Типична длъжностна характеристика на секретаря на ръководителя. Какви са служебните задължения на секретаря

ОПИСАНИЕ НА РАБОТАТА

Секретар на ръководителя

1. Общи положения

1.1. Тази инструкция е изготвена в съответствие с Постановление на Министерството на труда на Руската федерация от 21.08. № 37 „Общоотраслова квалификационна характеристика на длъжностите на работниците, заети в предприятия, учреждения и организации“.

1.2. Секретарят на управителя принадлежи към категорията технически изпълнител.

1.3. Тази длъжностна характеристика определя длъжностните задължения, права и отговорности на секретаря на управителя.

1.4. За длъжността секретар на ръководителя се приема лице, което има висше професионално образование без представяне на изисквания за трудов стаж или средно професионално образование и трудов стаж по специалността най-малко 2 години.

1.5. Секретарят на ръководителя се назначава на длъжността със заповед на директора на техникума, подчинен на директора на техникума и ръководителя на структурното звено на службата за управление на документи (ДОУ) на техникума.

1.6. Секретарят на управителя трябва да знае:

Конституцията на Руската федерация;

Трудово законодателство;

Основните разпоредби на Единната държавна система за деловодство;

Законодателни и нормативни правни актове, укази, правилници, инструкции и други нормативни документи на висши органи относно документационното осигуряване на техникума;

Основните нормативни и методически документи, уреждащи правилата за подготовка и изпълнение на документи и организацията на работата с тях,

Инструкция за работа в офиса;

Стандарти за единна система от организационна и административна документация;

Процедурата за наблюдение на преминаването на официални документи и материали;

Методи на изследване, анализ, проектиране и разработване на документационни системи;

Редът за регистрация, класификация, съхранение, проверка на стойността на документите;

Организация на архивирането;

Редът за планиране, проектиране и технология на работа на базата на организационна и компютърна технология на службата за документална поддръжка на управлението;

Организация и управление на труда;

Структурата на техникума и неговите услуги;

Вътрешен правилник на техникума;

Правила и разпоредби за защита на труда.

1.7. Секретарят на управителя се ръководи от:

Устав, заповеди и указания на директора на техникума;

Основните нормативни и методически документи, уреждащи правилата за изготвяне и изпълнение на документи и организацията на работата с тях, инструкции за деловодство;

Правилника за вътрешния трудов ред на техникума;

Тази длъжностна характеристика.

1.8. По време на ваканция или временно отсъствие секретарят на ръководителя, неговите задължения се възлагат на служителя на предучилищното образователно заведение със заповед на директора на техникума. Това лице придобива съответните права и отговаря за правилното изпълнение на възложените му задължения.

2. Функции

2.1. Организационно и техническо осигуряване на дейността на ръководителя на организацията.

2.2. Водене на отчетност.

2.3. Контрол върху изпълнението на заповедите и разпорежданията на ръководителя от служителите.

3. Длъжностни задължения

Секретарят на управителя изпълнява следните задължения:

3.1. Извършва работа по организационно-техническото осигуряване на административно-административната дейност на директора на техникума.

3.2. Приема кореспонденция, пристигаща за разглеждане от директора, прехвърля я в съответствие с взетото решение на структурни подразделения или конкретни изпълнители за използване в процеса на работа или подготовка на отговори.

3.3. Води офис работа, извършва различни операции с използване на компютърни технологии, предназначени да събират, обработват и представят информация при изготвянето и приемането на решения.

3.4. Приема документи и лични заявления за подпис на ръководителя.

3.5. Подготвя документи и материали, необходими за работата на ръководителя.

3.6. Следи за своевременното разглеждане и представяне от структурни поделения и конкретни изпълнители на документи, получени за изпълнение, проверява правилността на изготвените проекти на документи, представени на ръководителя за подпис, и осигурява тяхното висококачествено редактиране.

3.7. Организира телефонни разговори на ръководителя, записва получената в негово отсъствие информация и довежда до неговото съдържание, предава и получава информация за приемни и домофонни устройства (телефакс, телекс и др.), както и телефонни съобщения, донася информация до вниманието му своевременно получава чрез комуникационни канали.

3.8. От името на ръководителя изготвя писма, молби, други документи, подготвя отговори до авторите на писма.

