L'envoi de lettres est toujours d'actualité aujourd'hui. En contactant n'importe quelle succursale de la poste russe, vous avez la possibilité d'envoyer une lettre à n'importe quelle adresse - à la fois en Russie et à l'étranger.
L'envoi d'une lettre s'effectue directement dans les bureaux de la poste russe. Si vous ne savez pas exactement où se trouve la succursale ou laquelle est la plus proche de chez vous, utilisez le service de recherche de succursales et de succursales sur Page Officielle organisations. Vous pouvez établir votre succursale par une carte ou à l'adresse exacte. La lettre peut être simple, recommandée ou à valeur déclarée, et n'est prévue que pour l'envoi d'un message écrit. Poids maximum lettres - 100 g Pour l'envoi, vous devrez acheter une enveloppe de la taille appropriée. Sur le dehors l'enveloppe contient les données de l'expéditeur et du destinataire. La vitesse de livraison dépend directement de l'exactitude du remplissage. Pour la transmission de la correspondance écrite interne, les conditions requises sont indiquées en russe et en langues internationales - en anglais ou dans la langue officielle du destinataire.
- nom, prénom et patronyme;
- nom de la rue, numéro de la maison et de l'appartement ;
- le nom de la zone ;
- le nom de la république, du territoire, de la région ;
- nom du pays pour les envois internationaux uniquement ;
- indice.
Bien que services postaux sont devenus assez familiers pour la plupart des gens, il reste des questions liées à la procédure d'envoi des lettres. Malgré le fait que les lettres soient envoyées par la poste depuis très longtemps, certaines personnes ne savent toujours pas comment envoyer une lettre par la poste russe rapidement et pratique. Pour commencer, il convient de noter que le processus d'envoi d'une lettre dépend du type d'envoi. Il est très facile d'envoyer une simple lettre.
Pour envoyer une simple lettre, il suffit d'envelopper le message dans une enveloppe, d'indiquer sur l'enveloppe toutes les informations nécessaires sur l'expéditeur et le destinataire, puis de sceller l'enveloppe et de la mettre dans boites aux lettres... Autrement dit, le processus est très simple et ne nécessite pas d'aide extérieure.
Si une personne est intéressée, comment envoyer une lettre en première classe Poste russe , alors les choses sont un peu plus compliquées ici. Le fait est que vous ne pouvez pas envoyer une lettre recommandée en la déposant simplement dans la boîte aux lettres, car un tel envoi nécessite un enregistrement supplémentaire. Avant de, comment envoyer une lettre de 1ère classe par la poste russe, vous devez remplir de nombreux formulaires, effectuer un paiement et obtenir un reçu. De plus, une lettre certifiée doit répondre certaines exigences, et le spécialiste de la poste doit vérifier si la lettre répond à la norme établie.
Une lettre recommandée ne doit pas peser plus de 20 grammes, si le poids de la lettre est supérieur, des frais supplémentaires seront facturés à l'expéditeur. Quant aux tailles lettre recommandée, alors il doit être de 114 * 162 mm ou 110 * 220 mm, tandis que l'épaisseur de l'enveloppe ne doit pas dépasser 5 mm.
Il est important de mentionner que si l'enveloppe contient des documents de valeur, de l'argent ou cartes en plastique, alors un tel envoi est établi comme une lettre avec une valeur déclarée. Dans ce cas, la société postale est responsable de la livraison d'une telle lettre, et une personne peut suivre le mouvement de son envoi à tout moment. Si une personne veut savoir comment envoyer une lettre urgente par la poste russe, puis plus complet et des informations détaillées il peut l'obtenir auprès des employés de la société postale, ou sur le site officiel.
Quoi qu'il en soit, lors de la planification de l'envoi d'une lettre recommandée, une personne devra dans tous les cas contacter le bureau de poste. C'est dans le département que l'enregistrement et la vérification de l'envoi auront lieu. Si la personne dépose simplement la lettre dans la boîte aux lettres, elle sera soit envoyée sous forme de lettre simple, soit renvoyée à l'expéditeur. Seule une lettre émise au bureau de poste et payée selon les tarifs peut être considérée comme recommandée. Envoyer une lettre au Kazakhstan par la poste russe vous pouvez également contacter les spécialistes de la poste.
Il est important de mentionner que l'étape la plus élémentaire de l'envoi d'une lettre peut être considérée comme le remplissage des données du destinataire. Lors de la saisie des données sur une enveloppe, l'expéditeur doit être extrêmement prudent. Le fait est que même une erreur mineure dans l'adresse du destinataire ou dans ses données personnelles peut entraîner le renvoi de la lettre à l'expéditeur. Par conséquent, avant d'envoyer une lettre par la poste russe, vous devez vérifier plusieurs fois l'exactitude des informations indiquées sur l'enveloppe.
Les relations contractuelles impliquent l'accomplissement par les parties de leurs obligations dans leur intégralité. Si l'une des parties, appelons-la l'agresseur, a violé les termes du contrat, alors la victime commence à prendre des mesures pour éliminer les contradictions. Dans la plupart des cas, le litige peut être résolu devant le tribunal, en particulier dans la plupart des litiges de droit civil, il est important de respecter la procédure de réclamation (pré-jugement) pour leur règlement, sans laquelle le tribunal arbitral reviendra déclaration de sinistre retour.
