Comment établir correctement une note de frais et un ordre de caisse pour le paiement de la paie de vacances? Remplir le bon de commande : trésorerie sous contrôle.

À qui émettre un service de règlement en espèces lors du paiement des salaires selon le relevé

Puisqu'il n'y a pas de règles claires sur la manière d'émettre un service de règlement en espèces lors de l'émission de salaires selon le relevé, il n'y a pas de règles claires dans la directive, nous partirons des règles générales. Ils sont comme ça. La paie a une durée de validité - maximum 5 jours ouvrés page 6.5 Instructions... Le directeur doit indiquer la période spécifique dans le relevé, en fonction du nombre de jours nécessaires pour verser les salaires à tous les employés (en tenant compte des délais établis pour le paiement des salaires, des voyages d'affaires en cours, des vacances, des congés, etc.). Pendant cette période, le montant à émettre selon le relevé peut être conservé à la caisse au-delà de la limite a page 2 Consignes... ET jusqu'à l'expiration de ce délai ou la totalité du salaire ne sera pas versée avant la fin de cette période a nn. 4.6, 6.5 Remarques:

• RSC ni pour le montant total indiqué dans le relevé, ni pour les montants déjà émis selon le relevé depuis le début de son terme, non délivré ;
• ne sont pas reflétés dans le livre de caisse ni l'argent destiné à l'émission, ni l'argent déjà émis selon la déclaration aux employés.

A la fin du dernier jour de la période de validité du relevé, le caissier signe le relevé, marque les montants déposés dans celui-ci et le transfère au service comptable. Le comptable vérifie tout et appose également sa signature. Et ce n'est qu'après cela, mais nécessairement le même jour, que le comptable établit un service de règlement en espèces pour le total des montants effectivement délivrés aux salariés de par. 3 pages 6.5 Instructions, et son numéro et sa date sont indiqués sur la dernière page du relevé. Ensuite, le caissier enregistre la caisse enregistreuse dans le livre de caisse e page 4.6 Instructions.

S'il existe plusieurs relevés, par exemple pour chaque département - le sien, il n'est alors pas nécessaire d'établir une caisse enregistreuse distincte pour chacun d'eux. Vous pouvez effectuer un service de règlement en espèces pour le montant total du salaire émis et y joindre toutes les déclarations. En conséquence, dans tous les relevés, vous devez indiquer le numéro de cette caisse enregistreuse.

Dans un service de règlement en espèces régulier, non salarial, une indication du destinataire et ses données de passeport, ainsi que sa signature par. 2, 3 clause 6.1, clause 6.2 Instructions il est nécessaire que l'organisation ait la confirmation qu'elle a payé un certain montant à une certaine personne et que cette personne l'a reçu. Et ils établissent un tel service de règlement en espèces avant que l'argent ne soit délivré au destinataire qui y est indiqué. page 6.1 Remarques.

Mais au moment de l'établissement de la caisse enregistreuse basée sur la masse salariale :

• de l'argent déjà émis de la caisse aux salariés selon le relevé, et une partie, éventuellement, dans les jours précédents ;
• confirmation d'émission chacun un certain montant a déjà- ce sont les signatures des employés dans le relevé.

Alors RCO, établi sur la base d'une paie, n'est nécessaire que pour inscrire dans le livre de caisse les montants émis sur le relevé et n'est pas une confirmation du transfert d'argent. Donc, pour saisir le f. et. O. dans la ligne "Émission" et les données du passeport dans la ligne "Par ___" ne sont pas nécessaires. En conséquence, personne ne doit signer le service de règlement en espèces pour le bénéficiaire. C'est pourquoi, dans la directive, le remplissage de ces lignes n'est mentionné qu'en relation avec la procédure générale d'émission d'argent des caisses enregistreuses nn. 6.1, 6.2 Remarques... Et pour le paiement des salaires, la procédure spéciale que nous avons considérée est établie, dans laquelle il n'y a pas de telles règles page 6.5 Instructions.

Cependant, dans la pratique, vous pouvez en trouver d'autres, options de règlement en espèces erronées :

• <или>sur le caissier lui-même - son f. et. O. mettre dans la ligne "Émission", et dans la ligne "Par ___" indiquer ses données de passeport. Ils argumentent ici de la manière suivante : la paie est donnée par le caissier, par conséquent, le caissier doit être émis à son nom. C'est faux, car tout l'argent de la caisse enregistreuse, y compris ceux destinés au paiement des salaires, se trouve déjà à la caisse, car c'est lui qui est financièrement responsable de la caisse enregistreuse. Pour quelqu'un qui travaille comme caissier, un règlement en espèces ne peut être émis que s'il agit non pas en tant que caissier, mais en tant que bénéficiaire d'argent. Par exemple, en tant que comptable lorsqu'on lui demande d'acheter quelque chose en espèces au nom d'une organisation.