3.9. Извършва работа по подготовката на заседанията и заседанията, провеждани от ръководителя (събиране на необходимите материали, уведомяване на участниците за часа и мястото на събранието, дневния ред, тяхната регистрация), води и съставя протоколи от заседанията и заседанията.

3.10. Упражнява контрол по изпълнението на издадените заповеди и указания от служителите на техникума, както и по спазването на сроковете за изпълнение на взетите под контрол предписания и указания на ръководителя.

3.11. Поддържа досие на контролна и регистрационна карта.

3.12. Осигурява работното място на ръководителя с необходимата организационна технология, канцеларски материали, създава условия, благоприятни за ефективната му работа.

3.13. По указание на мениджъра отпечатва необходимите за работата му сервизни материали или въвежда актуалната информация в банката с данни.

3.14. Организира приемането на посетители, насърчава ефективността на разглеждане на искания и предложения на служителите.

3.15. Оформя делата по утвърдената номенклатура, осигурява тяхната безопасност и ги предава в архива в срок.

3.16. Копира документи на персонална копирна машина.

3.17. Изготвя и издава удостоверения по различни въпроси на ученици.

3.18 Изпълнява други указания от ръководителя на техникума и ръководителя на структурното звено (предучилищното училище) на техникума по въпроси, възникнали във връзка със служебна нужда.

4. Права

Секретарят на управителя има право:

4.1. Получават от ръководителите на службите на техникума информацията, необходима за осъществяване на дейността си;

4.2. Внася предложения за деловодство в техникума за разглеждане от прякото ръководство;

4.3. Изисквайте ръководителите на службите да съдействат при изпълнението на техните задължения.

5. Отговорност

Секретарят на управителя отговаря за:

5.1. За неизпълнение или неправилно изпълнение на служебните им задължения, предвидени в тази длъжностна характеристика, в границите, определени от действащото трудово законодателство на Руската федерация.

5.2. За престъпления, извършени в хода на извършване на тяхната дейност - в границите, определени от административното, наказателното и гражданското законодателство на Руската федерация.

5.3. За причиняване на материални щети - в границите, определени от трудовото, наказателното и гражданското законодателство на Руската федерация.

5.4. За нарушаване на изискванията на Федералния закон "За личните данни" и други регулаторни правни актове на Руската федерация, както и вътрешни регулаторни актове на техническото училище, регулиращи защитата на интересите на субектите на лични данни, процедурата за обработка и защита на личните данни - в границите, установени от действащото законодателство на Руската федерация.

5.5. За неизпълнение или неправилно изпълнение на функциите и задълженията им, предвидени в тази длъжностна характеристика, заповеди, заповеди, указания от ръководството на техникума, които не са включени в тази длъжностна характеристика, но възникнали във връзка с производствени нужди и др. нарушения - в съответствие с действащото законодателство на Руската федерация: забележка, порицание, уволнение.

6 взаимодействия

Главен секретар:

6.1. Работи по график, съставен при 40-часова работна седмица и утвърден от директора на техникума.

6.2. Той самостоятелно планира работата си за всяка учебна година и шест месеца. Работният план се утвърждава от директора на техникума не по-късно от пет дни от началото на планирания период.

6.3. Получава от директора на техникума информация от нормативен и организационно-методически характер, запознава се със съответните документи при получаване.

6.4. Системно обменя информация по въпроси от своята компетентност със заместник-директорите на техникума и служителите на техникума.

6.5. Уважава поверителността.

секретаре необходима на всяка организация и следователно длъжностната характеристика на секретаря ще бъде полезна за всяка компания. Важно е ясно да се формулират задълженията на секретаря, които изобщо не се ограничават до получаване на обаждания и сладки усмивки. Предлагаме Ви примерна длъжностна характеристика за секретар на управителя – главен директор, началник отдел, директор на филиал и др.

Длъжностна характеристика на секретаря

ОДОБРЕН
Управител
Фамилия I.O. ________________
"________"_____________ ____ Г.

