज़ भेजने से पहले, ठेकेदार दस्तावेज़ के सभी पृष्ठों की उपस्थिति और उनके स्थान, डिज़ाइन और पते की शुद्धता, हस्ताक्षर, वीज़ा, संलग्नक, पंजीकरण डेटा की उपस्थिति, संख्या और तारीख के लिंक की जांच करने के लिए बाध्य है। अनुरोध (यदि अनुरोध का उत्तर दिया गया है)। डाक कोड सहित प्रेषण का पता दस्तावेज़ से जुड़ा हुआ है, और मेलिंग के प्रकार के बारे में एक नोट बनाया गया है: सादा पत्र, पंजीकृत पत्र, साधारण अधिसूचना के साथ प्रमाणित पत्र, संलग्नक की सूची के साथ प्रमाणित पत्र, एक्सप्रेस मेल , आदि। यदि निर्दिष्ट जानकारी अनुपस्थित है, तो ठेकेदार को पत्राचार वापस कर दिया जाता है। गैर-आधिकारिक प्रकृति के गलत तरीके से निष्पादित पत्राचार और पत्राचार को प्रेषण के लिए स्वीकार नहीं किया जाएगा और कलाकार को वापस कर दिया जाएगा।

7.4. डाक द्वारा दस्तावेज भेजना सप्ताह में दो बार किया जाता है: सोमवार और गुरुवार को 15:00 बजे। ठेकेदार स्वतंत्र रूप से तत्काल पत्राचार भेज सकता है। सोमवार और गुरुवार को 15:00 बजे के बाद कुलाधिपति द्वारा प्राप्त पत्राचार अगले प्रेषण के दिन भेजा जाएगा।

7.5. एक्सप्रेस मेल द्वारा दस्तावेज भेजना कार्यालय द्वारा शिपमेंट की प्राप्ति के दिन या अगले कार्य दिवस पर किया जाता है यदि शिपमेंट 15:00 के बाद (संक्षिप्त कार्य दिवसों पर 14:00 के बाद) प्राप्त हुआ था।

7.6. भेजने के लिए दस्तावेज प्राप्त होने पर, कुलाधिपति के विशेषज्ञ हस्ताक्षर, आउटगोइंग नंबरों के साथ-साथ मुख्य या संलग्न दस्तावेज़ में निर्दिष्ट अनुलग्नकों की जांच करते हैं।

7.7. शिपमेंट के लिए स्वीकार किए गए पत्राचार को पोस्टेज जर्नल (परिशिष्ट 5) में दर्ज किया जाता है, जिसके बाद इसे परिवर्तित किया जाता है।

7.8. लिपटे पत्राचार को बैच मेलिंग (परिशिष्ट 6) भेजने के लिए सूची में दर्ज किया गया है। सूची दो प्रतियों में छपी है और पत्राचार भेजने के लिए जिम्मेदार कुलाधिपति के कर्मचारी द्वारा हस्ताक्षरित है। हस्ताक्षर "दस्तावेजों के लिए" मुहर द्वारा प्रमाणित है। कॉलम पोस्टल ऑपरेटर द्वारा भरे जाते हैं। सूची की एक प्रति कुलाधिपति को लौटा दी जाती है और फाइल पर रख दी जाती है।

7.9. पत्राचार की सुपुर्दगी की सूचना मिलने के बाद, कुलाधिपति का कर्मचारी मेलिंग रजिस्टर के कॉलम 11 में एक निशान लगाता है और अधिसूचना को फाइल में दर्ज करता है।

हमने डाक द्वारा दस्तावेज़ भेजने की प्रक्रिया के मुख्य घटकों को शामिल किया है। हमें उम्मीद है कि यह जानकारी आपको अपने काम को बेहतर ढंग से व्यवस्थित करने में मदद करेगी।

प्रकाशन की तिथि: 14.04.2015

एक पत्र एक लिखित संदेश के साथ एक डाक वस्तु है। पत्र सादे, पंजीकृत या घोषित मूल्य के साथ हो सकते हैं। इस लेख में मैं आपको इसके बारे में विस्तार से बताऊंगा प्रमाणित पत्र कैसे भेजें, साथ ही साथ अधिसूचना के साथ प्रमाणित पत्र कैसे भेजेंऔर साथ अनुलग्नकों की सूची.

