СИСТЕМА ЗА ВЪТРЕШНО УПРАВЛЕНИЕ НА ИЗДАТЕЛСКО ПРЕДПРИЯТИЕ

Вътрешноиздателският мениджмънт е важен компонент от системата за управление на издателския процес, придобил самостоятелно значение през годините на демократичните реформи и решаваща роля при решаването на почти всички икономически и творчески въпроси на издателската дейност. Засилването на значението на вътрешноиздателския мениджмънт съвпадна с преминаването на издателската индустрия към пълно отчитане на разходите, което постави началото на независимостта на издателските предприятия.

Отчитането на разходите и самофинансирането донесоха много иновации в управлението на издателската индустрия, но все пак, през годините на реформи, ефективността на някои традиционни механизми за вътрешно-издателско управление, като планиране на продукти и управление на качеството, не е поставена под въпрос. .

През 1982 г. е приет образцов правилник за редакциите и отделите на издателството, разработен с цел разделяне на отговорностите между различните отдели на издателството, повишаване на отговорността, спазване на производствената дисциплина, рационално използване квалифициран персонализдателски работници. Примерната разпоредба предвиждаше такава структура на издателските подразделения, като се отчита съществуващата технология на издателския процес и използваното по това време редакторско и издателско оборудване (технологии за автоматизирана подготовка публикуване на оригиналив началото на 80-те години. вече широко използвани).

Не всички блокови схемипредписаните от стандартната разпоредба издателски организации са издържали изпитанието на времето и са оцелели до днес. Някои форми на организационна структура обаче са интегрирани в пазарните отношения и се развиват интензивно.

Целите на издателството като организация включват формиране на структура на предприятието, установяване на постоянни и временни връзки между всички отдели на организацията, определяне на процедурата и условията за нейното функциониране.

Функциите на организацията включват:

Групиране на задачи и логически блокове;

Подбор и назначаване на персонал;

Дефиниране на рационалните форми на разделение на труда;

Разпределение на работата между служители, групи и отдели;

Координиране на работата на отделите;

Развитие на структурата на ръководните органи;

Установяване правата и задълженията на управителните органи и длъжностните лица;

Регулиране на функции, подфункции, работи, операции.

В издателство от всякаква форма на собственост се формира система за управление на неговите ресурси, която е структура на организационно подчинение на различни служби и подразделения на издателството, както и система от управленски решения ръководни органииздателства различни нивакомпетенции. Организацията като една от основните функции на управлението предполага процеса на лидерство и изпълнение и е свързана с организацията на работата за всяка управленска функция, включително планиране, управленски контрол, нормативни календарни изчисления, срещи и вземане на конкретни решения.

Управленските функции са относително самостоятелни, специализирани и обособени области на управленска дейност. Управленските функции също се разбират като специални видове специализирани управленски дейности, възникнали в процеса на разделение на управленския труд, които характеризират една или друга дейност на взаимодействие между обекта и субекта на управление (главно въздействието на субекта върху обекта) и които за ефективно, цялостно управление трябва да образуват единен комплекс, характеризиращ цялата пълнота, целия диапазон на взаимодействие между субекта и обекта на управление.

Ефективността на изпълнението на изброените функции от управленската структура на предприятието ще зависи от редица фактори, сред които са вида на организационната структура, отговорността и компетентността на системата за управление и др. По отношение на условията на издателска и печатна продукция съществуват функционални, стокови и проектни организационни структури.

Функционалната управленска структура предвижда разделянето на административния апарат на отделни подразделения, всеки от които изпълнява възложената му функция. Тази структура ви позволява да споделяте тежестта на отговорността за решения между няколко услуги. Функционалното разделение на организационната структура на предприятието, като правило, се определя от основните функции на управление (производство, финанси, маркетинг, персонал) и условията на производствения процес (книжни издания, производствен отдел и др.). От своя страна тези услуги, ако е необходимо, могат да бъдат разделени на техните функционални звена (например производственият отдел може да комбинира техническата редакция и корекцията).

Целесъобразно е функционалната структура да се използва в издателските предприятия, специализирани в производството на издания на литература с определена целева цел и адрес на читателя, работещи на стабилен пазар. В.М. и В.В. Распопови назовават следните предимства и недостатъци на функционалната организационна структура:

Намалява сложността на дейностите на ръководителя на най-високото ниво на управление;

Намалява дублирането на управленски функции;

Подобрява координацията на управлението;

Относителна простота на избора на ръководители на служби за функционално управление;

Стимулира бизнес и професионална специализация на служителите;

Нарушава принципа на единство на командването;

Допринася за възникване на трудности при приемането и изпълнението на съгласувани управленски решения;

AT големи организацииверигата от команди от мениджъра към прекия изпълнител става твърде дълга. Приблизителна диаграма на функционалната структура на управление на издателско предприятие е показана на фиг. 2.

Фиг.2.Функционална управленска структура

издателство

При стоковата структура правомощията за производство и продажба на всеки продукт се прехвърлят на един мениджър. В издателската дейност този тип организационна структура е най-характерна за големите издателства, които произвеждат книга, която е масово търсена. Някои от най-печелившите дейности на издателското предприятие са организационно обособени, получават собствени управленски, планови, икономически и производствени структури. Пример за стоковата организационна структура е показан на фиг. 3.

Сред предимствата на структурата за управление на стоки са:

Конкретно определение на лицето, отговорно за производството и продажбата на продукти;

Бърз отговор на външни промени;

Единство на командването при производството и продажбата на продукта. Недостатъкът му е увеличеният размер на разходите за управление поради дублиране на едни и същи функции (счетоводство и продажби).

Фиг.3.Стокова организационна структура

Отделни издателски подразделения, специализирани в производството на определени видовелитература, получават несъмнено предимство пред подобни функционални звена, преди всичко по отношение на свободата в тематичното и финансовото планиране, както и управлението на производството и персонала.

Най-важните елементи на всяка организационна структура включват управленски органи, производствени и поддържащи служби, мениджъри и служители. Между тях се формират хоризонтални и вертикални организационно-управленски отношения, които съответно имат характер на координация и подчинение. характерна форматези отношения се изразяваха в принципите на работа на издателската редакция и в нейната организационна структура. Водещият редактор, който е централна фигура на редакционния персонал, работи в пряка връзка с производствения отдел, взаимодейства с отделите за маркетинг и продажби и координира работата по оригиналите на редакторите и коректорите. В някои издателства младши редактори и секретари се отчитат на главния редактор. Списъкът на тяхната компетентност е изключително широк: от административни и организационни дейности до работа по ръкописа под ръководството на главния редактор и изясняване на въпроси, свързани с авторското право, а в някои издателства списъкът на техните задачи може да включва и разглеждане на предложения за публикуване. В издателствата, където редактирането се извършва предимно от редактори на свободна практика, водещите редактори са заети с издаването на задачи и надзора на свършената работа.

Водещият редактор участва активно в редакционния и издателския процес и на етапа на производство. Той обсъжда с "производителите" художествения и технически облик на книгата, избира формат, хартия, контролира оформлението на текста и илюстрациите, дизайна на корицата и заедно с художника подготвя илюстративната част на изданието. Характерът на взаимодействието между главния редактор и служителите, участващи в производството на изданието, зависи от редица фактори, включително техническите възможности на издателството при подготовката на оригинали за тиражиране, особеностите на възприетия технологичен процес от издателството и, накрая, организационното подчиняване на производствените услуги.

Въвеждането на компютърните технологии даде възможност да се изведат частично редица процеси на подготовка за публикуване на оригинали, включително набор, корекция, оформление и налагане. Доста често в съвременната практика всички печатни процедури се извършват от автора, а първата корекция се извършва от редактора. Множество ателиета за предпечат, освен печат, предлагат форматиране, оформление и подготовка на оригинални оформления. В тази връзка много издателства, спестявайки пари, отказват да инвестират в бързо остарял компютърен хардуер и софтуер, премахват длъжностите на коректори, художествени и технически редактори.

Структурата на производствените услуги на издателствата е много разнообразна. В някои предприятия дизайнерската услуга е част от производствения отдел, в други издателства всички художествени решения трябва да бъдат съгласувани с главния художник на издателството (художествен директор).

По време на съвместна работаредакторът трябва да се занимава с производствените отдели по въпросите за изготвяне на допълнителни доказателства, съгласуване на времето за публикуване на различни процедури за подготовка на продукцията. Водещият редактор е пълноправен членсрещи на служителите на производствения отдел, на които се обсъждат технически въпроси по подготовката на публикациите. Той също така наблюдава изпълнението на производствения отдел определени изискванияза публикуване, включително спазване на стандартите, четливост на шрифтовете, яркост на илюстрациите, размери на страниците, качество на книжния блок и подвързия и др.