1. Общи положения

1.1. Секретарят принадлежи към категорията на техническите изпълнители.
1.2. Секретарят се назначава и освобождава със заповед на генералния директор на дружеството.
1.3. Секретарят се подчинява директно на генералния директор/ръководителя на структурното звено на дружеството.
1.4. По време на отсъствието на секретаря неговите права и задължения се прехвърлят на друго длъжностно лице, което се обявява в заповедта за организацията.
1.5. На длъжността секретар се назначава лице, което отговаря на следните изисквания: образование - висше, незавършено висше или средно специално, опит в подобна работа от шест месеца, познания по офис техника (факс, копирна машина, скенер, принтер), програми на Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. В дейността си секретарят се ръководи от:
- законодателни актове на Руската федерация;
- Устава на дружеството, Вътрешния правилник, други правилници на дружеството;
- заповеди и заповеди на ръководството;
- тази длъжностна характеристика.

2. Служебни задължения на секретаря

Секретарят изпълнява следните длъжностни задължения:
2.1. Извършва работа по организационно-техническото осигуряване на административно-административната дейност на ръководителя.
2.2. Приема кореспонденцията, пристигаща за разглеждане от ръководителя, прехвърля я в съответствие с взетото решение на структурните подразделения или конкретен изпълнител за използване в процеса на работа или подготовка на отговори.
2.3. Приема документи и лични заявления за подпис на ръководителя.
2.4. Отговаря на телефонни обаждания, записва и предава служебна информация на ръководителя, организира телефонни разговори на ръководителя.
2.5. От името на ръководителя изготвя писма, запитвания и други документи.
2.6. Извършва работа по подготовката на заседанията и заседанията, провеждани от ръководителя (събиране на необходимите материали, уведомяване на участниците за часа и мястото на събранието, дневния ред, тяхната регистрация), води и съставя протоколи от заседанията и заседанията.
2.7. Упражнява контрол по изпълнението на издадените заповеди и заповеди от служителите на предприятието, както и по спазването на сроковете за изпълнение на заповедите и разпорежданията на ръководителя, взети под контрол.
2.8. Осигурява работното място на ръководителя с необходимото организационно оборудване, канцеларски материали, създава условия, благоприятстващи ефективната работа на мениджъра.
2.9. Организира приемането на посетители, насърчава ефективността на разглеждане на искания и предложения на служителите.
2.10. Оформя делата по утвърдената номенклатура, осигурява тяхната безопасност и ги предава в архива в срок.
2.11. Организира командировки за ръководителя: поръчва самолетни и влакови билети, резервации на хотели.
2.12. Изпълнява индивидуални служебни задачи на прекия си ръководител.

3. Права на секретар

Секретарят има право:
3.1. Получавайте информация, включително поверителна, в количеството, необходимо за решаване на възложените задачи.
3.2. Внасяйте предложения до ръководството за подобряване на работата им и работата на фирмата.
3.3. Изисквайте информация и документи, необходими за изпълнение на служебните му задължения лично или от името на ръководителя от поделенията на предприятието и други специалисти.
3.4. Изисквайте от ръководството да създаде нормални условия за изпълнение на служебните задължения и безопасността на всички документи, генерирани в резултат на дейността на дружеството.
3.5. Взема решения в рамките на тяхната компетентност.

4. Отговорност на секретаря

Секретарят отговаря за:
4.1. За неизпълнение и/или несвоевременно, немарливо изпълнение на задълженията си.
4.2. За неспазване на действащите инструкции, заповеди и заповеди за опазване на търговска тайна и поверителна информация.
4.3. За нарушаване на правилата за вътрешния трудов ред, трудовата дисциплина, правилата за безопасност и пожарната безопасност.

Работната сила на всяка организация работи пряко въз основа на документ, който регламентира взаимоотношенията и отговорностите на всеки служител в заеманото място. Такова предписание е длъжностна характеристика.

Тя е тази, която определя правата и, като поема мярката за отговорност, определя правомощията. Всички трудови задачи, възможни конфликти, както и нивото на натоварване се решават въз основа на този документ.

Отговорна е длъжността секретар

За да съставите правилно и компетентно инструкция, трябва да вземете предвид няколко нюанса:

  1. Първо, разработчиците трябва да обърнат внимание на неговата уместност, определяйки самата структура на организацията.
  2. На второ място, има специални справочници - класификатори, и трето, разглеждат се основните стандарти за управление.