इसलिए, साधारण अक्षरआमतौर पर विनिमय करने के लिए उपयोग किया जाता है लिखित संचारव्यक्तियों के बीच। यानी एक साधारण लिफाफे या ग्रीटिंग कार्ड में एक साधारण पत्र - यह सब साधारण अक्षरों को संदर्भित करता है। ऐसा पत्र भेजने के लिए, इसे रूसी डाक के नीले मेलबॉक्स में डालना पर्याप्त है। ऐसे मेल का अधिकतम वजन 20 ग्राम से अधिक नहीं होना चाहिए। * एक साधारण पत्र भेजते समय - प्रेषक को पत्र (चेक, रसीद) भेजने के लिए कोई सहायक दस्तावेज नहीं दिया जाता है। तदनुसार, यदि एक साधारण पत्र खो जाता है, तो रूसी पोस्ट की कोई जिम्मेदारी नहीं होगी।

आदेशित पत्रकुछ दस्तावेज, प्रपत्र, रसीदें भेजने का इरादा। इस तरहडाक आइटम पंजीकृत है। यह एक ऑपरेटर के माध्यम से सीधे रूसी डाकघर को भेजा जाता है। भेजने की लागत एक साधारण पत्र के मामले की तुलना में कुछ अधिक महंगी है, लेकिन प्रेषक को एक गारंटी प्राप्त होती है कि आइटम निश्चित रूप से प्राप्तकर्ता को दिया जाएगा। एक पंजीकृत पत्र की सुपुर्दगी व्यक्तिगत रूप से हस्ताक्षर करने वाले के हाथों में हस्ताक्षर के खिलाफ की जाती है। एक पंजीकृत पत्र का अधिकतम वजन 100 ग्राम से अधिक नहीं होना चाहिए। यदि डाक वस्तु का वजन 100 ग्राम से अधिक है, तो ऐसी डाक वस्तु को पार्सल पोस्ट कहा जाता है।

एक पंजीकृत पत्र एक साथ वापसी रसीद और संलग्नक की एक सूची के साथ भेजा जा सकता है। सच है, बाद के मामले में, पत्र को अब प्रमाणित नहीं, बल्कि मूल्यवान कहा जाएगा!

रसीद की पावती के साथ एक प्रमाणित पत्र क्या है?इस प्रकार के प्रेषण में यह माना जाता है कि पत्र को प्रमाणित व्यक्ति के रूप में प्रेषिती को भेजा जाएगा, अर्थात, प्राप्तकर्ता को व्यक्तिगत रूप से पत्र प्राप्त होगा, और प्रेषक, बदले में, एक अधिसूचना प्राप्त करेगा जो पुष्टि करेगा कि पताकर्ता को पत्र प्राप्त हुआ है। . अर्थात्, यदि आप एक प्रमाणित पत्र भेजना चाहते हैं और यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि पत्र प्राप्तकर्ता द्वारा प्राप्त किया गया है, तो आपको एक अधिसूचना के साथ एक प्रमाणित पत्र भेजना होगा।

एक मूल्यवान अनुलग्नक सूची पत्र क्या है?यह प्रकार मानता है कि शिपमेंट की सामग्री को प्रेषक द्वारा एक विशेष रूप में वर्णित किया जाएगा। उसी समय, एक इन्वेंट्री के साथ एक मूल्यवान पत्र प्राप्त होने पर, ऑपरेटर के साथ डाकघर में प्राप्तकर्ता को पत्र को खोलने और इसकी सामग्री की जांच करने का अधिकार होता है, जो पूरी तरह से अटैचमेंट इन्वेंट्री के रूप के अनुरूप होना चाहिए।

प्रमाणित पत्र कैसे भेजें

आप रूसी डाक की किसी भी शाखा में एक पंजीकृत पत्र भेज सकते हैं। इसमें कुछ भी मुश्किल नहीं है, आपको कोई अतिरिक्त फॉर्म भरने की जरूरत नहीं है।

पत्र भेजना:

• डाकघर में ऑपरेटिंग विंडो पर जाएं और आवश्यक लिफाफा आकार खरीदें। अधिकतम आकारलिफाफा 229x324 मिमी, यानी ए 4 पेपर की शीट से थोड़ा अधिक।
• लिफाफे में प्रेषक और प्राप्तकर्ता का सूचकांक और पता होना चाहिए।
• हम ऑपरेटर से कहते हैं कि हम यह पत्र पंजीकृत आदेश से भेजना चाहते हैं और बस हो गया। सेवा के लिए भुगतान करने के बाद, आपको एक चेक प्राप्त होगा, जो ट्रैक नंबर को इंगित करेगा, जिसके साथ आप पत्र की गति को तब तक ट्रैक कर सकते हैं जब तक कि वह वितरित न हो जाए।

