Изпращането на писма е актуално и днес. Като се свържете с всеки клон на Руската поща, имате възможност да изпратите писмо до всеки адрес - както в Русия, така и в чужбина.
Изпращането на писмо се извършва директно в офисите на Руската поща. Ако не знаете точно къде се намира клонът или кой е най-близо до вашето местоположение, използвайте услугата за търсене на клонове и клонове на Официална страницаорганизации. Можете да установите своя клон по карта или на точен адрес. Писмото може да бъде просто, препоръчано или с декларирана стойност и се предоставя само за изпращане на писмено съобщение. Максимално теглописма - 100 гр. За изпращане по пощата ще трябва да закупите плик с подходящ размер. На навънпликът съдържа данните на подателя и получателя. Скоростта на доставка директно зависи от правилността на пълненето. За препращане на вътрешна писмена кореспонденция реквизитите се посочват на руски език, а при международни - на английски или на държавния език на получателя.
- фамилия, име и отчество;
- име на улица, номер на къща и апартамент;
- името на района;
- името на република, територия, област;
- име на държавата само за международни пратки;
- индекс.
все пак пощенски услугиса станали доста познати на повечето хора, все още има въпроси, свързани с процедурата за изпращане на писма. Въпреки факта, че писмата се изпращат по пощата от много дълго време, някои хора все още не знаят как бързо да изпратите писмо с руска пощаи удобно. Като начало трябва да се отбележи, че процесът на изпращане на писмо зависи от вида на изпращането. Много е лесно да изпратите просто писмо.
За да изпратите просто писмо, достатъчно е просто да увиете съобщението в плик, да посочите върху плика цялата необходима информация за подателя и получателя, след това запечатайте плика и го поставете в пощенска кутия... Тоест процесът е много прост и не изисква външна помощ.
Ако човек се интересува, как да изпратя писмо първа класа руска поща , тогава нещата тук са малко по-сложни. Факт е, че не можете да изпратите препоръчано писмо, като просто го пуснете в пощенската кутия, тъй като такава пратка изисква допълнителна регистрация. Преди, как да изпратите писмо от 1-ва класа от руската поща,трябва да попълните много формуляри, да извършите плащане и да получите разписка. Освен това заверено писмо трябва да отговори определени изисквания, а специалистът по пощата трябва да провери дали писмото отговаря на установения стандарт.
Препоръчаното писмо трябва да тежи не повече от 20 грама, ако теглото на писмото е повече, тогава ще бъде начислена допълнителна такса от подателя. Колкото до размерите регистрирано писмо, тогава трябва да бъде 114 * 162 mm или 110 * 220 mm, докато дебелината на плика трябва да бъде не повече от 5 mm.
Важно е да споменем, че ако в плика има ценни документи, пари или пластмасови карти, тогава такава пратка се съставя като писмо с обявена стойност. В този случай пощенската компания носи отговорност за доставката на такова писмо и човек може да проследи движението на пратката си на всеки етап. Ако човек иска да знае как да изпратите спешно писмо от руската поща, след това по-пълно и подробна информациятой може да го получи от служители на пощенската компания или на официалния уебсайт.
Както и да е, когато планирате да изпратите заверено писмо, човек във всеки случай ще трябва да се свърже с пощенската служба. Именно в отдела ще се извършва регистрацията и проверката на пратката. Ако лицето просто пусне писмото в пощенската кутия, то или ще бъде изпратено като обикновено писмо, или ще бъде върнато на подателя. За регистрирано може да се счита само писмо, което е издадено в пощата и платено по тарифите. Изпратете писмо до Казахстан с руска пощаможете да се свържете и със специалистите на пощенските служби.
Важно е да споменем, че най-основният етап от изпращането на писмо може да се счита за попълване на данните на получателя. Когато въвежда данни в плик, изпращачът трябва да бъде изключително внимателен. Факт е, че дори незначителна грешка в адреса на получателя или в личните му данни може да доведе до връщане на писмото на подателя. Съответно, преди да изпратите писмо от руската поща, трябва няколко пъти да проверите правилността на информацията, посочена в плика.
Договорните отношения предполагат пълно изпълнение от страните на задълженията им. Ако една от страните, да я наречем нарушител, е нарушила условията на договора, тогава жертвата започва да предприема мерки за отстраняване на противоречията. В повечето случаи спорът може да бъде разрешен пред съда, особено при повечето гражданскоправни спорове, важно е да се спазва исковата (досъдебна) процедура за уреждането им, без която арбитражният съд ще върне искова молбаобратно.
Обикновено „разборът“ започва с връчване на иск (жалба) до нарушителя, което често е невъзможно или много трудно да се предаде лично. Причините могат да бъдат различни: страните са географски далеч една от друга; здравословното състояние на жертвата не му позволява да посети лично насилника; последният отказва да приеме иска и т.н. На помощ идва пощата, в почти всяко населено място има клон. В тази статия ще разгледаме как правилно да изпратите рекламация по пощата, какви видове пощенски праткисе използват за тези цели и кое би било най-предпочитано?