Нека се опитаме да проучим този въпрос по-подробно, използвайки примера на длъжността секретар. По правило такова свободно място се счита за типично, поради което документът има няколко основни стандартни раздела:

  • "Общи разпоредби" - това описва самата работна специалност, нейната подчинение, основните условия за работа. Освен това се изяснява наличието на определени знания, умения, придобити по-рано, а също така се разкрива въпросът за замяната на служител по време на неговото отсъствие.
  • „Длъжностни задължения“ – този раздел показва възможностите на служителя. В основата си секретарят участва в организирането на срещи, презентации, сесии. Освен това следи за изпълнението на всички нареждания, дадени от ръководителя от линейните структури, провежда телефонни разговори, уговаря срещи и отговаря за входящата и изходящата кореспонденция. В зависимост от спецификата на дейността на компанията, задълженията на служителя могат да бъдат разширени.
  • "Права" - тук са обяснени основните позиции, които дават възможност за потвърждаване на собствените си правомощия. Тоест секретарят има право на достъп до документи и информация от определен тип, както и да работи за най-правилната оптимизация на своя процес, да се грижи за нивото на квалификация и редовно да го подобрява.
  • „Отговорност” – това са областите, в които служителят става отговорен пред мениджъра. В по-голямата си част този раздел винаги е стандартен.

Основните функции на секретаря - помощник

Основното задължение на секретаря е да изпълнява заповедите на началника

Длъжностната характеристика за тази свободна позиция, както бе споменато по-рано, е от типичен характер. Следователно повечето организации го приемат за основа. И така, какви са отговорностите на секретаря?

  • Първо, това е изпълнението на собствените поръчки. Основното тук е, че създадените заповеди трябва да бъдат напълно съобщени на изпълнителния персонал.
  • Второ, задължителна е работа с кореспонденция. Всички входящи писма се преглеждат, анализират и изпращат до различни структурни подразделения или до бюрото на директора.
  • На трето място, това са отговорностите за провеждане на деловодството. Тоест цялата входяща информация трябва да се преобразува в електронна форма. И, четвърто, тук е посочена допълнителна функционалност.

През работния ден секретарят работи с документи, приема различни видове заявления, събира необходимите материали, оформя документи за подпис. Всички проекти на решения, минаващи през ръцете му, трябва да бъдат проверени за грешки и възможност за недостатъци. Тук е важен контролът върху самия дизайн, както и редактирането, ако е необходимо.

Освен това всички входящи телефонни обаждания подлежат на регистрация, а информацията, получена по време на отсъствието на ръководителя, се записва внимателно за по-нататъшно предаване и разглеждане. Работата с факс, копирна машина и телефонни съобщения също става важна. За да се квалифицирате за тази позиция, е важно да имате хладнокръвие, точност, точност и грамотност.

Позицията на секретар на организацията включва работата по организиране на срещи.

Тук трябва да съберете необходимия материал, да го предоставите за анализ, да определите кръга на бъдещите участници, да ги уведомите. Освен това събитието, проведено на уречената дата, предполага съставянето на специален протокол, за който отговаря секретарят. Друга такава свободна позиция включва попълване на регистрационни карти, съобщаване на поръчки на изпълнителите, контролиране на сроковете, както и осигуряване на неговия директор с офис консумативи и изправно офис оборудване.

Струва си да уточним, че работата с информация за секретаря го натоварва с идеалния дизайн на банката с данни, управлението на бизнеса, тяхното архивиране и безопасност. Освен това, директният контакт с мениджърския екип ви позволява да помагате при справянето с оперативни заявки, да решавате важни проблеми и да насочвате посетителите, които правят срещи.

Ако е необходимо, такъв отива в командировки, чиято продължителност се определя директно от ръководителя. По принцип работният график е стандартен и включва 40 работни часа седмично с обедни почивки и. В зависимост от спецификата на дейността на организацията работното време може да се коригира.

Правата и задълженията на секретаря – пом

Секретарката е дясната ръка на шефа

Помислете за стандартен набор от права, които могат да се изискват от мениджър, докато заема тази позиция:

  • Условия на труд - те трябва да са нормални, да не противоречат на руското законодателство.
  • Помощта при работа ви помага да изпълнявате задълженията си, за да постигнете най-добри резултати.
  • Информационна поддръжка - достъп до всякакъв вид документация, предполага коректно изпълнение на поръчки, споразумения, кореспонденция.
  • Допълнително обучение - преминаване на необходимите курсове.
  • Контакт с ръководството - тясна работа по текущи въпроси, правене на предложения, обсъждане.
  • Подписващи документи - справочни или информационни книжа се заверяват от секретаря в рамките на неговата компетентност.

