हमने कितने ही कम पत्र लिखे, यहां तक कि ईमेल भी। मूल रूप से, यह अवसर केवल व्यावसायिक आवश्यकताओं के लिए या विज्ञापन संदेश भेजते समय याद किया जाता है। फिर भी, लेखन-अपील उपकरण अभी भी सबसे अधिक में से एक है प्रभावी तरीकेएक दूसरे के साथ लोगों की बातचीत। विशेष रूप से व्यावसायिक पत्रों में, लेखन शैली, संबोधित करने वाले और पाठ की सामान्य दिशा पर ध्यान देना बहुत महत्वपूर्ण है। तो पत्र में प्राप्तकर्ता को संबोधित करने का सही तरीका क्या है?
मिस्टर या मिसेज यह अपील, जो पिछले वर्षों के संदेशों में अत्यंत प्रासंगिक थी और 1917 तक रूस में आधिकारिक रही, आज भी कुछ मामलों में उपयोग की जाती है। व्यापार भागीदारों से अपील में उपयोग संभव है, राजनेताओं, व्यवसायी, उच्च पदस्थ अधिकारी। वर्तमान में, इस शब्द का एक निश्चित सामाजिक अर्थ और एक निश्चित उप-पाठ है। सामाजिक रूप से असुरक्षित समूहों को लिखते समय यह पूरी तरह से अनुचित होगा: "सज्जनों पेंशनभोगियों," सज्जनों शरणार्थी ", आदि।"भगवान" के उपयोग के साथ एक पत्र का एक उदाहरण हम से डाउनलोड किया जा सकता है:।
ऐसी अपील के साथ एक नमूना पत्र हमसे डाउनलोड किया जा सकता है:।
यदि आप प्राप्तकर्ता का नाम नहीं जानते हैं, तो आप अंत में केवल नमस्ते कह सकते हैं या दिन के अच्छे समय की कामना कर सकते हैं और सार की व्याख्या कर सकते हैं। लिखित संचार... शिष्टाचार पर विचार करना और उसका पालन करना और शेष व्यावसायिक पत्र पर ध्यान देना महत्वपूर्ण है।
अक्सर, "प्रिय ..." पते के साथ एक पत्र शुरू करते हुए, मुझे याद है कि कैसे शीर्ष नेताओं में से एक, राष्ट्रपति, प्रधान मंत्री या रूसी विज्ञान अकादमी के अध्यक्ष को पत्र तैयार करते समय, अपील की मांग की "प्रिय ... ". किसी कारण से, इस आवश्यकता ने हमें बहुत मज़ाक उड़ाया। उन्होंने बससेनया गली से "बिखरे हुए आदमी" को याद किया सैमुअल मार्शाकीऔर उनका प्रसिद्ध पता "प्रिय आदरणीय गाड़ी! प्रिय गहरा सम्मानित वैगनर! ” वे व्यंग्यात्मक रूप से रुचि रखते थे कि हमारे साथी का कितना गहरा सम्मान किया जाता है।
और व्यर्थ में वे हँसे, वैसे। "अत्यधिक सम्मानित" और "सम्मानित" शब्दों से शुरू होने वाली अपीलों का उपयोग आधिकारिक तौर पर विशेष रूप से महत्वपूर्ण व्यक्तियों और अधिकारियों को उच्च पद पर संबोधित करते समय किया जाता है। इसलिए यह न केवल राज्य के पहले व्यक्तियों, सरकार और संसद के सदस्यों पर लागू करने के लिए प्रथागत है, बल्कि प्रसिद्ध हस्तियांविज्ञान, लोकप्रिय हस्ती... एक सम्मानित शिक्षाविद को लिखे पत्र में बस "सम्मानित" करके, आप अनजाने में पता करने वाले को नाराज कर सकते हैं।
हम हर दिन राष्ट्रपति या सरकार के सदस्यों को नहीं लिखते हैं, लेकिन कभी-कभी उच्च अधिकारियों को किसी भी शिकायत या अनुरोध के साथ पत्र लिखना आवश्यक होता है। मुझे नहीं पता कि आप अपने मेयर या गवर्नर का कितना सम्मान करते हैं, लेकिन अगर आपको किसी अनुरोध के साथ उन्हें एक पत्र लिखना है, तो मैं ईमानदारी से आपको "सम्मानित" पते का उपयोग करने की सलाह देता हूं। इस शब्द का अर्थ है "अत्यधिक सम्मानित" ( शब्दकोशओज़ेगोवा) या "गहरे सम्मान के योग्य" (एफ़्रेमोवा द्वारा रूसी भाषा का आधुनिक व्याख्यात्मक शब्दकोश)। मुझे लगता है कि कोई भी सरकारी अधिकारी ऐसी अपील को मजे से पढ़ेगा। पत्र की शुरुआत में सिर्फ एक शब्द है, लेकिन कभी-कभी यह आपके पक्ष में तराजू को टिप सकता है। जैसा कि कहा जाता है, "एक स्नेही बछड़ा दो रानियों को चूसता है।"