Отношенията между редакцията и маркетинговите служби напоследък претърпяха големи промени, свързани с развитието на издателския маркетинг. Ясната тенденция е засилването

Независимост на маркетинговите услуги, изолирането им от редакционния персонал. Работата на редактора с търговския отдел е структурирана по такъв начин, че последният планира, подготвя, координира и контролира всички действия на издателството за популяризиране на книгите на пазара. Редакторът, от друга страна, е зает с излагането на идеи за нови книги и сериали, изготвянето на концепции за издателски проекти и намирането на автори. Освен това редакторът действа като ексклузивен носител на важна маркетингова информация за потенциалната читателска аудитория на бъдещото издание, изданията на конкурентите и накрая, за съдържанието на самото издание, в работата, върху която поема пряко и най-много активна част. В някои случаи редакторът участва в изготвянето на анотации на книги, анотации за издаване на каталози и др.

Така взаимоотношенията между редактора и другите субекти на редакционно-издателския процес са от най-разнообразен характер, обусловен от особеностите на възприетата технология за изготвяне на оригинали, както и от организационната структура на издателското предприятие. В схематична форма естеството на връзката на редактора с други служители и отдели на издателството е показано на фиг. 4.

Фиг.4.Взаимодействието на редактора с различни субекти на редакционния и издателския процес.

Министерство на образованието на Руската федерация

ДЪРЖАВЕН УНИВЕРСИТЕТ ПО УПРАВЛЕНИЕ

Институт за иновации и логистика

Катедра по стратегическо управление

КУРСОВ ПРОЕКТ

дисциплина: "Информационни технологии на управление"

на тема: „Проектиране на информационните технологии на фирма (на примера издателство"Справиздат")"

Москва 2008г

Въведение

1. Организационно-икономически особености на дейността на издателство „Справиздат”.

1.1 основни характеристики

1.2 Организационна структура

1.3 Насоки за подобряване на процеса на управление на ИК „Справиздат” по отношение на въвеждане на нови или подобряване на съществуващи информационни технологии

2. Задача за проектиране

2.1 Цел на разработването на проекта

2.3 Списък дейности по проекта

3. Проектна част

3.1.3 Структура на системата

3.2.1 Формиране на списък с функции на проектирания обект с декомпозиция по операции и изпълнители

3.2.2 Изграждане на оперограми на рационализирани бизнес процеси на проектирания обект

3.2.3. Определяне на сложността на изпълнението определени видовевърши работа

Заключение

Въведение

Да взема ефективни управленски решения в контекста на динамично развитие пазарна икономикапредприятието се нуждае от целесъобразна система за информационна поддръжка, която обективно отразява текущата икономическа ситуация. Темата за въвеждането на информационните технологии днес е много актуална, тъй като добрата информационна поддръжка е не само ключът към успешното развитие на компанията, но понякога е и средство за оцеляване в условията на ожесточена конкуренция.

Информационната технология за управление е връзката на информацията със системите за управление на предприятието и процес на управлениев общи линии. Може да се разглежда не само като цяло, обхващащо всички управленски функции, но и за отделни функционални управленски дейности, като прогнозиране и планиране, счетоводство и анализ.

В съвременните условия информационната поддръжка се превърна във важна област, която се състои в събиране и обработка на информация, необходима за вземане на информирани управленски решения. Предаването на информация за позицията и дейността на дружеството до най-високото ниво на управление и взаимният обмен на информация между всички взаимосвързани подразделения на дружеството се осъществяват на базата на съвременни електронни компютри и други технически средства за комуникация.

В тази курсова работа разгледах недостатъците в управлението на ИК „Справиздат“ и предложих вариант за отстраняване на тези недостатъци чрез въвеждане на информационната система WinPeak: издателство.

1. Организационно-икономически особености на дейността

Издателство "Справиздат"

1.1 Общи характеристики

Издателство „Справиздат“ е признат лидер на референтния пазар на Москва и Московска област. За сравнително кратък период от време компанията премина от издаването на първия областен указател „Марьино 2000“ до създаването на мащабен интернет проект „Spravizdat.ru“.

Целта на тази компания е да издава публикации, които помагат на компаниите ефективно да рекламират продукти и услуги на своите преки клиенти, а читателите да получават необходимата и надеждна информация за всички организации, намиращи се в близост до дома или работното им място.

В момента освен поредицата „Округи на Москва“ и „Градове на Русия“ се издават годишният бизнес каталог „Индустрия“ и справочният бюлетин „Справиздат“, който излиза веднъж на два месеца.

Успехът на проектите на Spravizdat се обяснява преди всичко с абсолютната надеждност на информацията, събрана от първични източници. Специална група анкетьори систематично посещава всички къщи в областта и получава данни за организациите. Операторите на кол центровете потвърждават уместността на предоставената информация два пъти, преди да бъде оповестена пред обществеността.

За организациите рекламата в директории е ефективен начин да предложат продукти и услуги на преките си клиенти. В крайна сметка човек най-често избира компания на географска основа: тази, която е по-близо до дома и работата. Това означава, че рекламата в указателя има изключително точна област на влияние.

Партньори на Spravizdat са както представители на малкия и среден бизнес, така и големи компании, като Сбербанк на Русия, Росгосстрах, Ресо-Гарантия, Ингосстрах, Автомир, Инком, Миел, Союз, Център-Ювелир, Макдоналдс и много други.

1.2 Организационна структура

Структурата на издателство „Справиздат“ може да бъде представена по следния начин:

1.3 Насоки за подобряване на процеса на управление

Издателство „Справиздат“ по отношение на изпълнение

нова или подобряване на съществуваща информация

технология

Подобряване на системата за разпространение на печатни материали (поради постоянно нарастваща клиентска база на компанията)

Разрешаване на трудности, свързани със събирането, съхранението и анализа на големи количества информация за абонатите

· Повишаване ефективността на отдела за абонамент и разпространение на публикации, чийто брой клиенти надхвърля 200 000;

· Подобряване на качеството на обслужване на клиентите и обработка на събраната информация чрез преминаване към автоматизирана работа с големи обеми данни за абонатите и целевата аудитория;

· Минимизиране на възможността за грешки в процеса на работа с информация, свързана с „човешкия фактор”;

· Организиране на по-добър контрол върху изпълнението на функциите на съответните служби и поделения.

2. Задача за проектиране

2.1 Цел на разработването на проекта

Целта на разработването на този проект е разработването на нова информационна технология на съоръжението на базата на рационализиране на съществуващите бизнес процеси, въвеждане на съвременни хардуерни и софтуерни и комуникационни системи.

2.2 Основа за разработване на проекта

В основата на разработването на проекта са установените по време на анализа недостатъци на обекта от гледна точка на рационалността на информационните технологии. В издателство "Справиздат" такива недостатъци са:

Неефективна работа на абонаментния отдел, свързана с също голямо количествоклиенти.

· Неефективна работа на отдела за дистрибуция на продукти (поради непрекъснато нарастващата клиентска база на компанията).

· Появата на проблеми със събирането, съхранението и анализа на информация за абонатите и целевата аудитория.

· Множество грешки в процеса на работа с информация, свързана с „човешкия фактор”.

· Лош качествен контрол при изпълнение на функциите на съответните служби и поделения.

2.3. Списък на дейностите по проекта

Недостатъци на съвременните информационни технологии	Проектни предложения	Организационна и административна документация

Неефективна и бавна работа с клиенти поради големия им брой
Неефективна работа на отдела за дистрибуция (свързана с непрекъснато нарастваща клиентска база)	Внедряване на новия IT WinPeak: Publishing	Сложността на извършване на отделни процедури
Липса на съвременни технически съоръжения в съоръжението	Обосновка и избор на технически средства	Списък на техническите средства
Липса на система за обмен на информация в съоръжението	Разработване на LAN конфигурация и тип, маршрут за обмен на LAN данни, организация за управление на LAN	LAN структура Схема на движението на информационните потоци в LAN Организационна структура за управление на LAN

2.4 Кратка бизнес обосновка за дизайнерски материали

Очакваните разходи за изпълнение на дейностите по проекта ще бъдат:

· За софтуер - 40 хиляди рубли.

Лиценз - 5000 рубли.

· Образование -

8 души * 10850 = 86800 rub.

· LAN оборудване - 50000 rub.