Отговорността на тази свободна позиция се състои в необходимостта да изпълнявате правилно своите собствени, да извършвате дейности в съответствие с Кодекса на труда, да не извършвате нарушения и редовно да наблюдавате действията си, за да не навредите на организацията.

Съдебен секретар

Работа с документация като секретарска работа

Разделите от инструкциите за описание на правата и отговорностите се считат за почти типични, но задълженията имат свои нюанси в зависимост от фирмата, която ги предписва. Така че, ако се докоснем до руското правосъдие, тогава можем да идентифицираме някои от основните характеристики на такава работа.

Първата и най-важна задача на секретаря на съдебното заседание е да осигури непрекъсната, добре координирана работа на този апарат. Тук трябва да подготвите цялата документация, да съберете подписи, да създадете писма и да ги изпратите до адресатите, да получите граждани, да работите по извлечение, да извикате свидетели и т.н.

Освен това този служител анализира списъците на делата, съставя ги и ги поставя за по-нататъшно разглеждане, предава копия от заключенията, контролира явяването на всички свидетели, като отбелязва времето на тяхното присъствие. Всички проведени съдебни заседания се записват в дневника, а в края на производството се съставя протокол. Изготвя и копия от съдебни решения, изпълнителни материали, изпълнителен лист.

През секретарката минават и всички документи за потърпевши.

Секретар - съдебен шофьор

Длъжностната характеристика на секретарката на управителя ще постави точка на i

Това е специфична свободна позиция, която изисква познания от правен характер. Като цяло такова лице трябва да е достатъчно квалифицирано, компетентен, събрано, да може да спазва определени забрани и ограничения.

Тук е важен опитът, изучаването на законите в тяхното съвременно описание, работата с Конституцията, Кодекса на труда и стриктното изпълнение на инструкциите за деловодство.

Освен това служителят трябва да знае основите на взаимодействието с управленските структури, да може да пише правилно, да прави корекции и да разбира бизнес стила и нормите на руския език. За важни се считат и уменията в областта на информационните технологии, уменията за управление на документи и др.

В същото време целият работен ден трябва да бъде правилно планиран, за да се осигури навременното изпълнение на делата. Цялата постъпваща информация подлежи на внимателен анализ и се обработва с помощта на съвременни технологии. Важно е да можете да работите правилно с интернет, да използвате специални програми.

Права на секретар

Първо, тази свободна длъжност включва запознаване с проекти на решения, които са пряко свързани с него. На второ място, това е анализ на дейностите и отправяне на предложения към собствени, както и обсъждане на недостатъци или възможни констатирани пречки при решаване на проблеми.

На трето място, има право на работа с всички структурни подразделения, което изисква от тях да изпълняват заповедите на ръководителя, както и необходимата информация за изпълнение на служебните си задължения. И четвърто, разчитайте на съдействието на директора при изпълнението на трудовите процеси.

Как да съставите длъжностна характеристика за служител, видео консултацията ще каже:

Длъжностна характеристика на секретаря

ОДОБРЕН
Управител
Фамилия I.O. ________________
"________"_____________ ____ Г.

1. Общи положения

1.1. Секретарят принадлежи към категорията на техническите изпълнители.
1.2. Секретарят се назначава и освобождава със заповед на генералния директор на дружеството.
1.3. Секретарят се подчинява директно на генералния директор/ръководителя на структурното звено на дружеството.
1.4. По време на отсъствието на секретаря неговите права и задължения се прехвърлят на друго длъжностно лице, което се обявява в заповедта за организацията.
1.5. На длъжността секретар се назначава лице, което отговаря на следните изисквания: образование - висше, незавършено висше или средно специално, опит в подобна работа от шест месеца, познания по офис техника (факс, копирна машина, скенер, принтер), програми на Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. В дейността си секретарят се ръководи от:
- законодателни актове на Руската федерация;
- Устава на дружеството, Вътрешния правилник, други правилници на дружеството;
- заповеди и заповеди на ръководството;
- тази длъжностна характеристика.

