domicile  /  l'Internet  /  Description de l'emploi. Missions de la secrétaire

Description de l'emploi. Missions de la secrétaire

l'Internet
16.10.2019

Description du poste de secrétaire

APPROUVER
PDG
Nom I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.

1. Dispositions générales

1.1. Le secrétaire appartient à la catégorie des exécutants techniques.
1.2. Le secrétaire est nommé au poste et révoqué par arrêté du directeur général de la société.
1.3. Le secrétaire rapporte directement au directeur général / chef de la division structurelle de l'entreprise.
1.4. Pendant l'absence du secrétaire, ses droits et devoirs sont transférés à un autre fonctionnaire, qui est annoncé dans l'ordre de l'organisation.
1.5. Est nommée au poste de secrétaire une personne remplissant les conditions suivantes : formation - supérieure, incomplète supérieure ou secondaire spécialisée, expérience d'un travail similaire à partir de six mois, connaissance du matériel bureautique (fax, copieur, scanner, imprimante), des programmes Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Le secrétaire est guidé dans ses activités par :
- les actes législatifs de la Fédération de Russie ;
- la Charte de l'entreprise, le Règlement Intérieur du Travail, les autres actes réglementaires de l'entreprise ;
- ordres et directives de la direction ;
- cette description de poste.

2. Fonctions du secrétaire

Le secrétaire exerce les fonctions suivantes :
2.1. Effectue des travaux sur le support organisationnel et technique des activités administratives et administratives du chef.
2.2. Accepte la correspondance entrante pour examen par le chef, la transfère conformément à la décision prise aux divisions structurelles ou à un entrepreneur spécifique pour une utilisation dans le processus de travail ou la préparation des réponses.
2.3. Accepte les documents et les déclarations personnelles pour la signature du chef.
2.4. Répond aux appels téléphoniques, enregistre et transmet les informations officielles au chef, organise les conversations téléphoniques du chef.
2.5. Au nom du chef, il rédige des lettres, des requêtes et d'autres documents.
2.6. Effectue un travail de préparation des réunions et des réunions tenues par le responsable (collecte du matériel nécessaire, notification aux participants de l'heure et du lieu de la réunion, de l'ordre du jour, de leur inscription), tient à jour et rédige les procès-verbaux des réunions et des réunions.
2.7. Contrôle l'exécution par les employés de l'entreprise des ordres et instructions émis, ainsi que le respect des délais d'exécution des instructions et des instructions du responsable pris sous contrôle.
2.8. Fournit au lieu de travail du chef les moyens nécessaires de la technologie organisationnelle, de la papeterie, crée des conditions propices au travail efficace du chef.
2.9. Organise l'accueil des visiteurs, contribue à la prise en compte rapide des demandes et propositions des collaborateurs.
2.10. Forme les dossiers conformément à la nomenclature approuvée, assure leur sécurité et les soumet aux archives en temps voulu.
2.11. Organise les voyages d'affaires du chef : commande les billets d'avion et de chemin de fer, réserve les hôtels.
2.12. Effectue les missions officielles individuelles de son superviseur immédiat.

3. Droits du secrétaire

Le secrétaire a le droit :
3.1. Recevoir des informations, y compris des informations confidentielles, dans la mesure nécessaire pour résoudre les tâches assignées.
3.2. Fournir à la direction des suggestions pour améliorer son travail et le travail de l'entreprise.
3.3. Demander personnellement ou au nom du chef des divisions de l'entreprise et d'autres spécialistes les informations et documents nécessaires à l'exercice de ses fonctions.
3.4. Exiger de la direction qu'elle crée des conditions normales pour l'exercice des fonctions officielles et la sécurité de tous les documents résultant des activités de l'entreprise.
3.5. Prenez des décisions dans le cadre de votre compétence.

4. Responsabilité du secrétaire

Le secrétaire est responsable :
4.1. Pour l'inexécution et / ou l'exécution intempestive et négligente de leurs fonctions.
4.2. En cas de non-respect des instructions, ordonnances et arrêtés en vigueur pour la préservation des secrets commerciaux et des informations confidentielles.
4.3. Pour violation du règlement intérieur du travail, de la discipline du travail, des règles de sécurité et de sécurité incendie.

Si après avoir lu cet article, vous n'avez pas reçu de réponse claire, demandez une aide rapide :

Description du poste de secrétaire

Cette description de poste a été élaborée et approuvée sur la base d'un contrat de travail avec Natalya Vladimirovna Ivanova et conformément à
les dispositions du Code du travail de la Fédération de Russie et d'autres réglementations
lois réglementant les relations de travail dans la Fédération de Russie.