Il arrive qu'une organisation ait plusieurs caissiers à une seule caisse, dont l'un est le senior par. 2 pages 4 Instructions, et le salaire est émis comme suit: le caissier principal transfère l'argent de la caisse enregistreuse au reste, et ceux-ci le distribuent déjà aux travailleurs selon les déclarations. Mais même dans ce cas, le transfert d'argent entre le caissier principal et le reste n'est pas formalisé par la caisse pour la même raison : tant que l'argent est chez l'un des caissiers, il est considéré comme étant en caisse . Un tel transfert est enregistré dans un livre spécial de comptabilité des fonds reçus et émis par le caissier (formulaire n ° KO-5) page 4.5 Consignes;

• <или>sur le directeur ou le chef comptable. Le libellé de la ligne « Issue » dans ces cas est le suivant : « Fomin A.A. pour le paiement des salaires aux employés pour la seconde moitié de juin 2015 ", et en dessous, dans la ligne" Par ___ ", les données du passeport de Fomin sont indiquées. C'est faux, car avec une telle inscription, il s'avère que vous avez transféré ce montant de la caisse à la personne nommée, et qu'il doit distribuer le salaire aux employés ailleurs. Mais en réalité, cela ne s'est pas produit: le caissier a donné le salaire - c'est sa signature qui apparaît sur le relevé à la ligne «J'ai effectué le paiement». Bien entendu, le directeur lui-même peut effectuer des transactions en espèces et page 4 Remarques, mais alors il fait office de caissier, et pour le caissier, comme nous l'avons déjà dit, la caisse enregistreuse n'est pas dressée.

Dans certaines organisations, la procédure suivante a été établie: le directeur, le chef comptable, le chef de service, le contremaître, etc., selon la caisse enregistreuse émise à leur nom, reçoivent un salaire pour leurs subordonnés à la caisse, puis le distribuer aux employés conformément à la déclaration. Ils remettent, avec le relevé, les montants non émis au caissier du PKO. Mais c'est faux. Le salaire doit être émis par le caissier par le caissier - c'est l'exigence de l'instruction n ° 3210-U par. 2 p. 6.5, p. 6.2, p. 4, p. 6.1 Instructions, c'est-à-dire qu'il ne peut pas être remis par les comptables.

Par conséquent, celui qui verse réellement le salaire doit être nommé caissier avec l'entière responsabilité financière de l'argent qui lui est confié. Ensuite, le caissier principal sera le senior pour cette fois, et le transfert de l'argent du salaire au distributeur doit être enregistré dans le livre comptable des fonds reçus et émis par le caissier (formulaire n ° KO-5 approuvé Résolution du Comité national des statistiques du 18.08.98 n° 88).

Quel jour indiquer dans le champ "Date de préparation" de la caisse enregistreuse

Cette question se pose si le salaire est payé sur plusieurs jours. Dans l'Ordonnance n° 3210-U il est dit directement que le règlement en espèces est constitué sur les montants effectivement émis par. 4 pages 6.5 Consignes... D'où, date de compilation du RSC- ce date de clôture de la déclaration, c'est-à-dire le dernier jour du paiement du salaire. Cette règle s'explique par le fait qu'on ne sait pas à l'avance si tous les employés viendront à la caisse pour leur salaire, il est donc impossible de prédire quel montant sera émis.

Dans certaines organisations, ils fixent la date du 1er jour du paiement des salaires (le 1er jour de la date limite indiquée dans le relevé), car ils estiment que l'ordre du directeur est émis par l'ordre du directeur de délivrer le salaire en espèces et de ne pas le transférer sur les comptes des employés. Cependant, ce n'est pas vrai. La paie ou la masse salariale elle-même, signée par le directeur, sert de tel ordre, et le salaire non monétaire est transféré sur la base de la masse salariale et Instructions pour l'utilisation et le remplissage des formulaires de comptabilité primaires pour la comptabilité du travail et la rémunération (Paie), approuvées. Résolution du Comité national des statistiques du 05.01.2004 n° 1... De plus, depuis le 1er juin de l'année dernière, la signature du directeur dans la SRC n'est plus requise.

Un échantillon d'enregistrement d'une caisse enregistreuse, établi sur la base d'une feuille de paie

Un ordre de sortie de fonds est un formulaire dont le formulaire est officiellement approuvé au niveau de la législation fédérale. Découvrez quelle est la structure du document concerné, comment remplir correctement le formulaire d'un bon de commande et ce qui a changé dans sa conception en 2019, à partir de notre article.

Quelle est la meilleure façon de télécharger le formulaire de règlement en espèces - en format Word ou autre

Le formulaire d'ordre de dépenses peut être soumis sous 2 formats principaux - Word et Excel. Chacun d'eux a ses propres avantages et inconvénients.