Habituellement, le « debriefing » commence par la remise d'une réclamation (plainte) au contrevenant, ce qui est souvent impossible ou très difficile à transmettre personnellement. Les raisons peuvent être différentes : les parties sont géographiquement éloignées les unes des autres ; l'état de santé de la victime ne lui permet pas de rendre visite personnellement à l'agresseur ; ce dernier refuse d'accepter la demande et ainsi de suite. La poste vient à la rescousse, il y a une succursale dans presque chaque localité. Dans cet article, nous verrons comment envoyer correctement une réclamation par courrier, quels types envois postaux sont utilisées à ces fins, et laquelle serait la plus préférable ?
Lettre recommandée avec accusé de réception
Toute lettre recommandée est un envoi postal recommandé (OPR). Cela signifie que toutes les étapes de son passage du lieu de réception au lieu de livraison au destinataire sont documentées (chaque RPO se voit attribuer un numéro de piste pour le suivi), et le fait de livraison peut être prouvé en demandant les informations pertinentes au Poste russe (les lettres sont remises au destinataire avec un récépissé). Mais si tout à coup il vient à procès judiciaire, une telle demande peut alors prendre du temps et retarder l'examen de l'affaire. Par conséquent, il est recommandé d'envoyer toute lettre de réclamation avec accusé de réception.
La notification est un formulaire postal spécial (pour les envois en Russie - formulaire 119), sur lequel la signature du destinataire est apposée au moment de la livraison. Il est envoyé avec la lettre, puis retourné à l'expéditeur avec un récépissé, une marque du courrier et la signature de la personne qui l'a remis.
Les notifications, comme les lettres, peuvent être simples et ordonnées. Une simple carte suivra le chemin du retour jusqu'à l'expéditeur au même titre qu'une simple lettre - elle n'est prise en compte et enregistrée nulle part, elle sera simplement déposée dans la boîte aux lettres. Une notification recommandée doit être reçue par courrier, mais en même temps, le risque de sa perte sera éliminé en raison du post-scriptum des documents à toutes les étapes de l'itinéraire.
Dès réception du courrier recommandé au bureau de poste du lieu du destinataire, la lettre est remise à l'adresse entité légale(l'ordre de livraison est déterminé par le contrat entre lui et l'opérateur postal) ou un avis est déposé dans la boîte postale de l'organisme. L'avis est un formulaire spécial (formulaire 22) destiné à informer le destinataire qu'il existe un envoi recommandé à son nom (ou à l'adresse de sa société). Dans ce cas, les lettres recommandées sont remises dans les bureaux de poste sur présentation d'un avis, ainsi que d'un passeport et d'une procuration (si le destinataire est une personne morale).
En envoyant une lettre de notification certifiée, vous fournirez une preuve concluante que votre demande (ou réclamation) a été livrée à l'adresse du destinataire. Cependant, nous ne pouvons exclure ici la possibilité qu'au cours de la procédure judiciaire le destinataire déclare avoir reçu de la victime une enveloppe avec table rase ou avec des informations complètement différentes, en général, il dira qu'il n'a pas vu de réclamation dans ses yeux.
En effet, le fait même de la remise d'une lettre recommandée avec accusé de réception ne signifie pas qu'il y a eu réellement une réclamation, et non une déclaration d'amour ou un souhait de longue date une vie heureuse... Et si la garantie de livraison est un avantage incontestable du courrier recommandé, alors l'absence d'une base de preuves concernant l'investissement est un inconvénient indéniable. Par conséquent, pour une décision compétente questions controversées il est préférable d'envoyer la demande dans une lettre avec une valeur déclarée.
Lettre précieuse avec une liste de pièces jointes et une notification
Une lettre de valeur (avec une valeur déclarée) appartient également au RPO et est protégée des risques de perte en transit dus à la faute des postiers. Lors de l'envoi d'une telle lettre, sa "valeur déclarée" doit être indiquée - il s'agit du montant qui sera payé à l'expéditeur en cas d'endommagement de la correspondance ou de sa perte en raison d'un cas de force majeure.
Les lettres de valeur sont livrées exclusivement dans les bureaux de poste sur présentation d'un avis. Livraison et remise à l'emplacement de l'organisation ou au lieu de résidence personne naturelle sont impossibles.
Un accusé de réception, comme dans le cas d'un courrier recommandé, indiquera le fait que le destinataire a reçu la lettre. Mais le problème de prouver le contenu de cette lettre restera ouvert. Par conséquent, il serait préférable d'envoyer une lettre précieuse avec un inventaire de la pièce jointe et un accusé de réception.
Inventaire des pièces jointes - un formulaire postal spécial (formulaire 107), qui est rempli avant l'envoi de la lettre (cette "option" n'est possible que pour les lettres de valeur et ne s'applique pas aux lettres recommandées). La liste indique les noms des documents contenus dans l'enveloppe et leur numéro.
Pour envoyer une telle lettre, vous devez préparer une enveloppe contenant une réclamation. Vous N'AVEZ PAS besoin de sceller l'enveloppe. Remplissez tous les champs obligatoires de l'enveloppe (votre adresse et celle du destinataire). Remplissez deux exemplaires du formulaire d'inventaire, formulaire 107. Cela peut être fait sur le site de courrier, après quoi ils peuvent être imprimés. Ou prenez des formulaires vierges préimprimés directement du service, où vous pourrez les remplir.
Dans la colonne « Nom des éléments » nous inscrivons le nom de votre réclamation, par exemple « Réclamation pour refus de restitution d'une partie de la prime d'assurance après remboursement anticipé ». Dans la colonne "Nombre d'articles", écrivez 1 (unité). Et dans la colonne "Valeur déclarée, roubles". nous entrons un petit montant en roubles (pas plus de 10 roubles).