Заверено писмо с обратна разписка
Всяко заверено писмо е препоръчана пощенска пратка (RPO). Това означава, че всички етапи от преминаването му от мястото на получаване до мястото на доставка до адресата са документирани (на всяко RPO се присвоява номер на трак за проследяване), а фактът на доставката може да се докаже чрез изискване на съответната информация от Руска поща (писмата се предават на адресата с разписка). Но ако изведнъж се стигне до съдебен процес, то такова искане може да отнеме време и да забави разглеждането на делото. Ето защо е препоръчително да изпратите всяко искане с обратна разписка.
Уведомлението е специален пощенски формуляр (за пратки в рамките на Русия - формуляр 119), върху който се поставя подписът на получателя в момента на доставката. Изпраща се заедно с писмото и след това се връща на подателя с разписка, маркировка на пощата и подпис на лицето, което го е доставило.
Известията, като писмата, могат да бъдат прости и подредени. Обикновена карта ще следва пътя обратно към подателя по същия начин като обикновеното писмо - не се взема предвид и не се регистрира никъде, просто ще бъде пусната в пощенската кутия. Регистрирано уведомление трябва да бъде получено по пощата, но в същото време рискът от загубата му ще бъде елиминиран поради приписката към документите на всички етапи от маршрута.
При получаване на препоръчана поща в пощенската станция по местонахождението на адресата, писмото се доставя на адреса юридическо лице(редът на доставка се определя от договора между него и пощенския оператор) или се пуска съобщение в пощенската кутия на организацията. Известието е специален формуляр (формуляр 22), който е предназначен да информира получателя, че на негово име (или фирмен адрес) има препоръчана пратка. В този случай препоръчаните писма се доставят в пощенските станции след представяне на уведомление, както и паспорт и пълномощно (ако получателят е юридическо лице).
Изпращайки заверено уведомително писмо, вие ще предоставите убедително доказателство, че вашата молба (или иск) е доставена на адреса на получателя. Тук обаче не можем да изключим възможността в хода на съдебното производство получателят да декларира, че е получил от пострадалия плик с на чистоили със съвсем друга информация, общо взето, ще каже, че не е видял претенция в очите му.
Всъщност самият факт на доставка на заверено писмо с потвърждение за получаване не означава, че наистина е имало претенция, а не декларация за любов или желание за дълго и щастлив живот... И ако гаранцията за доставка е несъмнено предимство на препоръчаната поща, тогава липсата на доказателствена база относно инвестицията е неоспорим недостатък. Следователно за компетентно решение спорни въпросипо-добре е да изпратите заявлението в писмо с декларирана стойност.
Ценно писмо със списък с прикачени файлове и уведомление
Ценно писмо (с обявена стойност) също принадлежи на RPO и е защитено от рисковете от загуба при транзит по вина на пощенските служители. При изпращане на такова писмо трябва да се посочи неговата "декларирана стойност" - това е сумата, която ще бъде изплатена на подателя в случай на повреда на кореспонденцията или загубата й в резултат на непреодолима сила.
Ценните писма се доставят изключително в пощенските станции след представяне на известие. Доставка и предаване по местонахождението на организацията или по местоживеене естествен човекса невъзможни.
Обратната разписка, както в случая с препоръчана поща, ще посочи факта, че адресатът е получил писмото. Но проблемът с доказването на съдържанието на това писмо ще остане открит. Затова би било по-добре да изпратите ценно писмо с опис на прикачения файл и потвърждение за получаване.
Опис на прикачените файлове - специална пощенска форма (формуляр 107), която се попълва преди изпращане на писмото (тази "опция" е възможна само за ценни писма и не се отнася за препоръчани писма). В списъка се посочват имената на документите, съдържащи се в плика и техният номер.
За да изпратите такова писмо, трябва да подготвите плик с приложена в него рекламация. НЕ е необходимо да запечатвате плика. Попълнете всички задължителни полета на плика (вашият адрес и адресът на получателя). Попълнете два екземпляра от формуляра за опис, образец 107. Това може да се направи на сайта за поща, след което те могат да бъдат отпечатани. Или вземете празни предварително отпечатани формуляри директно от отдела, където можете да ги попълните.
В колоната „Име на артикули“ въвеждаме името на Вашата претенция, например „Иск за отказ за връщане на част от застрахователната премия след предсрочно погасяване“. В колоната "Брой артикули" напишете 1 (единица). И в колоната „Обявена стойност, рубли“. въвеждаме малка сума в рубли (не повече от 10 рубли).
Какво прави пощенският служител:
- сверява описа със съдържанието на писмото;
- поставя упълномощаващ подпис върху описа и печат с дата и индекс на отдела;
- един екземпляр от описа се връща на подателя;
- рекламацията с втория екземпляр от описа се запечатва в плик и се обработва получаването на пощенската пратка.