रिटर्न रसीद के साथ प्रमाणित पत्र कैसे भेजें

रिटर्न रसीद के साथ एक प्रमाणित पत्र भेजने की प्रक्रिया बिल्कुल पिछले मामले की तरह ही है। अंतर केवल इतना है कि लिफाफे पर पते की जानकारी भरने के अलावा, आपको "रसीद की रसीद" फॉर्म (फॉर्म 119) भी भरना होगा। यह फॉर्म डाकघर से नि:शुल्क प्राप्त किया जा सकता है।

इस फॉर्म को भरने का एक उदाहरण नीचे दिए गए चित्र में दिखाया गया है। स्पष्टता के लिए, प्रेषक द्वारा भरा जाने वाला डेटा लाल रंग में हाइलाइट किया गया है:

सेवा की वापसी फॉर्म के सामने की तरफ अपने डेटा (नाम, पता, ज़िप कोड) को ठीक से इंगित करना आवश्यक है, क्योंकि इस अधिसूचना के प्राप्तकर्ता आप होंगे, न कि आपके पत्र के प्राप्तकर्ता।

अटैचमेंट लिस्टिंग के साथ प्रमाणित मूल्यवान पत्र कैसे भेजें

अनुलग्नकों की सूची के साथ एक मूल्यवान पत्र भेजना उसी तरह से किया जाता है जैसे एक नियमित पंजीकृत पत्र भेजना। फर्क सिर्फ इतना है कि आपको अतिरिक्त रूप से "अटैचमेंट इन्वेंटरी" फॉर्म (फॉर्म 107) भरना होगा। यह प्रपत्र प्रेषक के अनुरोध पर डाकघर में नि:शुल्क जारी किया जाता है।

यही है, अनुलग्नक के विवरण के साथ एक मूल्यवान पत्र भेजने के लिए, आपको लिफाफे पर सभी डेटा को इंगित करना होगा जिसमें पत्र भेजा जाएगा, और अनुलग्नक के विवरण के साथ दो फॉर्म भी भरने होंगे। आपको ठीक दो फॉर्म भरने होंगे, क्योंकि एक प्रेषक के पास रहता है, और दूसरा प्राप्तकर्ता द्वारा प्राप्त किया जाता है। तदनुसार, इस फॉर्म के आधार पर, प्राप्तकर्ता आपके शिपमेंट की सामग्री की जांच करने में सक्षम होगा।

फॉर्म भरने का एक उदाहरण f.107 अनुलग्नक का विवरण चित्र में दिखाया गया है:

अनुलग्नकों की सूची के साथ एक मूल्यवान पत्र भेजते समय, ऑपरेटर को एक सीलबंद (खुले) रूप में एक लिफाफा प्रदान करें। ऑपरेटर को यह जांचना होगा कि सामग्री अनुलग्नक सूची से मेल खाती है।

प्रमाणित पत्र: डिलीवरी का समय और लागत

पंजीकृत पत्रों के लिए डिलीवरी का समय पार्सल और पार्सल सहित अन्य डाक वस्तुओं के वितरण के समय के समान ही है। रूसी पोस्ट की लक्ष्य तिथियां हैं, जिन पर भरोसा किया जाना चाहिए। मैंने इस बारे में पहले ही लेख में और अधिक विस्तार से लिखा था। यदि आप चाहते हैं कि आपका पत्र तेजी से पहुंचे, तो इसे पहली कक्षा में भेजा जाना चाहिए।

एक प्रमाणित पत्र भेजने की लागत के लिए, लागत कई कारकों पर निर्भर करती है: पत्र का वजन, नोटिस के साथ या बिना, संलग्नक की सूची के साथ या बिना। अधिक जानकारी के लिए, रूसी पोस्ट वेबसाइट देखें।

*एक साधारण पत्र का वजन 20 ग्राम से अधिक हो सकता है, लेकिन 100 ग्राम से अधिक नहीं हो सकता है। प्रत्येक बाद के पूर्ण या अपूर्ण 20 ग्राम एक साधारण पत्र के वजन के लिए, एक अतिरिक्त शुल्क लिया जाता है।