1. Dispositions générales

1.1. Le secrétaire appartient à la catégorie des exécuteurs techniques, est engagé et révoqué par arrêté du directeur de l'entreprise.
1.2. Une personne ayant une formation professionnelle supérieure, sans présenter d'exigences d'expérience professionnelle, ou une formation professionnelle secondaire et une expérience professionnelle dans la spécialité d'au moins 2 ans, est nommée au poste de secrétaire.
1.3. Le secrétaire du chef rapporte directement au chef de l'entreprise.
1.4. Dans ses activités, le secrétaire du chef est guidé par :
documents normatifs sur le travail effectué;
matériel méthodologique lié aux questions pertinentes ;
la charte de l'entreprise ;
réglementation du travail;
ordres et ordres du directeur de l'entreprise (superviseur immédiat);
cette description de poste.

1.5. La secrétaire du gérant doit savoir :
résolutions, ordonnances, ordonnances et autres documents d'orientation et documents réglementaires relatifs aux activités de l'entreprise et à la tenue de registres ;
la structure et la gestion de l'entreprise et de ses divisions;
organisation du travail de bureau;
méthodes d'enregistrement et de traitement des documents;
entreprise d'archives;
manuscrit;
règles d'utilisation des appareils de réception et de communication;
normes du système unifié de documentation organisationnelle et administrative;
règles d'impression des lettres commerciales à l'aide de formulaires standard ;
fondements de l'éthique et de l'esthétique;
règles de communication d'entreprise;
bases de l'organisation et de la gestion du travail;
règles de fonctionnement de la technologie informatique;
les bases du droit administratif et de la législation du travail ;
réglementation interne du travail;
règles et réglementations en matière de protection du travail.
1.6. En l'absence du secrétaire du chef, ses fonctions sont exercées de la manière prescrite par l'adjoint nommé, qui est entièrement responsable de la bonne exécution des fonctions qui lui sont confiées.

2. FONCTIONS

Le secrétaire exécutif est responsable de ce qui suit :
2.1. Mise en œuvre de travaux sur le soutien organisationnel et technique des activités administratives et administratives du chef d'entreprise.
2.2. Tenue de dossiers.
2.3. Organisation de l'accueil des visiteurs.

3. RESPONSABILITÉS DU POSTE

Pour exercer les fonctions qui lui sont dévolues, le secrétaire du chef d'entreprise doit :
3.1. Réaliser des travaux sur le support organisationnel et technique des activités administratives et administratives du chef d'entreprise.
3.2. Acceptez la correspondance pour examen par le chef, transférez-la conformément à la décision prise aux divisions structurelles ou aux interprètes spécifiques pour une utilisation dans le processus de travail ou la préparation des réponses.
3.3. Effectuer des travaux de bureau, effectuer diverses opérations à l'aide d'une technologie informatique conçue pour recueillir, traiter et présenter des informations dans le cadre de la préparation et de la prise de décision.
3.4. Acceptez les documents et les déclarations personnelles pour la signature du chef d'entreprise.
3.5. Préparer les documents et le matériel nécessaires au travail du chef.
3.6. Surveiller l'examen et la soumission en temps opportun par les unités structurelles et les exécuteurs spécifiques des documents reçus pour exécution, vérifier l'exactitude de la préparation des projets de documents soumis au chef pour signature et assurer leur édition de haute qualité.
3.7. Organiser la conduite des conversations téléphoniques du chef, enregistrer les informations reçues en son absence et porter son contenu à sa connaissance, transmettre et recevoir des informations via des appareils de réception et d'interphonie (téléfax, télex, etc.), ainsi que des messages téléphoniques, apporter à son attention en temps opportun les informations reçues par les canaux de communication.
3.8. Au nom du chef, écrivez des lettres, des demandes, d'autres documents, préparez des réponses aux auteurs des lettres.
3.9. Effectuer des travaux sur la préparation des réunions et des réunions tenues par le responsable (rassembler le matériel nécessaire, informer les participants de l'heure et du lieu de la réunion, de l'ordre du jour, les enregistrer), tenir et rédiger les procès-verbaux des réunions et des réunions.
3.10. Exercer un contrôle sur l'exécution par les employés de l'entreprise des commandes et ordres émis, ainsi que sur le respect des délais d'exécution des instructions et instructions du chef d'entreprise pris sous contrôle.
3.11. Tenir à jour un dossier de contrôle et d'inscription.
3.12. Doter le lieu de travail du chef des moyens nécessaires de la technologie organisationnelle, de la papeterie, créer des conditions propices à son travail efficace.
3.13. Imprime, à la demande du chef, le matériel de bureau nécessaire à son travail ou entre les informations courantes dans la banque de données.
3.14. Organiser l'accueil des visiteurs, contribuer à la prise en compte rapide des demandes et propositions des collaborateurs.
3.15. Former les caisses selon la nomenclature approuvée, assurer leur sécurité et les déposer aux archives dans les délais impartis.
3.16. Copiez des documents sur un copieur personnel.