Основните източници на изплащане на проекта са:

Увеличен обем на продажбите поради подобряване на отдела за дистрибуция

Увеличаване на броя на абонатите чрез автоматизиране на процесите на абонамент, решаване на проблеми, свързани с огромен брой контакти, поръчки, плащания

3. Проектна част

3.1 Описание на системата WinPeak: Издател

3.1.1 Обща информация за системата

WinPeak:Publishing е информационна система за автоматизиране на процесите на абонамент и разпространение, управление на взаимоотношенията в издателствата, разработена на базата на универсална софтуерна платформа WinPeak CRM. Включва автоматизация на маркетинговите влияния, управление на клиентската база, управление на контакти, поръчки, плащания, оплаквания на клиенти. Системата е предназначена да автоматизира работата на печатници, издателства, разпространители на печатни медии, рекламни агенции.

Внедряване на системата WinPeak: Издателството намалява разходите за взаимодействие с клиенти, подобрява качеството на обслужването им и повишава ефективността на персонала.

Внедряването на системата позволява:

лидери:

· Получаване на информация за оперативно планиране и контрол.

· Приемам управленски решенияв рамките на техните функции

Оптимизирайте управленските процеси

ИТ специалисти:

· Персонализирайте тази система, за да извлечете максимума от нея, като използвате WinPeak SDK.

Служители:

· Фокус върху основните бизнес функции.

· Увеличете ефективността на работата чрез пълно автоматизиране на задачите.

Основните процеси, които трябва да бъдат автоматизирани:

Работа с клиентска база данни:

· Автоматизация на поддържане на контакти, адреси, реквизити, история на взаимоотношенията, специализация на фирми-клиенти.

Съответствие на директорията с адреси с общоруските общоприети бази данни

· Управление на плащанията и паричните потоци.

Работа с базата данни за разпределени продукти:

· Формиране на партиди и серии от партиди на издателски продукти.

· Управление на графика за публикуване.

· Отчитане на артикули на склад.

Автоматизиране на следните аспекти на работа с поръчки:

Получаване и обработка на различни видове поръчки за публикуване на продукти

· Гъвкава система за работа с адреси за доставка (за юридически лица. индивидуален, контакт и др.)

Взаимодействие със служителите:

· Осигуряване на пълна прозрачност и последователност в работата на отделите за маркетинг, продажби и обслужване на клиенти с възможност за пълен контрол върху ефективността на тяхната работа.

· Дистанционна работа на потребителите.

Разделяне на функционалността по ниво на достъп на потребителя

· Генериране на отчети и статистики за дейността на служителите и цялата компания за определен период по различни параметри.

В резултат на въвеждането многофункционална система WinPeak: Издателската компания получава следните функции:

· Възможност за персонализиране на системата за специфични бизнес процеси и отвореност към разработчици от трети страни. Системно администриране

· Интеграция с 1C:Enterprise и Outlook. Импортиране/експортиране на информация в други програми (Excel и др.)

· Формиране на планове за публикуване.

· Автоматизация на работата с поръчки за наложен платеж и с едновременно плащане, както и с поръчки с фактуриране и последващо плащане.

· Поддръжка за кешови и безкасови видове плащане.

· Промяна на съдържанието на поръчките (пререгистрация) по всяко време с контрол на текущото изпълнение. Възможност за заключване и отключване на произволен брой позиции на поръчки в маркетинговата зона:

· По-бързо време за пускане на пазара с нови предложения.

· Промяна (разширяване или подобряване на качеството) на целевата аудитория в съответствие с бизнес стратегиите чрез целеви маркетинг.

· Провеждане на ефективни целеви маркетингови кампании с пълен контрол на всички параметри (аудитория, бюджет, рекламни материали и др.), както и тяхната ефективност (ROI – marketing).

· Управление на цените, съставяне и модифициране на ценоразписи и маркетингови програми (различни правила за отстъпки).

в сферата на продажбите:

· Стандартизиране на основните процеси в областта на взаимодействието с клиенти. Единна методология на продажбите.

· Холистичен поглед върху клиентите на холдинга. Наличие на цялата необходима информация за оперативно взаимодействие (история на контакти, данни за текущи и минали транзакции, история на плащанията).

· Назначаване на клиенти към мениджъри по продажбите.

· Съхранение/редактиране на информация за контакти в единна база данни с коригиране на обсъжданите проблеми и резултатите от контактите.

3.1.2 Основни предимства на системата

Основните предимства на технологията WinPeak:Publishing включват:

широк функционалност- добавен към системата максимална сумафункции, които осигуряват информационна поддръжка и улесняват взаимодействието с клиентите

Гъвкавост и адаптивност - системата ви позволява да конфигурирате системата на етапа на внедряване, за да отговаря точно на вашите изисквания, да промените състава на информацията и правилата за работа с нея, да добавите всякакви иновации.

Бързо внедряване - благодарение на персонализиране на базата на готова конфигурация, бързо ученебазирана на унифициран интерфейс и подробни инструкции, удобна система за инсталиране и актуализиране на продукта, която не изисква специални познания.

Съвременни технологии и разумна цена - системата позволява на операторите да работят локална мрежаи през Интернет, под различни операционни системи Windows 2000/XP, с различни видове DBMS - за големи компании Oracle, MS SQL за малки фирми и локална версия за 1 работно място.

3.1.3 Структура на системата

Системата се състои от две части - сървър (комуникационен център) и клиент (само универсална работна станция).

Комуникационният център е инсталиран на сървъра (за малки компанииКомуникационният център може да бъде инсталиран на локално работно място) и осигурява приемането на информация от външни източници като факс, телефон, електронна поща и разпространението й между системните оператори. Правилата за разпространение са конфигурируеми и могат да вземат предвид такива параметри като: организационната структура на компанията, служителите, които в момента са свободни от контакти, време на деня и т.н. Броят и видът на информационните източници могат да бъдат допълнени по желание на клиента (например информация за производствените процеси от системите на клиента). Прехвърляне на информация до външен свят- Изпращането на електронна поща, факсове, SMS съобщения, набиране за изходящи повиквания също се извършва от комуникационния център.

За всеки потребител на системата е инсталирано универсално работно място и осигурява оторизация на потребителя, получаване на съобщения от комуникационния център, достъп до преглед и промяна на информация. В зависимост от правата на потребителя, един или друг набор от информация ще бъде достъпен за него. За всеки отдел (или потребител) е възможно да се създаде собствен набор от информация, която да бъде видима само за него или обратно, за всички останали потребители.

Цялата информация е групирана по тип и се показва като дърво. Такива групи включват например: Предстоящи дейности (включва всички текущи дейности по вид), Завършени дейности (архив), Списък с контакти, Списък с напомняния, Списък с клиенти и др. Ако възникне събитие, което изисква внимание на оператора, като обаждане, факс или имейл, ще се покаже прозорец за привличане на вниманието, в който можете да потвърдите получаването на събитието - тогава обаждането ще бъде прехвърлено на вашия локален телефон и ще изпратите факс и имейл ще покаже екрана за разглеждане и ще се появи екранът за създаване. действие или го откажете, тогава събитието ще отиде при следващия безплатен потребител.

WinPeak CRM предоставя няколко нива на персонализиране на системата:

потребителско ниво

Администраторско ниво

・Ниво на анализатор

Ниво програмист

На потребителско ниво системата предоставя възможност за избор на елементи от менюто, типове и сортиране на списъци с обекти, показване на информационни обекти, филтри и инструменти за търсене - всичко, което може да направи работата на потребителя по-удобна.

На ниво настройка администраторът предоставя възможност за регистриране на потребители на системата, определяне на техните права (роли), настройка на правила за преразпределение на контакти и други функции за осигуряване на работоспособност и информационна сигурност на системата.

На ниво персонализиране от анализатора, системата предоставя възможност за персонализиране на системни обекти по отношение на бизнес обекти и бизнес процеси на компанията. Предполага се, че лицето, изпълняващо тази конфигурация, не е програмист.Функции като генериране на изглед на клиентска карта могат да се извършват с помощта на потребителския интерфейс, без да се пише програмен код.

На ниво настройка програмистът предоставя възможност за реинженеринг или създаване на нови структури от данни, елементи на интерфейса и логика на работа на програмата. Програмистът получава описание на структурите от данни, кодове за стандартната версия на програмата, инструменти за визуална разработка и библиотека от компоненти.