Така ще бъде потвърдено, че сте изпратили точно рекламацията, а не нещо друго или дори празен лист. В този случай цялата отговорност за съответствието на описа с действителния запор се носи от пощенския служител, заверил описа. Разписката за плащане, описът и получаването на разписката ще бъдат убедително доказателство, че сте изпратили иск до насилника. И ще бъде възможно да компенсирате разходите си за сметка на получателя на писмото (ако, разбира се, подателят спечели съда).
Забележка! За да попречи на второто лице да оспори съдържанието на исковата молба в бъдеще, е препоръчително при съставяне на описа да се посочи най-подробно наименование на приложените документи. Например „Иск при поискване“.
Дори въпреки наличието на опис, адресатът може да започне спор за съдържанието на получената заявка. Как можете да се биете с опонента си в тази ситуация? Много е просто - изтеглете формуляра за инвентаризация от уебсайта на Russian Post и го попълнете на вашия компютър. В този случай съдържанието на цялата претенция се вписва в текста на описа с дребен шрифт. Тогава името на прикачения документ ще изглежда така: "Иск със следното съдържание:".
Основният недостатък на ценните препоръчани пратки с инвентар е липсата на гаранция за доставката им. Възможно е съобщението да бъде върнато на подателя с изтекла бележка за запазване. Основното тук е да не отпечатате писмото, а да го запазите до процеса. По време на заседанието можете да представите плика на съдията за преглед и да го отворите в негово присъствие. Това ще бъде гарантирано доказателство за изпращане на "това, което е необходимо" и вашите добри намерения.
Ако получателят твърди, че не е получил нищо или е получил, но не и това, което сте му изпратили, тогава тежестта за доказване на тези обстоятелства е изцяло върху него. В този случай съдията със сигурност ще заеме страната на подателя.
Използвайки горните методи, можете да изпращате всякакви писма за иск:
- молба до съда;
- жалби до Роспотребнадзор, прокуратура, FAS;
- искове към банката;
- изисквания към кредитополучателите и др.
Как правилно да изпратите рекламация по пощата? Допълнителни мерки
Да приемем, че всички мерки за предаване на рекламацията по пощата са извършени. Но адресатът упорито отказва да получи писмото. Може би защото подозира за съдържанието му, а може би всичко е много по-обикновено. Служителите на организацията просто са твърде мързеливи да отидат по пощата или, както се казва в рецензиите знаещи хора, юридическо лице лицата съставят пълномощни на служителите си само за да получават препоръчани писма (според стандартната бланка на пълномощното), но за съжаление забравят за ценни или ги мързи да ги съставят. Как да накарате другата страна да получи пратката?
Първото нещо, което форумите препоръчват да направите, е да изпратите телеграма след жалбата. В текста на съобщението трябва да посочите, че сте изпратили писмото по пощата и да поискате да го получите (просто посочете номера на писмото). Телеграмата се връчва директно на адресата, без предварително уведомление за нейното пристигане. Следователно практически няма шанс да не го получат. По този начин ще уведомите надлежно ответника за получаването на исковата молба. И ако той откаже да получи заверено (или ценно) писмо, това ще се счита за умишлено избягване на задължения.
Вторият вариант е да използвате същата телеграма като основното средство за уведомяване. В този случай целият текст на исковата молба се записва в препратеното телеграфно съобщение. Но този метод работи напълно само в случаите, когато размерът на текста е малък, т.е. отнема не повече от 1 лист. Вярно е, че този метод ще струва доста пени. Като алтернатива можете да изпратите само основната идея на рекламацията, извадка от нея с няколко думи, например: „Моля ви да преизчислите застрахователната премия и да върнете част от нея във връзка с пълния предсрочно погасяванекредит“.
И така, какъв е правилният начин за изпращане на рекламация по пощата? Кой метод ще бъде най-предпочитан. Тези, които обсъждат тази тема в различни форуми, са съгласни, че все още не е измислена по-добра от ценно писмо с опис и уведомление. Можете да опитате всички налични опции с допълнителни мерки, но най-надеждният начин за прехвърляне на искове все още е личното им предаване на нарушителя (само не забравяйте да получите копие със знак за доставка, като опция можете да подготвите второ копие на иска за тези цели). Тук самият факт на доставката не може да бъде оспорен и същността на предаденото съобщение не се поставя под въпрос.
Традиционно се отделя голямо внимание на процесите на подготовка и осчетоводяване на документи, но доставката им до адресата, по-специално чрез пощенски услуги, практически не се разглежда. Междувременно тук има много трудности. Как повече компанияизпраща писма по теми по-подходящ въпроскак да рационализирате процедурата за изпращане и да я направите възможно най-ефективна при най-ниска цена.
В тази статия ще разгледаме видовете пощенски съобщения, процедурата за отчитане и търсене, както и начините за автоматизиране на процеса на изпращане на кореспонденция по пощата.
Кой трябва да отговаря за изпращането на поща?