2. Служебни задължения на секретаря

Секретарят изпълнява следните длъжностни задължения:
2.1. Извършва работа по организационно-техническото осигуряване на административно-административната дейност на ръководителя.
2.2. Приема кореспонденцията, пристигаща за разглеждане от ръководителя, прехвърля я в съответствие с взетото решение на структурните подразделения или конкретен изпълнител за използване в процеса на работа или подготовка на отговори.
2.3. Приема документи и лични заявления за подпис на ръководителя.
2.4. Отговаря на телефонни обаждания, записва и предава служебна информация на ръководителя, организира телефонни разговори на ръководителя.
2.5. От името на ръководителя изготвя писма, запитвания и други документи.
2.6. Извършва работа по подготовката на заседанията и заседанията, провеждани от ръководителя (събиране на необходимите материали, уведомяване на участниците за часа и мястото на събранието, дневния ред, тяхната регистрация), води и съставя протоколи от заседанията и заседанията.
2.7. Упражнява контрол по изпълнението на издадените заповеди и заповеди от служителите на предприятието, както и по спазването на сроковете за изпълнение на заповедите и разпорежданията на ръководителя, взети под контрол.
2.8. Осигурява работното място на ръководителя с необходимото организационно оборудване, канцеларски материали, създава условия, благоприятстващи ефективната работа на мениджъра.
2.9. Организира приемането на посетители, насърчава ефективността на разглеждане на искания и предложения на служителите.
2.10. Оформя делата по утвърдената номенклатура, осигурява тяхната безопасност и ги предава в архива в срок.
2.11. Организира командировки за ръководителя: поръчва самолетни и влакови билети, резервации на хотели.
2.12. Изпълнява индивидуални служебни задачи на прекия си ръководител.

3. Права на секретар

Секретарят има право:
3.1. Получавайте информация, включително поверителна, в количеството, необходимо за решаване на възложените задачи.
3.2. Внасяйте предложения до ръководството за подобряване на работата им и работата на фирмата.
3.3. Изисквайте информация и документи, необходими за изпълнение на служебните му задължения лично или от името на ръководителя от поделенията на предприятието и други специалисти.
3.4. Изисквайте от ръководството да създаде нормални условия за изпълнение на служебните задължения и безопасността на всички документи, генерирани в резултат на дейността на дружеството.
3.5. Взема решения в рамките на тяхната компетентност.

4. Отговорност на секретаря

Секретарят отговаря за:
4.1. За неизпълнение и/или несвоевременно, немарливо изпълнение на задълженията си.
4.2. За неспазване на действащите инструкции, заповеди и заповеди за опазване на търговска тайна и поверителна информация.
4.3. За нарушаване на правилата за вътрешния трудов ред, трудовата дисциплина, правилата за безопасност и пожарната безопасност.

Ако след като прочетете тази статия не получите категоричен отговор, помолете за бърза помощ:

Описание на работата
секретар на ръководителя[име на организация, предприятие и др.]

Тази длъжностна характеристика е разработена и одобрена в съответствие с разпоредбите на Кодекса на труда на Руската федерация и други нормативни актове, регулиращи трудовите правоотношения в Руската федерация.

I. Общи положения

1.1. Секретарят на управителя принадлежи към категорията на техническите изпълнители.

1.2. На длъжността секретар на ръководителя се назначава лице с висше професионално образование, без да се представят изисквания за трудов стаж или средно професионално образование и трудов стаж по специалността най-малко [т.е.] години.

1.3. Назначаването на длъжността секретар на ръководителя и освобождаването от нея се извършва със заповед на ръководителя на предприятието по препоръка на [въведете необходимото].

1.4. Секретарят трябва да знае:

Решения, заповеди, заповеди, други ръководни и нормативни документи на висши и други органи, касаещи дейността на предприятието;

Правилници, инструкции, други нормативни документи по деловодството;

Структурата и управлението на предприятието и неговите поделения;

Харта на предприятието;

Организиране на офис работа;

Методи за регистрация и обработка на документи;

Архивиране;

Машинопис;

Правила за използване на домофонни системи;

Стандарти за единна система от организационна и административна документация;

Правила за отпечатване на бизнес писма чрез стандартни формуляри;

Основи на етиката и естетиката;

Правила за бизнес комуникация;

Правила за работа с компютърни технологии;

Основи на административното право и трудовото право;

Вътрешен трудов правилник;

Правила и разпоредби за охрана на труда, безопасност, производствена санитария и противопожарна защита;

1.5. Секретарят е пряко подчинен на ръководителя [на предприятието, структурното звено].