3.2 Разработване на функционален модел на обект

3.2.1 Формиране на списък с функции на проектирания обект с

разлагане по операции и изпълнители

Таблица 1. Съставът на функциите на фирма "Справиздат" по операции и изпълнители

Видове функции по наредби и други нормативни материали	Действително изпълнени функции	Състав на процедури (операции) по функции	Ключови документи	Изпълнители

Връзки с клиенти	Управление на контакти. Обработка на заявки за абонамент	1) Поддържане на взаимоотношения със стари клиенти; търсене на нови; работа с базата данни	Описание на работата; база данни с информация за клиентите	мениджър продажби по телефона
2) Приемане на заявления за абонамент, тяхното разпространение, обработка	Описание на работата; копие от заявлението; споразумение за сътрудничество между страните	Специалист в работата с клиенти
Осигуряване на продажби на продукти	Пълен преглединформация за клиента. Управление на поръчки. Проследяване на конкуренти. Регулиране на процеса на продажба. Управление на маркетинга. Реклама	1) Представяне на контакт, бизнес информация, история на взаимоотношенията, характеристики на клиента и др.	База данни с информация за клиентите	Старши мениджър по акаунти
2) Формиране на продажби на базата на поръчки, управление на изпълнението	Статистика на поръчките за предходния период	Мениджър продажби
3) Сегментиране на клиенти, телефонни анкети, маркетингови кампании, имейл бюлетини,	Описание на длъжността, база данни за клиенти	Мениджър на акаунти
4) Анализ на маркетинговата кампания	Статистика на поръчките за минали периоди; официална информация за цените, инфлацията	Началник отдел "Маркетинг".
	Описание на работата; споразумение за сътрудничество между страните

3.2.2 Изграждане на оперограми на рационализиран бизнес

процеси на проектирания обект

Таблица 2. Оперограма на процеса на извършване на процедурата "осигуряване на продажби на нов продукт"

Списък на операциите

Подразделения и изпълнители

вложен труд,

Честота на процедурата (веднъж месечно)

Използване на технически средства

Отдел продажби

организационен отдел

Преди въвеждането на технологиите

След въвеждането на технологиите

Началник отдел продажби

Подразделение за управление на търговския процес

Подразделение за управление на поръчките

Ръководител на организационен отдел

Подразделение за разработване на нови продукти

Маркетингово подразделение

Компютър, интернет

Изготвяне и провеждане на маркетингови проучвания

Компютър, интернет

Анализ на маркетинговата кампания

Разработване на продукт, който отговаря на изискванията на пазара

Създаване на планове за продажби за мениджъри по продажбите

Обработване на заявки на абонати

Водене на записи за продажби и транзакции с клиенти

Анализ на маркетингова кампания въз основа на продажбите

Анализ на оперативната дейност на дружеството

Анализ на продажбите и конкурентоспособността на фирмата

Компютър, интернет

Въз основа на тази оперограма могат да се направят следните изводи:

1) Най-отнемащите време операции са разпространението на реклами и воденето на записи за продажби и транзакции с клиенти

2) Дублиране на операции: маркетинговият отдел е принуден да дублира операцията за анализ на кампанията

Този процес ще бъде опростен, ако във фирмата се внедри информационна система Winpeak: издателство, базирано на софтуерната платформа WinPeak CRM, с помощта на която значително се намалява времето, прекарано за реклама и счетоводство на продажбите; дублирането на операциите е изключено.

3.2.3 Определяне на сложността на изпълнение на определени видове

върши работа

Таблица 3. Време, изразходвано за проектираната технология

Таблица 4. Интензивност на труда и честота на извършване на отделни процедури

Процедура	Интензивност на труда		Честота, веднъж на ден
	Преди изпълнението на проекта	След реализирането на проекта

Въвеждане на име на продукт
Формиране на заявка
Определяне на исканата цена
Определяне на правилния вариант
Отпечатване и подписване на договора
Определяне на последващи условия за плащане
Автоматично записване на клиента в базата данни

3.3 Бизнес обосновка за дейностите по проекта

Таблица 5 Икономическа обосновкадейности по проекта

Насоки за подобряване на работата на съоръжението	Разходи, триене			Общо, разходи, руб.	Очаквани резултати, разтривайте
Насоки за подобряване на работата на съоръжението	Технически средства	Програма съоръжения	Обслужване персонал (година. сметка за заплати)	Общо, разходи, руб.	Очаквани резултати, разтривайте
Намалено време, прекарано за обработка на поръчки и обслужване на клиенти като цяло	Pentium-II, 300 MHz, 64 MB RAM, твърд диск 6,4 GB	WinPeak: Издател	5 мениджъри,		Увеличаване на скоростта на средния дневен оборот чрез привличане на нови клиенти с 10% на ден, което комп. 3000. дневно
					3000*360=1080000
Подобряване качеството и скоростта на обработка на работата на печатарските и печатните отдели	HP LaserJet 1100	Microsoft Office 2000	2 служители		Повишаване на престижа на компанията
					Повишаване на престижа на компанията
Подобряване на условията на труд за специалисти	Монитори Sony, 15”, TCO-99				Намалена умора и в резултат на това повишена производителност

Възможност за спешно пререгистриране на поръчки по желание на клиента		WinPeak: Издател (цената вече е включена)	1 касиер, 10 000 рубли		Цена на услугата: 150 рубли Брой операции: 15 на ден
			15015360=810000

За 9 месеца и 10 дни средствата, вложени в този проект, ще се изплатят

Заключение

В този курсов проект анализирах възможността за подобряване на управлението на работата на ИК „Справиздат“ чрез въведението нова технология WinPeak: Издателство, базирано на софтуерната платформа WinPeak CRM.

Внедреното решение ще повиши ефективността на управлението на целия спектър от взаимоотношения с клиенти и ще автоматизира много рутинни операции, свързани с обработката на клиентски данни. Системата е в състояние лесно да се справи с текущия обем клиентски заявки, а също така има голям запас на безопасност за бъдещето поради гъвкавостта и мащабируемостта на софтуерната платформа WinPeak CRM.

В допълнение към основните задачи, свързани с директното управление на процесите на абонамент и разпространение, служителите на издателството имат възможност да спестят време при извършване на такива типични действия като набиране на клиент, търсене на Информация за връзка, формиране на документи, групови операции - разпространение на адресни съобщения по e-mail, по факс.

По този начин в този курсов проект ясно доказах, че тази система отговаря на всички изисквания на издателството и ви позволява да премахнете максималния възможен брой недостатъци и трудности при управлението на компанията.

Размерът на издателството, броят и съставът на служителите му зависят от посоката и мащаба на дейност, естеството на издаваната литература, степента на комерсиализация и т.н. Средно издателство може да се счита за издателство, което произвежда от 50 до 100 заглавия на различни книги, списания, брошури годишно. Има много (стотици и дори хиляди) малки издателски групи, които издават по 3-5 публикации годишно и дори по-малко, без определен план, като правило, само за комерсиални цели. Съществуват и големи издателски концерни, които произвеждат стотици и хиляди различни книги, периодични издания, картинни и други продукти в хиляди и милиони екземпляри. В бъдеще ще говорим за средно голямо издателство, най-разпространеното в страната и отговарящо на всички изисквания на професионалната дейност. Структурата по-долу е примерна, типична, може да има различни комбинации от цялото и частите в живота.

В съответствие със спецификата на продуктите в издателството има два професионални бранша – редакционен и производствен, както и, както във всяка независима институция, управление.

Директорът на издателството ръководи цялата редакционна, издателска и производствена дейност на поделението. Организира работата на издателството и всички негови поделения, контролира съдържанието на издадената литература, качеството на художествено-техническото оформление издателски продукти. Анализира състоянието книжен пазарс цел осигуряване на конкурентоспособност на произвежданите продукти и повишаване на неговата рентабилност. С оглед на това той ръководи разработването на дългосрочни и годишни тематични и производствени планове за издаване на литература. Контролира сроковете за подаване на ръкописите и преминаването им в издателството, работата на печатниците, изпълняващи поръчките на издателството. Контролира правилността на изготвянето на договори с автори и институции, утвърждава наименованията и тиражите на изданията. Организира своевременно материално осигуряване на производствената дейност, работа по реклама и продажба на издадена литература, напредък в изпълнението на сключени договори.

Управлява управленския клон на издателството, който включва малък апарат на институцията, състоящ се от счетоводен, планов и икономически отдел, секретар и младши редактор за получаване на ръкописи. Апаратът се занимава с икономически (търговски) изчисления, изготвяне на производствени планове, калкулиране на себестойността и себестойността на издателските продукти, заплати и други доходи на служителите, поддържане на бизнес, персонал и друга документация. Вместо планово-икономически отдел (името му може да варира) или заедно с него, в управленския апарат може да функционира маркетингов и рекламен отдел. Това звено може също да бъде част от производствения отдел и да се занимава с проучване на пазара на печатни продукти, да се занимава с реклама и промоция на продукти на пазара.