Les documents Word peuvent être ouverts dans plusieurs programmes - dans les systèmes d'exploitation courants (Windows, Linux, MacOS), en règle générale, il existe toujours un logiciel préinstallé pouvant fonctionner avec des fichiers au format correspondant.

Relativement peu de solutions fonctionnent correctement avec les fichiers Excel - Microsoft Excel, Open Office Calc et leurs équivalents, y compris les types de logiciels "cloud". En règle générale, ils ne sont pas installés par défaut dans les systèmes d'exploitation modernes.

Si vous décidez de télécharger le formulaire de bon de caisse au format Excel, vous aurez alors à votre disposition un fichier plus polyvalent. Par exemple, lorsqu'il a été créé dans une version de Microsoft Excel, il est facilement reconnu dans n'importe quelle autre, et dans la plupart des cas également dans des programmes tiers. Dans le même temps, les fichiers Word, en raison des particularités de leur structure, ne sont pas toujours correctement reconnus dans des programmes différents de ceux dans lesquels ils ont été créés.

Un autre argument pour télécharger le formulaire de règlement en espèces dans Excel est la commodité de le remplir sur un ordinateur. La structure des fichiers de ce type est telle qu'il est plus difficile pour un comptable de se tromper lors de la saisie des données nécessaires sur un PC, car les cellules de saisie des informations sont mises en évidence. Lors du remplissage d'un document Word, il est possible par erreur d'affecter d'autres éléments de la mise en forme du document, ce qui pourrait violer sa structure.

Quel formulaire unifié doit correspondre au formulaire de règlement en espèces

Conformément aux dispositions de l'instruction de la Banque de Russie du 11.03.2014 n° 3210-U, les organisations russes sont obligées d'utiliser le formulaire unifié KO-2 (correspondant au numéro 0310002 selon OKUD) comme forme de règlement la gestion. Ce formulaire a été approuvé par le décret du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie du 18.08.1998 n° 88.

En savoir plus sur les exigences légales pour les documents primaires dans l'article « Document principal : exigences de forme et conséquences de sa violation » .

REMARQUE! À partir du 19.08.2017, il existe de nouvelles règles pour effectuer des transactions en espèces, avec lesquelles vous pouvez vous familiariser.

Comment télécharger gratuitement le formulaire de règlement en espèces

Vous pouvez télécharger un ordre de dépenses au format KO-2, c'est-à-dire qu'il est entièrement conforme aux exigences de la législation dans sa structure, sur notre site Web :

REMARQUE! Il est important non seulement de télécharger le RCO du formulaire actuel dans l'un des formats présentés, mais aussi de s'assurer que le fichier n'a pas l'attribut "lecture seule" (sinon cela ne fonctionnera pas de l'éditer sur un PC ). Pour ce faire, vous devez le trouver sur le disque, faire un clic droit dessus, sélectionner "Propriétés" et décocher la case à côté de l'attribut correspondant, si nécessaire.

Télécharger un bon de commande — c'est encore la moitié de la bataille, la prochaine tâche se posera - la remplir correctement. Considérons les points clés de cette procédure.

Dois-je imprimer le formulaire du bon de caisse KO-2

Le remplissage de la caisse enregistreuse peut être effectué à la fois sur un ordinateur - avec impression ultérieure, et manuellement - à l'aide d'un formulaire déjà imprimé (clause 4.7 des instructions n ° 3210-U). Des solutions automatisées peuvent également intervenir - dans ce cas, une impression du règlement en espèces est facultative (les fichiers de commandes sont enregistrés dans la mémoire des programmes correspondants et signés à l'aide d'un EDS). Certes, dans ce dernier cas, l'organisation devra acheter des signatures électroniques pour toutes les personnes qui doivent signer ces documents: le chef, le chef comptable, le caissier, ainsi que les autres employés (y compris les comptables).

L'échantillon RSC complété peut ressembler à ceci :

Cet exemple complet de facture en espèces peut être utilisé comme modèle pour le caissier de votre organisation.

Ce à quoi vous devez porter une attention particulière lorsque vous remplissez le formulaire d'un ordre de dépenses :

• dans la colonne "OKPO Code", il faut indiquer les données correspondant à celles contenues dans les registres des statistiques de l'Etat ;
• si l'entreprise n'a pas de divisions structurelles, un tiret doit être mis dans la colonne correspondante du formulaire ;
• dans la colonne "Numéro du document", le numéro de la caisse enregistreuse doit être enregistré dans l'ordre, en règle générale, le calcul commence à partir du 1er janvier de chaque année;
• le montant dans la partie tabulaire du formulaire peut être indiqué en roubles et en kopecks séparés par des virgules ou des tirets (par exemple, 200,75 ou 200-75);
• dans la rubrique "Code d'objet", les données ne sont saisies que si l'organisation utilise dans la pratique un système de codes, qui déterminent les dépenses et la réception des fonds;
• dans la rubrique "Montant", qui se trouve sous le tableau, vous devez indiquer le montant des fonds émis via les services de règlement en espèces, en roubles - en mots avec une majuscule le premier mot, en kopecks - en chiffres;
• dans la colonne "Motifs", vous devez indiquer le contenu de la transaction commerciale
• la colonne "Annexe" fournit des informations sur le document, qui sert de base à la réalisation d'une transaction en espèces (par exemple, il peut s'agir d'une paie - lors de l'émission d'un salaire en espèces), en indiquant le numéro et la date de sa préparation.