हाल ही में, एक मंच पर, मुझे इस सवाल का सामना करना पड़ा कि पत्र की शुरुआत में पते के बाद कौन सा विराम चिह्न लगाया जाए: एक विस्मयादिबोधक चिह्न या अल्पविराम। आदत से बाहर, मैंने विस्मयादिबोधक चिह्न लगाया - इस तरह मुझे सिखाया गया था, लेकिन मुझे कुछ मालिकों की आवश्यकता के बाद अल्पविराम लगाने की आवश्यकता भी मिली। जाहिरा तौर पर वे लोग जो अक्सर मेल खाते हैं अंग्रेजी भाषा, स्वचालित रूप से अंग्रेजी व्याकरण के कई नियमों को रूसी में पत्राचार में स्थानांतरित कर देता है। कभी-कभी व्यावसायिक साहित्य भी भ्रामक होता है, जिसमें इस प्रकार के उपचार के उदाहरण दिए गए हैं:
श्रीमान,
हमने आपके पत्र की सावधानीपूर्वक जांच की है, जिसमें….
(प्रियसाहब का! अंग्रेजी में व्यापार पत्राचार। -एम... प्रकाशन संघ "संस्कृति", 1993. - 328 पी।)
यह कैसे सही है?
पोर्टल पर रूसी भाषा संदर्भ सेवा ग्रामोटा.रूदोनों विकल्पों की अनुमति देता है। उसी समय, इस तथ्य पर ध्यान आकर्षित किया जाता है कि विस्मयादिबोधक चिह्न के बाद एक वाक्य आता है बड़ा अक्षर, और अल्पविराम के बाद - एक लोअरकेस के साथ।
एक नियम के रूप में, एक रूसी व्यापार पत्र में एक पता केंद्रित होता है और मुख्य पाठ से एक स्थान से अलग होता है। पत्र का पहला वाक्य एक पैराग्राफ से शुरू होता है। ठीक है, आप कैसे, एक स्पेस के बाद, और यहां तक कि एक पैराग्राफ के साथ, एक लोअरकेस अक्षर के साथ एक वाक्य लिखना शुरू करते हैं? लेकिन एक व्यक्तिगत पत्र में, पाठ अक्सर अपील के समान ही लिखा जाता है। इस मामले में, अपील के बाद, आप अल्पविराम लगा सकते हैं, और पत्र का पाठ एक छोटे अक्षर के साथ लिखना जारी रख सकते हैं।
आखिर विस्मयादिबोधक चिह्न क्यों है? मैं कई उत्तर दूंगा:
"एक विस्मयादिबोधक चिह्न (!) एक विराम चिह्न है जो विस्मय, अपील, मजबूत भावनाओं, उत्तेजना और इसी तरह व्यक्त करने के लिए वाक्य के अंत में रखा जाता है।"
"रूसी भाषा में अधिकांश विराम चिह्नों के नाम मूल रूप से रूसी हैं, और विराम चिह्न शब्द ही क्रिया विराम चिह्न पर वापस जाता है -" रोकें "," गति में पकड़ "। यदि लेखक वाक्य के अंत में विस्मयादिबोधक चिह्न लगाता है, तो वह दिखाता है कि वह अपने स्वयं के कथन की सामग्री की कितनी परवाह करता है।"
कॉलेजिएट सेक्रेटरी येफिम फोमिच पेरेक्लाडिन के सवाल पर, चेखव की कहानी "द एक्सक्लेमेशन मार्क (यूल टेल)" के नायक, "जब एक विस्मयादिबोधक चिह्न कागजों में लगाया जाता है," उनकी पत्नी मारफश, जिन्होंने अक्सर दावा किया था कि "यह नहीं था कुछ भी नहीं के लिए उसने बोर्डिंग हाउस में सात साल तक अध्ययन किया" और पूरे दिल से वह व्याकरण जानती है, आत्मविश्वास से उत्तर दिया: "यह संकेत संबोधित करते समय, चिल्लाते हुए और प्रसन्नता, क्रोध, खुशी, क्रोध और अन्य भावनाओं को व्यक्त करते समय रखा जाता है।"
मेरा उत्तर यह है कि अपील के बाद विस्मयादिबोधक चिह्न लगाकर, हम अभिभाषक का ध्यान आकर्षित करने का प्रयास करते हैं और उससे न केवल पत्र पढ़ने का आग्रह करते हैं, बल्कि हमारे अनुरोध को पूरा करने के लिए, "पहुंच" और कभी-कभी "चिल्लाओ"। प्रिय इवान इवानोविच!