Редакционният клон се ръководи от главния редактор, който се отчита на редакции, специализирани в издаването на всякакъв вид литература. Например: ревизия измислица, редколегия на обществено-политическа литература, редакция на научно-популярна литература, редакция научна литература, редколегия. Естествено, броят и специализацията на редакциите може да варира в зависимост от естеството на самото издателство.

Главният редактор е творчески ръководител и организатор на редакционна дейност, отговарящ за изготвянето на план за издаване на литература, формирането на издателско портфолио, професионалното ниво на всички елементи на технологичния процес, до издаването и разпространение на издателски продукти.

Главният редактор ръководи разработването на проекти на дългосрочни и годишни тематични планове за издаване на литература, като отчита ситуацията на книжния пазар и планове за редакционна и подготвителна работа. Осъществява контрол по приемането на ръкописите, предварителната им оценка в издателството, рецензиране, спазване на установените срокове за подаване на ръкописи, графици за движението им на всички етапи от издателския процес, сроковете за предаването им на набор, обработка на доказателства и публикуване на литература. Контролира съдържанието на публикациите и качеството на техния печат. Подготвя материали за сключване на издателски договори с автори и трудови договори(договори) с външни редактори, рецензенти, художници и други лица, ангажирани с изпълнението на работата по издаване на литература, участва в изготвянето на документи за изчисленията за извършената от тях работа. Организира консултации с автори с цел подпомагане на работата по ръкописите. Осигурява работата на редакторите, тяхното зареждане, качество и срокове за редактиране в съответствие с приложимите разпоредби. Извършва контролен разчитане на подготвени за предаване в производство ръкописи, организира обсъждане на качеството на редактирания материал. Участва в разработването на проекти за художествено-техническо оформление на издания. Определя качеството на работа на печатницата и решава въпроси, свързани с взаимни претенции на издателството и печатницата. Анализира причините за грешки, печатни грешки в публикациите и отговорните за това. Допринася за повишаване на квалификацията на служителите на отдела. Изготвя отчети за извършената работа по издаването на литература.

Редакция - основната производствена единица в издателство, състояща се от група творчески служители, като правило, филолози, участващи в редактирането, подготовката за печатна репродукция и управлението на други процеси за издаване на издателски продукти.

Съставът на редакционния съвет, като правило: редакторски ръководител, старши редактор, 3-5 редактора, младши редактор. Всеки от тези служители има длъжностни задължения, определени от инструкции за моделаи вътрешни правила.

Ръководителят на редакцията ръководи редакционната, издателската и производствената дейност на своя отдел. Организира редактирането и издаването на литература, контролира съдържанието на публикациите и качеството на тяхното художествено-техническо оформление. Анализира състоянието на търсенето на издадена литература, изготвя проекти на дългосрочни и годишни планове за издаване на литература, ръководи разработването на планове за редакционна и подготвителна работа, графици за редакционни и производствени процеси на издаване. Организира навременното изпълнение на издателски договори с автори и външни редактори, рецензенти, художници и други лица, ангажирани с извършването на работа по издаване на литература. Контролира коректността на изготвянето на документите за изчисленията за извършената от тях работа, установяване на авторските възнаграждения и размера на заплащането на фрилансерите. Контролира редакционния персонал, насърчава тяхното професионално развитие.

Редакторът е основната щатна единица на издателството, служител, занимаващ се с литературно редактиране, и ръководител, който контролира целия процес на движение на ръкописа до издаването на книга или друг продукт и навлизането в системата за разпространение. Оттук идва и изразът – „водещ редактор на книгата“. Мястото и ролята на редактора в издателския процес са толкова важни, че през 1988 г. в системата на мерките за демократизация издателска дейностГоскомиздатът на СССР прие специална резолюция „За мерките за нова роляредактор в редакционно-издателския процес, където за първи път е отбелязано, че „редакторът е режисьорът на книгата“.

Редакторът преглежда входящите ръкописи, дава ги предварителна оценказа определяне на възможността и условията за тяхното публикуване, необходимостта от авторска ревизия, външна рецензия и научно редактиране, участва в изготвянето на издателски договори с автори и трудови договорис външни рецензенти. Прави заключения относно възможността за публикуване на ръкописа в представения вид или след ревизия, като взема предвид предложените корекции, допълнения, съкращения, а в случаите на отклонения - обосновани откази в сроковете, установени със споразуменията. Редактира приетите за публикуване ръкописи, като същевременно подпомага авторите при подобряване на състава и структурата на ръкописите, избор на термини, оформяне на илюстрации и т.н., като съгласува препоръчаните промени с тях.

В процеса на редактиране проверява изпълнението от авторите на коментарите на рецензентите и изискванията към ръкописите за тяхното преработване, пълнотата на подадения материал, съответствието на заглавията на разделите на ръкописа с тяхното съдържание, както и как най-новите постижения на науката, технологиите и напредналия производствен опит са отразени в произведенията. Проверява правилността на изписването на цитирани цитати и цифрови данни, използването и изписването на имена, научни и технически термини, мерни единици, съответствието на дадените знаци с обозначенията, установени от стандартите или приети в научните и нормативна литература. Извършва необходимото литературно редактиране на ръкописи. Работи по създаването на справочния апарат на изданието.

Разглежда илюстративните материали, определя мястото им в изданието, дава необходимите указания и разяснения на техническия и художествен редактор, коректор, наборчик. Участва в решаването на въпроси, свързани с художествено-техническото оформление на редактирани издания. Подписва ръкописи за производство, обработва доказателства и проверява сигнални копия преди публикуване. Съставя списъци с открити правописни грешки.

Младши редактор води деловодство в редакционния отдел (редакционен отдел), регистрира приетите ръкописи и сроковете за изпълнение на работата от автори, външни редактори и други лица, участващи в изданието. Поддържа оперативен отчет за хода на графиците за подготовка и преминаване на ръкописи и коректори. Съхранява авторски ръкописи и свързани с тях документи своевременно, под ръководството на редактора, осъществява техническо обучениеръкописи за доставка. Проверява цитати и цифрови данни за първични източници, пълнота на библиографското описание и наличието на препратки към първични източници в текста, транскрипция на имена, термини, наименования, правилно изписване и унифициране на символи, мерни единици, спазване на еднаквостта на обозначения в илюстрации, текст. Чете ръкописа след препечатване, поправя едновременно допуснатите грешки, въвежда формули, специални знаци и букви от рядко използвани азбуки, чужд текст. Проверява пълнотата на ръкописите, изпратени до печатни фирми. От името на редактора прехвърля редакцията на автора в работното копие.

Редакцията може също да има длъжности старши редактор, въведени, за да се отделят по-опитни служители измежду редакторите, с редакторски стаж в издателство, например 10 години или повече, за да се работи по най-сложните ръкописи, обучавайте начинаещи редактори и контролирайте ръкописите след тях. Освен това понякога редакцията, ако е необходимо (специализация по темата на ръкописите), може да включва звено научен редактор, който редактира научни или теснопрофилни текстове.

В редакциите на издателството, под ръководството на редакторите и главния редактор, се работи по подбор, оценка, преглед, планиране, редактиране на постъпили ръкописи, подготовката им за набор и други печатни процеси.

Друг основен професионален бранш на издателството е производството. Оглавява се от заместник-директора на издателството по продукцията. Продуцентският отдел е подчинен на него, включително групата за корекция, групата за художествено и техническо редактиране, групата за доставки и продажби и групата за освобождаване. В малките издателства производственият отдел може да включва и маркетингова и рекламна група. Основната група по брой е коректорската група, която включва ръководителя, двама старши (по-опитни) коректори и 6-8 (или повече) коректори. Занимават се с корекция на ръкописи, печатни преси, готови книги, списания, брошури (преди отпечатване и публикуване).