En savoir plus sur le remplissage de la paie dans l'article « Exemple pour remplir la feuille de paie T 49 » .

Si la caisse enregistreuse renseigne un entrepreneur individuel qui n'emploie pas de caissiers, la colonne "Émis" doit contenir ses données. Si un entrepreneur individuel n'engage pas de comptable, seule sa signature en tant que chef de l'organisation doit figurer sur la caisse enregistreuse.

Innovations dans la procédure d'enregistrement des services de gestion de trésorerie en 2019

Heureusement, il n'y a eu aucun changement dans la procédure de remplissage de la caisse enregistreuse en 2019. Ils l'étaient avant. Ainsi, le 19 août 2017, l'instruction de la Banque centrale de la Fédération de Russie du 19 juin 2017 n° 4416-u est entrée en vigueur, qui a apporté un certain nombre de modifications à la procédure de remplissage et d'émission des ordres de sortie de fonds :

• Le caissier a le droit d'établir un service de règlement en espèces à la fin de la journée ouvrable pour la totalité du montant émis par jour à partir de la caisse enregistreuse, mais à condition que l'argent émis ait des documents fiscaux de la caisse enregistreuse en ligne.
• Le caissier est obligé de vérifier s'il y a des signatures du chef comptable et du comptable ou du directeur sur la caisse enregistreuse, mais les signatures ne sont désormais vérifiées par rapport à des échantillons que si le document a été rédigé sur papier.
• Si le règlement en espèces est émis sous forme électronique, le destinataire de l'argent a le droit d'apposer sa signature électronique sur le document.
• Il est possible d'émettre de l'argent sur ordre du directeur, il n'est désormais plus nécessaire de demander une déclaration au comptable. Cependant, la procédure choisie pour l'émission des fonds (par demande ou par ordre) devrait être fixée dans le règlement sur les règlements avec les personnes responsables.
• La dette d'un employé sur un paiement anticipé précédemment reçu n'est plus une raison pour refuser d'émettre un nouveau fonds comptable.

En savoir plus sur tous les changements dans l'ordre de publication du rapport.

Résultats

Un ordre de caisse est rempli lorsque les fonds sont distribués à la caisse. Les règles pour le remplir sont strictement réglementées et sont régies pour la plupart par le numéro d'instruction 3210-U. En 2019, il est nécessaire de remplir la caisse enregistreuse selon les règles bien connues.

Bon de caisse en compte -document classé comme principal. Examinons les critères que les organisations russes doivent suivre pour le remplir.

Ordre d'émission d'espèces en tant que catégorie légale

Un ordre de dépenses en espèces (CSC) en tant que catégorie juridique distincte est fixé dans la Fédération de Russie par le décret du Goskomstat du 18.08.1998 n° 88. Selon cet acte juridique, les CSC doivent être utilisés par les organisations pour distribuer de l'argent à la caisse. Les RSC sont créés en 1 exemplaire, signé par le chef de l'organisation, ainsi que par le chef comptable ou une personne disposant des pouvoirs nécessaires.

Le nom de la forme d'un ordre de dépenses conformément à la résolution n ° 88 - KO-2. Selon le classificateur OKUD, il correspond au numéro 0310002.

Est-il obligatoire d'établir un ordre de caisse de dépenses

Conformément aux informations du ministère des Finances n° PZ-10/2012, les organisations russes ont le droit de ne pas utiliser les formulaires de documents comptables contenus dans les albums des formulaires unifiés des sources correspondantes. L'un des albums de ce type est inclus dans la structure de la résolution n° 88, et il reflète la forme KO-2.

Dans le même temps, selon la même source, les formulaires de documents approuvés par les structures autorisées sur la base des lois fédérales restent obligatoires. Ainsi, conformément à la clause 4.1 des instructions de la Banque de Russie du 11 mars 2014 n° 3210-U, les transactions en espèces doivent être formalisées par les entités économiques par le biais d'ordres de sortie de trésorerie correspondant au numéro 031002 selon le classificateur OKUD, que sont exactement celles prévues par la résolution n° 88.