Le secrétaire a le droit :
4.1. Prendre connaissance des projets de décision de la direction de l'entreprise relatifs à ses activités.
4.2. Soumettre des propositions d'amélioration du travail lié aux responsabilités prévues dans la présente instruction pour examen par la direction.
4.3. Recevoir des chefs de divisions structurelles, des spécialistes les informations et documents nécessaires à l'exercice de leurs fonctions.
4.4. Exiger de la direction de l'entreprise qu'elle l'aide à s'acquitter de ses devoirs et de ses droits.

5. RESPONSABILITÉ

Le secrétaire est responsable :

5.1. Pour la non-exécution (exécution incorrecte) de leurs fonctions officielles prévues par cette description de poste, dans la mesure déterminée par la législation du travail en vigueur.
5.2. Pour les infractions commises dans le cadre de l'exercice de leurs activités - dans les limites déterminées par la législation administrative, pénale et civile en vigueur.
5.3. Pour avoir causé des dommages matériels - dans les limites déterminées par la législation du travail, pénale et civile en vigueur.

Au courant de cette description de poste : Date. Signature.

La description de poste n'est pas incluse dans la liste des documents requis de l'entreprise, cependant, sa présence vous permet de définir clairement la liste des droits et obligations dévolus aux employés de l'organisation, y compris les secrétaires.

APPROUVER:
PDG
Livraison en gros LLC
Chirokov/Shirokov I.A./
12 août 2014

Description du poste de secrétaire

Dispositions générales

1.1. Ce document prescrit les fonctions, pouvoirs, responsabilités et autres conditions de travail du secrétaire de l'organisation.

1.2. Le poste de secrétaire a le droit d'être occupé par une personne qui possède un certificat d'études secondaires générales terminées et qui a en outre suivi une formation professionnelle spéciale sous forme de cours, avec une expérience professionnelle d'au moins six mois.

1.3. La nomination et la révocation du secrétaire ont lieu de la manière prescrite par l'actuel Code du travail de la Fédération de Russie, par une ordonnance distincte du chef de l'organisation.

1.4. Le directeur de l'organisme agit à titre de superviseur direct du secrétaire

1.5. A défaut de lieu de travail, la secrétaire doit être remplacée par une salariée agréée par arrêté spécial du chef d'entreprise.

1.6. Le secrétaire doit savoir :

— Principes fondamentaux du droit du travail et du droit civil de la Fédération de Russie ;

– La structure de l'entreprise, l'équipe de direction, y compris les chefs de départements ;

– Règles de conduite du travail de bureau;

- Règles d'orthographe, de grammaire, de style, de ponctuation et d'autres sections de la langue russe écrite nécessaires à la rédaction et à l'exécution compétentes de la documentation commerciale ;

- Unifiés, obligatoires à l'usage, formulaires, échantillons, modèles de documents administratifs ;

— Fondamentaux de l'organisation des processus de travail;

— Éthique, bases de la communication d'entreprise et du style, incl. négocier, écrire des lettres, code vestimentaire, etc. ;

— Règles, méthodes de travail avec des équipements informatiques et bureautiques, y compris la possession de programmes informatiques appliqués (Word, Excel, etc.);

— Normes et règles approuvées pour la protection du travail, la sécurité et le règlement intérieur.

Responsabilités fonctionnelles

2.1. La liste des fonctions de travail du secrétaire comprend les tâches suivantes:

— Assurer en temps opportun le bon fonctionnement du bureau du chef ;

– Planification des réunions d'affaires, réunions, réunions et autres événements du chef, leur organisation;

— Organisation de voyages d'affaires pour le chef, incl. achat de billets, location de locaux, transport, etc.

— Négociations sur les questions d'actualité avec les chefs des divisions structurelles, en apportant toutes les informations nécessaires au directeur de l'entreprise, ainsi qu'en transmettant les ordres et les ordres du directeur aux employés;

— Collecte, traitement et transmission au responsable des informations requises ;

- Contrôle de l'exécution des ordres du chef, transféré au secrétaire ;

– Organisation et prise en charge des conversations Skype et téléphoniques du chef, réception et envoi de fax, en l'absence du chef sur le lieu de travail - réception des informations qui lui sont transmises et transmission au chef ;

— Acquisition de papeterie pour la tête ;

— Contrôle du travail des équipements de bureau, prise de mesures en temps opportun en cas de pannes et de dommages ;

— Effectuer des travaux de bureau internes et externes directement liés au chef (rédaction de commandes, commandes, courriers, contrats, etc.)