Ако обемът на кореспонденцията в организацията е достатъчно голям, процесът на изпращане на поща трябва да бъде централизиран. Обикновено тези отговорности се възлагат на секретар или куриер. Тяхна задача е да организират този процес по такъв начин, че да отделят възможно най-малко време за него.
Всъщност такъв подход за изпращане на писма, когато самите изпълнители отиват в пощата, е ирационален и е подходящ само за онези организации, където обемът на пратките се изчислява в единици. Недостатъците на този подход са очевидни:
- трудно е да се проследи дали изпълнителят наистина е отишъл до пощата;
- колкото по-често изпълнителят пише писма, толкова по-често е принуден да посещава пощата, като харчи своето работно време, а оттам и парите на работодателя за пътя;
- с голям обем работа изпълнителите са принудени да отидат до пощата след работния ден, което поради това се увеличава съответно.
Работим с руски пощи
Повечето организации днес работят с руски пощи главно защото предлага най-изгодни цени за доставка, доставя пратки навсякъде в страната и може да документира получаването на кореспонденция от адресата, което е много важно в случай на съдебно производство.
За сравнение: недържавните пощенски експресни услуги работят само с такива селищакъдето имат клонове; понякога могат да уведомяват за доставка само чрез SMS и услугите им са по-скъпи.
Работата на руската поща е строго регламентирана. Препоръчително е служителят, отговорен за изпращането на кореспонденция, да се запознае със следните регулаторни документи:
- Федерален закон от 17.07.1999 г. № 176-FZ "За пощенските съобщения" (изменен от 06.12.2011 г.);
- Правила за предоставяне на пощенски услуги, одобрени от правителството на Руската федерация от 15 април 2005 г. № 221;
- Процедурата за получаване и предаване на вътрешна препоръчана поща, одобрена със заповед на Федералното държавно унитарно предприятие "Пощи на Русия" от 17.05.2012 г. № 114-p;
- Процедурата за получаване, доставка и предаване на вътрешна колетна поща, одобрена със заповед на Федералното държавно унитарно предприятие "Пощи на Русия" от 24 януари 2007 г. № 28-p;
- Указания за приемане на международна поща (изменени на 17.10.2013 г. към момента на писане на това писмо).
Ако обемът на писмата не ви позволява да ги изпратите на общи основаниястои на опашка, е възможно да се сключи с пощата договор за корпоративно обслужване ... В този случай, в определени днислужител на пощенската служба ще дойде в организацията и ще вземе писмата, подготвени от секретаря или куриера. При следващото посещение пощенският служител ще донесе попълнените документи за изпращане. подробна информацияза тази услуга, публикувана на сайта за поща www.russianpost.ruи също така лесно се предоставя от операторите на горещата линия.
Какви писма има?
Всички пощенски пратки са разделени на две категории: регистрирани нерегистриран... Разликата между тях е фундаментална: по искане на подателя пощата е длъжна да намери препоръчаната пратка или да предостави информация за нейното местоположение. Следата на нерегистриран артикул се губи в момента, в който подателят го пусне в пощенската кутия. На свой ред писмо, регистрирано по пощата, ще бъде предадено на адресата срещу подпис, непрепоръчано писмо ще бъде пуснато в кутия или просто предадено на секретаря и никой няма да докаже, че писмото е получено.
Ето защо е по-добре да изпращате документи с нерегистрирано или просто писмо, загубата на което няма да доведе до никакви правни или финансови последици, например поздравителни картички за празниците. И всичко, което поне теоретично може да стане предмет на спор, силно се препоръчва да бъде регистрирано по пощата.
Основният вид регистрирана кореспонденция е препоръчани писмаи колети... За разлика от обикновените писма за получаване на препоръчано, получателят ще бъде уведомен със специална разписка и ще получи плик от ръцете на пощенския служител, както вече споменахме, срещу подпис.
Можете да добавите регистриран артикул инвентаризация на прикачените файлове... Това е документ, описващ количествените и разходните характеристики на пощенската пратка. Единият екземпляр от описа се поставя в плик върху прикачения файл в пощенската пратка, а другият се дава на подателя заедно с разписката. След като получи писмо с опис, адресатът няма да може да твърди, че не са му изпратени документи.
Забележка!
Не е необходимо да запечатате плика със списъка с приложения преди изпращане: операторът на пощенската станция е длъжен да се увери, че всички документи, посочени в описа, наистина са в плика.
И накрая, трябва да се обърне специално внимание прости известияпри получаване на препоръчани писма. Обявлението е карта, която е залепена към плика. При получаване на писмото адресатът се подписва върху картата, след което тя се изпраща на подателя. Върнатото уведомление е документ, който официално потвърждава факта на получаване на писмото. Срокът за съхранение на уведомленията е 5 години.