Коректор. Извършва корекция на ръкописи след редактиране и разчитане на пробни отпечатъци, за да осигури стандартизиране на различни елементи от текста, елиминиране на правописни, пунктуационни и други грешки, както и коригиране на недостатъци в семантичния и стилистичен характер (съгласувано с редактора). При четене на ръкописи се проверява тяхната пълнота (наличие на заглавна страница, увод, илюстрации, справочна апаратура и др.), поредното номериране на разделите в съдържанието (съдържанието), съответствието на заглавията им със заглавията в текста, осигурява правилно изписване и унифициране на термини, символи, мерни единици, условни съкращения, еднородност на обозначенията в илюстрациите и текста. Проверява коректността на оформлението на таблици, бележки под линия, формули, справочния апарат на публикацията, пълнотата на библиографското описание и наличието на подходящи препратки към източници на цитати и цифрови данни в текста. При четене на пробни разпечатки, проверява съответствието на въведения текст с оригинала, коригира грешките, допуснати при въвеждане или препечатване на ръкописи, проверява правилността на въвеждане, заглавия, бележки и други подчертани части от публикацията в съответствие с Общи правилапечатна продукция и указанията на техническия редактор.

Групата за художествено-техническо редактиране се състои от 1-2 художествени и технически редактори и художник. Последните може и да не са на щат, но има редица художници на свободна практика, които по поръчка на издателството извършват еднократна работа върху една или друга част от ръкописа (рисунки, илюстрации, фотографии, корици, защитна обвивка, книжен лист и др.).

Един или двама души са ангажирани с производството и същия брой доставка на материали и маркетинг на готови продукти.

Технически редактор. Участва в разработването на проекти за художествено-техническо оформление на публикации, извършва техническо редактиране с цел осигуряване на висококачествено печатно изпълнение на изданието. В съответствие с естеството на публикациите той изяснява структурата на ръкописа, проверява правилността на неговата структура (разбивка на раздели, части, глави и др.) и подчинението на заглавията в съдържанието. Определя техническата годност на оригинала за набор. Прави маркиране на оригиналната публикация, посочва техниката на писане, реда на илюстрациите и дизайнерските елементи на публикациите. Изготвя макети за художествено-техническо оформление на комплексни публикации. Проверява оригиналните илюстрации на автора, за да се установи възможността за тяхното използване за създаване на оригинали, подходящи за печатна репродукция, определя технологичните особености на тяхното производство. Изготвя технически издателски спецификации и следи за изпълнението на инструкциите за печатен дизайн на печатното издание. Проверява и обработва пробни отпечатъци, оценява качеството на комплекта, състава на всяка лента и намазване. Контролира спазването на издателските изисквания от печатниците, дава указания за коригиране на грешки и недостатъци в техническия дизайн, допуснати при набор на текст. Обработва корекцията на пробни отпечатъци на илюстрации, проверява коректността на заглавията и техния шрифтов дизайн, маркира вложките. Съвместно с художествения редактор подготвя корицата (подвързия) за печат. Проверява и допълва изходните данни за публикацията. Преглежда сигнални копия, проверява качеството на печат, подвързване и довършителни работи. Взема мерки за подобряване на печатните характеристики на издания при производството на тираж.

Художественият редактор участва в разработването на проекти за художествено-техническо оформление на публикации, осъществява художествена редакцияи илюстриране на публикации, за да се гарантира тяхното високо качество на печат. Проверява оригиналните илюстрации на автора и установява възможността за използването им за създаване на оригинали, подходящи за печатна репродукция, определя технологичните особености на тяхното производство. Изготвя за технически издателски спецификации инструкции за художествено оформление на издания и контролира изпълнението им в процеса на печатна продукция. Изготвя проекти на трудови договори (договори) със специалисти, участващи в производството на графичен материал и други работи по декорация, осигурява тяхното навременно и качествено изпълнение. Обработва корекцията на текста на публикациите и пробните отпечатъци на илюстрации. Оценява качеството на набора, състава на всяка лента и разстила, дава указания на печатницата за отстраняване на допуснати грешки при набора и недостатъци в художественото оформление. Заедно с техническия редактор подготвя корицата (подвързия) за печат. Проверява сигнални екземпляри и взема мерки за изпълнение на изискванията за печатно изпълнение на издания при изработка на тираж.

Емитентът участва в изготвянето на проекти на договори с печатници за извършване на печатни и дизайнерски работи, графици на редакционни и производствени процеси на публикации и упражнява оперативен контрол за своевременното изпълнение на поръчките на издателството, приети от печатницата . Поръчва и доставя ръкописи, илюстрации, подготвени за набор, както и коректори и сигнални копия на публикации на печатници в установените срокове. Води отчет за изпълнението на графици за машинопис, печат и тираж, контролира пълнотата на публикациите и качеството на печатното изпълнение. Приема от печатници коректорски разпечатки, сигнални копия на публикации, проверява тяхното качество за съответствие с изискванията на техническата издателска спецификация и условията на сключените договори. При нарушаване на тези условия, връща по предписания начин пробни разпечатки за допълнителна редакция. Участва в приемането на тиражи на издания от печатни фирми.

Във връзка с работата в пазарни условия във всяко голямо издателство, занимаващо се с предприемаческа и търговска дейност, се появиха нови кадрови звена, които липсваха в предпазарната епоха. Това е маркетинг директор, мениджъри по продажбите, реклама, авторски права, промоция, изследвания. В издателството, или извън издателството, като съдружник работи и литературен агент.

Разбира се, структурата на издателството и броят на служителите му може да са различни, но функционално съществуването на такава система от професионални взаимоотношения е необходимо и е свързано с технологията на самия издателски процес.

Въпроси за контрол и задълбочено проучване

1) Издателство като функциониращо звено. Основните насоки в неговата дейност и елементи на организационната структура.
2) Какви съставни групи (отдели, редакционни колегии) влизат в състава на издателството, тяхното предназначение, форма и съдържание на дейност.
3) Списък на служителите в издателството, техните задължения и професионални качества.
4) Водещият редактор на издателството и неговата роля в създаването на книгата.

организационен план

Този план определя основните насоки на кадровата политика. Една от тях е формирането на организационната структура на издателството. Формата на организация на частно издателство се избира от неговите учредители, тъй като те по правило са част от ръководството (директор, главен редактор). Структурата на едно издателство зависи от много фактори: от неговия вид, обем на продукцията и характер на публикациите, от организацията на редакционния и издателския процес, от създадената маркетингова система и др.

Има два вида издателства: универсални и типизирани (специализирани). Универсалното издателство произвежда няколко вида продукти (книги, списания, албуми по изкуство) и литература на различни теми. Специализирано издателство произвежда един вид продукт (например книги) и един вид литература (художествена литература).

Издателите от първия тип (обикновено големи по размер) имат разклонена организационна структура, сложни и разнообразни взаимоотношения с организации за продажба на книги, рекламни услуги и медии средства за масова информация. Такива например са издателствата "ЕКСМО", "ТЕРА", "АСТ", "ИНФРА-М".

Издателствата от втори тип (най-често средни и малки) са насочени към професионалния читател, към определени възрастови групи или хетерогенни целеви групи, които се определят от потребности, религиозни, национални или културни интереси. Организационната структура на такива издателства се основава на принципа на произвеждания продукт, т.е. зависи от естеството на книгата. Пример за такива издателства са "Финанси и статистика", "Юрист", "УНИТИ".

За малките предприятия, които тепърва започват търговската си дейност, организационната структура е доста примитивна, но също така трябва да положи основите за по-нататъшен растеж и диференциация.

Конкуренцията между държавните и търговските издателства в производството на едни и същи видове литература показва, че малките структури са по-приспособени към пазарните условия. Те са по-мобилни, гъвкави, реагират по-бързо на промените на книжния пазар и са по-лесни за понасяне сезонни променив обема на продажбите на продукти, от които зависи благосъстоянието на издателството. Незаменимо изискване на пазарната структура на издателството е универсалността, която включва гъвкавостта на структурата, т.е. възможността за бързото и безболезнено преструктуриране и мултидисциплинарното обучение на служителите (един специалист има познания за всички или няколко аспекта на издателския процес).

Що се отнася до организационната структура, обикновено издателството се състои от следните основни отдели:

издания;

Производствен отдел;

арт отдел.

Така цялата дейност на издателството, свързана със създаването на произведения, редакционната обработка и художествено-техническата подготовка за публикуване, е съсредоточена в тези три отдела. Наред с основните отдели в издателствата съществуват редица обслужващи отдели: счетоводство; отдел за материално снабдяване; отдел маркетинг и реклама; отдел продажби; транспортен отдел; административен отдел).

Няма единна организационна структура, подходяща за всички издатели, така че изборът на такава за конкретна компания е сложен процес. Структурата се формира от ръководството на издателството и управленския персонал в съответствие с общото предназначение, цели и задачи на дружеството. В същото време се установява съотношението на йерархиите и управленските подсистеми, така че издателството да функционира и да се развива като цяло.