Que fait le postier :
- vérifie l'inventaire avec le contenu de la lettre;
- appose une signature d'autorisation sur l'inventaire et un cachet avec la date et l'index du département ;
- un exemplaire de l'inventaire est restitué à l'expéditeur ;
- la réclamation avec le deuxième exemplaire de l'inventaire est scellée dans une enveloppe et la réception de l'envoi postal est traitée.
Ainsi, il sera confirmé que vous avez envoyé exactement la réclamation, et non autre chose ou même une feuille blanche. Dans ce cas, l'entière responsabilité de la conformité de l'inventaire avec la saisie effective incombe au postier qui a certifié l'inventaire. La réception du paiement, l'inventaire et le récépissé du récépissé seront des preuves concluantes que vous avez envoyé une réclamation à l'agresseur. Et il sera possible de compenser vos dépenses aux frais du destinataire de la lettre (si, bien sûr, l'expéditeur gagne le procès).
Noter! Afin d'éviter que la seconde partie ne conteste à l'avenir le contenu de la lettre de réclamation, il est conseillé d'indiquer le nom le plus détaillé des pièces jointes lors de l'établissement de l'inventaire. Par exemple, « Réclamation sur demande ».
Même malgré la présence d'un inventaire, le destinataire peut ouvrir un litige sur le contenu de la demande reçue. Comment pouvez-vous combattre votre adversaire dans cette situation ? C'est très simple - téléchargez le formulaire d'inventaire sur le site Web de la poste russe et remplissez-le sur votre ordinateur. Dans ce cas, le contenu de l'intégralité de la réclamation est inscrit dans le texte de l'inventaire en petits caractères. Ensuite, le nom du document joint ressemblera à ceci : « Revendication du contenu suivant : ».
Le principal inconvénient des envois recommandés de valeur avec inventaire est l'absence de garantie de leur livraison. Il est possible que le message soit renvoyé à l'expéditeur avec une note de conservation expirée. L'essentiel ici n'est pas d'imprimer la lettre, mais de la conserver jusqu'au procès. Pendant la séance, vous pouvez présenter l'enveloppe au juge pour examen et l'ouvrir en sa présence. Ce sera la preuve garantie de l'envoi de « ce qu'il faut » et de vos bonnes intentions.
Si le destinataire prétend qu'il n'a rien reçu, ou reçu, mais pas ce que vous lui avez envoyé, alors la charge de prouver ces circonstances lui incombe entièrement. Dans ce cas, le juge prendra certainement le parti de l'expéditeur.
En utilisant les méthodes ci-dessus, vous pouvez envoyer n'importe quelle lettre de réclamation :
- demande au tribunal;
- plaintes à Rospotrebnadzor, bureau du procureur, FAS;
- réclamations auprès de la banque ;
- exigences pour les emprunteurs, etc.
Comment envoyer correctement une réclamation par courrier ? Mesures supplémentaires
Supposons que toutes les mesures pour la livraison de la réclamation par courrier ont été effectuées. Mais le destinataire refuse obstinément de recevoir la lettre. Peut-être parce qu'il se doute de son contenu, ou peut-être que tout est beaucoup plus banal. Les employés de l'organisation sont tout simplement trop paresseux pour aller au courrier, ou, comme on dit dans les avis des gens bien informés, entité légale les personnes ne rédigent des procurations pour leurs employés que pour recevoir des lettres recommandées (selon l'en-tête standard d'une procuration), mais elles oublient malheureusement celles qui ont de la valeur ou sont trop paresseuses pour les rédiger. Comment faire en sorte que l'autre partie reçoive l'envoi ?
La première chose que les forums recommandent de faire est d'envoyer un télégramme après la plainte. Dans le texte du message, vous devez indiquer que vous avez envoyé la lettre par courrier et demander à la recevoir (indiquez simplement le numéro de la lettre). Le télégramme est remis directement au destinataire, sans notification préalable de son arrivée. Par conséquent, il n'y a pratiquement aucune chance qu'ils ne le reçoivent pas. Ainsi, vous informerez correctement le défendeur de la réception de la réclamation. Et en cas de refus de recevoir une lettre certifiée (ou précieuse), cela sera considéré comme une évasion délibérée des obligations.
La deuxième option consiste à utiliser le même télégramme comme principal moyen de notification. Dans ce cas, le texte intégral de la réclamation est enregistré dans le message télégraphique transmis. Mais cette méthode ne fonctionne pleinement que dans les cas où la taille du texte est petite, c'est-à-dire ne prend pas plus d'une feuille. Certes, cette méthode coûtera un joli centime. Alternativement, vous pouvez envoyer uniquement l'idée principale de la réclamation, un extrait de celle-ci en quelques mots, par exemple : « Je vous demande de recalculer la prime d'assurance et de restituer une partie de celle-ci en rapport avec remboursement anticipé crédit ".
Alors, quelle est la bonne façon d'envoyer une réclamation par courrier ? Quelle méthode sera la plus préférable. Ceux qui discutent de ce sujet dans divers forums conviennent qu'il n'a pas encore été inventé mieux qu'une lettre précieuse avec un inventaire et une notification. Vous pouvez essayer toutes les options disponibles avec des mesures supplémentaires, mais le moyen le plus fiable de transférer les réclamations reste leur livraison personnelle au contrevenant (n'oubliez pas de recevoir une copie avec une marque de livraison, en option, vous pouvez préparer un deuxième copie de la demande à ces fins). Ici, le fait même de la livraison ne peut être contesté, et l'essence du message véhiculé n'est pas remise en cause.