След връщане на уведомлението, информацията за неговата наличност може да бъде записана в дневника на пощенските съобщения (вижте по-долу). Едва ли е необходимо стриктно да се пренаписва от картата кой и на коя дата е получил писмото. Ако изпълнителят има нужда от тази информация, той винаги може да се свърже със секретаря. Най-често има достатъчно информация, че писмото е получено. Има смисъл да сканирате известия само ако компанията е внедрила система за електронно управление на документи (EDMS). EDMS има възможността да "свърже" файла за уведомяване с информацията за изходящия документ. Това е много удобно: изпълнителят може да провери по всяко време дали писмото е доставено на адресата.
Слагаме го на рафтовете
Изпълнителите, които носят писма до секретаря за изпращане, освен посочване на пълния адрес с пощенски код, трябва да направят бележка в писмото за вида на пратката. Като алтернатива в офиса можете да поставите тави с надписи: "Обикновени писма", "Препоръчани писма", "Препоръчани писма с уведомление", "Препоръчани писма с уведомление и опис" и др. Тогава изпълнителите по всяко време ще могат да оставят писма за изпращане, без да разсейват служителите в офиса.
Нашият съвет
В правилника за изпращане на кореспонденция се препоръчва да се посочи, че неправилно изпълнена кореспонденция, както и писма без адрес или индекс, ще бъдат върнати на изпълнителя, въпреки тяхната спешност.
Подготовка на пощата за изпращане
Ако има възможност да автоматизирате някакъв процес, не бива да го пренебрегвате. Така че, ако секретарят все пак подписва пощенски пликове на ръка, той трябва да обърне внимание на набора от функции на текстовия редактор на Microsoft Word за етикетиране на пликове, придавайки им фирмена идентичност, както и отпечатване на пликове от списъка с пощенски съобщения. С други думи, вместо да пишете на ръка всеки плик, можете да посочите веднъж в програмата:
- обратен адрес на подателя;
- фирмена идентичност на плика.
След като списъкът с адресите на получателите (списъкът с пощенски съобщения) бъде въведен в програмата, остава само да поставите купчина пликове в принтера и да зададете командата "Печат". Описаните функции могат да бъдат намерени в раздела Пощенски съобщения (Създаване ® Пликове,Стикери).
между другото
Освен адреса, върху плика е възможно да отпечатате индекса на получателя и да го подредите според правилата за писане на индекси. За да направите това, трябва да инсталирате специален шрифт на вашия компютър. Лесно е да го намерите в интернет - просто въведете заявката "Индексен шрифт" в търсачката. Файлът с шрифтове има разширение .ttf. След като го изтеглите, трябва да отидете в папката "Моят компютър", след това в папката "Контролен панел" да намерите папката "Шрифтове" и да поставите файла с шрифта в нея.
На фиг. 1 можете да видите как изглежда готов за печат плик, създаден в MS Word.
Ориз. един
Когато наборът от писма за изпращане е готов, трябва да попълните първите две колониФормуляр 103 „Списък за изпращане на пакетни пратки“. Това изискване за поща се прилага за всички организации, ако изпратят 5 или повече писма. Диспечерът трябва да изброи всички регистрирани имейли, които да бъдат изпратени. Останалите графи се попълват от оператора на пощата. Списъкът се отпечатва в два екземпляра, подписани от лицето, отговорно за изпращането, след което подписът му се заверява с печат. Един екземпляр от попълнения регистър ще остане в пощенската станция, вторият ще бъде върнат на организацията. Той ще съдържа проследяващия идентификатор на артикулите.
Този формуляр е достъпен на уебсайта на руската поща. Единственият недостатък: файлът може да бъде изтеглен само във формат .jpg, т.е. като картина, така че формулярът ще трябва да бъде ръчно възпроизведен и запазен като шаблон.
Проследяване на имейли
Регистрирани пощенски пратки могат да бъдат проследени на уебсайта на руската поща. От лявата страна на главната страница има връзка „Проследяване на пощенски пратки“ (фиг. 2). Преминаваме към него, като щракнем върху „Подробности“ и се озоваваме на желаната страница.
Ориз. 2
Сега трябва да въведете уникален код (пощенски идентификатор), който се присвоява на всяка пратка от оператора. Можете да намерите този код или в касовата бележка, или в списъка във формуляр 103 (колона 3). Кодът се състои от 14 цифри. Ще го въведем в полето „Пощенски идентификатор“, след което в полето по-долу ще въведете петцифрен код за сигурност и ще щракнете върху „Намери“ (фиг. 3).
Ще се отвори таблица, която ви позволява да проследите пътя на нашето писмо (Пример 1).
Пример 1
Информация за движението на писмото
|
Операция |
дата |
Местоположение на операцията |
Атрибутна хирургия |
Тегло, кг) |
Обявено стойност (руб.) |
Наслояване. плащане (руб.) |
Адресирано до |
||
|
Индекс |
OPS име |
Индекс |
Адресът |
||||||
|
Мерна единица |
|||||||||
|
Лечение |
Напусна сортировъчния център |
||||||||
|
Лечение |
Дойде до мястото на доставка |
||||||||
|
Предаването |
Доставка до адресата |
||||||||
между другото
Въпросът за правното действие на информацията за движението на писмото е доста спорен. Изглежда, че е изчерпателен за организация, която следи своите писма, но може да не бъде приета като доказателство в съда.