— Organisation d'événements d'entreprise, vacances, séminaires de formation, etc.

- Réception et envoi de courriers ;

— Réception des employés de l'organisation des documents et des déclarations personnelles pour l'approbation du chef ;

– Organisation du processus d'accueil des visiteurs non salariés de l'entreprise ;

– Participation aux assemblées générales et réunions ;

— Bonne volonté, humeur positive, créant un microclimat favorable dans l'équipe.

Les droits

Le secrétaire a les droits suivants :

3.1. Exiger des conditions de travail propices à l'augmentation de la productivité de son travail (notamment la mise à disposition de modèles améliorés d'équipements de bureau, le respect des normes d'organisation du travail, etc.) ;

3.2. Exiger et recevoir des documents, certificats, arrêtés, directives directement liés à ses activités ;

3.3. Interagir avec les chefs de départements, les chefs de divisions structurelles et la haute direction pour résoudre les problèmes liés au travail de l'organisation ;

3.4. Être un représentant de l'entreprise dans d'autres organisations, tant étatiques que commerciales, sur toutes les questions qui relèvent de sa compétence ;

3.5. Assister à des cours de formation avancée;

3.6. Refuser d'accomplir ses tâches si quelque chose menace sa vie ou sa santé sur le lieu de travail.

Responsabilité

La responsabilité du secrétaire (strictement dans le cadre de la législation en vigueur) est prévue pour la survenance des situations suivantes :

4.1. Mauvaise qualité ou exécution intempestive des fonctions professionnelles, ainsi qu'un refus total de travailler;

4.2. Refus de remplir les missions, tâches, questions, instructions et ordres du chef ;

4.3. Fourniture intentionnelle et systématique d'informations fausses ou incomplètes concernant son travail ;

4.4. Attitude négligente à l'égard de la fourniture de mesures de protection du travail, de règlements internes et de sécurité, ainsi que l'absence d'actions réelles lorsqu'elles sont détectées par d'autres employés ;

4.5. Violation délibérée de la discipline du travail en l'absence de motifs valables et de documents confirmant leur existence.

4.6. Trouble de subordination.

Les conditions de travail

5.1. Le mode de travail et de repos de la secrétaire est défini dans le règlement intérieur du travail ;

5.2. Des déplacements professionnels sont possibles (pour accompagner le chef), aussi bien à l'intérieur de la ville que vers d'autres régions.

Droit de signer

6.1. Le secrétaire a le droit de signer des documents directement liés à son travail.

D'ACCORD
Responsable RH
Livraison en gros LLC
Semenov/Semenov R.A./
12 août 2014

J'AI LU LES INSTRUCTIONS
Vederkina Anna Valerievna
Secrétaire de Wholesale Delivery LLC
Passeport 7685 n° 975849
Publié par le Département des affaires intérieures du district Leninsky de Perm
14/09/2012 code de lotissement 123-425
Signature Véderkin
17 août 2014

FICHIERS 1 fichier

Pourquoi avez-vous besoin d'une description de poste

Ce document est tout aussi important tant pour le secrétaire lui-même que pour la direction de l'entreprise. D'une part, il énonce clairement les fonctions que le salarié doit exercer, les règles et lois qu'il doit connaître, la procédure de sa nomination et de sa révocation, ainsi que ses droits, etc. D'autre part, ce même document permet à l'employeur de coordonner le travail des subordonnés et de gérer efficacement le processus de production.

Très souvent, les descriptions de poste en cas de conflits, de différends et de désaccords deviennent des documents juridiquement significatifs et acquièrent une force probante. C'est pourquoi vous ne devez pas traiter la préparation des descriptions de poste avec désinvolture, vous devez prescrire soigneusement et soigneusement chaque élément.

Règles de base pour la rédaction de la description de poste d'une secrétaire

Il n'y a pas de formulaire unique et obligatoire de description de poste de secrétaire, vous pouvez donc le rédiger selon un modèle prêt à l'emploi ou développer un document à votre discrétion. Lors de la rédaction d'un document, il convient de rappeler que les secrétaires peuvent exercer différentes fonctions dans différentes entreprises, mais leur travail principal doit être le même.

La version standard la plus courante de la description de poste de secrétaire comprend quatre sections :

  • "Dispositions générales",
  • "Responsabilités"
  • "Les droits",
  • "Responsabilité".

Cependant, à volonté ou si nécessaire, le document peut être étoffé au détriment d'autres éléments (par exemple, « Autres conditions », « Droit de signer », etc.).