Une grande attention est traditionnellement portée aux processus de préparation et de comptabilisation des documents, mais leur remise au destinataire, notamment par les services postaux, n'est pratiquement pas envisagée. En attendant, il y a beaucoup de difficultés ici. Comment plus d'entreprise envoie des lettres aux sujets question plus pertinente sur la façon de rationaliser la procédure d'expédition et de la rendre aussi efficace que possible au moindre coût.
Dans cet article, nous examinerons les types d'envois postaux, la procédure de comptabilité et de recherche, ainsi que les moyens d'automatiser le processus d'envoi de correspondance par courrier.
Qui devrait être responsable de l'envoi du courrier?
Si le volume de correspondance dans l'organisation est suffisamment important, le processus d'envoi du courrier doit être centralisé. En règle générale, ces responsabilités sont attribuées à un secrétaire ou à un coursier. Il leur appartient d'organiser ce processus de manière à y consacrer le moins de temps possible.
En effet, une telle approche de l'envoi de courrier, lorsque les interprètes eux-mêmes se rendent au bureau de poste, est irrationnelle et ne convient que pour les organisations où le volume des envois est calculé en unités. Les inconvénients de cette approche sont évidents :
- il est difficile de savoir si l'artiste s'est réellement rendu à la poste ;
- plus l'artiste écrit des lettres, plus il est souvent obligé de se rendre au bureau de poste, passant ses temps de travail, et donc l'argent de l'employeur pour la route;
- avec un volume de travail important, les artistes interprètes sont obligés de se rendre au bureau de poste après la journée de travail, ce qui, de ce fait, augmente en conséquence.
Nous travaillons avec la poste russe
La plupart des organisations travaillent aujourd'hui avec la poste russe principalement parce qu'elle offre les tarifs d'expédition les plus avantageux, livre des articles partout dans le pays et peut documenter la réception de la correspondance par le destinataire, ce qui est très important en cas de procédure judiciaire.
A titre de comparaison : les services postaux express non étatiques ne fonctionnent qu'avec ceux colonies où ils ont des succursales; parfois, ils ne peuvent notifier la livraison que par SMS et leurs services sont plus chers.
Le travail de la poste russe est strictement réglementé. Il est conseillé à l'employé chargé d'adresser la correspondance de se familiariser avec les documents réglementaires suivants :
- Loi fédérale du 17.07.1999 n° 176-FZ "sur la communication postale" (telle que modifiée le 06.12.2011);
- Règles pour la fourniture de services postaux, approuvées par le gouvernement de la Fédération de Russie du 15 avril 2005 n ° 221;
- La procédure de réception et de remise du courrier recommandé interne, approuvée par arrêté de l'entreprise unitaire de l'État fédéral « La poste russe » du 17/05/2012 n° 114-p ;
- La procédure de réception, de livraison et de remise du courrier interne des colis, approuvée par arrêté de l'entreprise unitaire d'État fédéral « La poste russe » du 24 janvier 2007 n° 28-p ;
- Directives pour accepter le courrier international (telles que modifiées le 17/10/2013 au moment de la rédaction de cet article).
Si le volume de lettres ne vous permet pas de les soumettre à motifs généraux faire la queue, il est possible de conclure avec le courrier contrat pour service aux entreprises ... Dans ce cas, en jours fixes un employé de la poste viendra à l'organisation et ramassera les lettres préparées par le secrétaire ou le coursier. Lors de la prochaine visite, le postier apportera les documents d'expédition complétés. des informations détailléesà propos de ce service affiché sur le site de courrier www.russianpost.ru et est également facilement fourni par les opérateurs de hotline.
Quel genre de lettres existe-t-il ?
Tous les envois postaux sont divisés en deux catégories : inscrit et non enregistré... La différence entre eux est fondamentale : à la demande de l'expéditeur, le courrier est obligé de retrouver l'envoi recommandé ou de fournir des informations sur sa localisation. La trace d'un envoi non enregistré est perdue au moment où l'expéditeur le dépose dans la boîte aux lettres. A son tour, une lettre recommandée à la poste sera remise au destinataire contre signature, une lettre non recommandée sera déposée dans une boîte ou simplement remise au secrétaire, et personne ne prouvera que la lettre a été reçue.
Par conséquent, il est préférable d'envoyer des documents avec une lettre non recommandée ou simple, dont la perte n'entraînera aucune conséquence juridique ou financière, par exemple des cartes de vœux pour les vacances. Et tout ce qui au moins théoriquement peut faire l'objet d'un litige est fortement recommandé d'être enregistré par courrier.
Le principal type de correspondance recommandée est lettres recommandées et colis... Contrairement aux simples lettres concernant la réception d'un recommandé, le destinataire sera averti par un récépissé spécial et recevra une enveloppe des mains du postier, comme déjà mentionné, contre signature.
Vous pouvez ajouter un article enregistré inventaire des pièces jointes... Il s'agit d'un document décrivant les caractéristiques quantitatives et de coût de l'envoi postal. Un exemplaire de l'inventaire est mis sous enveloppe sur la pièce jointe de l'envoi postal, l'autre est remis à l'expéditeur avec le récépissé. Ayant reçu une lettre avec inventaire, le destinataire ne pourra prétendre qu'aucun document ne lui a été envoyé.
Noter!
Il n'est pas nécessaire de sceller l'enveloppe avec la liste des pièces jointes avant l'envoi : l'opérateur de la poste est tenu de s'assurer que tous les documents indiqués dans l'inventaire se trouvent bien dans l'enveloppe.