Кореспонденцията с руските пощи ще бъде правно обвързваща. Трябва да изпратите официално запитване до пощенската служба, като приложите копие от разписката или формуляр 103. В отговор ще получите писмо на бланка на руската поща с необходимата информация, която като доказателство в съда ще не повдига въпроси.
Отчитане на изпратените имейли
Всяко излизане на документи от организацията трябва да бъде регистрирано, независимо от това какъв вид документи са и какъв е пътят на тяхното излизане. Писмата не са изключение. Препоръчваме служителят, отговорен за изпращането на поща, да следи всяко писмо в специален дневник (Пример 2). Тъй като задължението за водене на такъв дневник не е заложено в регулаторни документии това е само въпрос на удобство и контрол, всяка компания може сама да разработи формата на списанието.
Номер за проследяванеуведомление
Забележка
Иванов К.И.
ул. Пушкин, 56, ап. 43, Москва
Покана за изложбата
Чаена плантация, OOO
ул. Корабостроители, 454, каб 34, Волгоград
Реф. No 3324-3 от 14.06.2014г
Производствен отдел
Зеркало, ООО
ул. 7-ма Садовая, 33, Толиати, Самарска област
Реф. No 3354-2 от 15.06.2014г
Технически отдел
Промрегионгаз АД
ул. Школная, 3, офис 353-Б, Иркутск
Реф. бр.3465-6 от 17.06.2014г
Възстановяване на сумата - получателят не се е явил за писмото
Попълване на колоните в таблицата
- Сериен номер.Колоната е важна за формирането на отчет за работата на офиса: веднага можете да видите колко писма са изпратени по пощенските канали.
- Пощенски услуги.Уместно е, ако организацията използва услугите не само на руска поща, но и на експресна поща.
- Тип на писмото.Колоната е полезна в спорни случаи или когато трябва да докажете, че адресатът е получил писмото.
- Дестинация.Колоната съдържа фамилното име и инициалите на физическото лице или името на организацията адресат. За удобство на филтрирането препоръчваме да попълните колоната, започваща с фамилното име или името на организацията, напр. Иванов К.А.... или Стая за чай плантация, ООО.
- Индекс.Направено в отделна колона, за да е по-лесно да го копирате и поставите на правилното място при създаване на плик (вижте по-рано). Ако секретарят предпочита да напише ръчно пликовете, пощенският код може да бъде написан заедно с адреса.
- Адресът.Посочен е пощенският адрес на получателя.
- Инвентаризация на съдържанието.В тази колона се въвежда информация, особено необходима в случаите, когато има активна кореспонденция с контрагента. Позволява ви да не се бъркате в пратките и да знаете точно кой документ е изпратен в определен ден. Не е необходимо да попълвате колоната твърде подробно – достатъчно са само регистрационните данни на документа, например Реф. бр.4543 от 23.05.2014г.
- Изпълнител.Посочете името на отдела, чийто служител е донесъл писмото за изпращане, или фамилията на този служител. Препоръчваме да посочите отдела, т.к това е по-постоянно звено в организацията от служителя.
- Дата на заминаване.Посочва се денят, когато писмото е било предадено на пощенския оператор или пуснато в пощенската кутия.
- Номер за проследяване.Колоната за посочване на кода, чрез който можете да проследите съдбата на писмото на уебсайта на Руската поща.
- Уведомление.Кутия за отбелязване, че е върнато известие за получаване на писмо.
- Забележка.Традиционна графика за обозначаване Допълнителна информация(например за връщане на писмо, както е в пример 2).
Търсене в списания
Тъй като в дневника не се изискват ръкописни подписи, той се съхранява в електронен формат(например в MS Excel). Целта на това списание е да може бързо да намери всяко писмо, изпратено от компанията. За това ви трябва:
- фиксирайте горния ред с името на графиката, така че винаги да можете да го видите;
- осигурете го с филтър.
Всичко това значително ще ускори търсенето на букви в таблицата.
За да сте сигурни, че горният ред на таблицата винаги се вижда при превъртане през дневника, трябва да отидете на раздела Преглед... Тук в лентата с инструменти Прозорецизберете отбор За фиксиране на зони, а в падащото меню - Закачете горна линия(фиг. 4). Сега, дори ако има много позиции в регистъра, имената на колоните ще бъдат фиксирани в горната част на таблицата.
Ориз. 4
Остава само да активирате опцията за филтриране на съдържанието на колоните. За да направите това, в лентата с инструменти Редактиранещракнете върху иконата Сортирайте и филтрирайте, след това в падащия прозорец - Филтрирайте(фиг. 5).