Le document est généralement rédigé en un seul exemplaire - il est également signé par l'employé pour lequel il est rédigé, ainsi que par le chef de l'unité et le directeur de l'organisation, mais s'il y a plusieurs secrétaires, vous pouvez imprimer le travail description dans le nombre d'exemplaires requis. Chacun d'eux doit également avoir des signatures originales et, si nécessaire, corrigées afin qu'il n'y ait pas de duplication des mêmes fonctions.

Rédaction d'une fiche de poste de secrétaire

Chapeau

En haut de l'instruction, dans sa partie supérieure droite, une place doit être réservée à l'approbation du chef d'entreprise. Ici, il suffit de renseigner quelques lignes : sa fonction (directeur général, directeur), raison sociale, nom, prénom, patronyme et laisser un espace pour une signature avec transcription. Ensuite, le nom du document est écrit au milieu de la ligne.

Les sections principales commencent par la deuxième partie.

Dispositions générales

Dans la première section intitulée "Dispositions générales" d'abord, il est inscrit ce qui sera discuté dans ce document, puis la procédure de nomination et de révocation du secrétaire est indiquée, à qui exactement il relève, ainsi que les exigences de qualification qu'il doit remplir (spécialisation, formation, cours supplémentaires, etc. .), l'expérience et l'expérience de travail nécessaires.

Ensuite, dans la même section, toutes les lois, règlements, règles, ordonnances avec lesquels le secrétaire doit être familier sont répertoriés: normes et formulaires de documents adoptés dans l'organisation, règles de travail de bureau, connaissance du matériel de bureau, etc. Ci-dessous, vous devez écrire qui remplace le secrétaire en cas d'absence du lieu de travail (sans indiquer les noms des employés spécifiques) ..

Responsabilités du secrétaire

Rubrique suivante "Responsabilités fonctionnelles" concerne les tâches à accomplir par le secrétaire. Elles doivent être rédigées de la manière la plus détaillée possible, dans des paragraphes séparés, en fonction des besoins de l'entreprise et en tenant compte du temps de travail du salarié.

Droits du secrétaire

Chapitre "Les droits" comprend les initiatives et les pouvoirs que le secrétaire a le droit d'utiliser pour l'activité la plus efficace. Habituellement, cela inclut la possibilité de son interaction avec d'autres divisions structurelles de l'entreprise, ainsi qu'avec la direction.

Responsabilité du secrétaire

Dans la section "Responsabilité" les violations doivent être clairement énoncées pour lesquelles le secrétaire peut faire l'objet de sanctions disciplinaires sous forme de privation de prime, de remarque, de réprimande, voire de licenciement. Dans l'un des paragraphes, on peut noter que les mesures d'influence appliquées correspondent au cadre de la loi et du Code du travail de la Fédération de Russie.

Les conditions de travail

Dans la cinquième section de la description de poste de la secrétaire appelée "Les conditions de travail", dans quoi ils s'intègrent, ces conditions sont déterminées (par exemple, par l'horaire de travail interne), ainsi que certaines caractéristiques - par exemple, les voyages d'affaires, les horaires de travail, etc.

Droit de signer

La dernière section de ce document ne comprend qu'un seul paragraphe, soit, il définit les documents que le secrétaire a le droit de certifier par sa signature.

Après avoir soigneusement rempli la description de poste, celle-ci doit être convenue avec l'employé responsable du respect des règles et normes prescrites dans la description de poste du secrétaire (il peut s'agir du chef du secrétariat, du chef du service du personnel, etc.). Ici, vous devez entrer sa fonction, le nom de l'entreprise, le nom, le prénom, le patronyme, et également certifier tout cela avec une signature avec une transcription.

Ensuite, nous indiquons les données officielles et personnelles de l'employé: nom, prénom, patronyme, poste, encore une fois le nom de l'organisation, les détails du passeport, la signature et la date de prise de connaissance du document. Il n'est pas nécessaire de mettre un sceau, car le document fait partie du flux de travail interne de l'organisation.

La description de poste du secrétaire contient les exigences relatives aux qualifications d'un employé, établit la procédure de sa subordination, de sa nomination et de sa révocation. Le document décrit les devoirs fonctionnels, les droits de l'employé, sa responsabilité. Les pouvoirs du secrétaire sont déterminés par les spécificités de l'organisation.

Exemple de description de poste de secrétaire de direction

JE. Dispositions générales

1. La secrétaire appartient à la catégorie des « interprètes techniques ».

2. Le secrétaire relève directement du directeur général/chef de la subdivision structurelle.

3. La nomination ou la destitution du secrétaire s'effectue par arrêté du directeur général.

4. Une personne qui possède au moins une formation secondaire spécialisée et au moins un an d'expérience dans un poste similaire est nommée au poste de secrétaire.