Enfin, une attention particulière doit être portée à notifications simplesà réception de lettres recommandées. Un avis est une carte qui est collée à l'enveloppe. Dès réception de la lettre, le destinataire signe sur la carte, après quoi elle est envoyée à l'expéditeur. La notification retournée est un document qui confirme officiellement le fait de la réception de la lettre. La durée de conservation des notifications est de 5 ans.
Une fois la notification renvoyée, des informations sur sa disponibilité peuvent être enregistrées dans le Mailing Log (voir ci-dessous). Il n'est guère nécessaire de réécrire scrupuleusement à partir de la carte qui a reçu la lettre et à quelle date. Si l'artiste a besoin de ces informations, il peut toujours contacter le secrétariat. Le plus souvent, il y a suffisamment d'informations que la lettre a été reçue. Il est logique de scanner les notifications uniquement si l'entreprise a mis en place un système de gestion électronique des documents (EDMS). L'EDMS a la capacité de « lier » le fichier de notification aux informations sur le document sortant. C'est très pratique : l'exécuteur peut vérifier à tout moment si la lettre a été remise au destinataire.
Nous le mettons sur les étagères
Les artistes interprètes ou exécutants qui apportent des lettres au secrétariat pour envoi, en plus d'indiquer l'adresse complète avec un code postal, doivent noter sur la lettre le type d'envoi. Alternativement, au bureau, vous pouvez mettre des plateaux avec les inscriptions : "Lettres simples", "Lettres recommandées", "Lettres recommandées avec notification", "Lettres recommandées avec notification et inventaire", etc. Ensuite, les artistes pourront à tout moment laisser des lettres à envoyer sans distraire les employés de bureau.
Nos conseils
Dans les règles d'envoi de la correspondance, il est recommandé d'indiquer que la correspondance mal exécutée, ainsi que les lettres sans adresse ni index, seront retournées au contractant, malgré leur urgence.
Préparation du courrier pour l'envoi
S'il est possible d'automatiser un processus, vous ne devez pas le négliger. Ainsi, si le secrétaire signe toujours les enveloppes de courrier à la main, il doit faire attention à l'ensemble des fonctions de l'éditeur de texte Microsoft Word pour étiqueter les enveloppes, leur donner une identité d'entreprise, ainsi que l'impression d'enveloppes à partir de la liste de diffusion. En d'autres termes, au lieu d'écrire à la main chaque enveloppe, vous pouvez spécifier une seule fois dans le programme :
- l'adresse de retour de l'expéditeur ;
- identité visuelle de l'enveloppe.
Une fois la liste des adresses des destinataires (liste de diffusion) saisie dans le programme, il ne reste plus qu'à mettre une pile d'enveloppes dans l'imprimante et à définir la commande "Imprimer". Les fonctions décrites se trouvent dans l'onglet Envois (Créer ® Enveloppes,Autocollants).
d'ailleurs
En plus de l'adresse, il est possible d'imprimer l'index du destinataire sur l'enveloppe, et de l'agencer selon les règles d'écriture des index. Pour ce faire, vous devez installer une police spéciale sur votre ordinateur. Il est facile de le trouver sur Internet - il suffit d'entrer la requête « Police d'index » dans un moteur de recherche. Le fichier de police a l'extension .ttf. Après l'avoir téléchargé, vous devez vous rendre dans le dossier "Poste de travail", puis dans le dossier "Panneau de configuration", rechercher le dossier "Polices" et y placer le fichier de police.
En figue. 1, vous pouvez voir à quoi ressemble une enveloppe prête à imprimer, créée dans MS Word.
Riz. un
Lorsque l'ensemble des lettres à envoyer est prêt, vous devez remplir deux premières colonnes Formulaire 103 "Liste d'envoi de mailings groupés". Cette exigence de courrier s'applique à toutes les organisations si elles envoient 5 lettres ou plus. Le répartiteur doit lister tous les e-mails enregistrés à envoyer. Le reste des colonnes est rempli par l'opérateur du bureau de poste. La liste est imprimée en deux exemplaires, signés par le responsable de l'expédition, après quoi sa signature est certifiée par un sceau. Une copie du registre complété restera au bureau de poste, la seconde sera retournée à l'organisation. Il contiendra l'ID de suivi des articles.
Ce formulaire est disponible sur le site Internet de la poste russe. Seul bémol : le fichier ne peut être téléchargé qu'au format .jpg, c'est-à-dire sous forme d'image, le formulaire devra donc être reproduit manuellement et enregistré en tant que modèle.
Suivi des e-mails
Les envois postaux recommandés peuvent être suivis sur le site Web de la poste russe. Sur le côté gauche de la page principale, il y a un lien "Suivi des envois postaux" (Fig. 2). On passe dessus en cliquant sur "Détails", et on se retrouve sur la page désirée.
Riz. 2
Vous devez maintenant saisir un code unique (identifiant postal), qui est attribué à chaque envoi par l'opérateur. Vous pouvez retrouver ce code soit dans le ticket de caisse, soit dans la liste du formulaire 103 (colonne 3). Le code est composé de 14 chiffres. Nous le saisirons dans le champ « Identifiant postal », puis dans le champ ci-dessous, nous saisirons un code de sécurité à cinq chiffres et cliquerons sur « Rechercher » (Fig. 3).
Un tableau s'ouvrira, vous permettant de tracer le chemin de notre lettre (Exemple 1).