Организацията е сложен процес, който изисква от мениджърите да вземат предвид всички фактори на производството и управлението. Това важи особено за работата с персонал, тъй като успехът на бизнеса до голяма степен зависи от правилното разположение на персонала и тяхното умело управление.

Основни положения на кадровата политика

При разработването на концепция за управление на всяка организация, включително издателство, трябва да се вземат предвид следните фактори:

човешки потенциал - комбинация от такива качества като интелектуално ниво, образование, физическо и психическо здраве, креативност, способност за адаптиране в екип;

мотивация - мотивацията на човек към съзнателна и ползотворна дейност, въз основа на неговите нужди и цели на организацията;

подбор, обучение, сертифициране - поддържане на общото ниво на качество на персонала чрез конкурсен подбор за работа, повишаване на квалификацията, използване на система за качествена и количествена оценка на резултатите от труда;

планиране на персонала - определяне на времето, прекарано за изпълнение на всякакви функции (нормиране), използване на метода на комбиниране на задълженията, изучаване на пазарните условия с цел поддържане на рационално персонал;

организация на управлението на персонала - изучаването на форми, методи и процедури, които осигуряват ефективната работа на целия персонал.

Разработването на кадровата политика на издателството включва набор от взаимосвързани дейности:

подбор на служители (редактори, мениджъри, дизайнери на оформление, други специалисти и служители) в съответствие с избраната стратегия;

обучение и адаптация на персонала;

анализ и оценка на професионалните качества на служителите;

осигуряване на рационални условия на труд, създаване на оптимална социално-психологическа атмосфера в екипа;

планиране на заплати, бонуси и други награди;

мерки за осигуряване на професионален и административен растеж;

предотвратяване и отстраняване на конфликти в екипа.

При подбора на персонал мениджърът трябва ясно да познава изискванията за специалист в тази област, за да оцени точно способностите на кандидата и съответствието им с целите на издателството, да вземе предвид неговия професионализъм и лични качества, които ще му помогнат да се впише в конкретен екип: редакционен, художествен, продуцентски и всякакъв друг отдел. Това е много трудна задача, за чието решение мениджърът по човешки ресурси трябва да познава основите на социалната и личната психология, да овладее методите на кадровата политика, а също и да има добра идея творческа ориентацияиздателство.

За да избегнат грешки при наемането на персонал, мениджърите използват следните техники:

интервю - лична комуникация, по време на която кандидатът отговаря на редица въпроси относно опита от предишната си работа, получава информация, която го интересува, и се тества за комуникативни умения;

тестване - оценка на техническите и трудовите умения, както и психологически особеностилице;

тест за професионализъм - кандидатът получава творческа задача, която трябва да изпълни качествено и в срок, за да получи работа по специалността си.

Бъдещето на организацията до голяма степен зависи от правилното прилагане на кадровата политика, т.е. поддържане на стабилност и реализиране на печалба. За тази цел ръководството на издателството и мениджърите трябва ясно да решат колко служители, каква квалификация и в какви области ще трябва да бъдат наети, как да оценят професионализма на персонала в съответствие с организационната структура, какви са разходите за поддържането му и как те се отнасят към печалбата. Всеки служител на издателството трябва да има подходящо длъжностни характеристики, като ясно регламентира дейността си, т.е. да знаете правата и задълженията си.

Много важна е такава процедура за управление на персонала като оценка на професионалната дейност. Навременната и адекватна оценка на всеки служител спомага за повишаване на интереса му към творческата работа, към постигането на целите, спомага за постигането на по-добро разбирателство между ръководството на издателството и подчинените.

При положителни резултати ръководството може да използва материални или други видове стимули. Най-често срещаната форма на възнаграждение е увеличение на заплатите, изплащане на бонуси. Освен това служител, който редовно получава най-добрата оценка за работата си, може да бъде повишен нагоре по кариерната стълбица, т.е. назначен на по-престижна и високоплатена позиция.

Функциите за управление на персонала на издателство, в зависимост от влиянието на външната среда (инфлационни процеси, активиране на конкуренти и др.) и нуждите на производството (намаляване или увеличаване на тиража, издаване на нови серии от книги), може да се променя в доста широк диапазон. Съответно се трансформира организационната структура на издателството, променят се числеността и функционалните отговорности на персонала.

Мениджърски екип

Мениджърският екип е ключът към превръщането на добрата идея в успешен бизнес. Според проучвания върху факторите за провал на малки фирми в Съединените щати, 98% от неуспехите се дължат на лошо управление, включително:

45% - некомпетентност на мениджъра;

9% - липса на опит в производството;

18% - липса на управленски опит;

20% - тесен професионализъм;

3% - неизпълнение на поетите задължения;

2% - измама;

1% - природни бедствия, които биха могли да бъдат предвидени.

И само 2% от фалитите се обясняват с причини, които не зависят от ръководството на компанията.

Инвеститорите предпочитат зрял мениджърски екип, който съчетава технически, управленски, търговски и бизнес умения. Обикновено този раздел от бизнес плана представлява първостепенен интерес за потенциалните инвеститори и има решаващо влияние върху тяхното решение за участие в проекта. Следователно този раздел трябва да включва описание на ключовия управленски персонал и основните му функции, организационната структура и състава на Съвета на директорите.

Списъкът с ключови ръководни длъжности и лицата, предложени за всяка от тях, може да бъде представен под формата на таблица, включително образование, опит, списък с постиженияи постижения на служителя при изпълнение на подобни функции. Успехите трябва да се определят конкретно, например високи печалби, получени благодарение на този служител, увеличени продажби, добро управление, висока производствена и техническа производителност, способност за изпълнение на определени функции и т.н. Той също така показва стимулите, получени от служителя, ръст на заплатите, повишение и др.

Има малък шанс да получите първоначално финансиране, освен ако мениджърският екип, изграждащ проекта, не желае да се задоволи с доста скромна първоначална заплата. Ако учредителите изискват твърде висока компенсация за себе си, това изглежда като тяхна приоритетна цел и потенциалният инвеститор ще заключи, че амбициите им са твърде големи, за да правят сериозен бизнес с тях. Следователно е необходимо да се посочи заплатата на всеки конкретен член на администрацията и да се сравни с тази, която е получил на предишното място на работа. Управлението на човешките ресурси е спънка за много фирми, в резултат на което е желателно в бизнес плана да се посочи специалист по система за управление, набиране и обучение (мениджър HR).

Освен това трябва да се отбележат силните и слабите страни на предложената администрация и Съвета на директорите, да се обсъдят процедурата и времето за обучение на мениджърите, както и необходимостта от консултации за технически мениджмънт през първите три години от проекта и цена на всяка консултация.

Всеки инвестиционен проект, включително в издателския бизнес, се нуждае от подкрепата на професионални услуги. Мощни, реномирани и добре познати организации (правни, счетоводни, рекламни, застрахователни, банкови, маркетингови) могат да осигурят не само директна професионална подкрепа, но и да донесат кредит за проекта. Освен това внимателно подбраните професионални организации помагат за установяване на добро бизнес връзки, идентифициране на потенциални инвеститори и помощ при получаване на финансиране.

В днешно време в страната има както големи (частни или държавни) издателства, занимаващи се с издаването на широкотиражни продукти, така и редакционни и издателски поделения и отдели, които са подчинени на всяко предприятие или институция. Естествено целите и функциите на издателската дейност на тези институции са различни. Освен това кадровата структура, отговорна за подготовката и пускането на издателски продукти, е различна.

Издателство - съгласно законодателството на Руската федерация, предприятие с всякаква организационна и правна форма и форма на собственост, извършващо подготовка, производство и пускане на книжни и други печатни продукти.

Друго определение за издател:

Издателство е държавно, обществено, кооперативно или частно предприятие, което има право да извършва издателска дейност, да изготвя и издава печатни материали на принципите на независима търговска дейност и в съответствие с изискванията на държавните стандарти.

В Русия има издателства с различни направления и видове организация:

1. По продукция - книга, книга и списание, вестник, вестник и списание, издателства за производство на изящни изделия, картографски, музикални и др.;

2. По бранш – издателства обществени организации, научни, професионални и други дружества, творчески съюзи, министерства и ведомства;

3. Според административно-териториалната основа - централен (общоруски), областен, регионален;

4. По видове издадена литература – универсална и специализирана.