1.6. По време на отсъствие на секретаря (ваканция, болест и др.) неговите задължения се изпълняват от назначено по установения ред лице, което придобива съответните права и отговаря за правилното изпълнение на възложените му задължения.

1.7. [Въведете каквото искате].

II. Длъжностни задължения

секретар:

2.1. Извършва работа по организационно-техническото осигуряване на административно-административната дейност на ръководителя.

2.2. Приема кореспонденция, пристигаща за разглеждане от ръководителя, прехвърля я в съответствие с взетото решение на структурни подразделения или конкретни изпълнители за използване в процеса на работа или подготовка на отговори.

2.3. Води офис работа, извършва различни операции с използване на компютърни технологии, предназначени да събират, обработват и представят информация при изготвянето и приемането на решения.

2.4. Приема документи и лични заявления за подпис на ръководителя.

2.5. Подготвя документи и материали, необходими за работата на ръководителя.

2.6. Следи за своевременното разглеждане и представяне от структурните поделения и конкретни изпълнители на документи, подадени на ръководителя за подпис, осигурява тяхното висококачествено редактиране.

2.7. Организира телефонните разговори на ръководителя, записва получената в негово отсъствие информация и довежда до неговото съдържание, предава и получава информация за приемни и домофонни устройства (телефакс, телекс и др.), както и телефонни съобщения, носи я на вниманието му своевременно получена информация по комуникационните канали.

2.8. От името на ръководителя изготвя писма, молби, други документи, подготвя отговори до авторите на писма.

2.9. Извършва работа по подготовката на заседанията и заседанията, провеждани от ръководителя (събиране на необходимите материали, уведомяване на участниците за часа и мястото на събранието, дневния ред, тяхната регистрация), води и съставя протоколи от заседанията и заседанията.

2.10. Упражнява контрол по изпълнението на издадените заповеди и заповеди от служителите на предприятието, както и по спазването на сроковете за изпълнение на заповедите и разпорежданията на ръководителя, взети под контрол.

2.11. Поддържа досие на контролна и регистрационна карта.

2.12. Осигурява работното място на ръководителя с необходимото организационно оборудване, канцеларски материали, създава условия, благоприятстващи ефективната работа на мениджъра.

2.13. По указание на мениджъра отпечатва необходимите за работата му сервизни материали или въвежда актуалната информация в банката с данни.

2.14. Организира приемането на посетители, насърчава ефективността на разглеждане на искания и предложения на служителите.

2.15. Оформя делата по утвърдената номенклатура, осигурява тяхната безопасност и ги предава в архива в срок.

2.16. Изпълнява индивидуални служебни задачи на ръководителя.

2.17. [Въведете каквото искате].

III. права

Секретарят има право:

3.1. Да се ​​запознаят с проектите на решения на ръководството на предприятието относно неговата дейност.

3.2. Внася предложения за подобряване на работата, свързана с предвидените в тази инструкция отговорности за разглеждане от ръководството.

3.3. В рамките на своята компетентност информират прекия ръководител за всички констатирани недостатъци в процеса на изпълнение на служебните им задължения и правят предложения за отстраняването им.

3.4. Изисквайте лично или от името на ръководството на предприятието от структурни подразделения и специалисти информация и документи, необходими за изпълнение на служебните им задължения.

3.5. Изискват ръководството на предприятието да съдейства при изпълнението на техните задължения и права.

3.6. [Въведете каквото искате].

IV. Отговорност

Секретарят отговаря за:

4.1. За неправилно изпълнение или неизпълнение на задълженията си, предвидени в тази длъжностна характеристика, в границите, определени от трудовото законодателство на Руската федерация.

4.2. За престъпления, извършени в хода на извършване на тяхната дейност - в границите, определени от административното, наказателното и гражданското законодателство на Руската федерация.

4.3. За причиняване на материални щети - в границите, определени от трудовото и гражданското законодателство на Руската федерация.

Длъжностната характеристика се разработва в съответствие с [име, номер и дата на документа].

Ръководител на структурно звено

[инициали, фамилия]

[подпис]

[ден месец Година]

договорено:

Ръководител на правния отдел

[инициали, фамилия]

[подпис]

[ден месец Година]

Прочетох инструкциите:

[инициали, фамилия]

[подпис]

[ден месец Година]