Ориз. 5
В долния десен ъгъл на името на колоната ще се появи бутон със стрелка - това е филтърът. Като щракнете върху стрелката на конкретна колона, можете да сортирате всяка от нейните стойности. Например, трябва да видим всички писма, изпратени до Promregiongaz OJSC. Щракнете върху стрелката - и ще видим целия списък с адресати, вписани в регистъра. Премахнете отметката от стойността „Избор на всички“ и я поставете в квадратчето срещу Promregiongaz OJSC. Щракване върху бутона Добреи виждаме всички писма, изпратени до тази организация (фиг. 6).
Ориз. 6
Ако имейлът е изпратен на някого само веднъж, ще бъде по-лесно да натиснете клавишната комбинация Ctrl + Фза да се покаже лентата за търсене, въведете информация (фамилия, име, град и др.) в нея и натиснете Намери следващото(фиг. 7). Програмата ще намери и маркира желаната клетка.
Ориз. 7
Регламент за изпращане на документи по пощата
Правилата за изпращане на документи по пощата могат да бъдат или част от инструкциите за документиране, или самостоятелен документ. По своя преценка организацията може да ги допълни с процедурата за изпращане на документи с експресна поща. Ето фрагмент от инструкциите за документиране, в който се определя процедурата за изпращане на писма по пощата (Пример 3).
Пример 3
Фрагмент от инструкции за работа в офиса
"Правила за изпращане на документи по експресна поща"
7. ИЗПРАЩАНЕ НА ИЗХОДНИ ДОКУМЕНТИ ПО ПОЩА
7.1. Изпращането на документи по пощата (включително експресна поща) се извършва от канцеларията.
7.2. Приемането на писма за изпращане се извършва ежедневно, с изключение на почивните дни и почивни дни, от 9:00 до 13:00 часа и от 14:00 до 18:00 часа (в съкратени и предпразнични дни - до 17:00 часа).
7.3. Преди изпращане на документите изпълнителят е длъжен да провери наличието на всички страници на документа и правилността на тяхното местоположение, дизайн и адресиране, наличието на подписи, визи, приложения, данни за регистрация, връзка към номера и датата на искането (ако е даден отговор на искането). Към документа е приложен адресът на изпращане, включително пощенският код, като се прави бележка за вида на изпращането: обикновено писмо, препоръчано писмо, заверено писмо с просто уведомление, заверено писмо със списък с прикачени файлове, експресна поща , и т.н. Ако посочената информация липсва, кореспонденцията се връща на изпълнителя. Неправилно оформена кореспонденция и кореспонденция от неофициален характер няма да се приемат за изпращане и връщат на изпълнителя.
7.4. Изпращането на документи по пощата се извършва два пъти седмично: в понеделник и четвъртък в 15:00 часа. Изпълнителят може самостоятелно да изпраща спешна кореспонденция. Кореспонденцията, получена от канцеларията след 15:00 часа в понеделник и четвъртък, ще бъде изпратена в деня на следващото изпращане.
7.5. Изпращането на документи с експресна поща се извършва в деня на получаване на пратката от Службата или на следващия работен ден, ако пратката е получена след 15:00 часа (след 14:00 часа в съкратените работни дни).
7.6. При получаване на документи за изпращане, специалистът на канцеларията проверява за подписи, изходящи номера, както и приложения, посочени в основния или придружаващия документ.
7.7. Приетата за изпращане кореспонденция се вписва в Пощенския вестник (Приложение 5), след което се преобразува.
7.8. Опакованата кореспонденция се вписва в Списъка за изпращане на партиди (Приложение 6). Списъкът се отпечатва в два екземпляра и се подписва от служителя на канцеларията, отговорен за изпращането на кореспонденцията. Подписът е заверен с печат "За документи". Колоните се попълват от пощенския оператор. Едно копие от списъка се връща в канцеларията и се съхранява в архива.
7.9. След получаване на уведомлението за доставката на кореспонденцията служителят на Канцеларията поставя отметка в колона 11 на Регистъра на пощенските пратки и вписва уведомлението във файла.
Разгледахме основните компоненти на процеса на изпращане на документи по пощата. Надяваме се, че тази информация ще ви помогне да организирате по-добре работата си.
Дата на публикуване: 14.04.2015г
Писмото е пощенска пратка с писмено съобщение. Писмата могат да бъдат обикновени, поименни или с декларирана стойност. В тази статия ще ви разкажа подробно за как да изпратите заверено писмо, както и как да изпратите заверено писмо с уведомлениеи със инвентаризация на прикачените файлове.
Така, прости буквинай-често се използва за обмен писмени съобщениямежду индивиди. Тоест обикновено писмо в обикновен плик или поздравителна картичка - всичко това се отнася до прости писма. За да изпратите такова писмо, достатъчно е да го поставите в синята пощенска кутия на Руската поща. Максималното тегло на такова изпращане трябва да бъде не повече от 20 гр. * При изпращане на обикновено писмо - на подателя не се предоставят никакви подкрепящи документи за изпращане на писмото (чек, разписка). Съответно, ако се изгуби просто писмо, руската поща няма да носи никаква отговорност.