लेकिन "सम्मानित" शब्द और विस्मयादिबोधक बिंदु के बीच क्या है? रूसी में व्यापार पत्राचार में, नाम और संरक्षक द्वारा संबोधित करने वाले को संबोधित करने की प्रथा है। अंतिम उपाय के रूप में, आप अंतिम नाम से आवेदन कर सकते हैं: "प्रिय श्री पेट्रोव!" मेरी राय में, अंतिम नाम से संबोधित करना अनुरोध पत्र की तुलना में दावे के पत्र में अधिक उपयुक्त है। नाम और संरक्षक से, परिचित आमतौर पर हमसे संपर्क करते हैं, इस तरह की अपील से पता करने वाले के स्वभाव का कारण बनता है, परिचितों के लिए मना करना अधिक कठिन होता है।
कई प्राप्तकर्ताओं को एक साथ संबोधित करते समय, वे अपील का उपयोग करते हैं "प्रिय महोदय!"
राजनयिक पत्राचार के अपने नियम हैं। यह वहाँ शीर्षक से लागू करने के लिए प्रथागत है: "प्रिय श्रीमान राजदूत!", "प्रिय श्रीमान मंत्री", या "महामहिम!" लेकिन यह एक अलग विषय है।
पत्राचार के बिना व्यावसायिक संचार की कल्पना नहीं की जा सकती, क्योंकि सहयोग के मुद्दों को हल करने के लिए एक व्यक्तिगत बैठक हमेशा संभव नहीं होती है। व्यावसायिक पत्राचार कम समय में अधिकांश दबाव वाली समस्याओं को हल करने में मदद करता है, लेकिन शिष्टाचार के नियमों का पालन न करने या पत्र के अतार्किक निर्माण से साझेदारी को नुकसान हो सकता है या एक संभावित ग्राहक अलग हो सकता है। औपचारिक बातचीत की तरह, यहाँ कुछ नियम हैं: पत्र का डिज़ाइन और संचार की शैली।
व्यापार पत्राचार के संचालन के लिए सामान्य नियम
1. एक पत्र लिखने से पहले, इसकी विशेषताओं पर निर्णय लें:
पत्र का प्रकार (कवर, गारंटी, आदेश, अनुस्मारक, नोटिस, आदि; प्रस्तुति पत्र या प्रतिक्रिया का सुझाव);
अभिभाषक के लिए पहुंच की डिग्री (क्या आप एक पत्र में सभी आवश्यक बिंदुओं को बताने में सक्षम होंगे या आपको एक को स्पष्ट करते हुए एक दूसरे की आवश्यकता होगी);
वितरण की तात्कालिकता (यदि पत्र अत्यावश्यक है, तो इसे पंजीकृत मेल या द्वारा भेजना बेहतर है ईमेल).
2. अपने पत्र को मौजूदा टेम्प्लेट के अनुसार डिज़ाइन करें, इसके प्रकार के आधार पर, और GOST R 6.30-2003 पर भी निर्भर करता है। "एकीकृत प्रलेखन प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली। कागजी कार्रवाई के लिए आवश्यकताएँ ”।
3. कोई व्यापार पत्रनिम्नलिखित सामान्य संरचना है:
- भेजने वाले संगठन का नाम;
- लिखने की तारीख;
- प्राप्तकर्ता का पता, एक विशिष्ट संवाददाता का संकेत;
- परिचयात्मक पता;
- पत्र के विषय और उद्देश्य का एक संकेत;
- मुख्य पाठ;
- निष्कर्ष (सौजन्य सूत्र);
- प्रेषक के हस्ताक्षर;
- आवेदन और प्रतियों के वितरण का एक संकेत (यदि कोई हो)।
4. व्यावसायिक पत्र तैयार करते समय, टेक्स्ट एडिटर माइक्रोसॉफ्ट वर्ड का उपयोग करें:
टाइपफेस टाइम्स न्यू रोमन का उपयोग करें, आकार 12-14 पी।, लाइन स्पेसिंग - 1-2 पी।;
पत्र के पृष्ठ क्रमांक को नीचे दाईं ओर रखें;
A4-आकार के रूपों पर टेक्स्ट प्रिंट करते समय, 1.5–2 लाइन स्पेसिंग, A5 या उससे कम - एक लाइन स्पेसिंग का उपयोग करें। आवश्यकताएँ हमेशा एक पंक्ति रिक्ति में टाइप की जाती हैं।