Има много (стотици и дори хиляди) малки издателски групи, които издават по 3-5 публикации годишно и дори по-малко, без определен план, като правило, само за комерсиални цели. Съществуват и големи издателски концерни, които произвеждат стотици и хиляди различни книги, периодични издания, картинни и други продукти в хиляди и милиони екземпляри. В бъдеще ще говорим за средно голямо издателство, най-разпространеното в страната и отговарящо на всички изисквания на професионалната дейност. Структурата по-долу е примерна, типична, може да има различни комбинации от цялото и частите в живота. В съответствие със спецификата на продуктите в издателството има два професионални бранша – редакционен и производствен.

Редакционно-издателският отдел се подготвя за издаване на публикации, издадени от институцията (библиотека, учебно заведение и др.). Отделът формира планове за публикации, съгласува сроковете за тяхното изготвяне и доставяне. Ръкописите на материали, подготвени от отделите на институциите, преминават през много редакционни процеси: одобрение в издателския съвет, литературна редакция, научна редакция, стилистична и граматична корекция, набор, оформление, корекция на текстове, техническо оформяне и др. Подготвените ръкописи се предават на печатницата или публикувани и тиражирани на копирната техника на библиотеката.

Отделът осигурява редакционни и издателска дейност. Основно отделът работи върху монографии, методически и библиографски ръководства, сборници с конферентни материали, обобщени каталози, бюлетинии други публикации.

Основните дейности на отдела:

1. Редакционна обработка на учебна, научна, справочна и художествена литература.

2. Художествено-техническо оформление на редактирани публикации.

3. Изработка на оригинални макети за книги и списания и друга печатна продукция.

4. Комплект ръкописи на компютър.

Работата както в издателството, така и в редакционно-издателския отдел не е възможна без подготвени, квалифицирани специалисти. Документът предоставя длъжностни характеристики за разбиране на технологията на работа в издателството.

Длъжностни задължения на служителите. Директорът на издателството ръководи цялата редакционна, издателска и производствена дейност на поделението. Организира работата на издателството и всички негови поделения, осъществява контрол върху съдържанието на издадената литература, качеството на тяхното художествено и техническо оформление на издателска продукция. Анализира състоянието на книжния пазар с цел осигуряване на конкурентоспособност на продуктите и повишаване на неговата рентабилност.

Редакционният клон се ръководи от главния редактор, на когото са подчинени редакциите, специализирани в издаването на всякакъв вид литература. Например: редакция на художествена литература, редакция на обществено-политическа литература, редакция на научно-популярна литература, редакция на научна литература, редакция на списание.

Редакцията е основната производствена единица в издателство, състояща се от група творчески служители, обикновено филолози, които се занимават с редактиране, подготовка за печатна репродукция и управление на други процеси за издаване на издателска продукция.

Съставът на редакционния съвет, като правило: редакторски ръководител, старши редактор, 3-5 редактора, младши редактор.

Редакторът преглежда постъпилите ръкописи, дава им предварителна оценка, за да определи възможността и условията за тяхното публикуване, необходимостта от авторска рецензия, външна рецензия и научна редакция, участва в изготвянето на издателски договори с автори и трудови договори с външни рецензенти. .

В процеса на редактиране се проверява дали авторите са изпълнили коментарите на рецензентите и изискванията към ръкописите за тяхното преработване, пълнотата на представения материал, съответствието на заглавията на разделите на ръкописа с тяхното съдържание. Участва в решаването на въпроси, свързани с художествено-техническото оформление на редактирани издания.

Младши редактор води деловодство в редакционния отдел (редакционен отдел), регистрира приетите ръкописи и сроковете за изпълнение на работата от автори, външни редактори и други лица, участващи в изданието. Проверява цитати и цифрови данни за първични източници, пълнота на библиографското описание и наличието на препратки към първични източници в текста, транскрипция на имена, термини, наименования, правилно изписване и унифициране на символи, мерни единици, спазване на еднаквостта на обозначения в илюстрации, текст.

Друг важен клон на издателството е производството. Оглавява се от заместник-директора на издателството по продукцията. Продуцентският отдел е подчинен на него, включително групата за корекция, групата за художествено и техническо редактиране, групата за доставки и продажби и групата за освобождаване.

Технически редактор. Участва в разработването на проекти за художествено-техническо оформление на публикации, извършва техническо редактиране с цел осигуряване на висококачествено печатно изпълнение на изданието. Прави маркиране на оригиналната публикация, посочва техниката на писане, реда на илюстрациите и дизайнерските елементи на публикациите. Изготвя макети за художествено-техническо оформление на комплексни публикации. Съвместно с художествения редактор подготвя корицата (подвързия) за печат. Проверява и допълва изходните данни за публикацията. Преглежда сигнални копия, проверява качеството на печат, подвързване и довършителни работи.

Научен редактор. Извършва научно редактиране на най-сложните произведения от определено тематично направление с цел осигуряване на високо научно и литературно ниво на публикациите. В процеса на научно редактиране той проверява доколко най-новите постижения на науката, технологиите и напредналия производствен опит са отразени в подготвяните за публикуване произведения, като авторите се съобразяват с коментарите на рецензентите и изискванията към ръкописите за тяхното ревизия.

Художественият редактор участва в разработването на проекти за художествено-техническо оформление на публикации, извършва художествено редактиране и илюстриране на публикации с цел осигуряване на висококачественото им печатно изпълнение. Проверява сигнални екземпляри и взема мерки за изпълнение на изискванията за печатно изпълнение на издания при изработка на тираж.

Издаващият редактор участва в изготвянето на проекти на договори с печатни фирми за извършване на печатна и дизайнерска работа, графици на редакционни и производствени процеси на публикации, и упражнява оперативен контрол за навременното изпълнение на поръчките на издателството, приети от печат. компании. Приема от печатници коректорски разпечатки, сигнални копия на публикации, проверява тяхното качество за съответствие с изискванията на техническата издателска спецификация и условията на сключените договори.

Разбира се, структурата на издателството може да е различна, броят на служителите може да е по-малък, но функционално наличието на такава система от професионални взаимоотношения е необходимо и е свързано с технологията на самия издателски процес (вж. Маса 1).

Таблица 1 - Сравнителна характеристика на официалния състав на издателството и редакционно-издателския отдел

издателство	Редакционно-издателски отдел	Функции на служителите

директор издателства		Контрол върху дейността на издателството
директор печатници		Управление на редакционна, издателска и продуцентска дейност
редактор	редактор	Отговаря за изготвянето на план за издаване на литература, формирането на издателско портфолио, професионалното ниво на всички елементи на технологичния процес
редактор	редактор	Регистрира приетите ръкописи и сроковете за работа от автори, външни редактори и други лица, участващи в публикацията
мениджър редакционна	Ръководител дивизия	Организира редактирането и издаването на литература, контролира съдържанието на публикациите и качеството на тяхното художествено-техническо оформление. Анализира състоянието на търсенето на публикувана литература,
Редактор	Редактор	Разглежда постъпилите ръкописи, дава им предварителна оценка, за да определи възможността и условията за тяхното публикуване,
Технически редактор	Технически редактор	Участва в разработването на проекти за художествено-техническо оформление на публикации, извършва техническо редактиране с цел осигуряване на висококачествено печатно изпълнение на изданието.
Издаване редактор	Издаване редактор	Участва в изготвянето на проекти на договори с печатни фирми за изпълнение на печатни и дизайнерски работи, графици на редакционни и производствени процеси на издания, осъществява оперативен контрол за своевременното изпълнение на поръчките, приети от печатници на издателството
Изкуство редактор	Изкуство редактор	Участва в разработването на проекти за художествено-техническо оформление на публикации, извършва художествено редактиране и илюстриране на публикации
Коректор	Коректор	Извършва корекция на ръкописи след редактиране и четене на коректори, за да осигури стандартизиране на различни елементи от текста, премахване на правописни, пунктуационни и други грешки, както и коригиране на недостатъци в семантичния и стилистичен характер
	редактор	Редактиране на най-сложните произведения от определена тематична област с цел осигуряване на високо научно и литературно ниво на публикациите. Консултиране на редакторите на тяхното тематично направление относно най-новите местни и чуждестранни постижения на науката и технологиите в съответната област на знанието.

Редакционно-издателското поделение по кадри се различава от издателството преди всичко по това, че в него липсват някои длъжности специалисти. Подразделенията са само част от определена организация, така че самото предприятие определя състава на персонала на отдела в зависимост от неговата цел. Ще бъде ли научно-методически отдел, който се нуждае от научно-технически редактор, или отделът ще отговаря за производството на рекламни продукти, за което е необходима работа на художествен редактор.

За по-голямата част от редакционно-издателските отдели на библиотеките не е възможно и необходимо да има щат на редакционна колегия, така че служителите на отдела изпълняват функциите на различни длъжностни лица.