Combien rarement écrivons-nous des lettres, même des e-mails. Fondamentalement, cette opportunité n'est mémorisée qu'en cas de besoin ou lors de l'envoi de messages publicitaires. Cependant, l'outil de lettre d'appel reste l'un des plus moyens efficaces interactions des personnes entre elles. Il est très important de prêter attention au style de la lettre, à l'appel au destinataire et à la direction générale du texte, en particulier dans les lettres commerciales. Alors, quelle est la bonne façon de s'adresser au destinataire dans une lettre ?
Monsieur ou Madame. Cet appel, extrêmement pertinent dans les messages des années précédentes et resté officiel en Russie jusqu'en 1917, est utilisé dans certains cas jusqu'à ce jour. L'utilisation est possible pour s'adresser à des partenaires commerciaux, Les politiciens, hommes d'affaires, hauts fonctionnaires. Actuellement, ce mot a une certaine connotation sociale et une certaine connotation. Il sera tout à fait inapproprié lorsqu'on écrit à des groupes socialement non protégés : « messieurs les retraités », « messieurs les réfugiés », etc.Un exemple de lettre utilisant "Seigneur" peut être téléchargé chez nous :.
Un modèle de lettre avec un tel appel peut être téléchargé chez nous :.
Si vous ne connaissez pas le nom du destinataire, vous pouvez, à la fin, simplement dire bonjour ou souhaiter bon moment de la journée et indiquer l'essentiel communication écrite. Il est important de considérer et d'observer l'étiquette et de prêter attention aux autres composants d'une lettre commerciale.
Souvent, en commençant une lettre par l'appel "Cher ...", je me souviens comment l'un des hauts dirigeants, lors de la préparation des lettres au président, au président du gouvernement ou au président de l'Académie russe des sciences, a demandé l'appel "Cher . ..”. Pour une raison quelconque, cette exigence nous a causé beaucoup de blagues. Ils se sont souvenus de "l'homme distrait" de la rue Basseinaya Samuel Marshak et son fameux appel « Chère voiture respectée ! Carrosse respecté profondément respecté ! Ils étaient caustiquement intéressés par le degré de respect du camarade.
Et en vain ils rigolaient, soit dit en passant. Les appels commençant par les mots « profondément respecté » et « très respecté » sont utilisés lorsqu'ils s'adressent officiellement à des personnes particulièrement importantes et à des fonctionnaires occupant une position élevée. Il est donc d'usage de s'adresser non seulement aux premières personnes de l'État, membres du gouvernement et du parlement, mais aussi aux des personnes célèbres la science, personnalités publiques. En remettant une lettre à un vénérable académicien simplement «respecté», vous pouvez par inadvertance offenser le destinataire.
Ce n'est pas tous les jours que nous écrivons au président ou aux membres du gouvernement, mais il faut parfois écrire des lettres avec une sorte de plainte ou de demande aux hautes autorités. Je ne sais pas à quel point vous respectez votre maire ou votre gouverneur, mais si vous devez lui écrire une lettre avec une demande, je vous conseille sincèrement d'utiliser le titre "profondément respecté". Le mot signifie "très respecté" ( dictionnaire Ozhegov) ou "digne d'un profond respect" (Dictionnaire explicatif moderne de la langue russe Efremova). Je pense que tout représentant des autorités lira un tel appel avec plaisir. Un seul mot au début d'une lettre, mais parfois cela peut faire pencher la balance en votre faveur. Comme le dit le proverbe, "un veau affectueux suce deux reines".
Récemment, sur l'un des forums, j'ai rencontré la question de savoir quel type de signe de ponctuation mettre après un appel au début d'une lettre : un point d'exclamation ou une virgule. Par habitude, j'ai mis un point d'exclamation - c'est comme ça qu'on m'a appris, mais j'ai aussi rencontré l'exigence de certains patrons de mettre une virgule après le traitement. Apparemment, ces gens qui correspondent souvent sur langue Anglaise, transfère automatiquement de nombreuses règles de grammaire anglaise à la correspondance en russe. Parfois, la littérature commerciale est également trompeuse, ce qui fournit des exemples de ce type de traitement :
Chers Messieurs,
Nous avons soigneusement examiné votre lettre, dans laquelle….