Exemple 1
Informations sur le mouvement de la lettre
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Opération |
Date |
Lieu de l'opération |
Chirurgie des attributs |
Poids (kg) |
Annoncé valeur (frotter) |
Recouvrir. paiement (frotter) |
Adressée à |
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Indice |
Nom du SPO |
Indice |
L'adresse |
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Unité |
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Traitement |
A quitté le centre de tri |
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Traitement |
Arrivé au lieu de livraison |
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Remise |
Livraison au destinataire |
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d'ailleurs
La question de l'effet juridique de l'information sur le mouvement de la lettre est plutôt controversée. Il semble exhaustif pour une organisation qui surveille ses lettres, mais ne peut être accepté comme preuve devant un tribunal.
La correspondance avec la poste russe sera juridiquement contraignante. Vous devez envoyer une lettre officielle de demande au bureau de poste, en joignant une copie du reçu ou du formulaire 103. En réponse, vous recevrez une lettre sur l'en-tête de la poste russe avec les informations nécessaires qui, comme preuve devant le tribunal, seront pas soulever de questions.
Comptabilisation des e-mails envoyés
Toute sortie de documents de l'organisation doit être enregistrée, quels que soient le type de documents et le chemin de leur sortie. Les lettres ne font pas exception. Nous recommandons à l'employé responsable de l'envoi du courrier de garder une trace de chaque lettre dans un journal spécial (exemple 2). L'obligation de tenir un tel journal n'étant pas inscrite dans documents réglementaires et ce n'est qu'une question de commodité et de contrôle, chaque entreprise peut développer elle-même la forme du magazine.
Numéro de suiviNotification
Noter
Ivanov K.I.
st. Pouchkine, 56 ans, app. 43, Moscou
Invitation à l'exposition
Plantation de thé, OOO
st. Constructeurs navals, 454, bureau 34, Volgograd
Réf. N°3324-3 du 14/06/2014
Département de production
Zerkalo, OOO
st. 7e Sadovaya, 33 ans, Togliatti, région de Samara
Réf. N°3354-2 du 15/06/2014
Département technique
Promregiongaz, JSC
st. Shkolnaya, 3 ans, bureau 353-B, Irkoutsk
Réf. n°3465-6 du 17 juin 2014
Remboursement - le destinataire ne s'est pas présenté à la lettre
Remplir les colonnes du tableau
- Numéro de série. La colonne est importante pour la formation d'un rapport sur le travail du bureau: vous pouvez immédiatement voir combien de lettres ont été envoyées par les canaux postaux.
- Service postal. Cela est pertinent si l'organisation utilise les services non seulement de la poste russe, mais également du courrier express.
- Type de lettre. La colonne est utile dans les cas controversés ou lorsque vous devez prouver que le destinataire a reçu la lettre.
- Destination. La colonne contient le nom et les initiales de la personne ou le nom de l'organisation destinataire. Pour faciliter le filtrage, nous vous recommandons de remplir la colonne en commençant par le nom ou le nom de l'organisation, par exemple Ivanov K.A.... ou Salon de thé plantation, OOO.
- Indice. Réalisé dans une colonne séparée pour faciliter le copier-coller au bon endroit lors de la création d'une enveloppe (voir plus haut). Si le secrétaire préfère écrire les enveloppes à la main, le code postal peut être écrit avec l'adresse.
- L'adresse. L'adresse postale du destinataire est indiquée.
- Inventaire du contenu. Dans cette colonne, des informations sont saisies, particulièrement nécessaires dans les cas où il existe une correspondance active avec la contrepartie. Vous permet de ne pas vous perdre dans les envois et de savoir exactement quel document a été envoyé un jour donné. Il n'est pas nécessaire de remplir la colonne de manière trop détaillée - seules les données d'enregistrement du document suffisent, par exemple Réf. n°4543 du 23/05/2014.
- Exécuteur. Indiquez le nom du service dont l'employé a apporté la lettre à expédier ou le nom de famille de cet employé. Nous vous recommandons de préciser le département, car c'est une unité plus permanente dans l'organisation que l'employé.
- Date de départ. Le jour est indiqué où la lettre a été remise à l'opérateur postal ou déposée dans la boîte aux lettres.
- Numéro de suivi. La colonne pour spécifier le code par lequel vous pouvez retracer le sort de la lettre sur le site Web de la poste russe.
- Notification. Une case pour marquer qu'un avis de réception d'une lettre a été retourné.
- Noter. Graphique traditionnel pour indiquer Information additionnelle(par exemple, pour retourner une lettre, comme dans l'exemple 2).
Recherche de magazines
Comme aucune signature manuscrite n'est requise dans le journal, il est conservé dans en format électronique(par exemple, dans MS Excel). Le but de ce magazine est de pouvoir retrouver rapidement toute lettre envoyée par l'entreprise. Pour cela il vous faut :
- fixez la ligne supérieure avec le nom du graphique afin que vous puissiez toujours le voir ;
- munissez-le d'un filtre.
Tout cela accélérera considérablement la recherche de lettres dans le tableau.
Pour vous assurer que la première ligne du tableau est toujours visible lors du défilement du journal, vous devez vous rendre dans l'onglet Voir... Ici dans la barre d'outils Fenêtre choisir une équipe Pour fixer des zones, et dans le menu déroulant - Épingler la ligne du haut(fig. 4). Désormais, même s'il y a plusieurs positions dans le registre, les noms des colonnes seront fixés en haut du tableau.
Riz. 4
Il ne reste plus qu'à activer l'option de filtrage du contenu des colonnes. Pour cela, dans la barre d'outils Édition cliquez sur l'icone Trier et filtrer, puis dans la fenêtre déroulante - Filtre(fig. 5).