5. Pendant l'absence du secrétaire, les devoirs fonctionnels, les droits et les responsabilités sont transférés à un autre fonctionnaire, comme indiqué dans l'ordre de l'organisation.

6. Le secrétaire doit savoir :

  • structure organisationnelle;
  • normes de communication commerciale et d'étiquette;
  • organisation du travail de bureau;
  • principes fondamentaux de la législation civile et du travail de la Fédération de Russie;
  • règles de fonctionnement des équipements organisationnels et informatiques;
  • programmes d'application (Word, Excel, etc.);
  • manuscrit;
  • règles de protection du travail, mesures de sécurité, protection contre les incendies.

7. Le Secrétaire dans son activité est guidé par :

  • la charte de l'organisation;
  • la législation de la Fédération de Russie;
  • réglementation interne du travail, autres actes constitutifs de l'organisation ;
  • ordres et directives de la direction ;
  • cette description de poste.

II. Missions de la secrétaire

Le secrétaire remplit les fonctions suivantes :

1. Reçoit les visiteurs.

2. Accepte et soumet les documents et les déclarations personnelles pour signature au chef.

3. Reçoit la correspondance reçue par le chef pour examen. Conformément à la décision, l'envoie à des unités structurelles ou à des individus spécifiques pour une utilisation dans le travail.

4. Conduit la communication à l'aide de moyens de communication, enregistre, transfère les informations de service au chef.

5. Réalise des activités de soutien technique et organisationnel du travail du chef.

6. Rédige des demandes, des lettres, d'autres documents au nom du chef.

7. Engagé dans la préparation des réunions, réunions organisées par le chef. Recueille les informations nécessaires, enregistre, informe les participants sur le lieu, l'heure de la réunion, l'ordre du jour. Tient à jour et rédige les procès-verbaux des réunions.

8. Organise les voyages d'affaires du chef : achète les billets, loue les transports, les locaux.

9. Contrôle la mise en œuvre par les employés de l'organisation des commandes, des commandes de gestion.

10. Forme les cas, assure la sécurité des documents, les transfère aux archives en temps opportun.

11. Effectue des missions officielles distinctes du chef.

III. Les droits

Le secrétaire a le droit :

1. Prendre des décisions indépendantes relevant de leur compétence.

2. Ne commencez pas à exercer vos pouvoirs en cas de danger pour la vie ou la santé.

3. Demander à la direction de créer des conditions normales pour l'exercice de ses fonctions officielles, la sécurité des biens matériels, des documents.

4. Recevoir les informations officielles dans leur intégralité pour l'exercice de leurs pouvoirs.

5. Envoyer des propositions de rationalisation à la direction pour améliorer les activités de l'organisation et leur propre travail.

6. Informez le responsable des lacunes identifiées dans les activités de l'organisation, faites des propositions pour leur élimination.

7. Recevoir des employés des divisions structurelles le matériel et les explications nécessaires sur les raisons de la violation des délais et de la qualité de l'exécution des tâches, instructions de la direction.

IV. Responsabilité

Le secrétaire est chargé de :

1. Effectuer une représentation non autorisée des intérêts de l'organisation, des réunions.

2. Résultats des décisions prises, propres actions.

3. Mauvaise exécution de leurs fonctions officielles.

4. Violation des exigences des documents constitutifs de l'organisation.

5. Traitement illégal d'informations personnelles, transfert d'informations confidentielles, secrets commerciaux.

6. Causer des dommages à l'organisation, ses employés, ses contreparties, l'État.

7. Violation des exigences de la discipline du travail, du règlement intérieur du travail, des normes de sécurité, de la protection contre l'incendie.

8. Violation de l'étiquette, normes de communication d'entreprise.

greffier de la Cour

Le secrétaire d'audience est un fonctionnaire et travaille uniquement dans les tribunaux. Il assure le travail documentaire du juge, des procès, participe aux réunions. Ce responsable a les responsabilités fonctionnelles suivantes :

1. Recueille et rédige des documents de cas pour examen lors d'une audience du tribunal.

2. Tient le procès-verbal de la séance du tribunal.

3. Prépare et envoie les assignations à comparaître, assigne les participants à la réunion.

4. Rédige les affaires judiciaires conformément aux exigences des lois.

Secrétaire-commis

Secrétaire-commis - un fonctionnaire qui maintient le flux de documents de l'organisation. Ses tâches comprennent :

1. Mener des conversations téléphoniques et travailler avec les clients.

2. Suivi de l'exécution dans les délais des obligations consignées dans les documents.

3. Enregistrement et traitement de la correspondance.

4. Traduction de documents, correspondance d'une langue étrangère.

5. Garder une archive des documents.

Le collectif de travail de toute organisation fonctionne en s'appuyant directement sur un document qui réglemente la relation et les responsabilités de chaque employé sur le lieu de travail. Une telle instruction est une description de poste.