(cherMessieurs! Correspondance commerciale en anglais. -M. Association d'édition "Culture", 1993. - 328 p.)
Comment est-ce bien?
Service de référence de la langue russe sur le portail Gramota.ru permet les deux options. En même temps, l'attention est attirée sur le fait qu'après le point d'exclamation suit une phrase avec lettre capitale, et après la virgule - avec minuscule.
L'appel dans une lettre commerciale russe, en règle générale, est situé au centre et est séparé du texte principal par un espace. La première phrase de la lettre commence par un paragraphe. Eh bien, comment commencer à écrire une phrase avec une lettre minuscule après un espace, et même à partir d'un paragraphe ? Mais dans une lettre personnelle, le texte commence souvent à être écrit sur la même ligne que l'appel. Dans ce cas, après l'appel, vous pouvez mettre une virgule et continuer à écrire le texte de la lettre avec une lettre minuscule.
Pourquoi y a-t-il un point d'exclamation de toute façon ? Voici quelques réponses :
"Le point d'exclamation (!) est un signe de ponctuation qui est placé à la fin d'une phrase pour exprimer l'étonnement, l'appel, un sentiment fort, l'excitation, etc."
"Les noms de la plupart des signes de ponctuation dans la langue russe sont à l'origine russes, et le terme de signes de ponctuation lui-même remonte au verbe ponctuer -" stop ", " stop in motion ". Si un écrivain met un point d'exclamation à la fin d'une phrase, il montre à quel point il se soucie du contenu de sa propre déclaration.
A la question du secrétaire collégial Efim Fomich Perekladin, le héros de l'histoire de Tchekhov "Point d'exclamation (histoire de Noël)", "quand un point d'exclamation est mis dans les journaux", sa femme Marfusha, qui se vantait souvent que "ce n'était pas pour rien qu'elle a étudié au pensionnat pendant sept ans" et a mémorisé toute la grammaire qu'elle connaît, a répondu avec confiance: "Ce signe est mis en appels, exclamations et expressions de joie, d'indignation, de joie, de colère et d'autres sentiments."
Ma réponse est qu'en mettant un point d'exclamation après l'appel, nous nous efforçons d'attirer l'attention du destinataire et de l'inciter non seulement à lire la lettre, mais à répondre à notre demande, à "frapper", et parfois même à "crier ”. Cher Ivan Ivanovitch !
Et qu'y a-t-il entre le mot « respecté » et le point d'exclamation ? Dans la correspondance commerciale en russe, il est d'usage de s'adresser au destinataire par son nom et son patronyme. Dans les cas extrêmes, vous pouvez contacter par nom de famille : "Cher M. Petrov !". À mon avis, l'adressage par le nom de famille est plus approprié dans une lettre de réclamation que dans une lettre de demande. Par nom et patronyme, les connaissances se tournent généralement vers nous, un tel appel provoque la localisation du destinataire, il est plus difficile pour les connaissances de refuser.
Lorsqu'ils s'adressent à plusieurs destinataires à la fois, ils utilisent actuellement l'appel « Chers Messieurs ! », et lorsqu'ils adressent des mémos au sein d'une même organisation, il convient d'utiliser l'appel « Chers collègues !
La correspondance diplomatique a ses propres règles. Là, il est d'usage de s'adresser par titre : "Cher Monsieur l'Ambassadeur !", "Cher Monsieur le Ministre", ou "Votre Excellence !". Mais c'est une question distincte.
La communication d'entreprise ne peut être imaginée sans correspondance, car une rencontre personnelle pour résoudre les problèmes de coopération n'est pas toujours possible. La plupart des problèmes urgents de correspondance commerciale peuvent être résolus en peu de temps, mais le non-respect des règles de l'étiquette ou une construction illogique d'une lettre peuvent nuire aux partenariats ou aliéner un client potentiel. Comme dans les négociations officielles, il y a ici certaines règles : le format de la lettre et le style de communication.
Règles générales pour la correspondance commerciale
1. Avant d'écrire une lettre, déterminez ses caractéristiques :
type de lettre (d'accompagnement, de garantie, de commande, de rappel, d'avis, etc. ; lettre de présentation ou de proposition de réponse) ;
le degré d'accessibilité pour le destinataire (si vous pouvez énoncer tous les points nécessaires dans une lettre ou si vous en avez besoin d'une seconde, clarifiant);
urgence de livraison (si la lettre est urgente, il est préférable de l'envoyer par courrier recommandé ou par e-mail).