Conformément à l'art. 34 de la loi "Sur la Banque centrale de la Fédération de Russie" du 10 juillet 2002 n° 86, la Banque de Russie est habilitée à établir la procédure pour effectuer des transactions en espèces pour les personnes morales en général, ainsi qu'une procédure simplifiée pour les entrepreneurs individuels et les petites entreprises. Par conséquent, les dispositions de l'instruction n° 3210-U doivent être suivies par tous les contribuables ayant la qualité de personne morale, les entrepreneurs et les petites entreprises. Ainsi, la législation demande aux organisations russes d'utiliser exactement la forme d'un ordre de dépenses, qui est établi par la résolution n° 88.

Cependant, les entrepreneurs individuels qui, conformément à la législation de la Fédération de Russie sur les impôts et les taxes, tiennent des registres des revenus ou des revenus et dépenses ou des indicateurs physiques caractérisant un certain type d'activité entrepreneuriale, ne peuvent pas établir de documents de trésorerie ni de livre de caisse ( articles 4.1, 4.6 de l'instruction n° 3210-U) ... Ainsi, si un entrepreneur prend en compte le mouvement des fonds de l'entreprise dans les livres de revenus (et de dépenses), il ne peut pas émettre de règlement en espèces.

En savoir plus sur la discipline de trésorerie 2017-2018. .

Quelles sources de droit fournissent un exemple de remplissage d'un ordre de dépenses

Remplir un bon de commande n'est pas réglementé par la loi fédérale. La résolution n° 88 fournit de brèves instructions sur la demande et le remplissage du formulaire RSC :

• dans la ligne « Base » de la commande, le contenu de l'opération doit être enregistré ;
• la ligne « Annexe » doit refléter la liste des documents joints.

L'instruction n° 3210-U contient les informations suivantes sur le remplissage des bons de commande :

• Le caissier vérifie la signature du chef comptable ou du comptable, et s'ils sont absents, la signature du gérant. Lors de l'enregistrement des services de règlement en espèces sur papier, les signatures correspondent à l'échantillon.
• La correspondance des montants en espèces, indiqués en chiffres, avec les montants, indiqués en lettres, est vérifiée.
• Le caissier vérifie la disponibilité des pièces justificatives inscrites dans la caisse enregistreuse.
• Les espèces sont distribuées par le caissier directement au destinataire indiqué dans le règlement en espèces ou la procuration. Le destinataire est identifié par une pièce d'identité, généralement un passeport. Le caissier vérifie les données sur le destinataire de l'argent dans la caisse enregistreuse avec les données du document d'identité.
• Le destinataire des fonds doit signer le bureau de règlement en espèces, si l'ordre est établi sous forme électronique, il est alors possible de le signer avec une signature électronique.

Règles de base pour remplir un bon de commande, exemples

Un échantillon de remplissage d'une caisse enregistreuse doit répondre aux critères clés suivants :

• si l'entreprise n'a pas de divisions structurelles, un tiret doit être mis dans le paragraphe correspondant du formulaire ;
• la numérotation de la caisse enregistreuse doit correspondre à la séquence établie dans le registre des documents d'enregistrement (formulaire KO-3, introduit par la Résolution n° 88) ;
• dans la colonne "Code OKPO", les informations des statistiques de l'État sont enregistrées ;
• la date d'établissement de l'ordre doit correspondre à la date de sortie des espèces en caisse ;
• le montant est écrit en roubles à l'aide de virgules, par exemple 100,45 roubles;
• dans la colonne "Montant", le montant des fonds émis par la caisse enregistreuse est enregistré en mots et le nombre de roubles doit être indiqué par une phrase commençant par une majuscule et un centime - en chiffres;
• de la même manière que les règles formées pour la colonne "Montant", la colonne "Reçus" est renseignée.

Les éléments énumérés reflètent des points problématiques et discutables communs parmi les comptables russes qui discutent de certains exemples de remplissage de bons de caisse.

Vous pouvez télécharger l'échantillon RKO-2 complété sur notre site Web.

Comment remplir une note de frais et un ordre de caisse dans le secteur bancaire

Les instructions de la Banque de Russie du 30 juillet 2014 n ° 3352-U établissent les formes de documents impliqués dans les transactions en espèces qui doivent obligatoirement être utilisées par les établissements de crédit russes. Parmi eux se trouve un ordre de dépenses, pour lequel est attribué le numéro OKUD 0402009. Ce document est généralement similaire à ce qui est utilisé par les personnes morales et les entrepreneurs individuels dans le cas général - sous la forme de KO-2. L'instruction n° 3352-U contient également des instructions sur la façon de remplir la version « banque » de la caisse enregistreuse.

La rédaction contenue dans la directive n° 3352-U reflète les spécificités du remplissage du formulaire 0402009 en corrélation avec les exigences de la législation bancaire. Par exemple, dans la structure de ce formulaire, il existe un élément "Symboles", dans lequel il est nécessaire de saisir des paramètres qui fixent l'affectation de montants monétaires à une catégorie particulière. Il n'y a pas un tel élément dans le formulaire KO-2.