5. यदि आप किसी संगठन की ओर से कार्य कर रहे हैं और एक पत्र भेजने का इरादा रखते हैं मुद्रित प्रपत्र , लेटरहेड का उपयोग करना सुनिश्चित करेंचूंकि इसकी उपस्थिति होगी बिज़नेस कार्डआपकी कंपनी। आधिकारिक लेटरहेड के डिजाइन को विशेष देखभाल के साथ व्यवहार करें, यह कौशल किसी भी कार्यालय कर्मचारी के लिए जरूरी होना चाहिए।
6. अंतरराष्ट्रीय पत्राचार के लिए, पत्र प्राप्तकर्ता की भाषा में या अंग्रेजी में होना चाहिए(व्यावसायिक संबंधों में सबसे आम के रूप में)।
7. एक सही, व्यवसाय जैसा स्वर बनाए रखें... अपने पत्र की शुरुआत एक अपील के साथ करें, जो संवाददाता के साथ आपकी निकटता की डिग्री के आधार पर, "प्रिय + पूरा नाम" और "प्रिय + पूरा नाम" शब्दों से शुरू हो सकती है। याद रखें, पते में या पता करने वाले की दिशा में शब्दों को कभी भी संक्षिप्त नहीं किया जाना चाहिए (उदाहरण के लिए, "सम्मानित" के रूप में "यूवी।" या "विभाग के प्रमुख" के रूप में "विभाग के प्रमुख") - ये व्यवसाय के नियम हैं शिष्टाचार। अपने पत्र को हमेशा आपके सहयोग के लिए धन्यवाद के साथ समाप्त करें। हस्ताक्षर से पहले "ईमानदारी से ..." या "ईमानदारी से तुम्हारा, ..." वाक्यांश होना चाहिए। आधिकारिक पत्राचार में "आप" को संबोधित करना अस्वीकार्य है, भले ही आप संवाददाता के साथ मैत्रीपूर्ण संबंध बनाए रखें।
8. शब्दावली सावधानी से चुनें, अशुद्धियों और अस्पष्ट वाक्यांशों से बचें, व्यावसायिकता का अत्यधिक उपयोग... पत्र स्पष्ट होना चाहिए।
9. पत्र की सामग्री को शब्दार्थ अनुच्छेदों में विभाजित करें ताकि यह बोझिल न हो और प्राप्तकर्ता के लिए समझना मुश्किल न हो... नियम का पालन करें: पहला और अंतिम पैराग्राफ चार प्रिंट करने योग्य लाइनों से अधिक नहीं होना चाहिए, और बाकी आठ से अधिक नहीं होना चाहिए।
10. स्वीकृत शिष्टाचार के अनुसार व्यावसायिक पत्रों का उत्तर दें:लिखित अनुरोध पर - प्राप्ति के 10 दिनों के भीतर; फैक्स या ई-मेल द्वारा भेजे गए पत्रों के लिए - सप्ताहांत को छोड़कर 48 घंटों के भीतर।
इंट्रा-संगठनात्मक व्यापार पत्राचार
तीसरे पक्ष को भेजे गए पत्राचार की तुलना में कंपनी के कर्मचारियों के बीच व्यावसायिक पत्राचार अधिक सरल है।
- संक्षिप्त हो;
- एक व्यावसायिक प्रकृति का हो;
- तारीख को पत्र में इंगित किया जाना चाहिए;
- पत्र के अंत में एक शिष्टाचार सूत्र और हस्ताक्षर है।
इंट्रा-संगठनात्मक व्यापार पत्राचार का एक उदाहरण एक प्रबंधक या टीम की ओर से एक बधाई पत्र हो सकता है, जो दिन के नायक को संबोधित किया जाता है या एक कर्मचारी जिसे पदोन्नति मिली है।
लिखित रूप में परियोजनाओं पर चर्चा करते समय, व्यावसायिक पत्र के केवल कुछ अनिवार्य तत्वों का ही आमतौर पर उपयोग किया जाता है - विषय का संकेत, अपील, सारांशमुद्दे का सार और एक मुद्रित हस्ताक्षर के साथ शिष्टाचार सूत्र।
याद रखें कि पत्र के रूप और आवश्यक टेम्पलेट का चयन व्यावसायिक पत्राचार के स्तर और उस प्रकार की जानकारी के आधार पर किया जाना चाहिए जो आप प्राप्तकर्ता को प्रदान करना चाहते हैं।