Riz. 5
Un bouton avec une flèche apparaîtra dans le coin inférieur droit du nom de la colonne - c'est le filtre. En cliquant sur la flèche d'une colonne spécifique, vous pouvez trier n'importe laquelle de ses valeurs. Par exemple, nous devons afficher toutes les lettres envoyées à Promregiongaz OJSC. Cliquez sur la flèche - et nous voyons la liste complète des destinataires inscrits dans le registre. Décochez la valeur « Tout sélectionner » et cochez-la dans la case en face de Promregiongaz OJSC. En cliquant sur le bouton d'accord et nous voyons toutes les lettres envoyées à cette organisation (Fig. 6).
Riz. 6
Si l'e-mail n'a été envoyé qu'une seule fois à quelqu'un, il sera plus facile d'appuyer sur le raccourci clavier Ctrl + F pour afficher la barre de recherche, saisissez-y des informations (nom, prénom, ville, etc.) et appuyez sur Rechercher suivant(fig. 7). Le programme trouvera et mettra en évidence la cellule souhaitée.
Riz. sept
Réglementation de l'envoi de documents par courrier
Les règles d'envoi des documents par la poste peuvent faire partie des instructions administratives ou faire partie d'un document indépendant. A sa discrétion, l'organisation peut les compléter par la procédure d'envoi des documents par courrier express. Voici un fragment des instructions de paperasserie, qui définit la procédure d'envoi de lettres par la poste (exemple 3).
Exemple 3
Fragment d'instructions pour le travail de bureau
"Règles d'envoi de documents par courrier express"
7. ENVOI DES DOCUMENTS SORTANTS PAR LA POSTE
7.1. L'envoi des documents par voie postale (y compris courrier express) est effectué par la Chancellerie.
7.2. La réception des courriers pour envoi s'effectue quotidiennement, hors week-end et vacances, de 9h00 à 13h00 et de 14h00 à 18h00 (les jours raccourcis et pré-vacances - jusqu'à 17h00).
7.3. Avant d'envoyer les documents, le contractant est tenu de vérifier la présence de toutes les pages du document et l'exactitude de leur emplacement, conception et adressage, la présence de signatures, visas, pièces jointes, données d'enregistrement, un lien vers le numéro et la date de la demande (si une réponse à la demande est donnée). L'adresse d'expédition, y compris le code postal, est jointe au document, et une mention est faite sur le type d'envoi : lettre simple, lettre recommandée, lettre recommandée avec mise en demeure simple, lettre recommandée avec liste de pièces jointes, courrier express , etc. Si les informations spécifiées sont absentes, la correspondance est retournée au contractant. La correspondance mal exécutée et la correspondance de nature non officielle ne seront pas acceptées pour expédition et retournées à l'artiste.
7.4. L'envoi des documents par courrier est effectué deux fois par semaine : le lundi et le jeudi à 15h00. Le contractant peut envoyer la correspondance urgente de manière autonome. La correspondance reçue par la Chancellerie après 15h00 les lundi et jeudi sera envoyée le jour du prochain envoi.
7.5. L'envoi des documents par courrier express est effectué le jour de la réception de l'envoi par l'Office ou le jour ouvrable suivant si l'envoi a été reçu après 15h00 (après 14h00 les jours ouvrables écourtés).
7.6. A réception des documents à envoyer, le spécialiste de la Chancellerie vérifie les signatures, les numéros de sortie, ainsi que les pièces jointes précisées dans le document principal ou d'accompagnement.
7.7. La correspondance acceptée pour expédition est inscrite dans le Journal des affranchissements (annexe 5), après quoi elle est convertie.
7.8. La correspondance emballée est inscrite dans la Liste d'envoi des envois groupés (Annexe 6). La liste est imprimée en deux exemplaires et signée par l'employé de la Chancellerie chargé d'envoyer la correspondance. La signature est certifiée par le sceau "Pour les documents". Les colonnes sont remplies par l'opérateur postal. Une copie de la liste est renvoyée à la Chancellerie et versée au dossier.
7.9. Après avoir reçu la notification de la remise de la correspondance, l'employé de la Chancellerie met une marque dans la colonne 11 du Registre des envois et classe la notification dans le fichier.
Nous avons couvert les principales composantes du processus d'envoi de documents par courrier. Nous espérons que ces informations vous aideront à mieux organiser votre travail.
Date de parution : 14.04.2015
Une lettre est un envoi postal avec un message écrit. Les lettres peuvent être simples, enregistrées ou avec une valeur déclarée. Dans cet article, je vais vous parler en détail de comment envoyer une lettre recommandée, aussi bien que comment envoyer une lettre recommandée avec notification et avec inventaire des pièces jointes.
Alors, lettres simples le plus souvent utilisé pour échanger communications écrites entre individus. C'est-à-dire une lettre ordinaire dans une enveloppe ordinaire ou une carte de vœux - tout cela fait référence à des lettres simples. Pour envoyer une telle lettre, il suffit de la mettre dans la boîte aux lettres bleue de la poste russe. Le poids maximum d'un tel courrier ne doit pas dépasser 20 g.* Lors de l'envoi d'une lettre simple - l'expéditeur ne reçoit aucune pièce justificative pour l'envoi de la lettre (chèque, récépissé). En conséquence, si une simple lettre est perdue, la poste russe n'assumera aucune responsabilité.