Résultats

La forme des ordres de dépenses en espèces est approuvée par la loi et est obligatoire pour toutes les entités commerciales. Une exception n'a été faite que pour les entrepreneurs individuels - sous réserve d'un certain nombre de conditions. Les organismes bancaires ont leur propre mode de règlement en espèces.

Toutes les transactions avec des fonds à la caisse de l'entreprise sont accompagnées des documents appropriés : reçu et bon de caisse, bulletin de paie, facture, etc.

De plus, à la fois lors de l'admission et lors de l'émission d'argent.

L'émission d'argent à la caisse de l'entreprise est régie par une instruction spéciale.

Selon la procédure, vous pouvez émettre de l'argent à la caisse de plusieurs manières, chacune ayant son propre document.

Cela pourrait être :

1. paie,
2. relevé de paiement
3. ordre de sortie de fonds (RKO).

Où et comment le mandat cash est appliqué, les règles de remplissage

Ainsi, lors de l'émission d'argent à la caisse, vous devez remplir un ordre de dépenses, qui est présenté par le formulaire n ° KO-2 et approuvé par le ministère de la Statistique.

Un ordre de sortie d'argent n'est émis que dans les cas où l'argent est émis à une personne qui est ou n'est pas employée par l'entreprise.

En outre, un ordre de caisse de dépenses est établi pour le caissier, qui prend de l'argent à la caisse, dans le but de le transférer ultérieurement à un employé de banque pour qu'il le transfère sur le compte de l'entreprise.

Un autre cas où un règlement en espèces est requis est l'émission du montant total des fonds aux employés ou aux gestionnaires, selon la masse salariale ou la masse salariale.

Comme pour tout document bancaire ou en espèces, des exigences strictes sont imposées aux services de règlement en espèces.

Il ne doit pas y avoir de corrections, de taches ou de taches d'encre sur la facture en espèces

Il est permis de remplir la commande avec un stylo à encre noire, à l'aide d'une machine à écrire, d'une imprimante et d'autres appareils mécaniques.

Dans ce cas, les enregistrements réalisés sur ces appareils doivent être conservés tant que ces documents seront conservés.

Détails de la forme d'un ordre de caisse sortant

Vous pouvez télécharger un exemple de formulaire gratuit et un bon de commande sur Internet.

Le formulaire d'ordre de caisse, étant un document bancaire, comporte des détails qui doivent impérativement être remplis.

1. requis - le nom de l'entreprise. Cette ligne de la caisse enregistreuse suppose l'introduction du nom complet ou abrégé de l'entreprise ou de l'organisation à partir de la caisse dont l'argent est émis. Ces informations figurent dans les statuts de la société ou dans tout autre document.
2. accessoires - code d'identification. Dès son ouverture, l'entreprise est inscrite au Registre d'État unifié, tout en recevant son propre code d'identification. Les entreprises et organisations qui ont leur propre cachet, avec le nom et le code de l'entreprise indiqués dessus, peuvent apposer une empreinte sur cette ligne.
3. accessoires - numéro de document. Ici, le comptable doit indiquer le numéro de série sous lequel le règlement en espèces est conservé dans le registre des documents de trésorerie entrants et sortants. Cette caisse enregistreuse de formulaire No.KO-3 montre le mouvement d'espèces à la caisse, pour un usage ou un autre.
4. requis - la date à laquelle le document a été rédigé. Cet accessoire est l'un des principaux. Il est à noter que la date de compilation de la caisse enregistreuse doit coïncider avec la date qui passe par le journal d'enregistrement.
5. requis - compte correspondant. Les comptes correspondants peuvent être différents selon la finalité pour laquelle l'argent est émis depuis la caisse. Cette ligne de la caisse enregistreuse affiche des informations sur la correspondance, ce qui permet de conserver les enregistrements comptables dans des registres généralisateurs.
6. accessoires - codes de but et comptabilité analytique. Dans certains cas, lorsque l'entreprise a saisi des codes spéciaux pour toute transaction commerciale, l'enregistrement des services de règlement en espèces nécessite de renseigner ces informations. Dans les autres cas, lorsque l'entreprise ne prévoit pas d'encodage, un tiret doit être mis.
7. accessoires - montant. Le montant en espèces émis au destinataire à partir de la caisse de l'entreprise doit être inscrit dans la caisse enregistreuse. Cela doit être fait deux fois : d'abord en chiffres, puis en mots, dans les colonnes appropriées.
8. condition requise - le bénéficiaire des fonds. Cette ligne contient le nom de la personne qui reçoit l'argent de la caisse. Dans certains cas, lorsque de l'argent est transféré par un intermédiaire, le nom du fiduciaire, c'est-à-dire le destinataire réel, est indiqué après le nom de la personne à qui l'argent est adressé.
9. requis - la base pour émettre de l'argent. Cette colonne indique la raison pour laquelle vous devez émettre des fonds à partir de la caisse de l'entreprise. La base peut être un ordre oral ou écrit du chef, d'autres motifs.