C'est elle qui détermine les droits et assume une part de responsabilité, attribue les pouvoirs. Toutes les tâches de travail, les conflits possibles, ainsi que le niveau de charge de travail sont résolus sur la base de ce document.

Poste de secrétaire - responsable

Afin de rédiger correctement et correctement les instructions, vous devez prendre en compte plusieurs nuances:

  1. Premièrement, les développeurs sont nécessairement attentifs à sa pertinence, définissant la structure même de l'organisation.
  2. Deuxièmement, il existe des ouvrages de référence spéciaux - des classificateurs, et troisièmement, les principales normes de gestion sont prises en compte.

Essayons d'étudier cette question plus en détail à l'aide de l'exemple du poste de secrétaire. En règle générale, un tel poste vacant est considéré comme typique, de sorte que le document comporte plusieurs sections standard principales :

  • "Dispositions générales" - ici la spécialité de travail elle-même est décrite, sa subordination, les principales conditions d'emploi. De plus, la présence de certaines connaissances, compétences acquises antérieurement est clarifiée, et la question du remplacement d'un employé pendant son absence est également divulguée.
  • "Responsabilités du poste" - cette section indique les capacités de l'employé. A sa base, le secrétariat organise des réunions, des présentations, des réunions. En outre, il contrôle l'exécution par les structures hiérarchiques de tous les ordres donnés par le chef, conduit les conversations téléphoniques, prend les rendez-vous et est responsable de la correspondance entrante et sortante. En fonction des spécificités de l'activité de l'entreprise, les fonctions de l'employé peuvent être élargies.
  • "Droits" - ici les principales positions sont expliquées, ce qui permet de confirmer ses propres pouvoirs. C'est-à-dire que le secrétaire a le droit d'accéder aux documents et informations d'un certain type, ainsi que de travailler sur l'optimisation la plus correcte de son processus, de prendre soin du niveau de qualification et de l'améliorer régulièrement.
  • "Responsabilité" - voici les domaines dans lesquels l'employé devient responsable devant le chef. Pour la plupart, une telle section est toujours standard.

Les principales fonctions du secrétaire - référent

Le devoir principal du secrétaire est de suivre les instructions du patron

La description de poste pour ce poste vacant, comme mentionné précédemment, est typique. Par conséquent, la plupart des organisations le prennent comme base. Alors, qu'est-ce qui est encore inclus dans les termes de référence du secrétaire ?

  • Premièrement, c'est l'exécution de ses ordres. Ici, le point principal est que les commandes créées doivent être entièrement communiquées au personnel exécutif.
  • Deuxièmement, le travail avec correspondance est obligatoire. Toutes les lettres entrantes sont visualisées, analysées et envoyées aux différentes unités structurelles ou au bureau du directeur.
  • Troisièmement, c'est la responsabilité de la tenue des dossiers. Autrement dit, toutes les informations entrantes doivent être converties sous forme électronique. Et, quatrièmement, des fonctionnalités supplémentaires sont indiquées ici.

Pendant la journée de travail, le secrétaire travaille avec des documents, accepte divers types de demandes, collecte les documents requis, rédige des documents à signer. Tous les projets de décision qui passent entre ses mains doivent être vérifiés pour les erreurs et la possibilité de lacunes. Ici, le contrôle sur la conception elle-même est important, ainsi que l'édition si nécessaire.

En outre, tous les appels téléphoniques entrants sont soumis à enregistrement et les informations reçues pendant l'absence du responsable sont soigneusement enregistrées pour être transmises et examinées ultérieurement. Travailler avec un fax, une photocopieuse, les messages téléphoniques devient également important. Afin de correspondre à ce poste, il est important d'avoir du sang-froid, de la ponctualité, de la précision et de l'alphabétisation.

Le poste de secrétaire de l'organisation implique le travail d'organisation des réunions.

Ici, vous devez collecter le matériel nécessaire, le fournir pour analyse, déterminer le cercle des futurs participants, les notifier. De plus, l'événement organisé à la date fixée implique la préparation d'un protocole spécial, qui est traité par le secrétaire. Un autre de ces postes consiste à remplir les dossiers d'enregistrement, à transmettre les ordonnances aux exécuteurs testamentaires, à contrôler les délais, ainsi qu'à fournir à votre directeur de la papeterie et du matériel de bureau en bon état.