Поръчано писмопредназначени за изпращане на някои документи, формуляри, разписки. Този видпощенската пратка е регистрирана. Изпраща се директно до Руската поща чрез оператор. Цената за изпращане е малко по-скъпа, отколкото в случай на обикновено писмо, но подателят получава гаранция, че пратката със сигурност ще бъде доставена на адресата. Връчването на препоръчано писмо се извършва лично в ръцете на адресата срещу подпис. Максималното тегло на препоръчано писмо трябва да бъде не повече от 100 г. Ако пощенската пратка тежи повече от 100 г, тогава такава пощенска пратка се нарича колетна поща.
Препоръчано писмо може да бъде изпратено едновременно с обратна разписка и списък с прикачени файлове. Вярно е, че в последния случай писмото вече няма да се нарича заверено, а ценно!
Какво е заверено писмо с обратна разписка?Този тип изпращане предполага, че писмото ще бъде изпратено до адресата като заверено, тоест адресатът ще получи писмото лично, а подателят от своя страна ще получи уведомление, потвърждаващо, че адресатът е получил писмото . Тоест, ако искате да изпратите заверено писмо и да се уверите, че писмото е получено от адресата, трябва да изпратите заверено писмо с уведомление.
Какво е писмо за инвентаризация на ценен прикачен файл?Този тип предполага, че съдържанието на пратката ще бъде описано от подателя в специална форма. В същото време, при получаване на ценно писмо с опис, получателят в пощенската станция с оператора има право да отвори писмото и да провери съдържанието му, което трябва напълно да съответства на формата на прикачения опис.
Как да изпратите заверено писмо
Можете да изпратите препоръчано писмо във всеки клон на Руската поща. В това няма нищо трудно, не е необходимо да попълвате допълнителни формуляри.
За да изпратите писмо:
- Отидете до прозореца за работа в пощенската служба и купете необходимия размер на плика. Максимален размерплик 229x324 мм, тоест малко повече от лист хартия А4.
- Пликът трябва да съдържа индекс и адрес на подателя и получателя.
- Казваме на оператора, че искаме да изпратим това писмо с препоръчана поръчка и това е всичко. След заплащане на услугата ще получите чек, който ще посочи номера на трака, с който можете да проследите движението на писмото до момента на доставката му.
Как да изпратите заверено писмо с обратна разписка
Процесът за изпращане на заверено писмо с обратна разписка е абсолютно същият като в предишния случай. Единствената разлика е, че освен да попълните адресната информация на плика, ще трябва допълнително да попълните формуляра „Получаване на разписка“ (формуляр 119). Този формуляр може да бъде получен безплатно от пощенската служба.
Пример за попълване на този формуляр е показан на снимката по-долу. За по-голяма яснота данните, които трябва да бъдат попълнени от подателя, са подчертани в червено:
Необходимо е да посочите точно вашите данни (име, адрес, пощенски код) на предната страна на формуляра за връщане на услуга, тъй като получателят на това уведомление ще бъдете вие, а не адресатът на вашето писмо.
Как да изпратите сертифицирано ценно писмо с прикачен списък
Изпращането на ценно писмо със списък с прикачени файлове се извършва по същия начин като изпращането на обикновено препоръчано писмо. Единствената разлика е, че допълнително ще трябва да попълните формуляра „Опис на прикачените файлове“ (формуляр 107). Този формуляр се издава безплатно в пощенската станция по искане на подателя.
Тоест, за да изпратите ценно писмо с описание на прикачения файл, ще трябва да посочите всички данни в плика, в който ще бъде изпратено писмото, както и да попълните два формуляра с описание на прикачения файл. Ще трябва да попълните точно два формуляра, т.к единият остава при подателя, а вторият се получава от адресата. Съответно, на базата на този формуляр, адресатът ще може да провери съдържанието на вашата пратка.
Пример за попълване на формуляр f.107 Описанието на прикачения файл е показано на снимката:
При изпращане на ценно писмо със списък с прикачени файлове, предоставете на оператора плик в незапечатан (отворен) вид. Операторът трябва да провери дали съдържанието съответства на списъка с прикачени файлове.
Заверено писмо: време за доставка и цена
Сроковете за доставка за препоръчани писма са точно същите като сроковете за доставка на други пощенски пратки, включително колети и колети. Руските пощи имат целеви дати, на които трябва да се разчита. Вече писах за това по-подробно по-рано в статията. Ако има желание вашето писмо да пристигне по-бързо, то трябва да бъде изпратено в 1 клас.
Що се отнася до разходите за изпращане на заверено писмо, цената зависи от много фактори: теглото на писмото, със или без предизвестие, със или без списък с прикачени файлове. За повече подробности вижте уебсайта на Russian Post.
*Теглото на обикновено писмо може да бъде повече от 20 г, но не повече от 100 г. За всеки следващ пълни или непълни 20 г от теглото на обикновено писмо се начислява допълнителна такса.