10. requis - le montant des fonds émis par règlement en espèces. Cette ligne indique combien d'argent a été émis sur l'ordre de sortie d'argent émis. Ces informations sont inscrites dans le document exclusivement en lettres, avec une majuscule.

11. requis - documents joints au règlement en espèces. Cette ligne indique les documents qui confirment la base de l'émission d'argent ou se rapportent d'une manière ou d'une autre au paiement d'argent à la caisse. Ces documents doivent être signés par le caissier de l'entreprise et également marqués d'un cachet spécial "Payé" pour le remboursement.

12. requis - signatures du chef comptable et du chef. La dernière condition requise, qui doit être présente dans l'ordre de sortie de trésorerie, sont les signatures du chef comptable, ainsi que du chef de l'entreprise.

S'ils ne sont pas sur le lieu de travail, seuls les employés auxquels le gestionnaire ou le chef comptable a transféré un tel droit ont le droit de signer le formulaire de règlement en espèces pour l'émission de fonds.

Cependant, si un document déjà signé par le responsable est joint à la commande, il n'est alors pas nécessaire d'apposer une signature sur la commande elle-même.

Retrait d'espèces par règlement en espèces

Lorsque tous les détails sont remplis, l'ordre de sortie de fonds est prêt à être transféré à la caisse de l'entreprise.

Il est important de se rappeler que le document de facture en espèces complété est transféré directement du service comptable au caissier.

Après réception de la caisse enregistreuse, le caissier vérifie l'exactitude de son remplissage.

Si le document est mal rédigé, il est renvoyé au service comptable pour un remplissage répété et correct.

Seule la personne dont le nom est indiqué dans le document peut recevoir des espèces sur le document de dépenses, uniquement le jour indiqué dans la caisse enregistreuse.

Lors de la réception de fonds de la caisse enregistreuse, le destinataire est tenu de présenter des documents prouvant son identité, à partir desquels les données personnelles du destinataire sont transférées dans la colonne appropriée.

Si les fonds sont reçus par un employé de l'entreprise, que le caissier connaît personnellement, ou s'il a déjà reçu plus d'une fois de l'argent de la caisse, il n'est pas nécessaire de remplir cette ligne.

Dès que le destinataire a reçu le montant de l'ordre de sortie de fonds, il doit indiquer indépendamment le montant en toutes lettres dans le document, signer la date et signer.

En aucun cas, les comptables ou les caissiers ne doivent remplir ces colonnes.

Après avoir émis de l'argent, rempli tous les documents et terminé toutes les opérations, le caissier signe un document de dépenses, saisit les données le concernant dans les registres correspondants, ainsi que dans le livre de caisse, confirmant le tout avec sa signature.

Chaque personne morale qui tient des registres comptables conformément à toutes les exigences de la loi, et chaque personne physique exerçant des activités commerciales et qui est un entrepreneur individuel, ont des liquidités dans l'entreprise reçues de la banque ou de clients à des fins spécifiques. Les espèces sont conservées à la caisse de l'entreprise.

Qu'est-ce que ce document et à quoi sert-il

Une note de frais fait référence aux documents primaires. Sur la base de l'ordre, des transactions en espèces sont exécutées. Directement selon ce document, les fonds doivent être émis à partir de la caisse.

Des espèces sont émises à la caisse pour les dépenses qui sont utilisées pour mener à bien les activités déclarées dans la Charte de l'entreprise, ou qui sont les principales pour l'entrepreneur.

À l'avenir, l'employé est responsable de ces fonds. Dans ce cas, la base de l'émission des fonds et de l'émission d'une note de frais est déclaration de l'employé ou ordre de l'entreprise signé par le chef.

Lorsque de l'argent est émis pour payer des fonds aux employés de l'entreprise (salaires, indemnités de vacances, avantages sociaux, pensions), cela doit être fait sur la base de la déclaration signé par le chef.

D'autres cas de dépenses sont également possibles - versement de dividendes, versement au fournisseur, émission d'un prêt à un salarié, etc. Dans tous ces cas, un ordre de dépenses est établi, qui indique la base de la dépense des fonds.

L'émission d'argent aux personnes qui ne travaillent pas dans cette entreprise s'effectue selon des ordres de dépenses, qui sont émis pour chaque personne. Parfois, des fonds peuvent être émis selon des déclarations, qui sont établies sur la base d'accords conclus.