Il convient de préciser que travailler avec des informations pour le secrétaire le met en charge de la conception parfaite de la banque de données, de faire des affaires, de les archiver et de les conserver. De plus, le contact direct avec le personnel de direction vous permet d'aider à considérer les demandes opérationnelles, à résoudre les problèmes importants et à gérer les visiteurs qui prennent rendez-vous.

Si nécessaire, cette personne effectue des voyages d'affaires dont la durée est déterminée directement par le responsable. En général, l'horaire de journée de travail est standard et comprend 40 heures de travail par semaine avec des pauses déjeuner et. Selon les spécificités des activités de l'organisme, les horaires de travail peuvent être aménagés.

Droits et devoirs du secrétaire - référent

La secrétaire est le bras droit du patron

Considérez l'ensemble standard de droits qui peuvent être exigés du chef, occupant cette position :

  • Conditions de travail - elles doivent être normales et ne pas contredire la législation russe.
  • L'assistance au travail est une assistance dans l'exercice de ses fonctions afin d'obtenir les meilleurs résultats.
  • Support d'information - l'accès à tout type de documentation, implique la bonne exécution des commandes, des accords, de la correspondance.
  • Formation avancée - réussir les cours nécessaires.
  • Contact avec la direction - travail de proximité sur les sujets d'actualité, faire des propositions, en discuter.
  • Signature des documents - les documents de référence ou d'information sont certifiés par le secrétaire relevant de sa compétence.

La responsabilité de cette vacance réside dans la nécessité de remplir correctement vos fonctions, de mener des activités conformément au Code du travail, de ne pas commettre d'infractions et de surveiller régulièrement vos actions afin de ne pas nuire à l'organisation.

greffier de la Cour

Travailler avec des documents comme le travail d'une secrétaire

Les sections des instructions décrivant les droits et les responsabilités sont considérées comme presque typiques, mais les responsabilités ont leurs propres nuances selon l'entreprise qui les prescrit. Ainsi, si nous abordons la justice russe, nous pouvons identifier certaines des principales caractéristiques d'un tel travail.

La toute première et la plus importante tâche du secrétaire d'audience est d'assurer le travail ininterrompu et bien coordonné de cet appareil. Ici, il est nécessaire de préparer toute la documentation, de collecter des signatures, de créer des lettres et de les envoyer aux destinataires, de recevoir des citoyens, de travailler sur un extrait, d'appeler des témoins, etc.

De plus, cet employé analyse les listes de cas, les compile et les place pour un examen plus approfondi, remet des copies des conclusions, contrôle la comparution de tous les témoins, en notant le temps de présence. Toutes les audiences tenues sont consignées dans le registre et, une fois terminées, des procès-verbaux sont établis. Il prépare également des copies des décisions de justice, des documents pour l'exécution de la peine et du bref d'exécution.

Tous les documents destinés aux victimes passent également par le secrétariat.

Secrétaire - machiniste de cour

La description de poste du secrétaire du chef pointera le i

Il s'agit d'un poste spécifique qui nécessite des connaissances de nature juridique. De manière générale, une telle personne doit être suffisamment qualifiée, compétente, ramassée, être en mesure de respecter certaines interdictions et restrictions.

L'expérience est importante ici, l'étude des lois dans leur description moderne, le travail avec la Constitution, le Code du travail et l'exécution précise des instructions pour le travail de bureau.

De plus, l'employé doit connaître les bases de l'interaction avec les structures de gestion, être capable d'écrire correctement, de faire des ajustements, de comprendre le style commercial et les normes de la langue russe. Les compétences dans le domaine des technologies de l'information, les compétences en gestion de documents, etc. sont également considérées comme importantes.

Dans le même temps, toute la journée de travail doit être correctement planifiée pour garantir la rapidité d'exécution des affaires. Toutes les informations entrantes sont soumises à une analyse minutieuse et traitées à l'aide de technologies modernes. Il est important de pouvoir travailler correctement avec Internet, d'utiliser des programmes spéciaux.

Droits du secrétaire

En premier lieu, cette vacance implique la prise de connaissance des projets de décisions qui s'y rapportent directement. Deuxièmement, il s'agit d'une analyse des activités et de faire des propositions aux siennes, ainsi que d'une discussion sur les lacunes ou les éventuels obstacles identifiés dans la résolution des problèmes.

Troisièmement, il y a le droit de travailler avec toutes les divisions structurelles, les obligeant à respecter les instructions du chef, ainsi que les informations nécessaires à l'exercice de leurs fonctions officielles. Et, quatrièmement, comptez sur l'assistance du directeur dans l'exécution des processus de travail.

La consultation vidéo vous expliquera comment rédiger une description de poste pour un employé :