Lettre commandée destiné à l'envoi de certains documents, formulaires, reçus. Cette sorte l'envoi postal est enregistré. Il est envoyé directement à la poste russe par l'intermédiaire d'un opérateur. Le coût d'envoi est un peu plus élevé que dans le cas d'une simple lettre, mais l'expéditeur reçoit une garantie que l'article sera livré au destinataire à coup sûr. La remise d'une lettre recommandée se fait personnellement entre les mains du destinataire contre signature. Le poids maximal d'une lettre recommandée ne doit pas dépasser 100 g. Si l'envoi postal pèse plus de 100 g, un tel envoi postal est appelé colis postal.
Une lettre recommandée peut être envoyée simultanément avec un accusé de réception et une liste de pièces jointes. Certes, dans ce dernier cas, la lettre ne sera plus qualifiée de certifiée, mais de valeur !
Qu'est-ce qu'une lettre recommandée avec accusé de réception ? Ce type d'envoi suppose que la lettre sera envoyée au destinataire en tant que lettre certifiée, c'est-à-dire que le destinataire recevra la lettre en personne, et l'expéditeur, à son tour, recevra une notification confirmant que le destinataire a reçu la lettre . Autrement dit, si vous souhaitez envoyer une lettre certifiée et vous assurer que la lettre a été reçue par le destinataire, vous devez envoyer une lettre certifiée avec une notification.
Qu'est-ce qu'une lettre d'inventaire de pièces jointes de valeur ? Ce type suppose que le contenu de l'envoi sera décrit par l'expéditeur sous une forme spéciale. Parallèlement, dès réception d'une lettre de valeur avec inventaire, le destinataire au bureau de poste auprès de l'opérateur a le droit d'ouvrir la lettre et de vérifier son contenu, qui doit correspondre parfaitement à la forme de l'inventaire joint.
Comment envoyer une lettre recommandée
Vous pouvez envoyer une lettre recommandée à n'importe quelle succursale de la poste russe. Il n'y a rien de difficile à cela, vous n'avez pas besoin de remplir de formulaires supplémentaires.
Envoyer une lettre:
- Allez à la fenêtre d'exploitation du bureau de poste et achetez la taille d'enveloppe requise. Taille maximum enveloppe 229x324 mm, soit un peu plus qu'une feuille de papier A4.
- L'enveloppe doit contenir l'index et l'adresse de l'expéditeur et du destinataire.
- Nous disons à l'opérateur que nous voulons envoyer cette lettre par ordre recommandé et c'est tout. Après avoir payé le service, vous recevrez un chèque, qui indiquera le numéro de piste, avec lequel vous pourrez suivre le mouvement de la lettre jusqu'à sa livraison.
Comment envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception
Le processus d'envoi d'une lettre recommandée avec accusé de réception est exactement le même que dans le cas précédent. La seule différence est qu'en plus de remplir les informations d'adresse sur l'enveloppe, vous devrez également remplir le formulaire « Reçu de réception » (formulaire 119). Ce formulaire peut être obtenu gratuitement auprès de la poste.
Un exemple de remplissage de ce formulaire est illustré dans l'image ci-dessous. Pour plus de clarté, les données qui doivent être renseignées par l'expéditeur sont surlignées en rouge :
Il est nécessaire d'indiquer exactement vos données (nom, adresse, code postal) au recto du formulaire de retour de service, car le destinataire de cette notification sera vous, et non le destinataire de votre lettre.
Comment envoyer une lettre de valeur certifiée avec une liste de pièces jointes
L'envoi d'une lettre de valeur avec une liste de pièces jointes s'effectue de la même manière que l'envoi d'une lettre recommandée classique. La seule différence est que vous devrez en plus remplir le formulaire "Inventaire des pièces jointes" (formulaire 107). Ce formulaire est délivré gratuitement au bureau de poste à la demande de l'expéditeur.
C'est-à-dire que pour envoyer une lettre précieuse avec une description de la pièce jointe, vous devrez indiquer toutes les données sur l'enveloppe dans laquelle la lettre sera envoyée, et également remplir deux formulaires avec une description de la pièce jointe. Vous devrez remplir exactement deux formulaires, car l'un reste chez l'expéditeur et le second est reçu par le destinataire. Ainsi, sur la base de ce formulaire, le destinataire pourra vérifier le contenu de votre envoi.
Un exemple de remplissage du formulaire f.107 La description de la pièce jointe est montrée dans l'image :
Lorsque vous envoyez une lettre de valeur avec une liste de pièces jointes, fournissez à l'opérateur une enveloppe sous une forme non scellée (ouverte). L'opérateur doit vérifier que le contenu correspond à la liste des pièces jointes.
Lettre certifiée : délai de livraison et coût
Les délais de livraison des lettres recommandées sont exactement les mêmes que les délais de livraison des autres envois postaux, y compris les colis et les colis. La poste russe a des dates cibles sur lesquelles il faut se fier. J'ai déjà écrit à ce sujet plus en détail plus tôt dans l'article. Si vous souhaitez que votre lettre arrive plus rapidement, alors elle doit être envoyée en 1ère classe.
Quant au coût d'envoi d'une lettre recommandée, le coût dépend de nombreux facteurs : le poids de la lettre, avec ou sans préavis, avec ou sans liste de pièces jointes. Pour plus de détails, consultez le site Web de la poste russe.
*Le poids d'une lettre simple peut être supérieur à 20 g, mais ne doit pas excéder 100 g. Pour chaque 20 g ultérieur complet ou incomplet du poids d'une lettre simple, des frais supplémentaires sont facturés.