Qui le délivre et le remplit

Bordereau de retrait délivré par le chef comptable, et en son absence - par le chef... Le document prévoit les signatures de l'administration de l'entreprise, c'est-à-dire chef et chef comptable. La signature du gestionnaire peut être absente si elle est déjà disponible dans les documents qui sont à la base de l'émission des fonds de la caisse. Ensuite, la commande est transférée au caissier ou à une personne autorisée à effectuer des transactions en espèces.

Lors de l'émission d'argent depuis la caisse pour un consommable, comme les comptables appellent parfois ce document, le caissier doit demander au destinataire de présenter son passeport. Le passeport peut être remplacé par un autre document qui prouverait son identité.

Le caissier saisit le détail du document présenté dans les colonnes correspondantes de la note de frais. Ensuite, il doit exiger un récépissé du bénéficiaire des fonds.

Procédure de remplissage de la commande

Pour le bon remplissage de l'ordre de dépenses, en bref RCO, la concentration et la précision sont nécessaires. Dans les documents primaires par lesquels sont établies les transactions en espèces, les corrections et les taches ne sont pas autorisées... Si vous trouvez une erreur dans un document déjà établi - il n'y a qu'une seule issue, le document doit être réédité sur la base de l'"Aide du comptable", dans laquelle vous devez décrire en détail et essentiellement l'essence de l'erreur et la nécessité de le corriger.

La procédure pour remplir le document est la suivante :

1. Le code numérique du formulaire RKO 0310002 et le nom du bon de commande n° KO-2 sont renseignés dans le tableau appelé « Codes ». Il est situé dans le coin supérieur droit du formulaire. Dans le même tableau, il est nécessaire d'indiquer le code OKPO de l'entreprise.
2. Dans la colonne du haut, le nom complet de l'entreprise est inscrit conformément à la Charte. Les lettres de voiture sont numérotées dans l'ordre, en commençant par le premier numéro du début de l'année. La date d'enregistrement du document est inscrite dans la colonne correspondante.
3. Dans la section "Compte correspondant, sous-compte", le compte à débiter dans cette opération est indiqué, c'est-à-dire que l'écriture comptable est enregistrée.
4. Dans la colonne "Montant", le montant doit être inscrit en chiffres en roubles et en kopecks. Ensuite, le nom de la société avec laquelle les paiements sont effectués ou le nom complet de la personne à qui l'argent est émis est écrit.
5. Dans la colonne "Base", il devrait y avoir des données sur les détails du document, qui constituent la base de l'émission de fonds à partir de la caisse et une description de l'opération.
6. Dans la rubrique « Pièce jointe », si nécessaire, les documents joints à la commande sont répertoriés.
7. Ensuite, il y a les signatures de l'administration - le directeur et le chef comptable.
8. Dans la colonne « Reçu », la personne à qui les fonds ont été émis doit écrire le montant en lettres, mettre la date de réception et sa propre signature. Le bénéficiaire doit signer de sa propre main au bureau de règlement en espèces pour les fonds qu'il a reçus. Lors de la réception d'argent par paiement ou par paie, le montant en toutes lettres peut ne pas être indiqué. Sur la ligne suivante, vous devez remplir tous les détails du document qui certifie l'identité de l'entité recevant les paiements de la caisse de l'entreprise.
   L'argent de la caisse peut être émis par procuration. Si cela se produit, les données de la personne pour laquelle la procuration a été délivrée sont inscrites dans le formulaire de règlement en espèces après le nom du destinataire direct. La section « Demande » indique le numéro et la date de la procuration par laquelle cette personne a reçu les fonds. La procuration doit rester avec le caissier, comme un document qui est une pièce jointe à la note de frais.
   Lorsqu'une procuration est émise pour recevoir plusieurs paiements ou pour recevoir des fonds de différentes sociétés, des copies de cette procuration sont formées dans la quantité requise et certifiées comme établies par le chef de l'entreprise. Une copie certifiée conforme doit être jointe aux pièces justificatives de sortie de fonds, et l'original de la procuration est à la caisse et joint au règlement en espèces lors du dernier paiement.
9. La colonne du bas du bordereau de débit doit contenir la signature du caissier avec un décryptage.
10. La colonne "Code de l'unité structurelle" est à renseigner si l'entreprise compte plusieurs départements ou divisions.
11. Les sections "Code de comptabilité analytique" et "Code d'objet" sont destinées aux entreprises qui exercent leurs activités au détriment de fonds réservés.

L'émission d'ordres de débit aux destinataires de fonds est interdite. Les fonds ne peuvent être émis que le jour où le règlement en espèces est émis. Les documents joints aux factures sont estampillés « Payé », et la date de paiement doit être indiquée. Après établissement et avant transfert à la caisse, les informations relatives à la caisse enregistreuse sont saisies dans le « Registre des documents de caisse entrants et sortants ».