2. Concevoir une lettre selon les modèles existants, en fonction de son type, et s'appuient également sur GOST R 6.30-2003. « Systèmes documentaires unifiés. Système unifié de documentation organisationnelle et administrative. Exigences documentaires.
3. Quelconque lettre d'affaires a la structure générale suivante :
- nom de l'organisation d'envoi;
- date d'écriture ;
- adresse du destinataire, indication d'un correspondant spécifique ;
- discours d'ouverture;
- une indication de l'objet et du but de la lettre;
- texte principal;
- conclusion (formule de politesse);
- signature de l'expéditeur ;
- une indication de l'application et de la distribution des copies (le cas échéant).
4. Lors de la préparation d'une lettre commerciale, utilisez l'éditeur de texte Microsoft Word:
utilisez la police Times New Roman, taille 12-14 p., interligne - 1-2 p.;
notez les numéros de page de la lettre en bas à droite;
lors de l'impression de texte sur des formulaires A4, utilisez un interligne de 1,5 à 2, le format A5 et moins - un interligne. Les éléments requis sont toujours tapés à travers un interligne.
5. Si vous agissez au nom d'une organisation et avez l'intention d'envoyer une lettre à Copie conforme , assurez-vous d'utiliser du papier à en-tête, puisque sa présence sera carte téléphonique votre entreprise. Traitez la conception du formulaire officiel avec un soin particulier, cette compétence devrait être obligatoire pour tout employé de bureau.
6. Pour la correspondance internationale, la lettre doit être rédigée dans la langue du destinataire ou en anglais(comme le plus courant dans les relations d'affaires).
7. Gardez un ton approprié et professionnel. Commencez la lettre par un appel, qui, selon le degré de proximité avec le correspondant, peut commencer à la fois par les mots "Cher + F.I.O.", et "Cher + F.I.O.". N'oubliez pas que les mots dans l'appel ou dans l'indication du destinataire ne doivent en aucun cas être abrégés (par exemple, «respecté» comme «respecté» ou «chef de service» comme «chef de service») - ce sont les règles de l'étiquette des affaires. Terminez toujours votre lettre par des remerciements pour votre coopération. La signature doit être précédée de la mention "Respectueusement, ..." ou "Cordialement, ...". Faire référence à "vous" dans la correspondance officielle est inacceptable, même si vous entretenez des relations amicales avec le correspondant.
8. Sélectionnez soigneusement le vocabulaire, évitez les inexactitudes et les phrases ambiguës, l'utilisation excessive de professionnalisme. La lettre doit être compréhensible.
9. Diviser le contenu de la lettre en paragraphes sémantiques afin qu'il ne soit pas lourd et difficile à comprendre pour le destinataire. Suivez la règle : les premier et dernier paragraphes ne doivent pas contenir plus de quatre lignes imprimées, et le reste pas plus de huit.
10. Répondre aux e-mails professionnels selon l'étiquette acceptée :à une demande écrite - dans les 10 jours après réception ; aux courriers envoyés par fax ou e-mail - sous 48 heures, hors week-end.
Correspondance commerciale intra-organisationnelle
La correspondance commerciale entre les employés de l'entreprise est plus simplifiée par rapport à la correspondance adressée à un tiers.
- être concis;
- être de nature commerciale ;
- la date doit être indiquée dans la lettre;
- à la fin de la lettre il y a une formule de courtoisie et une signature.
Un exemple de correspondance commerciale intra-organisationnelle peut être une lettre de félicitations au nom d'un chef ou d'une équipe adressée à un héros du jour ou à un employé qui a reçu une promotion.
Lors de la discussion de projets par écrit, seuls certains des éléments obligatoires d'une lettre commerciale sont généralement utilisés - une indication du sujet, un appel, sommaire l'essence de la matière et la formule de courtoisie avec une signature imprimée.
N'oubliez pas que la forme de la lettre et le modèle requis doivent être choisis en fonction du niveau de correspondance commerciale et du type d'informations que vous souhaitez fournir au destinataire.